Protokollat fra bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 8. juni 2016 kl Skjoldenæsholm Konferencecenter, Skjoldenæsvej 106, 4174 Jystrup

Transkript

1 Protokollat fra bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 8. juni 2016 kl Skjoldenæsholm Konferencecenter, Skjoldenæsvej 106, 4174 Jystrup Indkaldt til mødet 1. Formand Per B. Christensen, direktør i Børne og kulturforvaltningen i Næstved kommune 2. Næstformand Hanne Hermansen, FOA 3. Henrik Hvidesten, borgmester i Ringsted kommune Til kl Susanne Lundvald regionsmedlem i Region Sjælland - AFBUD 5. Dorte Saabye, direktør i Solrød kommune - AFBUD 6. Hanne Sveistrup Demant, vicedirektør i Region Sjælland 7. Kasper Sonne, centerchef i Faxe Kommune 8. Lissi Lund, afdelingsformand i FOA Sydsjælland - AFBUD 9. Lone Hansen, sektorformand i FOA i Roskilde 10. Camilla Wang, rektor på University College Sjælland 11. Kenneth Peetz, SSA elevrådsformand 12. Nicki Keyani, næstformand i elevrådet - AFBUD 13. Michael Viese, medarbejder i afdeling Køge 14. Kirsten Dieckmann, medarbejder i afdeling Køge 15. Søren Clausen, direktør i SOSU Sjælland 16. Anders Sevelsted, vicedirektør i SOSU Sjælland Som referent Lizette Ramlyng, medarbejder i SOSU Sjælland Gæster til temadrøftelsen, punkt 2: Regina Lamscheck-Nielsen Roelof Wouwenaar Niels Blinkenberg Gæster til punkt 3: Kristine Skriver Mortensen

2 Procestegner 1. Dagsorden Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser 2. Temadrøftelse digitalisering i SOSU Sjælland hvorfor, hvorhen og hvordan? kl Temadrøftelsen vil være under ledelse af Regina Lamscheck-Nielsen, ekstern konsulent, som for tiden står for en større analyse og udarbejdelse af en egentlig digitaliseringsstrategi. Temadrøftelsen vil være en vekselvirkning mellem oplæg og drøftelser, og bestyrelsen skal medvirke til at pege på visioner for skolens digitalisering Velkomst Velkomst & Personlig præsentation intro Formålet med workshoppen og forløb Indledende ord: Digitalisering hvorfor Præsentation digitalisering i sundhed & pleje Hvad betyder digitalisering af den offentlige sektor Hvad betyder digitaliseringen for medarbejdernes nye roller i sundhed & pleje Præsentation strategiarbejde Det igangværende arbejde med strategien og de foreløbige resultater: hvordan og hvorhen Grupper & opsamling Proces til at danne billeder for strategiens overordnede vision og for de enkelte indsatsområder Opsamling (kort) Den fremtidige organisatoriske forankring af digitalisering Online oplæg om organisatorisk udvikling Knaster og chancer i processen - organisatorisk udvikling ved digitalisering Regina Lamscheck- Nielsen, Moeve aps Niels Blinkenberg Federspiel, KMD Regina Roelof Wouwenaar, SOSU Sjælland Søren Clausen Roland Hachmann, phd.stud. SDU / UC Syd 3. Opfølgning på Elevtilfredshedsundersøgelsen i forhold til de fysiske forhold v/konsulent Kristine Skriver Mortensen kl Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen beder direktionen om at følge op på undersøgelsen der hvor det giver konkret mening.

3 4. Orientering v/formanden 5. Orientering v/direktøren Orientering om processen med ansættelser til ny organisation. En oversigt over udbudsansøgningerne. Orienteringen blev taget til efterretning. 6. Orientering v/andre Camilla Vang oplyste, at UCSJ har fået besked, om at de må øge sygeplejerskeuddannelsen med 50 pladser i optageområdet. Orienteringen blev taget til efterretning. 7. Status på arbejdet med de fire bundlinjer v/direktøren (bilag a) Der gives en halvårlig opfølgning på skolens strategi 2020 og det medfølgende målparadigme også kaldet de fire bundlinjer, - som er vedlagt med de seneste opdaterede resultater. Herunder nogle enkelte nedslag: I forhold til Voksen- og Efteruddannelsesaktiviteter er der en let vigende tilfredshed i kursisternes oplevelse. Hvad der er værre, er virksomhedernes oplevelse af, hvorvidt kurserne opfylder behovene markant. Disse svar har flyttet sig fra i høj grad til i nogen grad. Det er et opmærksomhedspunkt. Beskæftigelsesniveauet for nyuddannede tegner et billede af, at nyuddannede pædagogiske assistenter har sværere ved at finde beskæftigelse, Det er dog glædeligt, at beskæftigelsesfrekvensen er større for vores nyuddannede end den er på landsplan. Flere elever vælger SOSU Sjælland direkte efter 9. eller 10. klasse, på trods af både et fald i populationen og et fald i andelen af ansøgere, der har søgt en erhvervsuddannelse.

4 Den pædagogiske kompetenceudvikling af lærerne har været nødt til at skifte fokus, da skolen blev opmærksom på, at bekendtgørelsens krav om kompetencer svarende til 10 ECTS-point ikke var et vilkårligt modul, men et helt specifikt modul. Det gør, at vi er længere fra målet end antaget ved strategiens vedtagelse i september Omkostningsudviklingen i hovedgrupper viser, at der har været en væsentlig effektivisering i undervisningen, mens de øvrige kategorier viser vækst i omkostninger. Det er et opmærksomhedspunkt. Effektiviseringen i undervisningen viser sig også i udviklingen i års-elev pr. lærerårsværk som er steget signifikant og faktisk så meget, at målet om at faktoren skal stige i forhold til seneste år bør genovervejes. Til drøftelse Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen bad direktøren om at være opmærksom på eftervidereuddannelsesindsatsen. 8. Perioderegnskab for 2016 v/vicedirektøren (bilag b) Perioderegnskabet for 1. januar til 31. marts 2016 er tilfredsstillende. Der er ingen blinkende røde lamper og der er på nuværende ingen indtægtsposter eller omkostningsposter, der skal have skærpet opmærksomhed. Perioderegnskabet viser et plus på 3.3 mio. kr. Indtægterne i form af statstilskud falder ikke i lige store udbetalinger i de fire kvartaler, og derfor er der ingen bemærkninger til, at der i 1. kvartal er udbetalt 26,3 procent af det budgetterede statstilskud. Omkostningerne er pr 31. marts på % af det forventede forbrug i Løn og lønafhængige omkostninger ligger på 24,7 % af årsbudgettet. Antallet af årselever for EUD området er 34 større end vi havde budgetteret med for 1. kvartal 2016, svarende til ca. to hold. I forhold til 1. kvartal 2015 er årselevtallet steget med omkring 32.

5 Kursusafdelingen har et fald på 1½ årselev i forhold til budget 2016 og i forhold til 1. kvartal 2015 er der tale om et fald på 3 årselever. Udviklingen i årselever inden for de forskellige uddannelsesretninger viser den samme tendens som tidligere. Antallet af grundforløbselever stiger markant, og antallet af socialog sundhedshjælpere falder. Tendenserne ses i bilaget Perioderegnskab side 2 - grafen med udvikling i årselever. Til godkendelse Perioderegnskabet blev godkendt med følgende bemærkning: Bestyrelsen og direktøren skal følge udviklingen i årselevtallene for hovedforløbene, både i forhold til den videre budgetopfølgning for 2016 og budgettet for Budget opfølgning 2016 og 2017 v/vicedirektøren (bilag c og d) På sidste bestyrelsesmøde bad bestyrelsen om, at ledelsen løbende arbejder med institutionens prognoseredskaber i forhold til beregning af årsresultatet. Arbejdet med at få bedre prognoser for antallet af elever har gennem foråret været et prioriteret indsatsområde for såvel direktør som vicedirektør. Budgetoverslag 2016 Med en bestyrelsesbeslutning om, at skolen i 2016 kan budgettere med et estimeret underskud på 3.4 mio. kr. er det nødvendigt at have opmærksomhed på udviklingen i undervisningsaktiviteten. Budget 2016, der blev godkendt i december måned 2015, er udarbejdet med baggrund i et statstilskud til årselever. Vi har medio april udarbejdet en ny elevprognose for 2016, der bygger på den faktiske indberetning for 1. kvartal, en prøve indberetning for 2. kvartal og en prognose for efteråret, hvor vi har set på hvor mange ansøgninger vi har modtaget i foråret, og hvor mange elever vi optog i efteråret De nye elevprognose viser at vi får 52 årselever mere en oprindeligt beregnet. På nedenstående tabel ses forskellen på det oprindelige- og det korrigere elevbudget på de forskelle uddannelses aktiviteter.

6 Det fremgår meget tydeligt at antallet af grundforløbselever forventes at stige, mens det for de øvrige EUD områder forventes en afmatning. GVU ophører juni På AMU området er der forventning om et betydelig fald i årselever. Følgende årselever indgår Budgetkorrektion Oprindeligt budget 2016 Forskel maj 2016 Brobygning og introforløb Grundforløb Social- og sundhedshjælper Social og Sundhedsassistent Pædagogisk assistent GVU AMU I ALT Ovenstående forventning om en stigning på 52 årselever, vil forøge statstilskuddet med 2½ 3 mio. kr. Det korrigerede budget indeholder desuden en stigning i det særlige tilskud til Kvalitetsløft af erhvervsuddannelserne på kr. Et engangsbeløb der udbetales i Kursuscenteret samlede undervisningsaktiviteter indgår med et underskud på -1.1 mio. kr. Løn og lønafhængige omkostninger er blevet reduceret med 0,5 mio. kr. i forhold til budget Budgetlægningen for år 2016 foregik i november måned 2015, og på det tidspunkt var de økonomiske konsekvenser af en organisationsændring på ledelsesniveauet ikke kendt. Det korrigerede budget indeholder løn fra august måned til 5 nye viceuddannelsesledere og to nye chefstillinger - i alt kr. Om dette tal ændres, afhænger af i hvilket omfang nuværende ledere og medarbejdere ansættes i de nævnte stillinger. Det står dog fast at der sker en reduktion i lønsum til ledelse. Konsekvensen af de mange korrektioner er, at budgettet nu udviser et underskud på kr. Til bestyrelsesmødet i september vil der blive fremlagt endnu en opfølgning på budget 2016.

7 Budgetoverslag 2017 I første og anden kvartal af 2016 er der sket en personaletilpasning. Flere af de ansatte vi har sagt farvel til, har et langt opsigelsesvarsel og løntilpasningen vil derfor først have fuld gennemslagskraft i år Vi har derfor justeret Budgetoverslag Det nye Budgetoverslag 2017 viser et overskud på ca kr. og der er taget højde for besparelsen på 2% også kaldet omprioriteringsbidraget - svarende til ca. 3. mio. kr. Der er i 2016 foretaget medarbejderreduktion, der svarer til ca. 6 mio. kr. i Øvrige omkostninger er holdt på 2016 niveau. Nedstående tabel viser udviklingen i lønomkostningerne fra 2014 til 2015 og de forventede omkostninger i år g UDVIKLINGEN I LØN- OG PERONALEAFHÆNGIGE OMKOSTNINGER BUDGETOVERSLAG Løn- og personaleafhængige omkostninger Budgetkorrektion 2017 Budgetoverslag t. kroner Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. 10. Status på udbud af revisoropgaven v/vicedirektøren På sidste bestyrelsesmøde møde drøftede bestyrelsen mulighederne for at gå i udbud vedrørende køb af den lovpligtige revisionsopgave. Det blev besluttet, at bringe Intet udbud i anvendelse, ved at hjemtage bud fra nuværende revisor og fra et andet revisionsfirma. Der er ikke udbudspligt for tjenesteydelser under kr. og derfor kan Intet udbud benyttes. Udarbejdelse af udbudsmaterialet er påbegyndt med juridisk hjælp fra Indkøbsfælleskabet Sjælland. Arbejdet med at indhente de to tilbud forventes at være færdigt kort tid efter sommerferien, hvilket betyder at bestyrelsen forventeligt kan vælge revisor på bestyrelsesmødet den 8. september 2016.

8 Til orientering. Orienteringen blev taget til efterretning. 11. Sag i Holbæk omkring huslejekontrakt og m2. v/vicedirektøren Udlejer har med henvisning til lejekontraktens 1.6 varslet en huslejestigning på kr. årligt, med tilbagevirkende kraft fra d. 1.juli Ved lejekontraktens indgåelse den 9. juli 2012 blev ejendommens bruttoareal efter byggeriets gennemførelse anslået til at udgøre m 2. I lejekontraktens 1.6 står der: I forbindelse med byggeriets færdiggørelse og lejemålets ikrafttræden eller snarest derefter foretages en opmåling af bygningen. Opmålingen foretages af udlejers landinspektør. Opmålingen foretages på basis af de foreliggende tegninger. Såfremt det ved opmålingen viser sig, at bygningens bruttoetageareal inklusiv kælderareal afviger fra de m 2 med mere end 2,5 % reguleres leje, depositum og andre ydelser med virkning fra lejemålets ikrafttræden. Udlejer har nu fået foretaget en opmåling af Mølbæk Landinspektør A/S som fastslår, at det lejede areal er på m 2. Det vil sige, at det lejede areal er vokset med 89m 2, svarende til 2,557 %. En afvigelse på 0,057 % i forhold til de 2,5 % der er nævnt i lejekontrakten som husleje reguleringsindikatoren. Der er tre ting i den varslede huslejeforhøjelse, der har pådraget sig vores opmærksomhed: Er opmålingen korrekt, og er den foretaget ud fra de samme plantegninger som SOSU Sjælland har modtaget i forbindelse med kontrakt underskrivelsen? Hvordan og hvornår i byggeprocessen er huset blevet 89m 2 større end de m 2, der er søgt om byggetilladelse til? og var udlejer ved lejekontraktens underskrivelse klar over at arealet var større end de m 2? I lejekontrakten står der, at der skal foretages en opmåling af bygningsarealet i forbindelse med byggeriets færdiggørelse eller snarest derefter Kan 2½ år efter byggeriets færdiggørelse betegnes som snarest derefter? På baggrund af ovenstående tvivlsspørgsmål har vi kontaktet Kammeradvokaten og har efterfølgende overladt sagen til dem. Kammeradvokaten har stillet udlejer en lang række

9 supplerende spørgsmål, som vi den 23. maj endnu ikke har fået svar på. Til orientering. Orienteringen blev taget til efterretning. 12. Udbudspolitik AMU v/direktøren (bilag e) For at kunne udbyde Arbejdsmarkedsuddannelser skal SOSU Sjælland have en bestyrelsesgodkendt udbudspolitik som er publiceret på vores hjemmeside. Udbudspolitikkens mål understøtter SOSU Sjællands Vision og strategi. Udbudspolitikken har været drøftet i det Lokale Uddannelsesudvalg for AMU den 12. april 2016 og sendt videre til bestyrelsens godkendelse. Direktøren indstiller at udbudspolitikken godkendes. Indstillingen blev godkendt. 13. Valg af medlem til VEU center v/direktøren Lissi Lund ønsker at trække fra posten i VEU Center Øst- og Øers Centerråd. SOSU Sjællands bestyrelse har 1 plads i Centerrådet, der mødes ca. 4 gange om året. Du kan læse mere om VEU Center: Og VEU Center Øst- og Øer: Der skal udpeges en ny repræsentant for SOSU Sjælland. Bestyrelsen ønskede ikke på mødet at vælge en ny repræsentant. Punktet kommer på igen på næste møde. 14. Euroskills i Göteborg v/direktøren EM afvikles i Göteborg, d i 35 forskellige fag. Mesterskaberne afvikles i Svenska Mässan i centrum af Göteborg, se:

10 Den 8. juni er vores Skills-koordinator til møde i Skills Danmark om EM. Derefter vil tilgå flere oplysninger om forhold og program. Kunne bestyrelsen, eller dele af den, have interesse i at tage til Göteborg og overvære konkurrencer f.eks. en dag med fælles transport? Til drøftelse Bestyrelsen har mulighed for at deltage. Lizette Ramlyng skriver ud om muligheden for at tilmelde sig. 15. Eventuelt Direktøren: Tak for opbakningen i forbindelse med min sygdom. Det betyder meget. Næstformanden: På vegne af bestyrelsen: Et forsinket til lykke til bestyrelsesformanden med fødselsdagen d. 25. maj.