Nyt koncept for KONTRAKTSTYRING. Afdelingschef, Adam Hey Udbud & Indkøb 3. november 2015

Transkript

1 Nyt koncept for KONTRAKTSTYRING Afdelingschef, Adam Hey Udbud & Indkøb 3. november 2015

2 Kort om Frederiksberg Kommune Borgere (aktionærer) (vækst) Bestyrelse ( ) 25: (10 + 6) = = 25 Budget 2016: Ca. 4,6 mia. kr...uændret siden 2010! Årlige indkøb: Ca. 1,7 mia. kr. Traditionelle udbud: Varer/tjenester: (Frederiksberg, SPAR5 eller SKI) Nøgleoplysninger: A) Akkumuleret effekt : I alt ca. 50 mio. kr. B) Udbud af to plejecentre og hele hjemmeplejen C) OPP-projekter (En svømmehal, flere P-kældre!) Indikator for KonkurrenceUdsættelse: IKU: 26,6 (2014) Skatteprocent: 22,8 (3. laveste i DK) Medarbejdere: Ca (ca. 600 i administrationen) Medlem af KL (interesseorganisation): I alt 98 kommuner (Før 2007: 273) Areal inkl. Frb. Have + Sdr.marken!: 8,7 km2 (Mindre end Kbh. Lufthavn!) Omegnskommune: København (!)

3 Frederiksberg Kommune - Organisation Borgmester Kommunaldirektør Direktion (5) Stabsområdet Økonomi HR-funktioner Kommunikation Serviceområdet Udbud & Indkøb: (10 normeringer) Juridisk afdeling Borgerservice Kultur/Fritid IT-afdeling By- og Miljøområdet Fysisk planlægning Infrastruktur Grønne områder Ejendomme Brandvæsen Renovation Børne- og Ungeområdet Skoler/SFO Daginstitutioner Specialinstitutioner/børn Social-, sundheds- og arbejdsmarkedsområdet Adm. Sociallovgivning Ældreområdet Særligt udsatte Beskæftigelse Rådhusservice

4 Hvad er kontraktstyring? I dag: Reaktiv frem for proaktiv! Begreberne: Kontraktstyring, kontraktopfølgning, contract management, kontraktkontrol, audit. kært barn har mange navne I Frederiksberg Kommune er Kontraktstyring. en præcist beskrevet opfølgningsproces, der systematisk følger op på en række centrale elementer i en indgået kontrakt/samarbejdsrelation mellem en leverandør og Frederiksberg Kommune! Eller kort: Får vi det, vi har bedt om i bred forstand til den aftalte pris?

5 Formålet med kontraktstyring Leverance Behov Kontrakt Sikre overensstemmelse mellem den bestilte ydelse og den faktisk leverede ydelse Opsamle viden til brug for genudbud (matche marked) Afklare, om den faktisk leverede ydelse matcher det reelle behov (matche behov) under hele kontraktperioden?

6 Kontraktopfølgningspunkter A. ØKONOMISKE FORHOLD Priser Prisregulering Faktureringsforhold Betalingsbetingelser Forsikringer Garantier B. TEKNISKE FORHOLD Funktionsdygtighed Kvalitetsniveau Brugeregenskaber Leveringsbetingelser C. KLAUSULER OG MILJØ Arbejdsmiljø Sociale klausuler (CSR) Arbejdsklausuler (ILO 94) Miljøregler og -love Etik (ILO 29, 100, 105, 111 m.v.) Sikkerhed Produktionsproces (herunder miljø, grønne indkøb, affald, genbrug m.v.) D. Øvrige forhold?

7 Opfølgningsmetoder Statusmøder med leverandøren, 2 x årligt (fast dagsorden) Stikprøvekontroller, hvert kvartal (individuelle kontrolpunkter) Priser, mængde, vægt, sortiment m.v. Brugerundersøgelser (generel tilfredshed og kvalitet), 1 x årligt F.eks. Kontrakter vedr. lønadministration, kantinedrift) Fakturakontrol af enhedspriser, hver måned samt stikprøvebasis Kvalitetskontrol, løbende via tilbagemeldinger fra brugere Compliancemålinger, 2 x årligt leverandør rolle! Selvrapportering på udvalgte områder? Enkle skematiske værktøjer med elektronisk opsamling!

8 Hvem foretager kontraktstyringen? Udbudstovholder for hver kontrakt med kontaktperson i fag-/ forvaltningsområdet Kontraktstyringsteam med repræsentanter for U&I, fagområde og evt. specialistafdeling, f.eks. Økonomi, Miljø, ekstern konsulent. Kontraktstyringsplan for kontraktperioden: Opgaver, ansvar og tidsplan. Udbud & Indkøb er tovholder og ansvarlig for gennemførelsen af den faktiske kontraktopfølgning - ved mødeindkaldelse, dagsorden og opsamling af målinger for kontraktoverholdelse. Rapportering til fagområde, direktionen, politiske niveau.?

9 Kontraktstyringsteam U&I (tovholder) Følger primært op på alle kontraktlige forhold herunder priser, prisreguleringer, faktureringsforhold, forsikringer, garantier, klausuler, allonger, misligholdelse, bod m.v. Fagområde Følger primært op på alle tekniske specifikationer herunder kvalitet, faglighed, funktionsdygtighed, brugeregenskaber sikkerhed m.v. Specialist Følger primært op på alle specielle krav herunder miljø, økologi, affald, genbrug, sikkerhed m.v.

10 Ex. på kontraktopfølgning - Rengøring A. ØKONOMISKE FORHOLD - (vægt) Priser 2 Prisregulering 4 Fakturerings- og betalingsbetingelser 2 Betalingsbetingelser 1 Forsikringer/garantier 3 B. TEKNISKE FORHOLD - (vægt) Funktionsdygtighed 2 Kvalitetsniveau 5 Brugeregenskaber 5 Leveringsbetingelser 5 C. KLAUSULER OG MILJØ (vægt) Arbejdsmiljø 3 Sociale klausuler (CSR) 4 Arbejdsklausuler (ILO 94) 5 Miljøregler og love 3 Etik (ILO 29, 100, 105, 111 m.v.) 3 Sikkerhed 2 Produktionsproces (herunder miljø, grønne indkøb, affald, genbrug) 3 4-5: meget kritisk faktor -> høj fokus 1-3: mindre kritisk faktor -> lille fokus

11 Ex. på kontraktopfølgning Hjemmepleje A. ØKONOMISKE FORHOLD (vægt) Priser 2 Prisregulering 4 Fakturerings- og betalingsbetingelser 2 Betalingsbetingelser 3 Forsikringer/garantier 4 B. TEKNISKE FORHOLD (vægt) Funktionsdygtighed 5 Kvalitetsniveau 5 Brugeregenskaber 5 Leveringsbetingelser 5 C. KLAUSULER OG MILJØ (vægt) Arbejdsmiljø 3 Sociale klausuler (CSR) 4 Arbejdsklausuler (ILO 94) 5 Miljøregler og love 3 Etik (ILO 29, 100, 105, 111 m.v.) 3 Sikkerhed 2 Produktionsproces (herunder miljø, grønne indkøb, affald, genbrug m.v.) 5 4-5: meget kritisk faktor -> høj fokus 1-3: mindre kritisk faktor -> lille fokus

12 Miljø/CSR samarbejdsorg. POGI Oprettet i 2006, Frederiksberg Kommune tilsluttede sig POGI i 2012 Gensidigt forpligtende samarbejde mellem offentlige organisationer, der ønsker at gøre en indsats for miljøet gennem indkøb Fælles udarbejdelse af grønne forpligtende mål i indkøb Medlemmer: 9 Kommuner, 2 Regioner, Miljøministeriet og Vandcenter Syd Ambassadørniveau med politiske ledelse miljøministeren og borgmestre, som bl.a. har til ansvar at lancere nye mål. DIEH Frederiksberg Kommune er medlem af DIEH (Dansk Initiativ for Etisk Handel) Sikrer rammerne for etiske krav i udbud Vidensdeling og metodeudvikling Fokus på miljø og klima Overgang til El-biler Vindmøller, andel i Frederiksbergs Forsynings - vindmølleprojekt Grønne og bæredygtige overvejelser inden for affaldsområdet (fx forsøg med indsamling af bioaffald)

13 Spørgsmål.??? Adam Hey Tlf