Cirkulære om udarbejdelse af regnskabsinstruks til enheder med IRIS

Transkript

1 til enheder med IRIS DcR 23. april 2013

2 INDLEDNING... 4 INSTRUKSENS FORUDSÆTNING... 4 INSTRUKSENS INDHOLD... 4 GODKENDELSE AF INSTRUKSEN DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION FORVALTNING AF UDGIFTER... 7 GENERELT... 7 GODKENDELSE AF BILAG... 7 DISPONERING... 8 ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN FORVALTNING AF INDTÆGTER GENERELT DISPONERING REGNINGSUDSKRIVNING GODKENDELSE DEBITORFORVALTNING ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING GENERELT KONTOPLAN REGISTRERINGENS TILRETTELÆGGELSE BETALINGSFORRETNINGER GENERELT KASSE/LIKVIDER UDBETALINGSORDRER MODTAGNE CHECKS UDSTEDTE CHECKS BETALINGSKORT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN BUDGETOPFØLGNING, PERIODE- OG ÅRSREGNSKABER GENERELT OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE GENERELT FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER (INVENTAR) GENERELT ANSVARS OG KOMPETENCEFORDELINGEN april 2013 Regnskabshåndbogen Side 2 af 30

3 10. ANDRE REGNSKABSOPGAVER ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN NAVNE OG UNDERSKRIFTER GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING SKEMA OVER ANVENDTE KAPITLER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 1 - DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 2. - IRIS LISTE OVER DE, DER MÅ GODKENDE REGNINGER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 3. - FORVALTNING AF INDTÆGTER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 5. - BETALINGSFORRETNINGER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 8. - FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 9. - FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL ANDRE REGNSKABSOPGAVER SKEMA 11. NAVNE OG UNDERSKRIFTER april 2013 Regnskabshåndbogen Side 3 af 30

4 Indledning Bemyndigelsen til dette cirkulære er givet i Selvstyrets bekendtgørelse nr. 8 af 27. februar 1995 om Hjemmestyrets regnskabsvæsen m.v. Når der i dette cirkulære bruges ordet bekendtgørelse, menes ovenstående bekendtgørelse. I bekendtgørelsens 5 stk. 2 står: Lederen for en regnskabsførende enhed skal udarbejde en instruks for regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i enheden. Lederen skal løbende kontrollere, at instruksen overholdes. Cirkulæret omfatter alle Selvstyreenheder. Cirkulæret omfatter ikke Selvstyrets nettostyrede virksomheder, KNR samt den del af Selvstyrets opgaver som varetages af kommunerne. Instruksens forudsætning Det er en forudsætning for at bruge denne instruks-skabelon, at enheden benytter Selvstyrets elektroniske faktureringssystem (IRIS) samt har en aftale med DcR om bogholderiopgaven. I denne aftale præciseres i detaljen, hvilke opgave enheden løser og hvilke opgaver DcR løser. Instruksens indhold I indledningen foretages en beskrivelse af enheden. Cirkulæret lister de mulige regnskabsopgaver op, som en enhed kan have. Regnskabsopgaverne er hovedsageligt beskrevet i selvstændige kapitler. Af instruksen skal fremgå, hvilke regnskabsopgaver enheden har. Skema over anvendte kapitler skal anvendes. Skemaet er bagerst i cirkulæret. De fleste af cirkulærets kapitler indeholder to afsnit. Det ene afsnit handler om de generelle regler, der gælder på området. Det andet afsnit handler om ansvars- og kompetencefordelingen i enheden. Til nogle kapitler er der et skema bagerst i instruksen, som skal anvendes. I andre kapitler vil 1. og 2. godkendere i IRIS vil automastik få tillagt kompetence. I visse kapitler vil lederen af enheden få kompetencen. Ved fastsættelse af ansvars- og kompetencefordelingen skal tilstræbes en fordeling af arbejdsopgaverne på enhedens medarbejdere, der sikrer en betryggende intern kontrol med de enkelte opgaver samt en praktisk tilrettelæggelse af forretningsgangene. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 4 af 30

5 Desuden skal skema 11 udfyldes. Det skal indeholde navn, stillingsbetegnelse/titel og underskriftsprøve for de medarbejdere, der skal underskrive diverse formularer, der skal sendes til DcR. Nogle departementer/styrelser har flere geografisk adskilte enheder under sig på samme finanslovskonto. I disse departementer/styrelsers regnskabsinstruks skal proceduren for udmelding af enhedernes bevilling angives, samt hvornår bevillingen er klar. Herudover skal beskrives hvordan og hvornår departementet/styrelsen følger op på de udmeldte bevillinger. Hvis enheden har ønsker om afvigelser fra de regler der er nævnt i cirkulæret, skal der inden instruksen udarbejdes indhentes tilladelse fra ITR 1. Godkendelse af instruksen Instruksen for enheder skal godkendes af ITR. ITR sender en kopi af den godkendte instruks til fagdepartementet. Når en enhed har udfyldt cirkulærets skemaer og fået dem godkendt, er enhedens regnskabsinstruks på plads. Herefter skal instruksen løbende ajourføres, se sektion 1.3. En ajourført instruks skal forefindes i enheden. Medarbejdere der arbejder med enhedens regnskabsopgaver, skal have gennemgået instruksen. 1 ITR. Intern revision. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 5 af 30

6 1. Den regnskabsmæssige organisation Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 3-5. I indledningen i skemaet til dette kapitel skrives enhedens stamdata, dvs. navn og numre. Numrene kan fås i DcRs konsulentafdeling. xal@nanoq.gl Selvstyrets overordnede GER-nr er Instruksen skal indeholde følgende oplysninger: a) Enhedens organisatoriske placering i Selvstyret. b) Enhedens interne organisation med en præcisering af regnskabsopgavernes fordeling på kontorer, afdelinger og lignende. Aftalen med DcR om løsning af diverse bogholderiopgaver vedlægges som bilag. c) Hvem er den øverste ansvarlige leder af enhedens regnskabsvæsen. d) Om enheden udfører indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, og i bekræftende fald hvordan. Hvis instruksen gælder for et departement/styrelse med flere enheder på samme finanslovskonto skal instruksen også indeholde: e) Procedure for bevillingens udmelding til enhederne, samt angivelse af hvornår. f) Hvordan følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. g) Hvornår følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. h) En beskrivelse af øvrige relevante regnskabsprocedurer mellem departementet/styrelsen og enhederne. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 6 af 30

7 2. Forvaltning af udgifter Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 6 og 9. Generelt Forvaltningen af udgifter omfatter godkendelse og disponering af udgifter. Der skal 2 forskellige personer til at godkende en regning i IRIS. 1. godkenderen, der godkender, at alt er i orden. 2. godkenderen, der har disponeret beløbet, altså den der har besluttet, at det er i orden at bruge penge på indkøbet. I IRIS er der i hver enhed oprette flere 1. godkendere og flere 2. godkendere. Disse personer fremgår af Liste over de der må godkende regninger. Denne liste vil også blive anvendt i senere kapitler til præcisering af, hvem der har tilladelse til forskellige økonomiske handlinger. Altså hvem der må godkende formularer/papirer, der skal sendes til DcR. Liste over de der må godkende regninger ajourføres løbende. Skema bagerst i instruksen. Ved ændringer sendes listen til xal@nanoq.gl Originalregningen modtages i DcR, der sørger for at sende den elektronisk til enheden. Her godkendes den af mindst 2 personer: En person, der har disponeret, må ikke efterfølgende 1. godkende bilagsdokumentationen. Enheden kan vælge at splitte godkendelsen op, så nogle personer har lov til at kvittere for modtagelsen, mens andre godkender i IRIS. Modtagere skrives på listen over IRIS-godkendere. Disponeringer skal ske indenfor de rammer der gælder for vedkommendes stilling 2. Ingen medarbejder må disponere/godkende bilag vedrørende egen person, nærmeste familie, eller nære venner. Bilag vedrørende medarbejdere skal godkendes af en overordnet. For enhedens leder skal bilag sendes til godkendelse i departementet. For departementernes departementschefer skal det fremgå, hvilke medarbejdere der må godkende bilaget. Godkendelse af bilag 1. godkender Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger fra leverandørerne. Bilaget skal godkendes for, om alt er i orden, så det kan betales. 2 Eksempelvis vil en kontorchef i et departement normalt kunne disponere i flere situationer (og større beløb) end en elev. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 7 af 30

8 Disponering - 2. godkender Ved disponering af udgifter forstås indgåelse af enhver form for aftale m.v. herunder debitor- og personaleforhold, der medfører eller kan medføre udgifter for enheden. Disponeringen skal ske indenfor det, der står i bevillingen. Bevillingen omfatter både et beløb og et formål. Disponeringen kan dokumenteres ved en skriftlig ordre, rekvisition m.v. Den der foretager disponering skal være en person, som har tilladelse til at disponere indenfor området. Ved bestilling af vare og tjenesteydelser henvises til regnskabshåndbogens sektion 3.1 kreditorer. Ansvars- og kompetencefordelingen Liste over de der må godkende regninger skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har rettigheder som 1. godkender henholdsvis 2. godkender. Alle bilag skal være godkendt af 2 bemyndigede personer jfr. regnskabsinstruksen. I nogle tilfælde endog godkendt af 3 personer, da ingen personer kan godkende egne bilag. Et eksempel er afregning af tjenesterejse. Afregningen skal godkendes af den rejsende selv og yderligere 2 personer, der ifølge regnskabsinstruksen kan godkende for den pågældende hovedkonto og artskonto. Hvis det giver en lettelse i hverdagen kan enheden opdele disse bemyndigelser på hovedkonto- og artskonti. Godkendelse (fysisk modtagelse af vare eller ydelse; regningen er regnskabsteknisk ok), 1. godkender: At de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret. At varer/ tjenesteydelser, som er modtaget, svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister. At faktura/bilag er korrekt udregnet. At bilaget er konteret i overensstemmelse med enhedens kontoplan. Om bilaget kan anvises til betaling, herunder at det fremgår, hvornår betaling senest skal finde sted. At eventuelle rabatter er benyttet eller givet i det omfang, dette findes muligt/fordelagtigt. At anledning samt navn(e) på modtager(e) eller deltagere er anført, når det drejer sig om repræsentationsudgifter, gaver, restaurationsbesøg m.v. Undtagelsesvis kan de 2 første punkter af godkendelsen udføres af en Modtager. En Modtager kvitterer for at varer og tjenesteydelser er leveret og at det svarer til det bestilte. Hvis en enhed ønsker at bruge en Modtager skal der redegøres for det i instruksen. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 8 af 30

9 Disponering (træffer beslutning), 2. godkender: Ansættelse og afskedigelse af personale. Ændringer af personalelønninger, aftaler om ydelse af engangsvederlag og særlige ydelser. Iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. Indgåelse af service- og lejeaftaler. Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder m.v. Afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion, lån m.v. Udstedelse af garantier. En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, f.eks. PM'er og rekvisitioner. Udgifterne godkendes af en 1. og en 2. godkender. Inden godkendelse af disse bilag, skal der foretages en række andre og/eller yderligere kontrolforanstaltninger: A) Tjenesterejser 3 : Bilagene skal afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter i følge dokumentation, samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere. Bilagene m.v. sendes til DcR-debitor, der sørger for udbetalingen. B) Varekøb, rekvirering af håndværker eller andre tjenesteydelser: Rekvisitionen skal bestå af et originalbilag med kopi. Ved brug af rekvisitionsbilag, skal disse underskrives, hvorefter originalbilaget udleveres til kreditor. Ved afregning med kreditor, skal kopien kunne tjekkes. C) Ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af løn/arbejdstid, eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger 4 : Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte i følge personaleakter eller anden grunddokumentation. 3 Se sektion 5.2 i Regnskabsbogen. 4 Se sektion 6.1 i Regnskabsbogen. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 9 af 30

10 3. Forvaltning af indtægter Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 16. Generelt Forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning. Indtægterne skal være nævnt i Finansloven, medmindre det er helt ubetydelige indtægter. Disponering Ved disponering af indtægter forstås indgåelse af enhver form for aftale m.v., der medfører eller kan medføre indtægter for enheden. Disponeringen skal være i overensstemmelse med bevillingen. Bevillingen omfatter både et beløb og et formål. Forhold, der forventes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. Udlevering af varer m.v. på kredit må kun ske mod kvittering. Regningsudskrivning Enheden udfylder formular Anmodning om fakturering for alle tilgodehavender og sender til DcR. Godkendelse Formularen underskrives af en 1. og en 2. godkender. Debitorforvaltning DcR forestår debitorforvaltningen. Såfremt enheden bliver opmærksom på, at en debitor har standset sine betalinger, skal kravet straks anmeldes til DcR. DcR anmelder sagen til Landsretten 5. Ansvars- og kompetencefordelingen a) Enhedens indtægter (i oversigtsform) med opdeling på væsentlige indtægtsarter, skal anføres. b) Hvis enheden har indtægter i forbindelse med salg af varer, tjenesteydelser m.v., skal der redegøres for enhedens retningslinier for fastsættelse af takster og priser, samt dokumentation for beregningen. 5 Dette skyldes, at der gælder særlige regler, når en person eller et firma er i betalingsstandsning. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 10 af 30

11 4. Regnskabsmæssig registrering Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 9 og 10. Generelt Dette kapitel handler om registrering i enhedens bevillingsregnskab og kreditor- /debitorregnskaber. Dette varetages af DcR. Enheden er ansvar for at informere DcR. Det er enheden, der har det fulde ansvar for, at posterne er registreret korrekt. Kontoplan m.v. Enheden skal anvende Selvstyrets almindelige interne kontoplan. Herudover må der kun bogføres på finanslovskonti som enheden har tilladelse til. Udarbejdelse af afstemningsmateriale/afstemningsfil og fejlrettelser foretages af DcR. Enheden foretager kontroller samt intern regnskabsrapportering, jf. kapitel 6 om aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Enheden afstemmer løbende bruttolønlister 6. Fejl indrapporteres til Lønservice. Enheden forholder sig til den månedlige afstemmingsfil, som DcR fremsender. Begge dele returneres i underskreven stand af en 2. godkender. Registreringens tilrettelæggelse Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende: Bevillinger, udgifter og indtægter, herunder bilag fra enhedens kasse, samt bilag vedrørende aktiver og passiver. Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende dispositioner og interne budgetter, samt bilag vedrørende internt tidsforbrug, antal præstationer 7 m.v. Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til nedenstående regler: 1) Registreringen sker løbende. Indberettes til DcR løbende. 2) Udgifter og indtægter, som kommer fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra Selvstyret, skal registreres, når levering har fundet sted. 8 3) I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke kommer fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres dog senest på betalingstidspunktet. 4) Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, skal registreres på en interimskonto 9, indtil endelig registrering kan finde sted. Ud- og indbetalinger bør højst stå 1 måned på interimskontoen Se sektion 6.1 i Regnskabsbogen. F.eks. timesedler eller antal operationer pr. måned. I tvivlstilfælde gælder købelovens bestemmelser. En konto til placering af midlertidige posteringer. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 11 af 30

12 Skulle der opstå et betydeligt krav mod Selvstyret, og størrelsen heraf ikke kan opgøres endeligt inden årets udgang, skal registreringen ske (på grundlag af et skøn) på en udgiftskonto i det pågældende finansår, ved tvivl kontaktes DcR. Rettelse af beløbet skal ske i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt. I den regnskabsmæssige ultimoperiode kan der foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende gammelt finansår. Der henvises i øvrigt til sektion 7.1. om Periodisering/årsafslutning. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 12 af 30

13 5. Betalingsforretninger Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 17. Enhedens betalingsforretninger skal varetages af medarbejder(e) med kassen som arbejdsområde. Generelt Betalinger direkte over enhedens kontantkasse og weberhverv skal begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via XAL eller PM'ere. Der skal foretages løbende registrering i kasserapporter af ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske per den dato, hvor betalingen har fundet sted. Ultimo måneden skal kasserapporten med bilag sendes til DcR til bogføring. Enhedens beholdning af kontanter, checks m.v. skal opbevares i et aflåst pengeskab. Hvis der ikke rådes over et pengeskab, skal opbevaringen ske i andet "aflåst gemme" 10. Enheden må ikke have større beløb i kontanter. Hvis det undtagelsesvis sker, skal der benyttes et pengeskab. Enhver ændring af forholdet til en bank skal indsendes til DcR og godkendes af regnskabschefen 11 - jf. sektion 4 i Regnskabshåndbogen. Kasse/likvider Likvidbeholdninger må ikke sammenblandes med beløb, som er enheden uvedkommende. Rejseforskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal indsendes til DcR. Selvstyret kan acceptere at modtage følgende betalingsmidler: Danske penge (kontanter), checks trukket i danske banker, postanvisninger og giroudbetalingskort, udenlandske checks, Dankort og andre af banker godkendte betalingskort samt betaling via bankoverførsel. Det skal af instruksen fremgå hvilke eller hvilket betalingsmiddel en enhed modtager. Ved udlevering af effekter, dokumenter eller andet, må der kun accepteres betalingsmidler, hvor der er sikkerhed for dækning af beløbene F.eks. aflåst stålskab, skrivebordsskuffe eller lignende. Se særskilte instrukser vedr. betalingskort, og oprettelse af bankkonti. Pr garanterede bankerne for dækning på op til følgende beløb: Akiliut: Ubegrænset med terminal. 500 kr. med fluesmækker (kun som nødløsning). Dankort: kr. med chipkode terminal kr. med teleterminal. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 13 af 30

14 Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til enhedens kasse. Eventuelle undtagelser herfra skal fremgå af instruksen. Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne. Betalingsmåden skal skrives på kvitteringerne, medmindre der er benyttet pengesedler eller mønter. Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af en 1. og en 2. godkender. Kassen skal optælles af 2 i forening. En lille kasse med højst 10 poster om måneden, optælles en gang om måneden. Flere end 10 poster om måneden men mindre end 10 poster om dagen, optælles hver uge. Er der flere end 10 poster om dagen, optælles kassen hver dag. Eventuelle kassedifferencer (+/-) skal straks registreres i kasserapporterne. Væsentlige kassedifferencer skal indberettes til enhedens leder, der tager stilling til, om departementet/styrelsen og ITR skal orienteres. Såfremt enheden har installeret mønttelefoner, vaskemaskiner med møntindkast, salgsautomater eller lignende, skal disse tømmes med jævne mellemrum og altid af 2 medarbejdere i forening. Det påhviler enhedens leder eller en som har fået lov hertil, ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Udbetalingsordrer Bilagene sendes sammen med Anmodning om bank overførsel til DcR, der foretager den faktiske overførsel. Blanketten skal underskrives af en 1. og en 2. godkender. Modtagne checks Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. må ikke lyde på større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være fremdaterede, og skal straks eller senest næste hverdag sendes til DcR. Endelig skal de modtagne checks krydses ved modtagelsen. Personalechecks må ikke indløses af enheden. Udstedte checks Enheden må ikke anvende checks, girokort m.v. Den skal bruge formularen Anmodning om bank overførsel med tilhørende bilag. Formularen skal underskrives af en 1. og en 2. godkender. Ved udbetalinger direkte fra enhedens kasse skal modtageren kvittere. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 14 af 30

15 Betalingskort Såfremt enheden, på grund af sin størrelse, ferie eller lignende, kommer i situationer, hvor der kun er een underskriftsberettiget tilbage, kan der anvendes betalingskort (f.eks. Akiliut-kort). Bon/kvitteringer fra betalinger indberettes til DcR. Når kontoudtoget modtages fra banken sker afstemning på sædvanlig vis jf. kapitel 4. Ansvars- og kompetencefordelingen Der skal oplyses om følgende forhold: a) Enhedens maksimale beholdning af likvide midler, fordelt på kasse- og bankbeholdninger. 13 b) Kontonumre på enhedens bankkonti. c) Enhedens brug af Akiliut, MasterCardDebet, Kreditkort m.m d) Bestemmelser om, at overskydende kassebeholdninger indsættes i banken og overskydende bankbeholdning overføres til DcR. e) Sikkerhedsbestemmelser vedrørende opbevaring af kassens midler (hvem og hvordan). f) Såfremt der er oprettet underkasser til enhedens kasse, udarbejdes der en fortegnelse over disse kasser med oplysninger om de hertil knyttede forretningsgange. Det skal desuden oplyses, hvorledes nedennævnte opgaver er fordelt på kassens medarbejdere. g) Hvem der er ansvarlig for kassen, og hvem der er stedfortræder. h) Daglig administration af kassen og eventuelle underkasser. i) Oprettelse/nedlæggelse af bankkonti. j) Oprettelse/nedlæggelse af Akiliut, MasterCardDebet, Kreditkort m.m. k) Ændring af adgang til Web-erhverv. l) Kontrol med anviste lønninger m.v., herunder kontrol med, at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og -modtagere. m) Hvem der har tilladelse til at anvende Akiliut-kort, Visa Electron,Eurocard m.m. 13 I sektion 4.1 er der bestemt hvilke maximums beløb enhederne højst må have. Enhederne må gerne vælge et lavere maximum. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 15 af 30

16 6. Budgetopfølgning, periode- og årsregnskaber Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 11 og 12. Generelt Der skelnes mellem den almindelige budgetopfølgning og aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Budgetopfølgning sker dels i henhold til departementet/styrelsens egne bestemmelser herom, dels i henhold til Departementet for Finanser's regler om aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Enhedens regnskabsaflæggelse skal ske med udgangspunkt i data/udskrifter fra XAL. Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den regnskabsmæssige ultimoperiode, er samtidig årsregnskab for enheden og skal godkendes af departementet/styrelsen. I forbindelse hermed skal departementet udarbejde en årsberetning, som skal indgå i Landskassens regnskabs bilag samt forestå udarbejdelsen af de regnskabsmæssige forklaringer. Departementet underskriver en ledelseserklæring om, at departementets regnskab er retvisende m.m. Retningslinjerne fremgår af særskilt instruks om årsafslutning samt andet materiale fra DcR. Regnskaberne skal godkendes af enhedens leder. Som led i denne proces skal det: Kontrolleres, at bevillingsbeløb i den anvendte budgetmodel er i overensstemmelse med finanslovene m.v. Dette har betydning, når enheden udarbejder sin egen budgetmodel i XAL. Vurderes om forbruget af bevillingerne forekommer rimelige under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. Kontrolleres, at enheden forholder sig til den månedlige afstemmingsfil, som DcR har fremsendt. Ved godkendelsen af årsregnskabet påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er korrekt registreret i regnskabet, så dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår, samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb. Budgetopfølgning. Herunder at balance/bevilling fra XAL udskrives eller modtages fra DcR og gennemgås en gang om måneden. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 16 af 30

17 7. Opbevaring af regnskabsmateriale Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 14. Generelt Periode- og årsregnskaberne og de hertil knyttede specifikationer, bilag m.v. skal opbevares af enheden i mindst 5 år efter udløb af regnskabsåret, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. eks. person følsomme oplysninger. Materiale opbevares i DcR, når det er sendt til eller modtaget fra DcR. Regnskabsmaterialet må ikke i kortere eller længere tid fjernes fra enheden, men skal altid være til stede i den regnskabsførende enhed. Opbevaring af regnskabsmateriale skal i øvrigt ske i overensstemmelse med Arkivloven, registerforskrifter (person følsomme oplysninger) m.v. Enhedens leder er ansvarlig for opbevaring og kassation af det regnskabsmateriale, der opbevares i enheden. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 17 af 30

18 8. Forvaltning af varebeholdninger Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 18. Generelt Varebeholdningerne må ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til enhedens drift samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. Der skal føres mængdemæssige lister over enhedens beholdninger af varer (d.v.s. råvarer, halvfabrikata eller færdigvarer), der er anskaffet over driftsbudgettet med henblik på videresalg eller enhedens eget løbende forbrug. Kun beholdninger af uvæsentlig betydning undtages herfra. Det skal fremgå af instruksen, hvilke varetyper der føres lister for. Listerne skal indeholde oplysninger om: Varernes art Fabrikat/mærke Placering Til- og afgang (herunder kassation) Antal Andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med varebeholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af varebeholdningerne i øvrigt. Registreringen af til- og afgang fra lager skal ske løbende. Den løbende registrering af afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget ved optælling af lageret. Registreringen skal så vidt muligt baseres på godkendte grundbilag, f.eks. købsfakturaer og udleverings-/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. Der skal ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning med de mængdemæssige lister. Ansvars- og kompetencefordelingen Skemaet skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver: a) Løbende forvaltning af varebeholdningerne. b) Føring af fortegnelser over varebeholdningerne. c) Periodisk kontrol med varebeholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af varebeholdningerne, samt kassation, nedskrivning m.v. af varerne. Opgaven skal varetages af mindst to medarbejdere i forening, hvoraf den ene ikke må være beskæftiget med lagerforvaltningen. d) Om registreringen på beholdningskontiene sker løbende eller periodisk. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 18 af 30

19 9. Forvaltning af andre aktiver (Inventar) Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 21. Generelt Fortegnelser over aktiver, der er anskaffet af enhederne til varigt brug, skal føres på grundlag af bogførte bilag. Fortegnelserne skal indeholde oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning, anskaffelsesværdi og anskaffelsesår. De skal føres for inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr (for tiden minimum kr.), som er anskaffet af enheden. Herudover bør der udarbejdes fortegnelse over aktiver til en værdi af under kr. af en type som ofte stjæles (kunstgenstande, mobiltelefoner m.v.). Kassation/afhændelse af aktiver skal ske i henhold til Selvstyrets regler. Enheden må sælge det materiel, som enheden selv eller andre enheder i Selvstyret ikke længere kan bruge. Det er en forudsætning for et salg, at enheden selv har betalt for aktivet. Alle bygninger er således betalt via Departementet for Boliger og de skal derfor afleveres tilbage, når de ikke længere skal bruges. I centraladministrationen er IT-maskiner købt af IT-sekretariatet og kan derfor ikke sælges. Aktiver skal sælges til markedspris. Der må ikke gives rabat til ansatte. Aktiverne må ikke udleveres, før de er betalt. Hvis salgssummen er over 1 mill. kr. skal sagen til Finansudvalget. Oplysninger om kassation/afhændelse af aktiver, skal registreres i enhedens fortegnelser over aktiverne. Skøder opbevares i et brandsikret pengeskab et centralt sted i centraladministrationen. Kontrol med beholdninger bør ikke varetages af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. I forbindelse med tyveri, brand eller anden skade på bygninger, anlæg og løsøre må der afholdes udgifter til uforudsete og uomgængelige udbedringer af skader m.v. For bygningernes vedkommende skal der rettes henvendelse til Departementet for Boliger før der udbedres. I Forsikrings- og skadesmanual er der nærmere redegjort for fremgangsmåde i disse tilfælde. Ansvars og kompetencefordelingen Det anføres, hvilke medarbejdere der har ansvaret for følgende opgaver: a) Vedligeholdelse af ovennævnte fortegnelse. b) Periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med, at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse. c) Kassation/salg af aktiver. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 19 af 30

20 10. Andre regnskabsopgaver Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens Såfremt enheden varetager andre regnskabsopgaver end de foran omtalte, skal der i skema 10 til enhedens instruks gives en beskrivelse af opgaverne i overensstemmelse med reglerne i kapitel 1. Ansvars- og kompetencefordelingen Det skal beskrives: a) Hvilke "andre opgaver" enheden varetager. b) Hvilken sammenhæng der er mellem disse opgaver og enhedens øvrige regnskabsopgaver. c) Hvilke kontrolforanstaltninger, der er i forbindelse med opgaverne. d) Hvilke medarbejdere der har ansvaret for henholdsvis varetager de enkelte opgaver. Eksempler på andre opgaver: Bogfører for andre enheder Forvalter aktiver og passiver, der ikke er Selvstyrets Opkræver afgifter og gebyrer o Hvilke afgifter og gebyrer Dansk moms regnskab o Enheden er registreringspligtig i henhold til den danske momslov, SEnummer. Forvalter legater. Det er politisk besluttet, at kun DcR må gøre dette. Forvalter værdipapirer o Fortegnelserne over værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, nominelle værdi, anskaffelsesværdi, hvor værdipapirerne er anbragt. Forvaltning af udlån o Udlånenes art, bevillingstidspunkter, udbetalingstidspunkter, hovedstol, afdragsprofil, restgæld, afdragsordning o Entydig identifikation af debitorerne, f.eks. i form af CPR/GER/SEnummer 14. Andre edb-systemer end Lønservices lønsystem og DcRs økonomisystem, hvori der registreres regnskabsoplysninger. Et eksempel er Skattesystemet. o Kort beskrivelse af systemet. Hvordan er systemet dokumenteret. Hvor opbevares dokumentationen. Hvordan sikres, at der ikke sker utilsigtede ændringer i data og program. Back up. ASA redegør for lønsystem og økonomisystem. 14 CPR = Det centrale personregister, GER = Grønlands erhvervsregister, SE = Stamregister over erhvervsdrivende. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 20 af 30

21 11. Navne og underskrifter mm Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 5 stk. 2. Generelt De personer der er nævnt i enhedens instruks skal listes med navn, stilling og underskriftsprøve i skema 11. Den underskriftsprøve der vises i skema 11 skal være lig med den underskrift vedkommende anvender i dagligdagen på bilag m.v. Når der sker ændringer i arbejdsfordelingen i løbet af året og vedkommende bliver løst for en enkelt opgave, skal man i det pågældende skema skrive i hvilken periode vedkommende har beskæftiget sig med opgaven, samt hvem der herefter løser opgaven. Herved kan man se, hvem der har beskæftiget sig med hvilke opgaver hvornår. Når der sker udskiftning af personer og samtlige opgaver overgår til en ny person, er det tilstrækkeligt at skrive i skema 11, hvornår vedkommende har sidste arbejdsdag, og at den nyansatte overtager den pågældendes arbejdsopgaver. Herudover skal der være en prøve på den nyansattes underskrift. En gang om året i 1. kvartal gennemgår ledelsen instruksen og ajourfører den. Herefter sendes den til godkendelse i ITR. Ansvars- og kompetencefordeling Den øverst ansvarlige bekræfter ved sin underskrift de øvrige underskrifters rigtighed, samt At alle personer nævnt i instruksen står på listen. At underskriften er de pågældende personer. Husk at indsende nye blanketter til DcR om ændringer i personers adgang til bank, XAL, IRIS, Billetudstedelse mm straks ved til- og fratrædelse. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 21 af 30

22 Skema over anvendte kapitler Instruksen omfatter tekstsiderne i DcR s cirkulære om udarbejdelse af regnskabsinstruks af samt ansvars- og kompetenceinstrukser i de kapitler, der er medtaget i instruksen. Regnskabsinstruks for (enhedens navn): Finanslovskonto + evt. i1: Kapitel Medtaget (sæt X) 1. Den regnskabsmæssige organisation 2. Forvaltning af udgifter 3. Forvaltning af indtægter 8. Forvaltning af varebeholdninger 9. Forvaltning af andre aktiver 10 Andre regnskabsopgaver 11 Navne og underskrift Øverste ansvarlige for enheden: Navn: Titel: Dato: Underskrift: Godkendt af Intern Revision: Navn: Titel: Dato: Underskrift: 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 22 af 30

23 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 1. - Den regnskabsmæssige organisation Enhedens navn: Finanslovskonto + evt i1: Udfyldt den: Afdelingskode i XAL: GLN-nr: Punkt Emne Enhedens opbygning eller organisation a) Enhedens organisatoriske placering (i Selvstyret) b) Enhedens interne organisation med DcR løser de opgaver, der er nævnt i præcisering af regnskabsopgavernes vedlagte bilag. Enhedens opgaver er fordeling på kontorer, afdelinger og også nævnte i bilaget. lignende c) Den øverste ansvarlige af leder af enhedens regnskabsvæsen, (stedfortræder i parentes) d) Udfører enheden indtægtsdækket Sæt (x) virksomhed eller tilskudsfinansierede aktiviteter? Nej Ja, (anfør formen nedenfor) Hvis instruksen gælder for et departement/styrelse med flere enheder på samme finanslovskonto skal instruksen også indeholde: e) Procedure for bevillingens udmelding til enhederne med angivelse af hvornår. f) Hvordan følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. g) Hvornår følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. h) Beskriv øvrige relevante regnskabsprocedurer mellem departementet/styrelsen og enhederne. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 23 af 30

24 Oprettet - dato Slettet - dato Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 2. IRIS Liste over de, der må godkende regninger Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Navn Titel 1. godkendere 2. godkendere Enhedens leders underskrift Sendes til Konsulentafdeling mail xal@nanoq.gl 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 24 af 30

25 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 3. - Forvaltning af indtægter Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beskrivelse a) Enhedens indtægter opdelt på væsentlige indtægtsarter b) Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser, herunder dokumentation for beregningsgrundlaget 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 25 af 30

26 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 5. Betalings-forretninger Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beløb/konto/beskrivelse a) Maks. beholdning, kasse Maks. beholdning, bankkonti b) Enhedens bankkonti c) Hvilke Akiliut-kort, Visa Electron, Eurocard m.m. anvendes d) Overskydende bankbeholdning overføres til DcR e) Sikkerhedsbestemmelser, opbevaring af kassens midler f) Fortegnelse over evt. underkasser samt forretningsgange hertil Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Navn(e)/titel Stedfortræder i parentes g) Ansvarlig for kasse(r) h) Daglig administration af kasse(r) i) Oprettelse/nedlæggelse af bankkonti Regnskabschefen i DcR j) Oprettelse/nedlæggelse af Akiliut, Regnskabschefen i DcR MasterCardDebet, Kreditkort m.m. k) Ændringer til Web-erhverv Regnskabschefen i DcR l) Kontrol med anviste lønninger m) Hvem anvender Akiliut-kort, Visa Electron og Eurocard 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 26 af 30

27 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 8. - Forvaltning af varebeholdninger Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Løbende forvaltning af varebeholdningerne b) Føring af fortegnelser over varebeholdningerne c) Periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse Skal foretages af 2 i forening 1. person 2. person d) Hvordan sker registrering løbende eller periodisk 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 27 af 30

28 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 9. - Forvaltning af andre aktiver Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Vedligeholdelse af fortegnelser (inventarlister) b) Periodisk kontrol med beholdninger c) Kassation/salg af aktiver 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 28 af 30

29 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel Andre opgaver Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beskrivelse a) Varetager enheden "andre regnskabsopgaver"? Hvis ja, hvilke. b) Hvilken sammenhæng er der mellem disse opgaver og enhedens øvrige regnskabsopgaver c) Hvilke kontrolforanstaltninger er der i forbindelse med opgaverne Opgaveansvarlig for - anfør titel d) Hvem varetager ovenstående opgaver 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 29 af 30

30 Kort Hvilken Underskriv. af checks Web-erhverv Rekvisitioner Skema 11 Navne og underskrifter med IRIS Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Navn Titel Underskrift Enhedens leders underskrift Navn Erstattet af Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Underskrift Underskrift 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 30 af 30