Møde- og projektledelse. Torben Bundgaard chefkonsulent Danmarks Idræts-Forbund

Transkript

1 Møde- og projektledelse Torben Bundgaard chefkonsulent Danmarks Idræts-Forbund

2 Hvad taler vi om??? Møde- og projektledelse! Hvad er et møde? Hvad er et projekt? Hvad er ledelse?

3 Ledelse Rekruttering af deltagere Motivation af gruppen Delegering af ansvar Information Målene skal nås

4 Dialog Censur/ordre En-vejs Nok høre... monologisk Dekret Debat Magt Magtfri Diskussion Dialog Rigtig/forkert Vinde/tabe To-vejs Lytte Lære

5 MÅL Mål skal være SMARTE! Specifikke Målbare Acceptable (ambitiøse og aktuelle) Realistiske Tidsbestemte Evalueres

6 MÅL NAVIGERING FOR PROJEKTET HVEM KAN SE OM MÅLENE NÅS? HVORDAN KAN MÅLENE SES? HVOR KAN DET SES? HVORDAN VED VI, OM NOGET ER SKIDT ELLER GODT

7 Gennemførelse Fingeren på pulsen Holder vi tiden, kvaliteten, budget, øvrige ressourcer Information til relevante, hvis der sker ændringer Justeringer skal foretages med rettidig omhu Beredskabsplan

8 Evaluering Evaluering hvordan, hvornår og hvem? Skal projektet lukkes, genoplives eller vendes? Er erfaringerne relevante og for hvem? Rapportering Skal det udbredes og til hvem?

9 Hvad kan forstyrre et projekt? Samarbejdspartneres forventninger Projektets omgivelser Projektets infrastruktur Deltagernes forståelse og mening Forankringen Relevans

10 OpgaveKOMPLEKSITET fører til ARBEJDSDELING som skaber behov for KOORDINATION HISTORIEFÆLLESSKB LLESSKB.ANERKENDELSE

11 i i en kompliceret og modsætningsfyldt praksis REDUKTION REIFIKATION RITUAL

12 Beslutningernes betydning/konsekvens Viden og projektkendskab Tid

13 Hvordan går den enkelte mødedeltager og/eller projektgruppemedlem til opgaven?

14 Ichak Adizes Skabe resultater Administrere Skabe fornyelse Integrere og samarbejde

15 RAFI R Resultatorienterede A Administratoren F Fornyeren I - Integratoren

16 Den Resultatorienterede Slogan: Man skal ikke udsætte til i morgen, hvad der kan gøres nu! Yndlingsspørgsmål: Hvad skal der gøres? 16

17 Administratoren Slogan: Hellere gøre det rigtigt end det rigtige! Yndlingsspørgsmål: Hvordan skal det gøres? 17

18 Slogan: Forandring fryder! Fornyeren Yndlingsspørgsmål: Hvorfor skal det gøres?

19 Integratoren Slogan: En for alle, og alle for en! Yndlingsspørgsmål: Hvem skal gøre det? Hvilke betydning har det for dem?

20 Sammenfattende beskrivelse af R A F I Rolle Anfører Strategi Spejder Bagstopper Mål Resultat Orden Udvikling Accept Spørger Hvad Hvordan Hvorfor Hvem Værdsætter Effektivitet Stabilitet Spontanitet Intimitet Efterstræber Spænding Anseelse Uafhængighed Afspænding Fungerer godt Aktivitet Selvkontrol Frigørelse Ro med Bange for Ineffektivitet Tvang Tomrum Afsagn Produkt/Proces Produkt Proces Produkt Proces Sigt Kort Kort Langt Langt Drift/udvikling Drift Drift Udvikling Udvikling 20

21 3 x 3 Teamroller - Belbin 1. Opgave og handling 2. Mennesker 3. Intellektuelle Opstarter Organisator Afslutter Koordinator Formidler Kontaktskaber Idémand Analysator Specialist

22 Efterhånden som en opgave skrider frem, er der brug for forskellige teamroller Opstarter Koordinator Idemand Kontaktskaber Analysator Specialist Kontaktskaber Formidler Organisator Koordinator Afslutter Organisator Mål og Behov Ideer Løsninger Planer Strategi Kontakter Formidling Organisering Gennemførelse

23 Hvad er et projekt? En særlig opgave ofte en helt ny, der kræver tværgående kompetencer og viden Kan ofte ikke løses i den eksisterende driftsorganisation Konkret mål eller slutresultat Fastlagt start- og sluttidspunkt Nye og ukendte veje

24 Projektstruktur Definition/Afklaring Planlægning Gennemførelse Afslutning og evaluering

25 Definition Interessentanalyse Hvem har interesse i projektet? Hvem er projektets ejer? Hvem er projektets opgavestiller? Hvem skal bruge projektets resultater? Hvem er med i projektet? Hvem leverer ressourcerne? Hvem påvirkes af projektet? Hvem er eventuelle modspillere i projektet? Hvem går det ud over, hvis projektet går galt? Hvem konkurrerer med projektet?

26 Definition Hvad forventes der af projektet? Opdel interessenterne i vigtighed Beskriv deres forventninger Forventninger skal være klare, acceptable, realistiske, udfordrende, ambitiøse, målbare, tidsbestemte Der skal være enighed om forventninger Forventninger skal prioriteres (need to have, nice to have) Nogle forventninger er krav Opstil krav/forventninger i et yde yde skema

27 Definition Risikoanalyse SWOT Sandsynlighed for at risiko indtræder vurderes (usandsynlig, mindre sandsynlig, mulig, sandsynlig) Konsekvens ved at risikoen indtræder vurderes (katastrofal, alvorlig, overkommelig, ubetydelig) Forebyggende handling udarbejdes med tidsplan og ressourcer Plan B

28 Definition Checkliste ved risikoanalyse Yde yde aftaler kan forsinkes eller ikke overholdes Nye krav/forventninger kan indgå i projektet Mål kan være urealistiske Nøglepersoner kan falde fra Tidsplan er for stram Ressourcer mangler Projektlederrollen udfyldes ikke tilstrækkeligt

29 Definition Projektplan/-beskrivelse Projektets formål Forventninger til projektet Forudsætninger for at planen holder Risici Plan, der beskriver hvordan projektet gennemføres Budget Organisering

30 Planlægning Opdeling af projektet i en række mindre aktiviteter Alle forventninger skal være indfriet Hver aktivitet skal være en del af det totale projekt Hver aktivitet skal kunne defineres klart Hver aktivitet skal kunne tildeles som ansvarsområde til en person Evt. skal en aktivitet opdeles yderligere Hver aktivitet skal kunne styres Der skal være accept og ejerskab til opdelingen Udarbejd milestones (start, slut, aflevering af delaktivitet etc.)

31 Planlægning Planlægningsark Giv aktiviteterne nummer Fordel ansvaret og sæt navn på Sæt navn på andre deltagere der skal hjælpe Estimer på ressourceforbrug Start Slut Afhængigheder

32 Planlægning Gantt diagram (Milestone-plan) Formål er at give et overblik Hvem skal læse og forstå planen? En akse angiver tiden Rækkefølge i udførelse af aktiviteter på den anden akse Hver aktivitet markeres som en stav

33 Planlægning Netværksdiagram Viser afhængigheder Milesten med start til venstre Pil(e) mod højre til den eller de aktiviteter der er først i projektet Pile til efterfølgende aktiviteter Afhængighed af andre aktiviteter går der pile mod venstre Når netværket er tegnet skal man forholde sig kritisk til det, er det en fornuftig og struktureret måde at gennemføre projektet på? Er afhængighederne nødvendige og hvor er faldgruberne?

34 Planlægning Den kritiske sti Mange mulige veje fra start til slut En af vejene vil bestemme minimumstiden for gennemførelsen af projektet Forsinkelse af en aktivitet, forsinker hele projektet Hvilke(n) aktivitet er der ikke beregnet slæk (forskel mellem tidligste start og seneste start)

35 Gennemførelse Kick-off med strategiske interessenter Agenda Projektets betydning Spilleregler for samarbejde, kommunikation etc. Tidsplan Budget Organisering af projektet, herunder projektgruppens sammensætning Projektmøder Godkendelse af mødereferat Gennemgang af projektplan Korrigerende handlinger Ny plan

36 Gennemførelse Projektgruppens samarbejde Ledelse og motivation Forskellige mennesker har forskellige behov og skal derfor behandles forskelligt (Situationsbestemt ledelse) Kommunikation og præsentation Forskellige kommunikationsformer mellem møderne Administrative procedurer Fremdrift og rapportering Sikkerhed Risikoanalyse

37 Gennemførelse Mødeledelse og forhandling Gode mødevaner fra starten! Vinde vinde situationer i forhandlinger! Aftaler Markedsføring og image Opfølgning Korrigerende handlinger

38 Afslutning og evaluering Aflevering af resultat Videreførelse af ansvar Afvikling af projektgruppen Præsentation af resultatet Efterkalkulation Evaluering

39 Vurdering og prioritering af trusler og muligheder FANTASTISK KATASTROFALT LILLE BETYDNING STOR LILLE SANDSYNLIGHED STOR

40 Vurdering og prioritering På kort sigt! På lang sigt! vigtigst vigtigt Mindst vigtigst

41 Ressourcer Kan Skal Vil Bør Vision og Mål Omgivelsernes krav

42 De 3 domæner Æstetikkens domæne Refleksionens domæne Arbejdets domæne Begrebet Nærmeste udviklingszone

43 Nærmeste udviklingszone

44 Udfordring Høj Angst Ophidselse FLOW Middel Bekymring Kontrol Lav Afslapning Kedsomhed Lav Middel Høj Færdigheder

45 Mødets fire faser: Det Formelle Før mødet Under mødet Efter mødet

46 Det Formelle Forretningsorden: 1 Mødernes placering og antal 2 Mødeindkaldelse Hvornår udsendes den? Hvad skal den indeholde? Hvem udarbejder dagsordenen? 3 Gennemførelse af møderne Hvem må deltage? Hvem leder møderne? Hvad kan der træffes beslutninger om? Hvorledes træffes beslutningerne?

47 Det Formelle Forretningsorden (forsat): 4 Efter møderne Hvem udarbejder og distribuere referatet? Hvornår skal det være udsendt til godkendelse? Hvor lang tid har deltagerne til at godkende? Hvad offentliggøres (åben/lukket referat) Hvor offentliggøres det? 5 Effektuering af bestyrelsessager Hvornår ekspederes / effektueres beslutningerne? 6 Tavshedspligt

48 Før mødet 1. Mødested 2. Mødedato og tidspunkt 3. Dagsorden 4. Bilag

49 Før mødet Indstilling: Emne Baggrund Kendsgerning er Vurderinger Indstilling Aktioner

50 Under mødet Indledning Bryde isen (Skabe tryghed) Fremlæggelse af problemet / opgaven (Afklaring af meninger) Start Afslutning Finde de rette løsninger (Muligheder / barrierer) Beslutning og handling (Vælge den bedste løsning) Mål

51 Under mødet Indledning Bryde isen (Skabe tryghed) Fremlæggelse af problemet / opgaven (Afklaring af meninger) Start Afslutning Finde de rette løsninger (Muligheder / barrierer) Beslutning og handling (Vælge den bedste løsning) Mål

52 Efter mødet 1. Udarbejdelse af referat 2. Godkendelse af referat 3. Implementering af beslutninger Hvem løser hvilke opgaver? Hvorledes følger vi op?

53 Mødeformål / Mødetyper Typer af dagsordenspunkter Instruktionsmøde Idéudviklingsmøde Informationsmøde Konsultationsmøde Beslutningsmøde

54 Checkliste / Planlægning Formål: - Møde hvorfor? Mål: -Mål for mødet Dagsorden: Hvem indkaldes? - Faste udvalgsmedlemmer -Eksperter/gæster -Åbent møde Sted og tid: -Adresse -Lokale -Dato - Tid (Start og slut) Fysiske rammer: - Skiltning - Bordopstilling - AV-midler: Projekter, Lærred, Whiteboard, Flipover/tusser m.m. Forplejning: - Kaffe/the -Vand/øl -Snitter -Andet Indkaldelse: - Baggrund for mødeindkaldelsen - Forslag til mødeledelse -Dagsorden - Sted/tid - Bilag - Praktiske oplysninger -Svar

55 De 4 H er Hvad skal gøres? Hvordan skal det gøres? Hver er ansvarlig? Hvornår skal tingene være gjort?

56 Chekliste / Opfølgning Vurder beslutningerne Vurder egen indsats Vurder andres indsats Referat med handlingsplaner og ansvarsfordeling udsendes som aftalt Fasthold aftaler om handlinger undersøgelser - kontakter

57 Handlingsplan Vedr. Udvalg: Besluttet d.: Emne Hvad skal/bør gøres og hvordan Hvem har ansvaret? Hvornår Tid Start Slut Bemærkninger (Hvad kan fremme/hæmme gennemførelsen) Evt. særlige bemærkninger

58 Område Formål Metode Hvordan analyserer vi tilbagevendende projekter? Tidspunkt og rækkefølge Analyse Hvad laves der? Hvorledes udføres arbejdet? Hvornår udføres arbejdet? Hvorfor? (Er det nødvendigt) Hvorfor på denne måde? Hvorfor på dette tidspunkt? Forslagsudarbejdelse Hvorledes kunne man ellers opnå samme resultat? Hvorledes kunne arbejdet eller udføres? Hvornår kunne arbejdet ellers udføres? Hvad bør man opnå? Hvorfor bør arbejdet udføres? Hvornår bør arbejdet udføres? Sted Hvornår udføres arbejdet? Hvorfor på dette sted? Hvor kunne arbejdet ellers udføres? Hvor bør arbejdet udføres? Person Hvem udfører arbejdet? Hvorfor netop denne person? Hvilke andre personer kunne udføre arbejdet? Hvem bør udføre arbejdet? 7

59 OVERGANGSFASER Start (forståelse og forpligtelse) - skeptisk, forsigtig og forventningsfuld Forvirring (frustration og tilpasning - bekymring for job og nye roller Lederafhængig (selvledelse, selvansvarlig) - kan de andre se, at jeg samarbejder også på et tidspunkt hvor jeg tænker over mine refleksioner? Samlet enhed (effektivitetsstigning) - fuld fortrolig med det at samarbejde og loyal overfor de andre Selvstyrende (nu er den der!!!) - deltager med tillid og åbenhed i efterfølgende samarbejdsrelationer

60 Projektmodellen 1. Projektopstart Projekt evaluering 4. Projekt afslutning Projektledelse Projekt definition 2. Projektplanlægning Opfølgning & kontrol Detaljeret planlægning 3. Projekt udførelse 60 Kilde: Jason Westland, 2006 The Projekt Management Life Cycle

61 Projektplanlægning Værktøjerne Projektbeskrivelse Projektplan Milepæle i projektet Risikoanalyse Interessentanalyse

62 Projektbeskrivel se Projekt: Bruger (forbund - klub): Udarbejdet af: Side 1 af Opstarts dato: Projekt sponsor: Dato: Projektets ide eller problemstilling: Milepæle og opgaver i projektet: Fremgangsmåde: Projektets succeskriterier: Økonomi: Personer ressourcer: Projektledelse koordinering med: Forankring efter projektgennemførelse:

63 Præsentationen for kunden gennemført 8.2 Leverance fastlagt 15.3 Start indkøring af system 4.4 Beskrive arbejdsgange Træningsprogram 18.4 Arbejdsgange klar 2.5 Uddannelse afsluttet System sat i drift 25.8

64 Interessentanalyse Projekt: Projektleder: Udarbejdet af: Side 1 af Opstarts dato: Projektsponsor: Dato: Interessentens indflydelse på projektets succes (O) Stor I nogen grad Lille Projektets virkning på interessenten (X) Negativ modstand Neutral afventende Positiv engageret

65

66

67

68 Projektopfølgning Bagudrettet opfølgning Følger projektplanens struktur og deadlines f.eks. i forhold til: Projektets mål og fremdrift Milepæle Økonomi og ressourcer Arbejdsplan Leverancer og opgaver

69

70 Staldtips Opfølgningsteknik Informér om opfølgningspraksis i projektet Følg op, følg op, følg op Bevar overblikket - brug dine styringsdokumenter Indgå forpligtende af aftaler og bekræft dem skriftligt, f.eks. i et mødereferat Tjek for fælles forståelse Giv feedback anerkendelse og ros Foretag korrigerende handlinger og informér projektdeltagerne