Primært gives der kun FEA, hvis det er aftalt som en del af en meraktivitetsaftale.

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Medicinsk Afdeling Referat af møde i LMU, Medicinsk Afdeling Torsdag d. 16. september 2010, kl Medicinsk Konferencerum, Holstebro Afdelingsledelsen Tlf.nr.: Medicinsk.Afdeling@vest.rm.dk Lægaardvej Holstebro Gl. Landevej Herning Ordstyrer: Lisbeth Poulsen Deltagere: Bodil Overgaard, Jens Oluf Bruun Pedersen, Tina Holmgaard, Inge Christensen, Henny Færge, Annette A. Dam, Hanne K. Sandvad, Lisbeth Poulsen, Annette Porup, Else Vilsgaard, Birthe Nørgaard, Anette Maabjerg, Susanne V. Mejlhede, Jill Libner, Else Trabjerg, Betina Jeppesen (deltog fra kl. 14) Afbud: Anette Nielsen, Peter G. Jørgensen, Anna K. Hansen, Kjeld Hasselstrøm Referat Velkommen til Henny Færge, Jill Libner og Susanne V. Mejlhede. 1. Godkendelse af dagsorden Dato Pia Ladefoged Tel Pia.Ladefoged@vest.rm.dk Side 1 Godkendt. 2. Godkendelse af referat./. Referat fra d. 15. juni Godkendt. 3. Valg af ordstyrer for 2. halvår 2010 v. formandskabet Jf. forretningsordenen skal der vælges ordstyrer for resten af Lisbeth Poulsen blev genvalgt. 4. Status på forbrug 2010 v. afdelingsledelsen./. bilag over forbrug Merforbruget bliver mindre og mindre og er nu på ca. 2,5 mill. kr. totalt set. Dette påskønnes af afdelingsledelsen samt Hospitalsledelsen. Der forventes dog at være en del fakturaer, der ikke er betalt grundet sommerferieperioden specielt i forhold til vikarregninger. Udmeldingen fra Hospitalsledelsen og regionen er, at budgetterne skal overholdes. Til orientering er der ikke aftalt noget konkret i forhold til afvikling af gammel gæld. Desuden afventes udmelding omkring lukning af senge i Ringkøbing.

2 Hospitalsledelsen har fokus på forbrug af vikarer og FEA. Sammenlignet med 2009 er der sket en reduktion i forbruget på disse poster. FEA er faldet kraftigt måske på bekostning af mere overarbejde. Der er ligeledes sket en reduktion i taksten for FEA til lægerne, hvilket presser udgiften over på vikarforbruget. FEA gives for lægernes vedkommende primært til dækning af udækkede vagter. Primært gives der kun FEA, hvis det er aftalt som en del af en meraktivitetsaftale. Det blev fra medarbejder- og ledersiden pointeret, at indsatsen i forhold til overholdelse af budgetter sker under indvirkning af et meget presset arbejdsmiljø. - på næste møde gives en status på brugen af overarbejde mm. 5. Opfølgningspunkter fra HMU v. AD - Trepartsaftaler - Senior/livsfasepolitikker - Jobbank - APV/AKU - Evaluering af MED-aftalen./. Evaluering af MED-aftalen Trepartsmidler: Der er mulighed for at søge om trepartsmidler med frist til d. 1. november Der kan søges til de samme emner som sidst: kommunikation og kompetenceudvikling. Der kan søges som individ eller som gruppe. Der kan søges til dækning af primært kursusafgift for aktiviteter, der afholdes i perioden september 2010 til december Det pointeres, at der fra nærmeste leders side skal ske en prioritering af ansøgningerne. Der kan ses mere på HEVs hjemmeside. +og+videreuddannelse/trepartsmidler+til+kompetenceudvikling/ans%c3%b8gningsskema+tre partsmidler Afdelingsledelserne har modtaget oversigt over status på forbrug af tildelte midler. Uforbrugte midler overføres til næste runde. Ansøgninger sendes til lægesekretær Rita Nøddelund, Medicinsk Lægegang, RHL. Senior/livsfasepolitikker: Kopi af politikken er sendt til afdelingssygeplejersker. Informationer kan findes i nedenstående link: Link til politikken: og Side 2

3 Jobbank: indeholder job, som alle kan søge. Medarbejdere der er i en opsigelsesperiode har fortrinsret til at søge i jobbanken. Dette er ikke kun gældende for opsagte medarbejdere i Hospitalsenheden Vest, men for hele Regionen. Det er medarbejderens eget ansvar at søge disse jobs og i ansøgningen gøre opmærksom på, at man er omplaceringstruet/ledig. I forhold til de ledige plejestillinger i Medicinsk Afdeling har der desværre ikke været interesse fra opsagt plejepersonale i Lemvig. APV/AKU: Arbejdsklimaundersøgelsen (AKU) bliver gennemført i foråret Den mere gennemgribende Arbejdspladsvurdering (APV) bliver gennemført i efteråret I den forbindelse kan nævnes, at der kommer et genopfriskningskursus i forhold til eapv. Evaluering af MED-aftalen: Der er i evalueringen af MED-strukturen i Region Midtjylland overordnet tilfredshed med systemet dog opleves der ikke en naturlig kobling fra de enkelte hospitalsmedarbejderudvalg til regions-medarbejderudvalget (RMU). Desuden gives der i flere af besvarelserne udtryk for medlemmernes manglende interesse for udvalgenes arbejde. 6. ferieuge: I forhold til tidligere udmeldt omkring udbetaling af 6. ferieuge: Reglen er, at udbetaling kræver handling der skal gives besked til HR-afdelingen til foråret. Der kommer en udmelding fra HR-afdelingen til den tid. Beslutning - Bodil Overgaard tager kontakt til Mai-Britt Stobberup i forhold til den igangværende APV-proces og mulighederne for at bruge e-apv i LMU-regi. 6. Drøftelse af de overordnede overvejelser i forhold til friholdelse af stillinger i de enkelte afsnit v. BO Punktet udsat fra sidste møde i LMU d Baggrunden for punktet er, at der er friholdt stillinger i RRI (6 fuldtidsstillinger). Der er udlagt et budget til plejedelen og ændres behovet i forhold til det reelle fremmøde, drøftes det mellem afdelingssygeplejersken og ledende oversygeplejerske. Vagtlisten benyttes i høj grad til dækning af fremmøde, når det ikke kan lade sig gøre med den faste personalegruppe. Fra medarbejdersiden bemærkes det, at ovenstående er muligt grundet stor velvilje i personalegruppen. Der er blandt andet også skåret i personalets kursusdeltagelse og der er sket en reduktion i fremmødeprofilen. Der er mange afløsere i en forholdsvis lille personalegruppe, hvilket gør det svært at skabe sammenhold og engagement. Side 3

4 I henhold til udmeldingen fra Regionen omkring lukning af senge i Ringkøbing, således at der fremadrettet bliver 15 senge og 3 dagssenge, er der påbegyndt et udredningsarbejde vedr. vagtstruktur og ambulatoriedrift. 7. Drøftelse i forhold til inddragelse af tillidsrepræsentanter i ansættelsesudvalg v. Birthe Nørgaard Punktet udsat fra sidste møde i LMU d Der henvises til e-dok: HEV Fælles, dokument Administrativ procedure ved ansættelse af personale, HEV se link Der lægges op til en generel drøftelse af sammensætningen af ansættelsesudvalg - og specifikt vedr. ansættelsesudvalg til sekretærer i afsnit og ambulatorier v. Inge Christensen. Baggrunden for punktet er, at der ved den seneste overlægeansættelse i RHE ikke var deltagelse af sekretærrepræsentant, hvilket har været kutymen i RHE. Der har været et lignende eksempel i Holstebro, hvor der ikke har været indblandet læge- og plejerepræsentanter ved en sekretæransættelse. Der var på mødet enighed om, at relevante og nærmeste samarbejdspartnere bør være repræsenteret i alle ansættelsesudvalg. - Birthe Nørgaard og Bodil Overgaard laver et udkast til en retningslinie omkring nedsættelse af ansættelsesudvalg (sammenhæng til HEVs retningslinier omkring ansættelsesprocedure) til næste ordinære møde. 8. Fastholdelse og rekruttering i Medicinsk Afdeling v. Lisbeth Poulsen og Annette Porup Til orientering. Gruppen har haft en snak med HR-konsulent omkring problematikken og de udsagn, der kom frem på LMU-mødet d Forslaget fra arbejdsgruppen er at opfordre hele LMU til at deltage i temadag for HEV d omkring temaet Har skabelse af en fælles kultur og sundhedsfremme noget med hinanden at gøre?. Efterfølgende lægges op til, at LMU, Medicinsk Afdeling selv afholder en temadag i forhold til kobling af fastholdelse og rekruttering i Medicinsk Afdeling og HEV s temadag jf. ovenstående. På LMU-mødet blev der givet udtryk for, at der ikke var en tydelig kobling mellem HEVs temadag og emnet fastholdelse og rekruttering i Medicinsk Afdeling. Side 4

5 På mødet blev det endvidere drøftet, hvorvidt emnet var af så hastende karakter, at LMUmødet i december skal dedikeres til en temadrøftelse. Resultatet af drøftelsen var, at emnet ikke vurderes til at være af så hastende karakter, at mødet i december skal dedikeres til en temadrøftelse. Emnet er dog stadig aktuelt i forhold til, at Medicinsk Afdeling er et godt sted at være. - det opfordres til, at så mange som muligt deltager i HEVs temadag d udsagnene fra LMU-mødet d genfremsendes med dette referat - LMU drøfter det videre forløb på det ordinære møde d Evt. afholdes en temaeftermiddag i 1. kvartal Indkaldelse af ønsker til medicoteknisk udstyr 2011 v. afdelingsledelsen Til orientering. I lighed med tidligere år skal afdelingsledelsen indsende ønsker til medicoteknisk udstyr til Pulje 1 (ansøgninger over kr. pr. stk.). Der gøres brug af elektronisk ansøgningsskema. Der er aktuelt ikke indkommet så mange ansøgninger på udstyr, der koster over kr. pr. stk. Afdelingsledelsen skal indsende en prioriteret liste til Hospitalsledelsen ultimo september. - der bliver sendt en reminder til funktionsledergruppen. 10. Drøftelse af fokusområder i lokal arbejdsmiljøaftale v. formandskabet Jf. sidste møde i LMU var der opfordring til at drøfte, hvilke fokusområder vi specielt skal arbejde med fremadrettet../. udskrift fra arbejdsmiljøaftalen vedr. fokusområder i Medicinsk Afdeling Kobling mellem sygefravær, natarbejde og muligheden for helbredssamtaler er specielt et ønske fra medarbejdersiden. I forhold til helbredssamtaler er der erfaringer fra M3. Desværre er erfaringerne fra M3 ikke blevet brugt i de andre afsnit. Tilbuddet om helbredssamtaler er kendt i ledergruppen, men ikke så kendt i medarbejdergruppen. For at de relevante medarbejdere vil være mere interesserede, kunne det være en ide at være mere opsøgende i afsnittene. Desuden bør tilbuddet om helbredssamtaler være en del af medarbejdernes udviklingssamtaler (MUS) til de relevante medarbejdere. De opstillede kriterier i forhold til muligheden for helbredssamtaler skal som hovedregel opfyldes. Dog kan der ved de enkelte medarbejdere, der ligger på vippen i opfyldelse af kriterier, ske en individuel vurdering og de kan henvises til helbredssamtale, hvis der vurderes et behov herfor. De øvrige fokusområder i arbejdsmiljøaftalen vil blive berørt/omtalt i forhold til APV. Side 5

6 - BO kontakter Bente Fjordside omkring muligheden for at få en konsulent herud til at gøre reklame for helbredssamtaler. - På næste ordinære møde vil der blive givet en status i udviklingen af sygefravær. 11. Gensidig orientering v. alle - medicinsvind på Hjertemedicinsk Sengeafsnit: emnet blev nævnt sidste møde. Personale fra Apoteket har igennem en periode kontrolleret, om der er uoverensstemmelser mellem forbrug og lager. Der har været undersøgt forskellige løsningsmodeller: blandt andet, om afsnittet kan komme med i et forsøg i Århus, hvor udlevering sker via en slags kasseapparat. Apotekets personale fandt ikke uoverensstemmelser i den seneste kontrol og sagen anses derfor for at være afsluttet. - status på LEAN-projektet: på baggrund af den omfattende registrering gennemføres der nu workshops indenfor emnerne: journalhåndtering (flere dage), visitation og booking (3 dage). Workshops foregår som tavlemøder og resultaterne kan ses rundt i afdelinger i form af beskrivelser af arbejdsgange. Det opfordres til, at personalet læser resultaterne og gerne sætter sedler op. - samarbejdsaftale med ASA: version 2 er i høring, men det understreges, at den ikke er færdig, idet der stadig mangler afklaring på akutlægernes opgaver. Der eksisterer en problematik, idet version 1 af nogle personaler opfattes som gældende. Under dette punkt kom det desuden frem, at der er oplevet flere uheldige episoder i samarbejdet med Hospitalsvisitationen omkring faglighed og fordeling af patienter. Punktet vil blive drøftet på det kommende fælles funktionsledermøde. - skiltning: Tidl. cheflæge Per Østergaard påbegyndte et arbejde omkring fordanskning af afsnittenes navne. Arbejdet var i afslutningsfasen, men er nu sat på standby grundet at nye navne vil betyde et stort arbejde med at få tilrettet diverse materialer. Samtidig med afventer Hospitalsenheden et nyt telefonsystem, som også skal rettes i diverse materialer. Arbejdet med nye afsnitsnavne afventer derfor implementering af nyt telefonsystem. - temadag om forandringsprocesser, kulturarbejde og sundhedsfremme i afdelingerne i HEV./. bilag vedr. temadag: jf. drøftelse under punkt 8 anbefales det, at alle medlemmer i LMU deltager. 12. Eventuelt herunder beslutning om, hvad der skal omtales i kommende nyhedsbrev. - Fagspecifikke forkortelser: der er mange uautoriserede forkortelser, hvilket gør det svært for samarbejdspartnere og øvrige at læse. En god ide vil derfor være at det pågældende ord bliver skrevet fuldt ud og i parentes herefter skrives forkortelsen. - Diktering: i forhold til at der bliver flere og flere (faggrupper), der dikterer, opfordres der til at lave et dikteringskursus. Dette tages med i regi af lean-projektet. - Drøftelse af mål og værdier: fra medlemmernes side efterspørges en drøftelse af mål og værdier i LMU-regi - Mødekalender 1. kvartal 2011: vedlægges dette referat - Feedback til yngre læger: overlægerne Inge Christensen og Jesper Bech skal snarest på kursus i feedback fra 360 graders måling af yngre læger. Det planlægges, at de går i gang med Side 6

7 dette i løbet af oktober og november måned. Det er planen at det skal udbredes til hele Hospitalsenheden i løbet af næste år. - Store uddannelsesdag: løber af stablen d og afvikles med opretholdelse af weekendbemanding. - Det Ny hospital i Vest (DNV): for fremtiden vil dette være et fast punkt på dagsordenen. Nyheder fra DNV lægges på DNVs hjemmeside: - Tværsnitsundersøgelse : d udleveres et spørgeskema til hvert sengeafsnit i forhold til vurdering af, om nogle af de indlagte patienter kunne have været i et ambulant forløb i stedet for at blive indlagt. Baggrunden for dette er Hospitalsledelsens fokus på omkonvertering fra stationær til ambulant aktivitet. I Nyhedsbrevet skal omtales: - Fagspecifikke forkortelser - Natarbejde - Med. Sengeafsnits sengenormering på fremadrettet 32 senge - Store uddannelsesdag - DNV Side 7