Bakkegårdsparkens Ejerforening af 1976

Transkript

1 Bestyrelsesinfo nr maj 2015 Digitalisering/Effektivisering og ekstraordinær generalforsamling Den nye bestyrelse ønsker at intensivere kommunikationen med medlemmerne, samt at effektivisere administrationsarbejdet. Vi har derfor dags dato åbnet en hjemmeside, hvor medlemmerne kan orientere sig om alle relevante forhold. Det være sig kontaktoplysninger på bestyrelsesmedlemmer, referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, planlagte aktiviteter, vedtægter, booking af gildesal m.m. Referat fra generalforsamling samt de seneste afholdte bestyrelsesmøder, kan findes på hjemmesiden. Orientér Jer venligst på Af samme årsag ønsker vi at digitalisere medlemsoplysningerne samt regnskabsførelsen. Vi har derfor brug for alle medlemmernes adresser, som snarest bedes sendt til info@bakkegaardsparkenikast.dk, da vi fremover vil informere via og hjemmeside. I kan også fremsende oplysningerne via kontaktformularen på hjemmesiden. Venligst angiv husnummer, Navn, Telefon og adresse. Skulle der være enkelte medlemmer som ikke har mulighed for at modtage , bedes de kontakte Belinda Jørgensen (18G) på telefon Med venlig hilsen p.b.v. Mogens B. Helmer Formand Bilag.. Oplæg og Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling Opkrævning af årskontingent for 2015 Ikast den /mbh

2 Oplæg fra den nye bestyrelse Ekstraordinær Generalforsamling Den nye bestyrelse vil gerne arbejde videre med at få vore vedtægter tilpasset de aktuelle forhold, samt få undersøgt om der kan være basis for at tegne en kollektiv Hus-og brandforsikring. Begge punkter på den netop afholdte generalforsamling. På den netop afholdte generalforsamling fornemmer vi, at informationsniveauet for de 2 ovennævnte væsentlige beslutninger ikke var godt nok. Så vi vil gerne invitere til en fornyet drøftelse af ovennævnte, hvor vi vil gøre os umage for at sikre et rimeligt beslutningsgrundlag for alle medlemmer. Samtidigt vil vi gerne søge bemyndigelse til håndhævning af reglerne for udvendig vedligehold herunder hækkeklipning, samt færdiggørelse af gildesalen. Vi indbyder derfor til en ekstraordinær generalforsamling, hvor vi kan drøfte og eventuelt vedtage ovennævnte 4 forhold. Spillereglerne for at kunne beslutte noget på generalforsamlingen vil være at 1. minimum 2/3 af alle medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen og 2. minimum 2/3 af de fremmødte stemmeberettige stemmer for forslagene. Såfremt pkt.1 ikke er opfyldt kan intet besluttes, men såfremt pkt. 2 bliver en realitet, kan bestyrelsen indkalde til en ny ekstraordinær generalforsamling, hvor kun pkt. 2 vil være påkrævet opfyldt. De 4 forslag skal ikke betragtes som en helhed, men kan besluttes hver for sig, og det skal oplyses, at bestyrelsen agter at føre beslutningsgangen så langt som muligt. Det er således af stor betydning, at flest muligt møder op til generalforsamlingen, og er der forhold som I ønsker belyst yderligere, så benyt venligst kontaktformularen på vor hjemmeside. Med venlig hilsen p.b.v. Mogens B. Helmer Formand Bilag Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling den 16. juni 2015.

3 Indkaldelse til ekstraordinær Generalforsamling Tid: kl Sted: Mødelokalet under 6G Dagsorden Velkomst Valg af dirigent Behandling af indkomne ændringsforslag Forslag fra bestyrelsen om tilpasning af vedtægtsændringer Forslag fra bestyrelsen om tegning af kollektiv Hus-og brandforsikring Forslag fra bestyrelsen om bemyndigelse til håndhævelse af ejeres udvendige vedligehold herunder hækklipning. Forslag fra bestyrelsen om investering i køkkenfaciliteter i tilknytning til gildesalen. Eventuelt? Mødet forventes afsluttet senest kl Evt. ændringsforslag bedes indsendt til formand@bakkegaardsparkenikast.dk senest den 2. juni 2015 eller afleveret hos Belinda Jørgensen i nr. 18G. Af hensyn til det praktiske arrangement bedes tilmelding ske på ovennævnte mail senest den 9. juni 2015 eller afleveret hos Belinda Jørgensen i nr. 18G. p.b.v. Mogens B. Helmer Formand Bilag vedlagt: Bilag 1 vedrørende forslag om vedtægtsændringer Bilag 2 vedrørende forslag om kollektiv Hus-og brandforsikring Bilag 3 vedrørende forslag om håndhævelse af regler for ejeres udvendige vedligehold. Bilag 4. Investeringsbudget køkkenfaciliteter i forbindelse med gildesalen

4 Bilag 1. - Forslag til vedtægtsændringer Vedligeholdelse Stk. 1. Udvendig vedligeholdelse og fornyelse af udvendige ruder, vinduer, altaner samt elevatorer fællesarealer, herunder af døre mod fællesarealer belysning placeret på fællesarealer, fælles forsyningsledninger og fællesinstallationer indtil disses individuelle fælles forgreninger til/i de enkelte lejligheder påhviler ejerforeningen. Ejerforeningen er også ansvarlig for drift og vedligehold af fælles faciliteter som f.eks. gildesal mv. Dog påhviler det de enkelte ejere, at vedligeholde og forny eget udvendigt træ-og murværk, tag, vinduer, døre, tagrender, afledning af regnvand på egen grund, samt eventuelle beplantninger i skel. Stk. 2. Indvendig vedligeholdelse og fornyelse af/i lejlighederne påhviler de enkelte ejere. Den omfatter ikke alene almindeligt vedligehold som hvidtning. tapetsering og maling, men også vedligehold og fornyelse af gulvbelægning, gulvbrædder, loftspuds, forsatsvinduer, indvendige døre og vinduer samt egne dørlåse. Endvidere vedligehold og fornyelse af øvrigt udstyr som elledninger, elkontakter, toiletter, vaske, vandhaner, radiatorer, radiatorventiler, radiatormålere, brugsvandsrør samt afløbsrør og gasrør. Fælles forsyningsledninger og fællesinstallationer indtil disses individuelle fælles forgreninger til/i de enkelte lejligheder påhviler ejerforeningen Udlejning Stk. 1. Ved udlejning af en lejlighed skal medlemmet på bestyrelsens begæring fremsende en kopi af lejekontrakten til formanden for bestyrelsen. PS. Nuværende vedtægter kan ses på hjemmesiden. (Det gule er tilføjelser/ændringer) Formål med ændringerne At rense teksten for irrelevante betegnelser (som f.eks. gasrør, radiatorventiler mv) At tilpasse teksten til den reelle situation (egen bolig på egen matrikel og ikke ejerlejlighed) At præcisere ejernes eksterne vedligeholdelsesforpligtelser. Væsentlig konsekvenser De enkelte ejere får vedligeholdelsespligt for egen og fælles udvendig belysning placeret på egen matrikel omend ejerforeningen dækker nogle af driftsomkostningerne til el. Ejerforeningen påtager sig tydeligere vedligeholdelsespligten af de fælles udenomsarealer, fælles faciliteter samt udvendig belysning placeret på fællesarealerne.

5 Bilag 2 Forslag om tegning af kollektiv Hus-og brandforsikring Det er også den nye bestyrelses opfattelse, at der kan være store besparelser ved at tegne en kollektiv husog brandforsikring. Herunder et skema i kan anvende til at sammenligne prisen for Jeres egen forsikring samt Alm.Brands tilbud på kollektiv forsikring. I eksemplet herunder er angivet tallene for nuværende enkelttegnet forsikring i 12F. Hvis nogle af Jer skulle ønske en professionel vejledning til sammenligningen, har vi arrangeret med Alm. Brand at de lørdag den 13. juni stiller en ekspert til rådighed i Gildesalen under 6G. Hvis du ønsker denne rådgivning bedes du senest den 1. juni give besked enten via formand@bakkegaardsparkenikast.dk eller via kontaktformularen på hjemmesiden. Sammenligning af forsikringspriser Enkelforsikring Gruppeforsikring Eget forsikringsselskab Hus - og brandforsikring GF-forsikring Selvrisiko Alm. Brand Selvrisiko Jeres forsikring Selvrisiko Bygningsbrand ok 1.655,00 inkl. el-skade 0,00 Bygningskasko ok 1.655,00 ok 0,00 Svamp og insekt ok 1.655,00 ok 0,00 Råd (skjulte konstruktioner) ok 1.655,00 ok 0,00 udvidet rørskade ok 1.655,00 ok 0,00 Glas ej inkluderet ok 0,00 Sanitet ej inkluderet ok 0,00 Restværdi ej inkluderet ok 0,00 Udvidet råd ej inkluderet ej inkluderet Udvidet skadedyr ej inkluderet ej inkluderet Udvidet vandskade (beboelse) ej inkluderet ok 7.269,00 Stikledning ej inkluderet ok 3.634,00 Bestyrelsesansvar inkl. underslæb ( ,-) ej inkluderet ok 0,00 Foreningsretshjælp (max ,- pr. tvist) ej inkluderet ok 5.000,00 Årilg præmie 4.100, ,00 Lovpligtig skadesforsikringsafgift 43,25 inklusiv Lovpligtig stormflodsafgift 60,00 1,00 Administrationsgebyr 30,00 0,00 I alt afgifter og gebyrer 133,25 1,00 OBS! Vær opmærksom på, at din opsigelse af din nuværende hus-og brandforsikring kan have indflydelse på andre forsikringer, såfremt du har tegnet flere forsikringer i det samme selskab. Bemærk i øvrigt, at de gule forsikringsområder er forenings/bestyrelsesorienteret.

6 Bilag 3 Forslag om bemyndigelse til håndhævelse af ejernes pligt til udvendig vedligehold herunder hækkeklipning. I lyset af de krav som er opstillet i vore vedtægter omkring ejernes forpligtelser vedrørende udvendig vedligehold, vil bestyrelsen bede om en accept af følgende fremgangsmåde ved misligholdelse. 1. Såfremt et medlem af ejerkredsen indsender en skriftlig klage til bestyrelsen om påstået misligholdelse, vil bestyrelsen inden 14 dage fra klagetidspunktet besigtige forholdene. 2. Såfremt bestyrelsen finder indsigelsen for relevant, vil bestyrelsen inden for 1 uge fra besigtigelsestidspunktet, fremsende en officiel skrivelse til misligholderen pr. anbefalet brev. I brevet skal misligholdelsen være klart beskrevet, og medlemmet skal gives en periode på 3 uger til udbedring af forholdet. 3. Såfremt forholdet ikke er udbedret inden udløbet af de 3 ugers frist, kan bestyrelsen uden yderligere varsel iværksætte udbedring af forholdet med anvendelse af fremmed arbejdskraft. Alle omkostninger i den forbindelse skal udredes af misligholderen. PS.. Såfremt en misligholder ikke kan acceptere bestyrelsens beslutning, vil den eneste ankemulighed for medlemmet være, at samle opbakning fra øvrige medlemmer til indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling jf. vedtægternes 5 stk.1. (vedtægterne kan findes på

7 Bilag 4. Indretning af køkkenfaciliteter i tilknytning til Gildesalen I forbindelse med vandskaderne i gildesalen sidste år, er der nu udbedret skader for i alt kr ,-. Heraf betaler forsikringen kr ,-, hvilket efterlader en egenbetaling til foreningen på kr ,-. Påløbne omkostninger til oprydning, rengøring m.v. er afregnet med forsikringen særskilt. Man kan således sige, at der er investeret de senere måneder kr ,- i gildesalen, men vi kan stadig ikke bruge den til andet end mødeafholdelse. Der mangler køkkenfaciliteter. En enig bestyrelse har således sat sig for at undersøge mulighederne for at udbygge gildesalen med køkkenfaciliteter. Vi ønsker et køkken med alle nødvendige faciliteter, så som koldt/varmt vand, komfur, køle/frys, opvaskemaskine, emhætte og masser af under-og overskabe. Endvidere ønsker vi en ny håndvask på toilettet med koldt-og varmt vand. Endvidere at indrette det ene af roderummene som garderobe. Det andet roderum indrettes til brug for bestyrelsen. Vi har indhentet et groft overslag på at etablere ovennævnte, som indikerer at vi for max. Kr ,- kan realisere dette. Vi vil derefter alle ( og evt. familie ) kunne leje gildesalen til en favorabel pris, og uden problemer holde selskaber her med prs uden problemer. I prisen er ikke indeholdt nyt møblement i form af nye borde og stole, men vi forestiller os, at vi på et tidspunkt kan finde måske brugt møblement, som er noget pænere end det vi har. 1. Bestyrelsen vil således høre generalforsamlingen om vi må bruge op til kr ,- på etablering af køkken, hvilket beløb vil reducere formuen pr på ,- til kr ,-. 2. Yderligere vil vi anmode generalforsamlingen om ret til at bruge kr ,- til nyt møblement mv, hvis vi møder det rigtige tilbud. Vi vil gerne have afstemning om både pkt. 1 og pkt. 2 i nævnte rækkefølge. Et foreløbigt overslag på køkkenprojektet vil blive lagt ud på hjemmesiden.