Vejledning til ansættelsesbreve sociale og socialpsykiatriske institutioner samt regionshuset

Transkript

1 Område: Human Resources Udarbejdet af: Rikke Lykke Ravn og revideret af Susanne Wind Afdeling: Overenskomst og Jura Journal nr.: Telefon: Dato: 10. februar 2011 Vejledning til ansættelsesbreve sociale og socialpsykiatriske institutioner samt regionshuset I samarbejde mellem HR, Overenskomst og Jura og HR, Løn og Personale er der udarbejdet en række skabeloner for ansættelsesbreve på de sociale institutioner. Denne vejledning er tænkt som et supplement til skabelonerne. Det er vigtigt, at et ansættelsesbrev er korrekt, idet det er grundlaget for ansættelsen. Vær omhyggelig med udformningen, og hvis du er i tvivl så kontakt eventuelt HR, Overenskomst og Jura. Valgmuligheder Det er vigtigt at være opmærksom på, at der flere steder i skabelonerne er valgmuligheder. Der skal f.eks. tages stilling til hvilket afsnit, der skal med omkring løn og prøvetid. Der er forskel i typografien: Hvor der er afsnit at vælge imellem er dette angivet med en overskrift markeret med fed. Hvor der er et enkelt afsnit, der evt. skal fjernes, ændres er dette skrevet med kursiv og er samtidig gjort synlig med XX I øvrigt er der en del steder, hvor der skal indsættes oplysninger, f.eks. titel, adresse m.v. Dette er gjort synligt med XX (Bemærk adresse består både af gade, postnummer og by) Brug F11 for at komme til XX = stopkoder. Generelle forhold Tidsbegrænset ansættelse Hvis der skal ske tidsbegrænset ansættelse er det vigtigt, at det i ansættelsesbrevet klart angives, hvornår ansættelsen ophører. Dette kan gøres ved at tilføje: indtil XX, hvor ansættelsen ophører uden yderligere varsel. XX kan her være et konkret tidspunkt, ved afslutning af en opgave, udløb af barsel for XXmedarbejder eller lignende. I de tilfælde, hvor ansættelsen er knyttet til en konkret beboer/projekt, kan denne formulering anvendes: Ansættelsen er begivenhedsbestemt og løber så længe beboer X bor på xx-tilbud. Ansættelsen ophører ved beboer X s fraflytning, uden yderligere varsel. Opsigelse af andre årsager sker i henhold til overenskomsten, jfr. funktionærlovens regler. Der henvises i øvrigt til vejledning vedrørende tidsbegrænset ansættelse.

2 Der skal altid være en begrundelse for, at en ansættelse er tidsbegrænset. Vær særligt opmærksom i forbindelse med flere på hinanden følgende forlængelser. Kontakt eventuelt HR, Overenskomst og Jura. Straffeattester og børneattester Der er i alle skabeloner til ansættelser på sociale eller socialpsykiatriske institutioner indsat en formulering om, at ansættelse sker under forudsætning af tilfredsstillende straffeattest og børneattest. I de tilfæld,e hvor der ikke skal indhentes børneattest og/eller straffeattest, skal afsnittet tilrettes. Attest skal indhentes i følgende situationer: Samtlige medarbejdere der søger ansættelse på en af Region Syddanmarks sociale eller socialpsykiatriske institutioner skal fremvise en tilfredsstillende straffeattest. Såfremt institutionens brugergruppe inkluderer børn under 15 år, skal medarbejderen også fremvise en ren børneattest. Arbejdstid Det skal ikke i ansættelsesbrevet angives nærmere, om der er tale om ansættelse i nattevagt, dagvagt eller lignende. Den gennemsnitlige arbejdstid skal fremgå, samt at den konkrete tilrettelæggelse sker i henhold til overenskomsten. Baggrunden herfor er, at det mindsker behovet for udarbejdelse af tillæg eller nye ansættelsesbreve ved tjeneste på tidspunkter, der er omfattet af overenskomsten for den pågældende gruppe. Løn HUSK der er to felter, hvor det ene anvendes når lønnen er forhandlet, mens det andet er til a conto løn. Løn er forhandlet Der kan i dette afsnit tilføjes den konkrete begrundelse for tillægget. Det skal samtidig angives, om tillægget er varigt/midlertidigt, og om det er pensionsgivende. Beløbet angives i relevant forhandlingsniveau (31.marts 2000 niveau). A conto løn I de tilfælde, hvor der er tale om a conto løn, skal formuleringen herom med. Ellers skal den slettes. Hvis et ansættelsesbrev er udsendt med oplysning om a contoløn, bør der udsendes et nyt ansættelsesbrev med den aftalte løn, når den er forhandlet på plads. Prøvetid/anciennitet I forlængelse af koncernledelsens beslutning om, at Region Syddanmark er ét ansættelsesområde, er det vigtigt at være opmærksom på, at dette har betydning for prøvetiden samt optjening af anciennitet. Dette skyldes, at der ikke er tale om nyansættelse, hvis en person ansættes på en institution i Region Syddanmark uden afbrud fra ansættelse på en anden institution i regionen (direkte overgang). Det medfører, at der ikke er en ny prøvetid, og medarbejderen medtager anciennitetsbestemte rettigheder, ferie med løn mm. Der er udarbejdet to formuleringer, en for nyansatte med prøvetid og en for fortsatte medarbejdere, der skifter stilling inden for regionen ved direkte overgang. Der henvises i øvrigt til folderen om Region Syddanmark som ét ansættelsesområde og de hertil udarbejdede vejledninger. Side 2 af 5

3 Pension Det er i alle skabeloner forudsat, at medarbejderen er berettiget til pension. %-satsen skal indføjes i ansættelsesbrevet. Nedenfor gennemgås kort i hvilke situationer, medarbejderen er omfattet af pensionsordningen i overenskomsten. Der henvises i øvrigt til den til enhver tid gældende overenskomst. Har medarbejderen ikke ret til pension, indsættes følgende formulering i stedet for pensionsformuleringen Der er ikke knyttet en pensionsordning til din stilling, da du på nuværende tidspunkt ikke opfylder overenskomstens betingelser for oprettelsen af en pensionsordning. Pensionsordningen vil blive oprettet med virkning fra den 1. i den måned, hvor du opfylder betingelserne i hele måneden. Social- og sundhedspersonale Medarbejdere, som er berettiget til pensionsordning ved ansættelsen, er - Social- og sundhedsassistenter - Social- og sundhedshjælpere - Sygehjælpere - Beskæftigelsesvejledere - Plejehjemsassistenter - Plejere Eller social- og sundhedspersonale, der ikke har en social- og sundhedsfaglig grunduddannelse, men som har været beskæftiget i mindst 8 timers tjeneste i gennemsnit pr. uge i 52 uger inden for de seneste 8 år regnet fra Pædagoger Medarbejdere, som er berettiget til pensionsordning type 1 gennemsnit pr. uge inden for en 8 års periode, tidligst regnet fra den Medarbejdere, som er berettiget til pensionsordning type 2 er fyldt 23 år og er ansat med mindst 8 timers ugentligt beskæftigelse. Omsorgs- og pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter Medarbejderen er omfattet, hvis medarbejderen: gennemsnit pr. uge inden for en 8 års periode, tidligst regnet fra den har gennemført pædagogisk grunduddannelse (PGU) eller er ansat som pædagogiske assistenter. Side 3 af 5

4 HK-personale Alle over 21 år. Rengøringsassistenter Medarbejderen er omfattet, hvis medarbejderen: gennemsnit pr. uge inden for en 8 års periode, tidligst regnet fra den Bemærkninger, udover ovennævnte, i forhold til de enkelte skabeloner Rengøringsassistenter Skabelonen har som udgangspunkt, at der gives fri tjenestedragt. Er dette ikke tilfældet, skal formuleringen ændres. Ikke adgang til fri tjenestedragt, samt fri vask I henhold til overenskomsten ydes en ikke-pensionsgivende kontant godtgørelse på xx kr. årligt til dækning af dine udgifter til tjenestedragt samt vask. Ikke adgang til fri tjenestedragt, men adgang til fri vask I henhold til overenskomsten ydes en ikke-pensionsgivende kontant godtgørelse på xx kr. årligt til dækning af dine udgifter til erhvervelse af tjenesteddragt. Social- og sundhedspersonale Der ydes fri tjenestedragt. Hvor dette ikke lader sig gøre, eller hvor det af behandlingsmæssige grunde pålægges de ansatte at benytte eget tøj, ydes en kontant erstatning på xx kr. årligt eller fri vask og xx kr. årligt. Bevilget orlov I skabelonen skal indsættes dato for hvornår tilbagemelding om tilbagevenden til arbejdet skal ske. Hvor lang tid før tilbagemelding skal ske afgøres ud fra en vurdering af hensynet til dels medarbejderen og dels driften. Som udgangspunkt anbefales en frist på 1 måned for orlovens udløb. Det er vigtigt, at formuleringen om hvilken stilling, man kan vende tilbage til, er præcist formuleret. Håndtering af ansættelsesbreve Det følger af ansættelsesbevisloven, at vi som arbejdsgiver har pligt til at oplyse medarbejderen om alle væsentlige vilkår for ansættelsen. Ansættelsesbreve skal som hovedregel fremsendes snarest muligt, og senest 1 måned efter ansættelsesforholdet eller ændringen er trådt i kraft. Er fristen på 1 måned overskredet, har vi ifølge overenskomsten 15 dage til at få ansættelsesbrevet udsendt. Denne frist SKAL overholdes. Vi skal kunne dokumentere, at vi har givet medarbejderen et ansættelsesbrev. Det er besluttet, at vi ikke fremover skal have ansættelsesbrevet retur med medarbejderens underskrift. Side 4 af 5

5 I stedet skal der journaliseres et (af os) underskrevet ansættelsesbrev og én eller anden form for oplysning om, at ansættelsesbrevet er udsendt/afleveret: Ansættelsesbreve, der afgår fra Løn og Personale, sendes som vedhæftet pdf.-fil til medarbejderens private mailadresse. (mailadressen bør fremgå af sagen, ellers bør den søges fremskaffet). Fremsendelsesmailen og den vedhæftede fil journaliseres i Acadre. Hvis ansættelsesbrevet undtagelsesvist må sendes med almindelig post fra Løn og Personale/HR, noteres det i forbindelse med journaliseringen i dokumentindhold Afsendt med post den Hvis institutionen udleverer ansættelsesbrevet til medarbejderen personligt, bør dette som minimum fremgå i forbindelse med journaliseringen i dokumentindhold Udleveret personligt den , eller der kan journaliseres et eksemplar med en underskrift på. Oplysningsskemaer er kun tænkt til information mellem institutionen og Løn og Personale. Der skal altid også som minimum udarbejdes et tillæg til ansættelsesbrevet, og dette skal ud til medarbejderen. Ændringsskemaerne (der også hedder Tillæg til ansættelsesbrev) kan dog ændres i forbindelse med skift mellem afdelinger og ændring i timetal, såfremt ændringen er efter aftale med medarbejderen. Side 5 af 5