EU-udbud på bleer. til. Ringkøbing-Skjern Kommune

Transkript

1 EU-udbud på bleer til Ringkøbing-Skjern Kommune 1

2 Indholdsfortegnelse: 1. Tilbudsbetingelser Udbudsform, omfang og mulige delaftaler Tilbudsfrist Afleveringsadresse Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Vedståelsesfrist for tilbud Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Verificering af ESPD Generelt om tilbudsmaterialet Forbehold Udvælgelseskriterier Alternative tilbud Tildelingskriterier Oplysninger om relevante statslige tjenester Udbudsmaterialet Krav Produkter Sortiment Kvalitet generelt Specifikke krav Levering Bestilling Returvarer Miljø generelt Vareprøver Distribution Tavshedspligt Persondata Emballage Konsulentbistand Følgeseddel e-bevilling Information til borgere Handelsmæssige betingelser Aftaleperioden Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Fakturering Statistikker Overdragelse Misligholdelse Tavshedspligt Tvistigheder Kontrakt Kontraktophør Offentliggørelse af delpriser

3 1. Tilbudsbetingelser 1.1 Udbudsform, omfang og mulige delaftaler Udbud af bleer til Ringkøbing-Skjern Kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Folketingets samling 2015/2016, lovforslag nr. 19, som vedtaget den 19. november 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 1.6 og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud. Udbuddet omfatter levering af bleer til borgere. På grund af økonomiske-eller markedsmæssige hensyn opdeles kontrakten ikke i delaftaler. Ordregiver vurderer, at den markedsmæssige situation betyder, at der ikke vil være en konkurrence om delkontrakter, hvis kontrakten opdeles. Ordregiver vurderer endvidere, at der kan opnås økonomiske fordele, såsom stordriftsfordele, ved ikke at opdele kontrakten. Ringkøbing-Skjern Kommunes estimerede årlige forbrug er ca. 1,8 mio. kr. Ringkøbing-Skjern Kommune forpligter sig ikke til at aftage for det opgivne beløb, idet omfanget og dermed omsætningen af voksenbleer, vil være afhængigt af det til enhver tid eksisterende antal udstedte bevillinger til borgere i henhold til 112 i lov om social service. Området er omfattet af frit valgs ordningen. Dette betyder, at borgeren selv kan vælge at anvende en anden leverandør end kommunens leverandør. Der er således ingen garanti for at samtlige borgere, der anvender voksenbleer i Ringkøbing-Skjern Kommune vil blive omfattet af nærværende aftale. Borgeren har ligeledes mulighed for at vælge et andet produkt end det Ringkøbing- Skjern Kommune har visiteret til. Den prisforskel der herved måtte opstå er leverandøren pligtig til at fakturerer direkte til borgeren. Ringkøbing-Skjern Kommune har pt borgere, der anvender voksenbleer m.v. Voksenbleer skal afleveres direkte til borgeren, uanset om denne bor i eget hjem eller på en af kommunens institutioner. Alle voksen bleer er givet som personlig 112 bevilling og kan således ikke leveres til lager eller anden form for fællesleverancer. 3

4 1.2 Tilbudsfrist Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være Ringkøbing-Skjern Kommune i hænde senest den??? kl Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af indkomne tilbud. 1.3 Afleveringsadresse Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercells hjemmeside senest den????? kl Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt eller et andet sted end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal i tilbuddet belyse de i udbudsmaterialet med tilhørende bilag stillede krav, ønsker og bestemmelser, ligesom tilbudsgiver bør udforme sit tilbud emnemæssigt i samme rækkefølge som i udbudsmaterialet. 1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal sendes igennem kommunikationsmodulet hos Mercell. Ringkøbing-Skjern Kommune besvarer alle spørgsmål i anonymiseret form og informerer alle tilbudsgivere, som har meldt interesse på udbuddet. Alle spørgsmål der fremsendes senest (10 dage før tilbudsfrist), kl vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Ringkøbing-Skjern Kommune. Ringkøbing-Skjern Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ringkøbing-Skjern Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ringkøbing-Skjern Kommune vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 4

5 Det er et krav fra Ringkøbing-Skjern Kommune, at tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 1.5 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud minimum i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 1.6 Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt til krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136. Tilbudsgiver skal bekræfte at tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137, stk. 1 til Verificering af ESPD Før tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiveren har besluttet at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation, jf. 152, for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Dokumentation vil være en underskrevet serviceattest der er maks. 6 mdr. gammel på indsendelsestidspunktet. 1.8 Generelt om tilbudsmaterialet Tilbuddet samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Det afleverede tilbudsmateriale med samtlige tilhørende bilag, betragtes som Ringkøbing-Skjern Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud skal belyse alle forhold vedrørende samtlige krav, ønsker og bestemmelser opstillet i udbudsmaterialet. Tilbuddet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som nærværende udbudsmateriale. Vedlagte bilag 1, ESPD, bilag 2, Tilbudspriser og bilag 3, vedståelsesdokument skal fremsendes sammen med tilbuddet i udfyldt stand. 5

6 1.9 Forbehold Tilbudsgivers forbehold Forbeholdet skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i bilag Tilbudsgivers forbehold Begrundelse Konkret henvisning til punktet i udbudsmaterialet Kort og præcis redegørelse af forbeholdet. En kort begrundelse for forbeholdet skal angives Såfremt tilbudsgiver tager forbehold over for mindste krav i kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor forkastet af Ringkøbing-Skjern Kommune. Grundlæggende udbudsbetingelser Selv om der ikke er tale om forbehold over for mindste krav i udbudsmaterialet, må tilbudsgiver ikke tage forbehold om grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Ringkøbing-Skjern Kommune indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive betragtet som ikkekonditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre at tilbuddet forkastes som ikkekonditionsmæssigt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden. Kapitalisering af forbehold Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Ringkøbing-Skjern Kommune, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt Ringkøbing-Skjern Kommune ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, er Ringkøbing-Skjern Kommune forpligtet til at betragte tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Bagatelagtige forbehold Bagatelagtige forbehold, som ikke kan kapitaliseres, vil blive vurderet kvalitativt under de relevante tildelingskriterier, de måtte vedrøre Ringkøbing-Skjern Kommunes forbehold Ringkøbing-Skjern Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger (besluttet ved lov), som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Opmærksomheden henledes på, at de i dette materiale angivne oplysninger om estimeret forbrug udelukkende skal opfattes som vejledende. Ringkøbing-Skjern Kommune forbeholder sig ret til at indkøbe specielle produkter andet sted, hvis disse ikke kan leveres af tilbudsgiver. 6

7 1.10 Udvælgelseskriterier Til brug for Ringkøbing-Skjern Kommunes vurdering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kvalifikationer skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation: 1. ESPD, bilag 1 2. Referencer fra evt. lignende aftaler, bilag 3 3. Erklæring om eller dokumentation for erhvervsansvarsforsikring på min 5 mio. kr. 4. En redegørelse over tilbudsgivers eventuelle underleverandører, bilag 3 5. Beskrivelse af virksomhedsprofil, bilag Alternative tilbud Der gives ikke adgang til at afgive alternative tilbud Tildelingskriterier En ordregiver skal identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af et af følgende tildelingskriterier Pris Ordren vil blive givet til de(n) tilbudsgiver(e), som afgiver det billigste tilbud - laveste pris. Såfremt tilbudsgiver står lige, vil der ske lodtrækning med deltagelse af de tilbudsgivere, der har afgivet ens priser. Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til de vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Ringkøbing-Skjern Kommune og den valgte tilbudsgiver. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister: Tidsfrist Aktivitet Afsendelse af udbudsmateriale Tilbudsgiver har frist til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages inden dette tidspunkt, vil blive besvaret. 7

8 Svarfrist spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsfrist Tilbudsvurdering Stand still periode Underskrivelse af kontrakter Opstart af samarbejdet 1.14 Oplysninger om relevante statslige tjenester I henhold til artikel 27 i Udbudsdirektivet skal Ringkøbing-Skjern Kommune hermed oplyse om de relevante organer, hvor tilbudsgiver kan få oplysninger om de gældende forpligtelser om skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø: Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: SKAT Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Kontaktperson(er): Att.: N/A Telefon: skat@skat.dk Fax: Internetadresse (URL): Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Postnummer: 1401 Land: Danmark Kontaktperson(er): Att.: N/A Telefon: mst@mst.dk Fax: Internetadresse (URL): Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Kontaktperson(er): Att.: N/A Telefon: at@at.dk Fax: Internetadresse (URL): 8

9 1.15 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsmateriale af??? Bilag 1; ESPD (skal udfyldes og returneres) Bilag 2; Tilbudspriser (skal udfyldes og returneres) Bilag 3; Vedståelsesdokument (skal udfyldes og returneres) Vejledning til udfyldelse af ESPD 2. Krav 2.1 Produkter Tilbudsgiver skal garantere, at samtlige produkter (også nye produkter der måtte komme til i aftaleperioden) er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Alle vejledninger skal være skrevet på dansk. Endvidere skal tekst og eventuelle symboler på/i forbindelse med produkter være let forståelige. Derudover er dansk rets almindelige produktansvarsregler gældende. 2.2 Sortiment Leverandøren skal kunne tilbyde en sortim entsbredde, der minimum svarer til det sortiment og de produkttyper, som Ringkøbing-Skjern Kommune hidtil har benyttet dvs. engangsbleer, fikseringstrusser, underlag m.v. til voksne (måde mænd og kvinder). Herunder er det vigtigt at sortimentet ligeledes indeholder bleer i juniorstørrelser. Det er et minimumskrav at leverandøren skal byde ind på samtlige af de ønskede produkter, idet kommunen kun ønsker at indgå kontrakt med én leverandør på området, og det ønskes, at samtlige behov for indkøb af voksenbleer skal kunne imødekommes ved indgåelsen af aftalen. Såfremt tilbudsgiver, ved produktudvikling eller på anden måde, udvider sit sortiment med produkter, der falder inden for det udbudte område, skal tilbudsgiver informere Ringkøbing- Skjern Kommune om produktnyheder, ændringer i sortiment mv. Bemærk at nye produkter udelukkende kan optages i sortimentet, når prisen er blevet forhandlet på plads med Ringkøbing-Skjern Kommunes Team Udbud. Tilbudsgiver bedes medsende kataloger eller anden overordnet beskrivelse af sit fulde sortiment inden for den pågældende varegruppe. De enkelte produkters generelle egenskaber, kvaliteter mv., skal beskrives. Tilbudsgiver skal tillige skriftligt erklære, at et ensartet kvalitetsniveau fastholdes i hele aftaleperioden. 2.3 Kvalitet generelt Kommunen lægger vægt på, at borgerne opnår den størst mulige sikkerhed og komfort i forbindelse med anvendelsen af produkterne. 9

10 Alle de tilbudte produkter skal opfylde de objektive minimumskrav, der er beskrevet i det følgende herunder til bl.a. pasform, miljø, udformning af bleerne, krav til lækagebarriere, sugeevne, behagelighed for borgeren etc. Tilbudsgiver skal tillige kunne honorere kravene til levering, bestilling etc. Såfremt disse krav ikke kan opfyldes, vil tilbuddet ikke indgå i tilbudsvurderingen. 2.4 Specifikke krav Da der er tale om produkter der anvendes til alle borgere er det af afgørende betydning for Ringkøbing-Skjern Kommune, at disse er af så miljømæssig høj kvalitet som muligt. Alle produkter skal være lavet af et materiale, der ikke klumper før og efter brug (Papir/fluff (cellulose klorfrit)). Produkterne må ikke kunne gå i stykker ved almindelig anvendelse. Herved forstås anvendelse i overensstemmelse med de enkelte produkters specifikationer. Åbne bleer i alle tilgængelige størrelser og suge evner til både mænd og kvinder. Fikseringstrusser: Der skal være et bredt udvalg af fikseringstrusser til at opnå lækagesikkerhed uanset kropsform. Der skal kunne leveres både med og uden ben. De skal være af hudvenligt materiale. Buksebleer i alle tilgængelige størrelser og suge evner. Ble med bælte i alle tilgængelige størrelser og suge evner. Ble med tapelukning i alle tilgængelige størrelser og suge evner. Mandebleer i flere størrelser og suge evner. Afføringsble til afføringsinkontinens. Bleerne skal kunne opsuge urin og afføring på en måde, der sikrer mod lugtgener og sikrer at urinen suges ind i bleen, så bleens overflade føles tør. Alle produkter skal være lavet i et hudvenligt materiale, der ikke knitrer. Alle produkterne (både emballage og de brugte produkter) skal kunne bortskaffes som almindeligt husholdningsaffald uden risiko for skade på miljøet. Bleerne må ikke indeholde klorbleget materiale, ikke indeholde latex der hvor bleen har direkte kontakt med huden og ikke indeholde formaldehyd. Bleerne skal have en vådindikator, der viser personalet om bleen er fuldt udnyttet, så bleen kan tilpasses borgerens behov mellem to toiletbesøg. Markeringen skal være diskret. Bleerne skal have en form for markering, så størrelsen fremgår af selve bleen (evt. forskellig farve, figurer). Dette letter arbejdet for personalet og mindsker risikoen for "fejlbrug". Bleerne skal være forsynet med åndbar folie og lækagebarriere. Alle bleer skal være åndbare og hudvenlige. 10

11 2.5 Levering Alle omkostninger i forbindelse med bestilling, transport og levering skal være indeholdt i de tilbudte priser. Leverandøren kan ikke opkræve særskilt vederlag for levering. Leveringen er først gennemført, når bleerne er blevet fragtet og leveret ind hos borgeren. Levering skal ske i løbet af max 3 arbejdsdage. Ved hasteordre 1 2 hverdage. Leverancen skal leveres hos borgeren efter dennes anvisning. Såfremt der ikke er nogen til stede til at modtage varen, afleveres varen på det i forvejen aftalte sted. 2.6 Bestilling Tilbudsgiver acceptere at der kun må leveres varer til borgere, hvor der foreligger en skriftlig bevilling. Ændringer til eksisterende bevilling skal være skriftlig eller telefonisk af en af kommunens netværkspersoner. Der må max levers til 1 mdrs. forbrug, dog i hele kartoner. Kommunen forbeholder sig ret til at indføre et maksimalt kvantum, som må leveres til den enkelte borger af gangen, for at sikre, at borgere som ofte skifte produkter, ikke opbygger unødvendig lagre. Der skal følge et delvist udfyldt bestillingskort til afkrydsning af nye leverancer med leveringen. Bestillingskortet skal kunne sendes til leverandøren portofrit, alternativt via telefon, fax eller mail. Prøveeksemplar skal kunne rekvireres uden beregning af nøglepersoner. Leverandøren må ikke uopfordret sende prøveeksemplarer til borgere. 2.7 Returvarer Leverandøren skal - uden beregning fremsende returseddel ved fejlleverancer, så borgeren uden beregning kan sende det retur. 2.8 Miljø generelt Kommunen ønsker et samarbejde med en miljøbevist leverandør, der aktivt arbejder for at nedsætte miljøbelastningen, og som arbejder for at fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenester til gavn for det ydre miljø. Kommunen ønsker således, at indkøbte varer og tjenesteydelser belaster miljøet mindst muligt. Kommunen stiller en mængde minimumskrav til miljø, der skal være opfyldt for både virksomheden og produkterne. 11

12 Kommunen ønsker at købe produkter, der er mærkede med et officielt miljømærke Svanen/EU-blomsten, eller produkter, der som minimum lever op til de krav, der er for at få den pågældende mærkning. Såfremt produktet ikke har en af de ovennævnte godkendelser skal der fremsendes dokumentation for, at produktet vil kunne opfylde de krav der stilles for at få den pågældende godkendelse. Der vil skulle fremsendes dokumentation der nogenlunde modsvare den dokumentation der kræves for at få en godkendelse. Kommunen ønsker at produkterne kan leve op til følgende krav: Produkterne skal være fri for miljøskadelige stoffer Produkterne skal være fri for kræftfremkaldende stoffer Produkterne skal være fri for allergifremkaldene stoffer Produkterne skal være fri for phthalater. Produkterne skal være PVC-fri. Produkterne skal være uden lotion. Produkterne skal være uden duftstoffer Produkterne bør ikke indeholde klorbleget materiale. 2.9 Vareprøver Tilbudsgiver skal fremsende vareprøver (1 af hvert sortiment) på produkterne ved tilbudsevaluering, såfremt ordregiver ønsker det. Vareprøverne skal emballeres således, at det klart fremgår, hvilket firma produktet kommer fra, og hvilken type af produkt, der er tale om. Vareprøverne skal kommunen benytte til evt. kontrol af om de krav der er stillet til produkterne er opfyldt. Det kan være absorberingsevne, krav til vådindikator etc Distribution Alt personale, som leverandøren anvender til levering, skal kunne legitimere sig i forbindelse med selve leveringen, således at tilknytningen til leverandøren fremgår klart og tydeligt. I tilbuddet bedes der redegjort for, hvordan produkterne bliver leveret (post, bud, fragtmand eller egen transport). Såfremt distributionen ikke foretages af PostDanmark, skal tilbudsgivers fragtmænd/chauffører overholde følgende krav: Chaufførerne skal bære tydeligt og let genkendeligt ID med angivelse af leverandørens navn, chaufførens navn samt foto. Chaufførerne skal være i stand til at tale og forstå dansk. Chaufførerne skal være ædruelige samt have en venlig og høflig opførsel, tilligemed at de skal udvise forståelse og fleksibilitet over for borgerne. 12

13 Distributionsfirmaet skal være godkendt til samme adgangsforhold som PostDanmark, dvs at kommunen ikke kan være behjælpelig med at fremskaffe nøgler og/eller koder til opgange o. lign. Distribution sker med faste chauffører med mindst mulig udskiftning Distribution så vidt muligt foregår anonymt (anonyme forsendelser 2.11 Tavshedspligt Leverandørens ansatte er undergivet samme tavshedspligt som Ringkøbing -Skjern Kommunes personale vedrørende alle forhold, som de ansatte måtte blive bekendt m ed i forbindelse med leveringer og distribution for Ringkøbing-Skjern Kommune. Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelse fra leverandøren. Det påhviler leverandøren, at forpligte sine ansatte til at overholde tavshedspligten. Leverandøren er ligeledes forpligtet til at bevare tavshedspligt overfor tredjemand om indholdet af de med Ringkøbing-Skjern Kommune indgåede aftaler herunder priser og mængder Persondata Leverandøren skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, persondatalovens 48, med virkning fra den 1. juli Det skal fremgå tydeligt af det fremsendte tilbud, om tilbudsgiver er godkendt af Datatilsynet Emballage Alle vejledninger, såvel til borgere som til personale, skal være skrevet på dansk. Tekst og evt. symboler på produkterne er let forståelige samt være diskrete. Emballagen til såvel det enkelte produkt som til kolli, skal være brugervenligt (let at håndtere og åbne) også for borgere med svage hænder. Emballagen skal fylde så lidt som muligt og gerne være komprimeret. Emballagen skal kunne destrueres som almindeligt husholdningsaffald Konsulentbistand Al konsulentydelse skal som udgangspunkt være indregnet i de tilbudte priser, og Ringkøbing- Skjern Kommunes ansatte skal have mulighed for at kontakte tilbudsgivers konsulenter direkte. Tilbudsgiver accepterer at yde konsulentbistand i form af telefonisk og personlig rådgivning i valg af produkter samt vejledning i brugen af disse. Tilbudsgiver accepterer, at tilbudsgivers konsulenter (kontinenssygeplejersker) skal stilles gratis til rådighed for borgere, myndighedsfunktionen samt inkontinensnetværket i kommunen. 13

14 Tilbudsgiver garanterer, at konsulenterne er uddannet inkontinenssygeplejersker. Tilbudsgiver accepterer at det vil være muligt at trække på en fagligt uddannet person indenfor inkontinenspleje ved behov. Udover at plejepersonalet skal kunne trække på konsulenten ved behov, må det påregnes, at der er behov for møder om opfølgning på forbrug af bleer (ca. 2 gange årligt, planlægningsmøder hvori årsrapport samt planlægning for det nye år foregår (ca. 1 gang årligt) samt vejledning i brug af bleerne sat i forhold til borgernes behov. Tilbudsgiver skal holder kurser, temadage mv. for plejepersonalet. Disse skal tilbydes Ringkøbing-Skjern Kommune omkostningsfrit Tilbudsgiver accepterer, at al kommunikation mellem tilbudsgiver/konsulenten og kommunen/borgeren skal foregå på dansk. Tilbudsgiver accepterer, at alle konsulentydelser (minus undervisning/kursus ud over det ovenfor nævnte) skal være inkluderet i prisen Følgeseddel Følgeseddel påført ordrenummer, varebetegnelse, kvantum samt navn på borgeren skal altid medsendes leverancen e-bevilling Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker elektronisk adgang til bevilinger fx som e bevilling. E-bevilling giver overblik og effektiv styring E-bevilling er et effektivt administrationsværktøj på nettet, der gør det lettere og mere præcist for kommuner og bevilligende myndigheder at oprette nye bevillinger, bestille inkontinensprodukter, foretage ændringer og få overblik over produkter og bevillinger. Systemet er opdelt efter cpr-nummer og kan håndtere: Oprettelse af nye borgere. Ændring af bevillinger herunder størrelse og type. Fastlæggelse af leverancestørrelse. Det er muligt at fastsætte max antal stk. for en periode fx pr. dag/år. Bestilling af ny leverance. Der kan oprettes ordre tilknyttet bevillingen. Fastlæggelse af minimums periode mellem leverancer. Til styring kan det fastsættes at der skal være f.eks. 90 dage mellem hver levering. Færre leverancer mindsker transporten og 14

15 EU-udbud på voksenbleer til Ringkøbing-Skjern Kommune hermed miljøbelastningen. ( Dette er aktuel når borgeren selv via nettet kan bestille svarende til deres bestillingskort.) Leveringshistorik. Løsningen angiver, hvornår der sidst er foretaget en bestilling til den enkelte bruger. Ændring af borgerdata, herunder navn, adresse og afmelding. Der kan laves notater Information til borgere Leverandøren skal uden ekstra omkostninger og senest 14 dage inden kontraktstart levere en informationspjece til alle borgere med bevilling. Pjecen skal indeholde oplysninger om flg: bestilling, Leveringstid, bortskaffelse af emballage, returret, konsulent informationer, rådgivning, diverse kontaktoplysninger, informationer om kundeservice. Leverandøren skal desuden senest 14 dage inden kontraktens opstart, have informeret brugerne pr. brev om eventuelle konverteringsprodukter, hvor dette måtte være aktuelt. Leverandøren vil fra kommunens bevillingsenhed modtage en oversigt over alle brugere med personlige data samt bevilgede produkter. 3. Handelsmæssige betingelser 3.1 Aftaleperioden Kontrakten forudsættes indgået for en periode på 3 år i tidsrummet??, med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder fra den???. De første 6 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode, i hvilken ordregiver er berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 1 måned. Kontrakten kan i hele aftaleperioden og af begge parter opsiges uden begrundelse med seks måneders varsel til udløbet af en kalendermåned. 3.2 Priser Der skal afgives faste nettopriser på det sortiment Ringkøbing-Skjern Kommune har angivet i bilag 2. Priserne skal indeholde alle afgifter. Såfremt der sker ændring i afgiftsniveauet ændres priserne tilsvarende. Ringkøbing-Skjern Kommune forbeholder sig ret til at kræve dokumentation for en sådan prisændring. Ringkøbing-Skjern Kommune betragter det som misligholdelse af kontrakten, såfremt en prisændring fremsendes uden dokumentation. 15

16 EU-udbud på bleer til Ringkøbing-Skjern Kommune Såfremt tilbudsgiver kører kampagne/særlige tilbud på bestemte produkter, skal tilbudsgiver sikre, at Ringkøbing-Skjern Kommune til enhver tid får den billigste pris såfremt kampagne- /tilbudsprisen er lavere, end den pris Ringkøbing-Skjern Kommune i forvejen betaler. Køb i anbrud skal være muligt uden at det har indflydelse på de tilbudte priser. Prisen skal være gældende i 1 år fra kontraktens indgåelse jf. afsnit???. Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker ingen former for bonusordninger. Alle priser skal oplyses i danske kroner. 3.3 Prisregulering De tilbudte priser skal være gældende i 12 måneder fra kontraktperiodens begyndelse den dd. md.år. Prisen reguleres en gang årligt i overensstemmelse med udviklingen i nettoprisindekset for md sammenlignet med samme måned året før. Reguleringen sker første gang den dd.md.år efter følgende formel: Seneste offentliggjorte indeks for md x den gældende pris Det foregående års indeks for md = Ny pris Regulering sker på grundlag af den gældende pris, incl. alle eventuelle forhøjelser. Den part, som er berettiget til prisregulering er selv ansvarlig for fremsendelse af krav om prisregulering. Reguleringen får alene virkning for fakturaer for perioder, der er sendt efter kravets fremsendelse og for den indeværende periode. 3.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto. 3.5 Fakturering Der faktureres direkte til bestillende enhed. Faktura skal indeholde informationer om bestillende institution/afdeling, EAN-nummeret (oplyses af Ringkøbing-Skjern Kommune ved aftalestart), ordrenummer, leverede produkter, unikke varenumre for hvert produkt, UNSPSC koder, samt priser. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at alle betalinger i offentligt regi, jf. lov om offentlige betalinger, skal ske elektronisk. Elektronisk faktura skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL. 16

17 EU-udbud på bleer til Ringkøbing-Skjern Kommune 3.6 Statistikker Statistikker skal fremsendes til Team Udbud i Ringkøbing-Skjern Kommune én gang årligt. Det skal i øvrigt være muligt yderligere at få fremsendt statistik efter behov. Statistikken skal være fordelt på forbrug pr. institution/enhed med angivelse af varenavn, produktnavn, produktbeskrivelse, UNSPSC koder, varegruppe, varenummer, køb i styk, stykpris samt total i kr./øre (pr. produkt). Produktnavn og produktbeskrivelse skal være anonymiseret (må ikke indeholde navn på producent eller firmanavn) Statistikkerne skal leveres på elektronisk læsbart medie kompatibelt med Microsoft Excel. 3.7 Overdragelse Tilbudsgiver kan kun i ganske særlige tilfælde og ikke uden Ringkøbing-Skjern Kommunes, Team Udbuds skriftlige samtykke overdrage kontrakten til tredjemand. Tilbudsgiver kan kun i ganske særlige tilfælde og ikke uden Ringkøbing-Skjern Kommunes, Team Udbuds skriftlige samtykke overdrage sine tilgodehavender hos Ringkøbing-Skjern Kommune til tredjemand. 3.8 Misligholdelse I tilfælde af en leverandørs misligholdelse af en kontrakt forbeholder ordregiver sig ret til med øjeblikkelig virkning at kunne ophæve denne, hvorved leverandøren kan holdes ansvarlig for tab, en sådan ophævelse medfører for Ringkøbing-Skjern Kommune. Ud over de i udbuddet anførte betingelser er den til enhver tid gældende Købelov, samt den til enhver tid gældende Aftalelov, som minimum gældende for de tilbudte produkter. Tilbudsgivers generelle salgs- og leveringsbetingelser er ikke gældende ved indgåelse af en kontrakt med Ringkøbing-Skjern Kommune. 3.9 Tavshedspligt Leverandørens ansatte er undergivet samme tavshedspligt som Ringkøbing-Skjern Kommunes personale vedrørende alle forhold, som de ansatte måtte blive bekendt med i forbindelse med leveringer og distribution for Ringkøbing-Skjern Kommune. Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelse fra leverandøren. Det påhviler leverandøren, at forpligte sine ansatte til at overholde tavshedspligten. Leverandøren er ligeledes forpligtet til at bevare tavshedspligt over for tredjemand om indholdet af de med Ringkøbing-Skjern Kommune indgåede aftaler herunder priser og mængder. 17

18 EU-udbud på bleer til Ringkøbing-Skjern Kommune 3.10 Tvistigheder Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med en aftale indbringes for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værneting er Retten i Herning Kontrakt Ved indgåelse af kontrakt med de(n) valgte leverandør(er) udarbejdes denne af Ringkøbing- Skjern Kommune, Team Udbud. Som udgangspunkt for indgåelse af kontrakt er, det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag samt de(n) valgte leverandør(er) s samlede tilbudsmateriale. Udarbejdelse af kontrakt vil således primært vedrøre en sammenskrivning af det samlede udbudsmateriale og de(t) valgte tilbud. Begge parter underskriver kontrakten. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives, hvilken leverandør der optræder som kontraktansvarlig over for Ringkøbing-Skjern kommune. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen Kontraktophør Tilbudsgiver skal garantere at der ved kontraktophør 6 måneder før ophør udleveres de oplysninger som Ringkøbing-Skjern kommune måtte mangle. Tilbudsgiver skal garantere, at de ved kontraktophør udleverer alt materiale samt eventuelle systemer, som herefter er Ringkøbing-Skjern Kommunes ejendom, og som frit må benyttes i Ringkøbing-Skjern Kommune Offentliggørelse af delpriser Jf. offentlighedslovens 12, stk. 3 forbeholder ordregiver sig retten til offentliggørelse af delpriser på tilbud på bleer, idet bevillingerne ydes efter Servicelovens 112, stk. 3 og er omfattet af fritvalgsordningen. 18