Århus Kommune. Analyse af håndtering af refusioner

Transkript

1 Århus Kommune Analyse af håndtering af refusioner Capacent Juni 2010

2

3 Indhold 1. Indledning Baggrund og formål Metoder og analyse aktiviteter Kriterier ved udarbejdelse af en ny model 3 2. Nuværende model og opgavevaretagelse Generel introduktion til refusionsområdet Erfaringer fra andre kommuner Nuværende model 9 3. Centralisering eller decentralisering? Forudsætninger og modeller Modellernes indvirkning på kriterierne Vurdering af kriterier Sammenfatning Forslag til fremtidig model Forslag til håndtering af sygdomsrefusion Forslag til håndtering af barselsrefusion Forslag til håndtering af fleksjobrefusion Forslag til håndtering af AER-refusion Konklusion Anbefaling til ny model Effekter ved en ny model Bilag 1. Nuværende processer Sygedagpengerefusion Barselsrefusion Fleksjobrefusion AER-refusion. 52 1

4 1. Indledning I dette notat præsenteres resultaterne af den gennemførte analyse af Århus Kommunes håndtering af refusioner og den foreslåede fremtidige model for håndtering af refusioner. Omfattede refusioner Håndtering af refusioner omfatter i denne analyse refundering af de udgifter en arbejdsgiver har, hvis en medarbejder er sygemeldt udover 21 dage, sygemeldt på grund af graviditetsgener, er på barsel m.m. Endvidere omfatter det refundering af udgifter til medarbejdere ansat i fleksjob (fleksjobrefusion) og refundering af en del af udgifterne ved at have ansat elever på udvalgte uddannelser (AER-refusion). 1.1 Baggrund og formål Den 1. januar 2008 blev hele lønadministrationen i Århus Kommune samlet i en afdeling (Lønhuset). Herefter blev der indgået en aftale mellem Lønhuset og Bestiller Løn om lønadministration i Århus Kommune. I aftalen er der identificeret en række problemstillinger, som efterfølgende skal afklares. Nærværende analyse vedrører én af disse problemstillinger; hvorledes skal Århus Kommune fremover håndtere refusioner? På denne baggrund er Capacent blevet bedt om at foretage en analyse af Århus Kommunes håndtering af refusioner med henblik på at udarbejde forslag til, hvorledes Århus Kommune fremover håndterer refusioner. 1.2 Metoder og analyse aktiviteter 17 interview Capacent har indledningsvis foretaget interviews med en række interessenter for at afdække den nuværende model for håndtering af refusioner. Således har der være gennemført i alt 17 interview med: 2

5 Repræsentanter for decentrale budgetansvarlige enheder i hver magistrat Repræsentanter for centrale magistratsafdelinger der arbejder med refusionsopgaven Repræsentanter for Lønhuset der arbejder med refusioner Bestiller Løn Repræsentanter fra projektledelsen vedr. implementering af Ny lønberegner i Århus Kommune Repræsentant fra KMD vedr. Ny lønberegner Leder fra refusionsteam i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune 9 workshops Dernæst er gennemført 9 workshops med repræsentanter fra ovenstående gruppe. Disse har været organiseret i forhold til den konkrete refusionstype. Sidst er der gennemført et besøg i Region Sjælland med henblik på at høre om erfaringer med den nye lønberegner i relation til refusionshåndtering. Test møder med institutioner Sidst i forløbet er gennemført to testmøder med repræsentanter fra de decentrale budgetansvarlige enheder med henblik på at drøfte synspunkter og holdninger til ændrede fremtidige modeller for håndtering af refusion. 1.3 Kriterier ved udarbejdelse af en ny model Vurderingen af hensigtsmæssigheden ved den fremtidige model for håndtering af refusioner sker i forhold til følgende kriterier: Brugervenlighedsperspektivet Arbejdsgange og it Økonomi og effekt Styringskapabilitet. Vi har nedenfor uddybet indholdet i disse kriterier. Brugervenlighedsperspektivet Brugerne i relation til håndtering af refusioner defineres som de enheder som har budgetansvaret for refusioner samt medarbejderne. Brugervenlighedsperspektivet skal forstås således, at den personaleansvarlige leder og dennes medarbejdere (institutionen/afdelingen) får en forståelig og brugervenlig proces i forbindelse med indberetning af sygdom, fleksjob m.v. Endvidere skal muligheden for højere grad af automatik i processen undersøges, herunder om nye it-funktionaliteter kan gøre det lettere at overholde indberetningskrav og frister, eller om der er behov for at ændre ansvarsfordeling. 3

6 Arbejdsgange og it I relation til arbejdsgange er det centralt, at der sker en kvalitetsmæssig forbedring af den udførte opgave, f.eks. ved at etablere en model, der sikrer en høj grad af sikkerhed i processen frem mod overlevering af anmodning om sygedagpenge. Samtidig er det centralt, at processerne standardiseres på tværs af kommunen, og at der i denne forbindelse sker en forenkling og rationalisering af processen. Ved evalueringen af modellerne i forhold til it vurderes bl.a., hvorvidt det med fordel er muligt at udnytte ny it-understøttelse. Hvis hele refusionsprocessen kan håndteres elektronisk, vil det kunne resultere i mere effektive arbejdsgange. Endvidere skal de konkrete arbejdsgange tilpasses en eventuel fremtidig udbudssituation, overholde gældende lovgivning og være tilpasset fremtidige it-mæssige krav og muligheder i ny it-understøttelse. Økonomi og effekt Evalueringskriteriet økonomi og effekt indeholder en stillingtagen til følgende elementer: Omstillingsomkostninger ved at foretage ændringen i håndtering af refusioner Eventuelle effektivitetsgevinster i relation til ressourceforbruget Eventuel effekt i relation til kommunens hjemtagelse af refusioner. Styringskapabilitet Ved styringskapabilitet handler det om at sikre de rigtige incitamenter til at indhente refusion samt etablering af bedre muligheder for styring af, at anmeldt refusion hentes hjem og bogføres det rigtige sted. 4

7 2. Nuværende model og opgavevaretagelse I dette kapitel gives en kort introduktion til refusionsområdet, herunder processer/opgaver på området, erfaringer fra andre kommuner samt en overordnet beskrivelse af den nuværende model for håndtering af refusioner og de udfordringer, der opleves med denne model blandt institutioner, magistratsafdelinger, Lønhus og andre interessenter. 2.1 Generel introduktion til refusionsområdet Refusioner omfatter Refusioner omfatter i denne analyse refundering af de udgifter en arbejdsgiver har, hvis en medarbejder er sygemeldt udover 21 dage, sygemeldt på grund af graviditetsgener, er på barsel m.m. Endvidere omfatter det refundering af udgifter til medarbejdere ansat i fleksjob (fleksjobrefusion) og refundering af en del af udgifterne ved at have ansat elever på udvalgte uddannelser (AER-refusion). Opgaver I denne analyse undersøges de opgaver, Århus Kommune har som arbejdsgiver i forbindelse med ansøgning om refusion af ovenstående typer af udgifter. Ansøgningerne i forbindelse med sygdom og barsel rettes til den kommune hvor medarbejderen bor (bopælskommunen). Det betyder, at langt hovedparten af disse ansøgninger stiles til Århus Kommunes egen sygedagpengeafdeling, hvorfra refusion fra staten håndteres. Arbejdet i Århus Kommunes sygedagpengeafdelingen er ikke omfattet af denne analyse. Oversigt over refusionsopgaver Nedenfor gives en kort oversigt over de overordnede opgaver Århus Kommune har som arbejdsgiver ved indhentning af de fire typer af refusioner; sygdomsrefusion, barselsrefusion, fleksjobrefusion og AER-refusion. 5

8 Tabel 2.1. Opgaveoversigt Opgave Proces Delprocesser/aktiviteter Refusion Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger 6

9 2.2 Erfaringer fra andre kommuner Notatets anbefalinger bygger som tidligere nævnt på forskellige analyser. Som et led i analyse arbejdet er der gennemført besøg hos Region Sjælland med henblik på, at få belyst hvordan og hvorledes den nye lønberegner, det nye fraværssystem og virk.dk anvendes i relation til håndtering af refusioner. Endvidere er der gennemført interview med lederen af refusionsteamet i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune Håndtering af refusioner i Region Sjælland. Refusioner i Region Sjælland Brug af virk.dk Region Sjælland har 5 driftscentre (lønenheder) der varetager refusionsanmodning for alle regionens ca medarbejdere. Hovedparten af alle fraværsindberetninger sker elektronisk via decentrale registreringer i vagtplan system. Øvrige fraværsindberetninger registres via en elektronisk fraværs indberetningsmodul i HR Portalen. Den elektroniske registrering foretages af sekretær på baggrund af telefon eller mail indberetning hertil. Efterfølgende godkendelse af leder via elektronisk workflow i Opus. Alle indberetninger sker således elektronisk til fraværssystem i Opus. Mødetidsplan ved decentral indberetning via Portalen (fravær/nærvær) anvendes ikke af alle brugere, det er op til brugeren selv om denne ønsker at anvende mødetidsplaner. De 5 driftscentre anvender virk.dk til anmodning om refusioner. Hver dag printes dagpengeskemaer fra Opus på personniveau som efterfølgende tastes ind i virk.dk 1. I Opus registreres samtidig manuelt, at anmeldelse er foretaget i virk.dk.(dette sker dog ikke i alle driftscentre), ligesom der her automatisk beregnes et forventet refusionsbeløb. Anvendelsen af forventet refusionsbeløb er dog sparsom, da det ikke er det korrekte beløb der beregnes. Den decentrale bruger af Portalen kan ikke se, at der er anmeldt refusion, kun at en medarbejder er sygemeldt. Fra virk.dk modtages kvittering for anmeldelse som for nogle driftscentre gemmes på et fælles drev. Andre driftscentre gemmer kvitteringen i en mappe. Refusionsbeløb fra bopælskommunes sygedagpengeafdeling går ind på hver driftscenters bankkonto og udkonteres via lønsystemet til de relevante budgetansvarlige enheder på baggrund af oplysningsskema fra sygedagpengeafdeling (cpr. nr. opgørelse). 1 Region Sjælland anvender ikke papirblanketter udskrevet fra Opus til anmeldelse af refusion overfor dagpengekontor, da der så er for stor risiko for tab af refusioner fordi fristen for anmeldelse af sygdomsrefusioner typisk er meget kort 7

10 Hurtigere anmeldelse og indhentning af refusion Udfordringer ved virk.dk Overordnet oplever driftsenhederne, at Region Sjælland med brugen af virk.dk får anmeldt refusionssager tidligere og dermed taber færre penge. Der går således ca. 1 måned fra anmeldelse til refusionsbeløb ankommer ved de glatte sager. Ligeledes opleves det som en stor fordel, at der ikke længere skal sendes breve frem og tilbage mellem arbejdsgiver, den sygemeldte og bopælskommunen. Der er dog også en lang række udfordringer med anvendelse af Virk.dk. Især opleves løsning som meget tung at anvende, da der ikke er forudfyldte felter og der skal anvendes mange klik for at få anmeldt refusionen. Endvidere kan sagsbehandlere ikke gå ind i hinandens sager ved fravær og sygdom ligesom historik på refusionssagen i virk.dk kun gemmes i ca. 3 måneder (i nogle tilfælde 5 måneder). Hvorvidt virk.dk er mere ressourcekrævende at anvende i forhold til den tidligere proces med indsendelse af sygedagpengeskemaer til bopælskommunen er der ikke en ensartet vurdering af blandt driftscentrene. Region Sjælland vurderer endvidere, at den nye lønberegner i Opus endnu ikke har givet en bedre it-understøttelse af arbejdsgangene i relation til håndtering af refusioner end tidligere. Håndtering af refusioner i Beskæftigelses- og Ungdomsforvaltningen, Københavns Kommune. Refusioner i BUF, Københavns Kommune Central Barsels- og Refusionsgruppe Børn og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune oplevede en række dårlige erfaringer med en decentral model med tab af refusioner til følge. På baggrund heraf implementerede BUF i 2009 en meget central model for håndtering af refusioner. Således er den nuværende model kendetegnes ved at være stærkt centraliseret, hvad angår sagsbehandlingen, mens økonomistyringen og ansvaret for at kontrollere indkomne refusioner er decentraliseret. BUF har sammensat en central Barsels- og Refusionsgruppe, som håndterer og rådgiver om alle refusionstyper: Barsel (selve barselsagsbehandlingen, barselsdagpenge og Barselsfond) Sygedagpenge Fleksjob og øvrige refusioner Alle refusioner modtages centralt, hvorefter de lønkøres ved hjælp af forskellige TF-koder via lønsystemet til alle decentrale enheder. Alle barsler håndteres centralt i konceptet Fra vandrejournal til Barselsfond. Det indebærer, at skoler/institutioner indsender vandrejournalen til Barsels- og Refusionsgruppen. Herefter håndteres følgende: 8

11 Indberetning af barslen i VagtPlan Udsendelse af breve omkring barselsafholdelse til medarbejderen Indgåelse af barselsaftale med medarbejderen Orientering om løn til lønfirma Lønkørsel af barselsrefusion til skole/institution fra første måned af barslen (også selvom refusionen ikke er modtaget fra bopælskommunen) Indhentning, udregning og lønkørsel af refusion Barselsfonden Supportteam Med hensyn til sygedagpengerefusioner er det skoler og institutioner, som fuldt ud har ansvaret for disse indberetninger og eventuelle mangler på refusionssiden. Der er hertil (samt til brugen af Vagtplan) oprettet et supportteam i Barsels- og Refusionsgruppen der afholder kurser, tilbyder udgående hjælp, udarbejder elektroniske vejledninger og følger op på manglende refusion. Samtidig håndteres kontakt til bopælskommunen hvis der er uoverensstemmelser/problematiske sager. Det er vurderingen at den centrale model på barselsområdet hvor den centrale Barsels- og Refusionsgruppe i princippet fungere som arbejdsgiver har givet stor tilfredshed blandt hovedparten af institutionerne, især de små enheder har oplevet en større tryghed ved den centrale model. Samtidig har det betydet stor sikkerhed for at forvaltningen får de retmæssige refusioner, hvilket ikke var tilfældet før. Endvidere har det givet en ensretning for både den centrale administration og de decentrale skoler og institutioner. Refusioner i Århus Kommune 2.3 Nuværende model Overordnet set er den nuværende model i Århus Kommune karakteriseret ved store variationer i organisering, arbejdsprocesser og it-understøttelse mellem de forskellige magistratsafdelinger. Nedenfor beskrives en række karakteristika ved den nuværende model for håndtering af refusioner i Århus Kommune. Organisering Organisatoriske forskelle Lønhuset varetager for de fleste magistratsafdelinger opgaven i forbindelse med hjemtagning af sygedagpenge-, barsels- og fleksjobrefusion. Ligeledes varetages udkontering af hjemtaget AER-refusion fra Lønhuset. Der er dog en række undtagelser i forhold til denne organisering ligesom der er forskel i det serviceniveau, der leveres til magistratsafdelinger på området. Nedenfor er nogle af disse overordnede organisatoriske forskelle anskueliggjort. 9

12 Tabel 2.2. Organisatorisk placering af opgave og ansvar i forbindelse med anmodning om refusion. Sygedagpengerefusion Barselsrefusion Fleksjobrefusion BA BA BA BA MKB Lønhuset Lønhuset MKB MSB Lønhuset Lønhuset Lønhuset MBU Lønhuset Lønhuset Lønhuset MTM MTM MTM Lønhuset MSO Lønhuset Lønhuset Lønhuset Hovedprincip Hovedprincippet er at Lønhuset varetager hjemtagelse af refusioner på alle tre refusionstyper. Borgmesterens Afdeling hjemtager dog selv refusion på sygedagpenge og barselsrefusion ligesom MTM har en central enhed, der hjemtager sygedagpenge- og barselsrefusion for hele magistratsafdelingen. Det økonomiske ansvar for refusioner er for alle magistratsafdelinger undtagen Borgmesterens Afdeling decentraliseret til de decentrale budgetansvarlige enheder. Det er således de decentrale enheder, som står med ansvaret og evt. tab, hvis der ikke anmodes retmæssigt om refusionen, mens det er Lønhuset, der har kompetencen til at ansøge om refusionen. Årsagen til forskellen i organisering af refusionsopgaven samt den service der leveres fra Lønhuset, ligger til dels i historisk betingede forskelle fra tiden før magistratsafdelingernes lønafdelinger blev sammenlagt og dels ønske fra eksempelvis MTM om ikke at overdrage refusionsopgaven til Lønhuset. Ressourcer Centrale ressourcer De ressourcer der anvendes centralt i magistratsafdelinger og i Lønhuset på håndtering af refusioner, er opgjort nedenfor. 10

13 Tabel 2.3 Centralt ressourceforbrug (årsværk) til håndtering af refusioner. BA MTM MKB MSO MBU MSB Lønhuset 0,1 0,86 0,05 0,5 0,1 0,5 6,0 Kilde: Skønsmæssige opgørelser fra magistratsafdelinger. Bemærkninger: Indeholder ikke ressourceforbrug i forbindelse med håndtering og ansøgning om midler fra barselsfond. Der er udelukkende tale om ressourcer anvendt centralt i magistratsafdelinger, dvs at eksempelvis ressourcer til AERrefusion udelukkende er med i Lønhusets ressourceforbrug. Lønhuset s ressourcer fordeler sig med 4,0 til håndtering af sygdomsrefusion, 0,5 til håndtering af AERrefusion, 1,0 til barselsrefusion og 0,5 til fleksjobrefusion. MTM s ressourcer fordeler sig med ca. 0,65 til sygdomsrefusion og 0,35 til barselsrefusion. Usikkerheder ved ressourceopgørelse Hvorvidt ovenstående ressourceforbrug er retvisende og realistisk kan der dog sættes spørgsmålstegn ved, og som det er væsentligt at være opmærksom på i det videre arbejde med implementering af en ny model. Følgende forhold taler for at ressourceopgørelsen skal tages med forsigtighed: Lønhuset og magistratsafdelingerne har selv oplyst antal årsværk og det er Capacents vurdering, at ikke alle har et detaljeret overblik over deres ressourceforbrug til refusionsopgaven. Capacent har ikke gennemført en vurdering af om de indberettede tal stemmer overens med det faktiske ressourceforbrug. Forskellige forhold kan dog pege på at der er indberettet for få ressourcer: o o o o Der er stor forskel blandt magistratsafdelingerne på hvor mange ressourcer der anvendes set i forhold til omfanget af refusioner i 2008 (jf. nedenfor). Der er stor forskel blandt lønhuset og MTM for så vidt angår ressourceforbrug i forhold til omfanget af sygedagpenge- og barselsrefusioner i 2008 (jf. nedenfor). Ses på incitamentsstrukturen i forhold til en ændret opgavefordeling har lønhus og magistratsafdelinger et økonomisk incitament til at lade tvivlen falde ud til egen side. Ressourceforbruget til håndtering af refusioner i BUF i Københavns Kommune ligger højere set i forhold til antal 11

14 medarbejdere end i Århus Kommune også når der tages højde for den mere centrale model 2. Det har ikke været muligt at imødgå ovenstående usikkerheder. Det er på den baggrund vurderingen, at det samlede ressourceforbrug fremstår mindre end det rent faktisk er. Decentrale ressourcer Ud over ovenstående ressourcer anvendes en del ressourcer spredt på alle de administrative enheder, som har det budgetmæssige ansvar for refusioner og som har etableret forskellige procedurer og værktøjer for at styre og holde øje med refusionsindtægterne. Det decentrale ressourceforbrug har ikke været opgjort i denne undersøgelse, men det er Capacents vurdering, at der her ligger et ikke uvæsentligt ressourceforbrug til blandt andet opfølgning på manglende refusioner, kommunikation med forskellige aktører i forbindelse især sygdagpenge- barselsregler og refusioner samt styring af refusioner. Effektivitet Nedenfor er opgjort refusionsindtægter i Århus Kommune i Tabel 2.4. Omfang af refusioner i 2008 (kroner), Århus Kommune Beskrivelse BA MSB MTM MSO MBU MKB I alt Refusioner sygdom Refusioner barsel Refusioner Refusioner AER Øvrige løn refusioner I alt Kilde: Opgørelse fra magistratsafdelinger Bemærkninger: Øvrige lønrefusioner indeholder primært fleksjobrefusioner. Det økonomiske omfang af refusionsområdet er stort. Samlet set blev der indhentet refusioner for 276 mio. kr. i 2008, med de personaletunge områder med de største refusionsindtægter (MBU, MSO og MSB). Manglende overblik over refusionssager og tab af refusioner Der eksisterer ikke i dag et samlet overblik over antal anmeldte refusionssager og hvor mange, der gives afslag på ved for sent anmeldt fravær o.l, altså hvor der tabes refusion. Det er dog under interview oplyst, at dette 2 I BUF i Københavns Kommune anvendes ca. 9 årsværk i den centrale supportenhed som håndterer refusioner for ca medarbejdere. Heraf arbejder ca. 4 medarbejdere udelukkende med håndtering af barselsrefusioner og barselsfond. 12

15 sker og at der sandsynligvis også mistes refusion ved manglende indberetning af fravær. Serviceaftale Samarbejdet mellem Lønhuset og de respektive kunder styres og reguleres via en aftale mellem Lønhuset og Bestiller Løn. Denne beskriver de opgaver Lønhuset skal løse for kunderne, herunder refusionsopgaven. Der er i denne aftale en række uafklarede punkter vedr. opgavefordelingen mellem Lønhuset og magistratsafdelingerne i relation til håndtering af refusionsopgaven. Det nuværende aftalegrundlag indeholder ikke målsætninger for serviceniveau i forbindelse hjemtagning af refusioner. MTM har ligeledes en aftale med de kontraktstyrede områder om refusionsopgaven. It-understøttelse Århus Kommunes fraværssystem Den primære it-understøttelse til håndtering af fravær og refusioner er Århus Kommunes fraværssystem, hvor alt omkring refusionsanmodning styres. Denne løsning erstattes af et nyt fraværsmodul i forbindelse med implementering af den nye lønberegner. Herudover anvendes forskellige it-systemer til registrering af fravær, herunder vagtplan primært i MSO og MSB, HR-system i MTM og flekssystem i BA. Endelig anvendes forskellige ledelsesinformationssystemer til brug for opfølgning på fravær, herunder LIS i MBU og Essentia i MKB. Nedenfor er en oversigt over de støtte- og kernesystemer som anvendes i relation til refusionshåndtering i de forskellige magistratsafdelinger Tabel 2.5 It-understøttelse i magistratsafdelingerne. BA MTM MKB MSO MBU MSB Lønhuset Flekssystem Fravær HR-system Fravær Essentia Vagtplan Webfravær Fravær Essentia Blanket Vagtplan Vagtplan LIS Blanket Vagtplan Fravær Nedenfor gives et eksempel på it understøttelse på aktivitetsniveau for sygedagpenge processen. 13

16 Tabel 2.6. It-understøttelse på aktivitetsniveau Proces Aktivitet It-understøttelse på aktivitetsniveau Kernesystem Støttesystem Sygdomsrefusion Anmeld sygdom Fraværssystem Vagtplan Papirblanket HR-system Web-fravær Fleksystem Anmeld refusion Ikke systemmæssigt understøttet Håndtere refusionsindbetaling Fraværssystem Opus Økonomi Opfølgning/ Controlling Opus Økonomi Regneark Essentia Oplevelser med den nuværende model og de nuværende processer De nuværende processer i forbindelse med håndtering af de fire refusionstyper er beskrevet i bilag 1. Generelt set opleves en række uhensigtsmæssigheder og udfordringer i den måde de nuværende processer fungere på. Centrale udfordringer ved den nuværende model for decentrale enheder De decentrale udfordringer i forhold til den nuværende model for de budgetansvarlige enheder er uigennemskuelighed i ansvarsfordeling mellem de mange aktører og manglende gennemsigtighed i processen fra fraværsregistrering til hjemtaget refusion. Dette giver sig til udtryk ved, at: Der opleves begrænset eller manglende information, hvis der er problemer med en refusionsanmodning, herunder manglende underskrift fra institutionens egen medarbejder. Således oplever nogle institutioner, at de først får kendskab til problemer i sagen når de modtager afslag på refusionen. Flere har oplyst, at der konstateres tab af refusioner på grund af forsvundne bilag, tab af data på grund af snitflader mellem vagtplan og fraværssystem. Usikkerhed omkring overlevering af information om fravær mellem kunde og Lønhus. Der eksisterer ikke dokumentation og kvittering for anmeldt sygdom og anmeldt refusion. Det opleves som svært for de decentrale enheder at navigere mellem de forskellige aktører i processen, herunder Lønhus, Magistratsafdeling og Sygedagpengeafdeling. Styring af budget vanskeliggøres af manglende og sent ankomne refusionsbeløb. Der anvendes således en del ressourcer på at styre og undersøge refusionsbeløb. 14

17 Styring af refusioner opleves meget vanskelig. For mange budgetansvarlige områder udgør refusioner en forholdsvis stor post. Hvis der skal styres på om de rigtige refusionsbeløb hentes ind til institutionen opleves beregning som vanskelig, således kan der være nedsat tjenestetid o.l. der skal tages højde for i beregninger af refusionsbeløb. Forskel på synet på udfordringer Der er dog forskel på i hvilket omfang og af hvilke institutioner ovenstående opleves. Til dels på grund af de it systemer der anvendes decentralt, men også i forhold til den betjening og service der ydes fra Lønkontoret. Det er således især institutioner i MSB, MSO og MKB at disse udfordringer er særlig tydelige blandt de institutioner der har deltaget i undersøgelsen. I MBU er budgetansvaret for refusioner først fra 2009 decentraliseret til institutionerne hvorfor erfaringerne med hensyn til styring og opfølgning heraf er begrænset. I MTM oplever de deltagende institutioner ikke samme udfordringer og der udtrykkes større tryghed og tilfredshed med den måde håndteringen af refusioner varetages centralt i MTM. Udfordringer for de centrale enheder De centrale udfordringer for de centrale enheder handler om styring, overblik og manglende standardisering af arbejdsgange. Dette kommer blandt andet til udtryk ved, at: Der mangler et samlet overblik i Århus Kommune over effektiviteten af refusionsindhentningen Der eksisterer forskelligt serviceniveau i forhold til institutioner og kunder fra Lønhuset, eksempelvis i forbindelse med orientering af kunder om manglende modtagelse af underskrifter, udkontering af refusioner m.m. Uhensigtsmæssige arbejdsgange i forbindelse med udkontering af refusioner, herunder rykker for manglede beløb, rettelser fordi beløb går forkerte bankkonti m.m. Mange variationer og forskelle i processerne omkring håndtering af refusioner Forskellig brug af it-understøttelse til indberetningsopgaven og opfølgningsopgaven Lange gennemløbstider fra anmeldelse til hjemhentet refusion 15

18 3. Centralisering eller decentralisering? I forbindelse med undersøgelse af hvordan Århus Kommune fremover håndterer refusioner, har der igennem en række workshops været arbejdet med ideer til optimering og forbedring af den nuværende model. I dette kapitel redegøres for de overordnede tanker og modeller der er drøftet og diskuteret samt de antagelser og forudsætninger, som ligger til grund for analysen af de forskellige modeller og løsningsforslag. 3.1 Forudsætninger og modeller To overordnede modeller I arbejdet med drøftelse af en fremtidig model for håndtering af refusioner har udgangspunktet været en konkret drøftelse af løsning på de udfordringer der eksistere i den nuværende model koblet med nye it-mæssige understøttelsesmuligheder. Overordnet set kan de forskellige ideer til optimering og udvikling af den nuværende model for håndtering af refusioner opsummeres til valget mellem 1) en mere standardiseret udgave af en central refusionsmodel og på den anden side 2)en decentral model der kombineres med en central supportenhed. Fælles for de to modeller er, at de baserer sig på en tydeliggørelse og forenkling af ansvarsfordelingen mellem de decentrale budgetansvarlige enheder og en central enhed. Samtidig forsøger modellerne at minimere antallet af aktører i de enkelte processer, dvs. at magistratsafdelingerne rolle i processerne minimeres. Endelig bygger begge modeller på en højere grad af it-understøttelse af processerne dels via det nye fraværssystem i Opus og dels via Nemrefusion. Således baseres begge modeller på et krav om at fravær fremover registreres elektronisk så tæt på kilden som muligt. Nedenfor præsenteres kort de to overordnede modeller. Central refusionsmodel Den centrale model betyder, at ansvaret for stort set alle opgaver i forbindelse med anmeldelse og indhentning af refusion varetages af en central 16

19 enhed. Organisatorisk betyder dette, at der kun bliver én central enhed på tværs af Århus Kommune der fremover får ansvaret for håndtering af refusioner. Således vil de nuværende opgaver omkring anmeldelse af refusion der ligger i Lønhuset, MTM, BA og MKB samles i samme enhed. Samtidig vil de opgaver der ligger omkring håndtering af indbetalinger i magistratsafdelingerne og eventuelle underliggende enheder samles i den centrale enhed. Der vil stadig skulle ske en registrering af sygdom decentralt på ansættelsesstedet. Nedenfor er opgavefordelingen groft skitseret. Proces Delprocesser/aktiviteter Decentral enhed Central enhed Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger For håndtering af barseslrefusion vil denne model betyde, at ansvaret for indgåelse af barselsaftale placeres i den centrale enhed. Her placeres lige- 17

20 ledes ansvaret for at anmelde refusion overfor bopælskommunen på baggrund af decentrale registreringer i fraværssystemet. Endvidere placeres ansvaret for den finansielle controlling centralt. Konkret opgavesplit barselsdagpenge refusion - central model Konkret vil opgavesplittet i forbindelse med håndtering af barselsrefusion se ud som nedenfor: Opret barsel Institution Central enhed Lønleveran dør Medarbejder melder graviditet til leder Forventet fødsel indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Central enhed sender barselsbrev og skema til medarbejderen Fødsel Medarbejder sender endelig barselsaftale til central enhed. (senest 8 uger efter fødsel) Justere forventet fødsel til faktisk fødsel i Vagtplan eller Opus fravær. Sender kopi af endelig barselsaftale til Lønhuset. Lønsagsbehandling. Anmeld barselsrefusion Institution Central enhed Løn leverandør Anmeldelse af barsel (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) Automatisk underretningsbrev til borgeren På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning løbende. Modtager løbende kvittering og behandler evt. fejlliste Ændring af barsel indberettes i Vagtplan eller Opus Fravær. Orientering til Lønhus. Lønsagsbehandling Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Support og vejledning i forbindelse med barselsrefuions Decentral refusionsmodel Den decentrale model vil betyde, at ansvaret for en række opgaver i forbindelse med håndtering af refusioner fremover placeres decentralt på den enkelte institution eksempelvis anmeldelse og indhentning af sygdoms- og barselsrefusion. Dog vil anmodning om fleksjobrefusion forblive centralt. Endvidere vil udvalgte opgaver, der går på tværs af kommunen (eksempelvis controlling, vejledning omkring refusionsregler m.v.), placeres i en central enhed. Organisatorisk betyder dette en spredning af opgaven vedr. anmeldelse af refusion men en samling af supportopgaven på tværs af Århus Kommune. Nedenfor er opgavefordelingen groft skitseret. 18

21 Proces Delprocesser/aktiviteter Decentral enhed Central enhed Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger For håndtering af sygedagpengerefusion vil dette betyde, at ansvaret for anmeldelse af refusion fremover placeres på den budgetansvarlige institution. Denne model indebærer, at alle workflow; overholdelse af tidsfrister, anmeldelse og udkontering er digitaliserede og automatisk kører mellem den lønbærende enhed (institutionen) og udbetalingsenheden (sygedagpengeafdeling i bopælskommunen). For at støtte op om denne decentrale model placeres ansvaret for support i relation til anmeldelse af refusioner, udarbejdelse af vejledninger, opsamling af erfaringer, uddannelse samt overordnet controlling i en central enhed. Endvidere placeres opgaverne omkring den finansielle controlling 19

22 centralt, dvs. at den centrale enhed får ansvaret for kontrol af om de anmeldte refusioner kommer hjem, samt afstemning i denne forbindelse. Konkret opgavesplit sygedagpenge refusion- decentral model Konkret vil opgavesplittet i forbindelse med håndtering af sygdomsrefusion se ud som nedenfor: Anmeld sygdom Institution Central enhed Løn leverandør Medarbejder melder sig syg Indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Anmeldelse af sygdom (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning Modtager kvittering og behandler evt. fejlliste Underretningsbrev til borgeren Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Afslut refusion og support Institution Central enhed Løn leverandør Raskmelding via vagtplan eller Opus Fravær Automatisk udkontering (herunder håndtering af finansiel indbetaling til Nemkonto) Kontrol med udkonterede refusioner Central controlling i forhold til Århus Kommunes samlede refusionsområde Support i forbindelse med sygedagpengerefusioner Kontakt til sygedagpengeafd. ved komplicerede sager Udarbejdelse af vejledninger m.v. Begge modeller baseres på ny itunderstøttelse NemRefusion efter sommerferien 2010 Begge ovenstående modeller baserer sig endvidere på ny it-understøttelse. Således er ovenstående modeller drøftet ud fra en fremtidig situation hvor den Ny lønberegner og det nye fraværssystem er taget i anvendelse. Det forudsættes at begge dele er i drift i Århus Kommune fra sommeren Samtidig forudsættes det, at NemRefusion også er i drift fra samme tidspunkt. Der er under workshops udtrykt forbehold overfor om NemRefusion kommer i drift i Århus Kommune fra sommeren 2010, da denne på nuværende tidspunkt er under udvikling samtidig med, at der i forbindelse med ibrugtagning af NemRefusion vil skulle varetages implementeringsmæssige opgaver inden idriftsættelse. Kombit, som er ansvarlig for løsningen, melder ud at NemRefusion er klar til idriftsættelse efter sommerferien Der er Capacents vurdering, at der herefter vil være en række opsætnings- 20

23 og implementeringsmæssige opgaver i forbindelse med ibrugtagning af Virksomhedsservice delen i Århus Kommune. En midlertidig ny refusionsmodel Anbefalinger baseres på forventet anvendelse af NemRefusion Af denne grund bør der arbejdes med en midlertidig model for håndtering af refusioner, hvor Opus løn er implementeret men hvor NemRefusion endnu ikke er idriftsat. I en sådan overgangsperiode kan en mulig løsning være, at anvende virk.dk til indberetning. Der er dog en række tekniske udfordringer i forbindelse med brug af denne model som bør opvejes i forhold til hvor længe den midlertidige løsning skal fungere. Under alle omstændigheder er det Capacents vurdering, at en virk.dk løsningen ikke bør kobles med den decentrale model, men holdes centralt i overgangsperioden. Da NemRefusion stadig er under udvikling har det været nødvendigt at basere forslagene til en fremtidig model på en række forudsætninger og forventninger til den kommende løsning. Dette har været nødvendig for at kunne vurdere systemets indvirkning på mulighederne for at ændre de eksisterende arbejdsgange og potentialerne herved. Dette begrænser naturligt forslagenes direkte implementerbarhed. Nedenfor er kort beskrevet hvad NemRefusion er og hvilke forudsætninger og forventninger der er til løsningens indhold på baggrund af materiale fra og spørgsmål rejst overfor NemRefusion Support. De to centrale dokumenter der har været anvendt hertil er NemRefusion, Virsomhedsservice, snitfladebeskrivelser, Version samt materiale fra systemleverandørmøder herunder NemRefusion, Informationsmøder oktober Orientering om Virksomhedsservice. NemRefusion NemRefusion en ny syge- og barselsdagpengeløsning. NemRefusion er en ny syge- og barseldagpengeløsning som lanceres af KOMBIT A/S i samarbejde med KL og Beskæftigelsesministeriet. Den nye løsning er en moderniseret udgave af indberetningsløsningen Virk.dk. Via NemRefusion vil virksomheder kunne anmelde og anmode om refusion af syge- og barseldagpenge, samt indberette sygesamtaler. Endvidere vil virksomheder også have adgang til et venteregister, som automatisk via e- mail og sms kan varsle virksomheden om frister på syge- og barselsdagpengeområdet. Endelig får virksomheder adgang til at se status på kommunens sagsbehandling og specifikation af eventuelle udbetalinger (Adgang til resultat). NemRefusion bliver obligatorisk at anvende NemRefusion er gratis at anvende og på sigt vil det blive obligatorisk at benytte løsningen når der skal indberettes syge- og barselsdagpenge. Adgang til løsning kan ske direkte via virksomhedens løn, HR- og fraværssystemer. Denne del af løsningen betegnes Virksomhedsservice (VS), som er en system-til-system integration til løn, personale og fraværssystemer. Derudover indeholder løsningen en forbedret taste løsning; Virksomhedsdialog. 21

24 Tidsplanen er at virksomheder medio 2010 vil kunne tilslutte sig Virksomhedsservice. Hovedproces ved NemRefusion Nedenfor er hovedprocessen for refusionsindberetning anskueliggjort Kilde: NemRefusion, informationsmøder oktober Fastlagte forudsætninger i analysen Da NemRefusion ikke er fuldt udviklet eller i drift har det været nødvendigt at opstille en række forudsætninger for funktionaliteten. Følgende forudsætninger har været lagt til grund for vurderinger og anbefalinger under analysen: Mulighed for at flere forskellige personer på ansættelsesstedet og i Århus Kommune kan indberette, signere anmeldelse, behandle adviser og se resultat via Virksomhedsservice for den samme organisatoriske enhed Mulighed for at behandle hele refusionssagen via Virksomhedsservice uden at skulle tilgå sagen via Virksomhedsdialog. Ellers vil dette sandsynligvis øge arbejdet og kompleksitet af opgaven. Brugergrænseflade i forhold til virksomhedsservice sker via portal i Opus. Der skal ikke udfyldes en lang række oplysninger i forbindelse med anmodning om refusion At funktionaliteten er nem og enkel at anvende for eventuelle decentrale enheder. NemRefusion testes funktionalitets- og brugervenlighedsmæssigt inden en evt. udrulning til decentrale enheder. 22

25 Ny Lønberegner Ny Lønberegner i Århus Kommune fra sommeren 2010 Fastlagte forudsætninger i analysen Århus Kommune sætter som tidligere nævnt en ny lønberegner og et nyt fraværsmodul i drift fra sommeren Som med NemRefusion er der også ved den nye lønberegner (Opus Løn) usikkerhed ved en række funktionaliteter. Derfor beskrives kort nedenfor nogle centrale forudsætninger i funktionaliteten ved Opus Løn, som har været lagt til grund for vurdering og anbefalinger i analysen: Mulighed for at medarbejdere med adgang til pc kan indberette sygefravær og barsel i Opus på enkel og nem vis. Elektronisk work-flow til personaleleder eller anden relevant administrativ medarbejder ved registrering af sygefravær og barsel. Mulighed for automatisk beregning af refusionsbeløb på baggrund af indberetning i Opus samt mulighed for budgetdisponering på relevant omkostningssted. Mulighed for automatisk match mellem refusionsanmodning og indbetaling på Nemkonto fra bopælskommune (hænger sammen med funktionalitet i NemRefusion jf. ovenfor) Mulighed for nem udsøgning af barselsregistreringer i Opus. Bedre rapportmuligheder hvad angår personer på fleksjob. 23

26 4. Modellernes indvirkning på kriterierne I dette afsnit vurderes, hvilken betydning ovenstående modeller og itunderstøttelse vil have for de forskellige kriterier der er nævnt i afsnit 1.3 Hvor intet andet er nævnt forventes konsekvenserne at være de samme på tværs af de to overordnede modeller. Endvidere er udgangspunktet for vurderingen en sammenligning i forhold til den nuværende model for håndtering af refusioner (jf. kapitel 2). Øget brugervenlighed ved en decentral model i relation til sygedagpengerefusion. Brugervenlighedsperspektivet 4.1 Vurdering af kriterier Brugervenlighedsperspektivet En central udfordring i den nuværende model er den manglende gennemsigtighed i processen for de decentrale institutioner. En central model vil ikke ændre væsentligt ved de decentrale enheders mulighed for at følge refusionsprocessen, således vurderes det ikke, at denne model i forhold til gennemsigtighed medfører en mere brugervenlig proces. Omvendt vil den decentrale model medfører en styrkelse af brugervenlighedsperspektivet i og med, at der bliver mulighed for, at de decentrale institutioner kan følge refusionssagen via virksomhedsservice. Det vurderes, at dette vil medføre en langt større gennemsigtighed for de decentrale enheder i forhold til den enkelte refusionssag. Institutionerne får større vished for, hvor langt deres sag er. Samtidig bliver det muligt at følge refusionssagen tæt og dermed sikre en bedre styring decentralt. Endvidere vil en kvittering på indberetning give de decentrale enheder en dokumentation for anmeldt refusion, som med den nuværende model giver udfordringer. De institutioner der har været involveret i analysen peger alle på de positive effekter ved en decentral model, hvor de selv har mulighed for at følge 24

27 processen og vide hvad der er anmeldt refusion for og hvornår. Denne oplevelse er dog mindre udtalt blandt institutioner i MTM, hvor institutioner er godt tilfredse med den centrale løsning, hvor personaleafdelingen i MTM varetager anmodning og overordnet styring af refusionsområdet. Der kan ligeledes være budgetansvarlige enheder hvor den administrative kapacitet er så lille og hvor der ikke er daglig adgang til et it-system, som vil opleve en decentral model som mindre brugervenlig. Manglende brugervenlighed ved decentral model i relation til barselsrefusion I forhold til håndtering af barselsrefusioner vurderes det, at en decentral model for en større andel af institutioner i Århus Kommune vil opleves som uhensigtsmæssig. Barselsområdet er kendetegnet ved komplekse regler samt en mindre frekvens i antallet af refusionsanmeldelser per enhed. Således vil der være en større andel institutioner, der vil mangle rutine og sikkerhed i håndtering af barselsrefusion på trods af en mere brugervenlig it-understøttelse. I forhold til barselsrefusioner vurderes det således, at en central model vil give en større brugervenlighed for personaleledere og medarbejdere. Dette understøttes endvidere af erfaringer fra Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune. Arbejdsgange og it Dobbeltregistrering forsvinder For begge modeller gælder at et krav om elektronisk registrering i Opus fravær vil fjerne dobbeltregistrering og dermed frigive ressourcer i de centrale enheder som indberetter manuelt i det nuværende fraværssystem. De samme data indtastes flere gange i forløbet i dag samtidig med, at der er risiko for at fraværsmeldinger forsvinder og der efterfølgende savnes dokumentation for fraværsindberetninger. Når alle administrative enheder med adgang til en pc fremover foretager digital indberetning sikres større kvalitet i inddata, samtidig med at ressourcer forbundet med manuel indtastning forsvinder. Dette vil sandsynligvis betyde, at sagerne vil få en hurtigere gennemløbstid, som man eksempelvís har oplevet med brugen af Virk.dk i Region Sjælland. Udfordring hvor der i dag anvendes støttesystemer uden integration til Århus Fravær Anvendelse af Nemrefusion hænger godt sammen med en decentral model Der kan dog ved krav om registrering af fravær i Opus fravær enten direkte eller via vagtplan opstå udfordringer for de områder hvor den elektroniske registrering af fravær sker i systemer uden elektronisk snitflade til Opus. Her tænkes specielt på HR-systemet i MTM og flekssystemet i Borgmesterens Afdeling. Således bør den nuværende it-understøttelse overvejes, herunder evt. behov for snitflader, så der ikke på disse områder fremover skal registreres i to systemer. Anvendelse af NemRefusion lægger op til en højere grad af itunderstøttelse af processen for anmeldelse af refusion. Anmeldelse af refuson er tæt koblet til selve fraværsregistreringen som naturligt ligger decentralt, hvor viden om den enkeltes fravær ligger. Den tættere kobling af fraværsregistrering med automatisk anmodning om refusion, og muligheden for at håndtere dette i et allerede kendt it-værktøj, betyder at den decentrale model vurderes at sikre den mest effektive arbejdsgang. En cen- 25

28 tral model vil medføre større koordination og kommunikation med den decentrale enhed ved fejl i fraværsoplysningerne. Højere grad af standardisering ved en central model Ved centralisering øges mulighederne for specialisering og standardisering. Således vil der ved en central model kunne opnås en højere grad af standardisering af blanketter og politiker i forhold til Århus Kommunes medarbejdere særligt i forhold til håndtering af barselsrefusion. I dag anvendes der på tværs af magistratsafdelinger en lang række forskellige blanketter, breve og vejledninger til eksempelvis indberetning af barsel, barselsbreve, (politik for træk i løn ved forkerte barselsoplysninger)m.m. Brugen af NemRefusion samt etablering af en central enhed, der kan rådgive om regler og sikre ensartede barselsbreve vil medvirke til en højere grad af standardisering og effektivisering af arbejdsgang. Samtidig vil det betyde en ensartet behandling af medarbejdere på tværs af Århus Kommune. En central model kan i forbindelse med håndtering af barselsrefusion være uhensigtsmæssig i forhold til at sikre planlægning af hensigtsmæssige barselsaftaler for både medarbejder og arbejdsgiver. Dette kan dog til en vis grad løses ved at ferie og afspadsering i forbindelse med barsel aftales med den enkelte leder på ansættelsesstedet. Som udgangspunkt indebærer både den decentrale og den central model, at der samles/oprettes en central enhed for hele kommunen, hvor de nødvendige kompetencer placeres i forhold til enhedens opgaver. Hvorvidt denne centrale enhed skal være en del af Lønhuset eller en del af en central personale enhed afhænger af hvorvidt En sådan opgave vil kunne konkurrenceudsættes i forbindelse med den kommende konkurrenceudsættelse af lønopgaven, herunder om opgaven anses for så central i forhold til hele den personalemæssige og styringsmæssig del at det anses som uhensigtsmæssigt at placere disse hos en ekstern leverandør. De nødvendige kompetencer er til stede i forhold til både at sikre rådgivning om refusionsregler og at foretage finansiel controlling på modtagelse af refusioner. Under workshops har der været peget på at de refusionsopgaver der potentielt kan komme til at ligge i en central enhed ikke bør konkurrenceudsættes. Argumentet herfor er at indhentning af refusioner i høj grad er kendetegnet ved styring af midler kommunen har til gode og dette kan potentiel skabe tvister. Endvidere kan der argumenteres for at indgåelse af barselsaftale er en central ledelsesmæssig opgave der ikke ønskes udliciteret. I princippet kan en række delopgaver indenfor refusionshåndtering der placeres i den centrale enhed udbydes; eksempelvis skrivning af barselsbrev, beregning af fleksjobrefusion m.m. Således får Københavns Kommune eksempelvis varetaget fleksjobberegning af deres lønleverandør. Dette kræver dog at de nødvendige oplysninger kan videregives til en ekstern leverandør på en hensigtsmæssig måde. 26

29 Samlet set er det vurderingen at begge modeller kan være forenelig med et udbud af refusionsopgaven, men at volumen sandsynligvis ved eksempelvis controlling opgaven vil være for lille til at udbyde ligesom der er tale om opgaver der sandsynligvis ikke er stor erfaring med at håndtere hos private leverandører 3. Sparede ressource ved den decentrale model Økonomi og effekt Som ovenfor nævnt vil den decentrale model spare ressourcer for de enheder der varetager indberetning i fraværssystem og styring af kommunikation til medarbejder og sygedagpengeafdeling (Lønhus, MTM, BA). Samtidig vil færre manuelle blanketter mellem arbejdsgiver, medarbejder og sygedagpengekontor betyde færre portoudgifter og færre ressourcer til opfølgning på manglende underskrifter i Lønhus og MTM. Endvidere vil de decentrale institutioner opleve lettelser i forbindelse med styring og opfølgning på manglende refusionsbeløb. På den anden side får institutionerne ansvar for refusions anmeldelse. De adspurgte institutioner vurderer det ressourcemæssige omfang, forbundet med ansvaret for refusionsanmeldelse, meget forskelligt. Nogle institutioner forventer, at det vil blive ressourcebesparende mens andre institutioner forventer at det samlet set vil kræve en ekstra ressourceindsats. Det er Capacents vurdering, at den decentrale model på sygdomsrefusionsområdet ikke vil give øgede administrative opgaver, da der gennem interviewene er givet udtryk for, at der anvendes uforholdsmæssig mange ressourcer på at styre og kontrollere refusioner. Sparede ressourcer ved den centrale enhed Med hensyn til samling af kontering og bogføring er det vurderingen, at løsningen vil være en effektivisering for de enkelte magistratsafdelinger, da de ikke længere skal lave bogføring af refusionerne. Afhængig af funktionaliteten i den automatiske udkontering kan dette omvendt medføre en større ressourceforbrug i den centrale enhed. En central enhed i kommunen, hvor man skal holde sig opdateret på barselregler vurderes, at kunne spare ressourcer ved mindre koordination mellem medarbejder, leder og personaleområdet. I dag kan medarbejdere der skal på barsel ifølge det oplyste blive henvist til rådgivning af regler hos Lønhuset, sygedagpengeafdeling eller magistratsafdelingen personalekontor, hvilket giver uhensigtsmæssige arbejdsgange, større koordinationsarbejde og dobbeltarbejde. Omvendt vil der skulle overføres ressourcer til en central enhed, hvor kompetencen vil ligge i den centrale model. 3 De rent juridiske forhold i forhold til evt. udlicitering af refusionsopgaven har ikke været analyseret. 27