Aftale mellem Tønder, Sønderborg, Haderslev og Aabenraa om driften af Center for Hjælpemidler og Kommunikation

Transkript

1 Aabenraa Kommune 6. juli 2010 Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Aftale mellem Tønder, Sønderborg, Haderslev og Aabenraa om driften af Center for Hjælpemidler og Kommunikation 1. Aftalens formål Denne aftale har med hjemmel i Servicelovens 6 samt bekendtgørelse nr. 36/2006 til formål at sikre levering af en række ydelser, hvor kommunerne er forsyningspligtige i henhold til Serviceloven og Folkeskoleloven samt tilhørende bekendtgørelser, til borgerne i de 4 aftalekommuner ved at sikre en optimal, gensidig udnyttelse og drift af Center for Hjælpemidler og Kommunikation (CHK). Udgangspunktet for leveringen af ydelserne til borgene er kommunernes udmeldte ønsker og behov til de aftalte ydelser og vil være i overensstemmelse med kravene i gældende lovgivning. Nærværende aftale tager afsat i solidaritetsprincippet og principper fra Den sociale Rammeaftale for Region Syddanmark om sikring af specialiserede ydelser og tilbud til borgerne i kommunerne. Parterne er enige om at bidrage til at fastholde og videreudvikle de tilbud og ydelser, som CHK leverer. Konkret indebærer dette, at Aabenraa Kommune forpligter sig til at garantere leveringssikkerhed for de aftalte ydelser i det aftalte omfang og at Tønder Kommune, Sønderborg Kommune og Haderslev Kommune forpligter sig til at aftage de aftalte ydelser i det aftalte omfang. Omvendt er kommunerne forpligtet til i god tid og inden den 1. maj at indmelde forventninger til forbruget af ydelser det kommende kalenderår gennem de kommunale redegørelser. 2. Aftalens område CHK s geografiske arbejdsområde udgøres primært, men ikke udelukkende, af de 4 aftalekommuner. CHK har mulighed for at sælge ydelser f.eks. til andre kommuner, til Region Syddanmark eller til VISO på markedsvilkår. CHK løfter i aftaleperioden opgaven som kompetencecenter. Opgaverne fremgår af CHK s Ydelseskatalog. Kapaciteten og omfanget af ydelserne dimensioneres årligt i dialog med de 4 aftalekommuner i forbindelse med budgetlægningsprocessen og inden den 15. oktober. CHK er beliggende på Plantagevej 4 i Bov. For at imødekomme borgernes muligheder for nemt og hurtigt at komme i kontakt med CHK og for at reducere omkostninger til borgerkørsel og til medarbejderkørsel, stiller kommunerne vederlagsfrit lokaler til rådighed efter aftale med CHK. CHK leverer ydelser i henhold til: Lov om specialundervisning for voksne Serviceloven Folkeskoleloven 1

2 Aktivloven Målgrupperne for CHK s ydelser er: Hørehandicappede Synshandicappede Mobilitetshandicappede Voksne med afasi og dysartri Voksne med stemmeproblemer Stammere Ordblinde børn Voksne med progredierende ledelser, som påvirker kommunikationen Småbørn med svære kommunikationsvanskeligheder Børn med læbe-ganespalte CHK leverer ydelser grupperet i ydelsespakker suppleret med mulighed for tilkøb af enkeltydelser. Pakkerne sammensættes i samarbejde med kommunerne og under hensyntagen til lovgivningerne på området, de forvaltningsmæssige forhold i kommunerne og den samlede vifte af ydelser til kommunerne. Den enkelte kommune aftager som minimum Grundpakken, Hjælpemiddelpakken, Servicepakken og Voksenundervisningspakken, som er en forudsætning for at sikre og fastholde kompetenceniveauet på CHK og dermed kvaliteten af de leverede ydelser. Den enkelte kommune forventes endvidere at aftage en eller flere øvrige ydelsespakker. Omfanget heraf aftales i forbindelse med den årlige budgetlægningsproces og inden den 15. oktober. Pakkerne og det nærmere indhold beskrives i Ydelseskataloget, der foreligger inden udgangen af første kvartal. 3. Finansiering takster og betalingsmodeller Udgangspunktet for finansiering, fastsættelse af takster og håndtering af overskud/underskud på driften udgøres af reglerne om sociale Rammeaftale. CHK vil fortsat arbejde målrettet på at yde kvalitetstilbud til konkurrencedygtige takster. CHK s driftsbudget opdeles i ydelsespakker. Grundpakken og Servicepakken baseres på forholdsmæssig betaling efter aftalt indbyggertal. Hjælpemiddelpakken og Voksenundervisningspakken på erfaringsbaserede brugertal, dvs. fra forrige regnskabsår. Herudover tilbydes kommunerne efter behov en trækningsret til yderligere pakker og til enkeltydelser, som CHK leverer som indtægtsdækket virksomhed. Der er forventning om forlængelse af den hidtidige praksis i forhold til tilkøbspakker og køb af enkeltydelser. Kommunerne forpligter sig - inden 1. maj - til at tilkendegive ændringer i deres forventede efterspørgsel efter ydelsespakker ud over Grundpakken, Hjælpemiddelpakken, Servicepakken og Voksenundervisningspakken eller enkeltydelser for det efterfølgende kalenderår. CHK s budget til drift og levering af de aftalte ydelsespakker opkræves kvartalsvis forud. CHK opkræver indtægtsdækkede enkeltydelser kvartalsvis bagud. 2

3 CHK opkræver det aftalte aconto-budget til hjælpemidler efter Serviceloven (synsområdet, arm- og benproteser, informationsteknologiske hjælpemidler og høreområdet) fra de fire kommuner forholdsmæssigt efter indbyggertal/erfaringsbaserede tal. Beløbet opkræves kvartalsvist forud og reguleres ved kvartalets udgang med den faktiske udgift til hjælpemidler, der har været til kommunens borgere. En eventuel efterregulering af budgettet (i år x) finder sted i det næstefterfølgende regnskabsår (år x+2), således at kommunernes betaling reguleres med den del af regnskabsresultatet, der afviger mere end +/- 5%. 4. Bestyrelse samt bruger- og pårørendeinddragelse I henhold til Lov om Specialundervisning for voksne, nedsættes en bestyrelse for CHK hvis sammensætning skal tilgodese både inddragelse af brugerne og kommunernes behov for løbende indsigt i og styring af CHK. Bestyrelsens opgaver og kompetencer fremgår af styrelsesvedtægten, der vedlægges som bilag til denne aftale. Bestyrelsen sammensættes af: 4 medlemmer udpeget af de fire kommunalbestyrelser 4 medlemmer udpeget af de handicappedes organisationer i hele det sønderjyske område 2 medlemmer valgt af og blandt personalet Det forudsættes, at CHK fortsætter det tætte samarbejde med familie og pårørende i den enkelte sag, og har særlige tilbud til de pårørende, når det er fagligt relevant. CHK afholder årligt møder og temadage med brugerorganisationer, som er tilknyttet centrets målgrupper. 5. Aftalens gyldighedsperiode og opsigelse Aftaleperioden er 1 år. Kommunerne skal inden 15. oktober indgå aftale om det kommende år. Rammeaftalens regler for håndtering af efterregulering ved lukning af tilbud gælder for samarbejdet omkring CHK. Det indebærer konkret, at den enkelte kommune påtager sig ansvaret for en andel (svarende til befolkningsandelen i de 4 sønderjyske kommuner) af et eventuelt underskud, såfremt der ikke fortsat er grundlag for at drive CHK. Underskuddet opgøres efter modregning af salg af inventar og hjælpemidler m.v. og efter at Aabenraa har tilstræbt minimering af omkostningerne i øvrigt. Der kan maksimalt pålignes kommunerne 50% af det oprindelig vedtagne driftsbudget i lukningsåret. For Tønder Kommune: Borgmester Laurids Rudebeck Kommunaldirektør Svend Møller For Sønderborg Kommune: 3

4 Borgmester Aase Nyegaard Kommunaldirektør Alfred Holm-Petersen For Haderslev Kommune: Borgmester Jens Christian Gjesing Kommunaldirektør Poul Erik Graversen For Aabenraa Kommune: Borgmester Tove Larsen Kommunaldirektør Niels Johannesen Liste over bilag til aftalen 1. Styrelsesvedtægt for Center for hjælpemidler og Kommunikation 2. Tillæg til administrative procedurer vedrørende finansiering og afregning (udarbejdes endeligt i efteråret 2010 inden aftalens ikrafttræden) Bilag nr. 1 4

5 Styrelsesvedtægt for Center for Hjælpemidler og Kommunikation I henhold til undervisningsministeriets lovbekendtgørelse nr. 658 af 3. juli 2000 om specialundervisning for voksne, 2 i lov nr. 592 af 24. juni 2005 (udmøntning af kommunalreformen) og Aftale mellem Tønder, Sønderborg, Haderslev og Aabenraa om overtagelse og drift af amtets institutioner i forbindelse med opgave- og strukturreformen fastsættes følgende vedtægter for Center for Hjælpemidler og Kommunikation (CHK) i Aabenraa Kommune. Kapitel 1 Bestyrelsen Sammensætning m.v. 1 Bestyrelsen består af: 1. 1 medlem udpeget af kommunalbestyrelsen i Aabenraa Kommune 2. 1 medlem udpeget af kommunalbestyrelsen i Haderslev Kommune 3. 1 medlem udpeget af kommunalbestyrelsen i Sønderborg Kommune 4. 1 medlem udpeget af kommunalbestyrelsen i Tønder Kommune 5. 4 medlemmer udpeget af forretningsudvalgene for Danske Handicaporganisationer (DH) i de fire kommuner 6. 2 medlemmer valgt af og blandt undervisningsinstitutionens lærere og øvrige medlemmer 2 CHK s forstander deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Særlige sagkyndige, enkeltpersoner eller repræsentanter for grupper som har tilknytning til institutionens virksomhed, kan af bestyrelsen indbydes til at deltage i bestyrelsens drøftelser under enkelte dagsordenspunkter. Indbydelsen skal fremgå af dagsordenen. CHK s forstander løser sekretariatsfunktionen i forbindelse med bestyrelsens arbejde. 3 Udpegning af de i 1, nr. 1-4, nævnte medlemmer finder sted snarest muligt efter hvert kommunalvalg. Valgperioden for disse medlemmer er 4 år. Udpegning af de i 1, nr. 5, nævnte medlemmer finder sted snarest muligt efter hvert kommunalvalg. Det henstilles, at brugerne udpeget af forretningsudvalgene repræsenterer CHK s forskellige brugergrupper så bredt som muligt. Valg af de i 1, nr. 6 nævnte medlemmer sker for et undervisningsår ad gangen. CHK s forstander forestår, at medarbejder rådet vælger disse medlemmer. Medlemmerne fungerer indtil udgangen af den måned, i hvilken nye valg har fundet sted. 5

6 Konstituering 4 Umiddelbart efter afholdelse af valg af medlemmer til bestyrelsen afholdes et konstituerende møde. CHK s forstander indkalder til mødet. Mødet ledes af det af Aabenraa kommunalbestyrelse udpegede medlem. På det konstituerende møde vælger bestyrelsen blandt sine medlemmer en formand og en næstformand ved simpel stemmeflerhed. Valgene gælder for et år. Valgene sker ved skriftlig afstemning, såfremt der er mere end én kandidat til et hverv. Stk.. 4 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden udover hvad nærværende vedtægter foreskriver. Indkaldelse 5 Bestyrelsen holder møde så ofte formanden eller mindst 3 af medlemmerne ønsker det, dog mindst kvartalsvis. 6 Bestyrelsesmøde indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af en foreløbig dagsorden. Varslet kan dog afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt. Ethvert medlem kan på skriftlig begæring inden 8 dage før mødet få punkter optaget på dagsordenen. Endelig dagsorden med tilhørende bilag udsendes senest 7 dage før mødets afholdelse. Stk.. 4. CHK s forstander udarbejder og udsender dagsorden i samarbejde med formanden. Beslutningsdygtighed, afstemning m.v. 7 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, hvor intet andet særligt er bestemt. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Ethvert medlem af bestyrelsen kan forlange skriftlig afstemning. Stk.. 4. Formanden leder møderne. Ved formandens forfald ledes de af næstformanden. Stk.. 5. Såfremt formanden måtte udtrykke konkret ønske herom, kan bestyrelsen under formandens ledelse vælge en mødeleder. Forhandlingsreferat 6

7 8 Formanden sørger for, at der føres referat af bestyrelsens møder. Af referatet skal der fremgå: - Tid og sted for mødet - Deltagere i mødet - Mødets leder - Bestyrelsens beslutninger m.v., herunder evt. særstandpunkter eller mindretalsudtalelser. Såfremt bestyrelsens beslutninger er sket ved afstemning, angiver referatet afstemningens emne samt antal stemmer for og imod. Mindretallet kan på forlangende få indføjet en mindretalsudtalelse. Referatet underskrives af formanden. 9 Formanden drager omsorg for, at der ved institutionens foranledning sker information om bestyrelsens beslutninger til brugere og ansatte ved institutionen. Diæter og befordringsgodtgørelse 10 Der ydes ikke diæter for deltagelse i bestyrelsens møder. Der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med afholdelse af møder til statens lave takst, eller med handicapkørsel i fornødent omfang. Kompetence 11 Bestyrelsen er i henhold til lov om specialundervisning for voksne samt Aabenraa Kommunes rammer for dialogbaseret aftalestyring og kompetenceregler tillagt følgende beføjelser: - Bestyrelsen fastlægger efter indstilling fra lederen og inden for den økonomiske ramme, der er fastsat af kommunalbestyrelsen, CHK s budget. - Bestyrelsen afgiver udtalelse i forbindelse med ansættelse og afskedigelse af forstander. Stk.. 2 Derudover har Aabenraa kommunalbestyrelse delegeret følgende beføjelser til bestyrelsen: - Bestyrelsen kan afgive udtalelse om alle spørgsmål, der vedrører CHK. Bestyrelsen skal afgive udtalelse om alle spørgsmål, som de fire kommunalbestyrelser forelægger den. - Bestyrelsen fastlægger de overordnede principper for CHK`s aktiviteter indenfor de mål og rammer, der er fastlagt af Aabenraa kommunalbestyrelse og i aftalen mellem de fire kommuner. Bestyrelsen kan efter Aabenraa kommunalbestyrelses nærmere bestemmelse varetage andre opgaver i relation til CHK end de allerede nævnte. 7

8 Kapitel 2 Ledelsen af CHK 12 Forstanderen er institutionsleder i Aabenraa Kommune med de krav, beføjelser og kompetencer, der følger af lovgivningen samt kommunens politikker, aftalestyring, kompetenceregler og ledelsesgrundlag. Forstanderen har bl.a. følgende beføjelser: - det pædagogiske ansvar for institutionens undervisning - varetagelse af den daglige administrative ledelse af CHK - træffe afgørelse om arbejdets fordeling blandt de ansatte - træffe afgørelse i alle enkeltsager vedrørende brugerne - afgive indstilling til bestyrelsen om CHK s budget jfr kompetence til at ansætte og afskedige medarbejdere Forstanderen skal endvidere udøve de funktioner, der følger af aftalen mellem de fire kommuner. Forstanderen er ansvarlig for, at relevante sager forelægges bestyrelsen. Medarbejder råd 13 Ved CHK dannes et råd, som er rådgivende for institutionens leder og bestyrelse. Rådet består af CHK s forstander og alle medarbejdere, der varetager opgaver i henhold til CHK s ydelseskatalog. Medarbejder rådet fastsætter selv sin forretningsorden og vælger selv sin formand. 8