Fælles retningslinjer for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet

Transkript

1 Fælles retningslinjer for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Version februar 2011

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Forpligtelser ved udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler (udbudsskema 1) samt oplistning af FM s forpligtende indkøbsaftaler på vareområdet (skema 2) Fremgangsmåder ved indgåelse af tjenesteydelsesaftaler (udbudsskema 3) samt oplistning af Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler på tjenesteydelsesområdet (skema 4) Definitioner og sondringer vedrørende vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter Definitioner Vareindkøbskontrakt Tjenesteydelseskontrakt Blandede ydelsesanskaffelser (tjenesteydelser og varer) Definition af udbud Regler på udbudsområdet Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v Bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet Indkøbsområdet, Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler og regelsættene Regler på indkøbsområdet: Anbefalinger fra Rigsrevisionen om statens køb/brug af konsulentydelser

3 1. Indledning Formålet med Fælles retningslinjer for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet er at bidrage til, at Kulturministeriets statsinstitutioner ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser følger udbudsreglerne og køber ind på Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler. Formålet er i øvrigt at sikre, at Kulturministeriets statsinstitutioner foretager udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser efter alle gældende lovregler og på en økonomisk optimal måde. Definitioner og sondringer mellem varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder er beskrevet i afsnit 3. Bygge- og anlægsarbejder samt tjenesteydelser i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder er ikke omfattet af retningslinjerne. Tjenesteydelser i form af rådgivning omkring et byggearbejde er omfattet af bestemmelserne i henhold til statsbyggeloven. Dette gælder både ved nybyggeri, ombygning, tilbygning og vedligeholdelsesarbejder, samt rådgivning i alle stader af denne proces, dvs. lige fra de tidligste forundersøgelser. Byggesagsrådgivning i Kulturarvsstyrelsen kan vejlede herom. Retningslinjerne er versionsstyret og opdateres løbende. Den sidste nye version af retningslinjerne kan altid findes på Retningslinjerne er opdelt i to afsnit, som fastlægger området for udbudspligt og forpligtende indkøbsaftaler fra Finansministeriet for henholdsvis varer og tjenesteydelser. Alle statsinstitutioner i Kulturministeriet er forpligtet til at følge udbuds- og indkøbsreglerne, når de foretager indkøb af varer og tjenesteydelser: Afsnit 2.1 vedrører o udbudsreglerne ved indgåelse af vareindkøbsaftaler opdelt efter beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder samt o oplistning af Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler for indkøb af varer. Afsnit 2.2 vedrører o udbudsreglerne ved indgåelse af tjenesteydelsesaftaler opdelt efter beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder samt o oplistning af Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler for indkøb af tjenesteydelser. 2. Forpligtelser ved udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet I venstre side af udbudsskemaerne udbudsskema 1 i afsnit 2.1 varer og udbudsskema 3 i afsnit 2.2 tjenesteydelser er de beløbsmæssige intervaller/tærskelværdier oplistet, og i højre side er fremgangsmåderne for indgåelse af aftalerne beskrevet med henvisning til udbudslovreglerne. For at afgøre, hvordan ydelsesanskaffelsen af en given vare eller tjenesteydelse håndteres i Kulturministeriet, er det således nødvendigt først at afgøre inden for hvilket interval anskaffelsen beløbsmæssigt befinder sig og derefter følge den fremgangsmåde, som er beskrevet ud for intervallet (se s. 16 vedrørende metoden til beregning af kontraktens anslåede værdi). Hvis et indkøb overstiger beløbsgrænsen/tærskelværdien for, hvornår der skal foretages udbud kan institutionen vælge at afløfte udbudsforpligtelsen, ved at foretage indkøbet via en SKIrammeaftale, se og Bemærk at det er institutionens ansvar at påse at udbudsreglerne overholdes ved indkøb efter SKI rammeaftaler, navnligt de i art. 32 fastsatte regler om indgåelse af kontrakter efter proceduren om udbud af rammeaftaler. I tvivlstilfælde kontaktes Kulturministeriets interne udbudsfunktion, som er placeret i Kulturarvsstyrelsen. 3

4 Skemaerne benævnt indkøbsskema 2 i afsnit 2.1 varer og indkøbsskema 4 i afsnit 2.2 tjenesteydelser vedrører en oplistning af Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler på områderne varer henholdsvis tjenesteydelser. Forklaring til udbudsskemaerne skema 1 og skema 3 : Henvisningerne til bilag IIA og IIB i skemaet vedrører henvisning til to bilag til EU s udbudsdirektiv, der opremser alle tjenesteydelseskategorier (se afsnit 4.1). Bilag IIA vedrører EUudbudspligtige tjenesteydelser og bilag IIB vedrører ikke EU-udbudspligtige tjenesteydelser. Gør sådan! Varer: Ved indgåelse af vareindkøbsaftaler følges retningslinjerne i udbudsskema 1 i afsnit 2.1 (der kan ikke indgås vareindkøbsaftaler på områder der er aftaledækket af Finansministeriets forpligtende aftaler). Ved indkøb af varer, som vedrører Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler følges indkøbsskema 2 i afsnit 2.1. Tjenesteydelser: Ved indgåelse af tjenesteydelsesaftaler følges retningslinjerne i udbudsskema 3 i afsnit 2.2 (der kan ikke indgås tjenesteydelsesaftaler på områder der er aftaledækket af Finansministeriets forpligtende aftaler). Ved indkøb af tjenesteydelser, som vedrører Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler følges indkøbsskema 4 i afsnit Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler (udbudsskema 1) samt oplistning af FM s forpligtende indkøbsaftaler på vareområdet (indkøbsskema 2) Udbudsskema 1: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af vareindkøbsaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af vareindkøbsanskaffelsen Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde kravspecifikation og indhente minimum 2 skriftlige tilbud samt indgå en skriftlig kontrakt. 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 4

5 2.1) DKK Institutionen skal annoncere/udbyde vareindkøbsaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud. LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres og følges. Der skal udarbejdes kravspecifikation og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligten fra 13. juni 2007 benævnt ANNONCERINGS- PLIGT og hvad så nu?). 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3. DKK og derover. Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotice på adressen: Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Indkøbsskema 2: Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler på vareindkøbsområdet: Kontorartikler Fremgangsmåde ved køb på FM-aftalerne Kontorvarer Der kan vælges Dag til - dag levering eller konsignationslager. De to leveringsmuligheder kan også kombineres. Leverandør på begge aftaler: Staples Danmark ApS Forpligtende FMindkøbsaftaler Indkøbskategori 1920 Kopi- og Printpapir Almindeligt kopi- og printpapir. Specialpapir og transparenter til f.eks. udskrivning af foto og billedprint/tryk. Leverandør: Papyrus A/S 1670 IT forbrugsstoffer Kontormøbler og Skrivebordsbelysning Indkøbes hos ATEA A/S. Det omfatter bl.a. toner, ink-jetpatroner, cd-rommer, dvd er og andre dataforbrugsstoffer og tilbehør. Herunder computertasker, dataforbrugsvarer, datamedier (USB nøgler mm.), datatilbehør, specialpapir til foto og billedprint samt etiketter, transparenter og tilbehør. Indkøbes hos Scan Office eller Kinnarps Sortimentet omfatter hæve-sænkeborde, kontorstole, reoler, mindre mødeborde og stole samt skrivebordsbelysning

6 Printere Indkøbsaftalen omfatter ikke møbler mm. til møblering af f.eks. hvileområder, kantiner, undervisningslokaler, receptioner (fx skranker), større mødelokaler og konferencerum mv., af historiske lokaler og udenlandske repræsentationer eller ved indkøb af møbler til medarbejdere med anden arbejdsform end skærmterminalarbejde. Derudover kan der med lægeerklæring købes særlige ergonomiske møbler, som ikke findes i indkøbsaftalens sortiment. Kontormaskiner Indkøbes på aftalens sortiment hos ATEA A/S. Ingen som udgangspunkt Kopi og multifunktionsmaskiner AV materiel Indkøbes på aftalens sortiment hos Xerox. Det er således ikke muligt at købe selvstændige faxmaskiner, scannere, kopimaskiner mv. Produktionsmaskiner er ikke omfattet af indkøbsaftalen. Med produktionsmaskiner forstås maskiner, som typisk bruges i professionelle trykkerier. Disse maskiner er designet til store og komplekse trykkeopgaver, hvorfor de typisk er meget hurtige (+100 sider pr. minut for sort/hvid maskiner) og har ekstra meget efterbehandlingsudstyr. Indkøbes hos ATEA A/S Videokonferenceudstyr Omfatter: Projektorer, lærreder, interaktive tavler, to infoskærme, fladskærm, digitalkameraer, dokumentkameraer, Hi-Fi udstyr mv. Indkøbes hos: ATEA A/S, Calamus Danmark A/S, Solutors A/S Omfatter: Forskellige video-knudepunktsløsninger til anvendelse ved videokonferencer i hhv. SD-, HD- eller full HD-kvalitet. Forskellige videokonferenceløsninger, som er kompatible med det tilbudte videoknudepunksudstyr, i hhv. SDkvalitet samt HD og full HD-kvalitet. Computere mv. Indkøbes hos ATEA A/S, Lenovo Danmark eller Dell Sortimentet omfatter bl.a. stationære og bærbare computere, tynde klienter, fladskærme, tilbehør (taske til bærbar, rygsæk til bærbar, tastatur (USB 2, ergonomisk,

7 Servere Storage trådløs), mus (PS/2 tilslutning, USB, trådløs) samt en række serviceydelser. Bemærk at der er et overlap på produktsiden i forhold til aftalen om it-forbrugsstoffer på dele af tilbehøret! Der købes ind via miniudbud eller suppleringskøb. Miniudbud: 4 gange årligt vil institutionerne modtage en indkaldelse fra Kulturarvsstyrelsens koncernindkøbsfunktion om at deltage i Finansministeriet næste auktion over statens ordre på pc er mv. Her konkurrerer de tre leverandører på aftalen om at vinde ordren. Ordren opdeles i mindre partier. Vinderen af de enkelte partier på auktionen leverer varerne. Institutionen kender derfor ikke på forhånd leverandøren af den indmeldte ordre. Erfaringer viser, at der bliver opnået betydeligt lavere priser ved auktionerne end ved suppleringskøb. Suppleringskøb: Institutionen kan ved denne type køb selv bestemme hos hvilken af de tre leverandører samt hvornår købet foretages. Dog bør der være foretaget en afvejning af om merprisen ift. auktionspriserne (i 2007 ca. 10 % - 20 %) står mål med de ulemper, der vil være ved at udsætte købet til den næste auktion. Herunder hvor akut behovet er. Der kan i helt særlige og fagligt begrundede tilfælde undtagelsesvist købes computere uden for indkøbsaftalen til medarbejdere, der udfører ekstraordinære arbejdsopgaver, hvor arbejdet f.eks. kræver særligt store grafikkort, widescreen skærme, meget robuste computere eller lignende. Indkøbes hos Dell, Fujitsu-Siemens og Hewlett- Packard Servere købes direkte hos de ovennævnte leverandører eller hos de af leverandørerne anviste forhandlere. Ingen som udgangspunkt. Indkøbes hos Dell, Fujitsu-Siemens eller Hitachi Storage købes direkte hos de ovennævnte leverandører eller hos de af leverandørerne anviste forhandlere. Ingen som udgangspunkt Antivirussoftware Indkøbes hos F-Secure Corporation

8 Standard software Netværkskomponenter Trykkeri-, kopi- og printydelser Omfatter: Malwarebeskyttelse til alle typer klientmaskiner, malwareskjold til servere samt en mailløsning til Microsoft Exchange. Gateway-baseret scanningsløsning til netværkstrafik. En særlig version til terminalservere Ingen som udgangspunkt. Økonomistyrelsen og Microsoft har indgået koordineringsaftale på statens vegne på SKI Rammekontrakt nr om standardsoftware. Koordineringsaftalen sikrer storkunderabatter til staten på Microsofts kontorsoftwareprodukter. Koordineringsaftalen og dermed storkunderabatterne har virkning tilbage fra 1. april 2010 for licensaftaler, der tegnes med Microsoft på Rammekontrakten. Microsoft har i deres tilbud til SKI på at varetage Rammekontrakten udpeget en række forhandlere. Samtlige forhandlere på SKI Rammekontrakt nr er omfattet af aftalen. Det medfører, at de statslige institutioner skal vælge forhandler i henhold til SKI Rammekontrakt De statslige institutioner kan derudover indgå tilmeldingsaftaler på både Enterprise Agreement og Selectaftalen - alt efter institutionens behov. Det bemærkes, at Academics licenser ikke er omfattet af aftalen. Disse licenser kan således købes direkte på SKI Rammekontrakt nr om standardsoftware. Køb af Microsoft Academic licenser samt Campus og School agreement licenser er undtaget. Indkøbes hos Axcess A/S, Netdesign A/S eller ATEA A/S. Sortiment omfatter blandt andet: Switche, Wifi, firewalls Ingen som udgangspunkt. Trykkeriydelser: Sortiment og service: Foldere, Magasiner, Publikationer, Bøger, Plakater, Brevpapir og kuverter med tryk, Visitkort, Postkort, Lagerhotel mv. Leverandører: Datagraf A/S, GP-Tryk A/S, Konsortiet Rosendahls Schultz Grafisk. Køb foretages direkte på rammekontrakten til fast lav pris. Ved køb af tryksager til en værdi af mere end kr skal der gennemføres miniudbud. Se mere herom i vejledningen til anvendelsen af aftalen samt skabelonerne til brug ved miniudbud, som ligeledes findes på

9 Standard kopi- og printydelser: Sortiment og service: Kopi/print, Kopi/print i sort/hvid og farve, Formaterne A3, A4 og A5, Simplex og duplex, Ringbind i 4 formater, Efterbehandling mv. Leverandører: Pekema Gruppen, Prinfo Danmark, Schjølin Tryk, Scanprint A/S, Rosendahls A/S. Køb foretages direkte på rammekontrakten til fast lav pris. Ved køb af kopi- og printydelser til en værdi af mere end kr skal der gennemføres miniudbud. Se mere herom i vejledningen til anvendelsen af aftalen, som findes på Bemærk, at skemaerne ovenfor også gælder for indkøb af løst inventar, der indkøbes og finansieres af byggebevillinger, selvom selve byggearbejderne (og rådgivningen) er omfattet af andre retningslinier. 2.2 Fremgangsmåder ved indgåelse af tjenesteydelsesaftaler (udbudsskema 3) samt oplistning af Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler på tjenesteydelsesområdet (indkøbsskema 4) Udbudsskema 3: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af tjenesteydelsesaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af tjenesteydelsesanskaffelsen Fremgangsmåde ved indgåelse af tjenesteydelsesaftalen 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde skriftlig opgavebeskrivelse, indhente minimum 2 skriftlige tilbud samt indgå en skriftlig kontrakt. 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 9

10 2.1) DKK Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4.1): 2.2) DKK Institutionen skal annoncere/udbyde tjenesteydelsesaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres og følges. Der skal udarbejdes kravspecifikation og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligten fra 13. juni 2007 benævnt ANNONCERINGS- PLIGT og hvad så nu?). Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4. og 4.1): 2.3) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIB tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.1): 2.4) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.) og bilag IIB (se afsnit 4.1): Institutionen skal udbyde tjenesteydelsesaftalen efter tilbudsloven og følge udbudsdirektivets art. 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer samt udbudsdirektivets art. 35 stk. 4 om offentliggørelse af kontrakten. Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3.1) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4.1): Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotices på adressen: Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotice på adressen: 3.2) DKK og derover. Visse ydelser i Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.1 nedenfor): Indkøbsskema 4: Finansministeriets forpligtende indkøbsaftaler på tjenesteydelsesområdet: Fremgangsmåde ved køb på FM-aftalerne Forpligtende FMindkøbsaftaler Indkøbskategori 10

11 Telefoni Telefon- og Omstillingsanlæg Mobiltbredbånd Hjemmearbejdspladser Datakommunikation Abonnement og forbrug vedr. fastnet- og mobiltelefoni skal købes hos Telenor. Eksisterende aftaler og abonnementer skal flyttes til Sonofon hurtigst muligt. Det er institutionens ansvar at sikre, at flytningen iværksættes. Nye aftaler og abonnementer skal købes hos Sonofon. Bemærk aftalen også omfatter mobiltelefoner samt smart phones, som derfor skal købes hos Telenor og indenfor det udvalg, der er på indkøbsaftalen. Sikrede linjer og beredskabslinjer. Ren IP-telefoni er undtaget, men ikke trafik ud af netværket. Det skal ske via Telenor. Ved spørgsmål kontakt Kulturarvsstyrelsens koncernindkøbsfunktion. Hvis Telenor ikke har dækning i et område, og det derfor er nødvendigt at bruge et andet teleselskab, så skal der indhentes en skriftlig bekræftelse på dette fra Telenor. Der skal sendes en kopi af bekræftelsen til Kulturarvsstyrelsens koncernindkøbsfunktion. Udgifter til anskaffelser, drift og vedligehold mv. af telefon- og omstillingsanlæg inklusive licenser og platformsløsninger. Køb af fastnettelefoner, headsets til fastnettelefoner. Omfattet af Statens Kommunikationsplatform (SKP) Link: Kommunikationsplatform-SKP/Forbered-dinmyndighed.aspx Abonnement og forbrug for mobildatalinjer. Køb af mobilmodem (USB-dongles) Leverandør: Hi3G Denmark ApS Indkøbes hos TDC Eksisterende forbindelser skal flyttes til TDC hurtigst muligt, og nye forbindelser skal købes via TDC. Det er institutionens ansvar at sikre, at flytningen iværksættes. Sikrede linjer og beredskabslinjer. Hvis TDC ikke har dækning i et område, og det derfor er nødvendigt at bruge et andet selskab, så skal der indhentes en skriftlig bekræftelse på dette fra TDC. Der skal sendes en kopi af bekræftelsen til Kulturarvsstyrelsens koncernindkøbsfunktion. Indkøbes hos TDC Eksisterende forbindelser skal flyttes til TDC hurtigst muligt, og nye forbindelser skal købes via TDC. Det er institutionens ansvar at sikre, at flytningen iværksættes

12 IT-konsulenter Sikrede linjer og beredskabslinjer. Det samme gælder adgang via forskningsnettet. Hvis TDC ikke har dækning i et område, og det derfor er nødvendigt at bruge et andet selskab, så skal der indhentes en skriftlig bekræftelse på dette fra TDC. Der skal sendes en kopi af bekræftelsen til Kulturarvsstyrelsens koncernindkøbsfunktion. Dækker områderne It-sikkerhedsrådgivning og Itstrategisk rådgivning. Prisstruktur Kunden vælger selv, om købet foretages ved enten at afholde et miniudbud blandt de valgte rammeleverandører, eller ved at bestillingen afgives direkte til den billigste af de valgte rammeleverandører. It-sikkerhedsrådgivning indkøbes hos Aggrit A/S, Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab og Devoteam Consulting A/S. Sortiment: Rådgivning om hvordan kundens informationssikkerhed håndteres. Rammeaftalen definerer følgende itsikkerhedsrådgivningsydelser: Udformning af en it-sikkerhedspolitik, sikkerhedshåndbog, risikovurderinger, handlingsplaner og beredskabsplaner. Leverandørens metode til at implementere og vedligeholde en itsikkerhedspolitik følger IT- og Telestyrelsens DS 484 fasemodel. Delanalyser inden for det itsikkerhedspolitiske område. Afprøvning af sikkerhedsniveau hos kunden. Sparring inden for it-sikkerhedsområdet, eksempelvis i form af seminarrækker It-strategisk rådgivning indkøbes hos Capacent A/S, Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, Devoteam Consulting A/S, PA Consulting Group og Rambøll Management A/S Sortiment Rådgivning om etablering og indførelse af en it-strategi. It-strategi er blandt andet målene for anvendelsen af it med henblik på bedre at understøtte opgavevaretagelsen hos kunden. Rammeaftalen definerer følgende itstrategiske rådgivningsydelser: Udformning af it-strategi, herunder udarbejdelse af et it-strategidokument og handlingsplaner. It-strategien tager udgangspunkt i IT- og Telestyrelsens seneste vejledning på området. Se vejledningen på Konkrete tiltag underbygges med en business case efter den statsli- 12

13 ge business case model. Delanalyser inden for det it-strategiske område. Der er tale om enkeltstående analyser, der fx giver svar på kundens anvendelse af it i forhold til best practice på området. Delanalysen kan også give status over, i hvilket omfang kundens itstrategi overholdes. It-strategisk sparring, eksempelvis i form af seminarrækker. Formålet med den it-strategiske sparring er, at kunden opnår en større forståelse for og viden om det it-strategiske område, og at kunden bliver bedre i stand til at prioritere mellem mulige tiltag på området. Konferencefaciliteter Se leverandøroversigt på Statens Indkøb: Hotelophold i Danmark På aftalen er der sammenlagt 74 hoteller fordelt på 29 leverandører i 25 byer og områder i hele Danmark Flyrejser Rejsebureauydelser Aftalen om hotelophold vil afløse Danish Missionaftalerne, som Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S har forestået. Er ikke længere omfattet af de forpligtende indkøbsaftaler! SKI udbyder flyrejser. Leverandør på denne aftale er Carlson Wagonlit Travel. CWTs statsteam kan kontaktes på telefon: Definitioner og sondringer vedrørende vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter 3.1 Definitioner Vareindkøbskontrakt Ved»offentlige vareindkøbskontrakter«forstås køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En offentlig kontrakt, der vedrører levering af varer, og som også accessorisk omfatter monterings- og installationsarbejde, betragtes som en»offentlig vareindkøbskontrakt« Tjenesteydelseskontrakt Ved»offentlige tjenesteydelseskontrakter«forstås offentlige kontrakter, bortset fra offentlige byggeog anlægskontrakter og vareindkøbskontrakter, der vedrører tjenesteydelser nævnt i bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet, se afsnit 4. For at afgøre om, der er tale om en offentlig tjenesteydelseskontrakt er det dermed nødvendigt både at kende definitionen for vareindkøbskontrakt (se afsnit 3.1.1) og for bygge- og anlægskontrakt. Definitionen på en bygge- og anlægskontrakt er: Ved»offentlige bygge- og anlægskontrakter«forstås offentlige kontrakter om enten udførelse eller både projektering og udførelse af arbejder vedrørende en af de i bilag I til udbudsdirektivet omhandlede aktiviteter eller af bygge- og anlægsarbejde eller om udførelsen ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved»bygge- og anlægsarbejde«forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion. 13

14 Bemærk, at de tjenesteydelser i bilag IIA, der er nævnt under kategori 12, er omfattet af og skal behandles i bestemmelserne i statsbyggeloven og tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer Blandede ydelsesanskaffelser (tjenesteydelser og varer) Ved blandede tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, gælder der en almindelig 50% regel, hvorefter kontrakten betragtes som en»offentlig tjenesteydelseskontrakt«, hvis værdien af tjenesteydelsesanskaffelserne overstiger værdien af vareindkøbsanskaffelserne og omvendt. Der er også tale om en offentlig tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af bygge- og anlægsarbejderne som nævnt i udbudsdirektivets bilag I kun er accessoriske aktiviteter i forhold til kontraktens hovedgenstand Definition af udbud Finansministeriets definition af et udbud: Ved et udbud forstås den konkurrenceudsættelse, der sker ved den udbydende myndigheds opfordring til interesserede leverandører om at afgive tilbud på varetagelsen af en offentlig opgave. 4. Regler på udbudsområdet Dette afsnit indeholder en kortfattet beskrivelse af de udbudsregler, som finder anvendelse ved udbud af vare- og tjenesteydelsesaftaler (se udbudsskema 1 i afsnit 2.1 og udbudsskema 3 i afsnit 2.2). De vigtigste regelsæt på udbudsområdet er følgende: 1. Udbudsdirektivet: Bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter som indfører europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, benævnt (Udbudsdirektivet). De senere ændringer er: 1.1 BEK nr. 326 af 11. april 2006 vedrørende Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 1.2 BEK nr. 588 af 12. juni 2006 vedrørende Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Samtidig underretning af samtlige ansøgere og tilbudsgivere, stand still periode på 10 kalenderdage mv.) med tilhørende vejledning udstedt af Konkurrencestyrelsen september 2006 og bekendtgørelse om standstill fra d. 1. oktober BEK nr. 597 af 7. juni 2007 vedrørende Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v LOV nr 492 af 12/05/2010: Loven implementerer EU s kontroldirektiver og indeholder skærpede regler på udbudsområdet for EUudbudspligtige kontrakter. Loven er helt ny og gælder fra d. 1. juli EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV 2007/66/EF af 11. december 2007 om ændring af Rådets direktiv 89/665/EØF og 92/13/EØF for så vidt angår forbedring af effektiviteten af klageprocedurerne i forbindelse med indgåelse af offentlige kontrakter. 4. CPV-glosaret: KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 213/2008 af 28. november 2007 om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 om det fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV) og Europa-Parlamentets og Rådets udbudsdirektiver. 5. Tilbudsloven: LBK nr af 07/12/ Restanceloven: Finansministeriets lov nr af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger ( Restanceloven ). Ænd- 14

15 ret ved lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. - Ifølge Restanceloven har Kulturministeriet pligt til ved udbud at angive, at tilbudsgiver sammen med sit tilbud skal afgive en tro og love erklæring om ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Loven gælder både for nationale udbud og EU-udbud. 7. Samtidighedscirkulæret: Cirkulære om samtidig underretning af ansøgere og tilbudsgivere nr. 149 af 19. december Udbudscirkulæret: Finansministeriets cirkulære nr. 2 af 13. januar 2010 om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver. 4.1 Udbudsdirektivet Særligt om tjenesteydelsesaftaler i udbudsskema 3: Udbudsdirektivets anvendelse på tjenesteydelsesaftaler er todelt. Direktivet inddeler alle tjenesteydelser i 27 kategorier, og kategorierne er delt mellem to bilag benævnt bilag IIA og bilag IIB. Bilag IIA indeholder 16 udbudspligtige tjenesteydelseskategorier nummereret 1-16, mens bilag IIB indeholder 11 ikke udbudspligtige tjenesteydelseskategorier nummeret 17-27, se bilagene i afsnit 4.3. For tjenesteydelser opført på bilag IIA er der udbudspligt, hvis aftalens anslåede værdi er større end eller lig med DKK excl. moms. Ved bilag IIA ydelser er der pligt til at offentliggøre aftalen i EU-Tidende i overensstemmelse med bestemmelsen i art. 35 stk. 4. For tjenesteydelser opført på bilag IIB er der ikke udbudspligt efter udbudsdirektivet, men derimod efter tilbudsloven. Er aftalens anslåede værdi større end eller lig med DKK ekskl. moms skal bestemmelserne i art. 23 og 35 stk. 4 følges. Ved bilag IIB ydelser er der pligt til at følge proceduren i art. 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer og art. 35 stk. 4 vedrørende offentliggørelse af resultatet af kontraktindgåelsen i EU-Tidende. Særligt om kategori 5 og 8 til bilag IIA (udbudsskema 3): Udbudspligten efter udbudsdirektivets kategori 5 til bilag IIA gælder ikke for følgende tjenesteydelser: taletelefoni, telex, radiotelefoni, personsøgning og satellitkommunikation. Bemærk: Hvis der ikke er pligt til EU-udbud efter udbudsdirektivet er der udbudspligt efter tilbudsloven for så vidt, at opgavens værdi overstiger DKK excl. moms. Følgende andre tjenesteydelser er udbudspligtige efter udbudsdirektivets kategori 5 når tærskelværdien er DKK og derover (listen er ikke udtømmende): telekommunikation, telefon- og datatransmissionstjenester, mobiltelefontjeneste, lukkede brugertelefontjenester, telefonomstillingstjenester, elektroniske meddelelser- og informationstjenester, elektroniske dataudvekslingstjenester, elektroniske posttjenester, valueadded-informationstjenester, sammenkobling af netværk, distancearbejde, telekonferencetjenester, telematiktjenester m.v. Udbudsdirektivets bilag IIA kategori 8. For så vidt angår tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling er disse omfattet af direktivets udbudspligt, når udbyttet af forsknings- og udviklingsprojektet alene tilhører ordregiver til brug for egen virksomhed og ordregiver egenfinansierer projektet. Tærskelværdien for, hvornår der foreligger pligt til EU-udbud af tjenesteydelser efter kategori 8 er DKK kr. 15

16 Bemærk: Hvis der ikke er pligt til EU-udbud efter udbudsdirektivets bilag IIA kategori 8, er der fortsat udbudspligt efter tilbudsloven for så vidt, at tjenesteydelsesaftalen overstiger DKK ekskl. moms. Særligt om beregning af kontraktens anslåede værdi: Hvorvidt institutionen forpligtes til at gå i udbud og følge udbudsreglerne afhænger af den konkrete aftales anslåede værdi incl. værdien af eventuelle optioner herunder tilkøbsydelser og forlængelser. Der må ikke ske opdeling af opgaver og leverancer i flere aftaler og delaftaler, herunder en tidsmæssig opdeling, med det formål at omgå udbudsreglerne. Ved offentlige kontrakter om leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer er grundlaget for beregning af kontraktens anslåede værdi a) eller b): a) den offentlige kontrakts anslåede samlede værdi for så vidt angår tidsbegrænsede kontrakter, hvis løbetid er tolv måneder eller derunder, eller kontraktens samlede værdi for så vidt angår tidsbegrænsede kontrakter, hvis løbetid er over tolv måneder, inklusive den anslåede overskydende værdi. b) den månedlige værdi, multipliceret med 48, for så vidt angår tidsubegrænsede offentlige kontrakter eller offentlige kontrakter, hvis løbetid ikke kan fastsættes nærmere. For offentlige vareindkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, beregnes kontraktens anslåede værdi på grundlag af: a) enten den samlede faktiske værdi af lignende successive kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående tolv måneder eller det foregående regnskabsår, så vidt muligt korrigeret for at tage hensyn til forventede ændringer i mængde eller værdi i løbet af de tolv måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt b) eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de tolv måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over tolv måneder. Ved beregningen af den anslåede værdi af offentlige tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er fastsat en samlet pris: a) for tidsbegrænsede kontrakter, hvis de løber i 48 måneder eller derunder: den anslåede samlede værdi for hele løbetiden b) for tidsubegrænsede kontrakter eller kontrakter, hvis løbetid er over 48 måneder: den månedlige værdi multipliceret med 48. Såfremt tjenesteydelserne er opdelt i flere delydelser, for hvilke der indgås særskilte aftaler, skal værdien af hver enkelt delydelse tages i betragtning/sammenlægges ved beregningen af den anslåede værdi. Aftalens værdi anslås inden beslutningen om, der skal foretages udbud. Værdien skal anslås på et tilstrækkeligt grundlag dvs. på grundlag af vurderinger af opgavens omfang og prisniveauet for udførelse af tilsvarende opgaver. I tilfælde af tvivl skal der indhentes oplysninger (men ikke tilbud) herom fra to eller flere leverandører. I forbindelse med indhentning af oplysninger om prisniveau m.v. er det ikke tilladt at gennemføre forhandlinger med det formål at bringe aftalens værdi under en tærskelværdi for udbud. Hvis den anslåede værdi er under en tærskelværdi for udbud, og det viser sig, at den endelige aftale mod forventning overstiger en tærskelværdi for udbud, skal udbud kun afholdes, hvis værdien af tjenesteydelsesaftalen er anslået på et utilstrækkeligt eller forkert grundlag. Ved væsentlige afvigelser bør der som hovedregel gennemføres et udbud. 4.2 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne indebærer følgende regler, som institutionen skal være særlig opmærksom på at overholde, når de gennemfører et udbud: 16

17 - Stand-still: Stand-still perioden er den periode, der løber fra ordregiver har meddelt hvem der vinder udbuddet og til endelig kontrakt underskrives. o Stand-still perioden regnes fra dagen efter meddelelse/underretning sendes til tilbudsgiverne om, hvem der vinder og hvem der får afslag. Perioden er 10 kalenderdage ved elektronisk meddelelse/underretning og 15 kalenderdage ved brevpost. o Da perioden først regnes fra dagen efter meddelelse/underretning, må der tidligst underskrives en kontrakt, 11 kalenderdage ved elektronisk underretning og 16 kalenderdage ved underretning pr. brev, efter at meddelelserne er udsendt. F.eks.: Send samtidig til vinderen og de tilbudsgivere der får afslag og vent med at underskrive kontrakten indtil den 11. dag efter meddelelse/underretning er afsendt. - Oplysningspligt ved underretning: Ordregiver skal i sin meddelelsesskrivelse/underretning (om afslag på tildeling af kontrakt) oplyse hvornår stand-still perioden udløber. Hvis ordregiver ikke oplyser om hvornår stand-still perioden udløber, kan ordregiver risikere, at Klagenævnet for Udbud udsteder påbud om lovliggørelse af udbudsproceduren eller erklærer en indgået kontrakt for at være uden virkning. Ordregiver er forpligtet til, ved underretning om afslag til tilbudsgiverne, summarisk at redegøre for sin evaluering af tilbuddene eller ansøgningerne om prækvalifikation. - Uden virkning: Uden virkning betyder i realiteten, at kontrakten skal ophæves. Klagenævnet for Udbud kan udstede påbud om at en civilretlig kontrakt bringes til ophør. Klagenævnet for Udbud, kan (1) i visse tilfælde udstede påbud om, at en kontrakt, som erklæres for uden virkning, helt eller delvist skal bringes til ophør og Klagenævnet for Udbud er i nærmere bestemte situationer (2), forpligtet til at udstede påbud om, at en kontrakt, som erklæres for uden virkning, helt eller delvist SKAL bringes til ophør. o Ad (1): Klagenævnet for Udbud kan erklære en kontrakt for at være uden virkning, hvis kontrakten er indgået i stand-still perioden, eller hvis kontrakten indgås, selvom klage har opsættende virkning eller klage er tillagt opsættende virkning. o Ad (2): Klagenævnet for Udbud SKAL erklære en kontrakt for at være uden virkning: hvis en kontrakt er indgået uden afholdelse af en udbudsprocedure. hvis kontrakten er indgået i strid med reglerne om stand-still eller opsættende virkning af en klage og ordregiver SAMTIDIG har handlet på en måde, der har påvirket tilbudsgivernes muligheder for at få tildelt kontrakten. hvis et mini-udbud er undladt på en rammeaftale (f.eks. SKI rammeaftale), og kontraktværdien er over tærskelværdien. - Automatisk opsættende virkning: Klage indgivet til Klagenævnet for Udbud i standstill perioden vil automatisk blive tillagt opsættende virkning i op til 30 dage. (Opsættende virkning, indebærer for ordregiver at ordregiver ikke må foretage sig yderligere i udbudsprocessen, fx underskrive kontrakt, før Klagenævnet for udbud har vurderet klagen) - Præklusive klagefrister: Der gælder præklusive klagefrister for tilbudsgiverne/ansøgerne. o o Tilbudsgivers klagefrist er 6 måneder regnet fra dagen efter den dag at bekendtgørelse er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Ansøgers klagefrist er 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. - Mulighed for suspension af udbud: Klagenævnet for Udbud kan suspendere ordregivers udbudsprocedure eller ulovlige beslutninger i forbindelse med udbudsforretningen og udstede påbud om lovliggørelse af udbudsproceduren eller beslutninger i forbindelse med udbudsproceduren. - Mulighed for bøder: Klagenævnet for Udbud skal i visse tilfælde pålægge ordregiver en økonomisk sanktion, som alternativ til >>uden virkning<<. Den økonomiske sanktion vil altid udgøre mindst kr. og maksimalt 10 mio. kr. - Ordregiver kan lovligt tildele en kontrakt direkte, (dvs. uden udbud) ved at offentliggøre bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed i Den Europæiske 17

18 Unions Tidende, såfremt en række betingelser er overholdt i lovens 4. Her gælder også en stand-still periode på 10 dage (hvilket i realiteten er 11 dage, da kontrakten først kan underskrives på den 11. dag fra underretning er udsendt). Bemærk, at det er forudsat, at begrundelsen for at tildele direkte er lovlig i henhold til udbudsreglerne. Godt råd ved gennemførelse af udbud i lyset af lov om håndhævelse af udbudsreglerne: Ansvarsbegrænsning: Kulturarvsstyrelsens udbudsfunktion anbefaler, at institutionerne i EU-udbudspligtige kontrakter, fremover overvejer at begrænse institutionernes erstatningsansvar i forhold til den valgte leverandør, for det tilfælde at Klagenævnet for Udbud erklærer hele eller dele af kontrakten for at være uden virkning og/eller aftaler et opsigelsesvarsel, så institutionen kan komme ud af kontrakten før tid. 4.3 Bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet Bilag II til udbudsdirektivet Tjenesteydelser omhandlet i artikel 1, stk. 2, litra d) Bilag IIA 1) Kategorier Beskrivelse CPC-reference- CPV-referencenummer nummer 2) 1 Vedligeholdelse og reparation 6112, 6122, 633, (undt og , , 2 Landtransport 3), herunder sikkerhedstransport og kurérvirksomhed, undtagen postbesørgelse 3 Lufttransport: Transport af personer og gods, undtagen postbesørgelse 712 (undt ), 7512, , ) (undt , , ) og (undtagen 7321) (undt , ) 4 Postbesørgelse på land 71235, , ) og i luften , Teletjenester , og Finansielle tjenesteydelser: a) Forsikring b) Bank- og investeringstjenesteydelser 4) 7 Edb-tjenesteydelser og her med beslægtede tjenesteydelser ex 81, 812, og ) , (undt og ) 8 FoU-tjenesteydelser 5) (undt , ,

19 9 Regnskab, revision og bogholderi 10 Markeds- og opinionsunder søgelser 11 Managementkonsulentvirksomhed 6) og hermed be slægtede tjenesteydelser 12 Arkitektvirksomhed: Rådgivende ingeniørvirksomhed og integreret ingeniørvirksomhed, byplanlægning og landskabsarkitektur, hermed beslægtet teknisk-videnskabelig konsulentvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse 0) og , , , (undt ) og , , , , , , og og Reklamevirksomhed (undt og ) 14 Bygningsrengøring og ejen domsadministration 874, til og Forlags- og trykkerivirksom hed på honorar- eller kontraktbasis 16 Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser og , , ) I tilfælde af forskellige fortolkninger mellem CPV og CPC finder CPC-nomenklaturen anvendelse. 2) CPC-nomenklaturen (den midlertidige udgave), som bruges ved fastlæggelse af anvendelsesområdet for direktiv 92/50/EØF. 3) Undtagen de i kategori 18 omhandlede jernbanetransportydelser. 4) Undtagen finansielle tjenesteydelser vedrørende emission, køb, salg og overdragelse af værdipapirer eller andre finansielle instrumenter samt centralbankers tjenesteydelser. Tjenesteydelser, der består i erhvervelse eller leje - uanset de finansielle betingelser - af jord, eksisterende bygninger eller anden fast ejendom, eller som vedrører rettigheder hertil, er også udelukket; dog er aftaler om finansielle tjenesteydelser, der indgås samtidig med eller før eller efter aftalen om erhvervelse eller leje, uanset form, omfattet af dette direktiv. 5) D.v.s. for så vidt angår tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling er disse omfattet af bilag IIA kategori 8, når udbyttet af forsknings- og udviklingsprojektet alene tilhører ordregiver til brug for egen virksomhed og ordregiver fuldt ud betaler for projektet. Tærskelværdien for, hvornår der foreligger fuld udbudspligt af tjenesteydelser efter kategori 8 er kr. 6) Undtagen voldgiftsafgørelser og mægling. Bilag IIB Kategorier Beskrivelse CPC-reference- CPV-referencenummer nummer 17 Hotel- og restaurationsvirksomhed og Jernbanetransport og

20 19 Transport ad vandveje og Støtte- og hjælpetransporttjenesteydelser , , , , (undt , , ) og , Juridiske tjenesteydel ser 22 Personaleudvælgelse og rekruttering 1) 23 Efterforsknings- og sikkerhedstjenesteydelser, undtagen sikkerhedstransport 24 Undervisning og erhvervsuddannelse 25 Sundheds- og socialvæsen 26 Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter (undt ) og (undtagen 87304) og (undt og ) og (undt ) 27 Andre tjenesteydelser 2) 1) Undtagen ansættelseskontrakter. 2) Undtagen aftaler om radio- og fjernsynsforetagenders erhvervelse, udvikling, produktion eller koproduktion af programmer og aftaler om sendetid. 20