Udbudsbetingelser. Rammeaftale Vejsalt

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rammeaftale 50.80

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Kundens tilslutning og aftagepligt Leverandørens forpligtelse af Rammeaftalen Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsform Egnethedsvurdering Økonomisk og finansiel formåen Teknisk formåen Sammenslutning af virksomheder (konsortier) Anden enheds formåen Tro- og love erklæring Serviceattest Tildelingskriterier og evaluering Forbehold og mindstekrav Alternative tilbud Informations- og spørgemøde Skriftlige spørgsmål Spørgsmål/svar Fremgangsmåden Tilbuddets indhold og udformning Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbuddets indhold og erklæringer Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Tjekliste Side 2 af 29

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Henrik Østergaard adresse: heo@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 29

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser Aftale mellem SKI og Leverandøren o Bilag I Kundeliste o Bilag II Rapportering til SKI o Bilag III Regulering af priser o Bilag IV CSR o Bilag V Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren Bilag A Kravspecifikation Bilag B Priser Bilag C Option for Københavns Kommune (dette bilag vil kun indgå i rammeaftalen som indgås med Københavns Kommune) Spørgsmål vedr. egnethed Enkeltstående virksomhed Spørgsmål vedr. egnethed Konsortium Bekræftelse angående anden enheds formåen (Støtteerklæring) Tro- og loveerklæring Tilbudsliste Side 4 af 29

5 3. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører Rammeaftale om levering af vejsalt til glatførebekæmpelse. Tilbudgiver skal tilbyde en eller flere af følgende typer vejsalt i løs vægt: Havsalt Stensalt Vakuumsalt For salttypen havsalt skal tilbudsgiver afgive tilbud på levering af havsalt inden for følgende regioner: Havsalt for region Midtjylland Halvsalt for region Syddanmark Havsalt for region Hovedstaden Havsalt for region Sjælland For salttypen stensalt skal tilbudsgiver afgive tilbud på levering af stensalt inden for følgende regioner:: Stensalt for region Midtjylland Stensalt for region Syddanmark Stensalt for region Hovedstaden Stensalt for region Sjælland For salttypen vakuumsalt skal tilbudsgiver afgive tilbud på levering af vakuumsalt inden for følgende regioner: Vakuumsalt for region Midtjylland Vakuumsalt for region Syddanmark Vakuumsalt for region Sjælland Tilbudsgiver vælger således selv, hvilke type vejsalt der skal tilbydes. Tilbudsgiver kan vælge at tilbyde en, flere eller alle tre salttyper. Tilbudsgiver er dog forpligtet til at afgive tilbud på levering af salt inden for alle de regioner, som er angivet oven for under den enkelte salttype. Der vil blive foretaget en tildeling for hver af de regioner og salttyper, som er angivet ovenfor. Der vil således blive foretaget 11 tildelinger. Tilbudsgiver skal endvidere tilbyde følgende sekundære produkter/ydelser: Salt i sække Hasteleverancer Side 5 af 29

6 Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på stensalt, skal tilbudsgiver endvidere tilbyde en option på Opbevaring af salt (saltlager) for Københavns Kommune Mindstekravene til produkterne er beskrevet i Rammeaftalens bilag A (Kravspecifikation) og bilag C (Option for Københavns Kommune). Salt i løsvægt Tilbudsgiver skal i skemaet Tilbudsliste med en sommer- og en vinterpris prissætte vejsalt i løsvægt pr. region som angivet ovenfor. Sommerpris omfatter leverancer i perioden: 1. maj til 30. september og vinterpris omfatter leverancer i perioden: 1. oktober til 30. april. Salt i løsvægt skal prissættes pr. ton ekskl. moms. De tilbudte priser skal inkludere alle udgifter forbundet med levering til kundens adresse, som fx udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport og leveringsomkostninger, herunder udgifter til levering på et af Kunden nærmere anvist sted på leveringsadressen. Tilbudsgiver kan vælge at tilbyde en eller flere salttyper. For hver salttype der tilbydes, er det dog et krav, at salttypen tilbydes inden for de regioner, der er angivet oven for opdelt efter salttype. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder en sommer- og vinterpris for mindst en type vejsalt for hver region, som angivet ovenfor, anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt og vil derfor blive afvist. Salt i sække Tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde salt i sække for hver region, der er angivet oven for under den type salt, som tilbudsgiver afgiver tilbud for. Salt i sække skal prissættes pr. ton ekskl. moms. De tilbudte priser skal inkludere alle udgifter forbundet med levering til kundens adresse, som fx udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport og leveringsomkostninger, herunder udgifter til levering på et af Kunden nærmere anvist sted på leveringsadressen. Det er et krav, at salt i sække tilbydes for de regioner, der er angivet ovenfor opdelt efter salttype. Såfremt tilbudsgiver ikke har tilbudt salt i sække for alle regioner (som angivet ovenfor opdelt efter salttype), anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt og vil derfor blive afvist. Hasteleverance Tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde hasteleverancer for hver region, der er angivet oven for under den type salt, som tilbudsgiver afgiver tilbud for. Hasteleverancer skal prissættes pr. ton ekskl. moms. Hastleverancer skal tilbydes i form af et pristillæg for levering af vejsalt i løsvægt og/eller salt i sække. De tilbudte priser skal inkludere alle udgifter forbundet med hastelevering til kundens adresse, som fx udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport og leveringsom- Side 6 af 29

7 kostninger, herunder udgifter til levering på et af Kunden nærmere anvist sted på leveringsadressen. Det er et krav, at hasteleverancer tilbydes for de regioner, der er angivet ovenfor opdelt efter salttype. Såfremt tilbudsgiver ikke har tilbudt hasteleverancer for alle de regioner, der er angivet ovenfor opdelt efter salttype, anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt og vil derfor blive afvist. Opbevaring af salt (saltlager) Tilbudsgiver er forpligtet til at afgive tilbud på en option på opbevaring af op til ton vejsalt på et saltlager. Opbevaring af salt på saltlager skal prissættes som en månedspris eksklusiv moms. Den tilbudste pris skal inkludere alle udgifter til opbevaringen, herunder udgifter til forsikring og forbrugsudgifter, men eksklusiv moms. Tilbudgiver kan ikke indberegne transportudgifter (dvs. udgiften til at levere salt fra saltlageret til Københavns Kommune), idet denne udgift skal være inkluderet i den tilbudte pris på salt i løsvægt, jf. ovenfor. Option kan alene anvendes af Københavns Kommune. Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit optionstilbud i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt Københavns Kommune ønsker at udnytte optionen, skal kommunen inden vedståelsesfristen udløb give den tildelte tilbudsgiver meddelelse herom. Betingelserne for udnyttelse af optionen samt kravene til opmagasinering på og levering af fra saltlageret er beskrevet i bilag C. Bilag C gælder kun i aftaleforholdet mellem den tildelte tilbudsgiver og Københavns Kommune. Forpligtende rammeaftale Der er tale om udbud af en forpligtende rammeaftale, hvilket indebærer, at en række kunder har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, jf. nærmere om kundernes aftageforpligtelse i punkt SKI har forud for udbuddet indgået en række tilslutningsaftaler med kunderne, hvori kunderne har forpligtet sig til at gøre brug af rammeaftalen. Af Kundelisten (bilag I) fremgår de kunder, der har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen. Den forpligtende rammeaftale indgås mellem leverandøren og den enkelte kunde, hvilket i praksis indebærer, at der vil blive indgået en række enslydende rammeaftaler med hver kunde, jf. dog bilag C (Option for Københavns Kommune). Den forpligtende rammeaftale regulerer alene forholdet mellem den enkelte kunde og leverandøren. Rammeaftalerne er ikke indbyrdes afhængige, og hver kunde hæfter således alene for egne forhold. Kunderne har enten forpligtet sig til at købe en bestemt salttype eller det billigste vejsalt. Med billigste vejsalt forstås den salttype, der tilbydes til den laveste pris i den enkelte region. Det fremgår af Kundelisten (bilag I), hvilken salttype den enkelte kunde har tilsluttet sig. SKI påtænker at indgå rammeaftaler med 1 leverandør pr. salttype pr. region (som angivet ovenfor) for en 4-årig periode uden option på forlængelse. Side 7 af 29

8 Såfremt der under udbuddet ikke bliver afgivet tilbud på en eller to salttyper, vil SKI indgå rammeaftaler for den/de salttye(r), som er blevet tilbudt, jf. dog punkt 13, 3. afsnit. De forpligtende rammeaftaler indgås under forudsætning af og efter, at SKI og leverandøren har indgået en aftale, der regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren (Aftalen). De forpligtende rammeaftaler er underordnet Aftalen mellem SKI og leverandøren Kundens tilslutning og aftagepligt Den enkelte kunde er forpligtet til at anvende Rammeaftalen, når kunden har behov for at købe vejsalt i rammeaftalens løbetid. Såfremt kunden på årsbasis har aftaget den af kunden oplyste volumen tillagt 100 %, har kunden dog ikke pligt til at anvende rammeaftalen i yderligere omfang til anskaffelse af vejsalt, uanset at kunden har behov for at købe yderligere vejsalt. Oplysning om Kundens årlige volumen (forventede forbrug) fremgår af bilag I (Kundeliste). Såfremt kunden ikke har behov for at købe vejsalt, er kunden ikke forpligtet til at aftage vejsalt i Rammeaftalens varighed, uanset kundens oplyste estimat for det forventede årlige forbrug. Kunden er endvidere ikke forpligtet til at aftage salt i sække, uagtet at kunden i Kundelisten (bilag I) har angivet en estimeret mængde for forbruget af salt i sække. Kunden kan således anskaffe salt i sække uden for rammeaftalen. Kundens aftageforpligtelse indtræder på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttrædelse, medmindre kunden har angivet en anden (senere) ikrafttrædelsesdato. Oplysning om ikrafttrædelsestidspunkterne fremgår af Kundelisten, jf. bilag I. For så vidt angår optionen på opbevaring af vejsalt, kan Københavns Kommune vælge at udnytte optionen, men kommunen er dog ikke forpligtet til at benytte optionen. Ønsker Københavns Kommune at udnytte optionen, skal kommunen give den tildelte tilbudgiver meddelelse herom inden for 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Kundens aftageforpligtelse er yderligere beskrevet i Rammeaftalens punkt Leverandørens forpligtelse af Rammeaftalen Leverandøren er efter nedestående bestemmelser forpligtet til at levere de af punkt 3 angivne produkter og ydelser i henhold til betingelserne i Aftalen og Rammeaftalen samt tilhørende bilag. Leverandøren er overfor den enkelte kunde forpligtet til at kunne levere kundens anslåede årlige volumen af vejsalt, jf. bilag I (Kundeliste), tillagt 100 % i vinterperioden (1. oktober til 30. april). Leverandøren er tilsvarende årligt i vinterperioden forpligtet til at levere salt i sække i det omfang, som oplyst af kunden i bilag I tillagt 100 %. Såfremt Leverandøren på årsbasis har leveret den af kunden oplyste volumen tillagt 100 %, har Leverandøren ret, men ikke pligt til at levere vejsalt i yderligere omfang. Side 8 af 29

9 Leverandøren er endvidere forpligtet til at kunne levere mindst 10 % af kundens anslåede årlige volumen af vejsalt tillagt 100 % inden for en uge i vinterperioden. Leverandøren er ligeledes forpligtet til at kunne levere mindst 10 % af kundens angivne mængde af saltsække tillagt 100% inden for en uge i vinterperioden. Minimumsmængden af vejsalt og salt i sække der skal kunne leveres inden for en uge i vinterperioden kan illustreres efter følgende matematiske model: (x %) x 0,1 = y x = Kundens årlige anslåede volumen y = Minimumsmængde som leverandøren skal kunne levere inden for 1 uge i vinterperioden. For nærmere oplysning om kravene til levering af vejsalt og de sekundære produkter/ydelser, kan der henvises til Rammeaftalen (bilag V), Kravspecifikationen (bilag A) og Optionen for Københavns Kommune (bilag C). Side 9 af 29

10 4. Tidsplan for udbudsforretningen 27. marts 2013 Fremsendelse af Vejledende Forhåndsmeddelse til offentliggørelse. 24. maj 2013 Fremsendelse af Udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse og offentliggørelse af udbudsmateriale 28. maj 2013 kl Informations- og spørgemøde afholdes for potentielle tilbudsgivere, jf. pkt juni 2013 kl Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. pkt juni 2013 kl Tilbudsfrist 2. juli 2013 Forventet tildeling 12. september 2013 Forventet ikrafttrædelse Side 10 af 29

11 5. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Egnethedsvurdering På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af spørgeskemaerne Spørgsmål vedr. egnethed samt eventuel Bekræftelse angående anden enheds formåen foretager SKI en vurdering af hvilke tilbudsgivere, der er egnede til at få deres tilbud taget i betragtning. For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde mindstekrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2 og teknisk formåen formåen i punkt III 2.3, og som er gengivet i punkt og nedenfor Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen: 1. Tilbudsgiver skal i spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, Enkeltstående virksomhed eller Spørgsmål vedr. egnethed, Konsortium, pkt. B1, oplyse om tilbudsgiver har en soliditetsgrad på minimum 15% i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. 2. Tilbudsgiver skal i spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, Enkeltstående virksomhed eller Spørgsmål vedr. egnethed, Konsortium, pkt. B2, oplyse om tilbudsgiver har en samlet omsætning på minimum DKK 25 mio i det seneste disponible regnskabsår. Mindstekrav til det niveau, der kræves: i. En soliditetsgrad på minimum 15 % i det seneste disponible regnskabsår. Side 11 af 29

12 ii. En samlet omsætning på minimum DKK 25 mio. i det seneste disponible regnskabsår. Ved afgivelse af tilbud som konsortium beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Den samlede omsætning i det seneste disponible regnskab udregnes som summen af virksomhedernes samlede omsætning Teknisk formåen Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk formåen: 1. Tilbudsgiver skal i spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, Enkeltstående virksomhed eller Spørgsmål vedr. egnethed, Konsortium, pkt. B3, angive tilsvarende leverancer på vejsalt i de sidste 3 år. For hver leverance skal oplyses: kunde, salttype og årlig omsætning. Mindstekrav til det niveau, der kræves: i. Tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver har haft en årlig omsætning på ton vejsalt af den eller de salttyper, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen ud fra virksomhedernes samlede omsætning af vejsalt Sammenslutning af virksomheder (konsortier) En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et konsortium. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud. Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under Rammeaftalen på egen vis, fx hvis man ikke er landsdækkende eller ikke har den tilstrækkelige bredde i sit sortiment. Det kan endvidere være en fordel at indgå i et konsortium, da det er konsortiets samlede økonomiske og finansielle formåen samt tekniske formåen, jf. punkt og 5.1.2, der lægges til grund for egnethedsvurderingen i forbindelse med tilbudsafgivelsen. På denne vis kan et antal tilbudsgivere styrke ikke alene deres kompetencemæssige position, men også deres økonomiske position. Der henvises i den forbindelse til den af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggjorte vejledning i konsortiedannelse, som forefindes på styrelsens hjemmeside. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontrakten til SKI samt til SKI s kunder i forbindelse med konkrete kontrakter. Side 12 af 29

13 Efter tilbudsafgivelse og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at ændre sammensætning af konsortiemedlemmer i et konsortium. Efter tilbudsafgivelse og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at overdrage et tilbud til en anden juridisk enhed og derved lade denne anden juridisk enhed indtræde i tilbuddet i tilbudsgivers sted Anden enheds formåen Såfremt en virksomhed baserer sig på andre virksomheders formåen i forhold til mindstekravene beskrevet i afsnit og afsnit , skal virksomheden godtgøre, at virksomheden råder over de nødvendige ressourcer ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. Dette sker ved at udfylde spørgeskemaet Bekræftelse angående anden enheds formåen. Konsortiedeltagerne i et konsortium (sammenslutning af virksomheder) skal ikke udfylde spørgeskemaet Bekræftelse angående anden enheds formåen, medmindre en eller flere konsortiedeltagere eller konsortiet støtter sig af en virksomhed, som ikke er deltager i konsortiet. Dette skyldes, at et konsortium hæfter solidarisk for sine forpligtelser, jf. punkt og punkt 13, fjerde afsnit. Såfremt tilbudsgiver støtter sig på andre enheders formåen, forbeholder SKI sig ret til inden tildelingen at forlange, at tilbudsgiveren overfor SKI godtgør, at tilbudsgiveren reelt og virkeligt råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse. Dette kan f.eks. ske ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende i form af de konkrete samarbejdsaftaler mellem tilbudsgiver og disse andre enheder Tro- og love erklæring Tilbuddet bedes indeholde en elektronisk signeret tro og love-erklæring om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) bedes hver deltager i sammenslutningen afgive en tro- og love erklæring. Side 13 af 29

14 5.3. Serviceattest SKI forbeholder sig ret til efter tildeling, men før aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som er max 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en eller flere udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. Side 14 af 29

15 6. Tildelingskriterier og evaluering Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Laveste pris. Der vil blive foretaget en særskilt evaluering og tildeling pr. salttype, pr. region, som angivet under punkt 3. Dette indebærer, at der forventes at blive foretaget 11 tildelinger. Såfremt der ikke er afgivet tilbud på en eller to salttyper, vil SKI foretage tildeling for de(n) salttype(r), som der er afgivet tilbud, jf. dog punkt 13, 3. afsnit. Evalueringen i forhold til laveste pris vil ske på baggrund af de anførte priser i Tilbudsliste. Priserne vil blive vægtet som angivet i skemaerne nedenfor. Tilbuddene evalueres på den totale pris (Prisen i det grønne felt i Tilbudsliste ), dvs. summen af de angivne og vægtede tilbudspriser pr. produkt/ydelse, eksklusiv moms. Leverandøren har i rammeaftalens løbetid ikke krav på yderligere betaling, end de i tilbudslisten angivne priser. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver indberegner alle de omkostninger, som tilbudsgiver måtte få ved levering af vejsalt, hasteleverancer, salt i sække og opbevaring af salt (gælder dog kun i forhold til Københavns Kommune), som fx udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport og leveringsomkostninger, herunder udgifter til levering på et af Kunden nærmere anvist sted på leveringsadressen. For udfyldelse af de enkelte tilbudslister henvises til Vejledningen og kontrol indeholdt i tilbudslisten som selvstændig fane. Side 15 af 29

16 Tildelingskriterium Salttype Landsdel Underkriterier Vægtning Sommerpris 20% Region Midtjylland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Syddanmark Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Laveste Pris Havsalt Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Hovedstaden Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Sjælland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Tildelingskriterium Salttype Landsdel Underkriterier Vægtning Sommerpris 20% Region Midtjylland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Syddanmark Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Laveste Pris Stensalt Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Hovedstaden Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Sjælland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Tildelingskriterium Salttype Landsdel Underkriterier Vægtning Sommerpris 20% Region Midtjylland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Laveste Pris Vakuumsalt Region Syddanmark Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Sommerpris 20% Region Sjælland Vinterpris 74% Salt i Sække 1% Hasteleverance 5% Side 16 af 29

17 7. Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Et tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, er ukonditionsmæssigt og vil således uden videre blive afvist. Følgende dele af udbudsmaterialet udgør mindstekrav: Aftale mellem SKI og Leverandøren Aftalens bilag I, II, III, og IV Aftalens bilag V, Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren Kravspecifikationen i bilag A Priser i bilag B samt Tilbudsliste Option for Københavns Kommune i bilag C Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold overfor nogen dele af udbudsmaterialet. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i Aftalen og/eller Aftalens bilag, herunder Rammeaftalen, for uklare, uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 10 nedenfor. Side 17 af 29

18 8. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 18 af 29

19 9. Informations- og spørgemøde Tilbudsgiver indbydes til et informations- og spørgemøde, der finder sted torsdag den 28. maj 2013, kl Mødet afholdes på adressen SKI, Islands Brygge 55, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes interesserede tilbudsgivere senest den 27. maj 2013 give SKI besked om, hvor mange personer fra tilbudsgiver, der ønsker at deltage i mødet. Tilmelding skal ske ved mail til Henrik Østergaard, heo@ski.dk. Ved tilmelding skal deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger oplyses. På mødet vil SKI indledningsvist orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. De deltagende tilbudsgivere vil herefter få lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialet. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne. SKI forbeholder sig dog ret til at efterfølgende at svare skriftligt i det tilfælde SKI under mødet bliver i tvivl om, hvorvidt SKI kan svare på spørgsmål inden for de udbudsretlige rammer, eller såfremt SKI i øvrigt er i tvivl om rigtigheden af et svar. Mødet vil blive optaget digtalt og blive gjort tilgængelig på SKI vil ligeledes tilgængeliggøre et referat af alle spørgsmål/svar. Side 19 af 29

20 10. Skriftlige spørgsmål Spørgsmål/svar Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i Aftalen og/eller Aftalens bilag for uklare, uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil og klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. Der gøres opmærksom på, at der inden udbudsmaterialets endelige offentliggørelse på baggrund af Vejledende forhåndsmeddelselse 2013/S har været foretaget en bred offentlig høring af udbudsmaterialet, hvor alle interesserede har haft mulighed for at kommentere på materialet. Det er ikke alle kommentarer og ændringsforslag, der nødvendigvis er medtaget i udbudsmaterialet, men der er dog taget stilling til samtlige kommentarer, ændringsforslag m.v. Det vil således ikke være formålstjeneligt at rejse de samme spørgsmål eller kommentarer under spørgsmål/svar perioden, hvis disse allerede har været fremsat i forbindelse med den afholdte høringsfase. På baggrund af de modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil tilrette udbudsmaterialet i forhold til de stillede spørgsmål og foreslåede ændringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling Fremgangsmåden Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk til kontaktpersonen anført i punkt 1. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via udbudshjemmesiden. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret på udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen (vejledende spørgefrist) vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Side 20 af 29

21 Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål efter den vejledende spørgefrist vil således blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Side 21 af 29

22 11. Tilbuddets indhold og udformning Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk via Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Tilbudsgiveren skal selv tilmelde sig udbuddet og downloade alt relevant materiale, som skal gemmes på tilbudsgiverens pc. Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud kan alene afgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Tilbud skal være på dansk. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. SKI forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Side 22 af 29

23 11.2. Tilbuddets indhold og erklæringer I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver udfylde følgende skemaer, der findes under menupunktet Udbudsmateriale : Spørgsmål vedr. egnethed (udfyldes) Tilbudsliste (udfyldes) Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige (udfyldes og signeres) Følgebrev (signeres) Eventuel støtteerklæring (udfyldes og signeres) Følgebrevet generes automatisk i ETHICS (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt materiale er uploadet. Hvis en virksomhed ønsker at støtte sig på en anden virksomheds økonomiske formåen, skal den støttende virksomhed udfylde støtteerklæring Bekræftelse angående anden enheds formåen, og tilbudsgiver skal uploade denne i forbindelse med afgivelse af tilbuddet. I det følgende er det beskrevet, hvorledes tilbuddet afgives af en enkeltstående virksomhed og af et konsortium (sammenslutning af virksomheder). Enkeltstående virksomheder Enkeltstående virksomheder udfylder og signerer følgende dokumenter i ETHICS: - Spørgsmål vedr. egnethed Enkeltstående virksomhed (udfyldes) - Tilbudsliste (udfyldes) - Tro- og love-erklæring (udfyldes og signeres) - Følgebrev (signeres) Hvis den enkeltstående virksomhed i relation til udvælgelseskriteriet, jf. punkt 5.1, støtter sig på en anden virksomheds formåen, skal støtteerklæringen Bekræftelse angående anden enheds formåen udfyldes af den støttende virksomhed. Konsortium (sammenslutning af virksomheder) Et konsortium skal udpege en befuldmægtiget, der på konsortiets vegne uploader og sender det samlede tilbudsmateriale. Hver konsortiedeltager udfylder og signere følgende: Side 23 af 29

24 - Tro- og loveerklæring (udfyldes og signeres) Når erklæringerne er udfyldt, fremsendes de af hver konsortiedeltager til den befuldmægtigede virksomhed. Den befuldmægtigede i konsortiet udfylder følgende: - Spørgsmål vedr. egnethed Konsortium (udfyldes) - Tilbudsliste (udfyldes på vegne af konsortiet) - Tro- og loveerklæring (udfyldes og signeres) - Følgebrev (signeres på vegne af konsortiet) Den befuldmægtigede virksomhed uploader og fremsender det samlede tilbud for konsortiet, herunder erklæringerne fra konsortiedeltagerne. Hvis en konsortiedeltager i relation til udvælgelseskriteriet, jf. punkt 5.1, støtter sig på en anden virksomheds formåen, skal støtteerklæringen Bekræftelse angående anden enheds formåen udfyldes af den støttende virksomhed. Erklæringen skal fremsendes sammen med det samlede tilbud fra konsortiet. Side 24 af 29

25 12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er fredag, den 21. juni 2013, kl Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet ETHICS lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalerne. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 25 af 29

26 13. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalerne er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftalen tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse, og der skal udpeges en fælles (befuldmægtiget) (sekretariatsfunktionen), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 26 af 29

27 14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og tilbudsgiver uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 27 af 29

28 15. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med virksomheden, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på via login. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKI's kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 28 af 29

29 16. Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende: Tilmelding til udbuddet, jf. punkt 11.1 Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc, jf. punkt 11.1 Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, jf. punkt 11.1 Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 10 Spørgsmål vedr. egnethed, jf. punkt 5.1 (vær opmærksom på særlige skemaer ved afgivelse af tilbud som konsortium) Udfyldes Uploades Tro- og loveerklæring, jf. punkt 5.1 og Udfyldes Signér elektronisk Uploades Tilbudsliste, jf. punkt 11.2 Læs vejledning vedr. udfyldelse (Fane i Tilbudsliste ) Udfyld alle celler markeret med gul baggrund for hver salttype og landsdel, hvor der gives tilbud. Uploades Evt. Bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæring), jf. punkt og Udfyldes Signér Uploades ETHICS følgebrev (genereres automatisk under menupunktet afslut tilbud ), jf. punkt 11.1 Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud Signér elektronisk Rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfrist punkt 12. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid. Side 29 af 29