Transkript

1

2 Udgivet af: IT- & Telestyrelsen IT- & Telestyrelsen Holsteinsgade København Ø Publikationen kan hentes på It- & Telestyrelsens hjemmeside: Telefon: Fax:

3 IT- & Telestyrelsen september 2010 >

4 Indhold > Resumé 6 Indledning 7 Projektet og afrapportering 7 Rapportens opbygning 8 Cloud Kalkulatoren 9 Analyseområderne 9 E-post 9 Desktop 9 Den administrative desktop 10 Elev-desktoppen 10 Cloud Kalkulatorens struktur 11 Væsentlige ændringer fra version 1.0 til version Cloud Kalkulatoren til e-post i skyen 13 Cloud Kalkulatoren til desktoppen i skyen 14 Metoder og resultater 15 Kvantitativ analyse 15 Kvalitativ analyse 16 Lyngby-Taarbæk kommune 19 E-post 20 Administrativ desktop 21 Elev-desktop 22 Greve kommune 22 E-post 23 Administrativ desktop 24 Elev-desktop 25 Oluf Brønnum & Co. A/S 26 E-post 26 Administrativ desktop 27 Perspektivering 28

5 5 >

6 Resumé > IT- og Telestyrelsen har taget initiativ til at få udviklet Cloud Kalkulatoren, som hurtigt og nemt kan beregne, om en virksomhed/myndighed kan have økonomiske eller andre fordele ved at købe it-ydelser i clouden. Cloud Kalkulatoren er bygget til at analysere tre områder: E-post og kalender Administrativ desktop (relevant for alle virksomhedstyper) Elev-desktop (specielt relevant for kommuner og uddannelsesinstitutioner) Cloud Kalkulatoren har været anvendt til at beregne potentialet for anvendelse af cloud computing i tre virksomheder: Lyngby-Taarbæk Kommune, Greve kommune og Oluf Brønnum A/S. Hver virksomhed har stillet data til rådighed for en komplet analyse, primært opsamlet gennem et antal interviews med relevante personer i virksomhederne. De opsamlede data har primært været af kvantitativ karakter, hvorfor der ikke afrapporteres kvalitative data fra de tre cases. Analysen er mest positiv, når det gælder e-post, hvor der er positive scenarier for alle 3 virksomheder, dog ikke med alle produkter. Der er besparelser på 50-60% i de mest positive tilfælde, eksempelvis en reduktion i udgifter til e-post for en af virksomhederne fra 12,5 mill kr. til 4,5 mill. kr. over 5 år. For den administrative desktop er analysen meget entydig: det er for dyrt for alle virksomheder at skifte på nuværende tidspunkt. Priserne skal være en del lavere for, at det er økonomiske attraktivt at skifte til skyen. Break-even nås først med priser der er 30-40% lavere end de nuværende. For elev-desktoppen i de to kommuner er der en positiv case for Lyngby, mens udgifterne til almindelig drift og cloud drift er meget ens for Greve Kommune. Der er kun en positiv business case for Lyngby, hvis softwaren i skyen stilles gratis til rådighed, hvilket imidlertid ofte er bruges når det gælder uddannelsesmarkedet. Holder antagelsen om gratis licenser ikke, er der ingen tvivl om, at det er ugunstigt for kommunerne at gå i skyen med elevdesktoppen med de nuværende priser på desktoppen i skyen. Cloud computing ser på mange måder rigtig lovende ud, både økonomisk og kvalitativt. Men - som med al anden forandring kræver også cloud computing, lige meget hvad leverandørerne siger, knofedt og refleksion. 6

7 Indledning > Cloud computing leverance af it-services over internettet står over for sit gennembrud i år. Det er de fleste analytikere enige om. IT- og Telestyrelsen har taget initiativ til at få udviklet Cloud Kalkulatoren, som hurtigt og nemt kan beregne, om en virksomhed/myndighed kan have økonomiske eller andre fordele ved at købe it-ydelser i clouden. Cloud Kalkulatoren er bygget til at analysere tre områder: E-post og kalender Administrativ desktop (relevant for alle virksomhedstyper) Elev-desktop (specielt relevant for kommuner og uddannelsesinstitutioner) Cloud Kalkulatoren er dermed et værktøj for de forretningsansvarlige i/hos den enkelte virksomhed/myndighed, som ønsker at diskutere en mulig anvendelse af cloud computing på basis af økonomiske fakta såvel som for de ITansvarlige, som skal balancere hensynet til økonomi, funktionalitet og sikkerhed. Projektet og afrapportering Projektet bag udviklingen af cloud kalkulatoren har været opdelt i tre faser. De to første faser: Modelkonstruktion og Modelafprøvning er blevet gennemført ultimo 2009 og primo 2010 og afrapporteret i en første rapport: Cloud kalkulator - Hvad koster din eller desktop?. Det væsentlige i de to første faser var udarbejdelsen af version 1.0 af cloud kalkulatoren, realiseret i regneark med en selvstændig cloud kalkulator for hvert af de tre analyseområder 1. Version 1.0 blev udviklet med Lyngby-Taarbæk Kommune som case ved kortlægningen af analyseområderne. Tredje fase af projektet, Robustliggørelse og formidling er blevet gennemført medio 2010, hvor formålet har været at kvalitetssikre og videreudvikle cloud kalkulatoren med input fra yderligere to virksomheder. De to virksomheder der er blevet analyseret i tredje fase er endnu en kommune, Greve Kommune, samt en privat virksomhed, Oluf Brønnum A/S. 2 1 Rapporten er publiceret på digitaliser.dk af IT- og Telestyrelsen i februar 2010, og kan downloades her: På digitaliser.dk kan også downloades de Excel filer der indeholder kalkulatoren for hhv. e- post og desktop. 2 Bilag 1 i den første rapport Cloud kalkulator - Hvad koster din eller desktop? indeholder en mere detaljeret beskrivelse af projektets tre faser. 7

8 Denne rapport skal ses i sammenhæng med den første rapport og går således ikke i dybden med de emner, der allerede er behandlet deri. Det primære formål med denne rapport er at lave en samlet formidling af resultaterne for de nu 3 virksomheder, hvor cloud kalkulatoren er blevet afprøvet. Hvad koster det at drive e-post og pc-desktoppen i skyen sammenlignet med traditionel drift for Lyngby-Taarbæk kommune, Greve Kommune og Oluf Brønnum A/S? Er det så lovende, som mange siger? Rapportens opbygning Rapporten består, udover denne indledning, af tre afsnit: Cloud Kalkulatoren, Metode og resultater og Perspektivering. Afsnittet om Cloud Kalkulatoren beskriver de tre analyserede områder i lidt flere detaljer. De to version 2.0 modeller for hhv. e-post og desktop gennemgås. I afsnittet om metode og resultater, beskrives den anvendte metode og de principper, der ligger til grund for udregning af de økonomiske scenarier. Herefter gennemgås resultaterne af i alt 8 forskellige scenarier for de tre casevirksomheder. Perspektiveringsafsnittet ser på hvilke erfaringer, der kan uddrages i forhold til den konkrete anvendelse af kalkulatoren. Hvad er det vigtigt at være specielt opmærksom på for at få et økonomisk beslutningsgrundlag af høj kvalitet? 8

9 Cloud Kalkulatoren > Analyseområderne Som tidligere nævnt er Cloud Kalkulatoren bygget til at analysere tre områder: E-post og kalender Administrativ desktop Elev-desktop E-post E-post er en stigende omkostning for mange virksomheder, da kravene til de services, der leveres i e-post-systemet, øges. E-post stiller store krav til kapacitet (disklager) og der er stor vækst i mængden af e-post, samtidig med at størrelsen på den enkelte e-post vokser. Kvalitetskravene er høje det er de færreste virksomheder, som er indstillet på at undvære denne service i længere tid. E-post og kalender kan leveres af flere cloud-leverandører. E-post og kalender er ofte en isoleret service, der leveres uden integration til andre løsninger. En lang række af de e-post-services, der leveres, inkluderer anti-virus, anti-spam, arkivering, lagring, backup samt recovery-funktioner. Hvis en virksomhed beslutter at bruge e-post i skyen, kan virksomheden vælge at bibeholde eksisterende klienter og kun anvende e-post services på server siden. Eksempelvis kan virksomheden vælge at bruge Gmail som server og bibeholde Lotus Notes mail klienter. Alternativt kan både server og klient køre 100% i skyen, således at vedligehold og drift af begge dele varetages eksternt, og virksomheden kun behøver en browser som mail platform. Desktop Desktoppen er defineret som klient platformen, dvs. operativsystem, inklusiv lagerkapacitet m.m., som en virksomheds applikationer afvikles på. Desktop scenariet handler om at flytte klienternes desktop til skyen, således at klientens storage, applikationer, klient enheder, computerkraft og netværk varetages hos en cloud leverandør. Gennem internettet kan opnås forbindelse til desktoppen og egne data uafhængigt af tid og sted, og ansvaret for opgraderinger af operativsystem m.m. er flyttet til cloudleverandøren. Omkostningsmæssigt er drift af desktoppen samlet set et forholdsvist tungt og komplekst område, specielt for virksomheder med en bred vifte af opgaver og mange typer af brugere. Det er eksempelvis en stor udfordring for hospitaler og uddannelsesinstitutioner at vedligeholde desktoppen til tusindvis af brugere med meget forskellige behov og arbejdsopgaver. 9

10 Desktop som cloud service, som nogle gange kaldes Desktop as a Service (DaaS) er skyens svar på VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Ambitionen for både VDI og DaaS er at flytte klient software over på servere. Fordelene er, i hvert fald i teorien, store, da en stor del af kompleksiteten ved at vedligeholde pc er fjernes samtidig med, at der kan avendes tyndere klienter, som både er billigere og mere energivenlige. Med traditionel VDI driftes servere stadigvæk under virksomheden kontrol (ofte internt), mens det i DaaS scenariet foregår på servere der står i skyen. Den administrative desktop Den administrative desktop anvendes som minimum af virksomhedens administrative brugere og vidensarbejdere. Applikationerne på den administrative desktop varierer meget alt efter hvilken type opgave, der skal løses. Der er typisk én bruger pr. pc, men flere steder deles flere brugere om en pc. Det forekommer også (f.eks. på hospitaler), at hver bruger anvender flere pc er i løbet af en arbejdsdag. I en kommunal sammenhæng er der f.eks. tale om brugere på rådhuset i administrative stillinger, brugerne på skoler (ledere, lærer m.fl.), i børneinstitutioner (ledere, pædagoger m.fl.) osv. I en privat virksomhed er det eksempelvis medarbejder i HR, administrationen, sælgere, konsulenter m.fl. der er de typiske brugere. Elev-desktoppen Elev-desktoppen leverer typisk office faciliteter, filserver, streaming af undervisningsmateriale samt en intranet-platform for personer under uddannelse. I en kommune betjenes et stort antal elever (typisk flere tusinde), som deles om et mindre antal pc er. Kvalitetsmæssigt er specielt skole-it et område, hvor det er muligt at løfte kvaliteten betydeligt, og hvor der er et behov for nytænkning 3. 3 Se eksempelvis rapport fra Danmarks Evalueringsinstitut fra 2009: It i skolen. Undersøgelse af erfaringer og perspektiver : 10

11 Cloud Kalkulatorens struktur Oplysninger om udgifter og karakteristika ved den nuværende drift kortlægges og beskrives i cloud kalkulatoren. Oplysningerne fordeler sig over en række områder, som igen indeholder et antal delområder der samlet set danner et omkostningsbillede. Dette er beskrevet i tabellen nedenfor: Område Evt. delområde(r) Beskrivelse Hardware Klient/Server Omkostninger og vedligehold af servere, herunder backup/restore, stationære pc er, bærbare pc er, tynde klienter Software Klient/Server Omkostninger og serviceaftaler til operativsystemer og applikationer Storage - Omkostninger forbundet til køb af SAN, diske, raid, replikering, racks m.m. Netværk - Omkostninger og vedligehold til datatrafik, roaming, integrationer m.m. Energi Forbrug/Miljø Omkostninger forbundet til strøm i maskinstue, servere, netværk m.m. Personale Ledelse/Suppport/Drift Tidsforbrug brugt til ledelse, drift og support, herunder normtider, lønudgifter til årsværk m.m. Maskinstue Husleje/Køling og faciliteter Beskrivelse af serverrum Sourcing - Omkostninger og vedligeholdelsesaftaler forbundet med styring af eksterne leverandør og sourcingaftaler. Udover kortlægning af omkostningerne indeholder Cloud Kalkulatoren to yderligere elementer: kortlægning af omkostningerne ved transitionsprojektet fra den nuværende situation til en cloud baseret løsning, og 11

12 en kvalitativ sammenligning af den nuværende situation med den cloud baserede løsning. Ovenstående generelle omkostningsbillede er tilpasset og reduceret til et minimum indenfor de enkelte analyseområder, således som det er beskrevet i det efterfølgende. For mange af de data, der skal indsamles, indeholder Cloud Kalkulatoren foruddefinerede værdier, som kan anvendes, som de er eller overskrives med virksomhedens egne værdier. Det gælder eksempelvis energipriser, levetid for hardware, antal arbejdstimer pr. dag m.m. Data indtastes i et regneark, og de flest data indtastes i en struktur der modsvarer nedenstående eksempel: Server og klient software Model Data Evt. brugerdata Anvendt data E post server software licens årlig pr. bruger pr. år DKR E post server software vedligehold pr. år % 18% 18% E post klient software licens årlig pr. bruger pr. år DKR E post klient software vedligehold % 18% 15% 15% Kan udgift til e post klient kapitaliseres Ja/Nej Nej Nej Antivirus licens årligt pr. bruger DKR 18,6 18,6 Antispam licens årligt pr. bruger DKR 18,6 18,6 Første kolonne indeholder en beskrivelse af omkostningselementet. Dernæst er angivet en enhed, og næste kolonne, Model data indeholder modellens foruddefinerede data. Hvis brugeren af kalkulatoren ønsker at erstatte de foruddefinerede data, indtastes egne værdier i næste kolonne, Evt. brugerdata. Herefter vil kolonnen Anvendt data vise den angivne værdi i stedet for de foruddefinerede, hvilket er illustreret ovenfor for elementerne Epost server software licens årlig pr. bruger pr. år" og E-post klient software vedligehold. Væsentlige ændringer fra version 1.0 til version 2.0 Overordnet har fokus i version 2.0 sammenlignet med 1.0 været på at gøre kalkulatoren mere enkel og brugervenlig. Derfor er mindre væsentlige dataelementer fjernet. Det samme gælder data som blev opsamlet, men som ikke blev anvendt når potentialet skulle beregnes. Modellen indeholder færre faneblade og der sammenlignes nu kun med et cloud scenarie mod tidligere to alternativer. Navngivningen er mere konsistent indenfor den enkelte model og på tværs af de to modelområder. Fane 1, Virksomhedsprofil, er strammet op, og her indtastes nu de vigtigste data. 12

13 Fane 2, Cloud resultat er fanen hvor det samlede potentiale vises, så her skal ikke indtastes data. Fane 3 er til den kvalitative analyse. Indtastning af kvalitative data er ændret med en overgruppering af de forskellige kriterier, og en enklere grafisk afrapportering af overgrupper frem for kriterier. De tre sidste fane skal opsamle detaildata. Fane 4 indeholder data om personalebrug til drift, support og ledelse, samt diverse personale stamdata. Fane 5 indeholder data der beskriver cloud scenariet. Licensomkostninger til cloud, forventet reduktion i personaleforbrug samt en overordnet beskrivelse af transitionsprojektet fra den nuværende situation til cloud. Fane 6 indeholder detaljer for hhv. Desktop og E-post miljø, og indeholder i begge modeller de mest komplekse data, som kan anvendes for at få en mere detaljeret og præcis udregning. Cloud Kalkulatoren til e-post i skyen E-post Cloud Kalkulatorer indeholder flg. elementer: Stamdata om virksomheden Antal medarbejder, it-brugere og vækst indenfor sidstnævnte Overordnet angivelse af tidsforbrug til support, drift og ledelse af nuværende e-post løsning (med mulighed for en yderligere detaljering). Lønudgifter til personale Angivelse af produktive arbejdstimer pr. dag og pr. år Beskrivelse af transitionsprojekt Udgifter, både indkøb og vedligehold, til software: e-post, spam, antivirus Hardware elementer i nuværende e-post løsning: mail database og disklager, mail server, storage og backup og SAN Energipriser og energiforbrug Udgift til cloud løsning og angivelse af forventninger til reduktion i brug af personale til drift, support og ledelse Specifikation af transitionsprojekt, herunder tid brugt til pilotprojekt, migrering, uddannelse m.m. 13

14 Cloud Kalkulatoren til desktoppen i skyen Desktoppen som område er analyseret som hhv. en administrativ desktop og en elev-desktop, men der er kun udviklet en kalkulator, som kan anvendes indenfor begge områder. Cloud Kalkulatorer til desktoppen indeholder flg. elementer: Stamdata om virksomheden Antal medarbejder, it-brugere og vækst indenfor sidstnævnte Nuværende desktop miljø, med angivelse af antal stationære pc er, bærbare og tynde klienter og deres forventede vækst og levetid Overordnet angivelse af tidsforbrug til support, drift og ledelse af nuværende e-post løsning (med mulighed for en yderligere detaljering). Lønudgifter til personale Angivelse af produktive arbejdstimer pr. dag og pr. år Beskrivelse af transitionsprojekt Udgifter, både indkøb og vedligehold af pc, bærbar og tynd klinet Udgifter til operativsystemer, antivirus, kontor pakke og distributionssoftware Angivelse af forskellige forudsætninger for brugen af desktoppen i skyen Energipriser og energiforbrug. Sidstnævnte specifikt for pc er, bærbare og tynde klienter Udgift til cloud løsning og angivelse af forventninger til reduktion i brug af personale til drift, support og ledelse Specifikation af transitionsprojekt, herunder tid brugt til pilotprojekt, migrering, uddannelse m.m. 14

15 Metoder og resultater > Analysen består af en kvantitativ analyse, en økonomisk analyse og en kvalitativ analyse. Den økonomiske analyse belyser omkostningerne over en 5-årig periode, ved på den ene side at fortsætte med den nuværende (in-house) drift og på den anden side at vælge en cloud-baserede løsning, gennemføre et transitionsprojekt og derefter få leveret den pågældende it-ydelse som en serviceydelse fra cloud en. Økonomien er kun én af flere parametre der kan være udslagsgivende for valg af løsning, hvorfor den kvalitative analyse belyser andre forhold vedrørende løsning, leverandør og implementering. Både kvantitative og kvalitative data kortlægges og beskrives i Cloud Kalkulatoren. Cloud Kalkulatoren har været anvendt til at beregne potentialet for anvendelse af cloud computing i tre virksomheder: Lyngby-Taarbæk Kommune, Greve kommune og Oluf Brønnum A/S. Hver virksomhed har stillet data til rådighed for en komplet analyse, primært opsamlet gennem et antal interviews med relevante personer i virksomhederne. De opsamlede data har primært været af kvantitativ karakter, hvorfor der ikke afrapporteres kvalitative data fra de tre cases. Kvantitativ analyse Med udgangspunkt i de data der blev beskrevet i sidste afsnit danner modellen en oversigt, der giver det 5-årige omkostningsbillede. Output fra analysen, når ovenstående data er indtastet, består af en beregning og afrapportering af udgifterne over 5 år for den aktuelle situation og et eller to alternative cloud produkter. For kommunerne er en sådan beregning udført for tre områder: e-post, administrativ desktop og elev-desktop, mens der for Oluf Brønnums tilfælde kun er udført beregninger for e-post og den administrative desktop. Analysen er mest positiv, når det gælder e-post, hvor der er positive scenarier for alle 3 virksomheder, dog ikke med alle produkter. Der er besparelser på 50-60% i de mest positive tilfælde. Det mest negative økonomiske scenarie viser ens årlige udgifter til traditionel e-post drift sammenlignet med cloud baseret drift, med en manglende finansiering af transitionsprojektet. For den administrative desktop er analysen meget entydig: det er for dyrt for alle virksomheder at skifte på nuværende tidspunkt. Priserne skal være en del 15

16 lavere for, at det er økonomiske attraktivt at skifte til skyen. Break-even nås først med priser der er 30-40% lavere end de nuværende. Et prisfald må dog forventes indenfor de næste måneder, hvis markedet modnes i samme periode, da det nuværende desktop marked i skyen vurderes som umodent og endnu uden stor konkurrence. For elev-desktoppen i de to kommuner er der en positiv case for Lyngby, mens udgifterne til almindelig drift og cloud drift er meget ens for Greve Kommune. Det skal ses i lyset af, at det antages at software i skyen stilles gratis til rådighed! Det er en meget brugt måde at stille software gratis til rådighed til uddannelsesinstitutioner, specielt blandt udbydere i USA, og derfor ikke en urealistisk antagelse om dette marked. Det er dog muligt, at antagelsen ikke holder stik. I så fald er der ingen tvivl om, at det er ugunstigt for kommunerne at gå i skyen med elev-desktoppen, hvis der skal betales de samme priser for softwaren som for den administrative desktop. Det skal understreges, at de valgte cloud platforme er eksempler på mulige cloud løsninger. Der er mange udbydere på markedet, og andre ville have været lige så relevante at inddrage, som de i modellen anvendte. Antallet af udbydere og produkter ændrer sig hurtigt og det samme gør priserne. Andre løsninger kan vælges som referencer og andre cloud applikationer kan inddrages. I modellen er det nemt at erstatte omkostningsdata med data fra andre platforme og udbydere. Kvalitativ analyse De økonomiske og kommercielle elementer er væsentlige, men kun én af flere dimensioner, der kan være udslagsgivende for valg af løsning. Yderligere dimensioner bør vurderes for at tilvejebringe et kvalificeret og nuanceret beslutningsgrundlag, som en virksomhed kan anvende til at afgøre om status quo skal fastholdes eller om der skal vælges en ny driftsform og ny leverandør. De centrale områder er: Løsningsforhold Leverandørforhold Implementeringsforhold Hver af de tre dimensioner kan opdeles i en række kriterier. Hver kriterium tildeles en prioritet eller vægt, udtrykt ved en værdi mellem 1 og 5, hvor 1 betyder at kriteriet er mindre væsentligt mens 5 betyder at det har stor betydning. Når prioriteringen er foretaget, uafhængigt at de løsninger der evalueres, anvendes samme liste til at score de enkelte løsninger. Scoren kan også gives på en skala fra 0 til 4, og denne multipliceres med vægten for at få den akkumulerede score indenfor en givet kriterium. Opsummeres den samlede 16

17 score for hvert af kriterierne har virksomheden nu et væsentligt supplement til den økonomiske udregning, som kan anvendes som beslutningsgrund for udvælgelsen af systemer og leverandører. Nedenfor er en række forslag til kriterier fordelt på de tre overordnede dimensioner og udfyldt med eksempeldata: 17

18 Dimension Kriterie Vægt/ Prioritet (1-5) Score (0-4) Løsningsforhold Skalerbarhed Leverandørforhold Implementering Akk. score Fleksibilitet Grøn løsning Udbredelse i marked Modenhed Tilgængelighed Fjernadgang Svartider Kompleksitet Opgradering Dansk løsning Brugergrænseflade Videreudvikling Teknologi Afhængighed Fremtidsperspektiver Geografisk tilstedeværelse Kompetencer Referencer Dansk support organisation Garantier Kontraktsforhold Alternative leverandører Implementeringstid Uddannelsesbehov og omfang Dokumentationsomfang Samlet akkumuleret score 96 Når den endelige scoring af løsninger er på plads kan virksomheden sætte relevante kriterier eller parametre op mod hinanden, med henblik på at illustrere væsentlige pointer. I nedenstående eksempeldiagram har vi sat prisen for en løsning op mod den kvalitative vurdering af løsningen, for derved at fremhæve kvalitet overfor pris. Af grafen fremgår det, at cloud løsningen er dyrere men bedre end den 18

19 eksisterende løsning. Den vurdering bør indgå i den samlede vurdering af, hvorvidt virksomheden ønsker at skifte til cloud end fortsætte med den eksisterende platform. Desktop omkostninger / kriterie point Cloud løsning Omkostninger i 1000 DKK Eksisterende løsning Kriterie point Figur 1 Eksempel på afrapportering af kvalitativ vurdering. Lyngby-Taarbæk kommune Lyngby-Taarbæk Kommune har godt medarbejdere og godt indbyggere (2009). Lyngby-Taarbæk Kommune anvender it til administrativ brug og til brug for skoleområdet. Der skelnes mellem disse to anvendelsesområder. Der er udarbejdet 3 scenarier i Lyngby-Taarbæk Kommune: Det første scenarie gennemgår Lotus Notes som nuværende e-post løsning for det administrative område og sammenligner de eksisterende omkostninger med omkostningerne ved flytning af løsningen til en cloud baseret løsning, baseret på enten Google Gmail eller på IBM LotusLive inotes. Det næste scenarie omhandler elev-desktoppen, som er skoleelevernes adgang til skolens it-løsninger. I Lyngby-Taarbæk er det muligt for eleverne selv at medbringe bærbare computere og koble sig på skolens netværk, hvilket er en udvikling, der vurderes at fortsætte. De væsentlige løsningsområder, som en elev-desktop typisk understøtter, er office faciliteter, filserver, streaming af undervisningsmateriale samt en intranet platform. I en typisk kommune betjenes et stort antal elever, som deles om et væsentlig mindre antal pc er. I Lyngby-Taarbæk Kommune er der f.eks. ca elever og ca

20 kommunale elev pc er plus elevernes egne pc er. Kvalitetsmæssigt er specielt skole-it et område, hvor det er muligt at løfte kvaliteten betydeligt 4. Det tredje scenarie omhandler den administrative desktop, som er den pc platform, som en administrativ bruger anvender i Lyngby-Taarbæk Kommune. For begge de to desktop scenarier er valgt en løsning fra Cloudserve. Markedet for desktop i skyen er umodent og det har været vanskeligt at vælge leverandører og finde priser på de udbudte ydelser. Cloudserve skal derfor ses som et eksempel på en leverandør og ikke som en markedsledende leverandør. Cloudserve udbyder en desktop til godt kr. pr. år 5 for den administrative desktop, mens omkostningen til elevdesktop er sat til 0 kr. da mange udbydere stiller gratis løsninger til rådighed for uddannelsesinstitutioner. E-post Over en 5-årig periode vil kommunen kunne nedbringe sine omkostninger til e- post, fra knapt 12 mio. kr. til ca. 4,5 mio. kr., illustreret i figuren nedenfor. Figuren sammenligner egen drift af Notes som mail-/kalendersystem (blå søjler Lyngby-Taarbæk Kommunes nuværende mail system) stillet overfor det cloudbaserede scenarier med Gmail (grønne søjler). Beløb i 1000 DKK Omkostninger pr. år inkl. transition År Notes Gmail Figur 2 - Omkostninger ved to scenarier for drift af e-post og kalender for Lyngby-Taarbæk Kommune: Traditionel Lotus Notes vs. Gmail. 4 Se eksempelvis rapport fra Danmarks Evalueringsinstitut fra 2009: It i skolen. Undersøgelse af erfaringer og perspektiver :

21 Sammenlignes med LotusLive, er der også en stor besparelse fra de knap 12 mill. over 5 år til knap 6 mill. inkl. transitionsprojektet. Beløb i 1000 DKK Omkostninger pr. år inkl. transition År Notes LotusLive Figur 3 - Omkostninger ved to scenarier for drift af e-post og kalender for Lyngby-Taarbæk Kommune: Traditionel Lotus Notes vs. LotusLive. Administrativ desktop Figuren sammenligner fortsat egen drift af den administrative desktop som en traditionel pc løsning (blå søjler) med en DaaS løsning (røde søjler). Den cloud baserede løsning vil være ca. 10 mill. dyrere over 5 år end den eksisterende løsning. Samlet ca. 77 mill. kr. mod nuværende omkostninger på ca. 67 mill. kr. Den øgede omkostning skyldes dels omkostninger til transitionen i år 1 og dels, at den årlige drift er dyrere. Omkostninger pr. år inkl. transition Beløb i 1000 DKK År Eksisterende Desktop omkostninger pr. år Fremtidige DaaS omkostninger pr. år Figur 4 - Omkostninger ved to forskellige scenarier for drift af administrativ desktop for Lyngby-Taarbæk Kommune: den eksisterende løsning vs. Cloudserve 21

22 Hvis udgiften til desktoppen i clouden var ca kr. i stedet for de godt kr., ville der være balance mellem de nuværende udgifter og de fremtidige i 5 års scenariet, mens en udgift på ca kr. vil give balance i de årlige driftsudgifter. Ved sidstnævnte scenarie vil der altså udestå finansieringen af transitionen, vurderet til ca. 5 mill. i Lyngby-Taarbæks Kommunes tilfælde. Elev-desktop Sammenligningen mellem den eksisterede platform og den cloudbaserede løsning er gunstig ifht. det cloud baserede scenarie. Det skyldes i høj grad antagelsen om, at den cloud baserede desktop til en skole vil blive stillet gratis til rådighed. Det vurderes imidlertid som et realistisk scenarie, og er derfor valgt for at synliggøre best case, hvor der stadigvæk er udgifter til transition og almindelig drift. Figuren sammenligner fortsat egen drift af desktop som en traditionel pc løsning (blå søjler Lyngby-Taarbæk Kommunes nuværende elev-desktop system) stillet overfor en cloud baseret løsning (røde søjler). Over 5 år er de nuværende udgifter knap 34 mill. kroner, mens det tilsvarende beløb er godt 27 mill. for det cloud baserede alternativ. Transitionsomkostningen er ca. 5 mill., og den årlige drift er knap 4 mill. i cloud scenariet mod knap 7 mill. i det nuværende setup. Omkostninger pr. år inkl. transition Beløb i 1000 DKK År Eksisterende Desktop omkostninger pr. år Fremtidige DaaS omkostninger pr. år Figur 5 - Omkostninger ved to forskellige scenarier for drift af elev-desktop for Lyngby- Taarbæk Kommune: den eksisterende løsning vs. Cloudserve Greve kommune Greve Kommune har godt medarbejdere og ca indbyggere (2009). Der er 16 ansatte i Greve Kommunes it-afdeling. 22

23 Der er udarbejdet 3 scenarier i Greve Kommune. Det første scenarie gennemgår Exchange 2007 med Outlook 2007 klienter som nuværende e-post løsning for det administrative område og sammenligner den eksisterende omkostninger med omkostningerne ved flytning af løsningen til en cloud baseret løsning baseret på enten Exchange Online eller Gmail. Greve har ca mailbrugere og ca. 800 fælles mailbokse, dvs mailbokse i alt. Det næste scenarie er elev-desktoppen. I Greve Kommune er der ca skoleelever der bruger it. De deler samlet pc er, hvoraf de 650 er stationære, andre er bærbare og 250 er tynde klienter. Det tredje scenarie omhandler den administrative desktop, som kører på ca pc er, hvoraf de 300 er bærbare og resten er stationære. For begge de to desktop scenarier sammenlignes med den tidligere nævnte løsning fra Cloudserve. E-post Over en 5-årig periode er e-post scenariet ikke fordelagtigt for Greve Kommune ved køb af Exchange Online. Figuren sammenligner egen drift af Exchange som mail-/kalendersystem (blå søjler) stillet overfor det cloudbaserede scenarier med Exchange online (grønne søjler). Over 5 år bruger Greve ca. 4,8 mill. kr. i dag, mens cloud løsningen vil koste ca. 5,7 mill. kr. Som det ses af figuren er de løbende udgifter næsten de samme, men med udgiften til transition på ca. 0,7 mill. kr., bliver det samlede billede ikke positivt ifht. skiftet til cloud computing. Omkostninger pr. år inkl. transition Beløb i 1000 DKK År Exchange Exchange Shared Service Figur 6 - Omkostninger ved to forskellige scenarier for drift af e-post og kalender for Greve Kommune: Alm. Exchange vs. Exchange Online i skyen 23