Projekt administrativ forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009

Transkript

1 forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009 Samarbejde og rollefordeling Organisering Kommunikation & information Nr Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser (1) Tydeliggørelse af rollefordeling samt formål med de administrative arbejdsopgaver (1) Udarbejdelse af principper for udlægning af nye opgaver og tiltag (2) Overblik over organisationen Organisationsdiagram (1) Igangsat. På Broen findes aktuelt 8 vejledninger og manualer om arbejdsgange for opgaver i Opus. Ikke igangsat. I projektplan 2, som besluttes i juni fastlægges hvordan der skal arbejdes videre med opgaven. Ikke igangsat. Overblik over netværksgrupper (3) Personale og HR Igangsat/ oplysningerne forventes tilgængelige 1. juni 2009 Fokuspanel af decentrale ledere og medarbejdere (1) Udførelse af fælles administrative arbejdsopgaver (1) Børn og Skole Forenkling af MED system (1) Personale og HR Nyhedsbreve med administrativ information (2) Igangsat/ fortløbende. Kun én daginstitution har ønsket at indgå i et samarbejde. Sekretariatschefgruppen har derfor besluttet at der ikke skal arbejdes videre med projektet, der betragtes som afsluttet. Igangsat/ fortløbende. Informationsmøder (3) Personale og HR Igangsat/ fortløbende. Formidling af vigtige mødebeslutninger (1) Igangsat/ fortløbende. 1

2 12 Forenkling af Personaleportalen - Pakker med relevante dokumenter (1) Personale og HR Forenkling af Broen (2) Igangsat Der er nedsat en arbejdsgruppe på tværs af forvaltninger, der arbejder på forbedret udnyttelse af søgemaskine. Der er også ryddet op i bokse etc. 13 Ny personaleportal er etableret Personificet adgang er udsat ( dog er det muligt at få besked om nyt materiale siden sidste log in, hvis man logger på med sin digitale signatur) 14 Pixibøger med vejledninger til arbejdsgange (2) Igangsat der arbejdes løbende på forskellige områder. Vejledningerne er tilgængelige på Broen 15 Vedligeholdelse af distributionslister i outlook (2) Er igangsat forventes afsluttet i 2. kvartal Medarbejderdatabase (2) IT Er igangsat hænger sammen med implementering af IP-telefoni og Public360 mht, personsager. 17 Klubber på Broen, hvor relevante emner kan diskuteres (3) Udsat/ de tekniske muligheder undersøges inden sommerferien Abonnement (tvungen) på relevante informationer 81) Det er ikke muligt at lave et tvunget abonnement på begrænsede områder. Muligvis vil ny software (cms) kunne håndtere det, men det implementeres først i I dag er der mulighed for at abonnere på dagsordner og referater. Perso-naleområdet Liste over hvem de decentrale ledere kan udarbejde ansættelsesbreve for (1) Placering af forhandlingskompetencen hos de faglige organisationer (3).. Er igangsat forventes afsluttet i 2. kvartal link til afsnit i overenskomsten (3) 22 Vejledninger til lønindplacering samt. Afsluttet (vejledningerne ligger på Broen) 2

3 23 udfyldning af skema til ansættelsesbreve (3) Automatisk tilknytning af skemaer, der hører til ansættelser Igangsat 24 Tekst på lønforbedringsskema (3) Er igangsat 25 Flytning af arbejdet med revidering af lønforbedringsskema til Personale & HR (3) Afsluttet 26 Effektivisering af lønforbedringsskemaer til Lokal Løn (3) Er igangsat 27 Kortlægning og tydeliggørelse af proces for Lokal Løn (1) Er igangsat Opfølgning og kontrol Kortlægning af ansættelsesprocessen. Gennemført som effektiv proces i Administrativ Styring og overgivet til Personale og HR. Udbetaling a conto til nye. Afsluttet medarbejdere(1) Letlæselige lønsedler (3) Afventer indførelsen af den nye lønberegner (2010) på e-dag 2 samt øget brug af digital signatur (2) Øget anvendelse af integreret anvisning (1) Ikke altid anvisning af nærmeste leder for ledere (1) Elektronisk indberetning (2) Tilpasning af rapporter (1) Igangsat der tilkøbes en løsning, der kan håndtere, at der sendes materiale internt i organisationen med underskrifter. Programmet er valgt, men der er endnu ikke indgået kontrakt. Undervisning i emnet forventes afviklet i september sammen med øvrige administrative kurser. Udsat/ afventer ny lønberegner (2010) dog pilotprojekt i 2009 Afsluttet/ er i drift. 3

4 36 Let adgang til at flytte budgetmidler (2) Er i drift/ der kommer en lettere version i budgetmodulet i Arbejdet med en minivejledning er igangsat. 37 Tydeliggørelse af budget og budgetforudsætninger samt lønsum (1) Igangsat/ problemstillingen indgår fortsat i KMD Opus. I projektplan 2, som beslutes i juni 2009 fastlægges hvorledes, der skal arbejders videre med opgaven Dialog omkring opbygning af kontoplan (2) Ændring af navne og tekst i kontoplanen (2) Afsluttet Sekretariaterne opretter konti efter de budgetansvarliges behov, dog er fastlagtprincipper, som sikrer genkendelighed og identifikation i ft. IM kontoplan. området Gennemskuelig kontoplan (1) Igangsat. Supportgruppen er i gang med ar udarbejde en vejledning til artskontoplanen. Løbende overførsel af refusioner (1) Ikke igangsat/ Afventer implementering af den nye lønberegner (2010) Tydeliggørelse af regninger (2) Igangsat/ KMD Opus E-indkøb Flere indkøbsaftaler men fleksible (3) Igangsat/ løbende proces Lettere tilgængelige og opdaterede indkøbsaftaler, så kendskabet øges (2) Kortlægning og fastsættelse af autoriseringsprocedure (1). Nyt autoriseringssystem (1) IT Igangsat, bl.a. via E-indkøb. Er igangsat/ fungerer via Sign Flow (elektronisk proces via Broen). Der udarbejdes en beskrivelse af processen, som både skal bidrage til klaring og forenkling samt sikre stamdata. Der er nedsat en tværgående arbejdsgruppe, som skal udarbejde hjælpetekster. Uddan nelse Introduktionsprogram for nye ledere og administrative medarbejdere (1) Afsluttet/ i drift. Fast månedlig introduktionsdag for nye Afsluttet/ i drift. 4

5 ledere (1) Koordinator for nye medarbejdere (3) Afsluttet/ i drift. Mentorordning (3) Afsluttet/ i drift. Afklaring af lederkompetencer (1) Afsluttet Kortlægning af kursusbehov for nuværende ledere og medarbejdere (3), Er igangsat. Overblik over kursustilbud (1), Er igangsat. 54 Differentiering af undervisningsmetoder og afholdelse af kurser (3). Er igangsat. 55 Kortlægning af fremtidig organisering af supportfunktionen (1) Evalueres medio Udvidet åbningstid på personaleområdet (3). Igangsat (mulighederne undersøges), men åbningstiderne er fortsat uændrede. Udvidet åbningstid for IT supporten (1) IT Igangsat (mulighederne undersøges), men åbningstiderne er fortsat uændrede. Support Oversigt over kontaktpersoner inden for de enkelte specialer (2) Ikke igangsat Decentral konsulent (2) Sekretariatschefgruppen har besluttet at der ikke skal arbejdes videre med projektet. 60 Mål for svartider fra supporten samt elektronisk help desk (3) IT Igangsat: It-afdelingen har taget helpdesk system i brug mål for svartider er endnu ikke fastsat. 61 Supporten kan se ledernes skærmbillede (1) IT Er afsluttet. 5

6 62 Indførelse af Single Sign On (3) IT Er igangsat/ afhænger af 3. part. GF/