Seniorrådets forretningsorden

Transkript

1 Haderslev Kmmune Sekretariat g Udvikling Gåskærgade Haderslev su@haderslev.dk 22. januar 2018 Senirrådets frretningsrden 1 - Senirrådets møder Senirrådet afhlder møder efter behv, dg mindst 4 gange årligt. 1. Rådets møder ledes af frmanden. I dennes fravær ledes møderne af næstfrmanden. 2. Rådets møder er ikke ffentlige 3. Rådet bemyndiger Frretningsudvalget til at afgive høringssvar på rådets vegne, når frhldene af tidsmæssige årsager taler herfr. I så fald vil Senirrådet blive rienteret m Frretningsudvalgets svar på først kmmende senirrådsmøde. 4. Rådets rdinære møder fastlægges så vidt muligt fr et år frem. Stk. 2. Rådet er beslutningsdygtigt når frmanden eller næstfrmanden g mindst halvdelen af rådets øvrige medlemmer er til stede. Stk. 3. Sekretariatet udarbejder beslutningsreferat på mødet. Referatet udsendes elektrnisk hurtigst muligt efter mødet. Referatet lægges på kmmunens hjemmeside uden bilag. Stk. 4. Afstemning sker ved håndsprækning, der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Stk. 5. Skriftlig afstemning fretages, hvis et medlem begærer dette. 2 Frberedelse af møder Frmanden er ansvarlig fr at frberede rådets møder, udfrme mødeindkaldelsen g sørge fr, at dagsrdenen med alt relevant materiale udsendes elektrnisk senest 4 dage før mødet. Stk. 2. Dagsrden til rådets møder har følgende faste punkter:

2 ig rientering, herunder rientering fra medlemmernes deltagelse i arbejdgrupper, bestyrelser g udvalg Stk. 3. Hvert punkt på dagsrdenen indehlder generelt en sagsfremstilling g et frslag til Senirrådets behandling. Stk. 4. En sag skal sættes på dagsrdenen fr førstkmmende møde, hvis et medlem senest 14 dage før har indgivet en skriftlig g begrundet anmdning m det. Der hldes det frnødne antal møder. Der afhldes ikke møder i juli måned. Stk. 5. Møderne er lukkede fr andre end rådets medlemmer g sekretær. Deltagerne i møderne er mfattet af frvaltningslvens regler m inhabilitet g tavshedspligt. Stk. 6. Til møderne kan der inviteres persner, sm kan belyse/rientere m relevante emner. Stk. 7. Ekstrardinært møde afhldes, når frmanden finder det nødvendigt eller når mindst 6 medlemmer frlanger det g begrunder hvrfr. Det afhldes senest 5 dage efter at frmanden har mdtaget anmdningen. 3 - Mødeledelse Frmanden (ved dennes frfald næstfrmanden) leder mø-derne g sørger fr at medlemmerne får rdet i den rækkefølge, de har markeret. Mødelederen kan afkrte taletiden. 4 - Beslutninger Senirrådet er beslutningsdygtigt, når frmanden eller næstfrmanden g mindst halvdelen af rådets øvrige medlemmer er til stede. Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed brtfalder frslaget. Stk. 3. Skriftlig afstemning fretages dg, hvis 1 medlem begærer det, når mødelederen sætter sagen til afstemning. Side 2 af 5

3 Ved afslutningen af behandlingen af et punkt på dagsrdenen knkluderer mødelederen g dikterer, hvad der skrives i referatet. Et medlem kan frlange sin afvigende mening indført i referatet. Stk. 4. I beslutningsreferatet anføres fr hvert punkt, hvem der var fraværende. Stk. 5. Efter plæsning/frevisning gdkendes referatet af mødedeltagerne i slutningen af mødet. Stk. 6. Beslutningsreferatet sendes til medlemmerne senest 2 hverdage efter mødet. 5 Opfølgning Frmanden har ansvaret fr, at de trufne beslutninger følges p snarest muligt. Sekretæren sørger fr at frmidle de trufne beslutninger, herunder høringssvar. Stk. 2. Det gdkendte referat ffentliggøres på Haderslev Kmmunes hjemmeside. Stk. 3. Efter hvert møde udarbejder frmanden et krt resume til brug fr rientering af pressen - m sager af interesse. Stk. 4. Frmanden er kntaktpersn til pressen, frvaltningen g Haderslev Kmmunes Byråd. 6 - Fravær Når et medlem er frhindret i at deltage i et Senirrådsmøde, meddeles dette snarest muligt til frmanden eller sekretæren. Stk. 2. Ved et medlems fravær ud ver 3 måneder indkaldes en suppleant. 7 - Udvalg, arbejdsgrupper g øvrige kmmunale udvalg, hvr senirrådet er repræsenteret Senirrådet kan efter behv nedsætte udvalg/arbejdsgrupper til at arbejde med emnemråder, sm ønskes særskilt belyst. Deltagelse i disse udløser ikke diæter. Stk. 2. Senirrådet nedsætter et Frretningsudvalg, bestående af frmanden, næstfrmanden g et valgt medlem Stk. 3. Senirrådet kan være repræsenteret frskellige kmmunale udvalg/arbejdsgrupper. (Fremgår af bilag til frretningsrdenen) Side 3 af 5

4 8 Hastesager Frretningsudvalget kan på Senirrådets vegne afgøre sager, sm ikke tåler udsættelse. Der rienteres på førstkmmen 9 - Diæter g udgiftsgdtgørelse til medlemmer af Senirrådet Der ydes diæter g udgiftsgdtgørelse til frmanden g øvrige medlemmer efter gældende regler, sm er, at der udbetales diæter til rdinære g ekstrardinære møder i Senirrådet. Et medlem af rådet er ikke frpligtet til at mdtage diæter eller udgiftsgdtgørelse Ikrafttræden Frretningsrdenen er vedtaget på Senirrådets møde den 22. januar 2018 g træder i kraft den 22. januar Side 4 af 5

5 Bilag til frretningsrden Senirrådets repræsentanter i udvalg/arbejdsgrupper: Frretningsudvalget Byggeudvalg Sundhedscenter Haderslev (nedsat af Udvalget fr Sundhed g Frebyggelse): Medlem: Kaj Grdt-Andersen, suppleant: Svend Hansen. Kstrådet Haderslev Kmmune (nedsat af Vksenudvalget): Medlem: Elly Marie Jepsen, suppleant: Kirsten Sørensen Kstrådet Elb: Medlemmer: Kirsten Sørensen, suppleant: Jens Peter Rasmussen 79 Bevillingsråd (nedsat af Vksenudvalget): Medlem: Vagn Børsen Mattsn Trafiksikkerhedsgruppen (nedsat af teknik g miljø): Medlem: Margit Skøtt Tilgængelighedsgruppen: Medlem: Hans Egn Lrenzen g Dagmar Marie Skv Bestyrelsen Thedr Møllers Mindefnd Medlem: Vagn Børsen Mattsn PR-udvalg (nedsat af Senirrådet) Medlemmer: Kaj Grdt-Andersen, Elly Jepsen, Margrethe Faabrg, Jens Peter Rasmussen g Jan Aaby Daugaard Side 5 af 5