Projektarbejdsformen i inklusionsarbejde

Transkript

1 Projektarbejdsformen i inklusionsarbejde Maibritt Højgaard ec2act e: mh@ec2act.com m: w: INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

2 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Program for dagen I dag bliver I introduceret til projektarbejdsformen og får mulighed for at arbejde med den, med henblik på at sætte meningsfulde aktioner i gang der fremmer inklusion i Køge Kommune Intro til projektarbejdsformen som planlægnings- og ledelsesværktøj Frokost Intro til porteføljeledelse og hvordan det kan bruges til at få overblik over alle aktioner inde i et fælles årshjul

3 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Det starter og det slutter Vi bliver født og vi dør Vores (livs) opgave er at skabe mening (i forløbet)

4 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Projekt = Midlertidigt, unikt og tidsafgrænset

5 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvad kendetegner et projekt? En unik opgave der er afgrænset i tid og omfang Projektarbejdsformen egner sig fint til: Ændringer og udvikling Tværgående opgaver Store og komplicerede opgaver Betydningsfulde opgaver Engangsopgaver som ikke er prøvet før Projekter er kendetegnet ved: At skulle løse en unik konkret opgave At indeholde et udviklings-/ændringspotentiale for organisationen. At have en klar tidsmæssig afgrænsning med tydelig afslutning At være af tværfaglig karakter og involvere medarbejdere med forskellig organisatorisk forankring At kræve en særlig organisering gennem etablering af midlertidigt projektteam, hvor den daglige ledelse ifht. projektdeltagere i en afgrænset tidsperiode, enten helt eller delvis overgår til projektet.

6 PL fokus PL type Projekter som arbejdsform Projekter som organisationsform Projekter som ledelsesform Projekter som værensform? ? Anlægsprojekter Teknologiudvikling Planlægning Nedbryde Estimere Kritisk vej Produktudvikling Projektgruppen Motivation Fællesskab Integreret Produktudvikling EDB (System udv.) Organiseringsform (Matrix) Tværgående Service Kundefokus Kvalitet/optimering Organisationsændringer Innovation Strategiske projekter Globale projekter Portefølje / programmer Kreativitet Interessenter Forandringsledelse Netværksorganisering Coaching Brugerdrevet strategi Bevægelse fra: styring til ledelse Parole i vor tid: mere for mindre INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

7 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Projektet inkarnerer en ånd af, at man former fremtiden. Projektet bæres oppe Et af projekt sin aktivitet = dynamo det er at sammenligne med en dynamolygte, man træder: Når der tilføres aktivitet, eksisterer projektet. Projektet kan tændes igen forskellige steder, når man åbner det, hvis man er aktiv eller kommunikerer om det. Det forløber ikke bare selv. Der er ikke nogen bygning, der har opført sig selv, eller noget speciale der har skrevet sig selv, blot fordi tiden gik. Anders Fogh Jensen i Projektmennesket (2009, s. 10)

8 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

9 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Projektarbejdsformens 5 grundelementer (Lindegaard & Olsson: Power i Projektledelse) 3. Omgivelser: stabile eller foranderlige (PESTLE, SWOT, SUMO) 2. Fremgangsmåde: klassisk vandfald eller agil? 4. Interessenter: interessentanalyse eller relationsanalyse 1. Formål og leverancer: det abstrakte og det meget konkrete 5. Ressourcer: projekttrekanten: man leder i forhold til tid, ressourcer og kvalitet

10 FASE AKTIVITET DOKUMENTATION Prejekt Idéudvikling Prototyping Idébeskrivelse Projektbeskrivelse Interessentanalyse Risikoanalyse Kommunikationsplan Tidsplan Målhierarki SWOT Estimering Kvalitetsplan Klassisk PL metode Agil PL metode med iterationer Evaluering Dokumentation Rapport Konference m.m. Overdragelses dokument Fase 1: idégenerering Fase 2: planlægning Fase 3: gennemførsel Fase 4: overdragelse og evaluering IMPLEMENTERING DRIFT VORES FOKUS I DAG INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

11 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Dagens mål og leverancer koblet til dét, at være inklusionsleder i Køge kommune Vi skal arbejde med: Målhierarki Projektplanlægning Interessentanalyse/relationsanalyse Projektpilen Træne blikket på porteføljen: Hvordan lede alles aktioner/projekter? Succeskriterie for os: - At alle (100%) har et spirende fælles sprog omkring projektarbejdsformen - At alle (100%) får afprøvet et par centrale projektværktøjer - At mindst 75% af jer bliver inspireret til at anvende projektarbejdsformen med det samme eller på mandag på jeres egne aktioner eller andet virke

12 Spørg dig selv: 1. Hvor specifik er opgaven? 2. Hvor struktureret er fremgangsmåden? Høj grad af struktur og standardisering Bygge- og leveranceprojekter Produktudvikling Ingen klar definition af leverancer fra start Forsknings- og teknologiprojekter Politiske udredninger IT- og systemudvikling Klar definition af leverancer fra start Organisatorisk forandring Lav grad af struktur og standardisering INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

13 Forheksede problemer INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

14 Generel projektguide - vandfaldsmodel - et projekts liv fra etablering til evaluering Projektetablering Projektbeskrivelse Projektide Målbeskrivelser nej Projektorganisering Projektvurdering? ja Tids- og akt.plan Cost-Benefitanalyse Slut Risikoanalyse Projektindstilling Interessentanalyse Informationsanalyse nej Beslutning om projekt Kvalitetsplan ja Slut Projektinitiering Projektdokumentation Risikohåndtering Styring Rapportering Projektmodel Projektgennemførelse Projektafslutning Projektevaluering Kvalitetsreview Projekt i drift Kilde: Søren Erik Nielsen og Jan Rosenmeier INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

15 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE 2. Fremgangsmåder: vandfald og iterationer Vandfald Målsætning Planlægning Gennemførsel Evalering Iterationer Målsætning Planlægning Gennemførsel Evalering Målsætning Planlægning Gennemførsel Evalering Målsætning Planlægning Gennemførsel Evalering Målsætning Planlægning Gennemførsel Evalering

16 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvad er mine indledende tanker om projektarbejdsformen?

17 Værktøj 1: Målhierarki INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

18 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE SMARTe mål Specifikke Målbare Accepterede Realistiske Tidsbestemte

19 Projektplanlægning en oversigt over værktøjer Business case WBS: Work Breakdown Structure: Nedbrydning af aktiviteter PBS: Product Breakdown Structure: Nedbrydning af leverancer Milepæle Aktivitetsplan Ganttkort Tidsplansdiagrammer Estimering med successiv kalkulation og budget Risikoanalyse Informationsstrategi (kommunikationsplan) Kvalitetsstrategi (kvalitetsplan) INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

20 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE 1. Formål og leverancer: hvorfor, hvordan og hvad HVAD = leverancer

21 Rollefordeling En af ejer aktionen og fortæller om sit projekt/aktion som vedkommende planlægger at sætte i gang En spørger ind og hjælper aktions-ejeren med at udfolde sit målhierarki Når I snakker sammen bevæger I jer enten opad eller nedad i hierarkiet. Hvis I står fast tager I fat i en anden del af målhierarkiet De andre hjælper og observerer hvordan målhierarkiet anvendes og notér gerne refleksioner 2/3 af tiden bruges på at lave selve målhierarkiet 1/3 af tiden bruges til at lytte til observatørens kommentarer om målhierarkiets anvendelse og fælles refleksioner om metoden I får at vide hvor lang tid I har til opgaven og har I spørgsmål eller har I brug for hjælp kan I kalde på konsulenterne. INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Øvelse: målhierarki Find sammen med nogen I ikke arbejder sammen i dagligdagen og lav et målehierarki på den enes projekt eller aktion Styrken i dette værktøj er, at I kan starte hvor som helst i målhierarkiet et visionært abstrakt sted eller med en helt konkret leverance Brug 1 stk. flip over papir, post it notes og en tusch Lav en streg henover papiret som markerer, at der kun placeres leverancer under stregen. Tegn en pil yderst i højre side af papiret som vender nedad og skriv HVORDAN Tegn ligeledes en pil yderst i venstre side af papiret som vender opad og skriv HVORFOR

22 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvad bidrager målhierarkiet til af værdi?

23 Værktøj 2: Planlægning INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

24 Øvelse - Svigermor til middag Aktivitet: Resultat: Tidsforbrug: A Tomatsovs 400 g tomater uden skal samt 2 løg krydret med basilikum, salt og peber. 10 min. B Salat Et snittet salathoved, en skivet agurk og forårsløg samt 2 skivede avokadoer. 10 min. C Fyld 500 g brunet hakkekød med krydderier. 5 min. D Eddike, olivenolie og hvidløg er blandet og Salatdressing hældes på salat. 5 min. E Smør, mel og mælk samt salt, peber og Bechamel sovs muskatnød 15 min. F Pastaplader, tomatsovs og fyld samt Komponere lasagne bechamelsovs fyldes i fad 5 min. G Bagning i ovn Bag lasagnen i ovn ved 200 grader. 25 min. H Skære frugt til dessert 1 melon, fersken og pærer i små terninger samt udstenede druer. I Læg is og den opskårne frugt op i Opsætning af efterret desserttallerkner. 10 min. 5 min. INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

25 MS Project INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

26 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvordan kan Svigermor til middag inspirere mig i forhold til planlægning?

27 Værktøj 3: Interessentanalyse eller relationsanalyse INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

28 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Interessentanalyse eller relationsanalyse? Tilfredsstil dem Led dem tæt involvér dem Slutbrugere eller gidsler Ressourcepersoner Eksterne Grå emminence Målrettet opmærksomhed orientér dem hvor llidt er nok? De skal høres og holdes informeret

29 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Interessentanalyse/relationsanalyse følges op med en kommunikationsplan Dato (deadline) Milepæl/ (hvad sker der i projektet eller forløbet?) Målgruppe/ Modtager (hvem er aktiviteten interessant for?) Budskab (hvad har målgruppen brug for at vide?) Kanal/Afsender (hvilket medie, og hvem er officiel afsender) Aktivitet (hvad skal der konkret gøres?) Ansvarlig (hvem gør hvad?)

30 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Interessentanalyse og relationsanalyse De fire trin i arbejdet med interessenter er: 1. Hvem er de? Identificér interessenterne rundt om dit projekt 2. Hvem er vigtigst? Prioritering af interessenter 3. Hvad ønsker de? Deres oplevede udbytte og fordele 4. Hvad gør vi? Strategi for håndtering af interessenterne Laver du en relationsanalyse kan du karakterisere relationerne imellem interessenterne. Er der tykke/tynde relationer? Stiplede, utydelige, klare eller ikke-eksisterende relationer? Hvad kalder det på af kommunikation eller andre handlinger fra dig som konsulent?

31 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvad tager jeg med mig fra interessentanalysen / relationsanalysen?

32 Frokost INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

33 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvad er det vigtigste jeg har lært om projektarbejdsformen indtil videre og hvad inspirerer det mig til at tænke eller gøre?

34 Værktøj 4: Projektpilen INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

35 Ressourcer Milepæl INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Projektpilen som værktøj Kvalitet Tid (forløb) Ressourcer Aktiviteter Start Organisering Succeskriterier SG PE PL FG PT Risikoanalyse og -plan Forebyggende Køge Kommunes strategier og ønsker om gevinster Slut - Vision - Formål - Leverancer Implementering i drift Evaluering Fejring HVORFOR: Vision og formål HVORDAN Metoder, ressourcer & kompetencer HVAD: Synlige leverancer Interessent- eller relationsanalyse Afbødende

36 Hvad ser du herfra? Hvad har ført dig i denne retning? Dine tanker? Vigtige handlinger og aktiviteter Synlige tegn på at det går den vej du ønsker? Betydningsfulde andre Forhindringer: OBS-OBS-OBS INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

37 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvordan kan projektpilen inspirere?

38 Værktøj 5: Porteføljeledelse status og overblik over alles aktioner INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

39 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Portefølje en defintion Porteføljebegrebet stammer fra Italien omkring 1700-tallet portofoglio - portare foglio (bære et blad eller bære en mappe...) Så oversat - handler det om at prioritere hvilke projekter vi vil have i vores mappe... Jeres portefølje er alle jeres borgerforløb og alle de aktiviteter som Væksthuset laver

40 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

41 Klassisk porteføljestyring Typiske succeskriterier for projekter er at nå i mål på en på forhånd aftalt tid, med på forhånd aftalte ressourcer og efter en på forhånd aftalt kvalitet Porteføljen dvs. den samlede mængde af projekter eller aktioner styres derfor efter følgende indikatorer som skal sikre at projektet kommer i land: tid, ressourcer og risici Projekt navn Tid Ressourcer Risici Forløb A Forløb B INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

42 Porteføljeledelse af inklusionsarbejde INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

43 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvilke dialoger om hvad, hvordan og hvorfor? Kvaliteten og effekten af porteføljestyring afhænger af kontinuerlige statusmeldinger (f.eks. 1 x om måneden) fra medarbejdere til relevante andre f.eks. kollegaer eller ledere) Det er også vigtigt at der skabes rum for nødvendige og relevante dialoger imellem parterne på fællesmøder eller 1-1 møder (ad hoc) Hvad er RØD, GUL og GRØN hos jer? Dette må defineres i fællesskab. Ikke stringent således at alle skal være enige, men der må være indikatorer og en idé om at hvis der meldes RØD så sker dette eller hint. Porteføljetænkningen er kun virksom, hvis alle involverede har mod og tillid til at melde så ærligt som muligt om status på præ- og fællesdefinerede kriterier Det er også nødvendigt at være eksperimenterende i forhold til HVAD skal meldes HVORDAN og HVORNÅR

44 RØD, GUL og GRØN Hvordan kan porteføljestyring inspirere jer? Hvad kunne være en RØD, GUL og GRØN statusmelding om inklusionsarbejde set fra hhv. jeres perspektiv som ledere og fra medarbejderperspektiv? Hvilke statusindikatorer kunne være relevante at sætte op i forhold til jeres aktionsforløb i inklusionsarbejdet og hvad kan billedet af porteføljens status hver måned hjælpe jer med? INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

45 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Hvordan kan porteføljeledelse inspirere i forbindelse med jeres arbejde med inklusion?

46 Tak for i dag INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

47

48 Den enkelte har aldrig med et andet menneske at gøre uden at han holder noget af dets liv i sin hånd. Det kan være meget lidt, en forbigående stemning, en oplagthed, man får til at visne, eller som man vækker, en lede man uddyber eller hæver. Men det kan også være forfærdende meget, så det simpelthen står til den enkelte, om den andens liv lykkes eller ej. K. E. Løgstrup. INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

49 INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE Brugerhistorier er begreb fra agilt projektarbejde Som en, vil jeg gerne, for at.. 1. Det første fortæller noget om hvem borgeren er 2. Det næste om hvad borgeren vil opnå 3. Det tredje fortæller noget om hvad borgerens motivation er Et eksempel: Som en togrejsende, der rejser med tog mere end 5 gange om ugen, vil jeg gerne kunne bestille min billet via togrejseudbyderens hjemmeside, for at slippe for lange køer ved skranke eller automat på stationen. Når man læser dette kan man selvfølgelig se, at man gerne skal kunne bestille en billet via togudbyderens hjemmeside, men man kan også se, at det åbenbart ikke er så vigtigt, hvis man rejser mindre en 5 gange om ugen og at processen nok ikke skal resultere i at man skal hente billetten i en automat eller ved en skranke. Det er alt sammen nyttig information, når man skal udtænke hvordan opgaven løses med det bedste resultat.

50 Afprøv værktøjet brugerhistorie på eget projekt/aktion: Vælg en af dine borgere og prøv sammen med en kollega kort at formulere en brugerhistorie på denne borger. Brug gerne enkelte sætninger og one-liners. Formålet er at enhver af dine kollegaer skal kunne kigge på brugerhistorien og kunne gennemskue hvad der skal gøres, hvordan og hvorfor. INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

51 Den gyldne cirkel overført til projektarbejde Hvorfor? Hvordan? Hvad? Inspireret af Simon Sinek: TED talk INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE

52 Hvordan kan formiddagens metoder bruges i inklusionsarbejde? INKLUSIONSLEDER I KØGE KOMMUNE