Referat af bestyrelsesmøde i fødevarebanken torsdag 8. oktober 2015

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i fødevarebanken torsdag 8. oktober 2015 Deltagere: Klaus Bustrup (KB), Winnie Berndtson (WB), Jørgen Pedersen (JP), John Køppler (JK), Lene Kristensen (LK), Flemming Birk (FLB), Jens Lauritzen (JDL) og Jens Fisker Carlsbæk (JFC fra punkt 3) fra bestyrelsen. Karen Inger Thorsen (KIT) og Henrik Olsen (HO ref.) fra sekretariatet under hele mødet. Kirstine Nielsen og Astrid Wiwel fra sekretariatet under punkt 7. Afbud fra Kristina Boldt Klausen (KBK), Gitte Jeppesen (GJ) og Gitte Gross (GG) Dagsorden 1/ Referat af mødet den 13. august / Godkendelse af dagsorden til bestyrelsesmødet 8. oktober / Orientering fra formanden 4/ Forretningsorden 5/ Budgetopfølgning ultimo august / Orientering fra den daglige ledelse 7/ Kommunikations- og fundraisingstrategi 8/ Frivilligstrategi 9/ Eventuelt 1/ Referat af mødet den 13. august 2015 Godkendt og underskrevet KB mindede om, at det er en bestyrelsesbeslutning, at referater fra bestyrelsesmøder skal ligge på hjemmesiden 2/ Godkendelse af dagsorden til bestyrelsesmødet 8. oktober 2015 Godkendt 1

2 JFC har reserveret Nivågård til bestyrelsesseminaret 10. marts Seminaret bliver denne gang for bestyrelsen og ledende medarbejdere. Bestyrelsen besluttede at lægge seminaret fra kl. 14 til 18 (og med middag fra kl. 18) 3/ Orientering fra formanden Midtvejsevalueringen er blevet godkendt af VELUX FONDENS bestyrelse uden kommentar eller betingelser. Fondsrådgiver Frank Ulmer Jørgensen har udtrykt tilfredshed med evalueringen og med fødevarebankens fremskridt. Vi indsender nu en ny tids- og udbetalingsplan for at få udbetalt næste rate af de resterende ca. 7,5 mio. kr. af donationen. På bestyrelsesseminaret 10. marts 2016 diskuterer vi mulighederne for ansøgning til VELUX FONDEN om donation til fx yderligere geografisk udbredelse efter den nuværende projektperiodes afslutning KB og KIT har møde med Miljø- og fødevareminister Eva Kjer Hansen 19. november Næste møde med Kritiske Venner er 5. november KB og KIT deltog i Jyske Banks festmiddag for erhvervskunder under Aarhus Festuge. Desuden har Jyske Bank produceret en lille film om fødevarebanken, ligesom vi har mulighed for at søge deres Almennyttige Fond som kan donere op til kr. Derudover fortsætter forhandlingerne om indholdet af samarbejdet 4/ Forretningsorden Den udsendte udgave blev godkendt og underskrevet 5/ Budgetopfølgning ultimo juni 2015 KIT gennemgik udsendte med følgende kommentarer Overordnet følger vi budgettet Overforbrug på gager og andre personaleomkostninger skyldes primært en diskrepans mellem hvor udgifter til frivilligpleje og beklædning optræder hhv. i realiseret - kolonnen og i budget - kolonnen I Aarhus skyldes underforbruget i forhold til budget primært, at kølebil nummer to endnu ikke er købt KB havde følgende bemærkninger De på seneste bestyrelsesmøde ønskede ændringer til opstillingen er ikke blevet gennemført. Vores nye administrative og økonomimedarbejder, Michael Knudsen, sørger for det til næste gang 2

3 6/ Orientering fra den daglige ledelse Til fundraising Offentlige puljer: vi opfylder fortsat kriterierne for LOTFRI- puljen, og beregningsgrundlaget for vores LOTFRI- ansøgning er bedre end sidste år, men der er andre faktorer der indvirker på bevillingens størrelse Private fonde: vi fik afslag på ansøgning til Salling Fonden. Vi er ved at se på Novo Nordisk Fonden Virksomheder: ca kr. af de kr. for året d.d. er fra Kellogg s Der er behov for at justere forventningerne til de forskellige målsætninger. Det er stadig de oprindelige bud fra ansøgningen fra starten af Det vil ske i forbindelse med forslag til budget 2016 og udmøntning af kommunikations- og fundraisingstrategi Til Frivillige KIT bemærkede at rekruttering af flere faste frivillige fortsat er et fokusområde JK fortalte, at der har været positiv respons på det nye vagtsystem, Tamigo, fra de frivillige i København. Efter yderligere test, skal systemet implementeres i Aarhus Til Driften Vi når snart modtager nummer 100; det vil blive markeret WB og LK bemærkede, at det er flot, at mere besværlige varegrupper som mejerivarer, frugt og grønt udgør en så stor del af den samlede mængde. KIT fortalte, at der snart kommer et modtagermøde i Aarhus i stil med de to i København Til Foreningen Der har været kritik fra en gruppe frivillige, særligt i København, om det principielle i, at man som frivillig skal være medlem af foreningen. Mødet diskuterede afvejningen mellem at imødekomme de pågældende frivilliges synspunkter og ønsker og ordlyden af de på generalforsamlingen vedtagne vedtægter Det blev præciseret, at frivillige ikke behøver betale for medlemskab. Det blev besluttet, at fremover bliver frivillige automatisk medlem af foreningen som del af indgåelse af aftalen om at blive frivillig i fødevarebanken JK og KIT fortsætter dialogen både med de københavnske frivillige i hverdagen og med de frivillige i Aarhus i forbindelse med et frivilligmøde derovre. Hvis det ikke af den udsendte mail fremgår tydeligt nok, skal motivationen for vedtægtsændringen forklares bedre (udtryk for engagement, bakke op om den gode sag) Flere bemærkede, at der er behov for mere dialog og kommunikation i forhold til frivilliggruppen 3

4 7/ Kommunikations- og fundraisingstrategi Sune Bang, Frederik Malling og Lasse??? fra Kommunikationsbureauet København, samt Astrid Wiwel og Kirstine Nielsen fra sekretariatet deltog under dette punkt De overordnede bud fra København Positionering: fødevarebanken er fødevarebranchens professionelle partner Budskab: fødevarebanken er en seriøs løsning på madspild fødevarebanken skal også fortsat gå på to ben, madspild og madfattigdom, men i kommunikationen vægtes madspild, da det i den sammenhæng er det mest interessante, og der er mindre konkurrence fra andre organisationer på madspildsområdet end på det sociale område. fødevarebanken er ikke den eneste løsning på madspild, men den mest meningsfulde løsning Vi differentierer os fra andre organisationer på madspildsområdet bl.a. ved stor skala, systematik, fødevaresikkerhed, kapacitet, faglig ekspertise, handlingsorientering Vi skal ikke tale om problemer vi skal tale om løsninger Madspild er allerede en folkesag. Vi behøver ikke skabe den, men skal bare tage ejerskab, kapitalisere på den Brug gerne samarbejdspartnere, fødevaredonorer, modtagere og frivillige i kommunikationen af fødevarebanken som en seriøs løsning Vores målgruppe (for kommunikation) er både virksomheder og den brede offentlighed. Målgruppen for fundraising bør langt overvejende være virksomheder, og ikke i større stil den brede offentlighed. København præsenterede en række bud på udmøntning af ovenstående i form af plakater, annoncering m.m. (se udsendte slides) København vil fortsat hjælpe os med Prisfastsættelse af partnerskaber Valg af kanaler og produkter hvordan allokerer vi de midler, der afsættes til markedsføring Kommentarer og spørgsmål fra bestyrelse og medarbejdere LK: positivt at den sociale del af vores arbejde er kommet godt med KB spurgte til Københavns synspunkter i forhold til at give eksklusivitet til erhvervspartnere. Sune Bang anbefalede at undgå det, hvis muligt, men ellers helst kun give eksklusivitet på afgrænsede områder eller i en begrænset årrække eller i hvert fald tage sig betalt for fuld eksklusivitet, hvis mindre ikke kunne gøre det for erhvervspartneren. KB bad om et bud på prisen for markedsføringen. Sune Bang anbefalede, at få vores erhvervspartnere til at gøre arbejdet for os, men tilføjede, at man kan få en del for kr. WB spurgte, om det at være en seriøs løsning betød, at vi skulle kunne løse alles problemer med madspild fx også restauranter? Sidstnævnte ville være meget besværligt og ineffektiv brug af vores 4

5 ressourcer i forhold til at hente fra centrallagre. Sune Bang bemærkede, at nogle frugter hænger højere end andre, og at det måske kunne kommunikeres som en mere langsigtet målsætning [København forlod mødet] Alle var meget positive. KB læste GJ s kommentarer til udsendte oplæg herunder At konklusionerne ser fornuftige ud At det er nødvendigt med en tids- og handleplan fra sekretariatet ift. at sikre fokus, fremdrift, implementering af handleplan og resultatopfølgning også på aktivitetsniveau. Planen bør indeholde bl.a. strategiske fokusområder, tilknyttede aktiviteter, planlagte KPI er, forventet økonomisk resultat (ROI), opfølgning og evaluering, timing Københavns bud på positionering og budskab blev godkendt som platform for arbejdet med kommunikation og fundraising På bestyrelsesmødet i december behandles sekretariatets bud på en udmøntning af strategien, en handlingsplan. Denne skal have sammenhæng med forslaget til budget 2016 både målene for indtjening på forskellige kilder og investering i markedsføring 8/ Frivilligstrategi Der var enkelte ønskede ændringer i formuleringerne. Sekretariatet gennemskriver udkastet igen inden udsendelse til frivilliggruppen. Den foreslåede proces frem til næste bestyrelsesmøde blev godkendt, hvorefter den gennemskrevne strategi kan lægges op til godkendelse på bestyrelsesmødet 10. december / Eventuelt Intet til dette punkt Næste møde Torsdag 10. december 2015, kl i fødevarebanken, Birkedommervej 31, 2., 2400 København NV 5