Økonomistyrelsens serie af vejledninger. om regnskabsreformen i staten. Klassifikation. Procesvejledning nr. 2

Transkript

1 Økonomistyrelsens serie af vejledninger om regnskabsreformen i staten Klassifikation Procesvejledning nr. 2 Juni 2004

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Formål Målgruppe Afgrænsning Læsevejledning og overblik over klassifikationsprocessen Ændringer i forhold til 2. udkast af 7. november Generelle principper for klassifikation af aktiver og forpligtelser Aktiver og forpligtelser Aktiver Forpligtelser Aktiver med tilhørende forpligtelser Klassifikation af aktiver og forpligtelser Styringsmæssige overvejelser Forslag til strukturering af information Specielle principper for klassifikation af de enkelte typer af aktiver og forpligtelser Immaterielle anlægsaktiver Færdiggjorte udviklingsprojekter Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv Udviklingsprojekter under udførelse Materielle anlægsaktiver Grunde, arealer og bygninger Infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT-udstyr Igangværende arbejder for egen regning Finansielle anlægsaktiver Udlån og andre tilgodehavender Kapitalandele Andre værdipapirer Omsætningsaktiver Varebeholdninger Produktionslagre Andre lagre Forudbetalinger for varer Tilgodehavender Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser Igangværende arbejder for fremmed regning Andre tilgodehavender Periodeafgrænsningsposter, tilgodehavender Værdipapirer mv Likvide beholdninger Bankkonti Kassebeholdninger Hensatte forpligtelser

3 3.6 Langfristede gældsforpligtelser Statsgæld Prioritetsgæld Anden langfristet gæld Kortfristede gældsforpligtelser Leverandører af varer og tjenesteydelser Anden gæld Skyldige feriepenge Igangværende arbejder for fremmed regning Periodeafgrænsningsposter, forpligtelser Afslutning

4 1 Indledning Det er besluttet, at der skal implementeres omkostningsbaserede regnskabsprincipper i samtlige statslige virksomheder. Det betyder, at alle de statslige virksomheder skal udarbejde en åbningsbalance samt foretage en omlægning af den daglige bogføring. Omlægningen skal gøre statens institutioner i stand til at anvende omkostningsprincipper i forbindelse med regnskabsaflæggelsen og den interne styring i institutionerne, og på sigt også i forbindelse med bevillingsudmålingen på finansloven. Omlægningen til nye regnskabsprincipper, herunder ændret bogføring og tilpasset regnskabsinstruks, skal være endeligt på plads den 1. juli Som led i regnskabsreformen skal institutionen udarbejde en åbningsbalance og en omkostningsbaseret årsrapport. I dette forløb skal institutionen organisere og klassificere værdier og forpligtelser i hoved- og undergrupper svarende til strukturen i åbningsbalancen og den endelige årsrapport. Det er emnet for denne procesvejledning om klassifikation. 1.1 Formål Formålet med klassifikationen er, at få grupperet institutionens aktiver og forpligtelser efter de angivne retningslinier. Klassifikationen sikrer en ensartet gruppering af aktiver og forpligtelser i alle statslige institutioner. Når institutionen har fået klassificeret aktiver og forpligtelser i hovedgrupper er opgaven i forbindelse med den senere værdiansættelse lettere, fordi der som udgangspunkt gælder ensartede værdiansættelsesprincipper inden for de enkelte grupper. Procesvejledningen indeholder definitioner på de forskellige typer af aktiver og forpligtelser og beskriver, hvordan de klassificeres. Principperne for klassifikationen tager udgangspunkt i den opdeling, der skal benyttes i åbningsbalancen og den omkostningsbaserede årsrapport. Vejledningen udstikker rammerne for de nye regnskabsprincipper og derfor meget central for den samlede forståelse. Vejledningen behandler selve klassifikationsprocessen og indeholder en kortfattet introduktion til bagatelgrænser og principperne for bunkning. 1.2 Målgruppe Procesvejledningen henvender sig til projektejer, projektleder og de projektdeltagere, der er involveret i processen med at klassificere aktiver og forpligtelser og til andre, der deltager i arbejdet med at udarbejde åbningsbalance og årsrapport. Med henblik på at sikre kontinuitet i klassifikationen er det hensigtsmæssigt, at de personer der er inddraget i processen koordinerer opgaven, så klassifikationen bliver foretaget ensartet på alle områder i institutionen. 1.3 Afgrænsning Procesvejledningen er den anden i rækken af procesvejledninger, der beskriver processen frem til udarbejdelsen af åbningsbalancen og en omkostningsbaseret årsrapport. 4

5 Før institutionen kan gå i gang med at klassificere aktiver og forpligtelser, er det hensigtsmæssigt at kortlægningen er gennemført, så institutionen har en komplet fortegnelse over potentielle aktiver og forpligtelser. Denne proces er behandlet i procesvejledning nr. 1 Kortlægning. Herefter skal værdierne og forpligtelserne klassificeres, hvilket er emnet for denne procesvejledning. Implementeringsprocessen består af to overlappende spor. Når institutionen har forberedt implementeringsprocessen og har fået kortlagt og klassificeret sine aktiver og forpligtelser, bør den gå i gang med at overveje overgangen til omkostningsbaseret drift, herunder hvordan anlægsmodulet skal opsættes, hvordan de nye arbejdsgange omkring bogføringen skal foregå osv. Næste trin i processen er den faktiske registrering, som består i den fysiske optælling, tilvejebringelse af dokumentation mv. Den proces er behandlet i procesvejledning nr. 3 Registrering. Når klassifikationen er på plads, kan institutionen samtidig begynde at overveje, hvordan driften skal tilrettelægges efter de nye principper. I praksis kan opdelingen mellem kortlægning, klassifikation og registrering forekomme teoretisk. Formålet med opdelingen i tre forskellige vejledninger er at understrege, at der er tre forskellige opgaver. Klassifikationen har til formål at inddele de aktiver og forpligtelser, der er fremkommet under kortlægningen i nogle grupper, mens registreringen har til formål at sikre og at dokumentere, at aktiverne og forpligtelserne rent faktisk eksisterer og hører under institutionen. Opgaverne kan meget vel være overlappende, fx hvis institutionen har valgt at organisere processen efter aktivtype. For nogle institutioner vil de tre processer opleves som én. Det vil være forskelligt fra institution til institution, hvordan opgavefordelingen bedst tilrettelægges, og afhænge af hvordan projektet er organiseret. Nedenstående figur viser processen frem mod en omkostningsbaseret årsrapport. Som nævnt kan institutionen i princippet starte med at overgå til omkostningsbaserede driftsprincipper, inden åbningsbalancen er endeligt udarbejdet, men processerne bør koordineres tæt. Hvis der er tvivl om, hvordan de enkelte processer hænger sammen eller deres rækkefølge, kan institutionen få et overblik i den overordnede procesvejledning Kom godt i gang. 5

6 Arbejdsspor 1: Udarbejdelsen af åbningsbalancen Kom godt igang (PV0) Kortlægning (PV1) Vejledning om departementets rolle Klassifikation (PV2) Arbejdsspor 2: Omlægning af og i drift Selvopsætningsvejledning lager og anlæg Registrering (PV3) Overgang til drift (PV6) Ny kontoplan Validering af åbningsbalancen Værdiansættelse (PV4) Periode- og årsafslutning (PV7) Konteringsvejledning Rigsrevisionens gennemgang af åbningsbalancen Åbningsbalancen (PV5) Årsrapporten (PV8) Godkendelse af årsrapporten 1.4 Læsevejledning og overblik over klassifikationsprocessen Vejledningen er opdelt i to dele. Den ene del er en generel beskrivelse af de overordnede principper for klassifikationen, herunder en kort beskrivelse af, hvad der forstås ved aktiver og forpligtelser. Den anden del består af en mere konkret gennemgang af de enkelte aktiv- og forpligtelsestyper og hvordan de klassificeres. Hvert afsnit under den specielle del afsluttes med en sammenfatning i skemaform. Det generelle afsnit bør læses af alle, der er involveret i klassifikationen. Beskrivelsen af de enkelte aktiver og forpligtelser kan herefter læses af dem, der står for klassifikationen af de pågældende balanceposter. 6

7 I forbindelse med implementeringen af regnskabsreformen er der fremstillet et elektronisk fremdriftsværktøj. Værktøjet findes på Økonomistyrelsens hjemmeside ( I værktøjet er den proces, der er beskrevet i procesvejledning 1 og 2 slået sammen. Det betyder, at følgende milepæle skal hakkes af, når de er nået: Startdato Slutdato Milepæl: Kortlægning og klassifikation Aktiviteter: 1/3 af kortlægning og klassifikation gennemført 2/3 af kortlægning og klassifikation gennemført Hele kortlægnings- og klassificeringsopgaven gennemført (herunder kvalitetssikring) Indledende overvejelser om økonomistyring og systemunderstøttelse Når aktiverne er grupperet i de opstillede hovedgrupper, og bruttolisten er kvalitetssikret, forventes det, at 2/3 af kortlægning og klassifikation er gennemført. Den resterende 3-del bruges til at sikre, at data er opsamlet korrekt og er klar til den efterfølgende registreringsproces Ændringer i forhold til 2. udkast af 7. november 2003 strukturen i vejledningen er tilpasset strukturen i de øvrige procesvejledninger for at lette brugen af vejledningerne som opslagsværk bagatelgrænsen for aktivering af materielle anlægsaktiver er ændret til kr. bagatelgrænsen for aktivering gælder også immaterielle anlægsaktiver principperne for bunkning er ændret, der er nu kun krav om bunkning af kontoradministrativt IT-udstyr, inventar kan fortsat bunkes, hvis betingelserne for frivillig bunkning er opfyldt, men det er ikke længere et krav at bunke inventar afsnittet om grupperingssammenhænge er udgået, principperne er i stedet præciseret i afsnittet om generelle principper klassifikationen af immaterielle anlægsaktiver er ændret, alle IT-software-rettigheder klassificeres nu som rettigheder klassifikationen af bygninger er ændret, så de ejendomme institutionen selv ejer alle klassificeres som domicilejendomme, mens de ejendomme statens ejendomsadministration ejer klassificeres som SEA-ejendomme klassifikationen af over-/merarbejde/afspadsering og feriepenge er ændret fra hensatte forpligtelser til kortfristet gæld klassifikationen af de enkelte typer af tilgodehavender under omsætningsaktiver er ændret for at opnå en klarere opdeling af tilgodehavender og periodeafgrænsningsposter for hver hovedgruppe er vist de pågældende konti i Navision-kontoplanen og koncernkontoplanen Formålet med den sidstnævnte ændring er at skabe en registreringsmæssig ramme til brug for klassifikationen. For enkelte poster, fx periodeafgrænsningsposter, er det ikke muligt at understøtte opdelingen. Fra 1. januar 2005 vil der være etableret særskilte konti til de pågældende poster. Nogle af de kontonumre der er angivet i skemaerne vil blive ændret i forbindelse med en revision af kontoplanen. Den endelige og tilpassede kontoplan vil være tilgængelig på Økonomistyrelsens hjemmeside i oktober

8 Til brug for klassifikationen er det tilstrækkeligt at vide, hvilke kontonumre de forskellige poster er bogført på op til åbningsbalancetidspunktet. I procesvejledning nr. 0 Kom godt i gang er det beskrevet, hvilke typer af aktiver og forpligtelser der er omfattet af regnskabsreformen. I forbindelse med klassifikationen skal de aktiver og forpligtelser, der ikke er omfattet af regnskabsreformen udskilles fra de aktiver og forpligtelser der er omfattet. Fx er tilskud, skat og tilsagn ikke omfattet. Kun de aktiver og forpligtelser der er omfattet skal klassificeres i henhold til retningslinierne i denne vejledning. 8

9 2 Generelle principper for klassifikation af aktiver og forpligtelser 2.1 Aktiver og forpligtelser I klassifikationen af værdier og forpligtelser skal institutionen foretage en opdeling i hoved- og undergrupper svarende til balancens inddeling. Øverste niveau i dette hierarki er aktiver forpligtelser I den kommende åbningsbalance og årsrapport vil forpligtelserne blive klassificeret som passiver. Passiverne består af egenkapital og forpligtelser, og for balancen gælder, at aktiver er lig passiver. Summen af aktiver fratrukket summen af forpligtelser udgør egenkapitalen, jf. procesvejledning nr. 5 Åbningsbalancen. 2.2 Aktiver Ved aktiver forstås ressourcer som institutionen ejer, og som institutionen benytter i driften som et led i institutionens opgavevaretagelse. Det kan for eksempel være en maskine, et produktionssystem, en lagerbeholdning eller et IT-system. Aktiver opdeles yderligere i anlægsaktiver og omsætningsaktiver. Anlægsaktiver er aktiver, der er anskaffet til fortsat eje eller brug for institutionen i flere år. Anlægsaktiverne udgør rammerne eller grundlaget for driften og har permanent karakter. Fx er bygninger, licenser, kapitalandele, produktionsanlæg, PC'ere og servere anlægsaktiver. Omsætningsaktiver er alle andre aktiver, det vil sige aktiver, der omsættes inden for regnskabsåret og på den måde er et led i driften. Omsætningsaktiver er fx varebeholdninger, tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser og likvide beholdninger. For materielle anlægsaktiver kan det være nødvendigt at sondre mellem selvstændige aktiver, aktiver der er en del af en helhed og aktiver der er en del af en gruppe. Immaterielle og finansielle anlægsaktiver behandles altid som selvstændige aktiver. Selvstændige aktiver og aktiver der udgør en del af en helhed eller en gruppe Der kan ofte være indbyrdes relationer mellem forskellige aktiver eller typer af aktiver inden for den enkelte institution. Nogle aktiver skal institutionen klassificere selvstændigt, mens andre skal klassificeres som en del af en helhed eller en gruppe. Derfor skelnes mellem: Selvstændige aktiver Aktiver der er en del af en helhed 9

10 Aktiver der er en del af en gruppe Selvstændige aktiver De fleste aktiver vil være selvstændige forstået på den måde, at aktivet udgør én enhed, selvom det er sammensat af en mængde komponenter. For alle materielle og immaterielle anlægsaktiver gælder en bagatelgrænse på kr. Kun materielle og immaterielle anlægsaktiver der skønnes at have en selvstændig værdi på over kr. skal indregnes på balancen og derfor klassificeres særskilt. For et igangværende arbejde gælder, at det kan indregnes på balancen som et selvstændigt aktiv, hvis arbejdets værdi forventes væsentligt at overstige kr. Aktiver der udgør en del af en helhed Om et aktiv er et selvstændigt aktiv eller en del af en helhed afhænger bl.a. af aktivets formål og af, om aktivet kun kan anvendes i sammenhæng med et andet aktiv/andre aktiver, eller om det kan anvendes alene. Fx vil installationer til el og vand kun have en anvendelse i sammenhæng med en bygning. De kan ikke anvendes alene. Et andet eksempel er en motor til et skib. Motoren kan anvendes til et andet skib, men skibet har ingen funktion uden en motor. Et tredje eksempel er en PC og et operativsystem PC en virker ikke uden operativsystem. Aktiver der udgør en del af en helhed indregnes sammen med hovedaktivet på balancen, hvis værdien af helheden overstiger , selvom de enkelte komponenter har en værdi under kr. Uddybning af eksempler: To institutioner ejer hver bl.a. andet nogle skibe og nogle PC ere. Skibene har institutionerne valgt at behandle regnskabsmæssigt forskelligt. I den ene institution har de valgt at behandle skib og motor som en helhed, fordi motoren i skibet ikke vil kunne udskilles fra skibet og bruges i et andet. Herudover har institutionen vurderet, at skib og motor har sammenfaldende afskrivningsprofil, det vil sige den skønnede levetid er ens. Skib og motor klassificeres som en enhed under Transportmateriel eller Produktionsanlæg og maskiner afhængigt af skibets primære funktion. I den anden institution har de valgt at klassificere skib og motor hver for sig, fordi det vurderes, at motoren kan bruges i lignende skibe og dermed kan frasælges. Herudover har skib og motor forskellige afskrivningsprofiler, da motoren er helt ny. Skibet der er 30 år gammelt skønnes at have en restlevetid på 40 år, mens motoren udskiftes løbende hvert 10. år. Skibet klassificeres under Transportmateriel eller Produktionsanlæg og maskiner afhængigt af, hvilken funktion skibet har, mens motoren klassificeres under Produktionsanlæg og maskiner. Eksemplet viser, at aktiver, der betragtes og benyttes som en helhed i nogle tilfælde mest hensigtsmæssigt klassificeres særskilt. På den måde kan institutionen få et bedre overblik over, hvilke aktiver, helhed er sammensat af, hvor de forskellige delaktiver ikke nødvendigvis udskiftes samtidig. Uddybning af eksempler fortsat Begge institutioner råder herudover over en mængde PC ere. I alle PC erne er der installeret et operativsystem. Da PC erne ikke har nogen funktion uden operativsystemet klassificeres PC og tilhø- 10

11 rende operativsystem samlet. Det software der efterfølgende er installeret på PC erne klassificeres for sig, fordi PC inklusive operativsystem henholdsvis software har en selvstændig funktion. En undtagelse til princippet om fælles/samlet funktion udgør klassifikationen af bygninger og installationer. Selvom installationer til el og varme ingen selvstændig funktion har uden bygningen klassificeres sådanne installationer særskilt. Det skyldes, at levetiden er forskellig. Når institutionen skal klassificere sine aktiver, er det op til institutionen selv at vurdere, om den enkelte type af sammenhængende aktiver skal klassificeres hver for sig eller som en del af en helhed. Som udgangspunkt skal ét aktiv, der benyttes som en helhed, klassificeres som et enkelt selvstændigt aktiv hvis levetiden for alle aktivets bestanddele er sammenfaldende og de enkelte delaktiver ikke kan udskilles og ingen funktion har uden hovedaktivet Hvis et aktiv udgør en integreret del af et andet aktiv, og de to aktiver tilsammen udgør en helhed, aktiveres aktiverne som en helhed. Udskifter institutionen efterfølgende en del af det samlede aktiv, skal aktivet medregnes sammen med hovedaktivet, uanset om værdien er større eller mindre end kr., medmindre der er tale om en vedligeholdelsesomkostning. Vedligeholdelse omkostningsføres direkte over resultatopgørelsen og skal ikke klassificeres til balancen. Aktiver der er en del af et igangværende arbejde kan indregnes sammen med dette, som en del af en helhed, hvis arbejdets værdi forventes væsentligt at overstige kr. Aktiver der udgør en del af en gruppe af ensartede aktiver (bunkning) Materielle anlægsaktiver der har en skønnet værdi under kr kan klassificeres samlet på balancen, hvis der er tale om mange ens aktiver, hvor værdien tilsammen er meget væsentlig. Reglen udgør dermed en undtagelse til hovedreglen om, at aktiver med en skønnet værdi under kr ikke skal klassificeres til balancen. Kontoradministrativt IT-udstyr som fx printere skal dog altid bunkes efter retningslinierne i afsnittet om inventar og IT-udstyr (obligatorisk bunke), mens andre typer af aktiver med en værdi under kr. kan bunkes (frivillige bunker), hvis aktivtypen er væsentlig for opgavevaretagelsen. Det er herudover en betingelse for at indregne en aktivtype som en frivillig bunke på balancen, at den pågældende aktivtype fornyes ved større indkøb og ikke løbende udskiftes, så det på den måde er relevant at periodisere omkostningen over den periode aktiverne forbruges. Reglerne for bunkning er beskrevet mere detaljeret i de to følgende procesvejledninger nr. 3 og 4, Registrering og Værdiansættelse. I forbindelse med klassifikationen er det tilstrækkeligt at tage stilling til, hvilke aktiver der potentielt skal klassificeres på balancen som en bunke. Nedenstående skema viser, hvornår et materielt anlægsaktiv skal klassificeres særskilt, som en del af en helhed eller som en bunke: Aktivets type: Aktiveres hvis: 11

12 Selvstændige aktiver Aktivet har en værdi over kr. Aktiver der er en del af en helhed Helhedens værdi overstiger kr. Aktiver der er en del af en gruppe Aktivet er omfattet af Økonomistyrelsens regler for bunkning af materielle anlægsaktiver: - IT-udstyr skal bunkes - Andre aktiver kan bunkes, hvis aktivtypen er væsentlig for institutionens opgavevaretagelse Bunkens værdi overstiger kr. Donerede aktiver Har institutionen fået et tilskud fra fx EU til at opføre eller købe et aktiv, skal aktivet klassificeres til balancen afhængigt af aktivtypen. Hvis ejendomsretten til aktivet overgår til institutionen i takt med opførelsen, indregnes omkostningerne til at opføre aktivet løbende i balancen. Hvis ejendomsretten først overgår ved færdiggørelsen, må aktivet først indregnes i balancen, når det er endeligt opført. Hvis donationen klassificeres som et anlægsaktiv, skal donationen også klassificeres med en modpost til den indregnede værdi af aktivet under gæld på balancen som Periodeafgrænsning, forpligtelser. I procesvejledning nr. 3 og 4 er behandlingen af donerede aktiver yderligere beskrevet. 2.3 Forpligtelser Ved en forpligtelse forstås en pligt, der påhviler institutionen, som på et tidspunkt medfører en betaling. Forpligtelser opdeles i hensatte forpligtelser og gæld. For hensatte forpligtelser gælder, at de eksisterer og er sandsynlige på balancedagen men er uvisse med hensyn til det tidspunkt, de skal afregnes på i fremtiden, eller hvor beløbet ikke kan opgøres endeligt, inden årsafslutningen er gennemført. Er forpligtigelsen ikke sandsynlig, er der tale om en eventualforpligtelse, der ikke skal indregnes, men klassificeres særskilt og oplyses i noterne til åbningsbalancen og årsrapporten. Gældsforpligtelser er som regel forpligtelser, der følger af en juridisk bindende aftale. Gældsforpligtigelser er modsat hensatte forpligtelser kendt både med hensyn til beløb og størrelse. Gæld opdeles i kort og langfristet gæld. Langfristet gæld forfalder efter 1 år, mens kortfristet gæld forfalder inden for 1 år. Den del af en oprindelig langfristet gæld, som forfalder indenfor det næste år, klassificeres som langfristet. 12

13 Kontraktlige forpligtelser er aftaler som er gensidigt bebyrdende og som løber over en fremtidig årrække. Kontraktlige forpligtelser omfatter fx huslejeaftaler og andre leje- og leasingaftaler. Sådanne kontraktlige forpligtelser skal klassificeres for sig. De indregnes ikke på balancen, men oplyses i årsrapporten. 2.4 Aktiver med tilhørende forpligtelser Der kan være aktiver hvortil der knytter sig en forpligtelse, for eksempel en forpligtelse til at foretage miljøoprydning på en grund eller at istandsætte et lejemål ved fraflytning. I forbindelse med klassifikationen skal aktivet og forpligtelsen klassificeres hver for sig som henholdsvis et aktiv og en forpligtelse. I procesvejledning nr. 4 Værdiansættelse er reglerne for indregning på balancen af den type aktiver, der kan have tilhørende forpligtelser behandlet. I forbindelse med klassifikationen er det kun nødvendigt at tage stilling til, om der er en forpligtelse, som eventuelt knytter sig til et aktiv. 13

14 2.5 Klassifikation af aktiver og forpligtelser For alle aktiver og forpligtelser gælder følgende overordnede klassifikation. Ethvert aktiv og enhver forpligtelse, der er omfattet af regnskabsreformen, jf. procesvejledning nr. 0 Kom godt i gang, skal klassificeres under en af posterne: Klassifikation af aktiver og forpligtelser AKTIVER Immaterielle anlægsaktiver Færdiggjorte udviklingsprojekter Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Udviklingsprojekter under udførelse Materielle anlægsaktiver Grunde, arealer og bygninger Infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT-udstyr Igangværende arbejder for egen regning Finansielle anlægsaktiver Udlån og andre tilgodehavender Kapitalandele Andre værdipapirer FORPLIGTELSER Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Statsgæld Prioritetsgæld Anden langfristet gæld Kortfristede gældsforpligtelser Leverandører af varer og tjenesteydelser Anden kortfristet gæld Skyldige feriepenge Igangværende arbejder for fremmed regning Periodeafgrænsningsposter, forpligtelser Omsætningsaktiver varebeholdninger Produktionslagre Andre lagre Forudbetalinger for lagervarer Omsætningsaktiver tilgodehavender Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteyd. Andre tilgodehavender Igangværende arbejder for fremmed regning Periodeafgrænsningsposter, tilgodehavender Omsætningsaktiver kortfristede værdipapirer Kortfristede værdipapirer mv. Omsætningsaktiver likvide beholdninger Eventualforpligtelser Klassificeres for sig uden for balancen. 14

15 Klassifikationsoversigten er en bruttoliste. Den omfatter de aktiver og forpligtelser, en institution i staten kan have. De fleste institutioner vil have færre typer af aktiver og forpligtelser. Kun få institutioner vil for eksempel råde over finansielle anlægsaktiver, varebeholdninger, værdipapirer og langfristede gældsforpligtelser. 2.6 Styringsmæssige overvejelser Allerede ved klassifikationen er det værd at overveje institutionens nuværende og fremtidige økonomistyring. Hvis institutionen fx er organiseret i forskellige afdelinger, centre eller lignende enheder, kan der i forbindelse med den fremtidige styring være behov for at henføre aktiver, omkostninger og visse forpligtelser ud fra organisatoriske eller formålsbestemte dimensioner. Den samlede klassifikation til balancen vil ikke være påvirket af, hvordan institutionen er organiseret, eller hvordan økonomistyringen er tilrettelagt, fordi alle institutionens aktiver og forpligtelser klassificeres efter de samme principper, som vist i skemaet ovenfor. Men det kan være en fordel at udbygge klassifikationen, så den afspejler den opdeling af aktiviteter eller enheder, som institutionen har valgt at tilrettelægge økonomistyringen efter. I praksis kan fordelingen foretages ved at lave én balance pr. aktivitet eller afdeling eller på anden måde markere i regneark, hvilken enhed et aktiv eller en forpligtelse tilhører. Hvis organisationen for eksempel er bestemt af enhedernes fysiske beliggenhed kan aktiver og forpligtelser i forbindelse med klassifikationen opdeles pr. enhed eller fordeles på de forskellige enheder. Uanset om institutionens afdelinger er samlet i en enkelt bygning, kan afdelingerne være opdelt efter deres forskellige opgavevaretagelse. Her kan institutionen søge at fordele aktiverne bedst muligt, så længe det giver mening. Det vil sige, at institutionen fordeler ejerskabet af PC ere, inventar, IT-systemer og lignende ud på de forskellige afdelinger, hvor en sådan fordeling er væsentlig og afspejler økonomistyringshensynet. Det er ikke alle aktiver og forpligtelser, som det i klassifikationsprocessen giver mening at fordele på afdelinger eller lignende. Er institutionen hjemmehørende i én bygning, skal bygningens værdi ikke nødvendigvis fordeles på forskellige afdelinger. En forpligtelse vedrørende en igangværende retssag vil fx også være anlagt mod institutionen som helhed også selv om retssagen er opstået på grund af aktiviteter i en enkelt afdeling. Institutionen bør nøje overveje, hvornår det er relevant at fordele aktiver og forpligtelser, og hvornår det i stedet er mest hensigtsmæssigt at fordele de afledte omkostninger. I den forbindelse bør institutionen overveje sin regnskabsmæssige organisation og interne rapporteringsbehov. 2.7 Forslag til strukturering af information Allerede i klassifikationsprocessen kan institutionen opstille de kortlagte aktiver og forpligtelser i et regneark under den pågældende gruppe. Ved opbygning af regnearket tages der udgangspunkt i klassifikationen i skemaet ovenfor. Under den enkelte overskrift, fx inventar og IT-udstyr, kan regnearket udbygges med linier for hver type, fx bærbare computere, printere osv. Regnearket kan herefter udbygges med søjler til de oplysninger, der følger i registrerings- og værdiansættelsesprocessen. På Økonomistyrelsens hjemmeside er der et eksempel på, hvordan regnearket kan 15

16 opstilles. Oplysningerne i de enkelte søjler vil variere fra institution til institution. Som minimum bør institutionen registrere oplysninger i klassifikationen som vist i søjleoverskrifterne i regnearket nedenfor. Det kan herudover være relevant at registrere aktivitet, lokation eller lignende. Til illustration er der som eksempel registreret et færdigudviklet tidsregistreringssystem, en ejendom med en tilhørende forpligtelse og printere og servere der skal bunkes: Aktiver/forpligtelser Bunke Del af en helhed Tilhørende forpligtelse AKTIVER Immaterielle anlægsaktiver Færdiggjorte udviklingsprojekter Tidsregistreringssystem Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Udviklingsprojekter udførelse under Materielle anlægsaktiver Grunde, arealer og bygninger Ejendom beliggende X Infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT-udstyr Servere Printere Igangværende arbejder for egen regning Finansielle anlægsaktiver Udlån og andre tilgodehavender Kapitalandele Andre værdipapirer Omsætningsaktiver Varebeholdning Produktionslagre X X 16

17 Andre lagre Forudbetalinger for varer Omsætningsaktiver Tilgodehavender Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser Andre tilgodehavender Igangværende arbejder for fremmed regning Periodeafgrænsningsposter Omsætningsaktiver Kortfristede værdipapirer Omsætningsaktiver Likvide beholdninger FORPLIGTELSER Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Statsgæld Prioritetsgæld Anden langfristet gæld Forpligtelse vedr. ejendom Kortfristede gældsforpligtelser Leverandører af varer og tjenesteydelser Anden kortfristet gæld Skyldige feriepenge Igangværende arbejder for fremmed regning Periodeafgrænsningsposter 17

18 3 Specielle principper for klassifikation af de enkelte typer af aktiver og forpligtelser Den konkrete metode til at klassificere aktiver og forpligtelser er at tage udgangspunkt i kortlægningen. Her har institutionen identificeret en række aktiver og forpligtelser. I de følgende afsnit gennemgås alle typer af aktiver og forpligtelser, som institutionen kan besidde. Her er alle balanceposter beskrevet. Konkret kan institutionen foretage klassifikationen med udgangspunkt i de enkelte afsnit. 3.1 Immaterielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver er aktiver uden fysisk substans, som er erhvervet til vedvarende eje eller brug. Et aktiv skal klassificeres som et immaterielt anlægsaktiv, hvis aktivet er uden en fysisk substans er anskaffet til vedvarende eje eller brug kan identificeres separat og tilfører virksomheden væsentlig værdi i form af højere produktivitet eller en bedre opgavevaretagelse Bagatelgrænsen på kr. gælder også for immaterielle anlægsaktiver. Kun immaterielle anlægsaktiver med en værdi over kr. skal klassificeres til balancen. Immaterielle anlægsaktiver med en værdi under kan ikke bunkes. Det kan være vanskeligt at identificere et immaterielt aktiv, fordi det ofte er knyttet sammen med et materielt anlægsaktiv, og fordi man ikke konkret kan observere det. Overordnet sondres mellem følgende grupper af immaterielle anlægsaktiver: Færdiggjorte udviklingsprojekter Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Udviklingsprojekter under udførelse Immaterielle aktiver som IT-software klassificeres forskelligt på balancen afhængigt af, om der er tale om standardsoftware købt færdigt fra en leverandør, eller om der er tale om et færdiggjort internt udviklet software system Færdiggjorte udviklingsprojekter Under Færdiggjorte udviklingsprojekter klassificeres færdiggjorte IT-systemer eller software, processer og produkter, der er eksternt eller internt udviklet eller en kombination heraf, hvor udviklingen er foretaget for institutionens egen regning. Systemerne kan være udviklede fra grunden, hvor institutionen specificerer kravene eller være ekstern og intern videreudvikling af anskaffede standardsystemer, hvor funktionaliteten af systemet ændres på baggrund af institutionens kravspecifikationer. Er udviklingsprojektet ikke færdigt, klassificeres det under Udviklingsprojekter under udførelse. 18

19 Internt oparbejdede rettigheder som følge af et udviklingsprojekt, hvor formålet er at udnytte rettigheden kommercielt, klassificeres også under Færdiggjorte udviklingsprojekter. Omkostninger til internt oparbejdede rettigheder som følge af et udviklingsprojekt, hvor formålet er at udnytte rettigheden kommercielt, aktiveres, hvis det kan dokumenteres, at rettigheden kan udnyttes teknisk, og at der eksisterer et potentielt marked, fx ved en underskrevet samarbejdsaftale med en ekstern part. For klassifikationen er det tilstrækkeligt at registrere de færdiggjorte udviklingsprojekter i regnearket eller tilsvarende database. Til brug for registrering og værdiansættelse af de enkelte projekter vil principperne for en nøjagtig opgørelse af aktivets værdi være beskrevet i de følgende procesvejledninger Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. omfatter rettigheder til brug af standard ITsystemer, applikationer, Microsoft Office-pakken mv., men hvor det kun er selve rettigheden, der erhverves, og ikke systemet som helhed. Koncessioner omfatter særlige tilladelser til at drive en bestemt virksomhed af samfundsmæssig betydning, for eksempel mineraludvinding. For at klassificere en koncession under rettigheder på balancen, er det en forudsætning, at koncessionen opfylder definitionen på et anlægsaktiv, det vil sige rettigheden skal skabe indtægter eller medvirke ved målopfyldelsen for institutionen. Under patenter klassificeres rettigheder, der består i en ret til udnyttelsen af en opfindelse. Erhvervede patenter kan for eksempel bestå i en forskers andel af et patent. Ofte vil retten til patentet være fordelt mellem flere parter, hvilket har betydning i forbindelse med registrering og værdiansættelse af patentet. For klassifikationen er det tilstrækkeligt at rubricere rettigheden som et patent. Et patent forudsætter en officiel godkendelse. Under immaterielle aktiver hører også licenser, herunder blandet andet de licenser, der er erhvervet for at få ret til at anvende et software system. Licenser er en ret til erhvervsmæssigt at udnytte en opfindelse, en anden har gjort. For licenser skelnes der mellem, om der betales for en løbende licens (licensafgift), eller om der er foretaget en større og længerevarende investering i licensen. I det første tilfælde skal licensen ikke medtages på balancen, mens institutionen skal klassificere licensen under rettigheder på balancen i det andet tilfælde. For at licenser kan aktiveres, er det et krav, at licensen har en varighed udover et år, og at den ikke udløber før en ny version kommer på markedet. Ellers betragtes licensen som en omkostning, der bogføres over driften. Ofte køber en institution kun én licens, men modtager samtidig retten til, at flere medarbejdere kan bruge licensen. Rettighederne skal være erhvervet mod vederlag. Internt oparbejdede rettigheder skal ikke medtages her, men under Færdiggjorte udviklingsprojekter Udviklingsprojekter under udførelse Under Udviklingsprojekter under udførelse klassificeres immaterielle udviklingsprojekter der ikke er færdiggjorte og som ikke forventes at være færdiggjorte på balancetidspunktet og som bliver udført for egen regning. Hvorvidt et internt udviklingsprojekt skal indregnes på balancen afhænger 19

20 blandt andet af projektets størrelse og af, om det er godkendt af de bevilgende myndigheder. Reglerne herfor er beskrevet i procesvejledning nr. 3 og 4 Registrering og Værdiansættelse. For klassifikationen er det tilstrækkeligt at opføre ikke færdiggjorte interne udviklingsprojekter under denne post, uanset hvor stor omkostningen har været. Oversigt Færdiggjorte udviklingsprojekter Færdiggjorte udviklingsprojekter bogføres på: , , 3220, 4220, 4221, 4222, 4227, 4228, Fx et lønsystem, et specialudviklet tidsregistreringssystem Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. bogføres på: , , 3220, 4220, 4221, 4222, 4227, 4228, Fx software, erhvervet ret til udnyttelse af undergrunden, erhvervet varemærkeregistrering, erhvervet andel af et forskningspatent, erhvervet ret til at udnytte et program eller en produktionsmetode Udviklingsprojekter under udførelse Udviklingsprojekter under udførelse bogføres på: Uafsluttede projekter som fx en specialudviklet rapportgenerator Underopdelingen understøttes ikke helt af kontoplanen, fordi der ikke er en konto for færdiggjorte udviklingsprojekter, jf. det indledende afsnit Læsevejledning og overblik over klassifikationsprocessen. 20

21 3.2 Materielle anlægsaktiver Materielle aktiver kan defineres som aktiver, der har fysisk substans, og som er bestemt til vedvarende eje og brug. Endvidere vil man ofte kunne besigtige et materielt aktivet og dermed være i stand til at identificere og klassificere aktivet ud fra en vurdering af aktivets hovedformål. Overordnet sondres mellem følgende grupper af materielle aktiver: Grunde, arealer og bygninger Infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT-udstyr Igangværende arbejder for egen regning Frivillige bunker Frivillig bunkning af ensartede materielle anlægsaktiver kan ske, hvis de enkelte aktiver: samlet set er væsentlige og nødvendige for institutionens opgavevaretagelse, drift eller produktion, samlet set er af betydelig værdi for institutionen har en brugstid på over 1 år har en ensartet levetid det enkelte aktiv har en selvstændig værdi under bagatelgrænsen på kr. på aktiver som kan bunkes: Laboratorieudstyr Stambesætning Særligt måleudstyr Hvorvidt aktivet er væsentligt for institutionens opgavevaretagelse afhænger ikke kun af aktivets art, men også af formålet med anvendelsen. Inden for energisektoren vil det fx være relevant at bunke målere, fordi de er væsentlige for opgavevaretagelsen. Det vil derimod ikke være relevant at bunke målere til el i en institution, der beskæftiger sig med forskning Grunde, arealer og bygninger Grunde, arealer og bygninger omfatter bebyggede eller ubebyggede grunde, hvor der ikke eksisterer lovhjemmel imod fremtidig bebyggelse. Eksisterer der forurening på grunden, skal denne dimension medtages i klassifikationen. Herudover omfatter gruppen arealer, dvs. ubebyggede grunde, hvor der eksisterer lovhjemmel imod fremtidig bebyggelse. Bygninger omfatter domicilbygninger, samt de statslige ejendomsvirksomheders SEA-ejendomme. Almindelige installationer til el, varme, vand mv. klassificeres samlet som installationer, uden det er nødvendigt at definere, hvad det er for nogle installationer. De værdiansættes samlet, så det er ikke 21

22 nødvendigt at specificere de forskellige typer (el, varme, vand). De almindelige installationer antages at udgøre 10% af ejendommens værdi. Årsagen til at installationer holdes adskilt fra bygningen er, at installationer har en anden levetid end selve bygningen. Driver institutionen sin virksomhed fra lejede lokaler, kan eventuelle omkostninger i forbindelse med særlige indretninger klassificeres særskilt som en post på balancen. Det forudsætter, at ejerskab og forpligtelser knyttet til indretningen ligger hos institutionen, der lejer lokalerne. Indretning af lejede lokaler omfatter dog ikke mindre indretninger som opsætning af skillevægge og lignende. Der skal være tale om væsentlige omkostninger, som relaterer sig til nagelfaste bygningsforbedringer. Det er en forudsætning for at indregne indretning af lejede lokaler som en særskilt post på balancen, at institutionen selv har afholdt omkostningen, og at den fremtidige leje ikke bliver påvirket af indretningen. Hvis der i forbindelse med indretningen kommer til at påhvile institutionen en pligt til ved fraflytning at retablere lokalerne, klassificeres denne under forpligtelser, mens det markeres i regnearket, at der til aktivet hører en forpligtelse. Nationalejendom skal ikke værdiansættes på balancen, men det er en del af klassifikationen at afgøre, om en bygning eller andre aktiver kan karakteriseres som nationalejendom. Er det tilfældet, skal det pågældende aktiv ikke klassificeres under en balancepost, men særskilt som Nationalejendom. Det kan være bygninger, haver, parker, kunstgenstande mv., hvor formålet med anvendelsen er af national karakter, fx museumsbygninger, slotte og statuer. Sådanne aktiver skal kortlægges, klassificeres og registreres som alle andre aktiver; forskellen er, at de ikke skal værdiansættes. I forbindelse med den endelige åbningsbalance og senere årsrapport skal det dokumenteres, hvilke aktiver institutionen har i denne kategori Infrastruktur Infrastruktur omfatter broer, veje, jernbanelegemer, større lokale, regionale og nationale strækninger. Økonomistyrelsen har fastsat særlige regler på området for infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Som produktionsanlæg anses større tekniske anlæg og større maskiner, hvor det må vurderes, at de enkelte komponenter ikke kan fungere uden indbyrdes sammenhænge. De institutioner, der besidder produktionsanlæg til blandt andet forskningsformål, kan medtage det herunder. Maskiner omfatter større ikke håndbårne maskiner, der kan fungere selvstændigt Transportmateriel Transportmateriel omfatter mobile aktiver til transportformål. Det kan fx være skibe, lastbiler, busser, personbiler mv Inventar og IT-udstyr Posten Inventar og IT-udstyr kan underopdeles i tre grupper: Inventar IT-udstyr der skal bunkes (obligatorisk bunke) Øvrigt IT-udstyr 22

23 Inventar omfatter ting, der umiddelbart kan flyttes fra en lokalitet til en anden. Dette kan fx være større kontorinventar, telefonanlæg og håndværktøj. IT-udstyr, der skal bunkes, er en obligatorisk bunke, som alle statsinstitutioner skal opgøre. ITudstyr er det eneste område, der er omfattet af reglerne for obligatoriske bunker. Bunken omfatter institutionernes kontoradministrative IT-udstyr, dvs. IT-udstyr der generelt findes i kontorlandskaber. Det kontoradministrative IT-udstyr omfatter fx stationære PC ere (inkl. operativsystem), bærbare PC ere (inkl. operativsystem) og almindelige netværksprintere. Derudover omfatter det også fx andre printere, skærme, servere, routere, switches, AV-udstyr mv. Bunkning betyder, at hele bunken af fx PC ere, printere, servere og bærbare computere værdiansættes til ét samlet beløb på baggrund af den samlede mængde. Det er kun IT-udstyr med en værdi under kr., der skal bunkes. IT-udstyr med en selvstændig værdi på over kr. klassificeres selvstændigt. Øvrigt IT-udstyr omfatter IT-styr med en selvstændig værdi på over kr., og som derfor ikke er omfattet af reglerne for obligatorisk bunkning Igangværende arbejder for egen regning Under posten klassificeres uafsluttede projekter, der udføres for egen regning. Institutionen udfører selv arbejdet og har, når aktivet er færdiggjort, det endelige ejerskab og nytteværdien af aktivet. Institutionen arbejder derfor for egen regning. Forudbetalinger på igangværende arbejder klassificeres sammen med det igangværende arbejde. Oversigt Grunde, arealer og bygninger Grunde, arealer og bygninger bogføres på følgende konti , , , , 0213, , 4210, 4211, 4212, 4217, 4218, 4230, 4231, 4232, 4237, 4238, Kan underopdeles på følgende grupper: Matrikler, arealer og associerede Fx marker, skove, parker, haver og lignende i tilknytning til grunde bebyggede eller ubebyggede grunde (om forurening o.lign. Domicilejendomme og associerede bygninger SEA-ejendomme Indretning af lejede lokaler Installationer Infrastruktur se afsnittet om Aktiver med tilknyttede forpligtelser ) Fx produktions- og servicebygninger samt administrationsbygninger (kontorbygninger) til brug for indehaveren i opgavevaretagelsen, herunder kontorbygninger, parkeringshuse, lagerhaller og laboratorier. Kun ejendomme, som ejes af de statslige ejendomsvirksomheder og udlejes til statsinstitutioner. Fx etablering af laboratorium i en lejet bygning Fx etablerede installationer til el, vand, varme, elevator, netværk og automatiske døre 23

24 Infrastruktur bogføres på følgende konti , , 3240, 4240, 4241, 4242, 4247, 4248 Fx broer, veje, jernbanelegemer, større lokale, regionale og nationale strækninger. Produktionsanlæg og maskiner Produktionsanlæg og maskiner bogføres på følgende konti , , 3260, 4260, 4261, 4262, 4267, 4268, Fx radaranlæg, stambesætning, entreprenørmaskiner, skovrejsningsmaskiner, fejemaskiner og gravemaskiner Transportmateriel Transportmateriel bogføres på følgende konti , , 3250, 4250, 4251, 4252, 4257, 4258, Fx skibe, lastbiler, busser, personbiler, trucks, traktorer, togmateriel, kørekraner og påhængsvogne Inventar og IT-udstyr Inventar og IT-udstyr bogføres på følgende konti , , 3270, 4270, 4271, 4272, 4277, 4278 Kan underopdeles på følgende grupper: Inventar Fx større kontormøbler, telefonanlæg IT-udstyr der skal bunkes (obligatorisk bunke) (inkl. operativsystem), almindelige netværksprintere, skær- Fx stationære PC ere (inkl. operativsystem), bærbare PC'er me, servere, routere, switches, AV-udstyr, digitalkameraer de enkelte aktiver skal have en værdi på under kr. Øvrigt IT-udstyr Fx kopimaskiner og andet IT-udstyr med en selvstændig værdi på over kr. Igangværende arbejder for egen regning Igangværende arbejder for egen regning bogføres på følgende konti 7113, 7133, 7143, 7153, 7163, , 3130, 3140, 3150, 3160, 3170 Fx indretning af lokaler, forbedring af et produktionsanlæg, opførelse af parkeringsplads 24

25 25

26 3.3 Finansielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver kan defineres som pengemæssige aktiver. Det kan være langsigtede tilgodehavender (for eksempel udlån) eller krav på en andel af kapitalen i en anden virksomhed (kapitalandele). Finansielle anlægsaktiver er normalt bestemt for vedvarende eje med en længere løbetid end 1 år. Beholdningerne holdes normalt indtil de udløber. Finansielle anlægsaktiver eksisterer kun i få statslige institutioner. Selve administrationen af aktiverne kan være henlagt til en anden myndighed, men ejerskabet henhører under den institution, der bærer den økonomiske risiko i forhold til den pågældende aktivitet. Overordnet sondres der mellem følgende typer af finansielle aktiver: Udlån og andre tilgodehavender Kapitalandele Andre værdipapirer Der gælder ingen bagatelgrænse for aktivering af finansielle anlægsaktiver. Alle finansielle anlægsaktiver der opfylder definitionen skal indregnes på balancen Udlån og andre tilgodehavender Omfattet af Udlån og andre tilgodehavender er statslige udlånsordninger, hvor institutionen bærer den økonomiske risiko ved engagementerne. Administrationen kan dog være henlagt til en anden myndighed. Der skal være tale om aktiver bestemt for vedvarende eje eller med en længere løbetid end 1 år Kapitalandele Under Kapitalandele klassificeres kapitalandele i aktieselskaber, herunder statslige aktieselskaber og selvstændige offentlige virksomheder mv. Også kapitalandele skal være bestemt for vedvarende eje, for at de kan klassificeres som finansielle anlægsaktiver. Posten kapitalandele omfatter alle beholdninger uanset ejer- eller stemmeandelens størrelse Andre værdipapirer Investeringer i obligationer, pantebreve mv., der er bestemt for vedvarende eje eller har en længere løbetid end 1 år, klassificeres under Andre værdipapirer. Oversigt Udlån og andre langfristede tilgodehavender Udlån og andre langfristede tilgodehavender bogføres på følgende konti , , , , 8110, 8510, , 0222, 8120, 8520, , 0223, 8130, 8530, , 0228, 8180, 8580, Fx udlån m/u pant i fast ejendom, rente- og afdragsfrie udlån 26

27 Kapitalandele Kapitalandele bogføres på følgende konti , Fx aktier, andelsbreve 0225, 8150, 8550, , 0236, 8250, 8260, Andre værdipapirer Værdipapirer bogføres på følgende konti , , , , , 8210, 8680, , 0233, 8230, 8630, , 0234, 8240, 8640, , 0235, 8250, 8650, , 0238, 8280, 8680, Fx børsnoterede og ikke børsnoterede obligationer, pantebreve, aktiver styret for legater 27

28 3.4 Omsætningsaktiver Omsætningsaktiver er kendetegnet ved, at de har en brugstid på under 1 år, modsat anlægsaktiver, der har en brugstid på over 1 år Varebeholdninger Varebeholdninger har fysisk substans og består traditionelt af varer der, eventuelt efter forarbejdning, er bestemt til videresalg. Institutionen skal klarlægge formålet med det enkelte lager, for at kunne foretage klassifikationen. Det bør vurderes, om der er tale om en større eller væsentlig varebeholdning, og om der forekommer forskydninger i forholdet mellem forbrug og indkøb. Disse kriterier bør indgå i forbindelse med klassifikationen. Overordnet sondres mellem følgende grupper af varebeholdninger: Produktionslagre Andre lagre Forudbetalinger for varer Produktionslagre Produktionslagre omfatter lagre af varer, der indgår et eller andet sted i produktionsprocessen, enten som råvarer varer under fremstilling eller færdigvarer Under produktionslagre hører også lagre af handelsvarer, hvis salget udgør en væsentlig del af institutionens opgavevaretagelse Andre lagre Andre lagre af varer vil typisk være indkøb af varer, der ikke indgår i en produktionsproces, men som indkøbes i store mængder for at opnå rabatter eller lignende. Andre lagre kan fx være lagre af omkostningsvarer, dvs. almindelige forbrugslagre, hvor der indkøbes varer i væsentlige mængder til løbende forbrug i mere end én regnskabsperiode, og hvor beholdningen svinger meget. Hvis institutionen ligger inde med en beholdning, der har stort set samme niveau året igennem, vil det ikke være nødvendigt at aktivere beholdningen. Andre lagre kan desuden omfatte besætninger, dvs. en beholdning af kreaturer, der ikke tilhører en stambesætning. Herudover indgår beredskabslagre, dvs. en beholdning af varer hvor formålet med beholdningen er, i tilfælde af en akut situation, at være i stand til at dække et givent behov for leverance/assistance. At klassificere en beholdning som et beredskabslager er kun relevant for institutioner, der har pligt til at ligge inde med et givent beredskab af en vis størrelse. 28