Indsamlingsetiske retningslinier (del B) for Danske Sømands- og Udlandskirker, vedtaget af bestyrelsen 15. april 2009

Transkript

1 Side 1 af 5 Del A er fælles for alle ISOBRO-organisationer, og kan findes både på ISOBROs og på DSUKs hjemmesider.. DEL B: Emner, som medlemmerne af ISOBRO selv forpligter sig til at opstille retningslinier for 1. Respekt for bidragyders integritet og handlefrihed 1.1. Organisationer, der bruger frivillige indsamlere til landsindsamlinger og lign., skal formulere retningslinjer for vejledning/oplæring/brug af indsamlere. Danske Sømands- og Udlandskirker (herefter DSUK) har ingen egentlig landsindsamling. En årlig landslodseddel sælges hvert efterår. Lokale salgsledere modtager sammen med lodsedlerne et vejledning, der så gennemgår salgsprocessens forskellige led. Salgslederne modtager ligeledes tilbud om yderligere information til brug blandt sælgerne eller disses forældre. DSUK har et mindre antal lokale indsamlere (ca. 60), der en gang årligt forestår en indsamling i deres lokalområde. Indsamlerne modtager et indsamlingsbrev, informationsmateriale og en liste til regnskab. Modtagne bidrag afregnes ubeskåret til DSUK Organisationer, der foretager indsamling blandt børn, og/eller bruger børn som indsamlere, skal udarbejde en begrundelse for det, ligesom der skal formuleres retningslinier for det. DSUK foretager ingen indsamlinger blandt børn og unge. I forbindelse med lodseddelsalg er den primære og vigtigste gruppe sælgere unge i konfirmationsalderen. DSUK har ikke kontakt med den enkelte sælger. Lokale salgsledere primært præster i folkekirken står for regnskab, afregning og udlevering af belønning for lodseddelsalget. Den enkelte sælger modtager en kortfattet vejledning i at sælge lodsedler samt nogle kortfattede informationer om organisationen Vedrørende ansættelse af børn henholder vi os til gældende lovgivning. DSUK ansætter ikke børn. Kortvarige ansættelser af unge i års alderen forekommer til enkeltstående piccolo opgaver Organisationer, der bruger eksterne fundraisere, skal formulere retningslinjer for telefonfundraising, face to face fundraising/direct dialogue og andre fundraisingområder. DSUK benytter rådgivere og konsulenter, der er fortrolige med ISOBROs indsamlingsetiske retningslinjer. 1

2 Side 2 af 5 Ved tele marketing sørger DSUK for et højt informationsniveau. Vi arbejder for at vores phonere lønnede eller frivillige skal kunne gøre rede for indsamlingens formål og et bidrags frivillige karakter 1.5. Organisationer, der ønsker at indgå i et sponsorsamarbejde, skal formulere deres kriterier for et sådant samarbejde. DSUK har ikke en formuleret politik omkring annoncer og sponsorater. For annoncer i organisationens digitale eller trykte medier gælder følgende: Forretningsmæssige synspunkter anlægges ikke ved annoncesalg, idet der alene er tale om støtte til det kirkelige arbejde. Annoncer med sundhedsskadelige produkter tegnes ikke. 2. Offentlighed og åbenhed om formål, ledelse og økonomi - den åbne dørs princip 2.1. Enhver organisation skal formulere den overordnede målsætning for organisationens virke og hvilke strategier, den vil tage i anvendelse for at nå den overordnede målsætning. Danske Sømands- og Udlandskirker er folkekirken uden for Danmarks grænser og vil herunder: - være kirke for danskere og dansksindede, som midlertidigt eller permanent opholder sig uden for Danmark. - være forbindelsesled mellem folkekirken og Dansk Kirke i Sydslesvig - være kirke for søfolk - skabe mulighed for at holde gudstjenester og kirkelige handlinger - være kendetegnet ved opsøgende, gæstfrie og åbne kirker og menigheder - være ramme om folkelige og kulturelle fællesskaber og netværk blandt danskere - være en effektiv og transparent organisation - være en attraktiv arbejdsplads DSUK visions- og handlingsplan kan til stadighed hentes på Organisationen skal beskrive, hvordan den vil udføre sit virke, så den får mest mulig værdi for hver anvendt krone inden for sit formål og de valgte aktiviteter. DSUK s arbejde i Danmark er tosidigt: 1. DSUK vil sikre kontakten mellem på den ene side de danske kirker i udlandet og på den anden side den danske folkekirke og den danske offentlighed. Dette søges opfyldt ved et repræsentativt bagland og gennem lokale aktiviteter i stiftsbestyrelser og lokale kredse og komiteer. 2. DSUK supplerer statens tilskud over finansloven med frivillige bidrag i og udenfor Danmark med henblik på at kunne møde danskerne i udlandet så mange steder som muligt. Der gennemføres en stram budgetstyring af organisationens arbejde. Regnskaberne revideres af en statsautoriseret revisor. Regnskabet godkendes af bestyrelsen og efterfølgende af repræsentantskabet på det årlige repræsentantskabsmøde. 2

3 Side 3 af 5 Revisor gennemgår alle arve- og gavebeløb og påser, at de bliver korrekt registreret og anvendes til det givne formål. Det egentlige kirkelige arbejde udføres altid i et samarbejde mellem DSUK, én eller flere udsendte medarbejdere, og en lokal kirke med et valgt kirkeråd/menighedsråd. Sidstnævnte er ansvarlige for driften af de enkelte kirker og kirkelige aktiviteter, herunder ansvarlige for alle omkostninger med undtagelse af nøje aftalte lønninger eller tilskud fra DSUK Organisationen skal overveje, om det er relevant i forhold til organisationens drift, at organisationsdiagrammet er offentligt tilgængeligt (fx på organisationens hjemmeside, informationsavis og lign.), således at enhver kan få overblik over beslutningskompetencer. Til diagrammet kan man knytte oplysende bemærkninger om samarbejdsstrukturer. DSUKs organisation er beskrevet i en overskuelig folder, som også kan hentes på Bestyrelsens forretningsorden samt kommissorier for de af bestyrelsen nedsatte udvalg fremgår også af Det skal overvejes, om ledelsens og bestyrelsesmedlemmernes øvrige hverv og kompetencer skal være offentligt tilgængeligt, bl.a. relevante tillidshverv i andre organisationer, ligesom det skal fremgå, om bestyrelsesmedlemmerne arbejder frivilligt eller bliver aflønnet. Bestyrelsens sammensætning fremgår af Der arbejdes på at supplere denne med et kort CV for bestyrelsesmedlemmer og ledelse. Bestyrelsens medlemmer arbejder frivilligt Der skal formuleres en politik for de frivilliges rettigheder, forpligtelser og opgaver i organisationen. Danske Sømands- og Udlandskirker har mange frivillige, ulønnede medarbejdere både i den danske organisation og ved udlandskirkerne som supplement til de lønnede medarbejdere. I hjemmeorganisationen er det både i organisatorisk arbejde, udvalg, stiftsbestyrelser, basargrupper og som indsamlere og lodseddelsælgere. I udlandskirkerne er det til hjælp ved de mange kirkelige og sociale aktiviteter og ved den fundraising, der også sker i kirkerne. Frivillige i DSUKs organisation og i udlandskirkerne er vigtige fordi: både organisation og udlandskirker får en nødvendig, folkelig forankring frivillige har et engagement og styrker mulighederne for at være kirke med de opgaver, der er kirkens: mission, diakoni, undervisning, fællesskab. flere og andre opgaver kan løses. Der udarbejdes en politik for frivillige medarbejdere Det skal overvejes at formulere en politik med hensyn til arbejdsforhold, produktionsmetoder og miljøpolitik samt organisationens eventuelle engagement i det rummelige arbejdsmarked. 3

4 Side 4 af 5 I Visions- og handlingsplan fremgår det, at DSUK skal være en attraktiv arbejdsplads med gode arbejdsforhold, der tager vare på medarbejderne, også gennem støtte til hele familien. Det søger organisationen at leve op til gennem udarbejdelse af retningslinier, indhentning af nødvendig viden i forbindelse med udstationering, udarbejdelse af personalepolitik samt støtte til ledere i kirkerne.. Der er udarbejdet en personalehåndbog for udsendt personale. Denne er tilgængelig på intranet på Personalehåndbogen suppleres med særligt afsnit for medarbejdere på sekretariatet. DSUK ønsker at være en socialt ansvarlig arbejdsplads. Det er DSUKs politik at værne om miljøet Det skal overvejes at formulere, hvilke krav organisationen evt. stiller til sine samarbejdspartnere og underleverandører med hensyn til produktionsmetoder, løn, arbejdsvilkår, miljøpolitik m.m. DSUK overholder gældende regler. Hvis vi får kendskab til at samarbejdspartnere eller underleverandører ikke overholder gældende regler, vil DSUK reagere Det skal overvejes at formulere og offentliggøre en informationspolitik: Hvad kan man få at vide, hvornår, hvordan og af hvem? Det er organisationens formand og generalsekretær, der tegner organisationen og kan udtale sig på organisationens vegne. Jævnlig kontakt og udsendelse af pressemeddelelser er informationssekretærens opgave. DSUK bestræber sig på at være en så åben og gennemsigtig organisation som muligt, og meget information findes på hjemmesiden, - dels offentligt, dels på intranet. En egentlig informationspolitik er under udarbejdelse Organisationen skal beskrive, hvordan den vurderer principperne i de internationale menneskerettigheder, og hvilken betydning disse principper har for organisationens samarbejde med andre organisationer ikke mindst i lande, der ikke hylder de danske frihedsidealer. Danske Sømands- og Udlandskirker anerkender de internationale menneskerettigheder og betragter dem som et godt grundlag for at forhindre overgreb og undertrykkelse. 3. Troværdighed vedrørende formål, indsamling og brug af indsamlede midler - den redelige kommunikation Organisationen skal udarbejde instrukser vedr. administrationsudgifter, fx repræsentation, brug af betalingskort, kørsels- og rejseaktivitet eller lignende. Det væsentlige er at definere begreberne og bestemme, hvem der har ansvar for hvad samt formulere eventuelle maksimumbeløb. Administration og ledelse følger nøje administrative udgifter gennem budget og budgetopfølgning. 4

5 Side 5 af 5 Regler vedr. kortbrug: Der udstedes kort til ledende medarbejdere. Disse må alene anvendes til udgifter for organisationen. Regnskab afleveres hver måned. Regler vedr. kørsel og rejseaktivitet: Bestyrelsesmedlemmer og frivillige i hjemmeorganisationen får dækket udgifter til nødvendige rejser. Rejse med egen bil: Kørselsgodtgørelse efter statens laveste takst. Rejse med offentlige transportmidler efter regning. Der skal så vidt muligt benyttes billigste transportmulighed set også i forhold til tidsforbruget ved rejsen. Medarbejdere: Kørselsgodtgørelse efter statens takster. Rejse med offentlige transportmidler efter regning. Der skal så vidt muligt benyttes billigste transportmulighed set også forhold til tidsforbruget. Udgifter under rejse dækkes efter regning. Flyrejser bestilles på sekretariatet og så vidt muligt billigste mulighed, også selv om det måtte betyde mellemlanding. Optjente bonuspoints under tjenesterejser benyttes i videst muligt omfang til nye tjenesterejser. Såfremt der ved besøg ved kirkerne er en ledsagende ægtefælle, betaler DSUK ikke dennes rejse, men udgifter til dobbeltværelse i stedet for enkeltværelse dækkes. Hotelovernatning for alle: Her udvises sparsommelighed under hensyntagen til geografi og muligheder i øvrigt. Alle øvrige udgifter skal dokumenteres med bilag og godkendes af DSUKs ledelse Organisationen skal gennemtænke en politik for sine administrations- og lagerfaciliteter, eventuelle butikker, rådgivningscentre, distriktskontorer m.m. Hvilke overvejelser ligger bag valg af henholdsvis eje eller leje løsningen? Kriterier for indretning af administrationsfaciliteter. Danske Sømands- og Udlandskirker ejer sit domicil. DSUK tager stilling til spørgsmålet om eje eller leje ud fra en konkret, hensigtsmæssig og økonomisk vurdering. Alle faciliteter indrettes, så de er hensigtsmæssige til det givne formål Organisationen skal formulere kriterier for løn- og personalepolitik. DSUK har overenskomst med Den Danske Præsteforening vedr. præsternes ansættelses- og lønforhold. For øvrige medarbejdere lægges løn og vilkår op ad de statslige lønninger, f. eks. på sekretariatet og særlige udstationerede medarbejdergrupper. Løn- og personalepolitik for udstationerede medarbejdere fremgår af personalehåndbog: på intranettet Organisationen skal udarbejde regler for investering og placering af organisationens formue. Danske Sømands- og Udlandskirker anbringer sine midler i overensstemmelse med Justitsministeriets Bekendtgørelse nr af 11. december 2007 (anbringelsesbekendtgørelsen), med mindre særlige vilkår er gjort gældende for arv eller gaver. Marts