Tavlemøder. Det naturlige samlingspunkt for samarbejde om produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø. Arbejdsmiljø op på tavlemøder

Transkript

1 Tavlemøder Det naturlige samlingspunkt for samarbejde om produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø

2 1. Velkomst og formål 2. Gennemgang af vejledningen 3. Øvelse brug af tavlemøder 4. Opsamling og afslutning 2

3 Lidt om Jan Toft Rasmussen Møderne faciliteres af Jan Toft Rasmussen og Jesper Palm Arbejdsmiljøkonsulent i Dansk Metal Uddannet: Can. Tekn. Soc. Erfaring: Arbejdsmiljøkonsulent i SiD Vejle amt 8 år, BAT-kartellet 2 år, LO 5 år og Dansk Metal 15 år. Rådgivning af virksomheder, undervisning og centrale forhandlinger. Kontakt: Tlf.: jtr@danskmetal.dk Læs mere på: Lidt om Jesper Palm Ejer af 2Management ApS Uddannet produktionsingeniør, HD i afsætning og systemisk proceskonsulent. 10 år som leder i forskellige industrivirksomheder, mere end 15 års konsulenterfaring med produktivitetsudvikling i små og store virksomheder. Kontakt: Tlf.: jpa@2management.dk Læs mere på: 3

4 Baggrund Stadig flere virksomheder indenfor Industri og servicefag viser interesse for at kombinere indsatsen for bedre arbejdsmiljø med arbejdet med at forbedre kvalitet og produktivitet. En af udfordringerne for de mindre virksomheder er at der mangler simple værktøjer, som kan understøtte en kombineret indsats for produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø (PKA) i den daglige drift. Det har Industriens Branchearbejdsmiljøråd søgt at gøre noget ved gennem publikationen Tavlemøder det naturlige samlingspunkt for samarbejde om produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø 4

5 Andre arbejdsmiljøværktøjer fra I-BAR Industriens Branchearbejdsmiljøråd: 5

6 Gennemgang af vejledning om tavlemøder 6

7 Formål Formålet med tavlemøder er: 1. At skabe fokus på forbedring af produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø 2. At give synlighed og overblik over aktiviteter, opgaver og ansvar 3. At styrke samarbejdet omkring aktiviteter og opgaver 4. At styrke virksomhedens økonomi og overlevelsesmuligheder * Udover de nævnte fordele har værktøjet en række indirekte fordele som knytter sig til processen omkring tavlemøder. Her tænkes på områder som synlig ledelse, bedre information og kommunikation, mulighed for inddragelse og anerkendelse og derved højere motivation. Tager virksomheden denne mulighed alvorligt, kan der arbejdes målrette og positivt med at præge kulturen og holdningerne i virksomheden. 7

8 Hvad er et tavlemøde? Et tavlemøde er: Et møde som afholdes med et fast interval, med et eller flere temaer, med klare mål og en dagsorden, i et defineret team af mennesker og hvor der anvendes en tavle som styrings-redskab. 8

9 Opbygningen Sådan kommer du i gang Sådan udvikler du processen Sådan gennemføre du mødet Sådan fastholder du fremskridt 9

10 PKA - Produktivitet, Kvalitet og Arbejdsmiljø P Forbedringsarbejdet giver effekt på produktiviteten, kvaliteten og på arbejdsmiljøet K 3 elementer der hænger sammen. A 10

11 Første skridt - Sådan kommer du i gang 1. Ønske om forbedring af PKA? 2. Sæt et mål 3. Lav en dagsorden 4. Køb og indret en tavle 5. Vælg et hold 6. Sæt et mødetidspunkt 7. Lav en indføringsplan 8. Definer ressourcerne 11

12 Lille Effekt Stor Definer ressourcerne Prioriteringsmatrix Nyt projekt Konsekvenser skal undersøges Gennemfør nu Just do it Spring over Planlæg indenfor 4 uger Stor Lille Indsats En lille indsats, som forbedrer PKA, i eget område, som kan gennemføres på 2 uger og med egne ressourcer 12

13 Andet skridt - Sådan gennemføre du mødet 1. Planlæg mødet 1. Er dagsordenen dækkende 2. Hvad er til diskussion? 3. Prioriter dagsordenen 2. Gennemfør mødet 1. Hvem er mødeleder 2. Hvem er ordstyrer og referent 3. Lav en handlingsplan 4. Lav evalueringsskemaet 13

14 Tredje skridt - Sådan fastholder du fremskridt 1. Husk fastholdelsespunkter 2. Lav smiley audit 3. ½ års evaluering 4. Positivlisten De 6 vigtige fastholdelsespunkter: 1. Dokumenter processen og lav en standard 2. Synliggør jævnligt de resultater som i opnår 3. Synliggør også bestræbelserne 4. Systematisk evalueringer 5. Træning i problemområder 6. Ledelsens engagement 14

15 Fjerde skridt - Sådan udvikler du mødet 1. Vil du udvide dine teamer 2. Vil du fastsætte flere mål 3. Vil du arbejde med kultur og værdier 4. Vil du udvikle din lederrolle 5. Vil du have flere drivende medarbejdere 6. Vil du udvikle din organisation 7. Vil du køre uddannelse og træning 15

16 Fjerde skridt - Sådan udvikler du mødet Ledelse Temaer Rækkefølge Tema 1 Grundlæggende forhold PKA 2 Planlægning og ordrestyring 3 Målstyring 4 Kompetence og personalestyring 5 Større virksomhedsprojekter Medarbejdere 16

17 Tjekliste til alle skridt 17

18 3 cases fra relevante virksomheder Det naturlige samlingspunkt Arbejdsmiljø for samarbejde op på om tavlemøder produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø 18

19 Trædesten og snubletråde Ledelsesfokus Den første forudsætning for succes handler om at ledelsen går forrest og viser vejen. Dette både med egen synlighed og deltagelse men særligt med at sikre at de nødvendige ressourcer er til rådighed for processen. Her er det ikke bare gjort med mødedeltagelsen men især ressourcer til at føre de ideer ud i livet som kommer til syne på tavlemøderne. Inddragelse Vær fra starten opmærksom på hvad formålet med tavlemøderne skal være. Det kan godt være et ledelsesinformationsforum hvor ledelsens ord bliver bekendtgjort men de virkelige gevinster findes nå tavlemøderne fungere i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Gør tingene grundigt Er det værd at lave, er det også værd at lave det ordentligt Sæt jer ordentligt ind i tingene, lav materialet grundigt og kommuniker klart om processen og forventningerne. Tag gerne omgivelserne med på råd og lad værd med at haste tingene igennem. Gør tingene enkelt Lav være med at have for mange ting på dagsordenen fra starten. Øvelse gør mester og man kan altid udbygge tingene. Start med de 3 grundlæggende skridt og bliv god til at køre tavlemøder før i arbejder på at udvikle mere. Tavlemøderne skal samtidig have en praktisk tilgang og høje ambitioner fra starten kan gøre tingene vanskelige at gennemfører. Tålmodighed - Det koster noget at spare noget Tavlemøderne er en investering som ikke altid giver positiv likviditet fra dag 1. Man kan godt stirre sig blind på de mange ressourcer som er bundet til at afholde møderne, med hvis I skal have succes er I nød til at have en stærk tro på at pengene kommer igen. Der kan samtidig opleves gode og dårlige møder og hvis man skal have tavlemøder til at lykkes skal man holde fast i projektet. Synliggør resultater Spred de gode historier for skeptikerne fylder ofte rigtigt meget. Lad være med at underdrive problemerne med fokuser primært på de positive oplevelser der fremkommer. Resultater taler for sig selv, men at synliggøre resultaterne taler bare endnu mere og det kan være afgørende for succesen af tavlemøderne. Fornyelse Når tavlemøderne har kørt succesfuldt i en længere periode kan man overveje at forny rutinerne. Det er ikke et mål i sig selv at gøre tingene på en anden måde, men det kan holde motivationen oppe. Det er ikke nødvendigvis grundlæggende ændringer der skal til men tit små justeringer og udbygninger som skaber mere energi. Denne finjustering er nødvendig både i opstartsfasen men også når møderne har kørt er stykke tid. 19

20 Øvelse 20

21 Tal med sidemanden om (15 min.): 1. Hvad kendetegner et optimalt tavlemøde efter jeres erfaring? 2. Er der noget der mangler i vejledningen eller som vi skal følge op med? 3. Noter jer de vigtigste konklusioner til brug for opsamlingen 21

22 God fornøjelse med arbejdet 22