Økonomiudvalget. Beslutningsreferat. af møde den 7. september 2011 kl. 08:15 i Udvalgsværelset

Transkript

1 Økonomiudvalget Beslutningsreferat af møde den kl. 08:15 i Udvalgsværelset

2 Indholdsfortegnelse ÅBEN DAGSORDEN 457 GODKENDELSE AF DAGSORDEN ORIENTERING FRA FORMANDEN... 5 SAGER TIL EFTERRETNING 459 OPFØLGNING PÅ TILLÆGSAFTALER INDBERETNING TIL INDENRIGS- OG SUNDHEDSMINISTERIET VEDR. DET SPECIALISEREDE SOCIALOM- RÅDE 2. KVARTAL SAGER TIL BEHANDLING 461 ØKONOMIUDVALGETS MØDE MED MEDARBEJDERSIDEN I HOVED-MED REVISION AF KONCEPT FOR MÅL- OG RAMMESTYRING PARTNERSKAB OM MERE EFFEKTIV BRUG AF LÆRERNES ARBEJDSTID HALVÅRSREGNSKAB IVÆRKSÆTTELSE AF ØKONOMISK BEREDSKAB BEHANDLING BUDGET EFFEKTIVISERINGSSTRATEGI BORGERSERVICEPOLITIK, PROCES- OG TIDSPLAN ERHVERVSPOLITIK ENDELIG GODKENDELSE EFTER HØRINGSFASE ETABLERING AF MUSEUM FOR KNUD RASMUSSEN I HUNDESTED NÆRDEMOKRATI - EN TEMADRØFTELSE FORHANDLINGSRESULTAT VEDRØRENDE INDGÅELSE AF EVENTUELT 60-SELSKAB OM MADPRODUKTION PLEJECENTER HALSNÆS - GODKENDELSE AF SKEMA B PRAKSIS I FORHOLD TIL BORGERE DER FÅR MASSIV HJÆLP - KVALITETSSTANDARDER TIL GODKENDELSE ENDELIG VEDTAGELSE AF KOMMUNEPLANTILLÆG 8 OG TILLÆG 1 TIL LOKALPLAN 65 FOR UDVIDELSE AF SPODSBJERG BØRNEHUS ENDELIG VEDTAGELSE AF LOKALPLAN 09.2 FOR UDVIDELSE AF HUNDESTED BØRNEHUS UNDERSØGELSE AF BEHOV FOR ÆNDRING AF LOKALPLAN FOR TRAFIKHAVNEN I HUNDESTED FORSLAG TIL PLAN- OG AGENDA 21 STRATEGI PCB UNDERSØGELSER I HALSNÆS KOMMUNE FÆLLESKOMMUNALT PROJEKT FOR KYSTSIKRING AF NORDKYSTEN MED SANDFODRING ANSØGNING OM ANLÆGSBEVILLING TIL VEJPROJEKT I FORBINDELSE MED OPSTART AF FREDERIKSVÆRK BØR- NEHUS FRIGIVELSE AF MIDLER TIL ANLÆGSPROJEKTER FINANSIERET AF DRIFTSOVERFØRSLER PÅ SKOLEOMRÅDET FRIGIVELSE AF MIDLER TIL ANLÆGSPROJEKTER FINANSERET AF DRIFTSOVERFØRSLER PÅ DAGPLEJE OG DAGIN- STITUTIONSOMRÅDET.' ANSØGNING OM TILLÆGSBEVILLING FREDERIKSVÆRK BØRNEHUS Side 2 af 79

3 Medlemmer: Helge Friis (A) borgmester, formand Annette Westh (A) viceborgmester,næstformand Helle Vibeke Lunderød (A) Jørgen L. Hansen(F) Per S. Løth (C) Steen Hasselriis (V) Walter Christophersen (O) Øvrige deltagere: Michael Graatang, kommunaldirektør Svend-Erik Nielsen, direktør Peter Aslund, sekretariatschef, udvalgssekretær Indkaldelser til mødet: Pkt. 461 Medarbejdersiden i Hoved-MED Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Pkt. 463 Konsulenter fra Kommunernes Landsforening Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Claus Herbert, skolechef Pkt. 462 Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Pkt. 466 Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Side 3 af 79

4 Åben dagsorden 457. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 457 Godkendt. Side 4 af 79

5 458. Orientering fra formanden Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 458 Intet at bemærke. Side 5 af 79

6 Sager til efterretning Ø /08583 Opfølgning på tillægsaftaler Sagens kerne Der er foretaget en opfølgning på de tillægsaftaler, der på baggrund af virksomhedernes merforbrug i 2009, blev indgået mellem Byrådet og 12 af kommunens virksomheder i april Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget og Byrådet tager opfølgningen til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 459 Direktionens indstilling taget til efterretning. Sagsfremstilling Byrådet indgik i april 2010 tillægsaftaler med 12 af kommunens virksomheder i forlængelse af det dårlige regnskabsresultat for Virksomhedernes mulighed for at oparbejde og overføre underskud blev suspenderet af Byrådet i 2009 på grund af kommunens betrængte økonomi. Ved regnskabsafslutningen for 2009 viste det sig, at 20 virksomheder havde oparbejdet underskud, som skulle overføres til Der var 12 virksomheder, som havde et underskud af en sådan størrelse, at det ikke var muligt at afvikle merforbruget i Der blev derfor indgået tillægsaftaler med disse 12 virksomheder, således at de fik ret til at overføre en del af underskuddet til 2011 og for enkelte skolers vedkommende til Tillægsaftalerne har vist sig at være en god mulighed for virksomhederne til via flerårige handleplaner at kunne sikre budgetoverholdelse og samtidig indhente deres underskud fra tidligere år. Virksomhederne har med en enkelt undtagelse opnået markante forbedringer af driftsresultaterne og har i løbet af aftaleperioden fået vendt store underskud til pæne overskud. Aftalerne har desuden været med til at skabe klare spilleregler for virksomhedernes vilkår og handlemuligheder. Lov- og plangrundlag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune Byrådsbeslutning på mødet 11. maj 2010, (punkt 193 Tillægsaftaler for virksomheder 2010). Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Ingen bemærkninger. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Side 6 af 79

7 Økonomi og afledt drift De økonomiske virkninger af aftalerne er beskrevet i vedlagte bilag. Personaleforhold Ingen bemærkninger. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget og Byrådet tager opfølgningen til efterretning. Bilag Opfølgning på tillægsaftaler til virksomhedsaftaler for 2010 (6 sider). Oversigt over virksomhedernes handleplaner (2 sider). Side 7 af 79

8 Ø / Indberetning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet vedr. det specialiserede socialområde 2. kvartal 2011 Sagens kerne I aftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi for 2010 blev det pålagt kommunerne hvert kvartal at udarbejde en oversigt over forbruget på det specialiserede socialområde, som fremsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Socialministeriet og drøftes snarest muligt på et møde i kommunalbestyrelsen. Kravet er videreført i økonomiaftalen for Hermed foreligger oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde tages til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 460 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling I den kommunale økonomiaftale for 2010 blev det aftalt, at der iværksættes en række tiltag, som kan medvirke til en opbremsning i de senere års markante udgiftsstigninger på det specialiserede socialområde, blandt andet ved at have særlig fokus på den løbende udgiftsudvikling på området. Det sker ved, at Byrådet hvert kvartal modtager en oversigt over den økonomiske udvikling på det specialiserede socialområde. Den samlede oversigt er delt op i tre dele: 1. Børn og unge med særlige behov 2. Udsatte voksne og handicappede 3. Udgifter der både vedrører ældre og handicappede Del 3 omhandler udgifter der kan vedrøre såvel ældre som udsatte voksne og handicappede. Derfor skal kommunen også indberette oplysninger vedrørende ældreområdet, selvom del 3 ikke er en del af det specialiserede socialområde. Det skyldes at de løbende drøftelser mellem KL og regeringen tager udgangspunkt i total udgifterne på socialområdet, som både omfatter det specialiserede socialområde og ældeområdet. Det er således ikke et krav, at oversigtens del 3 skal forelægges for Byrådet. Den forelagte oversigt indeholder derfor ikke ældreområdet, da det vurderes, at den månedlige økonomirapportering, der sker til udvalg og byråd, giver en mere detaljeret rapportering på virksomhedsniveau frem for den rapportering, der sker på overordnede områdeniveau i oversigten. De kvartalvise oversigter skal samtidig være et afsæt for en løbende drøftelse mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om udviklingen på det specialiserede socialområde med henblik på eventuelt at iværksætte yderligere initiativer. Derfor skal den kvartalsvise oversigt efterfølgende indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Side 8 af 79

9 Oversigten vedrørende det specialiserede socialområde har været behandlet i Udvalget for Voksne og Sundhed, og Udvalget for Familie og Børn. Nedenfor er gengivet beslutningerne fra disse møder. Beslutning: Udvalget for Voksne og Sundhed, den 29. august 2011, punkt 233 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn, den 31. august 2011, punkt 227 Direktionens indstilling anbefales. Lov- og plangrundlag Aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke Økonomi og afledt drift Forskellen mellem budgettet og det forventede regnskab 2011 svarer til de forventninger der er på nuværende tidspunkt til udviklingen i regnskabet. Ligeledes er Budgetrevisionen pr. 31. maj 2011 indarbejdet i korrigerede budget 2011 og forventningen til regnskab Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde tages til efterretning. Bilag Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Voksne og Sundhed, 2. kvartal 2011 (8 sider). Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Familie og Børn, 2. kvartal 2011 (4 sider). Side 9 af 79

10 Sager til behandling A /14599 Økonomiudvalgets møde med medarbejdersiden i Hoved-MED Sagens kerne I henhold til kommunens MED-aftale og årshjul for Hoved-MEDs arbejde mødes medarbejdersiden i Hoved-MED og Økonomiudvalget hvert år, mellem budgettets første og anden behandling, til en drøftelse om budgetforslaget og dets konsekvenser. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget går i dialog med medarbejdersiden i Hoved-MED om budgetforslaget og dets konsekvenser. Mødedeltagelse i Økonomiudvalget 7. september 2010 Medarbejdersiden i Hoved-MED består af i alt 10 medlemmer som deltager i mødet. Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 461 Budgetforslaget og dets konsekvenser drøftet mellem Økonomiudvalget og medarbejdersiden i Hoved-Med. Sagsfremstilling Den lokale MED-aftale om samarbejde og medbestemmelse giver medarbejdersiden i Hoved- MED mulighed for, gennem dialog med Økonomiudvalget at få en forståelse for de politiske synspunkter bag budgetforslaget, samt mulighed for at opnå indflydelse på budgetlægningen og dets konsekvenser for de kommunalt ansatte medarbejdere. Medarbejdersiden vil på mødet fremkomme med de temaer, som ønskes drøftet i relation til det fremlagte budgetoplæg. Hoved-MED har forinden budgetseminaret fremsendt bekymringsbrev som også vil danne grundlag for drøftelsen. Lov- og plangrundlag Lokal aftale om medbestemmelse og medindflydelse Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke Høring, dialog og formidling Dialogen mellem medarbejdersiden i Hoved-MED og Økonomiudvalget er med til at underbygge høring, dialog og formidling i organisationen. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærk Økonomi og afledt drift Intet at bemærke Side 10 af 79

11 Personaleforhold Intet at bemærke Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget går i dialog med medarbejdersiden i Hoved-MED om budgetforslaget og dets konsekvenser. Bilag Ingen Side 11 af 79

12 P /09361 Revision af koncept for mål- og rammestyring Sagens kerne Administrationen har udarbejdet et revideret koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune, som hermed forelægges til politisk behandling. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at vedlagte forslag til revideret koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune godkendes med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar Mødedeltagelse i Økonomiudvalgets møde den Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 462 Sagen genoptages på næste økonomiudvalgsmøde. Sagsfremstilling Forud for Økonomiudvalgets møde den 2. marts 2011 blev der med deltagelse af medlemmerne i Økonomiudvalget, udvalgsformænd, som ikke er medlem af Økonomiudvalget og direktionen gennemført en drøftelse af temaet styring. Baggrunden var, at der efter direktionens vurdering på visse områder er behov for en intensivering af styringen gennem en opdatering og iværksættelse af yderligere tiltag. Det gælder således også vedrørende kommunens mål- og rammestyringskoncept, hvor der ud over en almindelig ajourføring (som blev godkendt på byrådsmødet den 8. marts 2011), vurderes at være behov for visse mere grundlæggende ændringer og udbygninger. I forbindelse med temadrøftelsen den 2. marts 2011 blev nævnt følgende styringsmæssige udfordringer: Mangel på klare og entydige principper for økonomistyringen uden for virksomhedsaftalerne. De gældende økonomistyringsprincipper i mål- og rammestyringskonceptet omhandler alene økonomistyring inden for virksomhedsaftaler, og der er således et behov for at definere styringsansvar- og principper for områder uden for virksomhedsaftaler, hvor de største aktuelle udfordringer for kommunens økonomi ligger. En række udfordringer i forhold til den politiske målstyring: o o o Mangel på kobling mellem (meget langsigtede og overordnede) politikker og politiske mål. Graden af målbarhed, hvor der på visse områder savnes en klar angivelse af det forventede resultat/effekt af de politiske mål og tilhørende resultatkrav. Detaljeringsgraden, hvor resultatkravene ofte fokuserer på meget specifikke forhold i de enkelte virksomheder, som ikke altid opleves som politisk relevante. Side 12 af 79

13 En række udfordringer i forhold til aftalestyringen baseret på de nuværende virksomhedsaftaler mellem Byrådet og virksomhedslederne: o Manglende politisk interesse for indholdet i aftalerne o Manglende dialog mellem aftaleparterne, som er én af de væsentlige præmisser bag aftalekonceptet o Uklar rolle- og ansvarsfordeling i forhold til direktion og chefer. Konklusionen fra temadrøftelsen var, at der på tværs af Byrådets partier var opslutning bag direktionens forslag om en grundlæggende revision af mål- og rammestyringskonceptet, herunder behovet for formulering af økonomistyringsprincipper for områder uden for virksomhedsaftaler samt en ændring af det gældende aftalekoncept således at det i højere grad afspejler den formelle politiske og administrative linieorganisation. Denne konklusion blev bekræftet i forbindelse med Økonomiudvalgets efterfølgende behandling af sagen på mødet den 2. marts På den baggrund har administrationen udarbejdet et forslag til et revideret koncept for målog rammestyring. Der er tale om en gennemgribende revision af det nuværende koncept. Konceptforslaget er desuden formuleret mere overordnet og med hovedfokus på principper, hvor mere detaljerede retningslinier vedrørende virksomhedernes økonomi og frihedsgrader er henvist til bilag til konceptet. Hovedændringerne i forslaget til revideret koncept - set i forhold til det nuværende er præciseret nedenfor. Økonomiske rammer og styringsprincipper: Afsnittet har undergået en grundlæggende revision, hvor styringsprincipper for såvel områder inden for som uden for virksomhedsaftaler er beskrevet samlet. Principper for virksomhedernes økonomi er desuden beskrevet mere overordnet end i det nuværende koncept. Det er præciseret, at områdecheferne har det overordnede økonomiske og styringsmæssige ansvar for de politikområder, der ligger under chefens ansvarsområde. Områdechefen har dermed både det overordnede budgetansvar og beslutningskompetence for den del af budgettet, der er omfattet af virksomhedsaftaler såvel som den del af budgettet, der ikke er omfattet af virksomhedsaftaler. Det er beskrevet, at områdechefen med visse begrænsninger - kan disponere inden for og mellem de aktivitetsområder, der hører under et givent politikområde. Områdechefen har desuden den formelle kompetence til at foretage overførsler mellem områder indenfor virksomhedsaftaler til områder udenfor virksomhedsaftaler indenfor et givet politikområde. Det er præciseret, hvilke forventninger, der stilles til områdecheferne omkring sikring af budgetoverholdelse. Det forudsættes således, at den enkelte områdechef har afsøgt alternative muligheder for at dække et eventuelt stigende udgiftspres ved eksempelvis at foretage budgetomplaceringer indenfor det samlede politikområde, gennemføre effektiviseringer eller andre styringsmæssige tiltag, før der fremlægges en politisk indstilling om tillægsbevillinger. Eventuelle forslag til tillægsbevillinger skal desuden så vidt muligt være ledsaget af alternative kompenserende forslag til budgetforbedringer, herunder forslag til ændringer af serviceniveauer indenfor det pågældende politikområde. Side 13 af 79

14 Endelig er det præciseret, at der som udgangspunkt ikke foretages overførsler mellem budgetår for områder uden for virksomhedsaftaler. For virksomhederne gælder, at der ikke må forekomme merforbrug. Mindreforbrug op til 2% af virksomhedens samlede budget kan overføres til efterfølgende år. Sidstnævnte er en væsentlig ændring i forhold til det gældende koncept, hvor virksomhederne både kan oparbejde og overføre mer- og mindreforbrug op til 5% (Byrådet har dog både i 2009, 2010 og 2011 besluttet, at virksomhederne ikke måtte oparbejde og overføre merforbrug til efterfølgende år). Opstramningen skal ses i lyset af kommunens økonomiske situation og mulighederne for at sikre overholdelse af de budgetterede servicedriftsudgifter. Politisk målstyring Der er i forslaget lagt op til en ændring af kompetencefordelingen mellem det politiske og administrative niveau således at formulering og godkendelse af resultatkrav (som udmønter de politiske mål) er et rent administrativt anliggende, hvor disse i dag godkendes af udvalgene og Byrådet. De nuværende aftaler mellem Byrådet og virksomhedslederne afskaffes, og der indføres et helt nyt aftalesystem, hvor der indgås aftaler på tre niveauer: En aftale mellem Byrådet v. borgmesteren og direktionen v. kommunaldirektøren Aftaler mellem direktionen v. kommunaldirektøren eller referencedirektøren og de enkelte chefer Aftaler mellem områdechefen og de enkelte virksomhedsledere. Ovennævnte ændringer vil også medføre konsekvensændringer i kommunens nuværende administrative ledelsesgrundlag. Lov- og plangrundlag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune. Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Konceptforslaget behandles på mødet i Hoved-MED den 5. september Et eventuelt høringssvar fra medarbejdersiden vil foreligge på mødet i Økonomiudvalget den 7. september Temaet styring, herunder økonomistyring og aftalestyring, blev drøftet på dialogmødet den 4. maj 2011 mellem Økonomiudvalget, Lederforum og medarbejderrepræsentanterne i Hoved- MED. På dette møde blev der givet input til det videre arbejde med revision af kommunens overordnede styringskoncept. Konsekvenser for kulturarven Ingen. Økonomi og afledt drift Konceptet er et vigtigt grundlag for den praktiske udøvelse af mål- og rammestyring/ økonomistyring i kommunen. Personaleforhold Ingen bemærkninger. Side 14 af 79

15 Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at vedlagte forslag til revideret koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune godkendes med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar Bilag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune, version 3 (19 sider). Bilag 1 til koncept for mål- og rammestyring virksomhedens budget (5 sider). Bilag 2 til koncept for mål- og rammestyring virksomhedernes bindinger og frihedsgrader (4 sider). Side 15 af 79

16 A /04674 Partnerskab om mere effektiv brug af lærernes arbejdstid Sagens kerne KL har gennemført analyser af arbejdstidsaftaler for lærerne i en lang række af landets kommuner. På baggrund af de forskelle analyserne fremviser kommunerne imellem har KL initieret et partnerskab om mere effektiv brug af lærernes arbejdstid, som Byrådet i Halsnæs Kommune den 31. maj 2011 vedtog at indgå i. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget drøfter rapport vedrørende lærernes arbejdstid udarbejdet og fremlagt af Kommunernes Landsforening. Mødedeltagelse i Økonomiudvalget mødet den kl Konsulenter fra Kommunernes Landsforening. Trine Torp, udvalgsformand for Udvalget for Familie og Børn. Claus Herbert, skolechef Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 463 Direktionens indstilling taget til efterretning. Sagsfremstilling Konsulenterne fra Kommunernes Landsforening fremlægger rapporten, hvor Halsnæs Kommune sammenlignes med de andre kommuner i partnerskabet. Der er tale om en sammenligning af lærernes arbejdstid, hvorved det fremvises, hvilke muligheder der er for en omprioritering af lærernes arbejdstid. Rapporten bygger på data fra skolernes timeplanlægning. Byrådet besluttede den 31. maj 2011 at nedsætte en lokal styregruppe til partnerskabet om mere effektiv brug af lærernes arbejdstid bestående af Skolechefen, Vicekommunaldirektøren og Borgmesteren. Lov- og plangrundlag Folkeskoleloven nummer 998 af 16. august Arbejdstidsaftale for lærere og børnehaveklasseledere i Halsnæs Kommune gældende fra august Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Rapporten fra Kommunernes Landsforening videreformidles til en bredere interessentgruppe efter mødet i Økonomiudvalget. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Side 16 af 79

17 Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget drøfter rapport vedrørende lærernes arbejdstid udarbejdet og fremlagt af Kommunernes Landsforening. Bilag Ingen bilag. Side 17 af 79

18 Ø /05243 Halvårsregnskab 2011 Sagens kerne Fra 2011 skal kommunerne udarbejde et halvårsregnskab, som viser forbruget i de første seks måneder samt det forventede regnskabsresultat. Dette skal sammenholdes med budgettet og kommenteres, hvor det er relevant. Det forventede resultat i halvårsregnskabet for 2011 stemmer overens med budgetrevisionen pr. 31. maj Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at halvårsregnskabet for 2011 godkendes. Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 464 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling Halvårsregnskabet indeholder det samme resultat som budgetrevisionen pr. 31. maj Der er altså ikke nye forventninger til årets resultat, og der er heller ikke nogen nye forklaringer på afvigelser mellem det forventede årsresultat og budgettet. Resultatet er opsummeret i nedenstående tabel: Driftsregnskab (I mio. kr.) Oprindeligt budget Korrigeret budget (30.6) Halvårsregnskab Forventet regnskab Forskel ml. forventet regnskab og korr. budget Indtægter 1.806, ,8 982, ,6-10,2 Driftsudgifter , ,6-906, ,4-34,8 Udvalget for Familie og Børn -540,3-532,8-254,4-532,5 0,3 Udvalget for Voksne og Sundhed -645,9-637,7-324,3-643,2-5,6 Udvalget for Beskæftigelse, Erhverv og Turisme -185,2-235,8-135,7-277,4-41,7 Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati -40,2-40,2-18,5-40,6-0,4 Udvalget for Miljø og Teknik -111,5-112,3-59,4-113,6-1,3 Økonomiudvalget -246,1-257,0-113,7-243,1 13,9 Renter m.v. -23,6-23,6 0,0-16,4 7,2 Resultat af ordinær driftsvirksomhed 13,8 20,5 76,7-17,2-37,8 Anlægsudgifter (ekskl. jordforsyning) -119,9-155,5-39,4-122,4 33,1 Udvalget for Familie og Børn -43,4-52,0-23,6-48,2 3,8 Udvalget for Voksne og Sundhed -3,7-7,3-0,2 1,0 8,3 Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati -3,7-12,4-6,4-10,8 1,6 Udvalget for Miljø og Teknik -79,5-100,9-16,0-81,1 19,8 Økonomiudvalget 10,4 17,1 6,8 16,7-0,4 Jordforsyning 0,8 2,9 1,3 3,0 0,1 Anlægsudgifter i alt -119,1-152,6-38,1-119,4 33,2 Samlet resultat ,3-132,1 38,6-136,6-4,5 Side 18 af 79

19 Finansieringsoversigt (I mio. kr.) Oprindeligt budget Korrigeret budget Halvårsregnskab Forventet regnskab Forskel ml. forventet regnskab og korr. budget Kommunens resultat jfr. regnskabsoversigten -105,3-132,1 38,6-136,6-4,5 Optagne lån (langfristet gæld) 93,2 115,7 93,2 115,7 0,0 Øvrige finansforskydninger 15,0-28,7-67,6-18,6 10,0 Afdrag på lån (langfristet gæld) -38,9-38,9-25,3-39,9-1,0 Ændring i likvide aktiver -35,9-83,9-38,9-79,4 4,5 Det korrigerede budget ved afslutningen af 1. halvår 2011 indeholdt ikke budgetrevisionen, som først er godkendt på Byrådets møde den 23. august Derfor præsenterer halvårsregnskabet en forskel mellem korrigeret budget og forventet regnskab på netto 4,5 mio. kr. i likviditetsvirkning. Dette svarer til den nettopåvirkning, som budgetrevisionen medførte. I bilaget Autoriseret regnskabsopgørelse vises den opstilling, som indsendes til Indenrigsog Sundhedsministeriet. Den viser det samme resultat, men er opdelt på funktioner i kontoplanen i stedet for politikområder. På denne måde kan man sammenligne kommunernes udgifter på tværs, hvorimod politikområder/bevillingsområder er forskellige fra kommune til kommune. Halvårsregnskabet skal godkendes af Byrådet inden 1. behandlingen af budgettet for det kommende år, og det skal indsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Der er ikke krav om, at halvårsregnskabet skal revisionspåtegnes, og derfor sendes det ikke til revisionen. Det samlede regnskabsresultat forventes, at påvirke kommunens kassebeholdning med 79,4 mio. kr., hvilket er en forbedring på 4,5 mio. kr. i forhold til korrigeret budget på -83,9 mio. kr. Til dette resultat skal der dog lægges forventning om frigivelse af kvalitetsfondstilskud, restrefusion på særligt dyre enkeltsager fra 2010, samt yderligere mindre reguleringer, som samlet påvirker kommunens kassebeholdning positivt således, at den forventede ultimolikviditet forventes at blive på i alt -44,1 mio. kr. I det oprindeligt vedtagne budget var der forventet en ultimolikviditet på -38,8 mio. kr. i Den gennemsnitlige likviditet, beregnet efter kassekreditreglen, er i løbet af 1. halvår af 2011 steget fra omkring 55 mio. kr. til omkring 100 mio. kr. I 2. halvår forventes den at ligge mellem 100 mio. kr. og 120 mio. kr. Lov- og plangrundlag Lov om kommunernes styrelse Indenrigs- og Sundhedsministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner" Halsnæs Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Ingen. Konsekvenser for kulturarven Ingen. Side 19 af 79

20 Økonomi og afledt drift Halsnæs Kommune forventer på ovennævnte baggrund at overholde den udmeldte servicedriftsramme for 2011 med et forbrug der er ca. 14,9 mio. kr. lavere end rammen. Personaleforhold Ingen. Forslag til handlemuligheder Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at halvårsregnskabet for 2011 godkendes. Bilag Halvårsregnskab 2011 Autoriseret Regnskabsopgørelse Side 20 af 79

21 A /15165 Iværksættelse af økonomisk beredskab 2011 Sagens kerne Der fremsættes forslag om gennemførelse af en række beredskabsforslag af politisk karakter, som indgik i det økonomiske beredskab, etableret af Byrådet den 5. april Formålet med iværksættelsen er at forbedre driftsresultatet og likviditeten i forhold til det korrigerede budget 2011, som er resultatet af budgetrevisionen pr. 31. maj Indstilling Direktionen indstiller, at nedennævnte forslag af politisk karakter i alt kr. - gennemføres og at besparelsen tilføres kommunens kassebeholdning. Mødedeltagelse i Økonomiudvalgets møde den Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 465 Direktionens indstilling anbefales overfor Byrådet. Sagsfremstilling Byrådet godkendte på mødet den 5. april 2011 i sagen om økonomisk beredskab 2011, at beredskabsforslagene af teknisk karakter i alt kr. - gennemføres og besparelsen tilføres en bufferpulje til imødegåelse af merudgifter på servicedrift at såfremt der opstår et behov for iværksættelse af beredskabsforslag af politisk karakter fremsendes en sag til Økonomiudvalget med henblik på at foretage en tværgående prioritering af forslagene. Byrådet godkendte desuden under et andet punkt på mødet den 5. april 2011, at et pres på servicedriftsrammen som følge af omkontering af personale fra konto 5 til konto 6 (Job og Arbejdsmarked) på 1,9 mio. kr. skulle løses via forslaget til økonomisk beredskab på Økonomiudvalgets område: Rammebesparelse på rådhuset (1,9 mio. kr. ud af det oprindelige beredskabsforslag på 2,5 mio. kr.). Beredskabsforslag af teknisk karakter er forslag, som bygger på en vurdering af, at der på et bestemt område eller en given budgetkonto kan gennemføres en reduktion, når budgettets størrelse holdes op imod det faktiske forbrug. Det vil sige, at der forventes at være et mindre budgetbehov end det der lå til grund for det oprindelige budget. Beredskabsforslag af politisk karakter er forslag, som indebærer en opbremsning eller udskydelse af det planlagte forbrug på et givent område. Det indebærer et lavere aktivitetsniveau, som i nogle tilfælde også vil kunne mærkes i form af et ringere serviceniveau over for borgerne. Nedenstående liste viser de forslag til økonomisk beredskab af politisk karakter, som blev godkendt på byrådsmødet den 5. april 2011 men som endnu ikke er iværksat. Det er i skemaet tydeliggjort, hvilke konsekvenser forslagene har. I starten af skemaet er oplistet forslag, som alene indebærer et reduceret forbrugs- og aktivitetsniveau uden at det vil medføre konsekvenser for den oplevede service over for borgerne. De resterende forslag indebærer alle servicereduktio- Side 21 af 79

22 ner. De forslag, som direktionen indstiller iværksat er markeret med et kryds i skemaets yderste højre kolonne. Tilsammen udgør disse forslag en besparelse på kr. i Side 22 af 79

23 Beredskabsforslag af politisk karakter: Udvalg Forslag Beskrivelse/ Konsekvenser Besparelse kr. i 2011 Bemærkninger Forslag, som medfører et lavere forbrugsniveau uden direkte konsekvenser for borgerne: UKFN Idrætshallerne 12. Generel rammebesparelse /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. x UMT Natur og Vej 13. Undlade udskiftning af maskiner. UMT Miljø 14. Mindre indsats på grundvandsområdet. UMT Ejendomsvedligeholdelse 15. Mindre bygningsvedligeholdelse. UMT Rengøring 16. Indkøb af rengøringsmidler og maskiner /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. Forslag, som medfører servicereduktioner for borgerne: UFB Stillinger på skoleområdet 17. Reduktion af budget til skoler afsat som pulje /8 Efter 1/8 vil effekten være faldende. UFB UFB UFB UFB UFB Vikarer på skoleområdet Materialer i SFO Skolekonsulenter Skolebiblioteksområdet Rammebesparelse på skoleområdet 18. Nedsættelse af vikarprocent på skoler og SFO er med 25 %. 19. Nedsættelse af budget til materialer i SFO + SFO klub. 20. Reduktion af skolekonsulenter med 1 fuldtidsstilling. 21. Nedskrivning af pulje. 22. Rammebesparelse, som skolerne udmønter efter lokale forhold. UKFN Biblioteket 23. Henstand med besættelse af vakant stilling. UKFN Pulje, kultur- og fritid 24. Regulering af Udviklings- og materielpuljen. UMT Veje 25. Mindre slidlag på kommunale veje. UMT ØKU Grønne områder Rammebesparelse på Rådhuset /8 Efter 1/8 vil effekten være faldende /8 Efter 1/8 vil effekten være faldende /4 Delvis effekt i 2011 grundet opsigelsesvarsler /8 Efter 1/8 vil effekten være faldende /8 Efter 1/8 vil effekten være faldende /7 Forsinket genansættelse efter 1 medarbejder overgår til efterløn pr. 1/ /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. 26. Rammebesparelse /12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. 27. Personalereduktioner. Længere sagsbehandlingstid (restbeløb) 1/7 Faldende effekt ved senere iværksættelse Seneste iværksættelsesdato fuld effekt Indstilles iværksat (x) X X X X x x X X X X X Side 23 af 79

24 Med hensyn til de øvrige beredskabsforslag af politisk karakter, så omfatter de fortrinsvis personalereduktioner på skoleområdet, der ikke kan indhøstes med kortrækkende effekt og som ydermere ikke alle følges op af tilsvarende reduktioner i budget 2012, hvorfor deres gennemslagskraft vil være stærkt begrænsede. Lov- og plangrundlag Byrådets møde den 5. april 2011 (Pkt. 418, Økonomisk beredskab 2011). Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Ingen bemærkninger. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift Den økonomiske effekt af iværksættelse af de indstillede beredskabsforslag vil være en forbedring af driftsresultatet for 2011 med ca. 2,5 mio. kr. og en forbedring af ultimolikviditeten med et tilsvarende beløb. Dette indgår som forudsætning for budgetforslaget til 1. behandling af budget Det forventede mindreforbrug på kommunens samlede servicedriftsudgifter i 2011 forventes på ovennævnte baggrund at blive 17,4 mio. kr. Personaleforhold De personalemæssige konsekvenser af beredskabsforslagene er beskrevet i de notater, som har været forelagt udvalgene ved udarbejdelse af beredskabsforslagene. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at nedennævnte forslag af politisk karakter i alt kr. - gennemføres og at besparelsen tilføres kommunens kassebeholdning. Bilag Ingen. Side 24 af 79

25 Ø / behandling budget Sagens kerne Byrådet gennemførte den 24. og 25. august 2011 et budgetseminar vedrørende budget I forbindelse med budgetseminaret blev der indgået en delforligsaftale mellem alle byrådets partier som grundlag for udarbejdelse af budget vedrørende kapacitetsudbygning på Arresø Skole, oprettelse af et familiehus, samling af træning og aktivitet på Skovbrynet i Frederiksværk, etablering af et 60 selskab til produktion og levering af mad til ældre og udbredelse af et leve-bo-koncept til alle kommunens plejecentre (aftalen er gengivet i bilag 10). Med baggrund heri og en række øvrige justeringer fremlægger borgmesteren hermed budgetforslag til 1. behandling. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at budgetforslaget fremsendes til 2. behandling i Økonomiudvalget og Byrådet at følgende datoer i forhold til det videre arbejde med budgetforslaget godkendes: - den 21. september 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger - den 7. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag - den 10. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Mødedeltagelse i Økonomiudvalgsmødet den Trine Torp, udvalgsformand for udvalget for Familie og Børn Direktionen Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 466 Borgmesterens indstilling godkendt. Sagsfremstilling Byrådet gennemførte den august 2011 et budgetseminar vedrørende Budget På seminaret foregik der drøftelser mellem partigrupperne i Byrådet om forslag til overordnede mål for budgettet en række øvrige konkrete budgetforslag. Direktionen havde til seminaret udarbejdet et budgetforslag indeholdende en række anbefalinger. Med afsæt heri forelægges hermed borgmesterens forslag til 1. behandlingsbudget Nedenstående tabel er en hovedoversigt, som opsamler borgmesterens forslag: Side 25 af 79

26 Budgetforslag 2012 Budgetoverslag 2013 Budgetoverslag 2014 Budgetoverslag 2015 Indtægter i alt Skatter Tilskud og udligning Forventet ejendomsskat fra Forsyningsselskabet Drift inkl. Refusion før prioritering - driftsønsker - driftsreduktioner - afledt drift anlæg I alt drift efter prioritering Renter Pris- og lønfremskrivning Resultat af ordinær drift , Anlæg anlægsønsker Anlæg i alt Jordforsyning (anlæg) udgifter indtægter Resultat i alt ekskl. jordforsyning Resultat i alt inkl. jordforsyning Finansiering Optagne lån Afdrag på lån Balanceforskydninger Helhedsplaner Høje Tøpholm og Magleblik Justering af Varmeforsyningens afdrag på gæld Samlet resultat = Likviditetspåvirkning Reduktion i likviditet ved udbetaling DK Forventet ultimolikviditet Forventet ultimolikviditet Laveste forventede gennemsnitslikviditet Side 26 af 79

27 De enkelte reduktions- og ønskeforslag, som indgår i budgetforslaget fremgår af vedlagte oversigter over driftsreduktioner, driftsønsker og anlægsønsker (bilag 5) samt uddybende beskrivelser i vedlagte notater (bilag 6-8). Der er enkelte nye forslag, som ikke var indeholdt i materialet til Byrådets budgetseminar og forslag der er ændret i forhold til det tidligere fremsendte. Disse er markeret med en stjerne * i oversigterne. 1. behandlingsbudgetforslagets hovedresultater er: En gradvis styrkelse af kassebeholdningen, således at den ved udgangen af 2015 er 40,9 mio. kr. En laveste gennemsnitslikviditet på 35,2 mio. kr. (i 2014) Overholdelse af servicedriftsrammen inkl. udgifter som følge af et ekstraordinært demografisk pres. Forslaget ligger således 59,3 mio. kr. under servicedriftsrammen inkl. udgifter til ekstraordinært demografisk pres. Et overskud på de skattefinansierede drifts- og anlægsudgifter ekskl. jordforsyning (indtægter fra ejendomssalg) i alle budgetoverslagsår. I 2012 er der budgetlagt med underskud på drift og anlæg. En anlægsaktivitet, der gør, at kommunen kan oppebære det fulde statslige tilskud til investeringer på kvalitetsfondsområderne (dagpasnings-, skole-, ældreområdet samt idrætsfaciliteter til børn og unge) på 11,2 mio. kr. i alle budgetårene. Budgetforslaget er baseret på uændrede skatteprocenter- og promiller: Indkomstskat: 25,4% Grundskyldspromille: 34 Dækningsafgiftspromille: 7,1 Fastlæggelse af kirkeskatten vil ske til Byrådets 2. behandling, idet der ikke til 1. behandlingen foreligger et budgetforslag fra Provstiudvalget. Der er i 1. behandlingsbudgettet indarbejdet en række tekniske ændringer i forhold til det budgetforslag, som blev fremsendt til Byrådets budgetseminar. Der er nærmere redegjort herfor i vedlagte notat (bilag 9). Lov- og plangrundlag Lov om kommunernes styrelse: Ifølge styrelseslovens 37 skal forslag til kommunens budget for det kommende år samt tre overslagsår udarbejdes senest den 15. oktober året forud for det kommende budgetår. Budgetforslaget skal undergives to behandlinger i byrådet med mindst tre ugers mellemrum. Tidsplan og rammer for budget , seneste ændringer vedtaget af Byrådet den 10. maj Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Side 27 af 79

28 Høring, dialog og formidling Følgende tidsforløb er planlagt i forhold til den videre behandling af Budget : Den 1. september 2011: Udsendelse af budgetforslag til de formelle høringsberettigede parter. Den 2. september 2011: Informationsmøde om budgetforslaget for Lederforum. Den : Økonomiudvalgets 1. behandling af budgetforslaget. Den 12. september 2011 kl : Dialogmøde om budgetforslaget for borgere, brugerråd og brugerbestyrelser (Gjethuset). Den 13. september 2011: Byrådets 1. behandling af budgetforslaget. Den 21. september 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger til budgetforslaget. Den 28. september 2011: Økonomiudvalgets 2. behandling af budgetforslaget. Den 7. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag. Den 10. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Den 11. oktober 2011: Byrådets 2. behandling af budgetforslaget. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift Fremgår af ovennævnte budgetforslag og bilagene til dagsordenen. Personaleforhold De personalemæssige og øvrige konsekvenser af de enkelte budgetforslag er beskrevet i de notater, der uddyber de enkelte budgetforslag (jf. bilag 6-8). Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Borgmesteren indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at budgetforslaget fremsendes til 2. behandling i Økonomiudvalget og Byrådet at følgende datoer i forhold til det videre arbejde med budgetforslaget godkendes: - den 21. september 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger - den 7. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag - den 10. oktober 2011 kl : Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Bilag 1. Hovedoversigt Bevillingsoversigt ; opdelt i politikområder og underliggende aktivitetsområder 3. Investeringsoversigt Takstblad Oversigter over budgetforslag, som indgår i 1. behandlingsbudgettet driftsreduktioner, driftsønsker og anlægsønsker 6. Beskrivelse af driftsreduktioner, som indgår i 1. behandlingsbudgettet 7. Beskrivelse af driftsønsker, som indgår i 1. behandlingsbudgettet 8. Beskrivelse af anlægsønsker, som indgår i 1. behandlingsbudgettet Side 28 af 79

29 9. Notat om tekniske ændringer fra budgetforslag til budgetseminaret til 1. behandlingsbudgettet 10. Delforligsaftale mellem partierne i Halsnæs Byråd Side 29 af 79

30 A /14376 Effektiviseringsstrategi Sagens kerne Der er udarbejdet et udkast til effektiviseringsstrategi. Effektiviseringsstrategien er i overskrifter formidlet til byrådet ved budgetkonferencen i juni Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at udkast til effektiviseringsstrategi godkendes. Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 467 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling Halsnæs kommune har siden kommunesammenlægningen arbejdet med at effektivisere og optimere organisationen, processerne, opgaverne og økonomien. I forlængelse heraf er der i 2010 udarbejdet et effektiviseringskatalog, der viser alle de effektiviseringsindsatser som Halsnæs kommune har gennemført siden 2007 og eller er i gang med at gennemføre. Effektiviseringskataloget er opbygget efter de 10 indsatsområder der i en undersøgelse fra Kommunerne- og regionernes evaluerings institut har vist, at kommunerne effektiviserer i deres organisationer. Effektiviseringskataloget er dynamisk og opdateres løbende i takt med, at nye effektiviseringer gennemføres. Økonomiudvalget har i oktober 2010 taget effektiviseringskataloget til efterretning. Økonomiudvalget havde i januar 2011 en temadrøftelse om effektivisering, og i den forbindelse anbefalede direktionen, at der i 2011 og 2012 sættes særligt fokus på indsatsområderne; tværgående samarbejder og ny teknologi og digitalisering. Sideløbende blev det, i forbindelse med Byrådets godkendelse af de tværgående resultatkrav for 2011 besluttet, at der inden udgangen af 2011 skulle udarbejdes en effektiviseringsstrategi. Der er nu udarbejdet et udkast til effektiviseringsstrategi. Udkastet har i overskrifter været formidlet til byrådet ved budgetkonferencen i juni Lov- og plangrundlag Intet at bemærke Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke Høring, dialog og formidling I det seneste år har der været afholdt forskellige møder med dialog om effektivisering. I den forbindelse har både MEDudvalg, ledere og økonomiudvalg været inddraget. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke Side 30 af 79

31 Økonomi og afledt drift Det forventes, at de konkrete effektiviseringsindsatser, som igangsættes i forbindelse med udmøntning af effektiviseringsstrategien, vil føre til konkrete besparelser eller skabe råderum til gavn for driften. Personaleforhold Intet at bemærke Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at udkast til effektiviseringsstrategi godkendes. Bilag Udkast til effektiviseringsstrategi Side 31 af 79

32 A /06925 Borgerservicepolitik, proces- og tidsplan Sagens kerne Som del af den Politiske Masterplan har Byrådet besluttet, at der skal udarbejdes en borgerservicepolitik. Byrådet besluttede i februar 2009 at arbejdet med borgerservicepolitikken udsættes til den nuværende byrådsperiode. Der foreligger nu et forslag til at igangsætte arbejdet med borgerservicepolitikken, herunder en tidsplan. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler at igangsætte udarbejdelsen af en borgerservicepolitik for hele kommunen og godkender den vedlagte tidsplan. Beslutning: Økonomiudvalget, den, punkt 468 Direktionens indstilling anbefales, idet politikken også henvender sig til erhverv/virksomheder. Sagsfremstilling Borgerservicepolitikken skal være med til at fastlægge de overordnede rammer for mødet mellem kommunens borgere og medarbejdere. Borgerservicepolitikken skal beskrive, hvorledes vi i samspillet med borgerne handler og forholder os. Borgerservice vedrører hele kommunens betjening af borgerne, ikke kun på rådhuset, men i alle de situationer, hvor borgerne i Halsnæs møder den kommunale service. Det være sig i ældreplejen, på skolerne eller på bibliotekerne. Borgerkontakten kan være personlig, skriftlig, telefonisk eller digital. Borgerservicepolitikken er derfor hele kommunens politik for, hvordan borgerne modtages og betjenes samt kommunikationen af hvilken service, de kan forvente. Behovet for at igangsætte borgerservicepolitikken netop nu skal ses i lyset af øget budgetpres, forventninger om effektivisering af den kommunale administration, stadig flere digitale selvbetjeningsmuligheder samt udsigten til borgernes elektroniske adgang til egen sag i Derudover har ændringer i borgerserviceorganiseringen, hvor en del af opgaverne i afdelingen Borgerservice fra sommeren 2012 overgår til Udbetaling Danmark begrundet, at arbejdet med borgerservicepolitikken nu igangsættes. KL s bestyrelse har vedtaget et såkaldt e2012-mål om, at samtlige kommuner skal have udviklet en service- og kanalstrategi for, hvordan kommunen fremmer anvendelsen af digital service. KL har desuden som en del af den Fælleskommuale Borgerbetjeningsstrategi vedtaget et overordnet mål om, at 30 % af alle henvendelser til kommunerne skal være digitale i 2012 stigende til 50% i Side 32 af 79

33 Formålet med processen er, at der udarbejdes en politik, der beskriver de politiske visioner og målsætninger for Halsnæs Kommunes borgerservice overfor borgerne. Borgerservicepolitikken kommer ud over overordnede visioner og målsætninger til at omhandle temaerne tilgængelighed og service. Tilgængelighed handler om, hvordan borgerne kommer i kontakt med kommunen, herunder principper for brug af digitale løsninger og åbningstid mv. Service handler om, hvordan borgerne bliver betjent, når vedkommende er kommet i kontakt. Konkretiseringen af ovennævnte temaer vil ske i form af en kanalstrategi med fastlæggelse af målsætninger for telefonisk, skriftlig, personlig samt digital betjening af kommunens borgere. Herudover skal kanalstrategien indeholde målsætninger for borgerselvbetjening, med særlig fokus på udvidelse af brugen af digitale selvbetjeningsløsninger. Her er det vigtigt, at kanalstrategien tilgodeser de borgere, som ikke er selvhjulpne og som ikke har et behjælpeligt netværk. Kanalstrategien kommer til at fungere som løftestang for, at målene i Digitaliseringsstrategien kan blive realiseret og som afgørende forudsætning for at flytte borgerne over på billigere digitale kanaler i forhold til deres henvendelser til kommunen. Tidsplan og sammensætning af styregruppe for forløbet fremgår af bilag 1 og 2. Lov- og plangrundlag Borgerservicepolitikken indgår som del af den politiske masterplan, som er godkendt af Byrådet og som rummer aftaler om de politikker, der skal udarbejdes og godkendes i indeværende byrådsperiode. Borgerservicepolitikken forholder sig til de fællekommunale/fællesoffentlige strategier for god borgerbetjening, som er formuleret af KL. Borgerservicepolitikken udarbejdes desuden, så den er i overensstemmelse med allerede gældende politikker (sundheds- og ældrepolitikken m.fl.) samt borgerinddragelses- og digitaliserings- og effektiviseringsstrategien. Procesplanen følger retningslinjerne i beskrivelse af en generel proces for udarbejdelse af politikker. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling For at skabe ejerskab til borgerservicepolitikken skal høringsudkastet til borgerservicepolitikken behandles i Byrådet. På baggrund af en nærmere interessentanalyse skal det afklares, hvilke interessenter, der skal inddrages i processen samt hvornår og hvordan. Side 33 af 79

34 Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Der er aktuelt ikke afsat penge specifikt til udarbejdelse af politikker. Personaleforhold Borgerservicepolitikken forventes ikke at indeholde en personalemæssig dimension, der vil ændre personalets arbejdsforhold betydeligt. Der kan dog opstå behov for faglig kompetenceudvikling af medarbejderne i det omfang borgerservicepolitikken og kanalstrategien peger på nye/ændrede indsatsområder, eksempelvis digital selvbetjening. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1: Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler at igangsætte udarbejdelsen af en borgerservicepolitik for hele kommunen og godkender den vedlagte tidsplan. Bilag Bilag 1: Tidsplan for borgerservicepolitik (2 sider) Bilag 2: Procesplan for borgerservicepolitik (3 sider) Side 34 af 79