Vejledning i masseudsendelser af Digital Post

Transkript

1 Vejledning i masseudsendelser af Digital Post Masseudsendelser med Digital Post er en specialopgave, og den normale AU-skabelon til Digital Post kan ikke umiddelbart benyttes til denne type forsendelser. Den normale AU-skabelon, der tilgås via AU-menuen i word er beregnet til enkeltforsendelser, men det er den man skal tage udgangspunkt i, når man ønsker at lave sin egen skabelon til masseforsendelser. En masseforsendelse til Digital Post er ikke meget anderledes end brevfletning i Word. Brevet skal indeholde nogle bestemte koder, udover de oplysninger som man ønsker at flette ind i sit brev. Koder og oplysninger flettes ind via de flettefelter man sætter, når man opretter sit flettebrev. Når brevet er flettet sendes det til Fjernprinteren, i stedet for den printer man normalt printer til. Fjernprinteren sørger så for at sende henholdsvis et brev til eboks eller et fysisk brev, hvis modtageren ikke er tilmeldt Digital Post. Der er følgende begrænsninger og forhold, man skal være opmærksom på i den anledning: 1) Linien med koderne til Digital Post skal være anbragt allernederst på siden, være skrevet med hvid skrift og evt. formindsket 2) Et brev kan max være på én side, hvis det skal sendes som massepost 3) Bestemte typer af oplysninger skal altid medsendes 4) Det er ikke tilrådeligt at printe mere end breve ad gangen 5) Det er vigtigt, at man foretager en række hurtige kontroller så man er sikker på, at brevene kommer rigtig afsted til rette modtagere De koder man skal indsætte i dokumentet kan f.eks. se ud som disse (se bilag afsnittet Obligatoriske koder i forbindelse med massepost nedenfor for en forklaring på de enkelte koder): &&??CPRCVR=" "&&??&&??Titel="Brev fra AU"&&??&&??RetursvarMuligt="angivet"&&??&&??RetursvarPostkasseId="15845"&&??&&??RetursvarEmneId="33782"&&??&&## De enkelte punkter er uddybet og kommenteret herunder. AD 1) Den linie, der indeholder koderne, der sætter Fjernprinteren i stand til at sende til eboks, skal være anbragt allernederst på siden. Den skal være skrevet med samme skriftfarve som baggrunden på brevet dvs. hvid skrift, hvis det er et helt almindeligt brev. Det ordner man, når man er færdig med sit flettebrev og har indsat alle relevante flettefelter herunder evt. flettefelter til koderne. Marker linien og vælg hvid som skriftfarve. Hvis det kniber med plads til tekst, kan man yderligere formindske kode-teksten helt ned til pkt. 6.

2 Hvis man ikke laver teksten hvid, kommer modtageren til at se koderne. Det er ikke pænt, men der sker ikke noget ved det. AD 2) Med den nuværende løsning kan et brev maksimalt være på én side. Da en masseudsendelse er en special-opgave og ikke umiddelbart kan benytte AU-skabelonen til Digital Post, er det muligt at skaffe ekstra plads ved at forholde sig friere til designet, såfremt man ikke kan omformulere og præcisere sin tekst, så den fylder mindre f.eks. ved at man ikke citerer regelgrundlag i et afslag, men blot henviser til en hjemmeside / regel-samlingen. Og man kan som nævnt formindske punktstørrelsen på den linie, hvor koderne står, helt ned til pkt. 6. Yderligere er det muligt at vedhæfte bilag til en forsendelse. Enten fra en bilagsbank eller ad-hoc. Bilagene er generiske og vil blive vedhæftet alle breve i en masse-forsendelse. De kan med fordel benyttes til at vedhæfte information, der f.eks. ikke er tilgængeligt på nettet. Men da vi også betaler omkostninger på bilag, er det vigtigt at vedhæfte med omtanke. At vedhæfte en flot high-res PDF-folder på 12MB indebærer en betydelig udgift, og hvis folderen lige så godt kan hentes fra nettet er det spildte penge. Bilag kan indsættes fra gang til gang ved at gå ind under Bilags-fanen på den status-siden, der kommer op, når man printer. Her tilføjes bilagene via den fil-vælger, der kommer op. Der kan vedhæftes flere bilag til en forsendelse.

3 Men bilagene kan kun være af typen PDF. Sørg for at PDF erne er optimerede så de fylder mindst muligt. AD 3) Konteringsoplysninger kommer automatisk med, hvis man benytter AU- skabelonerne. Hvis man smeder brevet selv, skal de den med. Se nedenfor for eksempler, alt efter hvor din enhed hører til. AD 4) I modsætning til de andre printere som man finder på sin PC så passerer det der printes via Fjernprinteren internettet. Og det tager længere tid. Og for at undgå time-out fejl anbefaler vi at man ikke printer mere end breve ad gangen. Selve fletningen kan laves i ét hug, men når man printer skal man under funktionen Udskriv brugerdefineret område så f.eks. kun vælge at printe side i den dialogboks, der kommer op. Når de første 300 breve er sendt afsted printer man så efterfølgende side og så fremdeles til man er færdig.

4 Det kan virke omstændeligt. Men det er stadig meget hurtigere end fysisk print. AD 5) Nå man selv printer og pakker er der en risiko for at f.eks. pakkemaskinen kommer til at pakke breve til to forskellige modtagere i samme konvolut. Det er trælst. Når man sender med Digital Post risikerer man at sende alle brev i en masseforsendelse til første modtager i brevfletningen, hvis brev-skabelonen ikke er konstrueret korrekt. Det er rigtig trælst. Det er heldigvis meget nemt at opdage dette, og hvis skabelonen er korrekt konstrueret opstår problemet slet ikke. Når man fletter sine breve er det en god ide først at vælge Rediger enkelte dokumenter fremfor Afslut og flet og foretage en visuel inspektion af de breve, der skal sendes. Når man sender brevet til Fjernprinteren skal man på Resume-siden, som man får vist, yderligere tjekke følgende. Svarer antallet af modtagere til antallet af personer i den adresse-fil, der blev slettet fra? Hvis ja, så er der ikke noget problem.

5 De enkelte breve kan yderligere bladres igennem ved at benytte knapperne i bunden af status-siden. Obligatoriske koder i forbindelse med massepost De koder, der skal benyttes kan sammenstykkes på baggrund af oplysningerne nedenfor eller ved at tilrette eksemplet. Vær opmærksom på at hver kodeline skal afsluttes med &&## CPRCVR: Skal angives - &&??CPRCVR="CPR ELLER CVR"&&?? Titel: Det som brugeren ser i eboks - &&??Titel="TITEL"&&?? Retursvar: Ja - &&??RetursvarPostkasseId="15845"&&??&&??RetursvarEmneId="XXX"&&??&&??RetursvarMuli gt="angivet"&&??

6 Nej - &&??RetursvarPostkasseId="15845"&&??&&??RetursvarEmneId="XXX"&&??&&??&&??Retursvar Muligt="ikkeMuligt"&&?? For at man kan benytte denne skal der være oprettet et separat RetursvarEmneId. Det gøres ved eboks. Kontakt superbruger. Kvitteringstype: Ingen - &&??Kvitterings ="AFDELINGENS_FUNKTIONSPOSTKASSE@au.dk"&&??&&??Kvitteringstype ="Ingen"&&?? Alle - &&??Kvitterings ="AFDELINGENS_FUNKTIONSPOSTKASSE@au.dk"&&??&&??Kvitteringstype ="Alle"&&?? Kun fejl - &&??Kvitterings ="AFDELINGENS_FUNKTIONSPOSTKASSE@au.dk"&&??&&??Kvitteringstype ="Kun fejl"&&?? Tilgængelighedsdato: DD-MM-YYYY - &&??TilgaengeligDatoTid="DD-MM-YYYY"&&?? Skal kun benyttes, hvis brevene IKKE skal sendes med det samme. Forsendelsesomkostninger: Fællesadministrationen - &&??Konteringsgruppe=" "&&?? Arts - &&??Konteringsgruppe=" "&&?? Aarhus BSS - &&??Konteringsgruppe=" "&&?? Health - &&??Konteringsgruppe=" "&&?? Science & Technology - &&??Konteringsgruppe=" "&&?? Eksempler

7 Eksempel 1: I nedenstående eksempel får modtageren et brev med titlen Test optagelse. Det er muligt at svare på henvendelsen via eboks, og evt. svar ryger i Bacheloroptagets-funktionspostkasse (35510). Det er ligeledes her, hvor evt. beskeder om fejl i afsendelsen dukker op. Alle omkostninger betales af fællesområdet. Brevet er først tilgængelig i modtagerens postkasse den 11. december 2015 (dvs. ca. en ude i fremtiden ift. hvornår dette er skrevet). &&??CPRCVR=" "&&??&&??Titel="Test optagelse"&&??&&??retursvarpostkasseid="15845"&&??&&??retursvaremneid="34510"&&??& &??RetursvarMuligt="angivet"&&??&&??Kvitterings ="optagelse@au.dk"&&??&&??Kvitteri ngstype="kun fejl"&&??&&??tilgaengeligdatotid=" "&&??&&??Konteringsgruppe=" "&&??&&## Eksempel 2: I nedenstående eksempel får modtageren et brev med titlen Test optagelse. Det er IKKE muligt at svare på henvendelsen via eboks, og der sendes ingen kvitteringer til funktionspostkassen optagelse@au.dk. Alle omkostninger betales af fællesområdet. Brevet er modtagerens postkasse med det samme. &&??CPRCVR=" "&&??&&??Titel="Test optagelse"&&??&&??retursvarpostkasseid="15845"&&??&&??retursvaremneid="34510"&&??& &??RetursvarMuligt="ikkeMuligt"&&??&&??Kvitterings ="optagelse@au.dk"&&??&&??Kvitt eringstype="ingen"&&??&&??konteringsgruppe=" "&&??&&## Admihjh