Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1

2 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Sidsel Theis, Asger, Anders, Signe R., Frederik, Sidsel, Jonas Signe G., Elisabeth, Ziyad, Natasja, Mads, Astrid Kirsten Riis, Morten Agerby :00 Projektrummet, Bygn. 13, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På dagens møde evaluerede bestyrelsen åbningsfesten, samt generalforsamlingen. Der blev diskuteret samarbejde med både RUC og RUCbar, heriblandt belønning eller anerkendelse af frivillige. Budgettet for 2014 blev diskuteret og bestyrelsen diskuterede hvordan årets overskud bedst kunne bruges, på baggrund af generalforsamlingens inputs. At the meeting, the board evaluated the opening ceremony and the general assembly. The cooperation with RUC and the RUCbar was discussed, here among also rewarding or recognition of volunteers. The budget for 2014 was discussed and the board discussed the use of this year s surplus with point of departure in the suggestion from the general assembly.

3 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Punktet om diskussion om ændringer er forvirret. Der skal henvises til bilag. Referat / Minute Hvor er referat fra visionsmøde fra RUCbar det skal Elisabeth følge op på. Der er stavefejl. Endnu en gennemlæsning. Ellers godkendt. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline Approve Agenda Kommentarer / Commets: Godkendt Under budget ser vi på hvad vi vil bruge penge på (Natasja forslag) Ændringer / Changes

4 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Er der julefrokost? Næh det er der nok ikke. Så hyggede vi os bare til den for aktive, og ellers kan vi hygge d til det allerede arrangerede arrangement. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline The Architect Committee Natasja har sendt en orientering. Natasja skal kontaktes hvis man vil have nøgle. Man skal selv på nøglekontoret og aktivere sig, men de har en liste over bestyrelsens navne. Hvis folk stiller nøgle spørgsmål, så henvis til Natasja evt. Theis. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline The Event Committee

5 Socialt udvalg skal snakke med deres grupper og melde tilbage til Asger, så han kan lave noget med en kontrakt. Personlig kontakt til deltagere, når vi har folk udefra, og har brugt deres tid og vores penge, så vi er sikker på der er nogen der gider deltage. Fagligt udvalg: Koordinator har haft møde med DM der gerne vil lave ting med os. SH vil lave noget med alle (fagforeninger fx) og ikke binde sig til én. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline The Communication Committee Kommunikations udvalg skal snakke med deres grupper og melde tilbage til Asger, så han kan lave noget med en kontrakt. Facebook vil skifte tema indenfor den skabelon vi har. Fx i forbindelse med både kendte og ukendte helligdage. Ting der foregår i SH eller i forbindelse med, vil vi og vores koordinatorer gerne hjælpe (f.eks. øl laug, RbC andet). Vi bruger dog selvfølgelig ikke penge på andre folks PR, medmindre det gavner os. Tages fra gang til gang, og på baggrund af hvilke midler den eksterne arrangør har. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

6 Andre orienteringer / Other orientations Jonas og Astrid har snakket om evt. at oprette et økonomisk udvalg, der kan snakke om hvordan penge evt. kan tjenes. Fx at udleje huset til konfirmationer, hvor vi har bar og folk og lyd/lys. Et andet forslag er en central ølaftale, hvor vi fx lavede en aftale og stod for salg til rusvejledningen mv. Vi skal dog stadig huske at vi er et studenterhus, hvor der skal være plads til de studerende, på de studerenes præmisser. DCUM har en undervisningsmiljøpris. Den skal vi indstille RUC til (vi er projektet vi ville få pengene). Theis er i dialog med Kommunikations afdelingen om det. Theis sender den ud senere hen. Koncertanlæg er købt og færdiggjort. Det har kostet cirka Morten forklare en masse teknisk om hvad vi nu har det lyder fedt nok. Morten uddanner folk i hvordan alt det her skal bruges rigtigt. Han uddanner koncertudvalget under social udvalget til det, og ting skrives også ned. Gimle hjælper også med at uddanne. Kan opbevares hos RUCbar når det ikke bruges. Vi skal finde ud af hvornår det leveres. Vi har et tilbud på café anlæg fra Adam Hall på omkring 2.296,4 Euro (med levering). De kan leverer hurtigt. Vi skal selv sætte det op. Morten kan godt installerer det. Der skal snakkes med Karen (arkitekt), for det skal monteres i væggen. Anlægget kan både styres fra baren og scenen (begge to). Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

7

8 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Evaluering af åbningsfest Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Skal gøres noget ved første salen, så det kan tage noget af presset nedefra. Måske overveje at lukke det af, ellers bliver det hurtigt klamt møblerne kan ikke holde til det? Men det er også vigtigt med hygge ovenpå. Det skal besluttes hvad proceduren er. Reception: det var uheldigt at der blev nævnt navne, og fx ikke hele bestyrelsen. Oprydning i kantinen: klart hvem der hjælper og hvad der skal tages. God idé med oprydningsplan. Oprydningen i huset var også en udfordring også en plan til det, samt klarhed over hvem der gør det. Udnyt udendørsarealet bedre, mere bænke og café stemning. Hils på rengøringsmanden han er sød. Imprægnering af Fatboys i vaskemaskine (kan købes i Roskilde i lystfiskerhjørnet, samme som til telte) Sluttidspunkt på fest var tidligt, gør mere ud af at snakke med DSB om det og få ekstra tog ind i den slags situationer. Evt. kan der lejes busser hvor folk på forhånd lejer sig ind og betaler. Det vil Asger gerne undersøge. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

9

10 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Evaluering af generalforsamling Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Vær tidligere ude med det praktiske, så som at finde dirigent og referent. Kunne være fedt med mere tid til at snakke visioner. Snak om en ekstraordinær generalforsamling i foråret, hvor ændringer mv. kan vedtages. For meget tid til at snakke vedtægsændringer. For meget teknisk snak. Vi skal huske hvem generalforsamlingen er (studerende fra gaden ). Ærgerligt at man ikke takker alle der har gjort noget for os (fx fik nogen vin for arbejde, men logo-udarbejder gjorder ikke). Vigtigt at være obs på at alle får lige meget taletid. Folk fatter ikke hvad en generalforsamling er det skal præsenteres bedre hvad det er, og at alle må komme. Der køres meget sam. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

11 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Vores samarbejde med RUCbar Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Det er usikkert med penge. Overskud til os fra baren har lange udsigter. Vi skal huske, at vi skal søge penge mange steder fra (kommune, festival) disse beløb kan vi dog ikke være sikre på, og mange af dem er fastlåst. Tænke i at tjene penge anderledes: fx arrangerer julefrokoster for folk (RF fx) eller nytårskur i januar om lørdagen for virksomheder i Roskilde. Bekymring om, om det tager for meget tid og arbejde for de frivillige. Vores arbejde er ikke bare at generer penge. Aktivitetsniveau I det nuværende samarbejde med Gimle har vi råd til 3 koncerter i løbet af året (større). Er det nok? Hvor skaffer vi eventuelt penge til flere? Ungepuljen Roskilde Rokilde kommune Tænke mere på sociale arrangementer, ikke så meget fest og koncert. Mindre koncerter er en mulighed, med up comming bands. Kan godt være svært at få RUC ere til at give 100 kr for fx at se Spectors på RUC, når de kan se det for samme pris andre steder. Måske et stort band og en del små i løbet af et år. Dørmænd? Vi kan leje eller låne gennem Gimle. Tænk kreativt, og mindre på penge. Udgift/indtægt balance ved arrangementer Problem: hvis vi har en rengøringsregning på 6000 kr, hvordan skal vi så betale den? Kan ikke betales med vores tilskud fra RUC. SH har alle udgifter og baren har alle indtægterne. Det kan virke ulige og uholdbart.

12 Måske skal udgifterne til f.eks. rengøring deles. Men hvis de deles, så går der også længere tid før de har opnået deres egenkapital, og dermed før at vi får penge. Måske god idé med en debat om hvad det koster at drive bar evt. sammenligne med andre bare i studenterhuse. Belønning af frivillige Det er ulige hvordan SH frivillige og RUCbar frivillige belønnes. Det er uholdbart for de frivillige. Hvordan kan vi ensrette det? Skal aftales med RUCbar, det er ikke noget vi selv kan beslutte, da vi skal være enige med dem. Der skal differentieres mellem forplejning og belønning. Fint at drikke en øl eller kaffe på vagten, men når der kan spares op bliver det for meget. Hvis frivillige skal have øl, skal vi så også? Koordinator snakker med frivillige om, hvordan de gerne vil belønnes for deres frivillige arbejde, så vi har noget at tage udgangspunkt i. Belønning i form af fælles fester for de frivillige. Ikke sjatfester. Eller eventuelt weekendture eller andet hvor frivillige egentlig selv betaler, men vi faciliteter fællesskabet. Hvis man fx har lavet tre ting på et år kan man købe en billet til den årlige telttur. Hvordan belønner andre studenterhuse? - Ikke voldsomt meget. Skal undersøges mere specifikt. Anerkendelse på papir til brug i ansøgninger mv fra nærmeste leder. Og generel tak og anerkendelse er vigtigt. Belønning fremfor løn. Konklusioner / Conclusions:

13 Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

14 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Aftale med RUC Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Vi får af RUC i De er langt hen ad vejen fastlåst til bestemte ting. Vi skal ikke regne med at få et højere beløb. Der er stadig mulighed for specifik støtte til et eller andet bestemt vi har brug for. Ifølge universitetsloven må der ikke gives mere til studenter sociale ting end til studenter politiske ting. Måske relevant at se på hvor meget de politiske får. Asger synes vi skal holde et strategi møde med FF og SR, og sikre at vi ikke internt tager penge fra hinanden. Fælles front mod RUC. Asger arrangere et møde med parterne. RUC har ikke et krav til at vi tjener penge, men forventer det lidt alligevel. Kan man få RUC til at købe ydelser af os? F.eks. leje af hus mv. Hvis billigere løsning end DAF findes, så skal det ske. Undersøges. Vi er allerede i gang med at forhandle DAF under Tilbuddet pt. er på Får vi 1,5 mio får vi råd til at lave huset færdigt (gulve i grupperum, toiletter) til tryk på et år er ikke nok. Informationsskærm. Husk at bruge dem i kantinen. Lav fx en plakat hver måned i stedet for hele tiden. Hvad synes koordinatorerne om de beløb de er blevet tildelt? Slå indretnings koordinator op hurtigst muligt, så de kan tænke over det.

15 Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

16 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Mødeplan Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Der er ét møde tilbage for denne bestyrelse. Theis laver doodle. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

17 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Brug af overskud Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Natasja har lavet et forslag. Der er indkøbt plader til loft i café. Asger siger billiard bord kan gøres meget billigere i den kvalitet (ca kr.) Yderligere forslag: - Informationsskærm kunne være virkelig fedt. - Hængelåse til skabene (det bliver over 1000 kr.) - Ledning trukket til højtalere på 1. sal - Ekstra borde og stole - Et ordenligt billiard bord - Ordentlig projektor - Gardiner - Trukket el til alle lamper - Mulighed for at indstille på lyset i caféen - Tæpper til hygge (der er 150 fra BW, de skal bare vaskes) - Tekstil imprægnering til sækkestole - Café borde og stole Hvordan finder vi ud af hvad vi skal have? Bruge FB få det ud bredt. Lav afstemning. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

18 Evt. / AOB Podio er vi i gang? Ny bestyrelse skal også læres op book grotten og kussen (Sidsel) Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

19

20 Appendix II: Messages The Chairmanship: No messages The Architect Committee The Social Committee The Academic Committee The Communication Committee

21 Appendix III: DAF Preface After negotiations, we have found the following agreement with DAF (Det Administrative Fællesskab). The prices will be incl. moms every year. Recommendation The Chairman recommend that the board approve the contract

22 UDKAST AFTALE OM VARETAGELSE AF SEKRETARIATS- OG ADMINISTRATIONSOPGAVER MV

23 Mellem Det Administrative Fællesskab ApS (herefter "DAF") Side 2 og Studenterhuset ved RUC (herefter "SH-RUC) (herefter samlet "Parterne" og hver for sig en "Part") er i dag indgået aftale om DAFs levering af serviceydelser, herunder bogføring, regskabsaflæggelse og lønudbetaling m.v. til SH-RUC. 1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 DAF har til formål at samle den administrative opgaveløsning, der i dag foregår lokalt i en række mindre frivillige organisationer i det studenterpolitiske miljø omkring landets uddannelsesinstitutioner. 1.2 Den administrative opgaveløsning vedrører primært bogføring, økonomistyring, lønadministration og regnskabsaflæggelse. Opgaveløsningen kan efter omstændighederne udvides med tilknyttede opgaver i form af eksempelvis drift af ITsystemer, mødeservicering, kontingentopkrævning samt øvrige administrationsydelser. 1.3 SH-RUC deltager i DAF med henblik på at styrke den organisatoriske drift af organisationen ved gennem DAF at samatbejde med resten af studenterbevægelsen om fælles opgaveløsning. 2. ADMINISTRATIVE OG REGNSKABSMÆSSIGE OPGAVER 2.1 Opgaverne varetages, prioriteres, udvides og indskrænkes ved opdatering af Bilag Bilag 1 kan ændres ved enighed mellem parterne. 3. VEDERLAG 3.1 SH-RUC betaler et vederlag til DAF for udførelse af opgaverne i Aftalens afsnit Vederlæggelse sker i overensstemmelse med bilag Bilag 2 kan ændres ved enighed mellem parterne. 3.4 DAF kan anvende almindelige kontorressourcer hos SH-RUC uden vederlag efter nærmere aftale med SH-RUCs ledelse. 3.5 DAF kan anvende lokalefaciliteter hos SH-RUC uden vederlag efter nærmere aftale med SH-RUC. 3.6 DAF kan have adresse hos SH-RUC uden vederlag. 3.7 DAF kan viderefakturere ydelser erhvervet hos tredjemand til SH-RUC.

24 3.8 Parterne kan aftale, at DAF skal varetage opgaver for SH-RUC, som ikke er direkte omfattet af bilag 1. DAFs vederlag herfor fastsættes på baggrund af registreret timeforbrug, medmindre andet aftales mellem Parterne. 3.9 Der afregnes som udgangspunkt løbende i forbindelse med opgaveudførslen. Side 3 4. ALMINDELIGE BESTEMMELSER 4.1 Varighed Aftalen træder i kraft den 1. januar Aftalen løber indtil videre Aftalen kan opsiges med 6 måneders varighed til afslutningen af et regnskabsår. 4.2 Evaluering I første kvartal hvert år afholdes møde mellem parterne, hvor det fremadrettede samarbejde diskuteres Alle ændringer af Parternes opgaver efter Aftalen, som går ud over, hvad der er naturligt i relation til driften af SH-RUC skal aftales skriftligt. 4.3 Tvister I tilfælde af uenighed om forståelse af Aftalen, er Parterne forpligtet til at søge at opnå en afklaring af deres uenighed ved forhandling. Hvis én af parterne ønsker det, skal Parterne anmode en uvildig tredjemand om at mediere forhandlingerne. 5. UNDERSKRIFTER MV. 5.1 Aftalen udarbejdes og underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver af Parterne modtager et eksemplar. Den For SH-RUC Den For DAF Jens Sørensen, direktør

25 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1 Bilag 2 Ydelsesbeskrivelse for sekretariats- og administrationsopgaver Vederlagsbeskrivelse for sekretariats- og administrationsopgaver Side 4

26 BILAG 1 TIL AFTALE OM VARETAGELSE AF SEKRETARIATS- OG ADMINISTRATIVE OPGAVER MV.

27 Mellem Det Administrative Fællesskab ApS (herefter "DAF") og Studenterhuset ved RUC (herefter "SH-RUC") (herefter samlet "Parterne" og hver for sig en "Part") er i dag indgået aftale om nærværende bilag vedrørende DAFs levering af serviceydelser til Studenterrådet. 1.1 ADMINISTRATIVE OG REGNSKABSMÆSSIGE OPGAVER 1.2 DAF varetager sekretariats- og administrative opgaver for Studenterrådet herunder: Debitor- og kreditor styring Fakturering Moms Bogføring finans Afstemning af diverse konti Bank Løn Afregninger til Told & Skat Ajourføring anlægskartotek Deltagelse i budgetlægning Klargøre materiale til revisor ved årsregnskab Opstilling af årsregnskab 1.3 Dette bilag kan ændres ved enighed mellem parterne 2. UNDERSKRIFTER MV. 2.1 Aftalen udarbejdes og underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver af Parterne modtager et eksemplar

28 Den For SH-RUC Den For DAF Jens Sørensen, direktør

29 BILAG 2 VARETAGELSE AF SEKRETARIATS- OG ADMINISTRATIVE OPGAVER MV.

30 Side 2 Mellem Det Administrative Fællesskab ApS (herefter "DAF") og Studenterhuset ved RUC (herefter "SH-RUC") (herefter samlet "Parterne" og hver for sig en "Part") er i dag indgået aftale om nærværende bilag vedrørende DAFs levering af serviceydelser, herunder administration, bogføring, regskabsaflæggelse og lønudbetaling m.v. til Studenterrådet. 1. VEDERLAG 1.1 SH-RUC betaler et vederlag til DAF for udførelse af opgaverne i overensstemmelse med Aftale om varetagelse af sekretariats- og administrationsopgaver mv. 1.2 Vederlaget udgør kr pr. år excl moms. 1.3 Vederlaget betales i 12 rater, månedligt bagud den 1. i en måned, således at der hver måned betale 1/12 af det årlige vederlag jf Dette bilag kan ændres ved enighed mellem parterne. 2. UNDERSKRIFTER MV. 2.1 Aftalen udarbejdes og underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver af Parterne modtager et eksemplar. Den For SH-RUC Den For DAF

31 Appendix III: Guidelines for rooms Preface After negotiations, we have found the following agreement with DAF (Det Administrative Fællesskab). The prices will be incl. moms every year. Recommendation The Chairman recommend that the board approve the contract Guidelines to webpage: I Studenterhuset RUC skal der være plads til alle. Dette indebærer bl.a. at enkelte personer eller grupper som udgangspunkt ikke kan okkupere lokaler eller områder uden Studenterhuset RUC's tilladelse. De fleste lokaler i huset kan bookes (se herunder), men for at sikre tilgængelighed for alle er der visse begrænsninger. Som udgangspunkt er bookningen først-til-mølle, men Studenterhuset RUC forbeholder sig retten til at afvise bookninger for at sikre at alle får adgang. En bookning er først gældende når booker af modtaget bekræftelse fra Studenterhuset RUC. Arbejdslokalerne (nr , nr , nr )... er mulige at booke i længere perioder til længerevarende arbejde. Dette kan fx være projektintensiv, arbejdsdag, e.lign. Mødelokalerne (nr , nr , nr , nr )... er hovedsageligt beregnet til møder eller kortere perioder, hvor man har brug for ro - fx til et interview eller ligende. Derfor kan lokalerne max bookes i 4 timer ad gangen. Lokalerne kan benyttes af alle i de tidsrum, hvor de ikke er booket. Projektrummet (nr )... er velegnet til større møder, hvor der skal kunne være flere end 10 mennesker om det samme bord, eller man måske skal lave noget workshop fordelt på 2-3 øer. Rummet har opslagstavler og en hvid væg oplagt til lærred for projektor. Lokalet kan som udgangspunkt ikke bookes af mindre grupper eller over længere tid, da det skal være tilgængeligt for alle og til de formål der fx. ikke kan være i et mindre lokale. Studenterhuset forbeholder sig derfor retten til at afvise bookninger de ikke mener udfylder lokalet rimeligt. Rummet inkluderer: 2 store borde, der kan skilles ad + stole 3 opslagstavler Studenterhusets køkken (nr )... er placeret på 1. sal og er som udgangspunkt et åbent køkken for alle studerende, og der skal derfor være plads til alle. Køkkenet kan dog til større arrangementer bookes, men Studenterhuset RUC forbeholder sig retten til at afvise, hvis bookningen finder sted i tidsrum, hvor der ellers er stor aktivitet i huset. Køkkenet inkludere:

32 2 ovne 8 kogeplader 2 køleskabe 1 stor fryser al service i form af bestik, tallerkener, glas og kopper 3 store arbejdsborde på hjul + stole i passende højde uden ryglæn Et vaskerum med to vaske og industriopvaskemaskine Præsentations- og eventrummet (nr )... er som udgangspunkt en del af køkkenet, men kan ved hjælpe af en udfoldelig skillevæg aflukkes. Lokalet fungerer i dagligdagen som arbejdspladser for studerende, men kan bookes til større arrangementer såsom stormøder, generalforsamlinger eller foredrag. Lokalet kan som udgangspunkt ikke bookes af mindre grupper eller over længere tid, da det skal være tilgængeligt for alle og til de formål der fx. ikke kan være i et mindre lokale. Studenterhuset RUC forbeholder sig derfor retten til at afvise bookninger de ikke mener udfylder lokalet rimeligt. Rummet inkluderer: Ophængt lærred til projektor (det er muligt at leje projektor af Studenterhuset RUC) 6 store 4-mandsborde