Boligkontoret Danmark Michael Demsitz (til og med punkt 3) Lars Lehmann Bent Gail-Kalashnyk Torben Eriksen Tonny Bjørn (fra punkt 3)

Transkript

1 1 Deltagere Københavns Kommune Morten Boje (Teknik - og Miljøforvaltningen) Rina Sandberg (Teknik og Miljøforvaltningen) Rune Gamby (Teknik og Miljøforvaltningen) Fie Cathrine Støttrup Olsen (Teknik og Miljøforvaltningen) Boligkontoret Danmark Michael Demsitz (til og med punkt 3) Lars Lehmann Bent Gail-Kalashnyk Torben Eriksen Tonny Bjørn (fra punkt 3) 1. Strategi, ledelse og drift a. Opfølgning på aftaler og drøftede forhold fra sidste år Status på sociale klausuler BKDK søger at inkorporere de sociale klausuler som en del af udbudsaftalerne. Hidtil har dette haft positive resultatet i forhold til samarbejdspartnere. Målet er, at det skal fungere på landsplan og i alle byggesager. Opfølgning på revisors bemærkninger vedr. manglende præcision i regnskaberne mv. BKDK har strammet op på ejendomsfunktionærernes og driftschefernes forretningsgang når opgaver har været konkurrenceudsat og gemme grundlaget for valg af håndværkere. BKDK har i samarbejde med 3B indgået indkøbsaftale med en forhåbning om en besparelse på %. Dog ønskes også en vis individualisering fra afdelingernes side i forbindelse med udbudsaftaler. Der søges en balance mellem individuel drift og overordnede driftsbesparelser.

2 2 b. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer Boligkontoret redegjorde for en række mulige tiltag i forbindelse med flytningen til firmaets nye domicil sammen med 3B. Ved sammenflytningen blandes de to organisationers medarbejdere efter funktioner. Fokus er på fremtidig synergi gerne i form af fælles indkøb- og it-aftaler med henblik på besparelse og effektivisering. BKDK er bevidste omkring drifts og organisatoriske forskelle mellem de to virksomheder. BKDK tilkendegav, at den generelle udvikling på landsplan viser, at boliger uden for de større byområder falder i popularitet. Denne udfordring afspejler sig også hos BKDK s medlemmer. Med udgangspunkt i denne problematik har BKDK bidraget til en rapport for Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Fokus i rapporten er på optimering af udlejning i mindre attraktive områder såsom landsbyer og provinser. Rapporten konkluderer, at denne problematik kræver en mere økonomisk bevidsthed, førend der investeres i et nyt område eller renoveringer. BKDK fortalte, at udviklingen i antallet af ledige boliger er stagnerende. Dette skal dog ses i relation til de konkrete afdelingers geografiske beliggenhed. BKDK fortalte, at den enkelte afdelings geografiske placering har afgørende betydning for udlejningen og beboersammensætningen. Desto tættere på centrum, desto lavere krav til ejendommens kvalitet. BKDK anser dette som en udfordring i forhold til mindre stærke afdelinger, hvor beliggenheden på sigt gør afdelingen mindre attraktiv i forhold til ressourcestærke beboere. BKDK arbejder på udviklingen af en ny hjemmeside samt generel optimering og digitalisering af både den administrative drift og ude i de enkelte afdelinger. Administrativt vil digitalisering eksempelvis kunne bevirke mulighed for online selv-administration i et vist omfang for beboerne. I de enkelte afdelinger vil indføring af digitale hjælpemidler, såsom tablets, øge vidensdelingen mellem afdelingerne. BKDK fortalte, at de screener afdelingernes fysiske, sociale, organisatoriske og økonomiske forhold via et ratingsystem.

3 3 BKDK fortalte, at styringsdialogen med kommunerne er af forskellig kvalitet. BKDK, BL og KL har sammen lavet et katalog med henblik på fremtidig erfaringsoptimering. Kataloget udgives 7. april Kommunen pointerede relevansen af et stærkt og aktivt samarbejde med kommunerne i forhold til afhjælpning af de mindre stærke afdelinger og optimering af beboersammensætningen. Kommunen opfordrede til, at BKDK stiller krav til dette samarbejde. BKDK anerkender vigtigheden af styringsdialogen med kommunerne, og ser dette som et præventivt redskab til løsning af nuværende og fremtidige udfordringer. BKDK tilkendegav forundring over forskelle mellem boligorganisationens egne regnskabstal og tal på styringsdialog.dk, fx ift. udregning af administrationsbidrag og opnoteringsgebyr. En del af forskellen skyldes, at de organisationer BKDK s medlemmer sammenlignes med, ikke medregner gebyrer der går videre til administrationsorganisationen. BKDK vil i fremtiden følge samme metodik. BKDK fortalte, at bestyrelserne generelt er homogene i forhold til deres sammensætning. BKDK ønsker at sætte fokus på kompetencer og diversitet i sammensætningen af en bestyrelse og styrkelsen heraf. Der er sat penge af til projektet: Hvor blev de unge af? Formålet med projektet er en optimering af yngre kræfter i bestyrelserne og et mere fladt bestyrelseshierarki. BKDK fortalte, at situationen omkring lejetab ikke anses for kritisk, og at der på landsplan typisk er større lejetab i Sønderjylland. Kommunen spurgte ind til BKDK s strategi i forhold til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere. BKDK fortalte, at deres fokus dels er på uddannelse eksempelvis i form af et to-årigt uddannelsesforløb til deres driftschefer. Ydermere er der også et ønske om at styrke fagligheden og sammenspillet mellem de forskellige driftsgrupper, herunder ejendomsfunktionærerne og driftscheferne og mellem driftscheferne og byggeafdelingen. Trivsel måles der på via kontinuerlige trivselsundersøgelser. Administrativt er ønsket at optimere fagligheden ved bl.a. lederuddannelse.

4 4 BKDK informerede om, at der generelt er fokus på god selskabsskik, bl.a. er der udviklet et spørgeskema som oplæg til bestyrelsesmøder. Skemaet har til formål at sætte fokus på bestyrelsesdrift såvel som formidlingen og optimering heraf. 2. Byudvikling og afdelingernes drift Kommunen orienterede om nyt dialogredskab Trygt og skønt boligområde, som kommunen har udviklet til brug for dialogen med de almene boligorganisationer om fysiske helhedsplaner. Det består af ti individuelle løsblade, som hver især omhandler en særskilt problemstilling og giver konkrete design-guidelines til, hvordan fysiske indgreb kan medvirke til at løse udfordringerne. BKDK fik udleveret et eksemplar. BKDK berettede om fornuftige ventelister. Statsbanepersonalets Andelsboligforening og Boligselskabet Hareskovgård har indgået udlejningsaftale med Københavns Kommune, og mindst 1/9 af de ledige boliger skal udlejes efter fleksible kriterier. Derudover har kommunen anvisningsret til mindst 33 pct. af familie- og ungdomsboligerne. Foreningen for Alderdomsfriboligers Byggeselskab har indgået aftale om 33 pct. boligsocial anvisning, men har ikke indgået aftale om fleksibel udlejning. I Boligselskabet Hareskovgårds afdeling 1 er det formanden, der fordeler boligerne efter en venteliste. Kommunen vil gerne have en tilbagemelding på hvordan administrationen sikrer sig at ventelisten og anvisningsaftalen med kommunen følges. 3. Tilsyn Der blev af Tonny Bjørn udleveret et notat af den 17. oktober 2013 vedrørende økonomien i De Vanføres Boligselskab for København. Notatet er tidligere fremsendt til kommunen som opfølgning på seneste styringsdialogmøde. De Vanføres Boligselskab for København har fokus på at øge afdelingernes henlæggelser. Boligorganisationens disponible dispositionsfond udgør kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er under gennemsnittet i Københavns kommune Dispositionsfonden er

5 5 udfordret, pga. ny lovgivning, som fastsætter regler om, at dispositionsfonden skal dække tab fra fraflyttere. Kommunen spurgte ind til, hvorvidt De Vanføres Boligselskab for København har søgt om fritagelse for, at dispositionsfonden skal dække eventuelle tab. DVB fortalte, at de ikke har søgt om fritagelse, men vil undersøge mulighederne herfor. BKDK fortalte, at de søger at mindske afdelingernes underskud ved bl.a. at mindske tab ved fraflytninger og udbedring. Der er taget initiativ til, at de enkelte boliger efterses ved et servicebesøg. Formålet med dette er at undgå beskadigelse af ejendommen indvendigt i boligerne og har hidtil været et positivt tiltag. BKDK orienterede om, at der arbejdes med digital optimering af arbejdsgangen i de enkelte afdelinger bl.a. ved at der foretages elektroniske syn. Formålet er at spare tid ifm. flyttesagerne samt give yderligere incitamenter til konkurrenceudsættelse. BKDK fortalte, at de generelt fokuserer på rammeaftale og nedbringelse af driftsudgifter. Dette ses fx i forhold til varmemålere, hvor man prøver at lave en samlet udbudsaftale med det mål at mindske vedligeholdelsesudgifterne. Samtidig dokumenteres driftsaftalerne løbende. 4. Aftaler og mål for det kommende år Kommunen opfodrede boligorganisationerne til at benytte sig af Hovedaftalen. Den kommende Hovedaftale vil blive drøftet på næste års styringsdialog Det blev aftalt, at kommunen vil kontakte BKDK med henblik på drøftelse af mulighederne, herunder brug af kontaktpersonordningen, for hjælp ved beboere, der har brug for opmærksomhed fra kommunens side. De Vanføres Boligselskab for København v/ BKDK fremsender inden næste styringsdialogmøde et notat om status og plan for henlæggelser i afdelingerne Hectorgården, Vigerslevvej og Kastrupvej. Formanden for De Vanføres Boligselskab for København inviteres med til næste styringsdialog. Boligselskabet Hareskovgård og BKDK fremsender redegørelse for udlejningen i afdeling 1, herunder redegørelse for, hvordan det sikres, at udlejningen sker i overensstemmelse med gældende regler og den med Københavns Kommune indgåede udlejningsaftale.