Formål: I henhold til Folkeoplysningsloven skal kommunen anvise eksisterende egnede lokaler og udendørsanlæg med fornødent udstyr til:

Transkript

1 Reglement for anvisning og benyttelse af lokaler m.v. Retningslinier for lokaleanvisning: Formål: I henhold til Folkeoplysningsloven skal kommunen anvise eksisterende egnede lokaler og udendørsanlæg med fornødent udstyr til: - Aktiviteter for børn unge - Folkeoplysende voksenundervisning - Aktiviteter for voksne De kommunale lokaler og udendørsanlæg skal med lys, varme, bad, rengøring, inventar, undervisningsmateriel stilles vederlagsfrit til rådighed til foreninger i Svendborg Kommune Hvem kan benytte lokaler: Lokaleanvisning i henhold til folkeoplysningsloven af ledige lokaler m.v. sker efter: 1. Musikskole/ ungdomsskole 2. Godkendte foreninger jf. Folkeoplysningsloven 3. Øvrige foreninger fx 1. Borger-, beboer-, og grundejerforeninger 2. Elevforeninger og andre foreninger el. lign. Med tilknytning til skolerne. 3. Lokalråd 4. Pensionistforeninger 5. Humanitære hjælpeorganisationer 6. Møder af almen offentlig karakter. For nævnte grupper er lokaleanvisningen gratis. Kommunale lokaler m.v. kan ikke anvises til erhvervsmæssige, kommercielle eller private formål.

2 Anden benyttelse: Ansøgninger om lokalebenyttelse, der ikke kan henføres til de før omtalte grupper, afgøres af Udvalget for Kultur og Planlægning Ansøgning, anvisning, aflysning og afmelding. 1) Ansøgningsskemaer, der skal benyttes til skoler, afhentes på den enkelte skole. 2) Ved sæsonudlån 1. august 30. juni er ansøgningsfristen den 1. maj på den enkelte skole. Svar gives ultimo juni. 3) Ved udlån for enkelte dage, skal den enkelte skole ansøges senest 4 uger før benyttelsen ønskes. 2) Anvisning sker ved, at ansøgningsskema returneres til ansøgeren med påtegning om anvisningens omfang. Benyttelse af lokaler er generelt aflyst på alle helligdage og i skolernes ferier, herunder i weekends før og efter ferien. Ansøgning om benyttelse på disse dage skal fremsendes senest 4 uger før benyttelse ønskes. Skolerne samarbejder om fordeling. Anviste lokaler, der ikke skal anvendes, skal straks afmeldes til skolen/ teknisk service leder, af hensyn til muligheden for anvisning til anden side. Afmelding skal også finde sted, selv om aflysningen kun gælder en enkelt gang, af hensyn til risikoen for tyveri og hærværk i åbne, men ubenyttede lokaler. Senest 8 dage før den første benyttelse skal den ansvarlige leder kontakte skolen/ teknisk service leder for aftale om praktiske forhold og særlige lokale bestemmelser. Skal der benyttes Av-midler m.m. Det er kun efter særlig tilladelse tilladt at kræve entre ved arrangementer i lokaler og anlæg, der er stillet til rådighed for fritidsvirksomhed for børn og unge og brugere, der ikke er omfattet af Folkeoplysningsloven. Ansøgning herom indsendes til Kultur- og fritidsafdelingen senest 4 uger før afholdelsen af det ønskede arrangement. Skolen bestemmer hvilke lokaler der kan benyttes til det ansøgte arrangement. Skolernes ordensregler, alkohol og rygepolitik skal overholdes. Aflysninger fra skolens side vil kunne forekomme, hvis skolen selv skal benytte Lokaler til arrangementer i skoleregi.

3 Afbud skal meddeles skolens tekniske service leder senest 3 dage før af hensyn til lukning af skolen. Inden lokalerne forlades lukkes vinduer og lyset slukkes. Særlige regler for overnatning: Lokaler på kommunale skoler kan anvises til overnatning til skoler, institutioner og foreninger under folkeoplysningsloven. Ansøgning om overnatning sker ved indsendelse af ansøgningsskema til den enkelte skole. Skemaet vedlægges et program for det påtænkte arrangement. Ansøgning indsendes senest 4 uger før den ønskede benyttelse. Senest 14 dage før, rettes henvendelse til teknisk service leder for aftale om praktisk forhold, evt. opstilling eller andet. Ligeledes udfyldelse af skema til beredskabssektionen. Antal overnattende oplyst til beredskabssektionen er bindende for betaling. Oplysninger kan maile s til Beredskabschef Knud-Otto Westergaard. Knud-otto.westergaard@svendborg.dk Aflysning skal meddeles skolen senest 8 dage før arrangement. Der opsættes røgalarmer i alle lokaler som benyttes til overnatning. Nærmere forhold om dette aftales med den tekniske serviceleder. Ved større arrangementer eller arrangementer af særlig pladskrævende eller omkostningstung karakter kan skolen og arrangørerne indgå særaftale om betaling. I henhold til vedtagelse om overnatning på kommunale skoler, kan der opkræves op til kr. 40,00 Pr. Person/overnatning. Brugeren skal under og efter overnatningsarrangementet sørge for oprydning af samtlige benyttede lokaler, gange og udendørs arealer. De nødvendige rengøringsmaterialer, affaldssække m.v. stilles til rådighed efter aftale med teknisk service leder. Ved overnatningsarrangement bliver lokaler der er stillet til rådighed af teknisk service leder, påset før og efter arrangementet. Oprydningen

4 skal være foretaget tilfredsstillende. I modsat fald fremsendes særskilt regning for oprydning. Brugerne skal under overnatningsarrangementet overholde de brandmæssige forskrifter, herunder: 1. Rygeforbud på hele skolens område 2. at adgangen til branddøre, vinduer, udgangsdøre og brandslukningsudstyr ikke blokeres af sovepladser, bagage, inventar m.v. 3. at der i gymnastiksale friholdes flugtveje, så alle deltagerne har let adgang til udgangene. 4. at lederne orienterer sig om brandslukningsudstyrets placering og anvendelse samt mulighederne for tilkaldelse af hjælp. 5. at der ved overnatningsarrangement omfattede mere end 150 personer på en skole etableres fast, vågen vagt, der regelmæssigt runderer i lokalerne og påser, at brandforskrifterne overholdes. Brugerne har ansvaret for lokalerne i det tildelte tidsrum, og må om nødvendigt etablere en vagtordning ved indgangsdørene under hele overnatningsarrangementet. Indgangsdørene aflåses normalt i tidsrummet kl , med mindre der træffes anden aftale med skolen. Enhver skade på eller uregelmæssighed ved lokaler, inventar, udstyr m.v. skal straks meddeles skolen. Skader m.v. forårsaget af deltagerne vil bliver udbedret for brugernes regning. Almindelige ordensregler, alkohol og rygepolitik skal overholdes.

5 Anvisning af kommunale udendørsanlæg: Alle udendørsanlæg i Svendborg Kommune kan stilles gratis til rådighed for klubber og foreninger hjemmehørende i Svendborg Kommune. Ansøgning: Skriftlig ansøgning eller mail fremsendes med oplysninger om: Ansøgning fremsendes til: Kultur- og Fritidsafdelingen Ramsherred Svendborg Mail: kulturogplan@svendborg.dk senest 4 uger før benyttelse Hvor der søges Dato og tidspunkt Hvad arealet skal anvendes til Evt. Program for arrangementet Ansøgning om udendørsanlæg for sæson (1.august Juni) skal indsendes senest 1. Maj. Svar gives ultimo juni. Enkeltarrangementet behandles løbende og bedes fremsendes senest 1 måned før anlægget skal buges.