Fakultetets Samarbejdsudvalg - eksternatmøde. Møde afholdt: Fredag den 2. november 2007 kl Udvalgsværelse 3, Nørregade

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET DET HUMANISTISKE FAKULTET FSU GODKENDT MØDEREFERAT 17. DECEMBER 2007 Forum: Fakultetets Samarbejdsudvalg - eksternatmøde FSU Møde afholdt: Fredag den 2. november 2007 kl Sted: Udvalgsværelse 3, Nørregade Til stede: A-siden: Kirsten Refsing (dekan, formand for FSU), Kim Brinckmann (fakultetsdirektør) og Hanne Løngreen (prodekan for uddannelserne). Endvidere deltog økonomi- og personalechef Jan Pedersen fra kl. 13. NJALSGADE KØBENHAVN S. TLF DIR FAX mos@hum.ku.dk B-siden: Henrik Prebensen (lektor, Engelsk, Germansk, Romansk, næstformand for FSU, fælles-tr for VIP), Karsten Fledelius (lektor, Medier, Erkendelse og Formidling, TR for VIP) (fra kl. 13) - Søren Fransén (fuldmægtig, Studiekontoret, TR for adm. ansatte AC er), Karl Christian Lammers (lektor, Saxo, Saxo-instituttet, afd. f. historie, TR DM, VIP) (til kl ) - Merete Lynnerup (sekretær, Medier, Erkendelse og Formidling, TR HK TAP), Rutt Mikkelsen (institutsekretær, Saxo-Instituttet, TR-suppleant for TAP), Erik Tang (gartner, Driftscentret, TR FFF (3F), TAP)) og Anders Granum Aagaard (konsulent, ITMEDIA, Dansk Metal, TAP). REF: MOS Sag: / Bedes oplyst ved henv. Fra FSU s sekretariat: Rasmus Okholm-Hansen og Mette Odel Spliid (referent). Ingen afbud.

2 Program 1. Samling og velkomst 2. Arbejdet med psykisk arbejdsmiljø på Københavns universitet hvem gør hvad? 3. Drøftelse af arbejdet med psykisk arbejdsmiljø på Det Humanistiske Fakultet 4. Fakultetets nye budgetmodel 5. Drøftelse af ny budgetmodel SIDE 2 AF 8 Samling og velkomst Med udgangspunkt i julesangen Højt fra træets grønne Top bød dekanen velkommen til dette års eksternatmøde, idet hun med reference til sangen mindede om, at man skulle præstere, før man kunne nyde frugten af sine aktiviteter, passe på stress og arbejdsmiljøet, undlade at gå i stå samt bruge ressourcerne hensigtsmæssigt og under kontrollerede former. Fakultetsdirektør bød velkommen til FSUs nye medlem, Rutt Mikkelsen, som for første gang deltog i dette forum, og herefter fulgte en præsentationsrunde. Arbejdet med psykisk arbejdsmiljø på Københavns universitet hvem gør hvad? Sektionsleder Jørgen Thomsen fra Arbejdsmiljøsektionen gennemgik regler og rammer vedrørende APV (arbejdspladsvurdering) (APV), idet APV skulle finde sted på universitetet i Kim Brinckmann fandt det vigtigt for at undgå opfølgningsdøden - at det allerede i spørgefasen blev gjort klart, hvem der var ansvarlig for opfølgning på undersøgelsens enkelte dele. Kim Brinckmann foreslog i den forbindelse fokusgruppeundersøgelser som opfølgning på spørgeskemaundersøgelse. Henrik Prebensen bemærkede, at den slags undersøgelser i visse, problematiske, tilfælde som man kunne se på f.eks. DR, kunne risikere at blive en del af det psykiske arbejdsmiljø. Hertil svarede Jørgen Thomsen, at der fandtes værktøjer til brug for dette problem. Dekanen stillede sig tvivlende over for, om udbyttet af et langt og udførligt spørgeskema kunne berettige det øgede ressourceforbrug, et sådant ville medføre i sammenligning med et mere kortfattet spørgeskema. Med hensyn til at sondre mellem henholdsvis fysiske indeklimaproblemer/psykosociale arbejdsmiljøproblemer og private problemer/arbejdsmæssige problemer svarede Jørgen Thomsen, at man kunne tage højde for dette i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen, og at et højt antal besvarelser, som

3 pegede på det samme problem, indikerede, at årsagen ikke skulle findes hos den enkelte medarbejder. SIDE 3 AF 8 Med hensyn til generelle overvejelser om at slå Arbejdsmiljøudvalg sammen med Samarbejdsudvalg oplyste Jørgen Thomsen, at mange virksomheder valgte at slå de to udvalg sammen. Fra flere sider blev der ved mødet udtrykt den holdning, at en eventuel sammenlægning af FAMU og FSU ville være både hensigtsmæssig og ressourcebesparende. Kim Brinckmann mente, at risikoen for, at problemer faldt mellem to stole desuden ville blive mindre ved en sammenlægning. Hanne Løngreen og Karsten Fledelius fandt, at fysisk og psykisk velvære var så tæt sammenkædet, at det ville være naturligt at behandle disse spørgsmål i samme forum. Også Anders Granum Aagaard fandt, at udvalgene burde samles i ét udvalg. Rasmus Okholm-Hansen opfordrede til at vente med denne diskussion til næste dagsordenspunkt, men fandt i øvrigt, at der set ud fra en arbejdsmiljøsynsvinkel var gode grunde til en sammenlægning, idet det var lettere at få ting gennemført i FSU-regi end gennem FAMU. Jørgen Thomsen slog herefter fast, at ledelsen i samarbejde med HSU og AMKU skulle beslutte rammerne, hvorefter en arbejdsgruppe under AMKU og HSU med repræsentanter fra fakulteterne skulle færdigudvikle konceptet og initiere fakulteternes indsats ved fællesmøder med fakulteternes FSU og FA- MU. Beslutningen var planlagt til at kunne træffes medio december 2007 mhp. gennemførsel af APV Det første fakultet ville herefter inden udgangen af 1. kvartal 2008 skulle afslutte kortlægningen mhp. at have en handlingsplan klar et par måneder efter. Henrik Prebensen understregede, at FSUs rolle alene var at sikre et gnidningsfrit samarbejde og sikre, at APVen ville finde sted. FSUs rolle var derimod ikke at varetage sagsbehandling eller at træffe beslutninger i øvrigt. Jørgen Thomsen oplyste, at HSU skulle tage sig af den praktiske del, herunder tage stilling til værktøjerne, og at FSU kunne være med til at lave en kalender uden at gå i detaljer. Jørgen Thomsen nævnte behovet for en praktiker, som skulle have ansvaret for udsendelse af s i løbet af processen. De lokale SU ville få til opgave at forholde sig til mere detaljerede problemstillinger, som FSU ikke skulle forholde sig til. Kim Brinckmann konkluderede, at ledelsens forslag ville blive drøftet i HSU og herefter udlagt til fakulteterne. Ledelsen havde ansvaret for, at APVen blev iværksat og gennemført i overensstemmelse med ledelsens handleplan og under inddragelse af FSU. FSU skulle holde ledelsen fast på dette. Dekanen understregede, at ledelsen ligesom medarbejderne havde en klar interesse i det bedst mulige arbejdsmiljø. På spørgsmål fra Karl Christian Lammers svarede Jørgen Thomsen, at APVen kun omhandlede generelle problemstillinger og ikke var ment til løsning af

4 konkrete sager. Henrik Prebensen nævnte, at en konkret sag efter omstændighederne kunne danne grundlag for, at FSU tog et specifikt arbejdsmiljøproblem op, hvis tingene var gået galt tilstrækkelig mange gange det samme sted. Kim Brinckmann nævnte at fakultetet havde en udfordring med hensyn til stress og udbrændthed. SIDE 4 AF 8 Dekanen fandt, at også de fysiske rammer var meget vigtige for det psykiske arbejdsmiljø. Henrik Prebensen fandt, at en væsentlig faktor i relation til den enkelte medarbejder var en klar prioritering af opgaverne. Dekanen understregede, at det var ledelsens ansvar om nødvendigt at imødegå, at enkeltpersoner systematisk mopper andre. Drøftelse af arbejdet med psykisk arbejdsmiljø på Det Humanistiske Fakultet Rasmus Okholm-Hansen oplyste, at det var 3½ år siden, fakultetet sidst lavede en APV, men at dette var inden for de tilladte rammer, idet en plan for næste APV allerede var lavet. Driftscentret havde for 2½ år siden lavet en APV. For 2 år siden havde fakultet foretaget en screening af det psykiske arbejdsmiljø i samarbejde med BST Køge. Centralt på fakultetet var overblikket over resultaterne dog begrænset, idet opfølgningen kun var at finde i form af referater spredt på de enkelte institutter, og FAMU kun havde begrænset kendskab til opfølgningen. Undersøgelsen var i øvrigt blevet kritiseret pga. skemaets udformning. De fleste medarbejdere havde også manglet respons på undersøgelsen. Desuden var undersøgelsen ikke særlig sigende, idet fakultetet ikke havde adgang til det grundlæggende materiale, men var henvist til det materiale, som BST Køge havde videregivet. Det var blevet kommunikeret ud, at der var tegn på stress, men det var uvist, i hvilket omfang der var blevet fulgt op på dette. Herudover havde INSS og ENGEROM deltaget i projektet Trivsel i en Forskerverden, hvor hovedindtrykkene havde været, at medarbejderne havde for travlt, blev stillet over for mange krav og følte sig utrygge som følge af fusionen. Henrik Prebensen bemærkede, at man ikke skal spørge til noget, man ikke kan eller vil ændre på. Henrik Prebensen nævnte, at VIP havde behov for et basalt kendskab til forvaltningsret og burde orienteres om god adfærd i det offentlige. Ligeledes manglede de redskaber til, hvordan prioriteringer af tingene skulle gribes an, når man blev stillet over for nye krav (specialevejledning m.v.). Følelsen af

5 ikke at leve op til forventningerne skabte stress. Hertil svarede Hanne Løngreen, at pilotprojektet vedrørende akkreditering af specialevejledning ville give de fornødne værktøjer på dette punkt. SIDE 5 AF 8 Anders Granum Aagaard mente, at det ville være en lettelse for mange at få formuleret, hvad der af ledelsen blev anset som en del af éns arbejde. Dekanen var enig i dette og advarede samtidig imod at stille ubegrundede krav til sig selv, som ikke stemte overens med ledelsens forventninger. Kim Brinckmann vidste gennem tidligere erfaringer, at typiske svar i forbindelse med en APV spørgeskemaledelse var krav om en mere synlig ledelse. I forbindelse med APVen ville der komme fokus på, om der fandtes tilstrækkelige stillingsbeskrivelser, velfungerende SU, MUS etc. Synlighed, information og kommunikation var klassiske temaer ved APV-besvarelser. Henrik Prebensen mente, at en synlig ledelse var vanskelig i forhold til VIP, som havde meget differentierede opgaver. Endvidere skulle man være opmærksom på, at administrativ opkvalificering fra ledelsens side skulle være et formuleret krav, da VIP ikke vil være indstillede på at nedprioritere forskningen med henblik på at udføre administrative opgaver som i det kollegiale styres tid. Merete Lynnerup nævnte, at TAP det seneste år havde følt sig meget pressede og stressede. Dette skyldtes, at de nye ledere havde givet personalet nye opgaver. Opbrud i gruppen pga. nye mellemledere have skabt turbulens, usikkerhed og stress, og mange medarbejdere følte sig usikre på egne opgaver. Samtidig med, at nye opgaver var tilkommet, havde fakultetet mistet personale, og det var vanskeligt at rekruttere nye medarbejdere. Der var i meget høj grad behov for en tydelig ledelse, og mange medarbejdere arbejdede sent om aftenen og undlod at holde ferie. Hertil svarede dekanen, at direktionen ville tale med institutlederne om dette problem. Anders Granum Aagaard mente, at ledelsen måtte præcisere, at administrative opgaver også var en del af arbejdet. Erik Tang oplyste, at medarbejderne hos ham, dvs. GartnerService i Driftscentret, selv tilrettelagde arbejdet og havde det godt. Rutt Mikkelsen nævnte, at der var mangel på TAP, og at der samtidig var brug for et kompetenceløft. Folk følte sig utrygge ved KU2005, fordi det var en anden måde at lave regnskab på. Der var brug for udrykningsassistance for fakultetet til det formål. Hertil svarede dekanen, at Ole Krarup Jensen var i gang med en større runde mhp. at imødegå disse problemer.

6 Henrik Prebensen henstillede til at man tydeliggjorde de forventninger, som fakultetet stillede til de studerende, og de forventninger, som de studerende kunne stille til vejledning. SIDE 6 AF 8 Merete Lynnerup bad om ledelsens accept af, at medarbejderne deltager i interne ERFA-grupper på tværs af institutterne. Dekanen støttede dette og ville bede institutlederne om at stille sig positivt til dette. Kim Brinckmann nævnte, at økonomi- og personaleområdet var underbemandet og måske havde været det hele tiden, ligesom det var et problem, at der også manglede folk på disse områder centralt på KU. En ny personaleenhed ville snart blive oprettet, og der ville blive tilført flere medarbejdere til dette område. I relation til de studerende havde fakultetet brug for effektive systemer som VIP og TAP kunne bruge, men det system manglede p.t., fordi der var flere at vælge imellem. Der var således behov for at give de studerende realistiske forventninger. Rutt Mikkelsen foreslog, at institutlederne aftalte at låne personale til hinanden. Søren Fransén konstaterede, at administrative forenklinger ofte kostede studieafdelingen ekstra ressourcer. Søren Fransén efterlyste samtidig en større gensidig forståelse og stræben efter et fælles mål blandt medarbejderne på institutterne og i studieafdelingen. Anders Granum Aagaard kunne forestille sig, at visse procedurer var kontraproduktive i forhold til målet. Hertil svarede dekanen, at det var vigtigt at opstille fælles mål og undgå at bruge unødig tid på administration. Drøftelsen blev rundet af ved, at Kim Brinckmann konkluderede, at APV ville blive en forårsaktivitet i Hanne Løngreen advarede imod at tage initiativ til yderligere aktiviteter samtidig med dette, idet ansøgningsproceduren i relation til FCKK kommer til at foregå samtidig med APVen Fakultetets nye budgetmodel Kim Brinckmann fortalte, at det økonomiske ansvar i højere grad ville blive placeret på institutterne, og at ledelsen på fakultetet i højere grad ville gøre brug af rammestyring. Kim Brinckmann oplyste, at det blev forventet, at fakultetet ville tjene og bruge en lille halv milliard i Kim Brinckmann oplyste, at fakultetet skulle vænne sig til ikke altid at tænke i nedgangstider og sparerunder. Han tilføjede, at der var udsigt til, at universitetet ville få flere midler i de kommende år, og at fakultetet kunne få en andel af disse midler forudsat at fakultetets indsats på specielt forsknings- og uddannelsesområdet ville være

7 konkurrencedygtig i forhold til de andre fakulteter. Kim Brinckmann fandt, at fakultetet med måde skulle væk fra at underbudgettere, idet han bemærkede, at en årsag til, at regnskabet i år formentlig ville ende med overskud, var ubesatte stillinger. Fakultetet måtte som udgangspunkt selv beholde optjent overskud, som dog kun måtte benyttes til udgifter, der ikke fører til et vedvarende højere forbrug, f.eks. engangsinvesteringer, fremrykket generationsfornyelse etc. SIDE 7 AF 8 I relation til budgetmodel 2008 forklarede Kim Brinckmann, at de overordnede mål var at drage konsekvensen af fakultetets nye organisation, at institutkontrakter skulle føre til enighed om udviklingen og prioriteringen af ressourcerne, at overgå til et enstrenget og mere forståeligt budget, hvor institutterne selv kunne få lov til at disponere, og ikke at skabe drastiske forandringer fra det ene år til et næste, men at give signaler om, hvor der ske forbedringer. I den nye budgetmodel fordeles et afsat beløb (benævnt X) til fordeling mellem institutterne. 80 % af X udgør basismidler, mens de resterende 20 % konkurrenceudsættes. De 20 % fordeler sig med 10 % fordelt efter forskningskriterier (heraf hhv. 90 % ud fra publikationer og 10 % ud fra tildelte ph.d.grader) og 10 % fordelt efter uddannelseskriterier (heraf 90 % ud fra STÅ-produktion og 10 % ud fra bachelorproduktion). Rutt Mikkelsen ønskede oplyst, om der indgik andre kriterier i uddannelseskriterierne end STÅ-produktion og bachelorproduktion. Dekanen svarede, at yderligere eller alternative kriterier ville blive inddraget i fremtiden, men ikke før man var sikker på, at sådanne kriterier kunne måles på et sikkert grundlag. Henrik Prebensen bemærkede, at udgifter til administration, drift og dekanat var udtaget forlods, og spurgte til beregningsmetoden. Hertil svarede dekanen, at beløbet var fastsat ud fra de seneste års tal. Jan Pedersen var af den opfattelse, af den nye model godt kunne blive relativt dynamisk og skabe merværdi til fakultetet, hvis folk løb efter guldet. LT havde hidtil forlangt, at overhead indtægter ved ekstern virksomhed for 75 procents vedkommende skulle forblive i fællesadministrationen, men at fakultetet havde fået ca. halvdelen tilbage via bygningstaksameteret. Med beslutningen om, at alt overhead skulle gå direkte til fakulteterne, havde fællesadministrationen måttet skaffe sig indtægter ved at pålægge fakulteterne en slags skat. Dette var blevet uforholdsmæssigt dyrt for Det Humanistiske Fakultet, som ikke havde så megen ekstern virksomhed.

8 Jan Pedersen gennemgik herefter det udsendte materiale (Revideret oversigt over budget 2008, version 2, samt Fakultetets overordnede indtægtsbudget 2007 samt skønnet beløb til fordeling i 2008). I den forbindelse nævnte Jan Pedersen blandt andet, at det var første gang, institutterne selv skulle betale for censuren dog betalte fakultetet for administrationen af censuren. Med budgetmodellen var lagt et betydeligt incitament for Åben Uddannelse til at øge aktiviteterne. Åben Uddannelse, ekstern virksomhed og internationalisering ville tilsammen skabe yderligere indtægter til fordeling blandt institutterne. SIDE 8 AF 8 Drøftelse af ny budgetmodel Rutt Mikkelsen bemærkede, at TAP-medarbejderne havde brug for et skulderklap og et ordentligt lønløft én gang for alle. Dette ville formentlig skabe øget effektivitet. Hertil svarede Kim Brinckmann, at de gode medarbejdere skulle kunne mærke en lønfremgang, men at det ikke var muligt generelt at give mere i løn til alle. Institutlederne havde et ansvar i den forbindelse dog skulle der være sammenhæng mellem lønnen for sammenlignelige jobs på de forskellige institutter. På spørgsmål fra Henrik Prebensen oplyste Kim Brinckmann, at lønforhandlingerne indtil videre fortsat ville ske centralt, således at en institutleder ikke ville kunne undlade at besætte en stilling alene med det formål at øge kollegernes løn. Dog måtte institutterne selv prioritere, om de foretrak flere lønmæssigt billige medarbejdere eller færre dyre. Dekanen oplyste, at tillæg til brug for rekrutteringsformål var at foretrække. Henrik Prebensen ønskede oplyst, hvorfor man så ikke hellere ville tillade institutlederne frit at kunne bruge løntillæg som incitament.hertil svarede Kim Brinckmann, at ledelsen var nødsaget til fra centralt hold at følge med i lønniveauet, fordi lønniveauet på ét institut uvægerligt ville få en afsmittende effekt på de øvrige. Merete Lynnerup understregede behovet for at tale om lønprincipper, fordi det var vanskeligt at forklare store lønvariationer til medarbejderne. Kim Brinckmann gentog, at alle medarbejdere ikke ville kunne opnå den samme lønfremgang, og at dette heller ikke var intentionen fra ledelsens side. Herefter afsluttedes eksternatmødet. Næste ordinære møde: Fredag den 14. december kl /MOS