Flere medlemmer i Dansk Ride Forbund. Projektbeskrivelse

Transkript

1 Flere medlemmer i Dansk Ride Forbund Projektbeskrivelse

2 Flere medlemmer i DRF 1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse Projektets titel Projektperioden Formål Projektets baggrund Medlemsudviklingen i Dansk Ride Forbund Strategisk udvikling i DRF Afdækkende seminar Målgruppe Projektbeskrivelse Forudsætninger Hvad skal der til? Konsekvenser Fem delprojekter Delprojekt Ny struktur Delprojekt Konsekvensberegninger på ny indtægtsstruktur Delprojekt Adgang til naturen Delprojekt Nyt medlemsblad Delprojekt Online medlemsadministration Kampagner Målsætninger Tidsplan Projektets evaluering Budget Risikovurdering Side 2 af 18

3 2. Projektets titel Flere medlemmer i DRF 3. Projektperioden Februar December Formål Den overordnede idé er at skabe og synliggøre tilbud til ryttere, der ikke benytter de eksisterende tilbud i DRF, samtidig med at de nuværende medlemmer skal opleve et tættere tilhørsforhold til DRF og opnå endnu flere fordele ved et medlemskab. Derigennem sikres en fastholdelse af både nye og eksisterende medlemmer. 5. Projektets baggrund Danmarks Idræts Forbund (DIF) har konstateret en tendens med vigende medlemstal hos specialforbundene og har derfor oprettet en udviklingspulje med navnet DIF s strategiske pulje. Midlerne skal bl.a. støtte forbundenes bestræbelser på at forøge medlemstallene. Puljen indeholder 40 mio. kr., der kan bruges frem til og med Dansk Ride Forbund (DRF) blev stiftet den 23. juli 1917 og er i dag det 7. største forbund i DIF. I 1921 var DRF sammen med 7 andre europæiske lande med til at etablerer det internationale rideforbund, Federation Equestre International (FEI). I dag er 134 lande medlem af FEI. I DRF er der 531 klubber, og det samlede medlemstal var i 2010 på Det vurderes, at der er yderligere ryttere i Danmark, der ikke er medlem af en klub under DRF. Nogle af disse er organiseret i løse netværk eller på anden vis. Nogle har bevidst valgt DRF fra, andre har aldrig overvejet et medlemskab eller har på grund af DRF s regler ikke haft mulighed for et medlemskab Medlemsudviklingen i Dansk Ride Forbund Både antallet af klubber og medlemmer har været jævnt stigende fra år 2000 og frem til 2009, mens der ses et fald i Tendensen illustreres i nedenstående figur: Side 3 af 18

4 Antal medlemmer Tallet over hver enkelt søjle viser antallet af rideklubber i det enkelte år. Der har ikke været signifikante ændringer i medlemssammensætningen eller enkeltstående aktiviteter, der kan forklare tilbagegangen i Vurderingen er, at årsagen skal findes i den almindelige afmatning i økonomien Strategisk udvikling i DRF Som en del af den strategiske udvikling afholder DRF s bestyrelse hvert år et seminar, hvor emner af strategisk betydning tages op. I 2010 blev den samlede strategiplan, der rakte til 2012, revideret. Den nedenstående SWOT analyse indgik således i udarbejdelsen af den nye Strategi 2016 : Stærke sider Strategisk basis Organisatorisk struktur Ansatte og frivillige Harmoni i organisationen Økonomisk frihed og sikkert overblik Good standing - respekt fra samarbejdspartnere Struktur og resultater i talentudviklingen Bred top i dressur og spring Muligheder Social og sundhedsarbejde i klubberne Hestehold - bedre faciliteter - stærkere klubber Skabe mere holdsport Samle mere ridning og kørsel i en organisation "Grøn" sport og hestehold Heste-etisk Forum Mange potentielle medlemmer IT-selskab for flere forbund Equestrian Promotion Svage sider Værdikommunikation til officials, ryttere, klubber Kommunikationsmiddel der binder alle sammen Videns- og erfaringsdeling Sponsor/marketing Nyheds- og værdikommunikation personligt til alle Spændet fra forbund til klub Farlig sport Trusler Doping - rideetik Idrættens faldende tilskud Faldende sponsorindtægter Manglende talenter i små discipliner Nye love og regler Subjektiv bedømmelse OL Mangel på internationale stævner i Danmark Side 4 af 18

5 De fremhævede punkter har direkte ført til udarbejdelsen af projekt Nye medlemmer i DRF. Det er ikke et mål i sig selv at få flere klubber i forbundet men at få flere medlemmer. I dag optages kun klubber med min. 50 medlemmer i DRF. Denne regel har flere gange været til debat på repræsentantskabsmøderne, og argumenterne for og imod har været talrige. En opblødning af reglerne for optagelse af klubber kan eventuelt være et middel til at forøge medlemstallet Afdækkende seminar Som et led i en bedre forståelse af de forskellige rytteres holdning til et evt. medlemskab, har DRF afholdt et seminar, hvor de deltagende personer repræsenterer et bredt udsnit af ridelaug, naturryttere, fritidsklubber, SFO er og enkelt personer. Hovedparten af deltagerne var ikke medlem af klubber under DRF. På seminaret fremkom mange gode og interessante forslag til forskellige tiltag, ønsker og behov, som kan være attraktive for potentielle nye medlemmer af klubber under DRF. Følgende er et udsnit af de ryttere, der blev nævnt på seminariet som mulige grupper, hvorfra en medlemstilgang kunne hentes: Rytterkategorier naturryttere private rideskoler fritidsklubber efterskoler fysisk og psykisk handicappede, der bruger ridning som terapi hyggeryttere reining ryttere trav og galop (Dansk Varmblod) (øvrige avlsforbund) (kørefolk) En af seminarets konklusioner var, at DRF betragtes som elitær, og at et medlemskab af DRF ikke giver nok tilbage for kontingentet. En anden interessant konklusion på seminaret var, at der blandt deltagerne var en stor interesse i at blive organiseret, hvis man på den måde kan opnå flere fordele som rytter. Med udgangspunkt i DRF s Strategi 2016 og på baggrund af ovenstående seminar er projekt Flere medlemmer i DRF udarbejdet med følgende indhold: Side 5 af 18

6 6. Målgruppe Projektets primære målgruppe er de ryttere, der i dag ikke er medlem af en klub under DRF. 7. Projektbeskrivelse 7.1. Forudsætninger For at opnå det overordnet formål, skal der ske en tilpasning af medlemsstrukturen i DRF som giver forbundet mulighed for direkte kommunikation med klubbernes medlemmer, samtidig med at det skal blive lettere at melde sig ind eller skifte klub. Det skal endvidere være muligt for mindre grupperinger af ryttere at blive medlem af forbundet. Frembringelsen af disse forudsætninger sker med delprojektet Ny struktur Hvad skal der til? Det største potentiale for nye medlemmer ligger inden for gruppen naturryttere. DRF har ingen direkte tilbud til disse ryttere i dag. Deres største udfordring er den begrænsede adgang, der er til de private skove i Danmark. Den største del af projekt Flere medlemmer i DRF bliver derfor at indgå aftaler med de private skovejere, der giver adgang til ridning i skovene for forbundets medlemmer. Dette er beskrevet i delprojekt Adgang til naturen. DIF s beslutning om at ophører som IT-leverandør har skabt store udfordringer for DRF. Forbundet har gjort stor brug af de fælles systemer og har specifikt ydet økonomisk støtte til udviklingen af foreningspakken. DRF har derfor brugt mange ressourcer på at afdække markedet og udvælge en ny leverandør af henholdsvis et nyt økonomisystem og et nyt idrætssystem, så forbundet og dets klubber ikke stilles ringere efter omlægningen. Den samlede pris løber op i 2 mio. kr. og projektet, der startede d. 1. marts forventes at løbe frem til midten af august Da denne omlægning kun erstatter de gamle systemer, skal der udvikles et nyt online system som beskrevet i delprojekt Online medlemsadministration, der kan mindske klubbernes administration og understøtte den nye medlems- og indtægtsstruktur, der følger af delprojekt Ny struktur. Endelig satser DRF på at få etableret et trykt medlemsblad som beskrevet i delprojekt Nyt medlemsblad. Dette vil være et væsentligt middel til kommunikation af forbundets aktiviteter og til synliggørelse af både de eksisterende tilbud og de nye tiltag som følge af projekt Flere medlemmer i DRF. Medlemmerne skal kende, bruge og forbindes til deres forbund og føle, at de får noget for deres kontingent Konsekvenser En omlægning af kontingentstrukturen vil betyde en væsentlig ændring af forbundets indtægtsgrundlag. Der forventes endvidere at være væsentlige udgifter forbundet med en aftale om adgang til de private skove. Afdækningen af de økonomiske konsekvenser sker i delprojekt Konsekvensberegninger på ny indtægtsstruktur. Side 6 af 18

7 7.4. Fem delprojekter De fem delprojekter: Ny struktur Konsekvensberegninger på ny indtægtsstruktur Adgang til naturen Nyt medlemsblad Online medlemsadministration der er nærmere beskrevet nedenfor, fører samlet set til den ønskede medlemsfremgang, samtidig med at de eksisterende medlemmer oplever et større udbud af ydelser fra DRF og et tættere tilhørsforhold til forbundet. Indledningsvis gennemføres en fælles spørgeskemaundersøgelse. Den har to overordnet formål. Dels skal den skabe opmærksomhed omkring projektet og markedsfører de kommende dialogmøder over for klubberne og dels skal den afdække forhold omkring den nuværende situation i klubberne. Hvordan er medlemssammensætningen? Hvilken adgang er der til naturen? Og sidst men ikke mindst, hvad er klubbernes ønsker til indholdet af et kommende medlemsblad? 7.5. Delprojekt Ny struktur Med henblik på en optimering af medlemsstrukturen og den heraf afledte kontingentbetaling skal den nuværende sammensætning af medlemsskaren i klubberne analyseres. Fra klubbernes indberetninger kender forbundet antal og køn- og aldersfordelingen af medlemmerne. Ligeledes er det kendt hvor mange, der dyrker hver enkelt disciplin, men ikke om de deltager i konkurrencer eller på hvilket niveau. Analysen skal danne grundlag for en omlægning af kontingentstrukturen. I dag betaler hver klub kontingent til forbundet baseret på antallet af medlemmer. Konkurrencerne inden for hver disciplin er inddelt i 5 niveauer og de ryttere, der konkurrerer på niveau 3, og opefter betaler en licens for retten til at deltage i konkurrencer. Side 7 af 18

8 Herudover betales der for deltagelse i de enkelte stævner via idrætssystemet. DRF ønsker et lavere grundkontingent og en større grad af brugerbetaling til forbundet og foreslår derfor licenssystemet udbredt til flere niveauer og indført på andre områder. Målet er at få en fleksibel struktur, hvor det er mere synligt, hvad medlemmerne betaler for og hvilke ydelser de får for deres kontingent. I dag er alle medlemmer af en klub, der så igen er medlem af DRF. Sådan skal det fortsat være, men måden indmeldelse og kontingentbetaling foretages på, kan ske mere hensigtsmæssigt. En mulighed er at kontingentopkrævningen foretages af DRF, der efterfølgende sender klubbens andel videre til klubben. Fordelene er at medlemmerne kun får en opkrævning, der dækker alle kontingenter og licenser. Klubberne oplever en forenklet administration, hvor DRF bliver en indtægtskilde i stedet for en udgiftspost, der for mange klubber føles urimelig stor. Der bliver således skabt en fælles interesse mellem klubber og forbund for at øge medlemstallet. Ved indmeldelse meddeles, hvilken klub medlemmet ønsker at være medlem af. Efterfølgende kan der meddeles ændring én gang årligt til hvert årsskifte. Alle funktionerne skal naturligvis kunne foretages online (se delprojekt Online medlemsadministration ). Når det således ikke kræver den store administration fra klubbens side, kan der åbnes for mindre enheder, da bestyrelsen kan nøjes med at bekymre sig om de sportslige aktiviteter. Disse enheder kan være naturridelaug, 4H klubber, fritidsklubber, efterskoler eller blot grupper af ryttere, der har deres hest opstaldet samme sted. Ligeledes kan klubber etableres regionalt eller nationalt, når blot folkeoplysningslovens krav ( 4, stk. 3) til en forening er opfyldt. En grundig analyse af fordele og ulemper ved en sådan omlægning skal danne grundlag for et beslutningsforslag til repræsentantskabet i Side 8 af 18

9 Delprojektet ser således ud: Der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse, der skal afdække, hvordan sammensætningen af klubbernes medlemmer er i dag. Nogle af tallene er allerede kendt, men der mangler viden om, hvor mange der ud over at dyrke de eksisterende discipliner også rider i naturen? hvor mange der rider konkurrencer på de laveste niveauer? m.m. Ud fra det ovenfor beskrevne, udarbejdes der et oplæg til dialogmøder med klubberne om en ny medlems- og indtægtsstruktur. 25 dialogmøder afholdes rundt om i landet. De klubber, der ikke selv tilmelder sig et møde, ringes op med en opfordring om at deltage. Alle klubbernes input samles i et oplæg til en ny struktur, der præsenteres for bestyrelsen på dennes strategiseminar i slutningen af juni. Bestyrelsen bearbejder oplægget og fastlægger hvilke forslag, der skal udarbejdes til ændring af forbundets love. De detaljerede ændringsforslag udarbejdes og sendes i hørring blandt klubberne. Der afholdes igen dialogmøder rundt om i hele landet, hvor lovforslagene præsenteres og klubbernes kommentarer indsamles. På baggrund af dialogmøderne tilrettes forslagene til lovændringer. De endelige forslag præsenteres for klubberne på halvejsmødet i slutningen af oktober Frem til repræsentantskabsmødet 2012 gennemføres en kampagne, der skal oplyse de eksisterende klubber om de nye muligheder og hjælpe dem med at udnytte dem i markedsføringen over for nye medlemmer. Den nye struktur vedtages på repræsentantskabsmødet i slutningen af marts En kampagne, der gennemføres sammen med delprojekt Adgang til naturen skal oplyse de mange ryttergrupperinger om de nye muligheder for optagelse som klubber i forbundet. Kampagnen løber frem til sommerferien Se beskrivelsen af kampagnen i afsnit 9. Kampagnen gennemføres igen fra februar og frem til sommerferien i Kampagnerne skal gennemføres i sammenhæng med delprojekt Adgang til naturen således at mulighederne for nye klubber også kædes sammen med tilbuddet om adgang til ridning i de private skove Delprojekt Konsekvensberegninger på ny indtægtsstruktur De ovenfor beskrevne ændringer af indtægtsstruktur vil i sammenhæng med et øget medlemsantal have store konsekvenser for forbundets økonomi. Der skal således laves en grundig pengestrømsanalyse, således at ændringer i indtægtsstrukturen kan fastlægges optimalt. Hvis indtægtsstrukturen opbygges med flere licenser, vil et simplificeret regnestykke kunne se således ud: Side 9 af 18

10 Indtægter i dag i kr. Indtægter efter omlægning i kr. Klubber Grundkontingent medlemmer á kr. 50,- Rytterlicens Rytterlicens, C-stævner og opefter. Ca ryttere. Tilskud fra DIF Rytterlicens, D-stævner. Ca ryttere á kr. 100,- Øvrige indtægter Naturlicens. Ca ryttere á kr. 100,- I alt Tilskud fra DIF anslået ved medlemmer Kontingenter og licenser fra andre enheder, der ikke er klubber Øvrige indtægter er sat uændret I alt DRF anser ikke en selvstændig kontingentnedsættelse som tilstrækkelig for at kunne tiltrække flere medlemmer. Det er den samlede pakke, hvor betalingen står i et naturligt forhold til de ydelser, der samlet leveres for kontingent og licenser, der gør det attraktivt for de uorganiserede ryttere at melde sig ind i en klub under DRF. De øgede indtægter ved en omlægning af strukturen skal således gå direkte til at finansiere den efterfølgende drift af de tiltag, der er beskrevet i de nedenstående delprojekter. Ved store omlægninger er der naturligvis en risiko for uhensigtsmæssige afledte effekter. I dette projekt vurderes den dog som forholdsvis lille, da klubberne lettes for administration samtidig med at de har et uændret indtægtsgrundlag. De kan derfor fortsætte med samme aktivitetsniveau. Rytternes udgifter kommer i højere grad til at bestå af brugerbetaling. Der er således ikke nogen, der skal betale mere til fællesskabet uden at der er en ydelse knyttet direkte til betalingen. Delprojektet ser således ud: Der laves en pengestrømsanalyse og udarbejdes en model for den nuværende indtægtsstruktur. Når et oplæg til en ny struktur foreligger, udarbejdes der en model og gennemføres en konsekvensberegning, så de enkelte niveauer af betaling kan fastlægges optimalt Delprojekt Adgang til naturen Adgangen til de private skove i Danmark er visse steder meget begrænset til stor gene for mange naturryttere. Disse dyrker udelukkende sporten for naturoplevelsen og samværet med hestenes skyld. De har hidtil ikke fundet anledning til at tegne medlemskab af en klub, og udgør samlet set den største gruppe af ikke medlemmer. Hvis deres stemme forenes vil der forventelig kunne skabes en konstruktiv dialog med de private skovejere om muligheden for Side 10 af 18

11 ridning i skovene. Hvis denne mulighed samtidig bliver betinget af et medlemskab af en klub under DRF, vil der blive skabt et stort potentiale for nye medlemmer. Årsagen til modviljen mod heste i skovene er meget forskellige. Nogle af de mest markante er en øget slitage på skovveje samt en udbredt holdning hos jagtlejere om, at rytterne skræmmer dyrene. Delprojektet ser sådan ud: For at analysere behov og mulige konsekvenser gennemføres et pilotprojekt, hvor der købes adgang til 2 eller flere private skove. I samarbejde med 2 af de eksisterende ridelaug kontaktes 2 skovejere og præsenteres for projektet og der aftales en pris for leje af skoven. I samarbejde med de lokale klubber og eksisterende ridelaug, foretages der en massiv markedsføring i de lokale aviser m.m. over for områdets ryttere om at tegne medlemskab af en klub eller et ridelaug under DRF for den pågældende skov og dermed købe adgang til ridning i skoven. Der afholdes informationsmøder, hvor interesserede kan komme og hører om mulighederne. I dialog med skovejeren, jagtlejere og andre brugere af skoven gennemføres en undersøgelse, der skal afdække betydningen af den øgede ridning i skoven. Der udarbejdes et overblik over det økonomiske grundlag til betaling for adgang til de private skove. Med den konkrete viden om antallet af og konsekvenserne ved flere ryttere i skovene tages en dialog med de private skovejere gennem disses brancheorganisationer om en landsdækkende ordning for ridning i skovene for medlemmer af klubber under DRF. Sideløbende hermed indledes en dialog med Danmarks Jægerforbund med henblik på at skabe forståelse for en fælles tilstedeværelse i skovene. Der udarbejdes et reglement, der beskriver rytternes forpligtigelser ved færdsel i skovene. Der udarbejdes en folder, der viser, hvilke skove, der er omfattet af ordningen og hvilke regler, der gælder for ridning i skovene. Ordningen markedsføreres i lokale medier og der afholdes informationsmøder i samarbejde med både gamle og nye klubber og ridelaug m.fl. Målgruppen for disse møder er de ryttere, der ikke er medlem af en klub under DRF. Som en del af kampagnen får nye medlemmer en velkomstpakke, der bl.a. består af det seneste nummer af det nye medlemsblad og en refleksvest, så man kan komme sikkert frem og tilbage mellem stalden og skoven. Se beskrivelsen af kampagnen i afsnit 9. Erfaringer fra Orienteringsforbundet om adgangen til skovene vil blive inddraget i arbejdet. Efterfølgende vil det være naturligt at fortsætte arbejdet med henblik på at skabe sammenhængende rideruter i Danmark. Side 11 af 18

12 7.8. Delprojekt Nyt medlemsblad En væsentlig parameter for opfattelsen af at få noget for sit kontingent er, at det er synligt, hvad kontingentet dækker, og hvilke muligheder det giver. I dag har DRF ikke mulighed for en direkte dialog med klubbernes medlemmer ud over, hvad hjemmesiderne kan tilbyde. Med en omlægning af kontingentstrukturen vil forbundet kende alle medlemmer og der vil være dannet grundlag for udgivelse af et fælles medlemsblad. Med forventningerne til medlemsfremgang som følge af projekt Flere medlemmer i DRF vil et potentielt oplag antage blade. Mulighederne for redaktionelt stof er nærmest uudtømmelige: Nyt fra forbundet Klubsider Tilbud fra forbundet Reportager fra stævner Rytterprofiler af såvel elite som andre ryttere Temaer om pasning af heste Rideoplevelser i udlandet Stævneoversigter Og meget andet. Mulighederne for salg af annoncer, ikke bare til hesterelaterede virksomheder men også andre segmenter, der ønsker at markedsføre sig over for en købestærk gruppe, er betragtelige. Målet må som udgangspunkt være, at et medlemsblad som minimum hviler økonomisk i sig selv. Delprojektet er således udelukkende tænkt som starthjælp til bladet og ser således ud: I fællesskab med delprojekt Ny struktur og Adgang til naturen gennemføres en spørgeskemaundersøgelse, der skal afdække klubbernes ønsker til indholdet af et nyt medlemsblad. På baggrund af ønskerne udarbejdes et oplæg til bladet, der angiver størrelse og indhold og mulighederne for produktion og distribution afdækkes. Der udarbejdes en stillingsbeskrivelse på en redaktionel medarbejder til bladet. Oplægget præsenteres for bestyrelsen på strategiseminaret i slutningen af juni og der træffes beslutning om opstart af bladet. Efter ansættelse af en redaktionel medarbejder udvælges leverandør og der indgås en aftale om produktion af bladet. Der produceres et prøvenummer, der skal være klar, så det kan bruges som en del af kampagnerne for den nye struktur og adgangen til naturen. På baggrund af feedback på prøvenummeret igangsættes produktionen af det første nummer, der udsendes i sommeren Side 12 af 18

13 Erfaringerne fra Dansk Kano- og Kajakforbund omkring opstart vil indgå i planlægningen. Endvidere har Danmarks Jægerforbund et blad, der er sammenlignelig med ovenstående. Der kan også hentes inspiration til udformning og drift af bladet der Delprojekt Online medlemsadministration DRF har gennem de seneste år været på forkant med brugen af IT systemer. Bl.a. har stævnetilmeldingssystemet været en stor succes. Som tidligere beskrevet er DRF ved at implementerer et nyt økonomi- og idrætssystem, der også anvendes af det hollandske rideforbund. 1. fase har som mål, at migrerer alle de eksisterende systemer til den nye platform. I 2. fase skal de nødvendige funktioner til brug for projekt Flere medlemmer i DRF udvikles og implementeres. Disse onlinesystemer omfatter: Indmeldelse eller skift til en anden klub. Administration af licenser. Økonomisystem til brug for klubbernes drift, herunder budgetmodeller baseret på faktuelle data fra tidligere år i andre klubber. Systemet skal endvidere udvides til også at kunne håndtere DRF s kursusadministration og online-shop. Hele sammenhængen kan ses på nedenstående figur: Side 13 af 18

14 Delprojektet ser således ud: I umiddelbar forlængelse af workshops afholdt som en del af fase 1 i implementeringen af det nye system, afholdes en workshop, hvor de specifikke krav til funktionaliteten fastlægges. Der udarbejdes en kravspecifikation og en beskrivelse af funktionaliteten til præsentation for bestyrelsen på strategiseminaret i slutningen af juni. Udvikling og test af funktionaliteten gennemføres, så systemet kan præsenteres for klubberne på halvvejsmødet i slutningen af oktober. Herefter gennemføres et pilotprojekt, hvor udvalgte klubber får adgang til systemet. Medlemsoplysninger fra alle klubber indhentes, så de kan lægges ind i systemet efter repræsentantskabsmødet i marts Alle eksisterende og nye klubber instrueres i systemet, således at alle kan bruge systemet med udgangen af Kampagner Efter at forudsætningerne er tilvejebragt med udgangen af 1. kvartal 2012 gennemføres der en kampagne, der omfatter både delprojekt Ny struktur og Adgang til naturen. Kampagnen skal oplyse om de nye tiltag og fordelene ved et medlemskab af DRF. Kampagnen indledes med at der publiceres en række artikler i prøvenummeret af det nye medlemsblad, der beskriver arbejdet med hhv. den nye struktur og undersøgelsen af betydningen for de private skove af det øgede antal ryttere der rider i skoven. Der trykkes 5000 ekstra eksemplarer, der skal deles ud ved informationsmøderne. Når bladet udkommer, udsendes der en pressemeddelelse, der oplyser om de kommende informationsmøder. Der sendes en mail til alle forbundets medlemmer (mailadresser bliver samlet ind i delprojekt Online medlemsadministration og det forventes at der kan sendes til medlemmer), der opfordrer til at udbrede budskabet om de nye tiltag til ryttere, der ikke er medlem af en klub under DRF. Der udarbejdes en plakat i A3, der indeholder information om de nye tiltag og plads til at skrive, hvor og hvornår, der afholdes informationsmøder. Plakaten sendes til 1000 hestehold med mere end 5 heste i nærheden af de skove, hvor der er indgået aftale om adgang for medlemmer af klubber under DRF. Der indrykkes annoncer i 50 lokale aviser, der dækker områderne omkring skovene med information om de nye tiltag og med opfordring til deltagelse i et informationsmøde. Samtidig forsøges det at få de lokale blade til at skrive artikler om tiltagene og de kommende møder. Side 14 af 18

15 Udviklingskonsulenterne afholder 50 møder, hvor der informeres om de nye tiltag. Der skal være en velkomstpakke, der består af det nyeste nummer af medlemsbladet og en refleksvest til alle dem, der melder sig ind i en klub på mødet. Inden møderne, skal der findes et antal frivillige, der vil fortsætte som ambassadører Målet er 100 i alt. De deltager i et møde sammen med konsulenterne, hvorefter de selv kan holde nye møder om informerer de nye tiltag. Efter rækken af informationsmøder følger konsulenterne op på de grupperinger, der ønsker at blive optaget som klubber, så de får den nødvendige støtte til at komme i gang. Kampagnen gennemføres igen i 2. kvartal af 2013, hvor der kan udsendes mails og 2000 plakater. 9. Målsætninger Ifølge Dansk Landbrugsrådgivning findes der ca heste i Danmark. Nogle ryttere har mange heste, mens en stor del rider på en rideskole og har således ikke egen hest. Variationerne er således store, men i det efterfølgende antages det, at hver rytter i gennemsnit har én hest. Dansk Landbrugsrådgivning opgiver antallet af organiserede ryttere til , hvoraf de er medlem af en klub under DRF. Der er således ca ryttere, der ikke er medlem af en organiseret klub i dag. Når antallet af potentielle medlemmer skal vurderes, er det mest logisk at tage udgangspunkt i at hestene typisk er opstaldet på landet. Det giver i gennemsnit en tæthed på 2,5 hest/potentiel medlem pr. km 2. Som det ses på ovenstående kort, er de danske skove rimeligt fordelt over hele landet, dog med en lille overvægt i det centrale Jylland. Ifølge Danmarks Statistik er der knap km 2 skov i Danmark. Hvis det antages at de områder, hvor afstanden til en skov muliggør ridning i skoven, udgør 5 gange skovenes areal, vil der være potentielle medlemmer i disse områder. Målet er at rekrutterer 1/5 af disse ryttere, i alt Side 15 af 18

16 Ud af de ca skove i Danmark, er der ca. 250 med et areal større end 250 Ha. Hvis de alene skal huse de nye medlemmer, bliver det kun ca. 60 nye ryttere i hver skov! De nye medlemmer fordeles ud på følgende delmål: Delmål Kampagn Plakater Informationsmøder Nye medlemmer I 2011 og i 1. kvartal af 2012 skabes forudsætningerne gennem de enkelte delprojekter. I 2012 og 2013 skal de nye muligheder markedsføres, hvorfor medlemstilgangen vil være størst i slutningen af projektperioden. Projektets primære succeskriterium er at tiltrække og fastholde nye og eksisterende medlemmer. På sigt får DRF en yderligere fordel i form af bedre medlemsservice, stærkere tilknytning mellem medlemmer og forbund og ikke mindst en større forståelse medlemmer og forbund imellem. 10. Tidsplan Den detaljerede tidsplan kan ses i bilag 1. De overordnede linjer er følgende: Ny struktur Spørgeskemaundersøgelse Dialogmøder Forslag til vedtægtsændringer Dialogmøder Kampagne Kampagne Kampagne Konsekvensberegning Pengestrømsanalyse Konsekvensberegning Adgang til naturen Spørgeskemaundersøgelse Pilotprojekt Indgåelse af aftale Kampagne private skove Kampagne naturryttere Informationsmøder Kampagne private skove Kampagne naturryttere Informationsmøder Nyt medlemsblad Udarbejdelse af oplæg Prøvenummer Drift Online medlemsadministration Fase 1: Migrering til nyt system Fase 2: Udvikling af medlemsadministrationssystem Pilotprojekt Installation og undervisning Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Side 16 af 18

17 11. Projektets evaluering Der nedsættes en følgegruppe bestående af repræsentanter fra DIF og DRF. Følgegruppen skal løbende sikre kvaliteten af de forskellige indsatser. Gruppen skal evaluere på delmålene samt foretage evt. justeringer af målsætninger på baggrund af de opnåede resultater. 12. Budget Budget Flere medlemmer i DRF 2011 DIF DRF Projektleder inkl. alle omkostninger Ny struktur Majbrit Viffeldt 180 timer á 250 kr Afholdelse af dialogmøder med klubberne om en omlægning af kontingentstrukturen. 2x25 møder á kr Konsekvensberegninger på ny struktur Marianne Hochheim 100 timer á 370 kr Adgang til naturen Majbrit Viffeldt 20 timer á 250 kr Køb af adgang til 2 3 private skove i forbindelse med pilotprojekter Velkomstpakke 1000 stk. refleksveste á 20 kr Informationsmøder omkring pilotprojekter. 10 møder á kr Nyt medlemsblad Rikke Højgaard 540 timer á 363 kr Benedicte Rasmussen 150 timer á 270 kr Ny medarbejder til medlemsblad 250 timer á 300 kr Online medlemsadministration Lise Rodhen 350 timer á 288 kr System til medlemsadministration Projektleder inkl. alle omkostninger Ny struktur Majbrit Viffeldt 100 timer á 250 kr Ny udviklingskonsulent 150 timer á 270 kr Adgang til naturen Majbrit Viffeldt 50 timer á 250 kr Ny udviklingskonsulent 1050 timer á 270 kr Udvidelse af køb af adgang til private skove Kampagne 5000 stk. medlemsblade á 20 kr stk. plakater á 20 kr annoncer i lokalaviser á kr stk. refleksveste á 20 kr møder á kr Nyt medlemsblad Rikke Højgaard 275 timer á 363 kr Ny medarbejder til medlemsblad 650 timer á 300 kr Online medlemsadministration Lise Rodhen 500 timer á 288 kr Ny udviklingskonsulent 400 timer á 270 kr Ny struktur Majbrit Viffeldt 50 timer á 250 kr Ny udviklingskonsulent 200 timer á 270 kr Adgang til naturen Majbrit Viffeldt 50 timer á 250 kr Ny udviklingskonsulent 800 timer á 270 kr Kampagne 9000 stk. medlemsblade á 20 kr stk. plakater á 20 kr annoncer i lokalaviser á kr stk. refleksveste á 20 kr møder á kr I alt Side 17 af 18

18 Ud over de ovenfor angivne ressourcer, anvender DRF s to udviklingskonsulenter i snit 25% af deres tid til projektet. Anja Heinsen kommer primært til at arbejde med den Ny struktur og Kathrine Ekelund med Adgang til naturen. 13. Risikovurdering Projekt Flere medlemmer i DRF lægger op til en gennemgribende ændring af strukturen i DRF. Omvendt vil et nej fra klubberne til en omlægning af strukturen ikke skrinlægge de øvrige delprojekter, da den efterfølgende drift af tiltagene i disse i høj grad er selvfinansierende. De samlede omkostninger til de enkelte delprojekter vurderes således at stå i forhold til denne risiko. På vegne af Dansk Ride Forbund Søren S. Sørensen Projektleder Side 18 af 18