GENERALFORSAMLING. Mandag den 14. marts 2016 kl.19:00 i Beboerhuset, Finlandsvej 103a, 7100 Vejle (indkørsel fra Moldevej nord)

Transkript

1 GENERALFORSAMLING Mandag den 14. marts 2016 kl.19:00 i Beboerhuset, Finlandsvej 103a, 7100 Vejle (indkørsel fra Moldevej nord) Dagsorden 1. Valg af dirigent og stemmetæller 2. Beretning. 3. Årsregnskab. Regnskabet 2015 kan ses på 4. Indkomne forslag Evt. indkomne forslag kan ses på 5. Valg af formand På valg: Preben Jepsen (villig til genvalg) 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg: Lotte Jelle (villig til genvalg) Sofie Børrild (ønsker ikke genvalg Suppleant: Ryan Borup (villig til valg) 7. Valg af regnskabsudvalgsmedlem udenfor bestyrelsen 8. Valg af regnskabskontrollanter og suppleanter. 9. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer Nuværende: Jan Halvorsen (afgået ved døden) Valg af kredsrepræsentantskabsmedlemmer: Ryan Borup, Karin Thomsen og Preben Jepsen (Lotte Jelle) 10.Valg af vurderingsfolk (3-4) Nuværende: Alex Dalgaard og Ryan Borup 11.Evt. Efter generalforsamlingen er foreningen vært ved kaffe/brød. Bestyrelsen Side 1 af 18

2 Referat. Generalforsamlingen den kl 19,00 Repræsenteret ved 27 haver, derfor 54 stemmeberettiget. Formand Preben Jepsen bød velkommen, en særlig velkomst til Kreds formand Anni Kyed og Børge Møller formand for Sandagergård. Valg af dirigent og stemmeteller Børge Møller fra Sandagergård blev valgt som dirigent. Stemmetæller: Elisabeth, Helle, Henrik og Mette. Børge takkede for valget og konstanterede at generalforsamlingen var lovligt varslet. Preben fik ordet, der blev holdet et minuts stilhed for dem der var gået bort i 2015/16. Årsberetning v/ Preben: Der var ingen spørgsmål til beretningen, denne kan ses som Bilag 1 Regnskab v/ Jan. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Bilag 2. Forslag v/preben. Forslag til vedtægtsændringer: Der blev læst nogle af de ændringer op som er ændret i forhold til de gamle vedtægter, der var spørgsmål omkring parkering i haverne og husdyr hold, dette var udeladt. Det står i deklarationerne. Vedtægterne blev derefter godkent. De nye vedtægter er på hjemmesiden. Bilag 3. Forslag til åbning af lågerne i vinterhalvåret. Det blev vedtaget at lågerne er åbnet den første lørdag i mdr. fra Skal man ind uden for disse åbningstider så koster det kr. 200,00 Valg af formand: Preben Jepsen blev genvalgt. Valg til bestyrelsen: Der blev opstillet 4 kandidater, Lotte have 74, Ryan have 188, Helle have 16 og Alex have 118. Lotte 36 stemmer, Ryan 25 stemmer, Helle 20 stemmer og Alex 19 stemmer. Lotte og Ryan kom i bestyrelsen og Helle blev suppeleant Side 2 af 18

3 Regnskabsudvalgsmedlem: Mette have 118. Kredsrepræsentskabsmedlemmer: Ryan have 188, Preben have 134, Lotte have 74 og Karin have 124 Vurderingsfolk: Ryan have 188, Alex have 118, Jeppe have 160 og Jan have 38 Evt. Der blev forespurgt om hjertestarter, vi har fået afslag fra Tryg fonden, men Jeppe i have 160 vi undersøge det nærmere. Referant Karin Thomsen Dirigent Børge Møller Formand Preben Jepsen Side 3 af 18

4 Bilag 1: Beretning 2015 Jeg har gennem alle årene indledt min beretning med at tale om vejret. Sådan bliver det også i år. Efter sommeren i 2014 som var den varmeste i 130 år, blev sommeren 2015 ikke noget at skrive om. Med en våd vinter og forår blev vi ramt af 3 blæsevejr i januar, en i februar, og skybrud den 5. maj. Men så kom der hedebølge i juli og en varm august. Den første sne faldt den november og så stormede Freja og Gorm hen over vores lille haveforening. Nedbørsmæssigt fik vi i landsgennemsnit 904 mm, som kun er overgået af året 1999 siden Men nok om vejret, vi håber på en god sæson I vores haveforening skal der lyde en stor tak til de medlemmer, som gør en indsats for at holde vores områder pæne og vedligeholde haveforeningen. Jeg nævner ingen navne, så har jeg ikke glemt nogle, men vi har nogle gode græsrødder og nogle gode håndværkere, og uden jeres hjælp må vi nok se i øjnene at det ville koste en del penge for foreningen at holde vores fælles fritidssted. Vi forsøger i bestyrelsen at efterkomme alle vore medlemmers ønsker, det er det, vi er valgt til, men det er svært at stille alle tilfredse, selvom vi gør vores bedste. Vi har i 2015 haft 7 bestyrelsesmøder, og vi har et godt teamwork, alle i bestyrelsen har sine opgaver, og jeg vil her takke bestyrelsen for indsatsen og et godt samarbejde. Sofie har valgt at stoppe i bestyrelsen, og jeg vil takke Sofie for sin indsats i bestyrelsen. Bestyrelsen bliver af nogle medlemmer betragtet som politiet. Vi går rundt og fortæller medlemmerne hvad og hvordan de skal gøre Men slap af, det er med vedtægterne og deklarationen i hånden, og vi siger kun noget til dem der ikke overholder reglerne. Det er jer der har valgt os til at varetage jeres interesser i foreningen. Side 4 af 18

5 Ved indgangen til 2015 skiftede vi fra den gamle Vejle Kreds til den nye Syd Øst Jyllands Kreds, som består af kolonihaver i Fredericia, Vejle, Horsens, Odder og Skanderborg kommuner. Vi har i aften inviteret Anni Kyed, som er formand for kredsen til at deltage i vores generalforsamling. Der bliver mulighed for at stille spørgsmål til kredsen under eventuelt. Vi startede lokalt 2015 med generalforsamling den 18/3 med 27 deltagende haver og 54 stemmer. Den 28/3 åbnede vi for vandet, der var lidt brud hist og her, men det blev ordnet. Palmesøndag den 29. marts havde vi standerhejsning og efterfølgende kaffe og rundstykker i fælleshuset. Den 20. april havde vi det første regnskabsmøde i fælleshuset med det nye regnskabsudvalg og revisoren Jan Jensen. Kommunikationen i regnskabsudvalget er siden foregået på . Dagen før bededag 30. april havde vi varme hveder og fuldt hus i fælleshuset. Pinsesøndag 24. maj havde vi brunch i fælleshuset, igen med fuldt hus. Hen over sommeren havde vi åbent i fælleshuset lørdag og søndag, hvor det sociale i haveforeningen kunne dyrkes, Karin var trofast på posten på nær et par gange hvor hun blev afløst af Mette. Søndag den 31. maj havde vi fællesarbejdsdag. Jeg vil ikke gå i detaljer, men arbejdet sluttede brat ved middagstid. Efterfølgende blev vi nødt til at investere i en ny havetraktor. Skt. Hans bålet blev traditionen tro holdt midsommeraften. Aftenen startede med pølser ved fælleshuset, hvorefter vi gik til bålpladsen og brændte Helle og Mettes heks af på bålet. Den 5. juli prøvede vi noget helt nyt, vi holdt åbent hus eller åbne haver i foreningen. Der kom 6 gæster, som fik en rundvisning i de haver, der var åbne for besigtigelse. Første søndag i august holdt vi så markedsdag, vel nok den største succes hidtil. Vi havde fået kommunen til at skilte med det på de digitale skilte på Horsensbakken og på Koldingbakken. I starten af august indledte Karin et nyt tiltag med fællesspisning, det foregik hver anden fredag hvor vi kunne samles i fælleshuset og få et godt måltid mad og en øl eller vand for en flad 50 er. Det viste sig at være en stor succes, og det fortsætter naturligvis i Datoer og menu er kan ses på hjemmesiden. Side 5 af 18

6 29/8 holdt vi igen grisefest, der deltog ca. 70 medlemmer i festen, festen startede om eftermiddagen med Grundet 5-kamp, og der blev konkurreret livligt mellem de sammensatte hold. Om aftenen var der gris og andet kød, og Basse og Nulle sørgede for den musikalske underholdning. Karin og Mette stod som primusmotor for arrangementet. Den 19. september afsluttede vi sæsonen med gule ærter i fælleshuset. Den 1. november lukkede vi for lågerne og vandet. Men vi sluttede ikke her, for den 12. december havde vi julefrokost med fuldt hus i fælleshuset. Karin og Mette stod for arrangementet. Med alle vores arrangementer i fælleshuset, og som service for medlemmerne har bestyrelsen besluttet at bygge et ekstra toilet med tilhørende baderum, som kan benyttes af medlemmerne. De helt klare regler for udlevering af nøgle er endnu ikke fastlagt. I april fik vi vores helt eget vejnavn, efter nogen debatteren med kommunen lykkedes det os at få vejnavnet HF Grundet, efterfulgt af vores havenummer. Foreningens adresse er herefter Haveforeningen Grundet, HF Grundet 1, 7100 Vejle, så kan posten, redningshjælp og pizzabudet finde os, der er bare et lille problem det danske postvæsen kan ikke finde os. Så har vi nogle meget trælse havelejere, ja det er ikke jer der er her i aften, men skulle der være en enkelt eller flere der føler sig truffen kan I bare række hånden op hvis det følgende omhandler jer. Betalinger af haveleje kører rigtig dårligt, cirka halvdelen af lejerne betaler ikke til tiden, og der er hvert kvartal cirka 20 som skal rykkes for penge. Det er for dårligt. Det er ikke meningen at regnskabsfolkene skal bruge en masse tid og telefonopringninger på at rykke for penge. Alle ved vi skal betale haveleje, så det kan ikke komme bag på nogen når der rykkes for penge, og det er de samme hver gang. Mens vi er ved betalinger, så er det snart 3 år siden vi skiftede bankforbindelse til Den Jyske Sparekasse, og til trods for at det er nævnt i alle nyhedsbreve er der stadig nogle der betaler til Danske Bank. Denne bank er jo kendt for sine gebyrer, og vi slipper heller ikke for at betale dem. Og så er der lige registrering af medlemmernes private adresse. Vi udsendte indkaldelse til denne generalforsamling med postvæsenet Side 6 af 18

7 9 breve kom retur med ubekendt efter adressen, dvs. næsten 10 procent af medlemmerne kan vi ikke få fat på. De er her ikke i aften, for de har ikke fået indkaldelse, og får heller ikke havebladet fra forbundet. Sidste år opsagde vi lejeaftalen på have 106, trods telefoniske henvendelser og anbefalede breve blev der ikke betalt haveleje, så huset er nu solgt til ny lejer. Vi har lige opsagt aftalen på have 150. Det kan ikke være i nogens interesse at man lader stå til med havelejebetaling, og når der ad flere gange har været en gæld på et halv års leje, så må det være rimeligt overfor andre medlemmer at pågældende smides ud. Vores salg af haver er gået godt siden sidste generalforsamling, vi har i skrivende stund en have til salg, og jeg ved at der har været nogen at kigge på den i weekenden. Vores vandforbrug var i 2015 på 750 m3 mod over 1100 m3 de 2 foregående år. Trefor har gjort det muligt at vi kan modtage en mail med ugentlig forbrug, så vi hurtigt kan se eventuelle utætheder eller stort forbrug. Vores hjemmeside hfgrundet.dk havde sidste år 4537 unikke besøgende, det svarer til 13 personer kigger ind på hjemmesiden hver dag året rundt. Jeg forsøger at holde hjemmesiden opdateret med informationer til medlemmerne og salg af haver. Vores SMS service har tilknyttet de fleste medlemmer, enkelte har ikke oplyst deres mobilnummer, og kan således ikke modtage infoer fra foreningen. Jeg ved godt at nogle modtager flere SMS når jeg sender, men trods klager er Telmore tilsyneladende ligeglad med det. Vi uddelte sidste år 2 jubilæums hædersbevisninger, men bestyrelsen kan ikke i alle tilfælde se hvor lang tid man har haft have i HFG. Vi anmoder derfor at man selv henvender sig til bestyrelsen når man har jubilæum. Vi fik for 2 år siden trukket en ny affaldsordning ned over hovedet af kommunen, Det fungerer trods store meromkostninger for os. Men nu er der kommet ny affaldsordning igen, dvs. vi får større sorteringspligt og dermed flere forskellige containere til vores affald. Vi må bede alle om at være opmærksomme på at nogen ikke misbruger systemet. Så kan jeg fortælle at kommunen holder øje med os. Vi havde et møde i februar med Vejle Kommune omkring bl.a. størrelsen på vores huse. Side 7 af 18

8 Kommunen havde meget fine satellit fotos af vore huse, og med deklarationen liggende på bordet meddelte de os at de har opmålt mere end 30 huse til at være for store, altså mere end de 50 m2 deklarationen tillader. Vi forsøger at få noget dispensation, men sagen ligger til udtalelse blandt nogle byrådsmedlemmer, og vi kender endnu ikke udfaldet af denne. Standerhejsning på søndag den 20. marts kl. 10:00 Vi prøveåbner for vandet efter standerhejsningen, og vil bede alle om at have lukket for hanerne inden. Vores aktivitetskalender kan ses på hjemmesiden Med denne beretning vil jeg ønske alle en god sommersæson. Vejle, 14. marts 2016 Preben Jepsen, formand Bilag 2: Regnskab Budget 2016 tkr Indtægter , Udgifter , Overskud ,38 76 Side 8 af 18

9 Bilag 3: Vedtægter for Haveforeningen Grundet 1. Haveforeningens navn og stiftelse 1. Foreningens navn er Haveforeningen Grundet Foreningens hjemsted er Vejle Kommune 2. Foreningen er stiftet 24/ Formål og virke 1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål lejede areal på matrikel nr. 1ø i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund herfor samt for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for kreds Sydøstjylland og Kolonihaveforbundet. 2. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan, eller tinglyst deklaration og lignende, vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer. 3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds. 3. Definitioner 1. Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har skrevet under på en lejekontrakt. 4. Medlemmer 1. Som medlem kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse. 2. Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten, se dog reglerne i 4.3, 4.4 og 4.5. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten. 3. Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer på en eksisterende lejekontrakt sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år), en myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og den nye lejer i øvrigt opfylder Side 9 af 18

10 betingelserne for optagelse i foreningen. Der kan ikke optages andre personer på en eksisterende lejekontrakt, hvis der er venteliste i foreningen 4. Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/registreret partner, en person med hvem medlemmet har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år, en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre, hvis der er venteliste i foreningen. 5. Ved dødsfald har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette. En person, med hvem afdøde har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldet, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig det, har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem har ret til at få overdraget lejemålet, hvis pågældende efter bestyrelsens vurdering har deltaget aktivt i pasning og vedligeholdelse af haven og kolonihavehuset. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen. 6. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet. 7. Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Der kan registreres en lejer samt en medlejer. 8. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb, der opkræves af foreningen, frem til det tidspunkt, hvor havelodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra auktionsdagen overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene i stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6 måneder fra auktionsdagen, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår, overtagelsen skal ske på. 5. Hæftelse 1. Medlemmerne hæfter pro rata for foreningens gældsforpligtelser. Side 10 af 18

11 6. Medlemskapitalen (Ikke gældende for HF Grundet) 1. Generalforsamlingen fastsætter pr. regnskabsårets begyndelse haveloddernes andel i foreningskapitalen. Ved optagelse af et nyt medlem medtages haveloddens således opgjorte andel i foreningskapitalen ved fastsættelsen af bebyggelsens værdi. 7. Leje og andre pligtige pengeydelser 1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse. 2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet. 3. Generalforsamlingen eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde. Gebyr pt. Kr Misligholdelse af haven kan medføre at bestyrelses efter skøn og påtale kan bestille en gartner for lejers regning. Beløber herfor udlægges af haveforeningen og pålægges havelejen. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet. 4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt. 5. Rettidig betaling er kvartalsvis den 1. januar 1. april 1. juli og 1. oktober. Helårlig betaling har forfaldsdag den 1. januar. 6. Ved indmeldelsen betales et indskud. ( kr ). Havelejen betales forud. Betaling er rettidig, når den erlægges senest 5. hverdage efter forfaldsdagen. 7. Ved udsendelse af rykkere pålægges et gebyr pt. Kr Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede 1. Generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere. Side 11 af 18

12 2. Generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihaveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Betaling af konsulentrapport og evt. gartner er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet. 3. Medlemmet er pligtig til at overholde følgende ORDENSREGLER: a) Hække vedligeholdes af den enkelte havelejer. Hækken klippes mindst 1 gang om året, dog senest 1. oktober. Hækkene må højest være 1,80 m og mindste højde skal være 1,60. der må ikke plantes anden hæk end lærk, alt andet aftales med bestyrelsen. b) Græsarealer skal holdes af lejeren 2 m uden for ens hæk. c) Havelodderne skal forsynes med et tydeligt nummer. d) Løse hunde må ikke medtages eller forefindes i haveforeningen. e) Husdyrhold må ikke finde sted. f) Benyttelse samt opbevaring af skydevåben i haveforeningen er forbudt. g) Mortorkørsel i haveforeningen må ikke overstige 15 km/timen. h) Brug af støjende maskiner så som fræser hækkeklipper slåmaskiner m.m. må i perioden 1. maj til 1. september, ikke finde sted søn - helligdage. I øvrigt skal miljøstyrelsens og Vejle kommunes vejledende grænser for støj overholdes. i) Medlemmerne skal overholde ro og orden. Fra hus og have må der ikke foregå erhvervsmæssig handel e.l. I modsat fald kan lejemålet påhæves. j) Havelejerne er ansvarlige og pligtige til at erstatte evt. forvoldt skade ved kørsel e.l. på haveforeningens område. Dette gælder også for deres gæsters gøren og laden på området. k) Hvis en have henlægger i en sådan tilstand, at den skræmmer omgivelserne, skal havelejeren i anbefalet brev opfordres til at bringe haven i orden inden 14 dage fra brevets modtagelse. I modsat fald kan lejemålet ophæves, med mindre særlige omstændigheder taler derfor. Om disse omstændigheder foreligger, afgøres alene af bestyrelsen. l) Der må ikke henkastes affald af nogen art på havekoloniens område, ej heller på tilstødende arealer. m) Bilvask i havekolonien er ikke tilladt. n) Al parkering må kun foregå på p pladsen. o) Alle medlemmer der på den lejede havelod har en (eller flere) opførte bygninger, skal have tegnet en gyldig brandforsikring. Denne skal på forlangende forevises bestyrelsen. Undlader medlemmet dette, er Side 12 af 18

13 bestyrelsen berettiget til omgående at ophæve den indgåede lejeaftale ( 7. stk 7.3 ). p) Alle medlemmer der på den lejede havelod har installeret tømnings/opsamlingstank for spildevand (grå og sort vand) skal minimum en gang pr. Kalenderår få foretaget tømning af denne. Dette skal udføres af autoriseret virksomhed. Medlemmet skal UOPFORDRET inden den (i pågældende kalenderår) fremvise gyldig dokumentation for at tømningen er foretaget og udført af autoriseret virksomhed. Bestyrelsen fører samtlige havelodders tanktømninger til protokol. LÅGERNE LUKKES DEN 1-11 OG ÅBNES IGEN DEN Fællesarbejde 1. Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde. 2. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil. Pålagt bod betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet. 10. Generalforsamling 1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3½ måned (15.april) efter regnskabsårets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Beretning. 3. Årsregnskab med evt. revisionsberetning. 4. Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje 5. Indkomne forslag. 6. Valg af formand/revisor 7. Valg af regnskabsudvalg ( 2 bestyrelsesmedlemmer og et alm medlem) 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 9. Valg af interne revisorer og suppleanter. 10. (evt.) Valg af ekstern revisor. 11. Valg af vurderingsudvalg. 12. Valg af kredsrepræsentanter 3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det. 4. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 33% af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden. 5. Bestyrelsen er i de i stk. 3 og 4 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller Side 13 af 18

14 begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen. 6. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De dermed forbundne udgifter afholdes af foreningen. 7. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede. Bestemmelserne i stk gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger. 8. Ordinær generalforsamling indkaldes via mail af bestyrelsen med mindst 30 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 7 dages varsel. 9. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne på mail senest 8 dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse. 10. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret. 11. Der kan afgives 1 stemme pr. havelod 12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 13. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer. Skal der stemmes om forslag til: 1. Optagelse af kollektive lån 2. Ekstraordinære indskud 3. Haveforeningens opløsning kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer. 14. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer. 11. Bestyrelsen 1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, Side 14 af 18

15 såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. 2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og extern revisor vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år. 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 2 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Regnskabsudvalg vælges med 2 bestyrelsesmedlemmer og 1 alm. foreningsmedlem Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov. 3. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse. 4. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsmand og suppleant kan kun vælges én repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen. 5. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling. 6. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot eet medlem af bestyrelsen begærer det. 7. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret. 8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. 9. Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager. 10. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold. 11. Formand samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen. 12. Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen 13. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet: a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger, b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens Side 15 af 18

16 midler, c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger, d) en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar overfor tredjemand e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen. 12. Vurderingsudvalg 1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer et eller flere vurderingsudvalg til at foretage vurderinger efter Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestyrelsen. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. Hvis man ikke kan vælge et vurderingsudvalg kan generalforsamlingen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en anden haveforenings vurderingsudvalg eller et vurderingsudvalg nedsat på tværs af kredsen om at foretage vurderinger i foreningen. I så fald skal også disse vurderinger foretages efter Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Hvis en forening har eget vurderingsudvalg, skal dette benyttes. 2. Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for en 2-årig periode. Vurderingsformand vælges særskilt i lige år. 2 vurderingsudvalgsmedlemmer vælges i ulige år. 3. En vurderingsmand må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret. 4. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger, medmindre gebyret er fastsat generelt for kredsen. 5. Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, hvilke perioder, der kan foretages vurdering (hele året, kun sæson eller lignende). 6. Vurdering skal aftales senest 10 dage efter anmodning om vurdering er fremsat. 13. Klagemuligheder 1. Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsankeudvalg, jf. kredsvedtægtens 8, stk. 2. Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter og kan ikke påklages 14. Tavshedspligt 1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af Side 16 af 18

17 bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indseende i under deres arbejde for foreningen. 2. Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt en evt. køber. 15. Tegningsret 1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid bestå af mindst 2 personer. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse. 16. Regnskab og revision 1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. 2. Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser. 3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget. 4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor. 5. Generalforsamlingen vælger 3 regnskabsudvalgsmedlemmer for 1 år. 6. Det påhviler de valgte regnskabsudvalget at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til. 7. Regnskabsudvalget skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender. 17. Foreningens opløsning 1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører det nye haveområde med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer. 2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer. 3. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de Side 17 af 18

18 havelodder, som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt. 4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft. Vedtaget på generalforsamling den 14/ Disse vedtægter erstatter alle tidligere vedtægter Side 18 af 18