Workshops til Vækst. - Modul 1: Kick Off. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Workshops til Vækst - Modul 1: Kick Off Indholdsfortegnelse Workshops til Vækst...1 Formål med Kick Off...2 Praktiske forberedelser...3 Mentale modeller...4 Indbydelse...5 Program...6 Du du r til mer...7 Styrk styrkerne...8 Adfærdsprofiler...9 Din egen Adfærd...10 Quiz...12 SUMO...13 SUMO skabelon...14 Hjemmearbejde...15 Nekrologen...16 Hjemmearbejde...17 Opsamling på Kick Off...19 Opsamling på Kick Off...20 Refleksioner...21 Refleksioner...22 Handlingsplan...24 Workshops til Vækst er udarbejdet af Eva Lykkegaard i samarbejde med Væksthus Midtjylland Region Midtjylland og EU's regionalfond har stået for finansieringen. 1

2 Formål med Kick Off Formålet med Kick Off workshoppen er at sætte en udviklingsproces i gang. I har fokus på jer selv og jeres adfærd og tager hul på dialogen om virksomhedens eksistensberettigelse. Workshoppen giver jer et fælles billede af, hvad processen går ud på, og hvorfor den er sat i gang. Hvordan processen kan afvikles og ikke mindst, hvilke resultater jeres fælles indsats giver. Desuden udfordrer I hinanden på jeres mentale modeller og giver et første bud på virksomhedens interne stærke sider og udviklingspotentialer og de eksterne muligheder og opmærksomhedspunkter. Gå på opdagelse i de næste sider og vælg de værktøjer, der passer bedst til jer og jeres virksomhed. Der er forskellige overvejelser og praktiske forberedelser, inden du kan afvikle Kick Off workshoppen. Se de næste sider 2

3 Praktiske forberedelser Her kan du med fordel involvere både en strategisk partner og en praktisk tovholder. Hvornår, hvordan og til hvem sender du invitationen? Se forslag til invitation Hvor kan I være uden telefoner og andet forstyrrende? Hvem passer evt. telefonerne? Hvordan skal rummet indrettes? Hvad skal I evt. spise/drikke? Hvilken adfærdsprofil skal deltagerne have udfyldt og hvordan? Hvad skal deltagerne evt. have på forhånd? Hvad skal deltagerne evt. have udleveret på workshoppen? Hvilke materialer skal være til rådighed i lokalet? Hvordan vil du selv forberede dig? Vil du lave en PowerPoint præsentation? Tænk workshoppen grundigt igennem og gør dig klart, hvad I skal have ud af den. I denne proces skal du også vælge de værktøjer, som er mest relevante for jer. Værktøjerne præsenteres på siderne med det lille værktøjsikon nederst Beslut desuden, hvad I vil føre over i Vækstplanen. 3

4 Mentale modeller Lars Kolind nævner i sin bog Kolind Kuren fra bureaukrati til vækst Folkeskolen som en institution, der grundlæggende bygger på principper, som tilhører en anden tid. Han spørger, hvordan vi opfatter Folkeskolen? Er der tale om en undervisningsfabrik eller et moderne læringsmiljø? Aspekt Undervisningsfabrik Læringsmiljø Eleverne Elever er råmaterialer, som skal undervises med henblik på at bestå eksamener Elever er vigtige resurser i lærings-processen de har medansvar for egen læring Lærerne Lærerne underviser i fag, som de er eksperter i. Succes måles gennem elevers eksamensresultat Lærerne er resurser, hjælpere og vejledere. Succes måles gennem elevernes udvikling i et bredere perspektiv suppleret med eksamensresultater Organisation Organisation baseret på klasser, fag og 45 min lektioner Den organisatoriske enhed er den enkelte elev. Læringstempo, metode og indhold er individuelt 4

5 Indbydelse Kick Off Workshop Kære medarbejder I løbet af de næste måneder skal vi på en kur sammen en udviklingsproces via Workshops til Vækst. Vi skal sammen sikre vækst i virksomheden og det vil vi gøre gennem fælles forståelse for forretningen og for fremtiden. Jeg inviterer hermed dig og de øvrige medarbejdere til at tage aktivt del i udviklingen af virksomhedens vækstplan - og de tilhørende handlingsplaner. Kuren starter x-dag, hvor vi mellem kl. y og kl. z (afsæt fem timer) holder Kick Off i det store lyse mødelokale på første sal. Vi lægger ud med at se lidt på os selv, vores adfærd og vores individuelle styrker og kommunikationsformer. Desuden tager vi hul på en snak om Meningen med virksomheden. Din eneste forberedelse består i at udfylde en såkaldt adfærdsanalyse på nettet. Du modtager i løbet af ugen et link og en vejledning. Med dine svar genererer du en adfærdsprofil, som du får udleveret på vores første møde. De øvrige workshops vil vi afvikle i løbet af de næste to måneder mit forslag til datoer og tidspunkter er På vores første workshop gennemgår jeg det overordnede program og mine tanker om, hvad vi skal gennemføre. Jeg glæder mig til at tage Workshops til Vækst sammen med jer. Med venlig hilsen Hvis du sender invitationen pr. mail bør du følge op personligt. Gå evt. en runde og lod stemningen blandt medarbejderne. 5

6 Program Kick Off Et rammeprogram for dagen sætter de fleste pris på. Derfor er det en god idé at indlede enhver workshop med en kort gennemgang af dagens agenda. En dialogbaseret proces kræver god facilitering og ikke nødvendigvis en synlig minutiøs tidsplan. Pointer derfor udelukkende start- og slut-tidspunkt samt overskrifter. I skal bruge fem timer til dette modul tidsangivelserne er vejledende og der må gerne være lidt fart over feltet. Husk dog passende pauser. 00:15 Velkomst ved værten - samt tydeliggørelse af hvad I skal i gang med og hvorfor Herefter kan en evt. ekstern facilitator godt tage over 00:15 Spilleregler for forløbet alle deltager i udformningen og facilitator sikrer konkrete eksempler, der accepteres af alle 00:30 Hvem er hvem brug en af øvelserne 00:15 Lidt generel snak om Mentale Modeller 00:30 Hvad ved vi om adfærd gerne præsentation ved ekstern konsulent 00:30 De individuelle rapporter udleveres og deltagerne læser 00:30 Adfærd og kommunikation evt. teamspejl og kort snak om betydningen 00:15 Quiz om virksomheden 01:00 SUMO 00:15 Forberedelse til næste gang hjemmearbejdet 00:45 Opsamling 6

7 Du du r til mer En lille anerkendende hvem-er-hvem-øvelse. Når medarbejdere opfordres til at sætte ord på, hvilke styrker og evt. dyder, de ser hos hinanden, skabes en positiv stemning. Bed alle om at stå op det giver lidt dynamik i rummet. På skift præsenterer medarbejderne sig for hinanden, fx: Jeg hedder Else og her beskæftiger mig mest med Arbejdsmæssigt vil jeg gerne huskes for Inden næste medarbejder præsenterer sig, går en tilfældigt udpeget kollega over til Else, ser hende i øjnene og nævner mindst tre ting, som hun er rigtig god til. De øvrige kan supplere og Else noterer sig alle de positive ting, kollegerne siger om hende. Når I har været hele vejen rundt står alle med små sedler med konkrete, positive udsagn fra kollegerne. Sæt gerne alle de små sedler op på en planche, som er synlig gennem hele forløbet. 7

8 Styrk styrkerne Det handler om at få det bedste frem i dig selv og dine medarbejdere. Ved at fokusere på de positive sider og anerkende styrkerne hos den enkelte - er det nemlig dem, der vokser. Se muligheder og få fremhævet styrkerne hos dig selv og dine kolleger. Man kan hurtig finde og påpege svagheder, dårlige vaner og andre irriterende sider og det er ofte det, der får fokus i hverdagen. Det er dog meget mere positivt og præstationsfremmende at fokusere på de gode sider og at anerkende det, der er og går godt. Det er en meget stærk øvelse, der skaber en god stemning og giver god ballast for det videre arbejde i processen. Alle deltagere får et antal kort svarende til det antal, I er på workshoppen. Giv deltagerne en kort instruktion: I skal øverst på kortet skrive navnet på en kollega. Herefter skal I skrive tre positive ting om vedkommende. Det kan være noget om, hvordan man er - eller noget om, hvad man gør særlig godt. Alle skal udfylde et kort om hver af de andre. Øvelsen slutter med alle læser eller fortæller de positive ting op om en bestemt kollega. Dette gentages til alle har fået deres anerkendelser. Til sidst bytter I kort, så I alle har de kort, der vedrører jer selv. Det er god læsning til en dum dag. 8

9 Adfærdsprofiler Selvindsigt og evnen til at læse andre er nøglen til god kommunikation. Adfærdsprofiler giver selvindsigt og sidegevinsten er netop at blive bedre til at læse andre. Når alle i et team har fælles referenceramme og kender sine egne og andres foretrukne adfærdsmønstre fremmes den gode kommunikation. Mange misforståelser undgås, trivslen vokser og gode resurser kan bruges til at skabe værdi for virksomheden og for den enkelte medarbejder. En adfærdsprofil er nemlig et godt og konkret udgangspunkt for dialog og større forståelse for egen og andres adfærd. Der findes mange forskellige adfærdsprofilværktøjer. De fleste bygger på Jungs teorier. Adfærdsprofilen, som omtales her, benytter fire adfærdsmæssige arketyper og afdækker dermed personers foretrukne handlemønstre ud fra fire tendenser. Producent: mennesker med en høj P-faktor er dominante, vil gerne styre drivkraften er ønsket om at skabe resultater. Administrator: mennesker med en høj A-faktor er omhyggelige og har fokus på præcision de foretrækker kendte metoder. Entreprenør: mennesker med en høj E-faktor er udadvendte og gode til at overtale andre de er ofte nytænkende. Integrator: mennesker med en høj I-faktor er socialt orienterede, søger samarbejde de har tendens til at søge stabilitet. Adfærdsprofilen udfyldes på nettet og der kan genereres mere eller mindre omfattende rapporter. Se evt. eller ring Vi anbefaler, at præsentation og udlevering af rapporter foretages af en certificeret konsulent. Se også Gode råd især om kommunikation. 9

10 Din egen Adfærd gode råd Selvindsigt og evnen til at læse andre er nøglen til god kommunikation. Når du kender dig selv godt nok, ved du formentlig også, hvordan du foretrækker at kommunikere med andre mennesker. Udfordringen er naturligvis, at ikke alle foretrækker samme kommunikations-form som du selv. Derfor er det en god idé at overveje, hvilke adfærds- og kommunikationsmønstre, der virker bedst i forholdet til de individuelle medarbejdere. Få lavet din egen adfærdsprofil først på den måde kan du også med troværdighed afmystificere rapporten og tilbagevise evt. skepsis. På næste side følger lidt overordnede gode råd om arketyper og kommunikationsstile. 10

11 PRODUCENT Mennesker med en høj P-faktor foretrækker en direkte og resultatorienteret kommunikationsform, så derfor: Kom til sagen hurtigt Fokuser på fakta Giv direkte svar Hold dig til sagen Brug konkrete eksempler Vis beslutsomhed ADMINISTRATOR Mennesker med en høj A-faktor foretrækker systematisk, dataorienteret - helst skriftlig, faglig og upersonlig kommunikation, så derfor: Forbered dig grundigt Vær præcis og systematisk Tal ikke om følelser Giv tid til omtanke Undgå unødig snak Besvar alle spørgsmål ENTREPRENØR Mennesker med en høj E-faktor foretrækker uformel og spontan kommunikation de kan selv have svært ved negativ information, så derfor: Bed om ideer og meninger Lyt - og stil spørgsmål Tilstræb åben dialog Del de fælles oplevelser Fortæl om nyheder Find specielle tilbud INTEGRATOR Mennesker med en høj I-faktor er socialt orienterede involverer sig gerne med andre og undgår aggressive mennesker, så derfor: Find områder med fælles interesse Fremlæg sagen stille og fredeligt Giv tryghed og sikkerhed Hav orden i tingene Optræd uformelt Giv fælles garantier 11

12 Quiz En lille øvelse, der sætter spot på helt grundlæggende viden om virksomheden og dens omverden. Øvelsen lægger op til dialog og workshoppen om Meningen. Og er således med til at give et fælles billede af virksomhedens eksistensberettigelse. De nedenstående spørgsmål er kun eksempler find selv på andre eller flere. Hvem er vores vigtigste kunder? Hvem er vores potentielle kunder? Hvem er vores vigtigste leverandører? Hvem er vores vigtigste konkurrenter? Hvem er andre vigtige samarbejdsparter? Hvad er vores eksistensberettigelse? Deltagerne deles i to grupper. I hver af grupperne skal deltagerne først blive enige om svarene på spørgsmålene. Dernæst skal de præsentere svarene for den anden gruppe for til sidst at opnå enighed mellem grupperne. Resultatet af øvelsen renskrives og dokumentet indsættes i vækstplanen til senere brug. 12

13 SUMO Værdien af den gode gamle SWOT analyse er velkendt. SUMO er SWOT blot i et anerkendende perspektiv. Vi ser på de interne Styrker og Udviklingspotentialer og på de eksterne Muligheder og Opmærksomhedspunkter. SUMO står for noget solidt. SUMO kan via råstyrke og teknik hjælpe os med at vinde kampe, som måske umiddelbart ser umulige ud. SUMO bringer vilje-styrke og mod, og får os til at arbejde hen mod de resultater, vi brænder for. Lad først deltagerne overveje individuelt, hvilke interne styrker, der er fremher-skede i virksomheden og som kan bruges fremadrettet. Bed deltagerne om at notere styrkerne enkeltvis på en post it og placer herefter de forskellige post its på et stort stykke papir eller en flipover. Facilitér en dialog om styrkerne og del dem evt. op i temaer for til sidst at prioritere dem. Foretag samme øvelse med de interne udviklingspotentialer. Områder, som fungerer i et vist omfang, men som kunne udvikles til noget endnu bedre. Herefter kikker I på samme måde ud i verden på de eksterne muligheder, som fremtiden består af, og som I skal bruge for at skabe den virksomhed, I drømmer om. Til slut ser I på, hvilke eksterne faktorer, I skal være særlige opmærksomme på. Skriv SUMO en ren brug evt. Skabelonen og før den over i Vækstplanen, til senere brug. 13

14 SUMO skabelon Værdien af den gode gamle SWOT analyse er velkendt. SUMO er SWOT blot i et anerkendende perspektiv. Vi ser på de interne Styrker og Udviklingspotentialer og på de eksterne Muligheder og Opmærksomhedspunkter. Interne styrker Interne udviklingspotentialer Eksterne muligheder Eksterne opmærksomhedspunkter 14

15 Hjemmearbejde Næste workshop har fokus på Mål & Mening. For at sikre et ensartet billede af virksomhedens eksistensberettigelse, er en god idé at anskue virksomheden fra forskellige vinkler. Inden næste workshop skal du og dine medarbejdere forberede svar på følgende spørgsmål: Hvordan skriver jeres kunder jeres nekrolog? Hvordan skriver jeres konkurrenter jeres nekrolog? Hvad fortæller du Tante Oda om din virksomhed? Hvem vil savne virksomheden, hvis I lukker? Hvilken forskel gør virksomheden? Hvad er virksomhedens eksistensberettigelse Tag de enkelte interessenters briller på. Brug korte og præcise formuleringer og anvend evt. skabelonen 15

16 Nekrologen Hvad skal din virksomhed huskes for? Hvis din virksomhed ikke er her i morgen, hvem siger så hvad i forbindelse med gravøllet. Sæt dig i dine kunders, leverandørers, konkurrenters, medarbejderes eller andres sted og forsøg at formulere en nekrolog. Øvelsen får dig til at tænke over, hvad du gerne vil have, din virksomhed bliver husket for. Ved at anskue din virksomhed med dine kunders, leverandørers eller andres briller får du helt sikkert nogle alternative vinkler. Dem kan du bruge i dit arbejde med at finde ind til kernen af din virksomhed meningen. 16

17 Hjemmearbejde Næste workshop har fokus på Mål & Mening. For at sikre et ensartet billede af virksomhedens eksistensberettigelse, er en god idé at anskue virksomheden fra forskellige vinkler. Hvordan skriver jeres kunder jeres nekrolog? Hvordan skriver jeres konkurrenter jeres nekrolog? Hvad fortæller du Tante Oda om din virksomhed? Hvem vil savne virksomheden, hvis I lukker? 17

18 Hvilken forskel gør virksomheden? Hvad er virksomhedens eksistensberettigelse? 18

19 Opsamling på Kick Off Opsamlingen i slutningen af en workshop er ligeså vigtig som præsentation af agendaen i begyndelsen. Opsamlingen giver deltagerne lejlighed til at reflektere over processen, pro-grammet og udbyttet af dagens punkter. Samtidig er det en god måde at få pointerne gentaget og evt. ført til protokols. Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål eller du kan bede deltagerne drøfte 2 og 2 og svare i plenum. Brug evt. skabelonen side Du kan også vælge at få feedback på processen brug evt. skabelonen Har I allerede nu forslag til konkrete handlinger, kan I med fordel bruge handlingsplanen. 19

20 Opsamling på Kick Off Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på processen. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad har været rigtig godt? Hvad vil du gerne have mere af? Hvad vil du gerne undgå? 20

21 Refleksioner Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Jo mere I, hver især giver jer tid til at reflektere og konkludere efter hvert møde jo større udbytte. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. Overvej, hvilke konkrete punkter fra opsamlingen, der er relevante for vækst-planen. Læs dine medarbejderes feedback på både eget udbytte og processen. Vær konstruktiv og spørg evt. ind til, hvordan medarbejderne selv vil bidrage i den videre proces husk også de fælles spilleregler. 21

22 Refleksioner Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Jo mere I, hver især giver jer tid til at reflektere og konkludere efter hvert møde jo større udbytte. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. Hvilke adfærdsprofiler er fremherskende i virksomheden? Hvilke profiler mangler evt.? Hvordan arbejder I med virksomhedens interne styrker og udviklingspotentialer? 22

23 Hvordan arbejder I med virksomhedens eksterne muligheder og opmærksomhedspunkter Andet relevant? Husk at føre alle relevante resultater over i vækstplanen 23

24 Handlingsplan Det er vigtigt at I fastholder beslutninger fra jeres arbejde i en handlingsplan, som beskriver hvem der skal gøre hvad og hvornår. Udfyld nedenstående skema således I får et fælles overblik og flyt skemaet i højre side i mappen Vækstplan Side eller emne Aktivitet Ansvar Hvem bidrager Deadline 24

25 Husk at synliggøre handlingsplanerne for alle. 25