Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll Carsten Riis kommer ca. kl Dagsorden til møde i UNIVERSITETSLEDELSEN

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET DAGSORDEN Deltagere: Ankomst senere: Gæster: Referat: Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll Carsten Riis kommer ca. kl Punkt 3 - Økonomiledelse: Søren Trangbæk samt Claus Jakobsen, PwC. ( kl. ca ) Punkt 4 Teknisk Forvaltnings budget : Søren Trangbæk Punkt 5 Personalepolitik: Louise Gade (kl. ca ) Punkt 6 Den administrative forandringsproces - Opgavesplittet: Vicedirektører Søren Trangbæk, Flemming Bøge, Eva Teilmann og Louise Gade (kl. ca ) Kirsten Jensen Dato: Mandag den 18. januar 2009 kl Sted: Frandsensalen Frokost: Kl Kaffe: Kl Dato:8. januar 2010 Ref: KJ/DSK Side 1/3 Dagsorden til møde i UNIVERSITETSLEDELSEN Punkter til drøftelse Punkt 1 Godkendelse af referat fra mødet i Universitetsledelsen den 7. december Bilag 1: Udkast til referat Ansvarlig LHN Punkt 2 Punkt 3 Punkt 4 Opfølgning på bestyrelsesmødet den 17. december 2009 Økonomiledelse - Bilag 3a: Sagsfremstilling - Bilag 3b: Økonomiledelse dias materiale Teknisk Forvaltnings budget for indvendig vedligeholdelse og tværgående puljer - Bilag 4a: Sagsfremstilling - Bilag 4b: Notat - Bilag 4c: Tillæg til budget - Bilag 4d: AU vedligehold total LHN JJØ JJØ Rektoratsstaben Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.:

2 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 2 af 3 Punkt 5 Personalepolitik - Bilag 5a: Sagsfremstilling - Bilag 5b: Notat JJØ Punkt 6 Den administrative forandringsproces opgavesplittet (der er afsat 1 ½ time) - Bilag 6a: Sagsfremstilling - Fase 3 i den adm. forandringsproces - Bilag 6b: Sagsfremstilling - Snitflader SEF/JJØ Punkt 7 Godkendelse af ny energi- og miljøpolitik - Bilag 7a: Notat vedr. ny energi og miljøpolitik - Bilag: 7b: Energi og miljømanual - Bilag 7c: Energi- og miljøpolitik Bilag 7d: Energi- og miljøplan JJØ Punkt 8 Registrering af forskningspublikationer ved Aarhus Universitet - Bilag 8a: Sagsfremstilling - Bilag 8b: Notat SEF Punkt 9 Tværgående forskningssatsninger BO Punkt 10 Evaluering af juletalearrangementet - Bilag 10: Sagsfremstilling LHN Punkt 11 Nyt fra dekaner / DMU-direktør og rektorat LHN Punkter til orientering Punkt 12 Punkt 13 Punkt 14 Punkt 15 Punkt 16 Orientering om høringssvar evaluering på universitetsområdet Referat af møde i Forskningsudvalget den 3. december Bilag 13: Referat Nyt forskerkarriereprogram Sapere Aude - Bilag 14: Sagsfremstilling Septembermøder rektoratet påtænker at udvide møderne med 1 time, så de varer 5 timer. Den ekstra time bruges til et møde mellem medarbejderne på hvert hovedområde og rektoratet. Gå-hjem-møde med DI den 11. november 2010 kl på AU (til kalenderen) SEF LHN LHN LHN LHN Dagsorden til møde i universitetsledelsen 18. januar 2010

3 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 3 af 3 Punkt 17 Besøg af universitetsledelsen ved Göteborg Universitet den 4. maj 2010 (til kalender) JJØ Punkt 18 Dekan/rektoratsmiddag Sandbjerg Fredag den 7. maj til lørdag den 8. maj (til kalender) (i stedet for den juni) LHN Næste møde er den 22. februar 2010 kl Dagsorden til møde i universitetsledelsen 18. januar 2010

4 Møde i Universitetsledelsen den 18. januar 2010 Punkt 1, bilag 1: Godkendelse af referat fra mødet i Universitetsledelsen den 7/12 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET REFERAT Deltagere Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll Gæster Søren Trangbæk, under punkt Karl Christensen, under punkt 4 Grith Thagaard Loft og Jette Røgild, under punkt 5 Rebekka Sylvest og Bo Bjerre Jakobsen, under punkt 6 Louise Gade under punkt Referat Kirsten Jensen Dato Mandag den 7. december 2009 kl Sted Frandsensalen Dato:1.december 2009 Ref: KJ/DSK Referat fra mødet i UNIVERSITETSLEDELSEN Side 1/16 Punkter til drøftelse Punkt 1 Godkendelse af referat fra mødet den 16. november 2009 Punkt 2 Bestyrelsesmøde den 17. december 2009 Referatet blev godkendt incl. de udsendte kommentarerne fra BO. LHN henviste til den udsendte dagsorden. SEF gav en kort status vedrørende forskningsbaseret myndighedsbetjening. For DJF er udkast til kontrakten ved at være forhandlet på plads med Fødevareministeriet. For DMU udvikler sagen sig dag for dag. Fredag den 4. december var der møde med Miljøministeriet, der havde oplyst, at opgaven vedr. 1. fase (ca. 5 mio. kr.) var sendt i udbud. På mødet blev der opnået enighed om at arbejde for en forhandlingsløsning. Referatet fra mødet afventes. HS supplerede med, at det er vanskeligt, når aftaler fra møder ikke holdes af ministeriet. Det tyder på, at der er støtte til AU s linje fra de øvrige universiteter. LHN oplyste, at SEF udarbejder og fremsender det aftalte brev til Videnskabsministeriet om budgetsituationen mv. på området. JJe spurgte til, om Rigsrevisionsrapporten fra deres besøg på AU okt. også indeholder et afsnit om budgettering og kontering på området for forskningsbaseret myndighedsbetjening. ST svarede, at AU endnu ikke kender rapportens indhold. Rektoratsstaben Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.:

5 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 2 af 16 Punkt 3 Økonomirapport 3 /2009 og budget 2010 samt opfølgning på novembermøderne Økonomirapport 3 JJø redegjorde kort for det udsendte materiale, hvilket ikke gav anledning til spørgsmål eller yderligere drøftelse. Budget 2010 JJø indledte punktet og henledte opmærksomheden på, at det vigtigste står på side 4. Der fremlægges et budgetforslag på bestyrelsesmødet, der opererer med et træk på egenkapitalen på knap 50 millioner kr. og en budgetreguleringskonto på 28,5 millioner kr. Planen er at forholde sig til budgettet igen efter 1. kvartal 2010 især m.h.p. en vurdering af budgetreguleringskontoen. Udsvingsbåndet for hovedområderne er nævnt. Udgiften til Rådgivnings- og Støttecentret er indarbejdet i budgettet, så DPU har midler til opgaven. Vedrørende fællesadministrationen er det besluttet, at e-læringsenheden ikke opretholdes, men visse funktioner videreføres i fællesadministrationen og på hovedområderne, hvilket vil blive drøftet med hovedområderne. Det drejer sig om forholdsvis få medarbejdere, men beslutningen har givet anledning til mange reaktioner. SM spurgte til definitionen på en budgetreguleringskonto. ST svarede, at der mangler kr. 28,5 millioner for at nå det resultat, der fremgår af budgettet. Budgetreguleringskontoen er en form for lånekonto, og AU har dermed en forpligtelse til inden udgangen af 1. kvartal at sikre dette beløb indhentes. SH spurgte, hvorfor rektoratet ikke beder bestyrelsen om også at trække yderligere kr. 28,5 millioner af egenkapitalen. Eller skyldes valget af model, at rektoratet tror, der kommer midler et andet sted fra. Vedrørende beslutningen om e- læringsenheden tilkendegav SH, at det er afgørende vigtigt, at AULA fortsætter, da der ellers bliver kaos omkring undervisningen. SH tilkendegav også, at udsvingsmargin er meget lille i forhold til AU s Referat fra mødet i universitetsledelsen

6 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 3 af 16 størrelse. LHN svarede, at resultatet for 2009 forventes at være langt bedre end det budgetterede, og det er usandsynligt, at der ikke også i 2010 vil være et bedre samlet resultat end her budgetteret, da AU traditionelt budgetterer konservativt, undervurderer eksterne indtægter mm. LHN nævnte det store antal omkonteringer i december, som fremover bør begrænses og spredes over flere måneder samtidig med, at fleksibiliteten naturligvis skal fastholdes. JJø svarede, at det er aftalt, at AULA videreføres. EMS gentog sit synspunkt fra sidste år om, at universitetsledelsen ikke bliver klogere efter 1. kvartal. I stedet må man i efteråret 2010 være klar til at finde besparelser, hvis det imod forventning viser sig nødvendigt. HS og BO bakkede op om den foreslåede model. BO tilkendegav, at omkostningerne er til at styre, men stå-indtægten kendes først sent på året og er vanskeligere at budgettere korrekt. LQ supplerede med, at det er umuligt at sige noget kvalificeret efter 1. kvartal, da blandt andet optaget først kendes senere. LQ supplerede med, at DPU sætter ståproduktionen og forskningsindtægterne i vejret samtidig med, at der skal ske tilpasninger, hvilket er en vanskelig kommunikationsopgave i forhold til medarbejderne. LHN roste materialet og gjorde opmærksom på, at væksten i fællesadministrationen er forholdsvis begrænset, selvom rygterne fortæller det modsatte. LHN anerkendte, at det er en udfordring, at AU samlet set er i vækst samtidig med, at man på visse områder skal foretage tilpasninger. Det er kompliceret at kommunikere dette på en klar måde, så det bør overvejes fremadrettet, om der skal bruges ressourcer på at lave en særlig pædagogisk udgave til medarbejdere mv., som gør det lettere at forstå det samlede billede. JJe efterspurgte større klarhed omkring costdrivere mm., da det er vanskeligt i materialet at gennemskue helheden på dette område. Større gennemsku- Referat fra mødet i universitetsledelsen

7 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 4 af 16 KJ/DSK elighed vedr. intern handel vil lette kommunikationsopgaven. SM spurgte til italesættelsen om globaliseringsmidlerne. Der bevilges nye midler samtidig med, at midler fra tidligere år falder væk, og dette bør der klargøres mere præcist om fremover. SH fortalte om sin rundtur på institutterne på SAM, hvor SH havde medbragt tidsserier, der var gode til at fortælle om økonomiens sammenhæng. SH opfordrede til, at man fra centralt hold fremover udarbejder noget tilsvarende, som kan bruges i kommunikationen med medarbejderne. EMS havde gjort noget tilsvarende på sit store medarbejdermøde, hvor han fremlagde 2009 budgetsituationen for medarbejdere på NAT med samme gode erfaring. EMS spurgte til budgetoverslagsårene, og om optimismen kommer fra globaliseringsmidlerne og fik det svar, at de forhøjede taametre også er indbygget her. EMS gjorde opmærksom på, at NAT opererer med fuld overheadprocent til fakultetet i overslagsårene. LHN henviste den drøftelse til et andet tidspunkt, da der i situationen måtte focuseres på budgettets videre færd frem imod bestyrelsesmødet. LHN nævnte, at der i 2010 kun er kr. 12 millioner ledige midler i ledelsespuljen. LHN og SEF opfordrede kredsen til at fremme en positiv omtale af situationen frem for negative signaler om urimelig dyr fællesadministration mv. JJe spurgte, om præmieordningen på Finansloven for at indgå i EU-projekter er indeholdt i budgettet. ST svarede benægtende, og dermed kan det nok trække budgettet i positiv retning. LQ gentog synspunktet om, at det er vanskeligt i hvert fald for de nye hovedområder at forklare besparelser samtidig med, at der skal ske betaling til fællesadministrationen, som selvfølgelig er nødvendigt for at få en effektiv administration. Der er behov for soleklare beskrivelser, så det er muligt at Referat fra mødet i universitetsledelsen

8 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 5 af 16 forklare den komplekse sammenhæng. BO tilkendegav, at budgetproceduren var udmærket, men at det er en hård opgave for blandt andet ASB at reducere mange steder for at lave den endelige tilpasning til costdrivere mm., hvilket rektoratet også bør have respekt for. LHN gav udtryk for anerkendelse af denne udfordring, men at der har været en indkøringsfase siden fusionerne, og dertil kom så, at Folketinget besluttede anderledes end forventet omkring fordelingen mellem basis- og konkurrenceudsatte midler. SH og EMS roste også proceduren. EMS foreslog, at man fremover tydeliggør de steder i budgetlægningen, hvor der er tale om kvalificerede gæt, som kan gå anderledes via finansloven mv. EMS foreslog, at bestyrelsen kunne præsenteres for et mere optimistisk resultat med henvisning til, at det plejer at gå bedre end budgetteret, og hvis det ikke realiseres i 2010, må budgetreguleringskontoen forhøjes. JJø henviste til rapporten fra PWC, hvor egenkapitalens størrelse anbefales til at være på 15% med en risiko baseret udsvingsmargin på 7,5%, hvilket passer med situationen på AU. SH opfordrede rektoratet til at fortsætte optimismen. I private virksomheder ville man mere forudgående have taget højde for, at fusioner koster på mange parametre, sådan som det har vist sig også at forholde sig på AU/universiteter. BO støttede op om optimismen og opfordrede universitetsledelsen til i fællesskab at håndtere de udfordringer, der er på forskellige niveauer og i forskelligt omfang på de forskellige hovedområder, herunder at minimere usikkerheden hos medarbejderne. BD gav udtryk for, at det er vanskeligt at få udbredt den optimistiske tænkning på trods af et meget godt resultat af APV-undersøgelsen, meget gode forhold for sektoren mm. Det er ret uforståeligt, at der er en udpræget stemning af utilfredshed blandt medarbejderne. LQ supplerede med, at der også er Referat fra mødet i universitetsledelsen

9 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 6 af 16 KJ/DSK usikkerhed hos de medarbejdere, der bliver ramt af nedskæringerne, og som fejlagtigt kan fortolkes som surhed. SH supplerede med, at der nok er tale om et generationsproblem. BO gav også udtryk for, at en del medarbejdere er frustrerede, hvilket er en ledelsesudfordring, også selvom medarbejderne godt kan se, at vilkårene på AU er betydeligt bedre end på universiteter i andre lande. LHN tilføjede, at budgetudfordringen i 2011 bliver særlig stor, da der vil være egenudgifter i forbindelse med unilabarbejdet, og det skal der findes en model for uden, at det går udover driftsbudgettet. BO spurgte til, om UBST må indgå med medfinansiering, der hvor UBST er husejer/udlejer. ST svarede, at man kan indgå en aftale, hvor UBST påtager sig udgiften og lægger den oveni huslejen. LQ nævnte, at der i lyset af lukning af e- læringsenheden engang bør findes et fælles e- læringssystem, da området bør kunne effektiviseres ved at have et fælles velfungerende system. LHN opsummerede at - der ville blive arbejdet videre med endnu klarere budgetoplæg mv. - budgetreguleringskontoens størrelse vil blive fastlagt på bestyrelsesmødet - der kigges på situationen efter 1. kvartal og igen i forbindelse med majmøderne, hvorefter situationen vil blive vurderet vedr. ekstraordinære tiltag mv. - universitetsledelsen siger til, hvis noget udvikler sig anderledes end forventet. Vedligeholdelsesbudget ST opridsede kort det udsendte materiale, som var en opfølgning på aftalen fra tidligere på året om, at dette kom til drøftelse i december. Der havde desværre ikke af tidsmæssige årsager været muligt forud at have drøftet sagen i administrationschefkredsen. Der var opbakning fra kredsen til, at materialet drøftes med administrationschefkredsen i januar hvorefter emnet kommer til drøftelse i universitetsledelsen. Referat fra mødet i universitetsledelsen

10 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 7 af 16 Punkt 4 Det videre arbejde med den fysiske planlægning frem mod bestyrelsesmøde den 17. december Punktet blev indledt med, at et notat blev runddelt med efterfølgende læsepause. LHN opridsede i store træk den udfordring, som AU står over for i årene frem til 2028 og henviste til dels en EU-rapport, der peger på en endnu kraftigere udbygning af sektoren i de kommende år og dels til statsministerens udtalelse om, at mindst et dansk universitet skal være i den europæiske top-10. Skemaet på side 4 viser dels hovedområdernes planer og dels udviklingstendenser i forhold til ovennævnte eksterne forhold. Notatet behandles på bestyrelsesmødet og er en sammenskrivning af input fra hovedområderne og et kig ind i krystalkuglen. JJø supplerede med, at der bliver pladsproblemer i de første år, indtil der begynder at komme effekt af unilab, byggeri på Lille Barnow grunden, Kommunehospital - grunden mv. SH gjorde opmærksom på, at der måske kan rykkes rundt ved i større udstrækning at anvende lejemål. Det blev besluttet, at udbygge notatet med en beskrivelse af formål og processen omkring udarbejdelsen af notatet. JJe gjorde opmærksom på, at AU muligvis kan indgå kortsigtede lejemål, mens man venter på den permanente løsning. Der blev spurgt til notatets status, og svaret fra rektoratet var, at notatet nu er omdelt og er fortroligt, indtil der kommer besked fra rektoratet om andet. HS nævnte, at DMU gerne vil bidrage til fællesskabet via at være et strategisk brohoved på Sjælland. I notatet ser DMU ud til at ville fastholde status quo, men i praksis er DMU indstillet på omflytninger, hvis det kan indgå i en større kabale omkring unilab, behov for kvadratmeter i campus, Århus mm. HS opfordrede til, at notatet ikke forelægges for bestyrelsen i den nuværende form, da det ser for ukoordineret ud, hovedområderne imellem. EMS stillede spørgsmålstegn ved, hvor meget der kan realiseres i Århus, og at der i givet fald bør foreligge en plan for, hvordan differencen kan realiseres. LHN svarede med henvisning til den nværende visionsplan for AU i Århus, at det vil være muligt at Referat fra mødet i universitetsledelsen

11 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET KJ/DSK Side 8 af 16 realisere behovet i Århus. JJø svarede, at der er tale om en modningsproces i forhold til bestyrelsen, forud for mødet i juni 2010 hvor udkast til en samlet visionsplan for den fysiske udvikling af det samlede universitet skal forelægges og være konkretiseret. LQ nævnte, at DPU s input er en vision og form for højttænkning på nuværende tidspunkt. BD nævnte, at inputtet fra HUM er kendt på fakultetet. Dog er HUM s ønske om fortsat at bevare aktiviteterne på Katrinebjerg faldet ud af sammenskrivningen. BO nævnte, at ASB hidtil har haft den plan at ville samle aktiviteterne. Samtidig har man haft en stor vækst i studentertallet, som i øvrigt også har et mindre frafald end tidligere. SEF skitserede det dilemma, at rektoratet på den ene side skal præsentere bestyrelsen for de første løse tanker, og på den anden side ikke er klar med helt konkrete tal, indstillinger mm. JJø supplerede med, at det er nødvendigt med et notat til bestyrelsen, som på samme møde skal forholde sig til planerne om byggeri på Lille Barnow - grunden. SM nævnte, at 2/3 af Kommunehospitalet forventes udflyttet på én gang i JJe opfordrede til at holde sig til de overordnede rammer og først senere gå ind i helt konkrete overvejelser. HS og SH bakkede op om dette og foreslog, at man indleder med at ridse udfordringen op for bestyrelsen og skitsere mulighederne i store træk. SM spurgte, om der kan bygges i højden i universitetsparken. LHN svarede, at det ikke er muligt, da det sandsynligvis vil medføre fredning af hele bebyggelsen, derimod er det nok muligt at bygge i højden på Kommunehospitalet. ST nævnte, at han og OO sammen med andre medarbejdere i ugens løb bruger en dag på både at tæn- Referat fra mødet i universitetsledelsen

12 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 9 af 16 KJ/DSK ke først visionært og derefter konkret vedr. udbygning af AU s fysiske faciliteter. LHN takkede for de konstruktive kommentarer og understregede, at notatet pt. er internt/fortroligt, og at forelæggelsen på bestyrelsesmødet nok sker via powerpoint. SEF gav udtryk for, at der bør arbejdes videre med udarbejdelsen af notatet, men ikke med ambition om at færdiggøre notatet inden bestyrelsesmødet. Konklusionen blev, at rektoratet overvejer og beslutter, hvordan emnet præsenteres for bestyrelsen. Punkt 5 Professionshøjskolernes politik for professionsmasteruddannelser LHN gav et kort oprids af det udsendte materiale. BO nævnte, at et par af ASB s uddannelser mangler i oplistningen, og at det bør overvejes, om nye private tiltag (f.eks. på CBS) også skal nævnes. LQ supplerede med, at der er mange gråzoner på området f.eks. udbyder visse professionshøjskoler masteruddannelser via udenlandske universiteter. LQ uddelte stor ros til GTL for under stort tidspres at have udarbejdet et godt og læsbart notat og tilføjede, at det er vigtigt med et gensidigt højt informationsniveau i kredsen og nævnte det overraskende i NAT s udmelding i JP om samarbejde med VIA på lærerområdet. Til det sidstnævnte tilføjede LHN, at departementchef Uffe Toudahl allerede om formiddagen havde bedt om en briefing om emnet. LHN nævnte, at der i øvrigt stod i regeringsgrundlaget, at der skulle oprettes en universitetsbaseret læreruddannelse, hvilket endnu ikke er realiseret. LHN bad om at udarbejde og rundsende en kort briefing om emnet. EMS beklagede, at han tilsyneladende ikke havde fået orienteret tilstrækkeligt om samarbejdet på lærerområdet. Videnskabsministeriet og Undervisningsministeriet har nedsat en arbejdsgruppe, der skal kigge på, hvordan en læreruddannet person kan gå videre på universitetet og blive gymnasielærer, og EMS har accepteret at gå ind i gruppen. BD gav udtryk for utilfredshed med, at EMS ikke havde informeret grundigt om emnet, da det har betydning for flere hovedområder. Referat fra mødet i universitetsledelsen

13 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 10 af 16 KJ/DSK EMS nævnte, at en kandidatuddannelse i it - produktudvikling er blevet godkendt af ACE Denmark. SM supplerede med, at SUN i spænding venter på, hvad konklusionen er blevet vedrørende en potentiel lægeuddannelse i Ålborg. EMS nævnte, at der holdes møde med gymnasierektorerne i Midtjylland omkring rekruttering af undervisningskræfter til naturvidenskabelige fag i gymnasiesektoren. SM spurgte, om akkrediteringssystemets synspunkt omkring geografisk sammenfald mellem undervisning og forskning kan udelukke udvikling af tilbud til professionsbachelorer. LQ og LHN svarede, at det kunne man muligvis godt forudse. BD nævnte, at den påtænkte master kun er på ca. 30 ects-points, fordi der er krav om stort praktikindhold. Det bør pointeres i notatet. LHN erindrede om, at markedsmekanismen virker, og dermed vil de studerende og de uddannede søge hen, hvor kvaliteten er størst. BO nævnte, at det også konstateres i praksis, hvor ASB får studerende fra Købmandsskole mm, der vil læse videre. LHN konkluderede, at der er behov for en drøftelse af emnet, og det er muligt, at andre universiteter har samme holdning. Vedrørende det konkrete oplæg skriver GTL udkast til et brev, som rektoratet sender til DU. Konkrete kommentarer fremsendes til GTL/JER. I øvrigt opfordrede LHN AU s bestyrelsesmedlemmer i gymnasier mm. til at fremføre AU s synspunkter. LHN gav udtryk for utilfredshed med, at rektoratet havde holdt møde med VIA s ledelse uden, at VIA havde nævnt professionshøjskolernes planer på masterområdet. Punkt 6 Offentliggørelsen af 2009-evalueringen på universitetsområdet LHN henviste til den rundsendte rapport, som drøftes på bestyrelsesmødet. Rektoratet forventer, at bestyrelsesformanden får mandat til at på baggrund af input fra hovedområderne og drøftelsen i bestyrelsen at færdiggøre og fremsendelse et høringssvar til VTU inden den 19. januar. Det er en god rapport, skrevet af personer med forstand på både universitetsområdet og danske forhold, med Referat fra mødet i universitetsledelsen

14 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 11 af 16 KJ/DSK gode anbefalinger, hvoraf en del blev berørt i drøftelsen. JJe nævnte, at det ikke er muligt at indgå kontrakter på myndighedsområdet, hvis ledelsen ikke har en instruktionsbeføjelse. JJe vil nævne dette i høringsinputtet. JJe foreslog at gøre samarbejdssystemet mere funktionsdygtigt og dermed højne medarbejdernes indflydelse. LHN erindrede om, at samarbejdssystemet på universiteterne er suppleret af akademiske råd mv. BD fandt det befriende dejligt med den klar tale i rapporten omkring akkrediteringsråd og ministerium. CR tilkendegav, at AU bør gøre meget omkring opfølgning på formuleringen vedrørende universitetslovens 17 stk. 2. Hovedområderne har frist til den 5. januar kl. 12 til at komme med kommentarer. For sent afleverede input kommer ikke med. Hovedområderne skal selv tilrettelægge en intern høringsproces, hvor akademisk råd, studienævn, samarbejdsudvalg mm inddrages. HSU drøfter evalueringen på sit møde den 17. dec., og opfordres til at afgive input til AU s høringssvar. Studerende og medarbejdere opfordres til at svare via de centrale studenterorganisationer og faglige organisationer, som også er høringsberettiget. Bestyrelsesmedlemmer er velkomne til at indgive individuelle kommentarer. Punkt 7 HR - strategien JJø introducerede punktet og nævnte, at dokumentet efter dagens møde vil blive todelt i henholdsvis en strategidel og en handlingsplandel. Der er tale om mange ideer og planer, men der er fortaget en prioritering, så man starter med det vigtigste først. JJø gav ordet videre til LG. LG redegjorde for, at indsatsområderne er udvalgt ud fra resultatet i APV-undersøgelsen og ud fra en besøgsrunde til hovedområderne. Hensigten er at arbejde projektorienteret med opgaverne. På lederudviklingsområdet har KU lige færdiggjort institutlederområdet og går nu videre med de øvrige ledere. JJe roste oplægget og nævnte, at DJF har meget af det skitserede i forvejen. Det er vigtigt at kende hvilket ressourceforbrug, der er ved de forskellige projekter. Vedrørende kvantitativ HR bør man pas- Referat fra mødet i universitetsledelsen

15 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 12 af 16 KJ/DSK se på med ikke at udvikle målinger udover det nødvendige. BD efterlyste også ressourceoverslag, og de nævnte funktioner bør beskrives nærmere, f.eks. er det ikke klart, hvad der ligger i tanken om AU academy. Ligeledes bør sprogbrugen overvejes til at være mindre bundlinje. EMS nævnte, at NAT lige har centraliseret på HRområdet, og det bør overvejes, hvor HR-opgaverne skal ligge (institut, fakultet, fælles). Det er heller ikke sikkert, det er fornuftigt med ens grænseflade mellem fællesområdet og de enkelte hovedområder, og fladen bør beskrives mere konkret. LQ nævnte, at DPU også har mange af de nævnte aktiviteter i forvejen og gik ud fra, at ressourceforbruget ligger inden for det budget, der i forvejen er afsat på HR-området, men der er behov for viden om træk på hovedområdernes medarbejdere. Desuden bør der huskes på, at der er gang i meget i forvejen, og det brugbare skal indbygges. SH ser AU HR-afdelingen som spidskompetencekonsulent og organisator, som de decentrale HRenheder kan trække på. SH var utryg ved, hvad det kommer til at koste, og selvom det er skåret ned til 3 handleplaner, bør der måske prioriteres også mellem disse. SH og BO nævnte de udenlandske rekrutteringsmarkeder for forskellige fagområder, som der skal kendes til, og som rigide procedurer ikke må forhindre. HS roste oplægget, selvom der ligger et stort arbejde forude. HS opfordrede til at kigge på samarbejdsudvalgsarbejdet for at gøre dette konstruktivt og dynamisk. LHN tilføjede, at der også skal arbejdes med, at de akademiske råd kommer til at spille en mere aktiv rolle. LG svarede - ressourceforbrug, inden start af enkeltprojekter vil der blive udarbejdet et anslået ressourceforbrug - obligatoriske lederforløb, tanken er, at AU skal have sit eget lederforløb, der kan give fælles forståelse, men som kan suppleres af andre former for lederuddannelse. AU-forløbet er tænkt med en varighed på få dage Referat fra mødet i universitetsledelsen

16 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 13 af 16 KJ/DSK - kvantitativ HR, består ikke i en masse nye målinger, derimod skal det defineres hvilke nøgletal, der er brug for som ledelsesinformationer, der så trækkes automatisk som rapporter. Tanken om AU academy er at forankre en ansvarlighed for at samle en pakke af kompetenceudviklingstilbud til medarbejderne - sproget vil blive gennemgået inden næste version - grænseflader, den rene drift skal ske på fakulteterne, det overordnede/strategiske /konsultative og myndighedskontakten skal ligge centralt - fælles systemløsninger, der er truffet overordnet beslutning om fælles effektive systemer, men via dialog kan man aftale at gøre anderledes på enkelte hovedområder, der har anderledes behov - årets leder, er et forsøg på at sætte focus på, at ledelse er en selvstændig disciplin. På samme vis, som staten i øvrigt gør det. JJø bad om klare svar på de vigtigste spørgsmål, inden drøftelsen lukkes. EMS tilkendegav opbakning til de prioriterede områder, men bad om indretning af systemet, så hovedområderne kan lave egne tilpasninger mm., hvis ikke det generer det øvrige AU. JJe supplerede med, at det er nødvendigt med fælles standarder, hvis effektiviseringer skal realiseres. JJø tilkendegav, at lokale initiativer bør bringes op til drøftelse i det tværgående HR-netværk, inden særordninger besluttes. SH erindrede om, at AU for få år tilbage havde udviklet sig til at have så stift et administrativt system, at det meste var umuligt, og det frygter man selvfølgelig vil gentage sig. JJe var glad for at høre, at lederforløbet kun er på få dage. SM erindrede om, at hele hensigten med den administrative forandringsproces har været at skabe et effektivt system. BD bakkede op om dette og nævnte, at blandt andet institutlederne efterspørger et fælles grundlag på tværs af AU. BD bad om, at der fremover prioriteres ud fra, hvad der er plads til i budgettet samt bringer nye emner op til drøftelse i universitetsledelsen. EMS opridsede, at mange af de fælles tiltag opfattes som kontraproduktive. Dertil svarede LHN, at løsningen ikke er adskilte systemer, men bedre pro- Referat fra mødet i universitetsledelsen

17 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 14 af 16 KJ/DSK cesser, og at hovedområderne har haft medarbejdere med i alle processer omkring de administrative forandringer. LHN opridsede, at der naturligvis skal være hensyntagen til, at der f.eks. er forskellige rekrutteringsmodeller, men det skal ske inden for en fælles personalepolitik, og AU er én organisation, som skal kunne trække data på tværs mm. SEF opfordrede til at fastholde visionen om at opbygge en servicefunktion på HR-området, som vil være til gavn for AU, og ikke mindst medarbejderne. Der skal fastholdes effektive systemer, som selvfølgelig ikke skal spænde ben for rekruttering mm., men det kan betyde, at man ikke har den fulde frihed på alle områder. LHN bad JJø konkludere, hvilket skete i form af følgende - der etableres et obligatorisk lederforløb med et vist fælleselement - der bakkes op om de prioriterede indsatsområder i form af fælles lederudvikling, personalepolitik samt centrale personalejuridiske spidskompetencer - pilotprojektmodellen med inddragelse af hovedområdernes medarbejdere bringes i anvendelse. LHN afsluttede med, at dokumentet opdeles i strategi og handlingsplan incl. en redaktionsproces, hvor deltagerkredsen er velkomne til at komme med input til LG. JJe bad om et oprids vedrørende personalepolitik ved tilpasninger i forbindelse med den administrative forandringsproces, så hovedområderne ved, hvordan det tackles. Der har tidligere i kredsen været drøftet, at der bør kigges på kompetencer, når der skal ske personalereduktioner. JJø svarede, at det naturligvis er problematisk, at AU endnu ikke har udarbejdet en fælles personalepolitik, og dertil kommer de geografiske udfordringer. Det forventes, at der foreligger et udkast til personalepolitik til universitetsledelsesmødet i januar, hvorefter emnet skal drøftes i HSU. SH fortalte om den proces, der har været på SAM omkring ændringer i den administrative organisering, EMS og JJe havde tilsvarende erfaringer. SEF nævnte den anvendte proces på TechTransområdet, hvor man samlede medarbejderne i én afdeling, inden besparelser blev effektueret, men det er en vanskelig model at bruge, når man er stillet over for Referat fra mødet i universitetsledelsen

18 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 15 af 16 Punkt 8 Beredskabsplaner m.m. Punkt 9 Nyt fra dekaner/dmudirektør og rektorat umiddelbare besparelseskrav. KJ/DSK LHN gav ordet til LG, der gav en status på området, der dækker over skoleskyderier, terrror, samt forebyggende og reddende indsats, evakuering mv. i forbindelse med brand, eksplosioner mv. Der har den 30. november været et møde på politiets initiativ, hvor uddannelsesinstitutionerne blev opfordret til at udarbejde forebyggelsesplaner. HR har fået kontaktpersoner hos Østjyllands Politi, og der skal opbygges tilsvarende i øvrige dele af landet, hvor AU har enheder, men indtil dette er sket, kan politiet i Østjylland kontaktes, så vil de guide videre. Politiet tilkendegiver at ville opprioritere området og vil hellere kontaktes en gang for meget end for lidt. HR arbejder hurtigst muligt videre med udarbejdelse af beredskabsplaner. BD udtrykte tilfredshed med, at der arbejdes med emnet, da det hidtil ikke har fungeret effektivt, heller ikke fra politiets side, ligeledes var indsatsen fra AU s aftale vedr. psykologberedskab heller ikke optimal i et konkret tilfælde. SM påpegede, at der vil blive tale om at indmelde mange gange uden, at det viser sig begrundet. SH advarede imod at opbygge et system, der får det til at gå inflation i emnet. EMS foreslog, at arbejdet koordineres med koordinationsudvalget for sikkerhed, hvilket LG nikkede til. BO gav udtryk for behov for sådanne regler/politikker, hvilket også gælder, hvis studerende dør f.eks. i forbindelse med trafikuheld o.a.. Indtil der foreligger en plan, kan LG kontaktes. På grund af det fremskredne tidspunkt blev der ikke tid til en runde. LHN orienterede kort om følgende - Dialogforum d. 4. marts. Pt har AU fået 4 pladser som benyttes af bestyrelsesformand og rektorat. Der arbejdes på at skaffe pladser til dekankredsen - ledelsesseminaret den 3-4. marts er for universitetledelsen og med Quentin og Sachi, og der er mødepligt - der forsøges arrangeret et døgnseminar for universitetsledelsen og alle institutledere på Sandbjerg maj - der var fastlagt dekanmiddag til juni, Referat fra mødet i universitetsledelsen

19 AARHUS UNIVERSITET REKTORATET Side 16 af 16 KJ/DSK men det er nødvendigt at flytte aftalen, og det er ikke muligt at flytte aftalen til senere i juni pga ferie mv. Det blev aftalt, at middagen flyttes til fredag d. 7. maj med overnatning til 8. maj. JJe meldte på forhånd afbud på grund af møde på Island. Samme dato er der årsfest på DTU, som det dermed ikke bliver muligt at deltage i - mødet med DI gik fint. Der satses på et årligt møde og datoen udsendes, når den er fastlagt. - erindring om de udsendte ansøgningsfrister på forskningsområdet - det første møde i kaffeklub for topforskere gik fint. Universitetsledelsen skal afklare, hvordan opbygningen skal være fremover herunder, hvilken rolle forskningsudvalget skal spille. Punkter til orientering Punkt 10 Møde i Ph.d. skolelederkredsen Punkt 11 Quentin Thompson og Sachi Hatakenaka, kalenderplan Punkt 12 APV-status Referat fra mødet var udsendt med materialet Planen var udsendt med materialet Input fra hovedområderne og fællesadministrationen blev runddelt. Emnet kommer til drøftelse på næste HSU-møde. Referat fra mødet i universitetsledelsen

20 Møde i Universitetsledelsen den 18. januar 2010 Punkt 3, bilag 3a:Økonomiledelse - Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET Sagsfremstilling til punktet Økonomiledelse til møde med Universitetsledelsen den 18. januar 2010 NOTAT Angående Økonomiledelse Vicedirektør Dato: 12. januar 2010 Ledelsen på Aarhus Universitet (AU) har besluttet at gennemføre en række aktiviteter med henblik på at etablere en økonomistyringsmodel for AU, karakteriseret ved at være gennemskuelig og sammenhængende. Side 1/1 Muligheden for implementering af relevante ændringer i den forbindelse afhænger af de principper for økonomiledelse rammer, betingelser, beslutningskompetencer der gælder på AU. Med udgangspunkt i det forhold, at AU ønsker at agere som ét universitet med en samlet vision og strategi, skal det drøftes, hvordan økonomiledelse skal praktiseres især, hvilken rolle de forskellige dele af organisationen skal spille i forhold til hinanden, dvs. hvordan splittet af opgaver, ansvar og mandat mellem den centrale økonomiforvaltning og hovedområderne/institutterne skal udformes. Rektoratet vil efterfølgende få udarbejdet et uddybende notat samt et oplæg til den videre proces. Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fa: au@au.dk

21 Møde i Universitetsledelsen den 18. januar 2010 Aarhus Universitet Punkt 3, bilag 3b: Økonomiledelse dias materiale Økonomiledelse Januar 2010

22 Indhold 1. Baggrund. 2. Hvad skal AU opnå? 3. Hvad opleves i dag på økonomiområdet? 4. Hvad skal der tages stilling til? 5. Illustrativ case.

23 Baggrund Fokus for dette notat er ledelse på økonomiområdet (økonomiledelse), som fastlagt på universitetsledelsesniveau og forventet praktiseret på hovedområder og institutter mv. Med økonomiledelse menes således konkret i denne sammenhæng principper for, hvordan ledelse på økonomiområdet praktiseres gennem organisationen, herunder holdninger til eller principper for central/decentral beslutningskompetence samt roller og ansvar. Økonomiledelse i dette notat omfatter ikke spørgsmål om f decentral dispositionsret, råderum over økonomiske beslutninger etc. Dog er beslutninger afledt af økonomiledelse omfattet, herunder til systemanskaffelse mv. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 3

24 Baggrund Baggrunden for arbejdet med fastlæggelse af principper for økonomiledelse er især: Ledelsen på Aarhus Universitet (AU) har besluttet at gennemføre en række aktiviteter med henblik på at etablere en økonomistyringsmodel for AU, karakteriseret ved at være gennemskuelig og sammenhængende. Som led heri skal etableres en række standarder for datafangst, økonomiprocesser, systemer, rapporter, opfølgning mv. Hertil kommer et behov for at sikre, at økonomistyringen er i overensstemmelse med statens principper for god økonomistyring. Muligheden for praktisk implementering af relevante ændringer i den forbindelse afhænger af de principper for økonomiledelse rammer, betingelser, beslutningskompetencer der gælder på AU. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 4

25 Indhold 1. Baggrund. 2. Hvad skal AU opnå? 3. Hvad opleves i dag på økonomiområdet? 4. Hvad skal der tages stilling til? 5. Illustrativ case. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 5

26 Hvad skal AU opnå i relation til økonomistyring? Udformningen af principper for økonomiledelse bør i praksis ske med udgangspunkt i, hvad AU skal opnå i relation til økonomistyring som led i forandringsprojektet. Nedenfor er opstillet en tabel (ikke prioriteret rækkefølge) med konkrete forslag hertil. 10 væsentlige mål for økonomistyring på AU Understøttelse af AU s mål og strategier Understøttelse af lokale (hovedområdespecifikke) mål og strategier God og målrettet beslutningsstøtte til bestyrelse og rektorat God og målrettet beslutningsstøtte til hovedområder Gennemskuelig økonomi med mulighed for belysning af årsags-/virkningssammenhænge Høj og ensartet kvalitet Høj effektivitet I varetagelsen af økonomiopgaver Fuld overensstemmelse med statens vejledning for god økonomistyring Hurtig tilpasningsevne til væsentlige politiske eller økonomiske ændringer Motiverende arbejdsfelt Tabellen skal bearbejdes yderligere, så den afspejler ledelsens mål for økonomistyring som led i forandringsprojektet. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 6

27 Indhold 1. Baggrund. 2. Hvad skal AU opnå? 3. Hvad opleves i dag på økonomiområdet? 4. Hvad skal der tages stilling til? 5. Illustrativ case. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 7

28 Hvad opleves i dag på økonomiområdet? Den nuværende formelle og/eller uformelle økonomiledelsesstruktur på AU kan i nogen grad anskueliggøres gennem eksempler opsamlet gennem det hidtidige projektarbejde med økonomistyring og gennem den centrale økonomiforvaltnings daglige arbejde. Eksempel 1: Standardisering At standardisere indebærer at finde en fællesnævner for varetagelsen af samme aktivitet flere steder, f.eks. budgettering, bogføring og rapportering til beslutningsstøtte. Økonomiprojektet har designet et sæt standardprocesser for de mest udbredte økonomiaktiviteter. På flere hovedområder er disse ikke konsekvent implementeret. Dette indebærer, at hovedområder varetager samme aktivitet forskelligt, og at institutter mv. på samme hovedområde varetager samme aktivitet (f.eks. budgettering og opfølgning) forskelligt. Konsekvens: Opsamling af erfaring og deling af viden er begrænset. Effektiviseringsmuligheder begrænses. Risiko for fejl og inkonsistens øges. Sårbarheden øges. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 8

29 Hvad opleves i dag på økonomiområdet? Eksempel 2: Simplificering At simplificere indebærer at udføre aktiviteterne på en enkel måde, typisk med få ansvarsskift i processen og med en høj grad af digitalisering. Økonomiprojektet ønsker at sikre, at samme systemer og løsninger anvendes overalt til f.eks. projektøkonomistyring, budgettering, rejseafregning og lignende. Initiativretten på dette område opfattes forskelligt, og det er i nogle tilfælde nødvendigt med en egentlig forhandlingsproces fra område til område. Konsekvens: Muligheden for at opnå volumeneffekter, højere gennemskuelighed og effektivitet samt mindsket sårbarhed reduceres. Økonomiprojektet ønsker at sikre, at processer udformes og organiseres på en sådan måde, at den højeste grad af effektivitet og kvalitet opnås for AU. Initiativretten på dette område opfattes ligeledes forskelligt, og i praksis er det ikke muligt f.eks. at indføre samling og omlægning af økonomiopgaver f.eks. på tværs af institutter eller mellem hovedområder og den centrale økonomiforvaltning, hvis hovedområdet modsætter sig dette. Konsekvens: Effektiviseringsmuligheder begrænses. Risiko for fejl og inkonsistens øges. Sårbarheden øges. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 9

30 Hvad opleves i dag på økonomiområdet? Eksempel 3: Økonomisk styring og opfølgning Økonomisk styring og opfølgning indebærer blandt andet at praktisere ledelse, herunder at fastsætte standarder, retningslinjer og politikker. Økonomiprojektet ønsker at sikre, at projektøkonomi, herunder bevillinger, håndteres, styres og følges op på konsistent og dækkende vis. Det er i praksis ikke muligt at beslutte og iværksætte ensartede retningslinjer og processer for registrering af ansøgninger, ensartet projektoprettelse, registrering, lønomkostningsfordeling, overheadberegning, periodiseringsprincip og opfølgning. Konsekvens: Muligheden for at opsamle erfaring og dele viden fortabes. Muligheden for konsistent økonomistyring af projektøkonomien reduceres. Endvidere reduceres muligheden for høj kvalitet i økonomiopfølgningen. Risikoen for fejl i data eller konklusioner øges. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 10

31 Hvad opleves i dag på økonomiområdet? Eksempel 3: Økonomisk styring og opfølgning (fortsat) Økonomisk styring og opfølgning indebærer endvidere at kunne opstille valide årsag/virkning analyser, herunder at kunne koble økonomiske resultater med overliggende mål for AU og hertil hørende aktiviteter. Økonomiprojektet ønsker at sikre, at den finansielle styring i højere grad kan sammenkobles med aktivitets- og ressourcestyring, således at et holistisk grundlag for styring kan etableres. Det er i praksis ikke muligt at fastlægge ambitionsniveauet, beslutte og iværksætte ensartede principper og processer for integreret økonomistyring. To hovedområder har egentlig aktivitets- og ressourcestyring. Øvrige hovedområder anvender i det væsentligste alene finansiel styring. Konsekvens: Muligheden for at lede på grundlag af indsigt i sammenhænge mellem mål, aktiviteter, ressourcer og økonomi reduceres. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 11

32 Hvad opleves i dag på økonomiområdet? Eksempel 4: Beslutningskompetence Beslutningskompetence vedrører i vid udstrækning at definere og implementere definitioner af roller og ansvar for varetagelse af økonomistyringsopgaver. Økonomiprojektet ønsker at sikre, at initiativer, der tilstræber øget gennemskuelighed, sammenhængskraft og effektivisering, har reel relevans og ikke kun faglig relevans. Dette forudsætter klar fastlæggelse af beslutningskompetencen på økonomiområdet, herunder klare principper for fordeling af opgaver og ansvar mellem de forskellige enheder og grupperinger, der varetager økonomiopgaver. Med henvisning til tidligere eksempler kan fastslås, at denne klarhed i praksis ikke eksisterer. Konsekvens: Muligheden for fuldt ud at opnå en økonomisk styring, der er gennemskuelig, sammenhængende og effektiv, er begrænset. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 12

33 Indhold 1. Baggrund. 2. Hvad skal AU opnå? 3. Hvad opleves i dag på økonomiområdet? 4. Hvad skal der tages stilling til? 5. Illustrativ case. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 13

34 Økonomiledelse hvad skal der tages stilling til? Der skal tages stilling, hvordan økonomiledelse skal praktiseres, herunder især, hvilken rolle de forskellige dele af organisationen skal spille i forhold til hinanden, dvs. hvordan splittet af opgaver, ansvar og mandat mellem den centrale økonomiforvaltning og hovedområderne/ institutterne skal udformes. Der vil kunne opstilles mange scenarier og betragtninger herom. Vi anbefaler, at der indledningsvist tages stilling til, hvilke grundlæggende principper for organisering af økonomistyringen på AU der skal være styrende for den videre beslutning om økonomiledelse. Disse principper skal være udtryk for, hvad der bedst understøtter forandringsprojektets samlede målsætning. På efterfølgende side er oplistet en række forslag til principper, der efter vores opfattelse er i tråd med forandringsprojektets målsætninger. Ledelsen bedes tage stilling til, tilpasse og fuldende denne liste. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 14

35 Forslag til principper for økonomistyring og dermed økonomiledelse på AU Der skal være: Konsistens i måden at arbejde med økonomi på overalt på AU Homogenitet i økonomienheder opgaver, kompetencer, services mv. Vidensdeling og systematisk kompetenceopbygning Klare definitioner af roller og ansvar Fleksibel økonomiforvaltning Styring af centralt fastsatte principper med plads til lokal tilpasning indenfor de centralt fastsatte principper Løbende økonomistyring tæt ved kilden Konsolidering af økonomiopgaver Høj gennemskuelighed med mulighed for årsag/virkning analyse Sammenkobling af økonomi med udvikling i den grundlæggende drift af AU Høj digitaliseringsgrad Korte procesforløb Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 15

36 Økonomiledelse hvad skal der tages stilling til? Med afsæt i disse principper skal der tages stilling til, hvordan økonomiledelse praktiseres og økonomiopgaver varetages på AU fordelt på: - Central økonomifunktion - Hovedområderne - Institutterne - Afdelinger - Projektledere - Andre. Med udgangspunkt i det forhold, at AU ønsker at agere som ét universitet med en samlet vision og strategi har vi på næste side illustreret, hvad der i forlængelse heraf skal tages stilling til. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 16

37 Struktur for økonomiledelse Informationsopsamling og kommunikation mv. Rektorat Hovedområder Gap Institutter mv. Gap Aarhus Universitet - økonomiledelse Lokale supplerende behov AU fællesprincipper og rammer Principper for økonomistyring mv. Oktober 2009 Slide 17

38 AU fælles principper og rammer for økonomistyring Understøttelse af AU-strategi og mål gennem økonomistyringen, herunder gennem udmelding af principper og budgetrammer mv. Integration af finansiel styring med mål og rammestyring samt aktivitets- og ressourcestyring, herunder projektøkonomistyring Implementere, drive og følge op på særlige initiativer, som universitetsledelsen har drøftet og rektoratet besluttet Styre budgetproces og principper samt forestå budgetallokering til andre enheder Udvikling og udrulning af koncepter, standarder og retningslinjer samt processer Sikring af overensstemmelse med centralt fastsatte politikker, retningslinjer, processer mv. (controlling) Budgetopfølgning og rapportering Anskaffelse og implementering af særligt påkrævede it-systemer til understøttelse af økonomistyringsprocesser, f.eks. NS Procesejerskab af centrale processer som budgetlægning, perioderegnskab, årsregnskab Kompetenceudvikling af økonomimedarbejdere Afholde økonomikonferencer Tilbyde træning og stille information og vejledning til rådighed Kvalitet, tilgængelighed og beskyttelse af økonomidata Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 18

39 Lokale supplerende behov for økonomistyring Understøtte hovedområdets supplerende behov for relevant økonomistyring Fastsætte principper for enhedernes varetagelse af økonomiopgaver Implementering af koncepter, standarder og retningslinjer samt processer Budgetopfølgning og overholdelse Deltage i udviklingsinitiativer Procesejerskab for lokale økonomiprocesser Drive centralt fastsatte budget-, registrerings- og rapporteringsprocesser lokalt Kompetenceudvikling af økonomimedarbejdere Sikring af kvalitet i datafangst Fortolkning, analyse og anvendelse af rapportering baseret på standardrapporter Projektstyring inkl. økonomi Udvikling af standarder for processer og systemer, kvalitetsstyring, rapportering. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 19

40 Indhold 1. Baggrund. 2. Hvad skal AU opnå? 3. Formål. 4. Hvad opleves i dag på økonomiområdet? 5. Hvad skal der tages stilling til? 6. Illustrativ case. Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 20

41 Casebeskrivelse Eksempel anskaffelse af rejseafregningssystem Aarhus Universitet - økonomiledelse Oktober 2009 Slide 21

42 2009 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. PricewaterhouseCoopers refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US). Oktober 2009

43 Møde i Universitetsledelsen den 18. januar 2010 Punkt 4, bilag 4a: Teknisk Forvaltnings budget for indvendig vedligeholdelse og tværgående puljer - Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET Sagsfremstilling til møde med Universitetsledelsen den 18. januar 2010 NOTAT Angående Teknisk Forvaltnings budget for indvendig vedligeholdelse og tværgående puljer Vicedirektør Dato: 12. januar 2010 Side 1/1 Teknisk Forvaltning har udarbejdet budgetter for vedligeholdelsesarbejder og for en række tværgående puljer. Der er fulgt samme principper som for budgetterne for 2009, idet der dog er lagt op til, at de tværgående puljer finansieres af alle 9 hovedområder. De tværgående puljer afsættes til formål, som er fælles for alle hovedområder. Hovedparten af dem er en videreførsel af aktiviteter, som er startet op tidligere, og mange af dem er resultater af en fælles politik, som er vedtaget allerede inden fusionerne. De fælles politikker har i sagens natur afsæt i 8000C hovedområderne, men de forventes løbende taget op til revurdering. I vidt omfang handler budgetposterne om udgifter til fælles server-tjenester, fælles servicekontrakter og rådgiverydelser. Udgifterne fordeles ud på hovedområderne, men afholdes af praktiske grunde centralt. I disse tilfælde er der ikke afsat midler til konkrete projekter, og hovedområderne kan ikke søge midler hertil. I ganske få tilfælde er der budgetsat poster til egentlige projekter, eksempelvis brandsikring/talevarsling. I disse tilfælde vil der blive drøftet med hovedområderne i forbindelse med budgetlægningen for det enkelte år. Teknisk Forvaltning indstiller, at Universitetsledelsen drøfter de angivne prioriteringer. Der vil kunne være ændringer til indstillingen, da den er behandlet på administrationschefsmødet d.d. Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fa: au@au.dk