Referat. Anne Kathrine Pedersen (AKP) Hovedbestyrelsesnæstformand. Derudover deltog: Søren Ahle Hansen (SAH)

Transkript

1 Referat Vedrørende: Ordinært repræsentantskabsmøde 2016 Sted: ØsterBO, Treschowsgade 2, Vejle Dato: 3. marts 2016 Deltagere: 44 repræsentantskabsmedlemmer, incl.: Karin Mortensen (KM) Hovedbestyrelsesformand Anne Kathrine Pedersen (AKP) Hovedbestyrelsesnæstformand Jens Schmidt (JS) Hovedbestyrelsesmedlem Derudover deltog: Søren Ahle Hansen (SAH) Ulrik Faarup Sørensen (UFS) Helle Friis Jensen (HFJ) Pia L. Nedergaard (PLN) Jens Marius Jensen (JMJ) Robin Sundstrøm RSU) Peter Z. Høgnesen (PZH) Stinne Bonde (SBO) Direktør Administrationschef Driftschef Udviklingschef for teknisk afdeling Projektleder Inspektør Inspektør Direktionssekretær Pkt. 1: Valg af dirigent/stemmeudvalg Administrationschef Ulrik Faarup Sørensen, blev på organisationsbestyrelsens forslag valgt til dirigent. Stemmeudvalg blev: HFJ, PLN og Line Jensen (afdeling 22) Som referent blev valgt: Direktionssekretær Stinne Bonde Pkt. 2: Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning og forretningsførelse for det seneste forløbne år Karin Mortensen aflagde bestyrelsens beretning, som her er gengivet i hovedpunkter: Styringsdialog Vi har løbende nogle gode dialoger med Vejle Kommune om de problemer, vi måtte have i afdelingerne, men styringsdialogmøderne alligevel en god lejlighed til at gennemgå det hele og et godt middel til at styrke samarbejdet mellem Side 1 af 7

2 Kommunen og os. Nybyggeri og større renoveringer HavneBO-byggeriet er netop afsluttet med Teknisk Udvalgs godkendelse af skema C. Vi har dog stadig lidt udfordringer med udbedring af nogle mangler og en sag med MGO plader, som ligger ved Byggeskadefonden. Der er taget første spadestik til 12 private lejeboliger i Tirsbæk Bakker. Vi forventer at gå i gang med vores projekt i Tirsbæk Bakker til sommer. I Moldeparken er der nu kommet skred i projektet med helhedsplanen det primært facader og tag samt tilgængelige boliger med elevatorer, men også alle udearealer, der skal renoveres. Vi holder flere informationsmøder og fortæller beboerne, hvad de kan forvente af fremtidige boliger i området og herefter holdes der ekstraordinært afdelingsmøde primo juni, hvorefter projekteringen vil kunne gå i gang med forventet fysisk opstart primo I to andre projekter Nørrebrogade og Nørreboparken har vi, i samarbejde med afdelingsbestyrelserne, besluttet at undersøge mulighederne for at køre videre som egenfinansieringssager. Vi arbejder ligeledes på et større renoveringsprojekt i afdeling 15. Nyheder i den daglige drift Vi vil gerne give vores beboere den bedste service, men vi skal holde omkostningerne nede. Vi skal derfor hele tiden undersøge prisniveauet for de ydelser, vi kan købe ude i byen, så vi til hver en tid er konkurrencedygtige og opretholder en sund effektivitet. Vi har arbejdet videre med klimatilpasningsprojektet/lar-projektet under hensyntagen til det muliges kunst og med de beboerinput, som vi fik på Workshoppen, som vi holdt på Den Grønne Kile. Vores samarbejde med Civica i Odense er nu blevet et strategisk samarbejde, hvor vi laver vidensdeling og erfaringsudveksling, men ikke længere satser på at have fælles ressourcer. Vejle Kommune AffaldGenbrug har nu offentliggjort den fremtidige affaldshåndteringsløsningen pr. 4. april 2016, hvor affald skal sorteres og håndteres på en anden måde. Vi har været i dialog med afdelingsbestyrelsen omkring den mest optimale løsning for hver enkelt afdeling. Vi har overtaget administrationen af Toftebo, der er nabo til Toftegaarden, i en ren administrationsaftale. TREFOR annoncerede i oktober 2014, at de har indgået samarbejde med YouSee om levering af TV-pakker. Overgangen til YouSee TV-pakkerne har dog ladet Side 2 af 7

3 vente lidt på sig, men migreringen sker 29. marts YouSee TV-pakkerne er billigere, end de var med Waoo! og med mulighed for en Bland-Selv-løsning, finder vi det mere attraktivt. El-delebilprojektet hvor vi har haft 3 el-delebiler til rådighed for beboere og administration, er nu afsluttet. Vi har dog indgået en aftale om, at GreenAbout fortsat stiller én bil til rådighed for udlejning. Vi har overtaget Gutenberghus Østerbrogade 30 afdeling 52. Både afdeling 1 og 52 har vedtaget en sammenlægning. I juli 2016 kan ØsterBO fejre 75 års jubilæum, og i den forbindelse har vi bedt historiker Poul Ulrich Jensen til at udarbejde et jubilæumsskrift, som vil blive udgivet i forbindelse med en reception og givet som gave til alle vores beboere og medlemmer, der ønsker det. Fremtidens udfordringer Den almene sektor er udsat for et sundt pres for at gøre tingene effektivt. I forårssamlingen 2016 planlægges fremsat et lovforslag om et udgiftsmåltal, som den samlede almene sektor skal leve op til i regnskabsår 2019/20. BL deltager for øjeblikket i møder med Udlændinge, Integrations- Boligministeriet og Finansministeriet omkring omfanget af den besparelse, der ligger i udgiftsmåltallet. Vi skal bruge Landsbyggefondens nøgletalskatalog med benchmark sammen med vores andre værktøjer til sammenligning af regnskabsnøgletal på henholdsvis boligorganisations- og afdelingsniveau for at blive endnu bedre i vores drift og administration. Specielt to emner har fyldt meget både i BL og her i ØsterBO. Det ene er regeringens ønske om beskæring i boligstøtten for enlige med børn og ældre, hvor der lægges op til besparelser, der vil medfører flere udflytninger og sikkert også større tab til boligorganisationerne, så det er ikke uden grund, at vi er bekymret for lovforslagets konsekvenser. Det andet emne er boliger til flygtninge, hvor Vejle Kommune udnytter deres ret til at disponere over på til 25% af vores ledige boliger. Vi har pt. anvist 39 boliger til flygtninge, men det tal vil helt klart stige. Vi følger begge emner tæt og forsøger at gøre vores indflydelse gældende, hvor det er muligt. Vi skal også fortsat gøre alt for at være konkurrencedygtige på fremtidens boligmarked. Vi skal fortsat gøre vores bedste for at være en professionel og dynamisk virksomhed. Det er derfor vigtigt, løbende at have en drøftelse af god almen ledelse, da det er en vigtig del af bestyrelsesarbejdet, idet bestyrelsesarbejdet ikke kun er en post, der skal besættes, men et ansvar for en virksomhed og en arbejdsplads. Side 3 af 7

4 Det er til stadighed en udfordring at synliggøre de mange fordele, der er ved at bo til leje. Det drejer sig om at få plantet et ejerskab hos beboerne den bedste omtale er gode ambassadører det er tilfredse beboere det er jer i Repræsentantskabet. Vær med til at fastholde og forbedre vores image og husk, at kritik er konstruktiv, hvis den kommunikeres direkte til ledelsen frem for til andre beboere. Tak til repræsentantskabet for det positive samarbejde, som er nødvendigt for at fastholde ØsterBO som en levende demokratisk organisation med stærke bevaringsværdige værdier. Kommentarer og spørgsmål til beretningen: Afd. 49, Pernille Mikkelsen: Hvad gør ØsterBO for at blive mere effektive i administrationen og omkring renovation? SAH: Meddelte at ØsterBO i administrationen arbejder på at digitalisere flere dokumenter bl.a. udsendelse af tilbud men også dokumenter til nuværende beboere. Derudover vil flere dokumenter blive sendt via e-boks. I forhold til driftsorganisationen, så samles medarbejderne i teams med specialer og omkring den nye affaldshåndtering, så etableres der, hvor det er muligt, nedgravede løsninger, så der skal bruges minimale ressourcer på den opgave. Afd. 49, Pernille Mikkelsen: Spurgte til status på LAR-projektet og Den Grønne Kile? SAH: Orienterede om, at projektet med bortledning af vand er meget større end først antaget. Der arbejdes på at kortlægge præcist, hvor vandet kommer fra og i hvor store mængder. LAR-Projektet beløber sig til 63 mio. kr. og finansieres af Vejle Spildevand og Vejle Kommune, der dog søger om medfinansiering i en fond. Når det er er faldet på plads vil projekteringen blive påbegyndt, og det er fortsat intensionen at inddrage afdelingsbestyrelserne i projektet omkring indretning af Den Grønne Kile. Afd. 15, Karsten Møller: Spurgte til det, det der stod i pressen i 2015 omkring udlejning til flygtninge og at nogle boligorganisationer fritages for at modtage flygtninge? SAH: Det er korrekt, at boligafdelinger, der er optaget på ghettolisten fritages for at skulle modtage flygtninge. Det er noget regeringen har bestemt. Det vil alt andet lige have betydning for ØsterBO, at der ikke kan anvises flygtninge til ex. Løget Høj. Alle kommuner har krav om at få tildelt op til 25% af alle ledige almene familieboliger i Danmark. Side 4 af 7

5 Pkt. 3: Endelig godkendelse af årsregnskab for 2014/2015 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for 2015/2016 Søren Ahle Hansen fremlagde årsregnskabet for 2014/2015 samt budget for 2015/2016. Regnskab og budget blev enstemmigt godkendt. Spørgsmål og kommentarer til regnskabet: Afd. 15, Karsten Møller: Efterlyset en opgørelse af egenkapitalen pr. afdeling. SAH: Det noteres og vil fremtidigt blive oplyst i regnskaberne. Afd. 15, Karsten Møller: Der er i regnskabet opført en post kaldet partnerskabsaftale, hvad er det? SAH: Oplyste at det er en partnerskabsaftale med KAB. Pkt. 4: Behandling af indkomne forslag 4.a. Godkendelse af sammenlægning af afdelingerne 1 og 52 Forslaget blev enstemmigt godkendt. 4.b. Stillingtagen til renovering af sommerhuset i Henne Kommentarer og spørgsmål: Der blev spurgt til hvor meget sommerhuset udlejes. SAH orienterede om, at højsæsonen blev reduceret i 2015, og at det har medført flere weekendudlejninger, men at ugeudlejninger har ligget på omkring 17 de seneste år. I kommentarerne var der generelt enighed om, at det er et dejligst sommerhus som ØsterBO bør beholde og renovere, og at sommerhuset i Juelsminde evt. kunne sælges for at finansiere en renovering. Alternativt skal renoveringen finansieres ved udlejning. Det blev enstemmigt vedtaget, at sommerhuset i Henne skal renoveres. Pkt. 5: Valg af bestyrelsesmedlemmer i.h.t. 10, stk. 3 Pkt. 5a: På valg er: Bestyrelsesmedlem Anne Kathrine Pedersen, Rødkildevej 2, 2. th. Bestyrelsesmedlem Kristian Olesen, Skrænten 73 Side 5 af 7

6 På mødet opstillede: Anne Kathrine Pedersen, Rødkildevej 2, 2. th. Adda Johansen, Moldevej 17, 17, 1. tv. Karsten Møller, Østerled 28, st. tv. Ib Sønderborg, Østerled 6, 1. tv. Anders Sørensen, Stævnen 9, 5. tv. Stemmerne fordelte sig: Anne Kathrine Pedersen 32 stemmer Adda Johansen 23 stemmer Karsten Møller 7 stemmer Ib Sønderborg 7 stemmer Anders Sørensen 17 stemmer Anne Kathrine Pedersen og Adda Johansen blev valgt. Pkt. 5b: Valg af 2 suppleanter i h. t. 10, stk. 3 På mødet opstillede: Karsten Møller, Østerled 28, st. tv. Ib Sønderborg, Østerled 6, 1. tv. 1. suppleant blev: Ib Sønderborg 22 stemmer 2. suppleant blev: Karsten Møller 18 stemmer Pkt. 6: Valg af statsautoriseret revisor H. Martinsen A/S, v/statsautoriseret revisor Brian Christensen, Gunhilds Plads 2, 7100 Vejle. Blev genvalgt. Pkt. 7: Eventuelt Gert Brandt Thomasen, afdeling 15: Opfordrede til, at ØsterBO tager kontakte til kommunen og Sydtrafik for at få ændret ruten for bybus nr. 1, så den igen kører omkring Nørretorv. SAH: Der vil blive rettet henvendelse med dette ønske. Afd. 6, Kurt Steffensen: Spurgte til om planerne for Sorte Sti, der trænger til en renovering. SAH: Oplyste, at renoveringen afventer LAR projektet og dermed endelige afklaring af vandforholdene. Side 6 af 7

7 Afd. 14, Helle Lyager: Spurgte til hvad administrationen gør for at orientere udenlandske beboere omkring adfærd i vaskehuse og generel benyttelse af faciliteter? UFS: Meddelte, at der bliver udleveret materialer, omkring hvordan man opnår et godt naboskab som ny beboer, og at kommunen følger de nye flygtninge tæt og ligeledes hjælper dem tilrette. Afd. 8, John Olesen: Opfordrede til, at der findes ressourcer til at varetage renoveringsprojektet i afdeling 8, hvor det netop er blevet meddelt afdelingsbestyrelsen, at renoveringen bliver udskudt pga. ressourcemangel. Karin Mortensen takkede for deltagelsen og de gode bidrag. Mødet blev hævet kl Karin Mortensen formand Ulrik Faarup Sørensen dirigent Referent: Stinne Bonde, 9. marts 2016 Kopi: Repræsentantskabet Side 7 af 7