Referat. Dato: 9. december 2015 Journalnr.: Referent: Steffen Jørgensen. Brugermøde Dato og tidspunkt: 12. november 2015 Sted: Møde:

Transkript

1 Referat Møde: Brugermøde Dato og tidspunkt: 12. november 2015 Sted: Rigsarkivet, Viborg Deltagere fra SA: Bente S. Vestergaard, Jesper Thomassen (JT), Steffen E. Jørgensen (SEJ) Eksterne deltagere: 23 brugere Fraværende: Dato: 9. december 2015 Journalnr.: Referent: Steffen Jørgensen Brugermøde på Rigsarkivet, Viborg, torsdag den 12. november 2015 SEJ bød velkommen og gjorde opmærksom på, at det på opslaget annoncerede foredrag om kilder til kriminalitetshistorie skulle have været slettet. Der var sket genbrug af et opslag for brugermødet i København. Områdeleder Allan Vestergaard skulle lede mødet, men var sygemeldt. Områdeleder Jesper Thomassen, Brugerservice og Formidling Digital Service, var til stede for at svare på spørgsmål angående Ny Arkivalieronline (AO) Steffen Jørgensen (SEJ) gennemgik dagsordenen SEJ viste en statistik over antal brugere på RAV s læsesal og over antal indlånte enheder sst. Faldet i besøgstallet fortsætter. Dog synes nedgangen fra 2014 til 2015 beskeden. Det samme gælder antallet af ekspederede enheder. Samlet set er det årlige besøgstal fra 2001 til 2014 faldet fra til Antal ekspederede enheder er i samme periode faldet fra til Dette bratte fald modsvares af en kraftig stigning i brugen af Arkivalieronline. Antallet af besøg på AO er steget fra ca. 1 million i 2007 til 3,8 millioner i Brugerne er i stigende grad flyttet hjem i dagligstuen eller kontoret. Antallet af besøg og viste sider er dog faldet fra 2014 til Det skyldes uden tvivl stigende brug af MyHeritage og Family Search. Problemer med Ny Arkivalieronline kan i den sammenhæng også have haft en effekt. En anden statistik over adgangsansøgninger viser, at de er i markant stigning. Det samme er antallet af indlån og udlån. I Viborg er antallet af indlån som fjernlån meget større end udlånte fjernlån. Siden sidst Det er vedtaget af ekspeditionsledelsen, at der ikke ekspederes trykte bøger fra magasinerne til læsesalen. Begrundelsen er bl.a. at bøgerne ikke er registreret elektronisk. Det gav anledning til indvendinger fra flere brugere, der bl.a. anførte, at ekspeditionen af trykte bøger ikke kan være nogen

2 større byrde for personalet. Ligeledes, at den manglende ekspedition ikke ansporer brugere og andre donatorer til at overdrage bøger til arkivet. Tre foredragsarrangementer i efteråret 2015 blev aflyst på grund af arbejde med ventilationsanlæg i foredragssalen. Foredragene bliver i stedet holdt i foråret Tina Woller er flyttet til København og arbejder nu på Rigsarkivet i København. Det betyder, at der mangler en fast medarbejder til læsesalsvagterne, indtil Rigsarkivet, Århus s medarbejdere flytter til Viborg efter nytår. Der ekspederes mindre hyppigt fra RAV s fjernmagasiner, bl.a. fordi der ifølge reglerne skal være to medarbejdere, når der hentes arkivalier på fjernmagasinerne. Hvis der kun er to medarbejdere til stede må ekspeditioner på fjernmagasinerne undertiden udskydes. Desuden vil der, når de to faste medarbejdere er på fjernmagasin, kun være den midlertidige hjælper til stede i huset. På spørgsmål blev det fastslået, at arkivalier loves ekspederet inden for en uge. Der er på lørdage en vagt og en ekspedient til stede på arkivet. Det kan på dage med mange besøgende bevirkede en forlænget ekspeditionstid. Sker der i øvrigt noget usædvanligt på læsesalen på lørdage, som vagten skal tage sig af, kan det blive nødvendigt at afbryde ekspeditionen, indtil problemet er løst. Det er blevet nævnt som en mulighed, at læsesalen kan blive lukket på fredage. Der er som oftest meget få besøgende, da der kun er åbent Om en sådan lukning kan erstattes af lørdagsåbent f.eks. i april og september er ikke afgjort. Brugere tilkendegav, at de gerne så perioden med lørdagsåbning forlænget. Rigsarkivets afdelinger vil blive inddraget i de nu vedtagne 2%-besparelser på Kulturministeriets område. Besparelser er stort set afværget for 2016 ved sammenflytninger af afdelinger, men fra 2017 må der gennemføres visse besparelser i personalet og på brugerservicen. Åbningstiden for læsesalene på afdelingerne i Odense og Aabenraa overvejes beskåret. Der er ikke foreløbig planlagt ændringer af åbningstiderne i Viborg. Sammenflytning Rigsarkivet Århus personale har sidste arbejdsdag i Vester Allé i Århus den 22. december Personalet møder her i Viborg den 4. januar Det bliver 8-9 medarbejdere. Sammenflytningen betyder, at der sker en større rokade af personalet i Viborg. Mange flytter kontor. For læsesalens brugere mærkes sammenflytningen især på fire punkter: 2

3 Der kommer nye vagter. Arkivarerne Kristin Brøgger Jensen og Kenn Tarbensen skal have læsesalsvagter Der sker en samordning af Rigsarkivet, Viborgs håndbøger med Århus ditto For at skaffe nye arbejdspladser indrettes der et kontormiljø nederst i læsesalen, Der bliver 44 pladser tilbage inklusive pc-pladserne Nogle af Rigsarkivet Århus brugere vil komme til læsesalen i Viborg. Det åbne kontormiljø får 12 arbejdspladser foreløbig skal der kun placeres seks medarbejdere i rummet, og der indrettes foreløbig 10 arbejdspladser. Det afskærmes med glasvægge. Arbejdspladserne afgrænses af reoler. De gamle reoler langs ydervæggene bibeholdes. Der bliver glasdøre til den nye afdeling, så ekspeditionen kan passere området. Publikum får ikke adgang til disse gange. Nederst i rummet indrettes et mindre mødelokale med videokonferenceudstyr og et telefonrum. Nogle digitaliseringsmedarbejdere kan ikke få forlænget deres ansættelse efter udgangen af De har været ansat på en bevilling, der er bestemt til drift af det nye magasin på Vennershåbsvej. Som nævnt flyttes ca. 45 m håndbøger fra Erhvervsarkivet til Viborg sammen med 45,5. m branchespecifik statistik. EA s bogsamling er reduceret til 400 m, som flyttes til Vennershåbsvej. Århusmedarbejderne beskæftiger sig med privatarkiver, dvs. virksomheds- og foreningsarkiver samt personarkiver. De vil dog blive integreret i husets funktioner, som nævnt bl.a. læsesalsvagterne. At arkivalier fra Vester Allé i Århus flyttes til Vennershåbsvej i Viborg betyder, at der skal ekspederes i en større mængde arkivalier. Der vil være personale med ekspertise i erhvervshistorisk materiale at trække på, og de erhvervshistoriske arkivalier vil blive benyttet på læsesalen sammen med RAV s arkivalier. Erhvervsarkivalierne har længe kunnet lånes som fjernlån. Nyt magasin på Vennershåbsvej Den 1. november 2015 blev nøglerne til det nye magasin med 72 hyldekilometer reoler overdraget Rigsarkivet. Nu er medarbejdere i gang med at sætte stregkoder på reolerne som første trin i flytningen af arkivalier til magasinet. Arkivalier fra Vester Allé, den gamle Kampmannbygning, flyttes til Viborg fra januar til og med april måned. Rigsarkivet, Viborg flytter alle arkivalier fra Asani- og Fabriksvejsmagasinerne til Vennershåbsvej i maj og juni måneder. Derefter forlades de to magasiner endegyldigt. RA bibeholder foreløbig 3

4 lejemålet af magasinet på Tagtækkervej. Herfra flyttes foreløbig kun arkivalier, der er opstillet på paller mellem reolerne. I øvrigt kan det nye magasin udvides med op til 50 km reoler. Ny adgangskontrol Der skal indføres et nyt adgangskontrolsystem på læsesalen. Brugerne skal registreres via deres sygesikringskort. Ved skranken før slusen opstilles en kortlæser, hvor brugeren indlæser sit kort. Ved første indlæsning taster vagten navn, adresse og en pinkode. Har bruger glemt sit sygesikringskort eller er udlænding udstedes et midlertidigt kort. Det er dog en forudsætning at brugeren har en gyldig form for legitimation på sig. Udlændinge oplyser navn, adresse og pasnummer. Med det nye system ophører indskrivning i besøgsprotokollerne. Visiteringen fortsætter som hidtil. Det blev spurgt, om brugerne selv kunne vælge pin-kode. Det kunne ikke oplyses, da systemet ikke er blevet præsenteret endnu. Andre udtrykte bekymring for eventuelt at skulle opgive cpr-nummer. Det må sikres, at numrene ikke kommer til udenforståendes kundskab. Det vil RA helt bestemt sørge for. Note: Systemet er forsinket, men ventes implementeret i løbet af maj 2016! Læsesalen SEJ oplyste, at kopimaskinen på læsesalen er slidt. Der arbejdes på, at få en moderne skanner ligesom på RA i København. Der er ikke fundet plads på RA s budget endnu. Der er behov for to pc ere. De er bevilget og vil snart blive opstillet. Der er indrettet et interimistisk fotobord. Det kortbord, som tid efter anden efterlyses, har RAV ikke plads til på læsesalen. Ny Arkivalieronline I juli måned introduceredes Ny Arkivalieronline (Ny AO). Næsten samtidig blev der lagt nye kirkebogsskanninger ud. Disse baserer sig på mormonernes filmninger af kontrabøger frem til og med Nogle af disse er gamle, men bedre end visse af RA s gamle skanninger. De gamle skanninger skulle læses via JAVA billedlæsningsprogrammet. Dette var forældet og måtte udfases. AO har bibeholdt gamle skanninger, der hvor der var huller i mormonmaterialet. Der er bl.a. afleveret en hel del kirkebøger efter, at mormonerne afsluttede deres filmninger. Blandt fordelene ved Ny-AO er, at brugerne kan tilgå AO-filer via Daisy.sa.dk såvel som via den nu temaopdelte søgeboks til AO Ny AO kom til verden med nogle startvanskeligheder. Det viste sig ofte vanskeligt at åbne store billedfiler som lægdsruller. Problemerne er fortsat og har medført mange klager. 4

5 RA har nedsat en særlig task force. På hjemmesiden kan man se, hvad der er foretaget teknisk for at udbedre fejl og mangler. Siden sidste års møde er bl.a. følgende arkivalier lagt på AO: Folketællingen 1940 Søgemidler i form af journaler og kopibøger til amtsarkiverne Tinglysningsarkivalier: Realregistre (samt gamle navne- og topografiske registre), tingbøger for længst udlagt), skøde- og pantebøger (Afsluttet for Sjælland-L-F, begyndt for Jyllands vedk.) Arkivskabte søgemidler: Ikke-trykte registraturer, rets- og politinøglen, -sen-navne og ikkesen-navne, div. kartoteker. Også med tiden uundværlige papirregistraturer, brevskriverlister, Nygaards sedler, m.m. Ansøgninger om erindringsmedaljer Borgerlige vielser de skannes p.t. ifølge indgået aftale af to repræsentanter for mormonernes Family Search Den kgl. Fødsels- og Plejestiftelse (i Kbh.) Geheimekonseillet og Geheimerådet centrale regeringsakter Djurs Sønder og Mols herreds arkiv Hammerum Herredsfogeds arkiv De sønderjyske fyrstearkiver og meget mere Det mest ønskede på denne liste er uden tvivl folketællingen fra 1940, som siden brugermødet er blevet lagt på AO for landkommunernes vedkommende. Andet En bruger spurgte, om der stadig ligger skødegenparter ude hos nogle af de retter, der havde tingslysningskontorer. SEJ og JT svarede, at de bør indkomme med de løbende afleveringer fra retterne. En bruger roste læsesalspersonalet for venlig og imødekommende betjening af publikum. 5