Annonceringsmateriale

Transkript

1 Annonceringsmateriale Holbæk Forsynings daglige bankforretninger Annoncering af aftale vedrørende daglige bankforretninger Herved annoncerer Holbæk Service A/S (CVR nr ) aftale vedrørende varetagelse af daglige bankforretninger for Holbæk Forsyning. Holbæk Service A/S varetager annonceringen på vegne af følgende selskaber: Holbæk Forsyning A/S (CVR nr ) Holbæk Spildevand A/S (CVR nr ) Holbæk Vand A/S (CVR nr ) Holbæk Affald A/S (CVR nr ) Jyderup Varme A/S (CVR nr ) St. Merløse Varme A/S (CVR nr ) I det følgende anvendes betegnelsen "HF" som en samlet betegnelse for Holbæk Service A/S og ovenstående selskaber. Annonceringen sker som en offentlig annoncering i henhold til tilbudslovens afsnit II, idet kontraktværdien ikke forventes at overstige kr. ekskl. moms. Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering, således at alle interesserede tilbudsgivere kan afgive tilbud på de vilkår, som følger af dette annonceringsmateriale. Den annoncerede aftale tildeles én tilbudsgiver, idet der vil blive indgået parallelle aftaler mellem vindende tilbudsgiver (herefter betegnet "Kontrakthaver") og hvert af de ovenfornævnte selskaber på de vilkår, som følger af dette annonceringsmateriale og vindende tilbud. Holbæk Service A/S vil på vegne af de ovenfor nævnte selskaber varetage den daglige kontakt med Kontrakthaver. Betegnelsen "Aftalen" anvendes herefter som en fælles betegnelse for den aftale, som indgås mellem Kontrakthaver og hvert af de ovenfor nævnte selskaber. 1

2 1 Generelt om Aftalen Det er et krav, at Kontrakthaver har tilladelse til at udføre de ydelser, som omfattes af Aftalen i henhold til lov om finansiel virksomhed, jf. lovbekendtgørelse nr. 705 af 25. juni 2012 med senere ændringer. Såfremt Kontrakthaver er etableret i et andet land end Danmark, skal Kontrakthaver have en tilsvarende tilladelse eller autorisation i det land, hvori Kontrakthaver er etableret. Kontrakthaver skal samtidig lovligt kunne levere ydelserne omfattet af Aftalen i Danmark. Kontrakthaver skal på HF's forlangende kunne fremvise denne tilladelse. Kontrakthaver er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende forskrifter for ydelser omfattet af Aftalen herunder lovgivning, myndighedskrav og øvrige regler/påbud, som finder anvendelse. Al kommunikation med HF i Aftalens løbetid (og eventuelle forlængelse), herunder enhver form for rapportering skal foregå på dansk. 1.1 Indledning Aftalen omfatter afvikling af de daglige bankforretninger, maksimering af bankindestående likviditet, samt finansiel rådgivning angående formue- og gældspleje. HF ønsker samtidig option på at forlænge Aftalen med op til 1 år ("Option 1"). De nærmere betingelser, som HF ønsker Aftalen indgået under fremgår af det efterfølgende. Tidsplan for udbudsprocessen Dato Annoncering 21. december 2012 "Spørgefrist" 7. januar 2013 kl Tilbudsfrist 16. januar 2013 kl Planlagt møde med Kontrakthaver 13. februar 2013 (forventet) Kontraktunderskrivelse Senest 28. februar 2013 (forventet) HF forbeholder sig efter tilbudsfristens udløb at gennemføre forhandlingsmøder med de tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssige tilbud. Såfremt HF vælger at udnytte denne mulighed for forhandling, vil tilbudsgiverne blive underrettet om proceduren for en sådan forhandling. Aftaleperiode Aftalen vil være gældende fra den 1. maj 2013 til den 30. april 2016 med option ("Option 1") på forlængelse i op til 1 år (dvs. med udløb senest den 30. april 2017). HF skal senest 6 måneder før den 3-årige Aftaleperiodes ophør give meddelelse om, hvorvidt optionen ønskes udnyttet. De første 3 måneder af Aftalen betragtes som prøvetid, inden for hvilken periode Aftalen kan opsiges med 14 dages varsel af HF. Aftalen kan efter udløbet af de første 3 måneder opsiges helt eller delvist af HF med 2 måneders varsel, såfremt en sådan opsigelse er sagligt begrundet. Kontrakthaver er ikke berettiget til erstatning eller kompensation i tilfælde af en sådan opsigelse. HF beslutter senest samtidig med Aftalens indgåelse, hvorvidt Option 2 (handel med obligationer, se afsnit 3.2) ønskes udnyttet. Såfremt HF vælger at udnytte Option 2, forpligter HF sig til at udnytte Option 2 i et år efter Aftalens indgåelse. Efter dette tidspunkt kan HF med 3 måneders varsel opsige Option 2. 2

3 Såfremt Kontrakthaver misligholder Aftalen f.eks. ved overskridelse af aftalte tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler/fejl ved kontrakthavers IT-teknologi m.v., skal Kontrakthaver erstatte HF det tab, som HF lider i anledning af misligholdelsen, herunder men ikke begrænset til eventuel betaling af erstatning til 3. mand samt erstatning til HF svarende til den skønsmæssige merudgift. 1.2 Formkrav Tilbud skal være HF i hænde senest den 16. januar 2013 klokken Tilbudsgiverne skal vedstå tilbuddet frem til den 30. april Tilbud skal sendes i lukket kuvert. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer og elektronisk pr. af hensyn til den elektroniske journalisering. Såfremt materialets størrelse overskrider 5 MB, skal materialet vedlægges på en USB-nøgle eller i en CD-ROM. Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Udfyldt og underskrevet bilag 1. Bemærk: Tilbudsgiverne kan som supplement til Bilag 1 vedlægge yderligere dokumenter. 2. De oplysninger vedrørende rente, som følger af afsnit Guide til det tilbudte betalingssystem, webadressen, et brugernavn, kode til systemet og enhver anden oplysning der kan være relevant for at bruge systemet. Husk: Senest ved tilbudsfristens udløb skal der være oprettet adgang til et testmiljø, hvor HF har mulighed for at foretage almindelig bankforretninger, f.eks. kreditorudbetalinger (indenlandsk hhv. udenlandsk), overførsel mellem 2 konti, udskrift af kontospecifikation, udskrift af betalingstransaktion, indlæsning af bankfil fra økonomisystem etc. 4. Beskrivelser til brug for evalueringen af tilbuddet i forhold til underkriteriet "Kvalitet", se afsnit Følgende oplysninger, jf. afsnit 5.1: Hvor lang tid der er tilbagekaldelsesmulighed ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forhold til Nem Konto). Hvilke muligheder, der er for søgefunktion for en enkelt betaling i bankfilen ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forhold til Nem Konto). Hvilke muligheder der er for søgefunktion, hvis et beløb når ud til en bankfilial, før det bliver afvist ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forbindelse med Nem Konto). Hvilke muligheder, der er for sletning af enkeltbetalinger i en samlet fil ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forbindelse med Nem Konto). 3

4 Bemærk: Oplysningerne nævnt i pkt. 5 indgår ikke i HF' evaluering af tilbuddet i forhold til tildelings- og underkriterierne. Oplysninger udbedes alene for at give HF en bedre forståelse af den tilbudte løsning. 6. De oplysninger, som fremgår af afsnit Kontraktudkast. NB: Tilbudsgivers kontraktudkast må ikke indeholde vilkår, som afviger fra annonceringsmaterialet. Det fremsendte tilbud skal være forfattet på dansk. Tilbuddet skal skriftligt rettes til: Holbæk Forsyning A/S Att. Økonomichef Ricco Post-Kallenbach Kalvemosevej Holbæk rpk@holfor.dk På kuverten anføres: Fortrolig tilbud på daglige pengeforretninger. Må ikke åbnes af posten. Bemærk: Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. HF er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i HF' materiale som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. HF vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det udsendte materiale. Åbning af tilbud vil ikke ske offentligt. Tilbud udarbejdes for egen regning. Samtlige tilbud vil blive behandlet fortroligt. Efter modtagelse vil kvittering for modtagelse fremsendes. 1.3 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier og vægtning: Økonomi: 70 % Kvalitet: 30 % Med underkriteriet "Økonomi" vil HF lægge vægt på de samlede omkostninger og indtægter forbundet med Aftalen: Løbende likviditet o Rentevilkår (debit- og kreditrente) o Valørregler (ind- og udbetaling) o Gebyrer vedrørende renter o Rentenettingaftale eller tilsvarende alternativ 4

5 o Omkostninger for kreditfaciliteter uden sikkerhedsstillelse Transaktionsomkostninger for handel med obligationer og afledte omkostninger o Kursfradag og tillæg o Valørdage o Kurtage o Rådgivningsomkostninger Øvrige omkostninger o Systemomkostninger omfattende tilslutning, installation, implementering, overdragelse, uddannelse m.m. o Variable og/ eller faste årlige omkostninger for vedligeholdelse, opgraduering, uddannelse m.m. af on-line banking. o Øvrige variable og /eller faste årlige omkostninger Bemærk: Alle gebyrer og udgifter, herunder administrationsbidrag, gebyrer for serviceydelser (herunder besvarelse af spørgsmål fra offentlige myndigheder om HF' forhold), gebyrer og provisioner i forbindelse med årlig engagementsforespørgsel til HF's revision, rådgivning vedrørende daglige bankforretninger mv., rådgivning vedrørende tilslutning til betalings og informationssystem, transaktioner, samt oprettelse/nedlæggelse af brugere mv. skal være indeholdt i tilbudslistens poster. Kontrakthaver er ikke berettiget til anden betaling for ydelser omfattet af Aftalen end de omkostninger, som fremgår af tilbuddet. De tilbudte rentetillæg-/fradrag er faste i Aftalens varighed. Tilsvarende gælder for de øvrige omkostninger. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Økonomi" skal tilbudsgiverne udfylde og underskrive bilag 1 ("Vurderingsspecifikation"). Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Økonomi" vil HF tage udgangspunkt i en business case, som afspejler det forventede behov over en 12 måneder periode baseret på de oplysninger, som er givet i annonceringsmaterialet. Business casen vil udgangspunkt i følgende finansielle parametre: Periode: 12 måneder fra januar til december Likviditetsanalyse og obligationsbeholdninger for de respektive selskaber i HF-koncernen Månedligt likviditetsflow og beholdning Månedligt minimumstræk på kreditfaciliteterne Obligationsbeholdning omsættes 7 gange månedligt Samlede pris for systemomkostning Samlede øvrige årlige udgifter Gebyrer og udgifter, som vedrører renter, men som ikke er medtaget under ovenstående likviditetsanalyse Eventuel rentenetting aftale eller tilsvarende alternativ Med underkriteriet "Kvalitet" vil HF lægge vægt på følgende: "Koncept for overdragelsesforretning" Med dette delkriterium vil HF lægge vægt på i hvilket omfang det tilbudte koncept for overdragelsesforretning er egnet til at sikre en hurtig og smidig proces med mindst mulig 5

6 gene for HF' medarbejdere og kunder. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til dette delkriterium skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af det tilbudte koncept for overdragelsesforretning. Der vil alene blive evalueret på tiltag, som går videre end de fastlagte mindstekrav. "Koncept for on-line banking" Med dette delkriterium vil HF lægge vægt på i hvilket omfang det tilbudte system for onlinebanking er egnet til at sikre effektivitet og brugervenlighed i de daglige arbejdsgange. Der vil alene blive evalueret på tiltag, som går videre end de fastlagte mindstekrav. NB: Til brug for HF' evaluering af den tilbudte løsning i forhold til delkriteriet skal tilbudsgiver stille den tilbudte online løsning til rådighed fra tilbudsfristens udløb til og med HF's underretning om, hvem Aftalen tildeles. Senest ved tilbudsfristens udløb skal der være oprettet adgang til et testmiljø, hvor HF har mulighed for at foretage almindelig bankforretninger, f.eks. kreditorudbetalinger (indenlandsk hhv. udenlandsk), overførsel mellem 2 konti, udskrift af kontospecifikation, udskrift af betalingstransaktion, indlæsning af bankfil fra økonomisystem etc. Tilbudsgiver skal i sit tilbud medsende en guide til det tilbudte betalingssystem, webadressen, et brugernavn, kode til systemet og enhver anden oplysning der kan være relevant for at bruge systemet. "Koncept for kundevenlighed ved normale bankforretninger" Med dette delkriterium vil HF lægge vægt på i hvilket omfang, tilbuddet indeholder tiltag til sikring af en fleksibel og imødekommende håndtering af HF' daglige bankforretninger. Der vil alene blive evalueret på tiltag, som går videre end de fastlagte mindstekrav. Til brug for evalueringen af tilbuddet i forhold til dette delkriterium skal tilbuddet som minimum indeholde en beskrivelse af følgende: Maximal arbejdsdages svartid på samtlige henvendelser vedr. daglige bankforrentninger Elektronisk kommunikation i relation til daglige bankforretninger Vedligeholdelse, opdatering, servicering af nedbrud m.m. Kontaktmulighed udenfor Kontrakthavers åbningstid Hvorvidt HF får en eller flere faste medarbejdere stillet til rådighed til afvikling af bankforretninger Modtagelse af checks, kontanter og møntoptælling Anvendelse af døgnboks 1.4 Beslutningsproces Tilbuddene behandles administrativt af økonomiafdelingen og direktionen i HF. Der udarbejdes og fremsendes indstilling til godkendelse i bestyrelsen for HF. Indstillingen forventes behandlet i bestyrelsen den 22. januar Tildelingsintensionen forventes meddelt tilbudsgiverne pr. . ultimo januar Kontraktunderskrivelse forventes at ske ultimo februar

7 1.5 Spørgsmål til annonceringsmaterialet Tvivlsspørgsmål til annonceringsmaterialet kan skriftligt rettes til med teksten Bankudbud i emnefeltet. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske elektronisk. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende annonceringen. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 7. januar 2013 kl kan påregnes besvaret. Spørgsmål efter denne frist, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse i rimelig tid, inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og HF's svar derpå vil blive uploaded på HF's hjemmeside: www. holfor.dk under fanen "Udbud". 7

8 2 Organisation HF er en forsyningskoncern, der blev stiftet i HF er 100 % ejet af Holbæk Kommune. Forsyningskoncernen består, udover af moderselskabet af 6 selskaber, der alle er 100 % ejet af HF. Holbæk Kommune Holbæk Forsyning A/S Holbæk Spildevand A/S Holbæk Vand A/S Holbæk Affald A/S Jyderup Varme A/S St. Merløse A/S Holbæk Service A/S 3 Likviditetsmæssige forhold 3.1 Likviditet HF's likviditet påvirkes primært af de politiske mål og beslutninger, som fastlægges ved budgetlægningen. De likviditetsmæssige forhold følges løbende via opfølgninger og tilretninger af budgetter. Nedenstående skema angiver HF s samlede likviditet opdelt på indestående og obligationsværdi per måned i I HF s finansielle strategi indgår kravet om, at indestående likviditet maximalt må udgøre 25 mio. kr. Indestående herudover skal placeres i obligationer. Likviditet 2012 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Indestående likviditet ,7 21,6 12,8 15,2 19,7 13,7 18,1 14,8 14,0 15,1 11,2 Værdi af obligationsbeholdning ,0 47,4 43,3 79,4 59,4 51,3 69,5 43,5 Samlet likviditet 16,7 21,6 12,8 80,2 67,1 57,0 97,4 74,1 65,3 84,6 54,7 (Alle beløb i mio. kr.) Opkrævning af a conto er ændret fra 2 til typisk 4 gange per år (med virkning fra juni 2012), hvorfor ovenstående tabel for likviditet fremadrettet vil være mere jævnt. 8

9 Nedenstående tabel angiver hovedtal for 2011 for selskaberne i HF. Selskab Omsætning Resultat før skat Egenkapital Balancesum Kreditbehov til drift pr. år Holbæk Forsyning A/S ,0 (Koncern) Holbæk Spildevand A/S ,5 Holbæk Vand A/S ,5 Holbæk Affald A/S ,5 Jyderup Varme A/S ,5 ST. Merløse Varme A/S ,5 Holbæk Service A/S ,5 (Beløb i mio.kr.) Det er et krav, at der på tidspunktet for Aftalens indgåelse etableres løbende driftskreditter for hvert selskab i HF uden sikkerhedsstillelse. Den krævede kreditramme fremgår af ovenstående tabel og er på i alt 8,0 mio. kr. Hvert selskab skal have ret til en maximal trækningsret inden for ovenstående rammer. 3.2 Handel med obligationer HF forventer fortsat, i overensstemmelse med den finansielle strategi, at anbringe likviditet i obligationer. Aftalen indeholder en option på bistand til handel med obligationer og dertilhørende rådgivning (Option 2"). HF beslutter senest samtidig med Aftalens indgåelse, hvorvidt Option 2 ønskes udnyttet. Såfremt HF vælger at udnytte Option 2, forpligter HF sig til at udnytte Option 2 i et år efter Aftalens indgåelse. Efter dette tidspunkt kan HF med 3 måneders varsel opsige Option Betalingstransaktioner Nedenfor fremgår et skøn over HF s indbetalingstransaktioner (årligt omfang): Indbetalingstype: Antal transaktioner (ca. årligt): Indsatte checks 25 Via PBS Via FIK Indsat kontanter 200 Bankoverførsel 800 Nedenfor fremgår et skøn over HF s udbetalingstransaktioner (årligt omfang): Udbetalingstype Antal transaktioner (ca. årligt): Via PBS Via Nem Konto

10 Leverandørbetalinger via eget økonomisystem Bankoverførelser 700 Øvrige 200 Det er et krav, at Kontrakthaver til enhver tid kan imødekomme lovgivningen vedrørende Nem Konto. 3.4 Opkrævningsfrekvens Selskab Frekvens Forfald Service Mdr. afregning til søsterselskaber Straks Spildevand Kvartal Jan-april-jul-okt. Vand Kvartal Jan-april-jul-okt. Affald Kvartal Jan-april-jul-okt. Jyderup Kvartal Jan-april-jul-okt. St. Merløse Kvartal Jan-april-jul-okt. Såfremt der er fælles forbrugere, afregnes disse på samme faktura, der opkræves typisk 4 gange årligt. 3.5 Udenlandske ind- og udbetalinger Meget få af HF s ind- og udbetalinger foretages i fremmed valuta. Det vurderes, at antal ind- og udbetalinger i 2013 og fremover kun være ca. 25 styk årligt. Valutaerne er primært EUR, SEK, NOK, UDS og GBP. 4 Kontosystem 4.1 Kontraktmæssige forhold Det er et krav, at HF har fuld dispositionsret på de konti, der er omfattet af Aftalen. Det skal være muligt at have have godkendelsesmulighed (anvisning), hvor betaling forudsætter 2 uafhængige fuldmagtshavere. HF ønsker en fælles rentenetting aftale, hvor renteberegningen sker på grundlag af den daglige nettosaldo for samtlige konti. Såfremt rentenetting ikke tilbydes, skal mulige anvendelige alternativer klart fremgå af tilbuddet. Som renteberegning skal der anvendes faktisk antal dage om året (365/366). Rentetilbud på debetrente skal basere sig på vilkårlig referencerente, hvor beregnede eller noterede værdi af pågældende referencerente pr. 7. januar 2013 kl. 12 oplyses. Rentetilbud på kreditrente skal basere sig på vilkårlig referencerente, hvor beregnede eller noterede værdi af pågældende referencerente pr. 7. januar 2013 kl. 12 oplyses. Tilbudte rentesatser skal opgives på formen: 10

11 Vilkårlig referencerente + tilbudt tillæg/fradrag. For at give HF mulighed for en sammenligning af forskellige referencerenter, skal tilbuddet indeholde en månedlig oversigt over renteværdien ultimo måneden år 2012 (1. januar 2012 til 31. december 2012). Der skal være tilknyttet et system, der giver mulighed for automatisk saldooverførsel. Det skal i aftaleperioden være muligt for HF at forøge og reducere antallet af daglige konti efter behov. Der skal dagligt leveres elektroniske kontoudskrifter med diverse adviseringslister via et netbank system. Der skal dagligt adviseres om rentesatser, der har betydning for HF. HF har i dag i alt 12 bankkonti. HF skal have etableret en samlet trækningsret på i alt 8,0 mio. kr. på HF s konti, fordelt på 6 respektive selskaber jf. pkt Valideringsregler ved ind- og udbetalinger samt udbetaling via bogføringscentral 5.1 Kontraktmæssige forhold Det skal i tilbuddet oplyses, hvor lang tid, der er tilbagekaldelsesmulighed ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forhold til Nem Konto). Det skal i tilbuddet oplyses, hvilke muligheder, der er for søgefunktion for en enkelt betaling i bankfilen ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forhold til Nem Konto). Det skal i tilbuddet oplyses, hvilke muligheder der er for søgefunktion, hvis et beløb når ud til en bankfilial, før det bliver afvist ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forbindelse med Nem Konto). Det skal i tilbuddet oplyses hvilke muligheder, der er for sletning af enkeltbetalinger i en samlet fil ved udbetalinger, som foretages via bogføringscentral (i forbindelse med Nem Konto). Bemærk: Ovenstående oplysninger indgår ikke i HF' evaluering af tilbuddet i forhold til tildelingsog underkriterierne. Oplysninger udbedes alene for at give HF en bedre forståelse af den tilbudte løsning. 6 Informations- og transaktionssystem 6.1 Generelt HF benytter som økonomisystem Microsoft Dynamics NAV (Navision) derudover anvendes KMD FAS til forbrugsafregning udbetaling / indbetaling. HF eget økonomisystem findes i HF s egen infrastruktur, og klienter afvikles lokalt fra HF arbejdspladser. 11

12 Systemet skal kunne håndtere opgraderinger af Windows platform, Microsoft Dynamics NAV, KMD FAS (EDIFACT) og kontorpakker (Microsoft Office 2010). 6.2 Kontraktmæssige forhold Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af Kontrakthavers betalings- og informationssystem, der forventes anvendt til centrale opgaver omkring godkendelse og effektuering af HF s ind- og udbetalinger. Tilbuddet skal indeholde beskrivelse af systemkrav til HF s IT udstyr. Tilbuddet skal minimum indeholde oplysninger om: Antal samtidige brugere, Roller på brugere, administrative, kiggeadgang, 2 godkendere, Konto til kontooverførsler, såvel egne som fremmede, Ind- og udlæsning af filer fra systemer, Mulighed for print af tekst og kontoudtog på HF s printer, Statistiske oplysninger om antal ind- og udbetalinger, Overførsler til udlandet, Ind-/udlæsning af filer (læsbarhed). Systemet skal kunne implementeres på HF s eksisterende IT-platform.. 7 Overdragelsesforretning Kontrakthavers bistand til overdragelsesforretning skal inkludere installation, implementering, testsætning m.m. af eventuelt online system. Kontrakthaver skal informere/uddanne HF s økonomipersonale (max 6 personer) i optimal anvendelse af program/udstyr til telekommunikation i daglig brug af systemet. Kontrakthaver skal udføre/være behjælpelig med det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af opgaven med HF s nuværende pengeforretninger med den fornødne ekspertise. Det gælder bl.a. rettelse af samtlige PBS-overførselskonti efter HF s anvisninger, samt efterfølgende udarbejdelse af de nødvendige ændringer til PBS-Aftaler til underskrift for HF. Overdragelsesforretningen (dvs. overførslen af data fra nuværende pengeinstitut), samt uddannelse af HF' personale må ikke vare længere end 3 måneder efter Aftalens indgåelse. 8 Brugervenlighed Det er et krav, at skriftlige eller elektroniske manualer i dagligt brug af systemet medfølger og løbende opdateres. 12

13 9 Kundevenlighed Minimumskrav til kundevenlighed er, at HF betjenes på dansk i alle henseender. Dette være rådgivning, vejledning, support, rapportering, udskrifter m.m. 13