2. Godkendelse af referat (bilag 1 vedlagt og findes på hjemmesiden) Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

Transkript

1 Møde den: 1. juni 2015, kl Mødelokale: Bygning 1328/lokale 120 (dekanens mødelokale) Aarhus BSS administrations center LSU-møde Deltagere Ledelsessiden: Nikolaj Harbjerg (NIH), Anni Bækgaard Langberg (ABL), Eigil Jensen (EJ). Medarbejdersiden: Marie Louise Bro Pold (MLBP), Anette Christiansen (ACH), John Hansen (JH), Jørgen Skårup (JS), Louise Bornemann Søe (LBS), Mette Gebauer Johannsen (MGJ), Søren Lundgård Laursen (SLL), Yadigar Akbulut (YA). Afbud Susanne Dalsgaard Krag, Aase Bak Referent: Anne Bækby Aarhus BSS HR & Ph.d. Dato: 21. juni 2015 Ref.: abj 1. Godkendelse af dagsorden Medarbejdersiden ønskede under punktet evt. at drøfte, hvilke midler man fremadrettet kan anvende for at anerkende og motivere medarbejderne udover løn. Herefter blev dagsordenen godkendt. Side 1/6 2. Godkendelse af referat (bilag 1 vedlagt og findes på hjemmesiden) Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. Konstituering af LSU (forretningsorden vedlagt som bilag 2) Medarbejdersiden oplyste, at MLBP fortsætter som næstformand i administrationscenterets nye LSU. Desuden blev oplyst, at LBS fremover er administrationscenterets repræsentant i FSU. Det fremsendte udkast til forretningsorden for LSU blev godkendt. Medarbejdersiden ønskede, at der fremover er et fast punkt på LSU s dagsorden med orientering fra ASU, LAMU, FSU og evt. øvrige relevante møder. Derudover blev det aftalt, at mødeindkaldelse, dagsorden og bilag fremover kun sendes til medlemmer og observatører. MLBP sørger herefter for at videredistribuere sende til suppleanter. Referat sendes til godkendelse ved MLBP, der indhenter bemærkninger fra medarbejdersiden og videreformidler disse. 4. Status for analysearbejderne vedr. administrative besparelser NIH orienterede om status for det igangværende analysearbejde i administrationen. Der er nedsat tværgående arbejdsgrupper på, der ser på it-support, rengøring, kommunikationsområdet, bibliotekerne, det studieadministrative område Aarhus BSS HR & Ph.d. Tåsingegade 1, Aarhus C bss.hr@au.dk

2 mv. Der indsamles data og udarbejdes idékataloger, der kan danne baggrund for at træffe beslutninger om administrative besparelser og effektiviseringer. Det samlede sparekrav er ca. 10 pct. for hele det administrative center, heri også indregnet de tværgående funktioner gartnere, alumne/karriere samt biblioteket. Det er besluttet, at der skal ske en reduktion af de administrative udgifter på i alt ca. 10 pct. over de næste fire år fra Det er med den nye organisering lagt ud til fakulteterne at bestemme, hvor besparelser kan hentes. Det kan således være forskelligt fra fakultet til fakultet, hvilke områder det besluttes at spare på. Side 2/6 NIH orienterede om, at alle analysegrupperne leverer oplæg umiddelbart inden sommerferien, og at det drøftes til næste LSU-møde. ABL, der deltager i den tværgående arbejdsgruppe vedr. uddannelser, kunne dog tilføje, at uddannelsesområdet analyseres frem til uge 50, hvorefter der fremlægges et oplæg på det område. SLL spurgte, om der vil blive tale om bedre muligheder for indgåelse af fratrædelsesaftaler, end der var i B14-processen. NIH oplyste, at dette ikke er en del af arbejdet endnu. NIH tilføjede, at der er pligt til undersøge muligheder for omplacering på hele AU, såfremt personalereduktioner måtte vise sig nødvendige. JS spurgte, om der fortsat er ansættelsesstop i administrationen. NIH bekræftede og oplyste, at ansættelsesstoppet forventes at fortsætte frem til sommerferien, men at beslutning om evt. videreførelse p.t. udestår. Der er foreløbigt konstateret et midlertidigt mindreforbrug i 2015 ved vakancer som følge af ansættelsesstoppet. Et stort antal vakancer er ikke sundt for organisationen på længere sigt og hvis der generelt skal spares aktiviteter væk, skal man se på en afstemning af forventningerne til serviceniveauet. JH spurgte til antallet af vakancer, og NIH oplyste, at et omtrentligt bud er, at der ca. er sparet 1 til 1,5 mio. kr. i MLBP spurgte, om dekanatet selv betaler for de ekstra omkostninger til den nye profileringsstrategi og udtrykte bekymring for, om det kommer til at koste penge for administrationscenteret. NIH oplyste, at det ikke kommer til at gå ud over medarbejderne, at der er vedtaget en ny profileringsstrategi for hele Aarhus BSS og mindede om, at dekanatet betaler 100 pct. for alle aktiviteter på Aarhus BSS; såvel egne som i regi af administrationscenteret. 5. Status for flytninger i det administrative center (orientering) MLBP spurgte, hvad status er for de interne flytninger i administrationscenteret, herunder om alle medarbejdere er kommet på plads. NIH oplyste, at alle p.t. er på plads, men at han ikke kunne garantere, at der ikke kommer til at ske flere flytninger. Der er dog ikke noget på tegnebrættet lige nu. ABL oplyste, at der senest er fem medarbejdere, der er flyttet fra Eksterne relationer til Studier, og at Studier er i mål med den proces, der kom efter problemanalysen. NIH tilføjede, at

3 de enkelte arbejdsmiljørepræsentanter i regi af LAMU sørger for, at der laves en mini APV i forbindelse med de fysiske flytninger, som Arbejdstilsynet kræver. Side 3/6 6. Opsamling på lønforhandlingsrunden ved administrationscenteret NIH oplyste, at punktet er på dagsordenen med henblik på, at der sker en evaluering af lønforhandlingsprocessen. Det er ikke intentionen, at de enkelte resultater, herunder hver enkelt medarbejder drøftes i LSU. MLBP synes, at forhandlingerne er foregået i en god tone og på en ordentlig måde. Hun udtrykte ros til NIH på trods af, at forhandlingerne var meget præget af, at der var få midler, og at der var mange medarbejdere, der burde have fået, hvis der var flere penge. MLBP bemærkede, at der kan være udfordringer ved den nuværende organisering, hvor administrationschefen forhandler på vegne af funktionscheferne. NIH tilkendegav, at der er fordele og ulemper ved organiseringen. Da det er en forhandlingssituation, et det ikke givet, at funktionschefen nødvendigvis bliver tilgodeset. NIH understregede dog, at han havde lyttet meget til funktionscheferne, da han forud for lønforhandlingerne drøftede hver enkelt indstilling med de respektive funktionschefer. ABL bekræftede dette, og sagde, at der jo var mange, der skulle tilgodeses. ABL efterspurgte dog flere input fra NIH vedr. de konkrete resultater til brug i tilbagemeldingerne, herunder særligt til afslagene. SLL understregede, at han som TR helst vil forhandle med dem, der sidder på pengekassen (administrationschefen, red.). På den måde kan der forhandles hurtigere og mere effektivt. Og det er vedtaget på AU, man forhandler på det niveau, hvor pengene reelt er. Det forudsætter naturligvis, at administrationschefen har en grundig snak med funktionscheferne inden forhandlingerne. EJ oplyste, at der har været en løbende dialog mellem NIH og funktionscheferne, og at det er gået godt. EJ mener ikke, at deltagelse af funktionschef ved forhandlingerne med de forskellige organisationer er en mulighed. Denne lønforhandlingsproces er den mindst bureaukratiske proces, der er foregået nogensinde. Der er ingen tvivl om, at beløbet er lavt, men processen er god og væsentlig mere afbureaukratiseret end tidligere på VD-området. LBS tilkendegav, at det overordnet set var gået fint, men at tilbagemeldingerne til den enkelte kunne have været bedre. Der kan med fordel være en tættere dialog mellem TR og funktionschef forud for tilbagemeldinger. Det arbejdes der på. NIH oplyste, at der er nået et resultat, der ligger meget tæt på rammen. Vi har taget lidt mere fra lønsummen og tildelt som engangsvederlag ud fra den fælles for-

4 ståelse om senere starttidspunkt for de varige lønforbedringer. NIH oplyste, at der efter sommerferien udarbejdes et generelt overblik over fordelingen af tillæg på hele Aarhus BSS, som også forelægges fakultetsledelsen. Forhandlingerne på institutterne er p.t. ikke afsluttet. Side 4/6 Det blev drøftet, om der kunne leveres en oversigt over fordelingen mellem afdelinger, puljer eller organisationer. NIH oplyste, at der i princippet ikke er puljer til hver enkelt organisation eller funktionsområde, men at der forhandles samlet for hele administrationscenteret, ligesom der forhandles samlet for hvert enkelt institut. Det har dog været forsøgt at fordele midlerne nogenlunde lige mellem henholdsvis organisation og funktionsområde. Dog har det ikke været et mål i sig selv. LBS ønskede, at der kunne leveres en oversigt over AC-tap erne i dekanatet til sammenligning. EJ gav udtryk for, at der bør være tillid til, at ledelse og TR har fået det hele til at gå op på den bedst mulige måde. EJ spurgte, hvad de detaljerede oversigter skulle bruges til, herunder hvorfor der er behov for meget præcise detaljer. Flere af de tilstedeværende tillidsrepræsentanter, herunder bl.a. LBS og MLBP, gjorde opmærksom på, at ønsket om øget gennemsigtighed ikke udspringer af mistillid til ledelsen, men derimod handler om synliggørelse af processen over for medarbejderne, som også vil kunne bruge den efterspurgte oversigt som et redskab i forbindelse med fremtidige lønforhandlinger. Det var dermed ønsket, at en oversigt desuden kan bidrage til at undgå uhensigtsmæssige rygtedannelser, hvilket vil være i både ledelsens- og medarbejdernes interesse. Der blev fra tillidsrepræsentanternes side ikke efterspurgt lønoplysninger på individniveau, ligesom der blev udtrykt forståelse for behovet for at beskyttet medarbejdernes anonymitet. NIH supplerede med, at det kan være svært at offentliggøre detaljerede aftaler om lønforbedringer, særligt henset til de afdelinger, der er meget små, og hvor der måske er en enkelt medarbejder, der har fået lønforbedring. Det er ikke op til ledelsen at bryde tavshedspligten og meddele dette på individniveau. MGJ tilføjede, at det kan være meget svært at differentiere mellem hver afdeling, herunder også om hver enkelt afdeling reelt set skal have det samme i det pågældende år. JH sagde, at det bør beskrives, hvordan man er kommet frem til resultaterne, herunder hvordan rammen er for andre på AU.

5 NIH svarede, at der selvfølgelig skal fremlægges et resultat, der også skal forelægges fakultetsledelsen. NIH oplyste også, at der er forhandlet inden for den overordnede ramme, der er fastsat på hele AU, og som er vedtaget i universitetsledelsen. Rammen er dog ikke en udmøntningsgaranti, og det giver sig selv, at budgetterne skal holdes. Side 5/6 JS mente, at medlemmerne i LSU, herunder særligt de tillidsrepræsentanter, der har deltaget i forhandlingerne, bør bidrage til at aflive rygter om en ulige eller urimelig fordeling af midlerne. JS synes, at det er foregået ordentligt, og at det er medarbejdersidens opgave at videreformidle dette efter drøftelser i samarbejdsudvalget. LSU var herefter enige om, at opsamlingen kan være nyttig til brug for næste års lønforhandlingsrunde, herunder også til brug for drøftelser og forventningsafstemning i samarbejdsudvalget forud for forhandlingsrunden. 7. Orientering 7.1. NIH orienterede om, at Arbejdstilsynet har været på besøg i Herning, og at der er givet en grøn smiley. Det gav dog anledning til at præcisere, hvor de relevante arbejdsmiljømapper befinder sig, såfremt andre enheder får besøg. I Tåsingegade er mapperne hos Karsten Petersen (bygning 1443), i Herning er de i receptionen, på Bartholins Allé er de ved Aarhus BSS IT og på Fuglesangs Allé ligeledes ved Aarhus BSS IT NIH oplyste, at der er kommet nye rejseregler på AU. Der udarbejdes et forslag til en fælles procedure ved bestillinger fremover, som forelægges funktionschefkredsen EJ orienterede om en ny personalehåndbog for rengøringspersonalet ved Aarhus BSS Bygninger (bilag 3 vedlagt). Håndbogen udleveres til nyansatte, og MLBP foreslog, at der også kunne ligge nogle eksemplarer i frokostrummet. ABL spurgte, om der kan laves noget lignende, der gælder for alle medarbejdere i Aarhus BSS administrative center. NIH svarede, at AU s personalepolitik skal revideres, og herefter vil det være oplagt, at administrationscenteret ser på, hvordan det kan udmøntes lokalt. HR laver et udkast, der skal drøftes i funktionschefkredsen samt i LSU NIH orienterede om den seneste status for opfølgningen på APV 2012, der er fremsendt til HSU/HAMU (bilag 4). Hvert funktionsområde har redegjort for status for de initiativer, der er igangsat som opfølgning på APV MLBP gjorde opmærksom på, at det er en bagudrettet status, og at APV 2016 starter i løbet af efteråret NIH orienterede om, at MUS starter op i efteråret og understregede samtidig, at vigtigheden ikke ligger i, hvornår på året der bliver holdt MUS, men i at der bliver holdt MUS med alle medarbejdere én gang om året.

6 7.6. NIH orienterede om, at administration samt finansiering af elever på AU lægges ud til de administrative centre og således ikke længere håndteres centralt. Spørgsmål om elever kan rettes til Aarhus BSS HR & Ph.d. Side 6/6 8. Evt. NIH oplyste, at der er kommet nye tal vedr. den kvartalsvise sygefraværsstatistik på AU. Materialet fremsendes til LSU sammen med referat af mødet med henblik på drøftelse på næste møde. NIH spurgte LSU, om der var stemning for at deltage i et udvidet 3x½ dags SU-kursus om det gode samarbejde, som Samarbejdssekretariatet udbyder. Der var enighed i LSU om, at man hellere vil deltage i det generelle 1-dags kursus, der udbydes til efteråret. Kurset afholdes på AU med underviser fra Samarbejdssekretariatet. Medarbejdersiden havde ønsket at drøfte, hvad man som arbejdsplads kan tilbyde som alternativ til lønforbedringer. ACH gjorde opmærksom på, at der kunne være behov for at se på alternativer, der kan motivere og fastholde medarbejdere, når lønmidlerne er få. Det kan fx være øget fleksibilitet, fokus på kompetenceudvikling mv. Der var enighed om, at det er nødvendigt at drøfte, og at der er brug for mere tid til det på et senere møde. Der var enighed om, at det kan hænge sammen med drøftelser af udmøntning af personalepolitikken. Næste møde: August/september 2015