Guide til udsendelse af tilbud og betingede tilbud

Transkript

1 Guide til udsendelse af tilbud og betingede tilbud Denne guide beskriver, hvordan man udsender tilbud, når ph.d.-skoleudvalgets behandling af de kvalificerede ansøgere er afsluttet. Brug filtret Admin Awaits sending offer for at få overblik over, hvem der skal modtage tilbud. De ansøgere, der skal modtage tilbud, ligger enten i status Awaits sending offer eller Awaits sending conditional offer afhængig af, om der er en betingelse knyttet til optaget eller ej. Filtret viser ansøgere i begge statusser. Udsendelse af tilbud step by step: Udsendelse af tilbud sker enkeltvis per kandidat. 1. Klik på kandidatens Opgaver-faneblad 2. Foretag en Opgaveopdatering 3. Formularen Admin sending offer kommer frem. Formularen er udfyldt med de data, som er fyldt ind i school assessment formularen. 4. Færdigudfyld Admin sending offer-formularen, se vejledning side 2 og 3. Bemærk, at tilbuds en samt tilbudsformularens udseende ændres efterhånden afhængig af, hvad der udfyldes i formularen Admin sending offer, se vejledning side 4 og Klik på Gem, når formularen er udfyldt. 5. I statusopdateringsvinduet vælges næste status: Awaits confirmation of admission offer eller Awaits confirmation of conditional offer afhængig af om tilbuddet er betinget eller ej. 6. Vælg den rette tilbuds- skabelon. 7. Klik på Gem og tilføj. 8. Tjek indholdet af en ret/tillføj evt. hvor nødvendigt. 9. Tryk på Send via Kandidaten har nu fået tilsendt et tilbud om optag, og ligger enten i status Awaits confirmation of admission offer eller Awaits confirmation of conditional offer. Ved brug af filtret Admin Awaits confirmation of offer kan man se, om og hvad kandidaterne har svaret tilbage. Filtret Admin-Awaits confirmation of offer viser både ansøgere, der har modtaget et tilbud uden betingelse samt ansø gere, der har modtaget et betinget tilbud om optag. 1

2 application linket åbner ansøgerens ansøgning. Disse felter indeholder de værdier, som ansøgeren selv har tastet ind på ansøgningsformularen. 3+5: Vælg 5 year programme 4+4: Vælg 5 year programme og justér credit 5+3: Vælg 3 year programme 15 stk.2: Private PhD study end* justerer automatisk ift. Enroltype, credit og hours/week. Tjek at datoer/credit ser fornuftigt ud. confirmation form linket åbner den tilbudsformular, som sendes til ansøgeren i tilbuds en. BEMÆRK, at formularen kun opdateres jf. værdierne i dette skema ved at der trykkes på Gem-knappen. Ved klik på Gem-knappen kommer man til statusopdateringsvinduet, hvorfra man så kan klikke på tilbage-knappen i browseren for at komme tilbage til dette skema, hvor man så kan klikke på linket og se formularen med de opdaterede værdier. Alternativt kan man se tilbudsformularen ved at klikke på linket i tilbuds- en, før man sender tilbuddet. Condition-feltet kan bruges til at skrive en betingelse for optag. Indholdet af condition-feltet medtages i tilbuds en (se side 4). Hvis det er en Industrial PhD markeres det med et flueben, company name kan fyldes ind, og en FI application kan uploades. Sættes et flueben ved Industrial PhD, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt til upload af FI approval. Uni agreement: Hvis der er en aftale med et andet universitet noteres det her. Hvis der vælges en aftale, fremkommer institution, country og et felt til et agreement document. Department: Notér til internt brug ved hvilket institut ansøgeren ansættes. Qualifying examination*: Husk at sætte datoen for midtvejsevaluering/ kvalikationseksamen/midtvejseksamen (systemet foreslår en dato på basis af valgte programlængde og merit). Sættes et flueben ved Exam proof, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt, hvor ansøger skal uploade sit eksamensbevis. Sættes et flueben ved Financing proof, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt, hvor ansøger skal uploade et bevis for sin finansiering. Sættes et flueben ved Employee Form, vil tilbudsformularen indeholde link til en ansættelsesformular, som skal hentes, udfyldes og uploades. Sættes et flueben ved Permit app help, vil der i tilbudsformularen være et flueben ved help needed til residence and work permit og ansøger skal vælge typen af opholdstilladelse. Ansøger kan også selv i tilbudsformularen vælge Permit app help, selvom det ikke vinges af her. Awarded resume kan bruges til at opsummere finansieringsdetaljerne. Financed-linien indikerer antal FTE (Full Time Equivalent), der er nødvendig for den valgte Enrol type. AU managed funding er opdelt i fakultetsbevillinger administreret af fakultetet (Falculty FTE) og eksterne bevillinger administreret af fakultetet (External FTE). Non AU managed funding er eksterne midler administreret eksternt. Hvis der er en værdi i feltet Non AU FTE fremkommer felterne tuition waiver, own funds, other sources 1 og 2. Fx. CSC grants, erhvervs-ph.d. 2

3 Hovedvejleders navn. Detaljer på co-supervisor 1 Detaljer på co-supervisor 2. Der kan være op til fire cosupervisors. Ved tryk på Gem-knappen gemmes formularens indhold og man kommer videre til statusopdaterings-vinduet. Ved tryk på Skip-knappen, springes formularen over, og man man kommer videre til statusopdaterings-vinduet. Felterne i de grønne bokse er ikke nødvendigvis synlige i formularen, de kommer frem afhængig af andre felters indhold. 3

4 Tilbuds (Admin: Offer 5+3 (w. assessment) Indholdet i disse tre kasser kommer fra Admin sending offer-formularen (side 2 og 3). Hvis der i Admin sending offer-formularen (side 2 og 3) står noget i feltet condition, så medtages det i tilbuds- en her. Hvis man har valgt en -skabelon, som inkluderer den faglige bedømmelse, så kommer den med her. Confirmation form linket åbner tilbudsformularen på siden 5, som ansøger skal udfylde for at svare tilbage på tilbuddet. 4

5 Alle skal angive de sidste fire cifre af deres CPR-nummer i feltet CPR sequence number, hvis muligt. I Offer feltet skal ansøgeren angive, om tilbuddet accepteres eller afvises. Felter vedr. Salaried work er kun synlige ved valg af et 5 årigt program + evt. merit. Den angivne start dato (Study start) kan ændres af ansøgeren. Ændres datoen vil det fremkomme tydeligt i et filter i PhD planneren. Felterne vedr. Industrial PhD er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben i Industrial PhD. Det bliver obligatorisk at uploade bevis for en accept fra FI (FI approval). Felterne vedr. Exam er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Exam proof need. Det bliver obligatorisk at uploade eksamensbevis (Proof details). Felterne vedr. Financing er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved financing proof needed. Det bliver obligatorisk at uploade finansieringsbevis (Proof details). Felterne vedr. New employee er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Employee form needed. Det bliver obligatorisk at uploade ansættelsesformular (AU info form). Disse felter er automatisk udfyldt med den adresse, som ansøger oplyste på ansøgningsformularen. Ansøger kan oplyse en ny adresse. Ændrer ansøgeren adressen, bliver den oprindelige adresse overskrevet. I Residence and work permitboksen vil Help needed automatisk være vinget af, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Permit app help needed. Hvis Permit app help needed ikke er vinget af i Admin Sending Offer fomularen, så kan ansøger selv sætte flueben ved Help needed, og de samme felter kommer frem, som hvis fluebenet var sat i Admin Sending Offer fomularen. Når ansøgeren har trykket på Sendknappen fryses formularen, og ansøger kan ikke efterfølgende ændre i den. Additional comments: Her kan ansøgere skrive evt. andre kommentarer. Ansøgeren skal vælge, hvilken type formular (Form type), der ønskes hjælp til: OD1, ST1 eller ST. Vælges ST1 eller ST2 kommer felterne i den store ovale boks frem. 5