Det gode og det mindre gode samarbejde. Erfaringer fra driftsafdelingen i vejcenter hovedstaden

Transkript

1 Det gode og det mindre gode samarbejde Erfaringer fra driftsafdelingen i vejcenter hovedstaden

2 Grundlag for det gode samarbejde Et godt grundlag, en god kontrakt Et godt tilbud, rigtige priser En god organisation, bygherre og entreprenør Fælles forståelse og fælles mål Plads til udvikling Tillid

3 Det gode samarbejde Sideanlægsentreprisen: Partnering, åbne regnskaber og LEAN Åbenhed Faglighed Opbakning i egen organisation Inddragelse af alle niveauer Fokus på løsning frem for straf Fokus på og pleje af tilliden

4 Det mindre gode samarbejde E2, Vej og Bro : Uigennemskuelig kontrakt Mange underentreprenører Utilstrækkelig organisation Usikkerhed om mængder Konflikter blev ikke løst hurtigt Manglende vilje? Manglende åbenhed? Manglende tillid?

5 Gode aktiviteter, resume Afsæt ressourcer til opstart Nedsæt en interesseret styregruppe med beslutningskompetencer Få fælles forståelse af kontrakten Vær åben om budgetter mm. Brug tid på tilsyn sammen med entreprenøren Giv plads til udvikling og kreativitet Pas på tilliden

6 Samarbejdsformer - og modeller (3.1) Nordisk workshop den november 2009

7

8 Samarbejdsformer- og modeller Former for: udbud, entrepriser og samarbejde Samarbejdsmodeller ifm. udbud, tilbud og kontrahering Sikring af det gode, tillidsfulde samarbejde under udførelsen

9 Udbudsformer EU og tilbudsloven/dk Offentligt udbud Begrænset udbud Underhåndsbud Udbud efter forhandling Konkurrencepræget dialog Projektkonkurrencer

10 Entrepriseformer Entrepriseform (stigende kompleksitet) Karakteristika/eksempler Ren fagentreprise Uden underentreprenører, fx skilteentreprise (entreprise 04 i Udbud 2008) Fagentreprise med fast underentreprenør ( er) Fx Sideanlæg med UE på rengøring af toiletter (Ø3) Fagentreprise med varierende underentreprenører Fx afvanding med varierende underentreprenører på brøndsugning, gravearbejde, mv. Stor/hovedentreprise Fx Ø2 fra 2005 til 2008 og S1/S2 til MAC model/totalentreprise (Managing Agent Contractor) Modellen er Ikke afprøvet i DK. Den er analyseret i ud fra erfaringer i UK. MAC modellen blev på daværende tidspunkt/grundlag fravalgt pga. usikkerhed om entreprenørerne kunne magte opgaven. Denne usikkerhed viste sig senere velbegrundet ifm. entreprise Ø2, hvor man søgte at udbyde så stor en entreprise som muligt. Grundpaket i Skåne/Blekinge indeholder en række totalentrepriseelementer, bla. vejtilsyn, myndighedsopgaver, fx vedrørende ulovlige skilte, osv.

11 Entrepriseformer almen drift i DK 2002 Udbud nord og syd Opdeling almen drift i entrepriser Hovedentreprise (renhold, afvanding, skilte, autoværn, græsslåning) Beplantningspleje Toiletrenhold 2004 Overvejelser om MAC model (Management Agent Contractor) efter besøg i UK. Udvidet totalentreprise. VD smal bestillerorganisation 2005 Udbud øst 1.Asfaltreparationer+afvanding 2. Hovedentreprise (renhold, afvanding, skilte, autoværn, græsslåning, nødtelefoner) 3.Sideanlægsentreprise 2008 hele landet 8 fagentrepriser

12 Samarbejdsformer - partnering Traditionel samarbejdsform Kontraktstyring baseret på AB 92. Relationer er mistillidsbaserede. Kontrol for at finde fejl. Fokus på skyld. Kommunikation taktisk. Partnering kultur Partnering med fælles mål, workshops og optimeringer Partnering med optimeringer og åbne regnskaber samt trimmet vejdrift Fokus på samarbejde og gensidig tillid. Fokus på medarbejderes engagement i deres opgaver. Brug af samarbejdsskema til opfølgning/overvågning. KS for at undgå fejl (gøre det rigtigt første gang). Kommunikation åben/ærlig. Opfølgning ved styregruppe. + Fokus på forbedringer og optimeringer. Formulering af fælles mål. Brug af workshops med fokus på teamdannelse og samarbejde. Fælles arbejds og økonomistyring. + Brug af åbne regnskaber Udvidet inddragelse af alle medarbejdere i forbedrings og optimeringsprocesserne.

13 Partnering ifm. udbud Udvælgelseskriterierne Tildelingskriterierne Grundlag for samarbejdet partnering aftalen

14 Udvælgelsen Entreprenøren skal dokumentere sin erfaring og evner til at indgå i et partneringsamarbejde ved at: Oplyse om tidligere partneringsamarbejder Vedlægge evt. partnering politik eller andet relevant materiale. Der er ikke krav om, at entreprenøren tidligere har deltaget i partnering samarbejder. Ved egnethedsbedømmelsen vil blive taget hensyn til, om entreprenøren i større eller mindre omfang har deltaget i partneringsamarbejder.

15 Tildelingen Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af elementer fra Lean Construction Oplæg til partnering aftale (bilag BUT -3) skal danne grundlag for samarbejdet. Partneringaftalen færdiggøres med den udpegede entreprenør på en workshop. Tilbuddet skal indeholde entreprenørens kommentarer til oplægget, samt uddybninger og tilføjelser, hvor entreprenør måtte finde dette relevant. Entreprenøren ønskes herunder at forholde sig til følgende: forslag til eventuelle yderligere partnering elementer, jf. bilag BUT-3 brug af incitamenter ved procesoptimeringer forslag til bonus forslag til at sikre kompetencer i hele kontraktperioden Ved bedømmelsen lægges vægt på at entreprenøren har forståelse for samarbejdsformen at entreprenøren foreslår relevante uddybninger og tilføjelser med henblik på bedst muligt at sikre og opretholde det gode samarbejde at entreprenør kommer med konkrete forslag til aktiviteter til at sikre kompetencerne i det samlede team

16 Partnering aftalen - indhold 1. Indgåelse af partnering aftale 2. Sikring af fælles forståelse i entrepriseorganisationen 3. Partnering aftalen generelt 4. Parternes værdigrundlag og målsætninger 5. Den økonomiske styring 6. Supplerende partnering elementer Åbne regnskaber med incitamenter Procesoptimering med incitamenter Opfølgning på strategiske mål Lean-aktiviteter 7. Fælles Partnering Forum 8. Styregruppe 9. Opfølgning på samarbejdet 10. Sikring af kompetencer i teamet 11. Håndtering af uoverensstemmelser

17 Partnering - elementer Fælles formulerede mål Procesoptimeringer med incitamenter Åbne regnskaber En aktiv styregruppe Opfølgning på det gode samarbejde gensidig tillid Håndtering af uenigheder

18 Entreprise Procesoptimeringer - resultater Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2003 Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2004 Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2005 Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2006 Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2007 Direkte økonomisk effekt i procent af kontraktsu m (pr. år) i 2008 Vejdrift og beplantningspleje, nord (N1-6) Vejdrift, syd, (S1-2) Beplantningspleje, syd, (S3-4) Afvanding og belægninger (Ø1) Vej og bro (Ø2) Sideanlæg (Ø3) ½ 3 1½ * * * * - * * 2 2 3,7

19 Organisering med aktiv styregruppe Styregruppens opgaver er: at sikre at partneringsamarbejdet forløber optimalt at sikre overholdelse af de formulerede målsætninger at give sparring og inspiration til sagsmedarbejderne hos parterne med henblik på udvikling og brug af metoder og værktøjer at sikre at partneringsamarbejdet har opbakning fra den øverste ledelse hos alle parter at støtte de sagsansvarlige hos parterne i forbindelse med evt. løsning af uenigheder

20 Samarbejdet følges og der tages omgående fat på afvigelser Emne 1. Meget dårligt 1 Samarbejdsklimaet 2 Tilliden til hinanden 3 Åbenhed, bla. om økonomi 4 Adm. ressourceforbrug bruges tiden prioriteret 5 Kommunikation, klart og i tide 2. Dårligt 3. Middel 4. Godt 5. Meget godt 7. Aktion -forslag til forbedring er 6 Overholdelse af tidsmæssige aftaler 7 Fremsendelse/foreli gger materiale som aftalt 8 Udføres arbejdet rigtigt første gang (er spildtid undgået) 9 Er afvigelser og fejl undgået 10 Er de nødvendige kompetencer tilstede 11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt 12 Deltagelse af de relevante personer i møderne 13 Åbenhed generelt 14 Opbakning i egen organisation

21 Måling af gensidig tillid B s vurdering af E Gns. Vurdering grad af enighed (B = Bygherre; E = Entreprenør) 1 meget uenig 2 Uenig 4 enig 5 meget enig ved ikke 1. E vil være 100 % ærlig om årsager til egne problemer ifm. entreprisens udførelse 2. E vil oplyse priser 100 % åbent 3. E vil ikke søge at skyde skylden for egne fejl over på andre 4. E vil være åben og sige til, hvis E konstaterer fejl hos andre 5. E vil holde ord

22 Måling af tillid på workshop før udbud (VD - Rådgivere) total gennemsnit VD R R VD VD E R E 0

23 Gensidig tillid og effektivitet

24 Samarbejdsformer- og modeller oplæg til diskussion Nordisk Wokshop november 2009

25 Spørgsmål til drøftelse Forskelle, fordele og udfordringer ved de forskellige samarbejdsformer og modeller der anvendes? Hvordan giver det gode samarbejde fx reducerede omkostninger/optimeringer/udvikling? Hvordan sikres der balance mellem entreprenørens projekt- /entrepriseorganisation og bygherrens? Hvor ligger den optimale snitflade i samarbejdet mellem entreprenør og bygherre? Hvad er den fremtidige nordiske strategi på området?

26 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN 14. november 2009 DRIFTSUDDANNELSEN drift og vedligehold af arealer og udstyr Drift og vedligehold er et selvstændigt fagligt område med særlige kompetencekrav. Det er baggrunden for, at Driftsuddannelsen er skabt som en helt ny mulighed for at uddanne skarpe profiler på drift og vedligehold i driftsherreorganisationer og hos driftsentreprenører samt hos rådgivere. Uddannelsen er kompetencegivende og afsluttes med en eksamen og diplom.. Modulerne ligger tidsmæssigt med 2 3 måneders mellemrum, hvor der udføres gruppeopgaver, og hvo Uddannelsen forløber i 3 moduler og eksamen med gruppearbejder mellem modulerne og afsluttende eksamensopgave r der kan arrangeres ekskursioner, virksomhedsbesøg, mv. Arealer og udstyr er fx: Veje herunder cykelstier, stier, rabatter, sideanlæg/rastepladser Pladser og andre områder Grønne områder herunder parker, haver, havnearealer, plæner, træer og beplantninger Udstyr som skilte, tavler, autoværn Udstyr som legepladser, borde/bænke Bygninger på arealerne (fx toiletbygninger) Datoer for uddannelsen i 2010/2011 er: Modul 1: Modul 2: Modul 3: Eksamen: Uddannelsen giver gennem deltagernes placering i mindre arbejdsgrupper gode muligheder for dannelse af netværk. Deltagerne er selv med til at vælge arbejdsgruppe, og hjemmeopgaver (se neden for).

27 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Modul 1, 2 og 3 varer 3 dage (internat). Dag 3 slutter med planlægning af gruppe/eksamensopgave. Uddannelsens indhold er i stikord: Modul 1: Rammer for drift Drift i samfundsøkonomien Hvem skal udføre driftsopgaverne Organiseringen hos driftsherre og entreprenører Økonomisk prioritering af driftsopgaverne Hvordan organiseres og gennemføres drift i andre lande Modul 2: Udbud og kontrahering af drift Samarbejdsformer Udbudsmaterialet Udvælgelse og tildeling Afregnings og udførelsesformer Modul 3: Styring af økonomi Styring af tid Styring af kvalitet Trimmet drift Styring af samarbejdet Arbejdssikkerhed Styring af uenigheder og konflikter Aktive deltagere og deltagelse Uddannelsen er baseret på aktive deltagere, og opnåelse af diplom forudsætter, at man har deltaget i alle 3 moduler samt eksamen, og endvidere indgået i en arbejdsgruppe på 4 6 deltagere, som har udarbejdet og forelagt hjemmeopgaver

28 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN mellem modul 1, 2 og 3 og udført eksamensopgave i arbejdsgruppen. Uddannelsen er planlagt således, at deltagelse sker ved samlet tilmelding for et forløb (over ca. 1 år). Der er imidlertid mulighed for at deltage i et enkelt modul dog uden at indgå i en arbejdsgruppe. Eksamen forudsætter deltagelse i alle 3 moduler samt gennemførelse af hjemmeopgaver. Hvis der er særlige forhold for deltagelse kan dette og evt. løsninger altid drøftes med ledelsen. Inden uddannelsen starter på modul 1 udfylder deltagerne et spørgeskema om deres arbejde samt ønsker til emner til belysning og evt. ønsker til hjemmeopgaver (se neden for). Hjemmeopgaver og eksamensopgaver På modul 1 opdeles deltagerne i arbejdsgrupper, som mellem modulerne 1 og 2 samt modulerne 2 og 3 skal udføre hjemmeopgaver som et projektarbejde. Ledelsen vil på modul 1 fremlægge forslag til hjemmeopgaver og emner hertil vil også være indeholdt i det skema, som deltagerne anmodes om at udfylde inden modul 2. Det er sigtet, at hjemmeopgaverne i så vid udstrækning som muligt afspejler deltagernes daglige udfordringer. I vigtig del af hjemmeopgaverne er fremlæggelsen af disse samt drøftelser herom. Eksamensopgaven vil være en videre/færdigbearbejdning af hjemmeopgaverne ud fra vejledning/inspiration fra ledelsen af uddannelsen. Faglig komité, ledelse og administration: Uddannelsen ledes af en faglig komité, hvor interessenter er repræsenterede, herunder driftsherrer, entreprenører og rådgivere. Uddannelsen har en faglig ledelse på 2 personer, som er til Faglig komité: Jens Schrøder John Nørgaard Thomas Lindberg Henrik S. Nielsen Hededanmark Slots og Ejendomsstyrelsen Herning Kommune Aalborg Kommune

29 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN stede på alle moduler. Uddannelsen administreres af VEJ EU. Uddannelsen er økonomisk baseret på deltagerbetaling på basis af kostpriser. Uddannelses web: Udannelsen er papirløs og baseres på egen projektweb. Det forudsættes, at deltagerne på modulerne medbringer egen PC er. Deltagerafgift Deltagerafgiften for de 3 moduler og eksamen er: Deltagerafgift for deltagelse i et enkelt modul er: Tilmelding Detaljeret program Det detaljerede program kan ses på Thomas Randrup Christian Sylvest Søren Gludsted Faglig ledelse: Søren Gludsted Mogens Høgsted Niras Vejdirektoratet Vejdirektoratet

30 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Modul 1 Dag 1 Dag 2 Dag 3 09:00 Præsentation, intro. 09:00 Opsamling 09:00 Opsamling 09:45 Deltagernes forventninger Spørgeskema 09:30 Asset Management på Grontmij/ 09:30 D&V organisering i andre og ønsker udsendt inden kursusstart kommuneveje Carl Bro nordiske lande 10:30 Pause 10:15 Pause 10:15 Pause 10:45 D&V i det politiske spil om budgetmidler udfordringer for D&V 11:15 Gruppearbejde om argumenter til politisk niveau og udfordringer NSN/VD 10:30 Prioriteringssystemer, almen drift Henrik Majlund 10:30 D&V organisering i andre nordiske lande, fortsat 11:15 Danbro/Belman VD/Jørn L 11:15 Kompetencer og ressourcer til D&V Oplæg til gruppearbejde om kompetencer 12:00 Frokost 12:00 Frokost 12:00 Frokost 13:00 Afrapportering af gruppearbejde 13:00 Klimaudfordringer ift. arealer og udstyr Orbicon 13:00 Gruppearbejder, fortsat og afrapportering 13:30 Præsentation: Herning 14:00 Markedet for D&V af arealer Fx Dansk Byggeri 13:45 Arbejde med hjemmeopgaver Driftsherre/BUM model Kommune og udstyr 14:30 Pause 14:45 Pause Slut 15:00 Præsentation. Driftsherre med egenproduktion Viborg Kommune 15:15 Præsentation: Entreprenør Hededanmark el. Arkil, el. NCC 16:00 Plenumarbejde: SWOT 16:00 Præsentation, fagentr. DAV analyse på kommunal D&V organisation 16:30 Kommunikation med interessenter, vejarbejde M11 VD Kom 17:00 Introduktion til hjemmeopgaver og holddannelser Udvikling af driftsstrategier 17:15 Planlægning af hjemmeopgaven 17:30 Pause 17:30 Pause 18:00 Middag 18:00 Middag 19:30 D&V af arealer og udstyr set fra kom. politisk hold Kommunalpolitiker og entreprenør i dialog (Thomas 19:30 Visioner om grønne og sorte arealer McKinsey Landskabs/ havearkitekt Statsveje: Christer, Skåne Kommune: Norge? TI

31 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Rask) Modul 2 Dag 1 Dag 2 Dag 3 09:00 Forelæggelse af hjemmeopgaver 09:00 Opsamling 09:00 Opsamling fra grupperne 10:30 Udbuds og entrepriseformer, aftaleformer, rammebetingelser MH 09:30 Samarbejdsformer, partnering, værktøjer Gruppearbejder 09:30 Udbudsmaterialet, struktur, dokumenter Afregningsformer TBL Frokost Frokost Frokost Gruppearbejder om former Optimeringer HD Arkil Udførelsesformer (udførelseskrav, tilstandskrav, funktionskrav) Case OPP VD? eller 13:45 Gruppearbejder Arbejde med hjemmeopgaver Rambøll (Odense) Pause Pause ca. Slut Udbuds og tilbudsprocessen Gensidig tillid Gert T. Svendsen Pause Pause Udvælgelse og tildeling VD case: Partnering i D&V af statsveje 17:30 Pause 17:30 Pause 18:00 Middag 18:00 Middag 19:30 Causeri om klagenævnets kendelser 19:30 Video om nye samarbejdsformer FIA

32 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Modul 3 Dag 1 Dag 2 Dag 3 09:00 Forelæggelse af gruppeopgaver 09:00 Opsamling 09:00 Opsamling 09:30 Styring af entrepriseøkonomi og 09:30 Styring af kvalitet 09:30 Styring af samarbejdet tid set fra driftsherren og entreprenøren Tilsyn, kontrol, bod Samarbejdsskema, workshops, team building Pause 10:30 Pause 10:15 Pause 10:45 Gruppearbejde om udfordringer 10:45 Case: KS i sideanlægsentreprise HD Arbejdssikkerhed i styring af entrepriseøkonomien HD/VD 11:30 Case: Styring af Håndtering uenigheder og tvister Jacob entrepriseøkonomi i vejcenter Case: Skilteentreprise Arkil/VD Arkil Arrevad Syddanmark Frokost Frokost Frokost IT management systemer 13:00 Forbedringer, lean, hvor er spildet? TI Håndtering uenigheder og tvister Jacob Arrevad 13:45 Data mængder Pause Pause Arbejde med hjemmeopgaver 15:00 Åbne regnskaber 15:00 Gruppearbejder om ca. Slut Incitamenter og bonus KS/lean/værdiskabelse Gruppearbejde 16:00 Driftshensyn i anlægsudformning 16:30 Arbejdssikkerhed 17:30 Pause 17:30 Pause 18:00 Middag 18:00 Middag 19:30 Engagement og arbejdsglæde Ron? 19:30 Vision om det perfekte setup for drift

33 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Drift og vedligehold er et selvstændigt fagligt område med særlige kompetencekrav. Det er baggrunden for, at Driftsuddannelsen er skabt som en helt ny mulighed for at uddanne skarpe profiler på drift og vedligehold i driftsherreorganisationer og hos driftsentreprenører samt hos rådgivere.

34 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Uddannelsen er kompetencegivende og afsluttes med en eksamen og diplom. Uddannelsen forløber i 3 moduler og eksamen med gruppearbejder mellem modulerne og afsluttende eksamensopgave. Modulerne ligger tidsmæssigt med 2 3 måneders mellemrum, hvor der udføres gruppeopgaver, og hvor der kan arrangeres ekskursioner, virksomhedsbesøg, mv. Modul 1: Rammer for drift Drift i samfundsøkonomien Hvem skal udføre driftsopgaverne Organiseringen hos driftsherre og entreprenører Økonomisk prioritering af driftsopgaverne Hvordan organiseres og gennemføres drift i andre lande Modul 2: Udbud og kontrahering af drift Samarbejdsformer Udbudsmaterialet

35 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN Udvælgelse og tildeling Afregnings og udførelsesformer Modul 3: Styring af økonomi Styring af tid Styring af kvalitet Trimmet drift Styring af samarbejdet Arbejdssikkerhed Styring af uenigheder og konflikter

36 SNILDT.COM DRIFTSUDDANNELSEN