Følgende sager behandles på mødet

Transkript

1 Økonomiudvalget Referat fra ordinært møde ØU Torsdag kl. 7:30 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Revisionsberetning Budgetopfølgning 3, Rammeaftale Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 14 Økonomisk politik for Hørsholm Kommune Mødeplan for politiske udvalg 21 Hørsholm Vand ApS - Forbrugervalget 23 Forslag til Landsplanredegørelse Sygefravær 2012 og januar til juni 29 Hørsholm Kommune på Facebook 32 Tildeling af vejret til Cristinavej og Engvej ved vejudlæg 35 Forslag til Lokalplan 152, Ådalsvej 50 - Erhverv og detailhandel med særligt pladskrævende varegrupper samt forslag til Tillæg 11 til Helhedsplan Anlægsregnskab "Signalanlæg Højmosen/Usserødkongevej og Rungstedvej/Ørbæksvej" 46 Reklameaktiviteter og sponsorat af Hørsholm Skatebane 48 Bilagsoversigt 52 Fraværende Gitte Burchard (O) Bemærkninger til dagsorden

2 Økonomiudvalget Punkt: 1 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Elisabeth Boelskifte Meddelelser Beslutning Økonomiudvalget den Kommunens muligheder for at støtte de forretningsdrivende på Hovedgaden under renoveringen blev kort drøftet. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 2

3 Økonomiudvalget Punkt: 2 Acadre sagsnr.: 13/11451 Journalnr.: G00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Annette Spliid Revisionsberetning 2012 Resume Hørsholm Kommunes revision PwC har afgivet revisionsberetning for året 2012 herunder det sociale område. Revisionen har påtegnet beretningen uden forbehold. På Økonomiudvalgsmødet vil PwC være repræsenteret og fremlægger her hovedberetningen. Forslag Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget indstiller til Kommunalbestyrelsen: At årsregnskab 2012 for Hørsholm Kommune endelig godkendes. At revisionsberetningen med tilhørende bilag 2-3 tages til efterretning Sagsfremstilling PwC har revideret årsregnskabet 2012 for Hørsholm Kommune. I den forbindelse har revisionen udarbejdet revisionsberetning vedrørende årsregnskabet 2012 som består af: Bilag 1. Hovedberetning 2012 Bilag 2. Redegørelse til ressortministerierne 2012 Ved revisionen af kommunens regnskab efterprøver PwC, om regnskabet er rigtigt og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med Økonomiudvalget Torsdag den Side 3

4 meddelte bevillinger, kommunalbestyrelsens øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgået aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere vurderer PwC, om udførelsen af Kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Regnskabet 2012 er forsynet med en påtegning uden forbehold. Hovedberetning Revisionen har givet enkelte anbefalinger, men i lighed med sidste år, er der ingen bemærkninger. På baggrund af de samlede resultater af revisionen for 2012 er det revisionens opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af Hørsholm Kommunes aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af Hørsholm Kommunes aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2012, opgjort i henhold til kommunens regnskabspraksis i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Redegørelsen til ressortministerierne har været fremlagt nedenstående udvalg: Social- og Seniorudvalget 26. august 2013, Børne- og Skoleudvalget 27. august 2013, Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget 27. august Pwc har revideret årsregnskab 2012 for Hørsholm Kommune. I den forbindelse har revisionen udarbejdet revisionsberetning om revision af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, som er omfattet af statsrefusion og tilskud, vedrørende årsregnskabet Beretningen består af bilag 2-3: bilag 2: Redegørelse til ressortministerierne om revisionen af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af ordninger om refusion eller tilskud fra Staten vedrørende regnskabsåret 2012 bilag 3: Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Beskæftigelsesministeriets samt Social- og Integrationsministeriets områder regnskabsåret 2012 På baggrund af de samlede resultater af revisionen for 2012 er det revisionens vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration på områderne i Hørsholm Kommune som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde og som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger i regnskabsåret Resultaterne af revisionsgennemgangen har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger, som Kommunalbestyrelsen skal træffe afgørelse om. Administrationens opfølgning Økonomiudvalget Torsdag den Side 4

5 Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget indstiller Kommunalbestyrelsen at tage revisionsberetningen til efterretning. Administrationen indarbejder revisionens anbefalinger. Sagens tidligere behandling Social- og Seniorudvalget 26. august 2013 Børne- og Skoleudvalget 27. august 2013 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget 27. august 2013 Bilag - Revisionsberetning 2012 af 13. august Bilag 2 +3 til endelig revisionsberetning af 13. august Borgmesterbrev for revisionsberetning 2012 Beslutning Økonomiudvalget den PwC var repræsenteret ved Jesper Møller Kristensen og Jan Kristiansen. Økonomiudvalget indstillede til kommunalbestyrelsen at godkende administrationens forslag. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 5

6 Økonomiudvalget Punkt: 3 Acadre sagsnr.: 13/11093 Journalnr.: Ø00 Sagsforløb: ØU-KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Marianne Marker Budgetopfølgning 3, 2013 Resume Budgetopfølgning 3 forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Samlet resultat ved denne budgetopfølgning er kr. på servicedrift kr. på øvrig drift og kr. på anlæg. I alt kr. Forslag Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget: Indstiller til Kommunalbestyrelsen at tage orienteringen om den økonomiske status, herunder likviditetsprognosen, til efterretning. Indstiller til Kommunalbestyrelsen at godkende budgetneutrale omprioriteringer i 2013, samt at effekten i overslagsårene indarbejdes i budgetoplægget for Indstiller til Kommunalbestyrelsen at godkende ikke budgetneutrale bevillingsændringer i 2013, samt at effekten i overslagsårene indarbejdes i budgetoplægget for Sagsfremstilling Administrationen gennemfører fire budgetopfølgninger i løbet af Formålet med budgetopfølgningerne er at følge økonomien tæt, samt at tilpasse budgettet Økonomiudvalget Torsdag den Side 6

7 bevillingsmæssigt eller at tilpasse aktivitetsniveauet i forhold til ændringer i forbrug eller lovgivning. Budgetopfølgning 3 starter i fagudvalgene i august og samles derefter i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Økonomisk status skattefinansierede driftsudgifter Det vedtagne budget (se kolonne 2) er på 1.346,9 mio. kr., og det korrigerede budget inkl. Budgetopfølgning 3 (se kolonne 4) er på 1.360,7 mio. kr. Det forventede regnskab (se kolonne 3) er 1.320,9 mio. kr. kr. Det forventede regnskab ligger dermed 39,8 mio. kr. under det korrigerede budget. De 39,8 mio. kr. skal ses i lyset af at der fra 2012 til 2013 blev overført driftsmidler for 31,6 mio. kr. De væsentligste opmærksomhedspunkter er: Mindreforbrug på overførselsudgifterne førtidspension og boligstøtte. Budgettet blev reduceret ved Budgetopfølgning 2, og der foretages ved Budgetopfølgning 3 yderligere korrektion af budgettet. Merforbrug på den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsvæsenet. Hovedparten af kommuner i Region Hovedstaden melder om lignende merforbrug, og der pågår en dialog med Region Hovedstaden i KKR-regi om udfordringen. Merforbrug på det specialiserede socialområde som følge af nye anbringelser på børneområdet. Administrationen følger området tæt med henblik på at finde en løsning indenfor rammen. Tabel 1: De samlede skattefinansierede driftsudgifter 2013 Kolonnenummer kr. Vedtaget budget 2013 Overførsler fra Forventet regnskab 2013 Korrigeret budget 2013 inkl. BOF3 Miljø- og Planlægningsudvalget skattefinansieret Børne- og Skoleudvalget Social- og Seniorudvalget Sundhedsudvalget Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget Økonomiudvalget Politikområde Politikområde I alt Regnskab 2012 udviste et mindreforbrug. Administrationen har analyseret budget 2013 for at kunne identificere områder, hvor budgettet skal tilpasses som følge af regnskab Som følge af analysearbejdet vil det korrigerede nettodriftsbudget 2013 ekskl. overførsler Økonomiudvalget Torsdag den Side 7

8 2012/13 efter budgetopfølgning 3 være 17,7 mio. kr. lavere end det vedtagne budget Reduktionen skyldes primært tilpasning af budgetterne på overførselsudgifterne og i mindre grad serviceudgifterne, herunder det specialiserede socialområde. Økonomisk status brugerfinansierede driftsudgifter På det brugerfinansierede område forventes et merforbrug på 3,4 mio. kr. (se kolonne 3), som reguleres over taksterne i de kommende år, så området over tid hviler i sig selv. Tabel 2: De samlede brugerfinansierede driftsudgifter 2013 Kolonnenummer kr. Vedtaget budget 2013 Overførsler fra Forventet regnskab 2013 Korrigeret budget 2013 inkl. BOF3 Miljø- og Planlægningsudvalget - brugerfinansieret I alt Økonomisk status - serviceudgifter Kommunerne under ét skal overholde de vedtagne serviceudgifter for at undgå at blive ramt af statens regnskabssanktion. Hørsholm Kommunes vedtagne serviceudgifter i 2013 (se kolonne 1) udgør 1.065,5 mio. kr., mens det forventede regnskab på serviceudgifter (kolonne 3) udgør 1.064,4 mio. kr. Administrationen forventer dermed, at Hørsholm overholder sin andel af servicedriftsrammen. Tabel 3: Serviceudgifter 2013 Kolonnenummer kr. Vedtaget budget 2013 (Servicedriftsrammen) Overførsler fra Forventet regnskab 2013 Korrigeret budget 2013 inkl. BOF3 Serviceudgifter På trods af at der forventes et relativt højt mindreforbrug på den samlede drift, er servicerammen således under pres. Det skyldes for det første at mindreforbruget primært forventes på overførselsudgifterne, f.eks. boligydelse og førtidspension. Og for det andet at servicedriftsrammen i 2013 ekstraordinært er blevet reduceret som følge af de lavere lønudgifter i KTO-forliget og den lavere prisudvikling fra 2012 til Administrationen følger udviklingen i forventede serviceudgifter tæt. Økonomisk status - anlægsudgifter Det korrigerede anlægsbudget inkl. budgetopfølgning 3 (se kolonne 4) vil være på 131,1 mio. kr. Det korrigerede anlægsbudget er væsentligt større end det vedtagne budget primært som følge af overførte anlægsmidler fra 2012 og udvidelsen af anlægsrammen. Det forventede anlægsregnskab (se kolonne 3) er på 110,7 mio. kr. Administrationen forventer således at hovedparten af anlægsbudgettet i 2013 anvendes. Ved Budgetopfølgning 4 vil administrationen vurdere behovet for yderligere korrektioner i anlægsbudgettet. Tabel 4: anlægsudgifter 2013 Økonomiudvalget Torsdag den Side 8

9 1.000 kr. Kolonnenummer Vedtaget budget 2013 Overførsler fra Forventet regnskab 2013 Korrigeret budget 2013 inkl. BOF3 Miljø- og Planlægningsudvalget - skattefinansieret Børne- og Skoleudvalget Social- og Seniorudvalget Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Økonomiudvalget I alt Likviditet Figuren nedenfor viser prognosen for udviklingen af Hørsholm Kommunes likviditet (se også bilag 2). Prognosen viser en stabil udvikling i likviditeten. Budgetopfølgning Administrationen har gennemgået forbruget i 2013 opgjort per 30. juni med henblik på at konkretisere allerede kendte afvigelser mellem budget 2013 og forbruget. Budgetopfølgningen indeholder administrationens vurdering af de ændrede økonomiske forudsætninger samt en række udgiftsneutrale omprioriteringer som skal godkendes politisk, fordi der omplaceres mellem politikområder og udvalg. De fleste ændringer har effekt i overslagsårene og vil indgå i materialet til 2. behandlingen af budgettet. Økonomiudvalget Torsdag den Side 9

10 Budgetopfølgning 3 forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Samlet resultat ved denne budgetopfølgning er kr. på servicedrift kr. på øvrig drift og kr. på anlæg. I alt kr. i Der overføres anlægsbudget på kr. til Afvigelserne er nærmere gennemgået i bilag 1. De væsentligste ikke budgetneutrale bevillingsændringer er gennemgået nedenfor. Miljø- og Planlægningsudvalget Anlæg: Mindreforbrug på på anlægsprojektet vedrørende signalanlæg ved Højmosen/Usserød Kongevej lægges henholdsvis i kassen og overføres til andet anlægsprojekt Anlæg: Fire anlægsprojekter rykkes til 2014, da arbejdet først påbegyndes her. Det drejer sig om: tilgængelighed for cyklister og buspassagerer, klima- og miljøtilpasningsstrategi for Usserød Å samt energirenovering af A-huset, Fritidshuset og Idrætsparken. I alt kr. Brugerfinansieret drift: Rentebudgetter tilpasses. Området vedrører ikke servicedriftrammen. Social- og Seniorudvalget Drift: Udgifterne til boligydelse er genberegnet igen, og budgettet reduceres derfor. Området vedrører ikke servicedriftrammen. Anlæg: Indtægtsbudget på kr. vedrørende et statsligt tilskud til servicearealerne på Louiselund flyttes til Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Anlæg: Der søges om tillægsbevilling på kr. til projektet renovering af Kokkedal af Avlsgård, da en regning er modtaget for sent. Økonomiudvalget Drift: Tilpasning af indtægtsbudgetterne på finansieringssiden betyder en tillægsbevilling kr. Området vedrører ikke servicedriftrammen. Anlæg: Salgsbudgettet på vedrørende Bloustrødvej 3B nulstilles, da det er politisk besluttet, at ejendommen ikke skal sælges. DUT Bloktilskuddet for 2013 reduceres med netto kr. som følge af lovændringer. Administrationen har udmøntet DUT-midlerne, sådan at budgetterne på de relevante områder enten forøges eller reduceres. Den samlede udmøntning betyder, at kassebeholdningen forøges med ca. 1 mio. kr., da administrationen ikke forventer at bruge samtlige DUT-midler til seniorjob i De væsentligste DUT sager er: Økonomiudvalget Torsdag den Side 10

11 Flytning af opgaven med høreapparater fra kommunerne til regionerne betyder en reduktion af budgettet på politikområde 41 på kr. Udvidelse af Seniorjobordningen betyder en forøgelse af budgettet på politikområde 70 med kr. Økonomi/personale Tillægsbevilling Drift/anlæg m.v Indeværende år Overslagsår 1 Beløb Overslagsår 2 Overslagsår 3 Politikområde: 11, Veje og grønne områder Drift Politikområde: 12, Miljø (brugerfinansieret) Drift Politikområde: 11, Veje og grønne områder Anlæg Politikområde: 12, Miljø Anlæg Politikområde: 13, Bygningsvedligeholdelse Anlæg Politikområde: 30, Institutioner for børn og unge Drift Politikområde: 31, Skoler Drift Politikområde: 34, Børn og unge med særlige behov Drift Politikområde: 41, Ældre og sundhed Drift Politikområde: 41, Ældre og sundhed Anlæg Økonomiudvalget Torsdag den Side 11

12 Politikområde: 42, Social og psykiatri Drift Politikområde: 42, Social og psykiatri Anlæg Politikområde: 51, Sundhed Drift Politikområde:61, Kultur og Fritid Anlæg Politikområde: 70, Arbejdsmarked og Job Drift Politikområde: 80, Administration og planlægning Drift Politikområde: 82, Finansiering Drift Politikområde: 81, Køb og salg af jord og faste ejendomme Anlæg I alt Sagens tidligere behandling Budgetopfølgning 3 er behandlet på fagudvalgene på følgende møder: Social- og Seniorudvalget Børne- og Skoleudvalget Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget Miljø- og Planlægningsudvalget Skole-, Fritid- og Kulturudvalget Sundhedsudvalget Og behandles på Økonomiudvalget den Bilag - Bilag 1: Budgetændringer Budgetopfølgning Økonomiudvalget Økonomiudvalget Torsdag den Side 12

13 - Bilag 2: Likviditet Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstillede til kommunalbestyrelsen at godkende administrationens forslag, idet det blev besluttet ikke at overføre 2,326 mio. kr. under politikområde 11 vedr. tilgængelighed for cyklister og buspassagerer, samt 2,5 mio. kr. under politikområde 13 vedr. energirenovering af Idrætsparken. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 13

14 Økonomiudvalget Punkt: 4 Acadre sagsnr.: 13/12193 Journalnr.: P00 Sagsforløb: ØU-KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Mette Sielemann Rammeaftale Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning Resume Kommunerne har i fællesskab overtaget ansvaret for koordineringen af det specialiserede socialområde og specialundervisningen, herunder ansvaret for udarbejdelse af en årlig Rammeaftale hvori indgår dels en udviklingsstrategi og dels en styringsaftale. Kommunalbestyrelsen godkendte på deres møde d. 27. maj 2013 Udviklingsstrategien for 2014, efter indstilling fra Kommunekontaktrådet KKR. Det fælleskommunale rammesekretariat har udarbejdet styringsaftale til Rammeaftale 2014 for det specialiserede socialområde og specialundervisningen. KKR har behandlet den på deres møde 21. juni 2013 og indstiller til regionens kommuner, at de godkender styringsaftalen for Styringsaftalen for 2014 skal godkendes af kommunalbestyrelserne i Regionen senest 15. oktober Den vil have virkning fra 1. januar Aftalen indgås mellem kommunalbestyrelserne i hovedstadsregionen og med Region Hovedstaden, for de tilbud regionen driver. Forslag Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget indstiller til Kommunalbestyrelsen, at godkende styringsaftalen for rammeaftalen Sagsfremstilling Styringsaftalens formål er, at lægge rammerne for kapacitets- og prisudviklingen i det kommende år for de tilbud i kommunerne og i hovedstadsregionen, som er omfattet af aftalen. Endvidere har aftalen til formål, at øge bevidstheden om, og stillingtagen til de styringsmæssige konsekvenser af, at kommunerne på det specialiserede socialområde er Økonomiudvalget Torsdag den Side 14

15 afhængige af at købe og sælge pladser på tværs af kommunegrænserne og Region Hovedstaden. Styringsaftalen skal indeholde: Aftaler om udvikling i taksterne for tilbud omfattet af aftalen Aftaler om prisstruktur for de omfattede tilbud Aftaler om frister for afregning for brug af tilbud Aftaler om oprettelse og lukning af tilbud og pladser Aftaler om principper for evt. indregning af driftsherrens udgifter ved oprettelse og lukning af tilbud og pladser aftalt i rammeaftaleregi Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud og fastlæggelse af, i hvilket omfang overtagne tilbud skal stå til rådighed for de øvrige kommuner Angivelse af, hvilke tilbud der er omfattet af styringsaftalen. Denne aftale er baseret på den fælles takstmodel, som er udviklet af kommunerne i hovedstadsregionen. Styringsaftalen lægger sig dermed i forlængelse af tidligere drøftelser og aftaler mellem kommunerne. Styringsaftalen er et redskab til at understøtte det kommunale samarbejde i hovedstadsregionen og samarbejdet mellem kommunerne og regionen. Der er tale om anbefalinger til kommunerne, som skal understøtte den individuelle dialog mellem brugerkommuner og driftsherrer om både kvalitet og pris, som er udgangspunktet for køb af salg af pladser. Særligt omkring aftale om takstudvikling i 2014 KKR Hovedstaden indgik i perioden aftaler om prisudviklingen på de takstbelagte tilbud indenfor det specialiserede socialområde og specialundervisningen. Aftalerne indebar fra en 2 procents reduktion før p/l-regulering, og fra en fastholdelse af takstniveauet for 2011 efter p/l-reguleringen. KKR Hovedstaden har indgået følgende aftale om fastsættelse af taksterne for 2014: At driftsherrerne i 2014 reducerer taksterne med en procent i forhold til takstniveauet i 2013 efter p/l-regulering. At de driftsherrer, der fra 2010 til 2013 har hævet taksterne, reducerer taksterne med to procent i 2014 i forhold til taksniveauet i 2013 efter p/l-regulering (8 kommuner i regionen, Hørsholm Kommune er ikke blandt disse) Efter anbefaling fra KL foretages i 2014 en særskilt efterregulering af overskuddet, der opstår i 2013 som følge af kommunernes overenskomstforlig med KTO. Reduktion af taksterne skal opnås eksklusiv den særskilte efterregulering. Reduktionen af takterne skal derfor opnås ved at sammenligne takstniveauet for 2013, efter nedjustering af taksterne som følge af KTO-forliget, med taksterne for 2014 eksklusiv den særskilte efterregulering i Hørsholm Kommune har overholdt de angivne retningslinjer for taksfastsættelsen hvilket også vil ske i Styringsaftale 2014 vedlægges som bilag. Økonomiudvalget Torsdag den Side 15

16 Økonomi/personale Den særskilte efterregulering i taksterne for 2014 som følge af KTO-forlig kan få økonomiske konsekvenser. Takstberegning for 2014 er endnu ikke foretaget, hvorfor det ikke er muligt at oplyse om de økonomiske konsekvenser, men da der skal ske 1 % reduktion af udgifterne efter p/l regulering forventes udgifterne at være i niveau med 2013, hvorved det ikke vil få økonomiske konsekvenser i form af personalereduktioner Sagens tidligere behandling Punktet har været forelagt Social- og Seniorudvalget og Børne- og Skoleudvalget, der begge har godkendt styringsaftalen for rammeaftalen for 2014 og sender punktet videre til ØU og KB. Bilag - Rammeaftale Styringsaftale - Styrinsaftale bilag 1 - Styringsaftalen bilag 3 - Styringsaftale bilag 4 - Styringsaftale bilag 5 - bilag2 Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstillede til kommunalbestyrelsen at godkende indstillingen fra Socialog Seniorudvalget og Børne- og Skoleudvalget. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 16

17 Økonomiudvalget Punkt: 5 Acadre sagsnr.: 13/4165 Journalnr.: S00 Sagsforløb: ØU-KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Marianne Marker Økonomisk politik for Hørsholm Kommune Resume Staten og KL har fået et konsulentfirma til at kortlægge økonomistyringen i kommunerne og er på den baggrund blevet enige om en række målepunkter for den politiske og administrative økonomistyring. Et væsentligt målepunkt er, at kommunalbestyrelsen har en økonomisk politik. Administrationen har opdateret og revideret Hørsholm Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ, som beskriver den administrative økonomistyring og den økonomiske politik. Det opdaterede Kasse- og Regnskabsregulativ skal godkendes af Kommunalbestyrelsen, inden det træder i kraft. Forslag Administrationen anbefaler, at Økonomiudvalget indstiller til Kommunalbestyrelsen: At drøfte målepunkterne for den politiske økonomistyring og den eksisterende økonomiske politik med særligt fokus på punkterne om lånoptagelse og kassebeholdning. At godkende det opdaterede Kasse- og Regnskabsregulativ, herunder den økonomiske politik. At beslutte, at den økonomiske politik skal drøftes hvert år i forbindelse med budgetarbejdet. Sagsfremstilling Målepunkter for politisk økonomistyring God politisk økonomistyring i en kommune er kendetegnet ved følgende: 1. Udvikling af kommunens økonomistyring sker inden for rammestyring 2. Kommunens økonomistyringsprincipper understøtter mulighed for prioritering på tværs i kommunen 3. Kommunen fastlægger konkrete mål for arbejdet med effektiviseringer 4. Kommunen har en økonomisk politik med konkrete finansielle målsætninger for udviklingen i kommunens økonomi Hørsholm Kommune lever i vid udstrækning op til de fire målepunkter. Således er økonomien rammestyret, budgetprocessen understøtter tværgående prioritering og digitaliseringspuljerne i de seneste års budgetaftale er eksempler på konkrete mål for Økonomiudvalget Torsdag den Side 17

18 effektiviseringer. Kommunalbestyrelsen vedtog i 2009 en økonomisk politik, så også på dette punkt lever Hørsholm Kommune op til anbefalingerne. Den er gengivet i sin helhed nedenfor (i kursiv). Administrationen ønsker især, at Økonomiudvalget drøfter punktet om Gæld og lånoptagelse samt punktet om Kassebeholdning. På Hørsholm Kommunes hjemmeside er den økonomiske politik gengivet og uddybet en smule. Det fremgår her, at kassebeholdningen vurderes at være robust, når den udgør 5 pct. af de årlige bruttodriftsog anlægsudgifter. Kassebeholdning i budgetoplægget for 2014 udgør 13 pct. af de budgetterede bruttodrifts- og anlægsudgifter. Økonomisk politik for Hørsholm Kommune Kommunalbestyrelsen har vedtaget en Økonomisk Politik, som indeholder anvisninger på budget og regnskabsmæssig styring. Skatter: Beskatningsgrundlaget fastholdes blandt landets laveste. Gæld og låneoptagelse: Kommunens lånemuligheder i henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse udnyttes fuldt ud, hvis det er økonomisk fordelagtigt. Takster/brugerfinansiering: Brugerbetaling udnyttes maksimalt, dog under hensyntagen til at brugerbetaling ikke indebærer udtalt social slagside. Salgsindtægter: Kommunalbestyrelsen budgetterer ikke med jordsalg. Kommunalbestyrelsen tager i budgetprocessen stilling til anvendelsen af nettoindtægter fra jordsalg. Som hovedprincip anvendes salgsindtægter til engangsudgifter. Kassebeholdning: Kommunens samlede likvide beholdning i budgetperioden skal være robust og overholde Økonomi- og Indenrigsministeriets krav til den gennemsnitlige kassebeholdning. Økonomistyring: Tillægsbevillinger er undtagelsen, idet aktivitetsudvidelser (nye mål) skal ledsages af forslag til finansiering inden for fagudvalgets egen ramme. Et opdateret Kasse- og Regnskabsregulativ Kasse- og Regnskabsregulativet er fundamentet i kommunens økonomistyring. Det beskriver på overordnet plan og i detaljer hvordan økonomistyring skal udføres. Kasse- og Regnskabsregulativet indeholder blandt andet bestemmelser og vejledninger om: Bevillingsregler Regler for bogføring, attestation og anvisning Principper for budgetlægning Organiseringen af økonomistyringen Økonomistyring af anlægsprojekter Regler for takstberegning Administrationen har revideret Kasse- og Regnskabsregulativet, fordi det skal afspejle Hørsholm Kommunes nye styringsprincipper og nye administrative organisering med centre og enhedsdirektion. Ved samme lejlighed er Kasse- og Regnskabsregulativet gjort mere læsevenligt og opdateret i forhold til gældende lovgivning. Kasse- og Regnskabsregulativet Økonomiudvalget Torsdag den Side 18

19 afspejler derfor nu gældende praksis, og revisionen baserer sig i det store hele på de principper, der i dag ligger til grund for den daglige økonomistyring. De væsentligste ændringer i det nye Kasse- og Regnskabsregulativ er beskrevet nedenfor. Kommunalbestyrelsens økonomiske politik er skrevet ind i Kasse- og Regnskabsregulativet. Det slås fast, at Hørsholm Kommune anvender aktivitetsbaseret budgettering. Det indebærer, at budgetterne på alle områder, hvor det er meningsfuldt, er beskrevet med henvisning til forventet aktivitet og gennemsnitspriser. Områder hvor der er denne sammenhæng mellem aktivitets og udgiftsniveau er f.eks.: dagpasning, hjemmepleje, folkeskole samt kontantydelser. Råderumsprocessen hvor der skabes et økonomisk råderum til politiske prioritering i budgetprocessen, er nu beskrevet. Det er nu beskrevet, hvordan den økonomiske politik om tillægsbevillinger administreres i praksis. Processen er, at budgetproblemer som udgangspunkt løses administrativt: først i centret og herefter i Chefforum. Den tætte opfølgning på forbrug af anlægsmidler er nu beskrevet. Der fastholdes det samme tætte fokus på styringen af anlægsudgifter som på styringen af driftsudgifter. Bilag - Kasse- og Regnskabsregulativ for Hørsholm Kommune - Bilag 1: Finansiel strategi - Bilag 2: Bevillingsregler - Bilag 3: Regler for totalrammestyring - Bilag 4: Pjece - budgetansvar i Hørsholm Kommune - Bilag 5: Regler for budgetlægning - Bilag 6 Regler for takstberegning - Bilag 7: Regler for regnskabsaflæggelse - Bilag 8: Regler for registrering af anlægsaktiver - Bilag 9 Regler for styring af anlægsarbejder samt regnskab - Bilag 10 Regler for god bogføringsskik - Bilag 11: Regler for anvisning og attestation - Bilag 12: Regler for registrering og afstemning af bogføring - Bilag 13:Regler for decentral regnskabsføring/kassefunktion - Bilag 14: Regler for arkivering af bilag - Bilag 15: Regler for kassefunktioner ved Borger Service (hovedkassen) - Bilag 16: Regler for konti i pengeinstitutter - Bilag 17: Regler for kassefunktioner ved forskudskasser - Bilag 18: Regler for debitorpleje og betalingsfrister - Bilag 19: Regler for afstemning af mellemregnings- og restancekonti - Bilag 20: Regler for opbevaring og registrering af midler - Bilag 21: Regler for deponerede effekter og garantier Økonomiudvalget Torsdag den Side 19

20 - Bilag 22: Regler for anvendelse af IT-systemer ved betalingsformidling - Bilag 23 Retningslinjer for budgetkorrektioner Noter til bilag Selve Kasse- og Regnskabsregulativet fylder 22 sider. Hertil kommer 23 bilag. Beslutning Økonomiudvalget den Sagen blev udsat til økonomiudvalgets møde den Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 20

21 Økonomiudvalget Punkt: 6 Acadre sagsnr.: 13/11542 Journalnr.: A00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Betina Bojesen Mødeplan for politiske udvalg Resume Administrationen har udarbejdet udkast til mødeplan for 2014 for de politiske udvalg. Forslag Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget godkender udkastet, hvorefter planen sendes til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling Administrationen har udarbejdet udkast til mødeplan og produktionskalender for de politiske møder i Der er i udkastet taget hensyn til vinterferie i uge 7 og efterårsferie i uge 42 samt øvrige fri- og helligdage. Administrationen foreslår følgende mødetidspunkter; Kommunalbestyrelsen mandage kl Økonomiudvalget torsdage kl Social- og Seniorudvalget mandage kl Erhvervs- og beskæftigelsesudvalget tirsdage kl Børne- og Skoleudvalget tirsdage kl Miljø- og Planlægningsudvalget onsdage kl Sport, Kultur- og Fritidsudvalget onsdage kl Sundhedsudvalget torsdage kl I forhold til sidste valgperiode er Social- og Seniorudvalgets møder flyttet fra kl til kl Bemærk, at Børne- og Skoleudvalgets møde i august på grund af DHL-stafetten er flyttet til mandag den 25. august kl I september og oktober er der planlagt yderligere Økonomiudvalgsmøder og Kommunalbestyrelsesmøder til brug for 1. og 2. behandling af budgettet. Økonomiudvalget Torsdag den Side 21

22 I januar er planlagt en introkonference den 17. og 18. januar for den nye kommunalbestyrelse. Det foreslås, at aprilkonferencen afholdes fredag den 11. april og er fremrykket i forhold til tidligere års placering, og at augustkonferencen afholdes fredag den 22. og lørdag den 23. august. Bilag - Mødeplan - 2. udkast - kalender halvår(2).pdf - kalender halvår Noter til bilag Mødeplan i udkast Mødekalender 2014, 1. halvår Mødekalender 2014, 2. halvår Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstillede til kommunalbestyrelsen at godkende administrationens forslag med bemærkning om, at tidspunkterne er vejledende og skal godkendes i de enkelte udvalg, når disse nedsættes. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 22

23 Økonomiudvalget Punkt: 7 Acadre sagsnr.: 13/15686 Journalnr.: G00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Susanne Esbjørn Hørsholm Vand ApS - Forbrugervalget Resume Forslag fra bestyrelsen i Hørsholm Vand ApS til at Hørsholm Kommune som grundejer ikke udnytter sin mulighed for at stemme ved forbrugervalget. Forslag Administrationen foreslår, at økonomiudvalget indstiller til kommunalbestyrelsen, at kommunen undlader at udnytte sin stemmeret som grundejer ved forbrugervalget til bestyrelsen i Hørsholm Vand ApS. Sagsfremstilling Hørsholm Vand ApS skal i perioden til afholde valg til forbrugervalgte repræsentanter i Hørsholm Vands bestyrelse. Ved valget, som er elektronisk, skal der vælges 2 forbrugervalgte repræsentanter. Bestyrelsen for Hørsholm Vand ApS består for tiden af borgmesteren og 4 kommunalbestyrelsesmedlemmer, som er udpeget af kommunalbestyrelsen. Bestyrelsen for Hørsholm Vand ApS anbefaler overfor kommunalbestyrelsen, at Hørsholm Kommune som grundejer ikke udnytter sin mulighed for at stemme ved forbrugervalget. Begrundelsen må antages at være, at kommunalbestyrelsen allerede har massiv indflydelse i bestyrelsen for Hørsholm Vand ApS og derfor bør give rum for de øvrige grundejere. Økonomiudvalget Torsdag den Side 23

24 Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstillede administrationens forslag til kommunalbestyrelsens godkendelse, idet det blev pointeret, at de stemmeberettigede er alle forbrugerne. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 24

25 Økonomiudvalget Punkt: 8 Acadre sagsnr.: 13/14163 Journalnr.: P17 Sagsforløb: ØU og KB - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Rikke Krogsgaard Jakobsen Forslag til Landsplanredegørelse 2013 Resume Miljøministeriet har sendt forslag til Landsplanredegørelse 2013 i offentlig høring i perioden fra den 28. juni til den 27. september Landsplanredegørelsen er regeringens politiske udmelding om den fremtidige fysiske og funktionelle udvikling i landet. Endvidere afspejler redegørelsen de udfordringer, kommuner og regioner arbejder med i den fysiske planlægning. Landsplanredegørelse 2013 erstatter Landsplanredegørelse Forslag Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Kommunalbestyrelsen anbefaler, at Forslag til Landsplanredegørelse 2013 tages til efterretning. Endvidere anbefaler administrationen følgende høringssvar til Miljøministeriet: Hørsholm Kommunalbestyrelse er positiv overfor den fremlagte Landsplanredegørelse. Hørsholm Kommune lever i sin planlægning op til redegørelsens forventninger til den kommunale planlægning og finder især afsnittet Byerne på vej mod bæredygtighed om bl.a. regeringens nye arkitekturpolitik samt afsnittet om Hovedstadens udvikling om bl.a. en hovedstadsstrategi, yderst interessante i forbindelse med kommunens fremtidige udvikling. Sagsfremstilling Landsplanredegørelsen er regeringens politiske udmelding om den fremtidige fysiske og funktionelle udvikling i landet. Redegørelsen afspejler de udfordringer, kommuner og regioner arbejder med i den fysiske planlægning. Omdrejningspunktet for Grøn omstilling nye muligheder for hele Danmark, forslag til Landsplanredegørelse 2013 er en hensigtsmæssig udvikling i by og på land. Redegørelsen er opdelt i syv kapitler: 1. Vækst, grøn omstilling og udvikling i hele landet 2. Danmark i en nordisk og europæisk kontekst 3. Grøn omstilling, klimatilpasning, ressourcer og grøn energi 4. Byerne på vej mod bæredygtighed 5. Udviklingen i hovedstadsområdet 6. Landdistrikter i udvikling Økonomiudvalget Torsdag den Side 25

26 7. Det åbne land Miljøvurdering af forslaget indgår som en del af det samlede dokument. Hvert kapitel indeholder udover redegørelsen to faste afsnit med overskrifterne Hvad vil regeringen gøre? samt Forventninger til kommunernes planlægning. 1. Vækst, grøn omstilling og udvikling i hele landet Den fysiske planlægning skal medvirke til at skabe de bedste rammer for, at Danmark kan blive et grønt videns- og produktionssamfund. En grøn vækst vil forene fordelene ved et bedre miljø og en stigende beskæftigelse. Hvad vil regeringen gøre? Regeringen har igangsat en offensiv erhvervs- og vækstpolitik, som har til formål at styrke vækst og beskæftigelse i hele Danmark Forventninger til Kommunernes planlægning: Kommunerne skal indbyrdes samarbejde om strategisk fysisk udviklingsplanlægning. 2. Danmark i en nordisk og europæisk kontekst Den stigende økonomiske sammenfletning i Europa gør det til en endnu større fordel at indrette os i fællesskab med vores naboer. Det gælder for eksempel over Øresund. Hvad vil regeringen gøre? Øresundskomiteen udarbejdede i 2010 i samarbejde med regionerne den Øresundsregionale Udviklingsstrategi. Regeringen opfordrer til grænseregionale samarbejder. Forventninger til Kommunernes planlægning: Den fælles vision skal følges op på begge sider af Sundet, bl.a. ved at regionale og kommunale myndigheder med opbakning fra de to stater individuelt bidrager til at skabe gunstige rammebetingelser. 3. Grøn omstilling, klimatilpasning, ressourcer og grøn energi Det er regeringens mål, at Danmark skal være et samfund, som bruger naturens ressourcer på en bæredygtig og konkurrencedygtig måde. Den grønne vækst skal forene fordelene ved et bedre miljø med stigende vækst og beskæftigelse. Hvad vil regeringen gøre? Regeringen har i marts 2013 lanceret Danmark i arbejde - Vækstplan for vand, bio & miljøløsninger. Vækstplanen indeholder initiativer indenfor vandløsninger, biobaserede løsninger, ressourceeffektivitet og affald, renluftløsninger og andre initiativer til styrkelse af grønne løsninger. Forventninger til Kommunernes planlægning: Kommunen kan fremme grønne transportformer gennem forbedret infrastruktur og fremkommelighed for cyklister, fodgængere og den kollektive trafik. Generelt kan kommuner bidrage gennem lokalplaner til at sikre stationsnær byudvikling, byfortætning og funktionsintegration, dvs. samle boliger, arbejdspladser og detailhandel. 4. Byerne - på vej mod bæredygtighed Byerne i Danmark skal være attraktive at leve i. Både store og små byer skal være bæredygtige, økonomisk, socialt og miljømæssigt. Hvad vil regeringen gøre? Regeringen vil udvikle en ny national, social og grøn bæredygtig bypolitik og en ny arkitekturpolitik, der skal hjælpe kommunerne til at udvikle bedre byer til fremtiden. Forventninger til Kommunernes planlægning: Kommunerne skal medvirke til at udvikle byerne på en bæredygtig måde, som samtidig sikrer de bedst mulige rammer for erhvervsudvikling. Regeringen forventer, at kommunerne sætter fokus på at skabe nye grønne og blå oplevelser i byerne. Planlægning af byens rum kan også skabe steder og forløb i byen, der indbyder til aktiv leg og idræt for både børn og voksne. 5. Udviklingen i hovedstadsområdet Økonomiudvalget Torsdag den Side 26

27 Vækst i hele landet er en hovedprioritet for regeringen. Danmarks hovedstad spiller en vigtig rolle for væksten. Derfor er det vigtigt med gode rammer for udvikling i hovedstadsområdet. Hvad vil regeringen gøre? Regeringen vil i samspil med relevante parter udarbejde en hovedstadsstrategi. Forventninger til Kommunernes planlægning: De stationsnære områder skal have bymæssige kvaliteter og aktiviteter, som kan sikre et levende bymiljø og skaffe flere brugere til den kollektive transport. 6. Landdistrikter i udvikling Naturen og kulturarven kan i højere grad bruges til at gøre byerne attraktive for nye beboere og bidrage til erhvervsmæssig udvikling bl.a. af friluftsliv og turisme. Nøgleordet er udnyttelse af stedbundne kvaliteter til lokal erhvervs-, beskæftigelsesog boligudvikling, herunder en udvikling af stedbunden turisme og en styrket indsats for grøn naturturisme. Hvad vil regeringen gøre? Miljøministeriet skal sammen med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter og kommunerne se nærmere på udviklingen af stedbundne potentialer i mindre samfund, landsbyer og på små øer. Forventninger til Kommunernes planlægning: Kommunen kan udarbejde en strategi for udvikling af stedbundne potentialer, udarbejde en helhedsplan for de fysiske strukturer, der er nødvendige for udnyttelsen af potentialerne og inddrage de stedbundne potentialer i kommunens øvrige planlægning og aktiviteter. 7. Det åbne land Det er regeringens politik, at der i det åbne land skal være plads til både beskyttelse, hvor de unikke værdier i landskab, kulturmiljø og natur sikres og til benyttelse, hvor beboelse, friluftsliv og udvikling i jordbrugserhvervene understøttes. Hvad vil regeringen gøre? Regeringen ønsker et fokus på muligheden for at sikre og skabe offentlig adgang i natur- og landskabsarealer. På den måde bliver beskyttede naturområder tilgængelige for beboere og turister og kan medvirke til at fremme friluftsliv og rekreation. Forventninger til Kommunernes planlægning: Beskyttelsen af naturområder, landskaber, kulturhistorie og drikkevand skal sikres gennem kommunernes planlægning. Der skal planlægges for et mere varieret landskab med sammenhængende naturområder, så dyr og planter kan sprede sig. Det kan blandt andet ske ved at binde søer, overdrev, moser, enge og skov sammen med grønne korridorer eller lade områderne indgå i større sammenhængende områder. Bilag - Forslag-Til-Landsplanredegoerelse-samlet.pdf Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget indstillede til kommunalbestyrelsen at tage administrationens forslag til efterretning. Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 27

28 Økonomiudvalget Torsdag den Side 28

29 Økonomiudvalget Punkt: 9 Acadre sagsnr.: 13/1838 Journalnr.: Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Frank Harms Rasmussen Sygefravær 2012 og januar til juni Resume Orientering om udviklingen i sygefraværet i perioden januar juni i årene 2011, 2012 og Endvidere sammenligning af sygefravær i forhold til udvalgte kommuner for 2011 og Forslag Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget tager statistikken til efterretning. Sagsfremstilling Det samlede sygefravær i de første 6 måneder af 2013 er, i forhold til samme periode i 2012, steget med i alt 0,69 procentpoint. Stigningen i det samlede sygefravær gælder alle personalegrupper. Fordelt på kort- og langtidsfravær er stigningen på hhv. 0,11 procentpoint og 0,58 procentpoint. Det skal pointeres, at selvom det samlede korttidsfravær er steget med 0,11 procentpoint fra 2012 til 2013, så er der et månedligt fald på -0,3 procentpoint i hver af månederne april-juni Det kan konstateres at langtidsfraværet er stigende. Hvis man sammenligner fraværet for 2013 med den tilsvarende periode i 2011 er der et fald på i alt 0,19 procentpoint. Fordelt på kort- og langtidsfravær er der tale om et fald i korttidsfraværet på 0,24 procentpoint, mens langtidsfraværet er steget med 0,05 procentpoint. Hørsholm Kommune januar - juni 2011, 2012 og 2013 Jan-juni Diff. Diff. 12/11 13/12 Økonomiudvalget Torsdag den Side 29

30 %-point %-point Al sygdom 5,05 4,17 4,86-0,19 0,69 Kort syg 3,33 2,98 3,09-0,24 0,11 Lang syg 1,72 1,19 1,77 0,05 0,58 Sygefraværet for Hørsholm kommune i perioden januar til juni 2011, 2012 og 2013 samt det samlede fravær for årene 2011 og 2012 fremgår af bilaget. Sygefraværet i Hørsholm kommune sammenlignet med en række udvalgte kommuner (se bilag) viser, at Hørsholm Kommune havde det laveste sygefravær i 2011 og Der er på nuværende tidspunkt ikke tilgængelige data på de udvalgte kommuners fravær for Statistikken indeholder egen sygdom og sygdom i f.b.m. arbejdsskader. Deltidssygemeldinger og graviditetsgener indgår ikke. Vi medtager alene de oplysninger som Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) har med i deres statistikker, og som derfor kan bruges til sammenligning kommunerne imellem. Bilag - ØU (statistikken) Beslutning Økonomiudvalget den Økonomiudvalget tog statistikken til efterretning. Økonomiudvalget Torsdag den Side 30

31 Fraværende: Gitte Burchard (O) Økonomiudvalget Torsdag den Side 31

32 Økonomiudvalget Punkt: 10 Acadre sagsnr.: 13/10220 Journalnr.: A50 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Charlotte Fossum Hørsholm Kommune på Facebook Resume Direktion har besluttet, at Hørsholm Kommune skal på Facebook. Målet er, at Hørsholm Kommune gennem tilstedeværelsen på Facebook kan styrke kontakten til interesserede borgere på en ressourcemæssigt hensigtsmæssig måde og styrke kommunens opmærksomhed på potentielt problematiske sager, før de rammer medierne. Tilstedeværelsen skaber også en platform for kommunikationsindsatser, der supplerer kommunens eksisterende platforme. Forslag Økonomiudvalget får via dette dagsordenspunkt beslutningen til orientering. Projektet løber året ud og evalueres i januar 2014 med henblik på at bedømme effekten og vurdere, om Hørsholm Kommune fortsat skal være på Facebook. Sagsfremstilling Den kommende Facebook-side er en anderledes måde at være i dialog med vores borgere på. Det er her borgerne kan dele og debattere nyheder, billeder og historier fra Hørsholm Kommune og det er her Hørsholm Kommune kan vise sig fra en mere uformel side end f.eks. på hjemmesiden og andre kommunikationskanaler. Det ligger i Facebook-mediets natur, at man som organisation må slippe tøjlerne lidt i forhold til indholdet på siden da brugerne er med til bestemme, men helt overordnet vurderer Hørsholm Kommune, at indholdet falder i følgende kategorier: 1. Borgerhenvendelse light: Lettere borgerhenvendelser og spørgsmål til kommunen, der ikke kræver sagsbehandling. Håndteres i overensstemmelse med kommunens kanalstrategi. 2. Borgerdialog: Facebook bruges som uformel dialogplatform i forhold til engagerede borgere - fx løbende temperaturmåling på reaktioner hos borgerne. Debat er velkommen på siden, men ønsker man at debattere politiske problemstillinger eller få kontakt til medlemmer af kommunalbestyrelsen, foregår det via andre kanaler end Facebook. For at sikre at dialogen foregår på en hensigtsmæssig måde har administrationen formuleret nogle retningslinjer som er vedlagt dette punkt som bilag. Retningslinjerne er inspireret af andre kommuners retningslinjer. Økonomiudvalget Torsdag den Side 32

33 3. Borgerinformation: Kommunikation, der skal understøtte de eksisterende medier og platforme i forhold til at sikre rettidig information til borgerne. 4. Borgerrelation: Kommunikation, der er karakteriseret ved en direkte og personlig form. Det kunne for eksempel være stemningshistorier, skæve historier, som ikke umiddelbart er presseegnede, reportager fra arrangementer med en mere personlig vinkel osv. Opmærksomhedspunkter En underprioriteret Facebook-side kan have uheldige konsekvenser: Sager, der ikke håndteres kan resultere i utilfredse brugere og manglende brugertilslutning. Et eksempel: Hvis en konkret kommentar afgivet i forbindelse med en sag med stor bevågenhed ikke håndteres, kan det i værste fald resultere i en væsentlig større mængde kommentar og selvforstærkende negativ kommentarer. For at undgå situationer som disse følger Facebook-redaktionen Facebook-siden alle hverdage i åbningstiden det er dog de relevante centre, som har ansvaret for, at der bliver leveret indhold til siden. Opstartsfase Hørsholm Kommune lancerer Facebook-siden i september. Det bliver en blød lancering, hvor kommunen langsomt får erfaringer i takt med at antallet af personer der liker os stiger og der dermed kommer mere aktivitet på siden. Tanken er at promovere siden mere aktivt når de første erfaringer er gjort. Facebookredaktion er pt. sammensat af repræsentanter fra udviklingsafdelingen samt områder som typisk er i hyppig dialog med borgerne, nemlig teknik, sundhed og Borgerservice. Det er dog tanken at redaktionsgruppe bliver udvidet så der kommer en større organisatorisk bredde i gruppen. I januar 2014 evaluerer direktionen projekt og beslutter om Facebook fortsat er en del af vores kommunikationsplatforme. Udviklingsmuligheder Der er mulighed for på sigt at sammenkoble Facebook med vores digitale selvbetjeningsløsninger, så borgerne kan tilgå dem direkte fra Facebook, hvilket vurderes at styrke indsatsen med at flytte borgerne til selvbetjeningsløsningerne. Facebooksiden er som udgangspunkt gratis. Man kan på et senere tidspunkt overveje at lave betalte kampagner for en del af indholdet og tilkøbe muligheder for at måle på effekten af Facebooksiden. Økonomi/personale Ressourcetræk: Det første halve år Andre kommuners erfaringer viser, at der skal afsættes 2-5 timer om ugen i alt, når Facebooksiden er i fuld drift. I det første halve år foreslår vi, at der afsættes det dobbelte. Hertil kommer et redaktionsmøde på 1 time pr. redaktionsmedlem hver 14. dag. Dog kan der risikere at være perioder med større ressourcetræk, hvis der opstår behov for at håndtere sager. Dette vil dog være at sidestille med almindelig issue management, og ikke være begrænset til Facebookredaktionen. Økonomiudvalget Torsdag den Side 33