Indstilling. Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Aarhus Byråd via Magistraten

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 18. juni 2012 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger 1. Resume Magistratsafdelingerne skal fremover arbejde mere systematisk med læsevenligheden af de indstillinger, de sender frem til Aarhus Byråd. Det er ikke længere tilstrækkeligt, at indstillingerne indholdsmæssigt er i orden. Målet for indsatsen, som beskrives i denne indstilling, er en lettelse af byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. Midlerne er bl.a. efteruddannelse af de medarbejdere, der skriver indstillingerne. Som noget nyt vil der desuden blive indført en max-grænse for længden af byrådsindstillingen. Og alle indstillinger skal fremover forsynes med en læsbarhedsdeklaration i form af indstillingens lixtal. Ingen byrådsindstillinger bør fremover have et lixtal, der placerer den i kategorien meget svær tekst. AK/2011/ Sagsnummer AK/2011/00435 Sagsbehandlere Frederik Gammelgaard og Niels Erik Jordansen Telefon Direkte telefon E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte nej@aarhus.dk Baggrunden for indsatsen er et generelt ønske om at forbedre byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. Hertil kommer, at papirløse møder i dag stiller ændrede krav til indstillingerne, fordi byrådsmedlemmerne nu læser dem på en ipad. Indsatsen sættes i gang september 2012 og bliver evalueret i slutningen af Beslutningspunkter At 1) byrådet tiltræder forslag til indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger. Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger

2 3. Baggrund Aarhus Byråd gennemfører i dag byrådsmøder uden brug af papir. Byrådspolitikerne læser dagsorden og øvrige mødedokumenter på deres ipad. Overgangen til papirløse møder er i sig selv grund til at tage spørgsmålet om byrådsindstillingernes læsevenlighed op. Der stilles nemlig ikke samme krav til tekst, der læses på skærm og papir. Hertil kommer, at læsevenligheden af byrådsindstillingerne i dag ikke fuldt ud tilgodeser politikernes arbejdsvilkår. Det bekræftes af en undersøgelse af byrådsindstillingernes læsevenlighed, som Danmarks Medie- og Journalisthøjskole har foretaget for Aarhus Kommune (bilag 1). Hovedparten af Aarhus Byråds medlemmer finder, ifølge undersøgelsen, at sproget i indstillingerne er svært at læse og forstå. Det er især det økonomiske indhold, som giver problemer for byrådsmedlemmerne. En stikprøvemåling af sprogets sværhedsgrad understøtter politikernes vurdering. 62 procent af indstillinger på byrådsmødet d. 28. februar havde således et lixtal på 55 eller derover. Det svarer i sværhedsgrad til den faglitteratur, som benyttes på universitetet (se faktabox, s. 4). Journalisthøjskolens undersøgelse viser samtidig, at indstillingerne - efter byrådsmedlemmernes mening - er for lange. Især politikere fra de mindre byrådsgrupper, som har sværere ved at fordele arbejdsbyrden med kolleger, efterlyser kortere indstillinger. De fleste byrådsmedlemmer bruger mellem 5 og 10 timer til at forberede sig til et enkelt byrådsmøde. 4. Den forventede effekt Indsatsen, som beskrives i denne indstilling, skal - forbedre byrådsmedlemmerne arbejdsvilkår og - gøre grundlaget for de politiske beslutninger i Aarhus Kommune (læs: indstillingernes indhold) mere gennemskueligt for byrådets medlemmer. Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger Side 2 af 5

3 Målene skal nås gennem bl.a. kortere, mere læsbare og mere læsevenlige byrådsindstillinger. Byrådsmedlemmerne vil løbende blive inddraget for at evaluere effekten. I slutningen af 2013 vil der blive gennemført en spørgeskemaundersøgelse. Resultatet herfra vil blive sammenholdt med den måling, som Danmarks Medie- og Journalisthøjskole foretog i begyndelsen af 2012 (bilag 1). 5. De planlagte ydelser Mange ledere og medarbejdere skal vænne sig til at tænke og arbejde på en ny måde, når de i fremtiden sender indstillinger frem til byrådet. Vigtigst er det, at byrådets medlemmer opfattes som byrådsindstillingernes primære målgruppe. Dette er ikke altid tilfældet i dag. Mange embedsmænd erkender således, at de snarere har kolleger eller chefen i tankerne som modtagere, når de skriver en indstilling. Indsatsen for bedre byrådsindstillinger favner bredt: Efteruddannelse i skrivning Alle embedsmænd, der skriver indstillinger til byrådet skal på et skrivekursus. Det er Journalisthøjskolen, der skal stå for undervisningen. Formålet er at sætte medarbejderne i stand til at skrive indstillinger, som er lettere at læse og forstå. Ledelsesforankring Det er vigtigt, at det øverste chefniveau i magistratsafdelingerne tager ejerskab til den kulturforandring, som er en forudsætning for, at forehavendet lykkes. Der skal derfor tilrettelægges en særlig informationsindsats over for ledergruppen. Lixtal Lixtal er et mål for en teksts læsbarhed. Jo lavere lixtal, jo lettere læst tekst se faktaboks s. 4. (Lixtallet i nærværende indstilling er 41.) Lixtallet i en byrådsindstilling bør ikke være højere end 54. Afsenderen måler selv lixtallet og påfører det indstillingen, inden denne sendes Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger Side 3 af 5

4 Det betyder lixtallet Under 25 let tekst for alle læsere, fx børnelitteratur let tekst for øvede læsere, fx ugebladslitteratur og skønlitteratur for voksne middel, fx dagblade og tidsskrifter svær, fx populærvidenskabelige værker Over 54 meget svær, faglitteratur på akademisk niveau frem til byrådet. Åbenhed omkring lixtallet vil blive et vigtigt redskab til at skabe positiv opmærksomhed omkring den kulturforandring, som er en forudsætning for mere læsevenlige byrådsindstillinger. Fremgangsmåden vurderes i forbindelse med indsatsens evaluering ultimo Øvre grænse for indstillinger Afsenderne skal vænne sig til at formulere sig kort og præcist. En indstilling må fremover ikke fylde mere end, hvad der svarer til cirka syv sider (= enheder) i den nuværende skabelon. Ny skabelon for indstillinger En ny skabelon for byrådsindstillinger skal tage hensyn til, at byrådsmedlemmerne i dag læser indstillingerne på en pc-skærm. Det indebærer bl.a. en smallere spaltebredde, fra de nuværende ca. 90 enheder til 60 enheder. Et helt nyt afsnit, underoverskrift, skal hjælpe læseren til hurtigt at danne sig et overblik over indstillingens indhold. Serviceeftersyn af sprog i referater fra møder Sammen med indsatsen for at gøre sproget i indstillinger mere læsevenligt vil der blive foretaget et serviceeftersyn af sprogbrugen i mødereferater og protokoller for møder i byråd, Magistraten og udvalg. Fx bør det præciseres, at Magistraten ikke beslutter, men indstiller til byrådet. Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger Side 4 af 5

5 6. Organisering af indsatsen Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for implementering og evaluering af indsatsen. Men det er medarbejdere og ledere i alle seks magistratsafdelinger, som skal skabe resultaterne i form af bedre byrådsindstillinger. Indsatsen for mere læsevenlige byrådsindstillinger bygger ikke på kontrol. Det er afsenderen selv, der har ansvaret for, at indstillingerne lever op til de nye krav. Tidsplan September 2012 Ultimo 2013 De første kurser afholdes Ny skabelon tages i brug Indsatsen evalueres 7. Konsekvenser for ressourcer Udgifterne til indsatsen beskrevet i denne indstilling afholdes inden for de eksisterende budgetmæssige rammer. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Byrådsindstillinger i Aarhus Kommune Nulpunktsmåling 2012, Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, maj Tidligere beslutninger Principbeslutning om øget digitalisering af byrådets arbejde, vedtaget på byrådsmødet 26. januar Indsats for mere læsevenlige byrådsindstillinger Side 5 af 5