SPØRGSMÅL SVAR NR. 4. Greve Kommune udbud - Spørgsmål fra tilbudsgivere og Greve Kommunes besvarelse. Nr. Spørgsmål Besvarelse

Transkript

1 SPØRGSMÅL SVAR NR. 4 Greve Kommune udbud - Spørgsmål fra tilbudsgivere og Greve Kommunes besvarelse S-50 Bilag 4.3 og bilag 6: Kan ordregiver uddybe strukturen for asset management, herunder samspillet mellem asset management- og driftsvederlaget i bilag 6.1 og leasing af hardware mv. Den overordnede struktur for asset management ydelser er, at Leverandøren skal betale et fast månedligt asset management vederlag, jf. bilag 6 og 6.1. Dette vederlag er underopdelt i månedligt vederlag pr. hardwareenhed og softwarepakke. Det månedlige asset management vederlag dækker alle ydelser leveret iht. bilag 4.3, bortset fra leasing af hardware. I tillæg til det faste asset management vederlag, vil Kunden løbende skulle udskifte sit eksisterende hardwaremiljø med nyt leaset hardware iht. specifikationerne i bilag 4.3a og de årlige leasingpriser i bilag 6.1, ID nr I takt med at Kundens eksisterende hardware udskiftes med nyt leaset hardware, vil det samlede årlige driftsvederlag i bilag 6.1, ID nr. 21, skulle tillægges med de pågældende leasingpriser pr. år, således at driftsvederlaget over en 4-årig periode vil være stigende i takt med at Kunden overgår til leaset hardware. S-51 Bilag 5.1, krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Hvordan skal samspillet med SLA i MS-Azure håndteres og fortolkes? Det generelle servicemål for tilgængelighed angivet i Bilag 5.1, K5.1-6 omfatter tilgængeligheden for det samlede IT-miljø, dvs. også inklusiv tilgængeligheden for de individuelle kritiske servere angivet i Bilag 5.1, K5.1-7-K5.1-37, hvortil tilbudsgiver også har mulighed for at tilbyde individuelle tilgængelighedsmål samt tilgængeligheden i Kundens cloudmiljø. Hvis Leverandøren kan påvise, at nedetid ikke skyldes fejl i Leverandørens Ydelser iht. Kontrakten, vil Leverandøren være ansvarsfri. Dette vil eksempelvis betyde, at hvis nedetiden i Kundens Microsoft cloud-miljø eksempelvis skyldes fejl i fysisk hardware og virtualiseringslaget,

2 som Leverandøren ingen kontrol eller indflydelse har på, vil Leverandøren ikke være ansvarlig for manglende opfyldelse af det samlede tilgængelighedsmål angivet i Bilag 5.1, K Der henvises desuden til Bilag 5.1, afsnit 4.2 vedrørende beregning af tilgængelighed, herunder beregningen af nedetid. S-52 Bilag 5.1, krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Spørgsmålet er besvaret i Spørgsmål og Svar nr. 4, S-51. Hvordan ser Greve Kommune, at Leverandøren kan være ansvarlig for SLA på en infrastruktur, som Microsoft er ansvarlig for og kun giver nedslag i vederlaget direkte til Greve? S-53 Bilag 4 2 Support og vedligeholdelseskrav, Må kommunikation med kundens superbrugere være på Engelsk, evt. uden for normal åbning tid 8-16 Man-Fre Bilag 1 Kundens strategi og udbuddets genstand, S-54 Bilag 1 Kundens strategi og udbuddets genstand. Kan kunden definere et hvilket tidsrum en vagtordning til hjælp til institutioner udenfor kommunens normal åbningstid skal være til rådighed i? Dialog med superbrugere skal foregå på dansk, jf. krav K4.2-6 og K Det følger af Bilag 5.2, K5.2-3, at vagtordningen skal have åbningstid udenfor service deskens almindelige åbningstid i relation til incidents, der efter deres karakter kræver afhjælpning inden næste dags åbningstid for service desken. Leverandøren har i Bilag 5.2, K5.2-2, mulighed for at tilbyde udvidet åbningstid for service deskens åbningstid. Ordregiver kan således ikke angive et mere præcist tidsrum for vagtordningens åbningstid. S-55 Bilag 18 Overdragne medarbejdere Vil det være muligt at få uddybende CV er på de 3 overdragne medarbejdere Ordregiver henviser til besvarelsen af S-31 i Spørgsmål & Svar nr. 2 af 10. juni 2016 for så vidt angår de to basismedarbejdere. Der vedlægges CV for alle tre overdragne medarbejdere. S-56 Outsourcingkontrakt, pkt : Ordregivers fuldstændige diskretionære adgang til Reguleringen gælder begrænsninger på overførsel af data til lande uden for EU. Adgangen er

3 at giver eller nægte samtykke til overførsel til tredjelande, må anses som stridende mod såvel det forvaltningsretlige saglighedsprincip samt det EU retlige gennemsigtighedsprincip. Ordregiver bedes derfor konkret oplyse hvilke data, der kan (eller ikke kan) overføres. Alternativt hvilke saglige og objektive kriterier, der vil blive lagt til grund for Ordregives evt. samtykke. S-57 Bilag 4.3a: Kundens minimumskrav til hardware, er det korrekt forstået at bærbare skal have en quad core processor? Markedsstandarden for processorer for bærbare computere er pt. dual core, og quad core processorer findes udelukket i bærbare workstations. Da ingen af de andre satte krav peger i retning af at der ønskes en bærbar workstation (der for øvrigt primært tilbydes på markedet med 15,6 skærme) foreslåes kravet ændret til dual core S-58 Jf. Bilag 6 1 Leverandørens priser, Tabel 4: Nedenfor anføres Leverandørens månedlige vederlag for drift, vedligehold, support og asset management ydelser under driftsfasen, Punkt 16 Månedligt vederlag for kapacitet (CPU, RAM, Storage (SAN og Backup)) hvilken backup metode/model er de 18TB regnet ud efter? nødvendig for at sikre, at lovkrav og myndighedspålæg til enhver tid kan implementeres, i dag vil anvendelse af fx krigsreglen medføre at data ikke kan behandles uden for Danmark, og den nuværende usikkerhed omkring persondataforordningen kunne medføre begrænsninger i behandling af visse data i visse lande uden for EU. Der er således ikke tale om nogen planlagt restriktion, men en nødvendig formel adgang til at implementeres nødvendige og saglige ændringer, hvis dette måtte blive pålagt ordregiver eller i øvrigt være tvingende nødvendigt. Følgelig er der ikke tale om en begrænsning i brugen af offshorede ressourcer, men alene en kontraktuel fleksibilitet til i alle tilfælde at sikre fx fuld lovmedholdelighed. Ordregiver ændrer sit krav i bilag 4.3a, pkt. 2, om, at bærbare computere som minimum skal have quad core processer til at bærbare computere som minimum skal have dual core processer. Dette vil blive rettet i dokumenterne. Ordregiver forstår ikke helt det stillede spørgsmål, men kan oplyse, at ordregivers nuværende driftsleverandør har opgjort kapaciteten til 18 TB, der afregnes pr. GB. S-59 Hvilket tool bruges der p.t. til at lave remote assistance til Mac OS brugerne? Ordregiver anvender i dag TeamViewer til at lave remote assistance til Mac OS brugere. S-60 Kan der blive oplyst en liste af forretningssoftware som Mac OS brugerne anvender? Ordregiver kan oplyse følgende basis applikationer, som Mac OS brugere bl.a. anvender (ikke udtømmende oplistning): Pages, Numbers, Keynote, ibook Author,

4 ibooks, imovie, og GarageBand. S-61 Anses Mac OS C image mangement og deployment som en del af scope? Nej den beskrevne ydelse er ikke omfattet af kontrakten. S-62 Bilag 3: Ønsker Greve Kommune Leverandørens besvarelse af / kommentarer til følgende krav i bilag 3, hvortil der i udbudsmaterialet ikke er indeholdt et afsnit til Leverandørens løsningsbeskrivelse: K3-9, K3-21 K3-29, K3-51 K3-57? S-63 Krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Hvad forstås ved den samlede Løsnings tilgængelighed og hvordan måles den? Nej, det er ikke påkrævet. Tilbudsgiver angiver i Bilag 5.1, K5.1-6 et generelt tilgængelighedsservicemål for den samlede tilgængelighed. Dette er et generelt servicemål og dækker alle eksisterende og kommende servere og services (det samlede IT-miljø), herunder også de specifikke individuelle servere angivet i K5.1-7-K5.1-37, som Leverandøren i tillæg til det generelle servicemål i K5.1-6, har mulighed for at tilbyde specifikke individuelle servicemål på. Tilgængeligheden måles i henhold til Bilag 5.1, pkt Der henvises desuden til besvarelsen af spørgsmål S-51 i Spørgsmål og Svar nr. 4 og S-44 i Spørgsmål og Svar nr. 3. S-64 Krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Er der tale om de servere, der ikke er omfattet af en individuel SLA? S-65 Krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Hvordan skal samspillet med SLA i MS-Azure håndteres og fortolkes? Spørgsmålet er besvaret i Spørgsmål og Svar nr. 3, S-49, offentliggjort den 16. juni Spørgsmålet er besvaret i Spørgsmål og Svar nr. 4, S-51.

5 S-66 Krav K5.1-6 Servicemål for den samlede løsnings tilgængelighed. Hvordan ser Greve, at Leverandøren kan være ansvarlig for SLA på en infrastruktur, som Microsoft er ansvarlig for og kun giver nedslag i vederlaget direkte til Greve? S-67 Bilag 4.3, K Denne tilbudsgiver antager, at ordregiver på klientsiden og SCCM selv betaler og leverer de softwarelicenser i både test- og produktionsmiljø, som der er behov for? S-68 Outsourcingkontrakten: I kontrakten pkt stiller Ordregiver krav om at Leverandøren opretholder det nødvendige beredskab. Vil Ordregiver venligst definere, hvad der menes med det nødvendige beredskab? S-69 Outsourcingkontrakten: I kontrakten pkt stiller Ordregiver krav til at Leverandøren bærer ansvaret for hardwaret, herunder ift. Tilstrækkelig forsikringsdækning, tyverimærkning mv. Ordregiver bedes beskrive en udtømmende lister over hvad Ordregiver forventer af Leverandøren, så den rette pris kan sættes. S-70 Outsourcingkontrakten: Hvordan bliver den den faktiske forholdsmæssige nytteværdi beregnet, jf. kontrakten pkt ? S-71 Outsourcingkontrakten: Vil Ordregiver venligt definere hvilke godkendelser der nævnes i kontraktens pkt ? S-72 Outsourcingkontrakten: Ordregiver bedes definere generelt anerkendte leverandører, jf. kontrakten pkt ? S-73 Spørgsmål til bilag 4.3a punkt 3: I henhold til Ordregivers Bilag 4.3a punkt 3 efterspørges, der en skærm med indbygget webcam. Det er Tilbudsgivers opfattelse at de fleste computerbrugere i dag Spørgsmålet er besvaret i Spørgsmål og Svar nr. 4, S-52. Ordregiver bekræfter, at pågældende licenser betales og leveres af ordregiver. Det er op til Leverandøren løbende at vurdere, hvilket beredskabsniveau der er nødvendigt for at sikre, at uønsket indtræden og aktiviteter i systemerne og netværket kan forebygges og bekæmpes. Eftersom Leverandøren er ejer af og bærer ansvaret for det leasede hardware, er det op til Leverandøren selv at vurdere, hvorvidt denne ønsker at forsikringsdække og tyverimærke sit hardware. Den faktiske forholdsmæssige nytteværdi bedømmes konkret ud fra de givne omstændigheder. Leverandøren skal indhente de eventuelle godkendelser, som måtte være nødvendige i henhold til bestemmelsen. Det er i første række op til Leverandøren at foretage en vurdering af, hvilke godkendelser som er nødvendige, for at leverandøren opfylder bestemmelsen. Hvad der er "generelt anerkendte leverandører" vil bero på en konkret vurdering af det relevante underleverandørforhold. Ordregiver kan ikke på forhånd definere dette mere præcist. Ordregiver fastholder kravet i bilag 4.3a, pkt. 3, om, at der skal være indbygget webcam i monitorer/skærme.

6 benytter webcam i meget lille omfang. Hvis Ordregivers brugere forventes at benytte webcams i begrænset omfang og kun på udvalgte arbejdsstationer, så foreslår Tilbudsgiver at Ordregiver i Bilag 4.3a punkt deler elementerne op, således at Tilbudsgivere kan tilbyde kamera og monitor separat fra hinanden. På den måde vil Ordregivers omkostninger holdes nede og der bliver kun betalt for det Ordregiver rent faktisk har behov for. S-74 Bilag 6.1: Ordregiver bedes præcisere, hvad der indgår i "Licensrådgivning" prisark linie 41? S-75 Bilag 6.1: Ordregiver bedes præcisere, hvilken type Windows Server licens der menes i prisark linie 64? S-76 I henhold til Ordregivers udbudsmateriale i bilag 13 (IT Miljø) er det Tilbudsgivers opfattelse at det nuværende IT-miljø hovedsageligt består af maskiner med mellemklasse CPUer, såsom Intel Core i5 eller tilsvarende. Tidligere har mange af disse mellemklasse processorer været udstyret med fire kerner, hvorfor Tilbudsgiver forstår derfor mindstekravet for bærbare computere i bilag 4.3a punkt 2. Tilbudsgiver henleder imidlertid Ordregivers opmærksomhed på, at dette er et væsentligt fordyrende element for bærbare computere i denne klasse og foreslår derfor en tokernet i5 processor i stedet. I praksis vil en kraftig to-kernet processor give en bedre ydelse og kontoroplevelse end en fire-kernet processor, hvor frekvensen per kerne generelt er lavere. Vil Ordregiver acceptere, at den tilbudte bærbare computer er med Intel Core i5 processor eller tilsvarende og Dual Core i stedet for Quad Core. S-77 Kontrakten, pkt siger: Kunden kan på begæring op- eller nedskalere driftsydelsen med fjorten (14) Dages varsel til udgangen af en måned. Parterne er enige om, at Driftsvederlaget i et sådant tilfælde reguleres forholdsmæssigt i henhold Ordregiver formoder, at der spørges til ID 17, dvs. linje 40 i bilag 6.1? I givet fald er der tale om software asset management, dvs. rådgivning om antallet af nødvendige licenser. Se i den forbindelse og Outsourcingkontraktens punkt pkt Det præciseres, at der er tale om Windows Server 2012R2 Standard Edition i Bilag 6.1, ID nr. 35. Dette vil blive præciseret i dokumenterne. Spørgsmålet er besvaret i Spørgsmål og Svar nr. 4, S-57. Driftsydelsen omfatter ikke leasing af hardware, men derimod de faste driftsydelser, som fx kapacitetsbaserede ydelser. En ændring i omfanget af leasingydelsen vil således være omfattet af ændringshåndtering.

7 til enhedspriser angivet i underbilag 6.1 (Leverandørens priser), medmindre andet specifikt er angivet i Bilag 6 (Vederlag og priser). Denne tilbudsgiver finder, at dette afviger ganske meget fra markedsstandarden omkring leasingydelser, og kravet vil givet medføre højere priser på de ønskede leasingydelser vedr. PC'er og skærme. Det foreslås istedet at ændre formuleringen af punktet til "Kunden kan på begæring op- eller nedskalere driftsydelsen med fjorten (14) Dages varsel til udgangen af en måned. En nedskalering kan dog først finde sted minimum 6 måneder efter kontraktens underskrift og kan maksimalt omfatte 20 % af det leasede udstyr. Parterne er enige om, at Driftsvederlaget i et sådant tilfælde reguleres forholdsmæssigt i henhold til enhedspriser angivet i underbilag 6.1 (Leverandørens priser), medmindre andet specifikt er angivet i Bilag 6 (Vederlag og priser). S-78 Bilag 17: Denne tilbudsgiver antager, at leverandøren skal forestå licensrådgivning vedr. de i bilag 17 nævnte licenser også hvad angår Apple enhederne. Kan Ordregiver bekræfte det? Nej, det kan ikke bekræftes. Leverandøren skal alene forestå licensadministration og - rådgivning for så vidt angår de i Bilag 17 angivne licenser. Kundens Apple enheder angivet i Bilag 13 er ikke omfattet af denne ydelse. S-79 Bilag 4.3 K4.3-42: Kravet er formuleret: Leverandøren skal løbende dokumentere, hvorvidt Kunden er compliant i sin anvendelse af licenser angivet i Bilag 17 (Administrerede licenser). Nej, Kundens Apple enheder angivet i Bilag 13 er ikke omfattet af dette compliance krav angivet i Bilag 4.3, K Denne tilbudsgiver antager, at ansvaret i kravet også gælder for Apple enhederne i det omfang produkterne afvikles på disse. Kan Ordregiver bekræfte det? S-80 I bilag 12, Databehandleraftale pkt. 1.1 kan Kunden gennemføre en vederlagsfri inspektion hos Leverandøren ved skriftlig varsel. Tilbudsgiver ønsker at gøre Ordregiver opmærksom på at en sådan årlig inspektion nemt kan koste kr i kontraktperioden. Kravet er ikke umiddelbart kutyme i sådanne kontrakter, hvor kravet normalt er at Leverandøren skal fremlægge en Ordregiver kan ikke genkende henvisningen. Der er i Outsourcingkontraktens pkt. 22 en bestemmelse om inspektion. Denne bestemmelse fastholdes i sin nuværende udformning.

8 revisorerklæring som dækker Leverandørens generelle miljø. Tilbudsgiver anmoder Ordregiver om kun at sætte krav til revisorerklæring og ikke sætte krav om vederlagsfri inspektion for at holde omkostningerne nede. Alternativ anbefaler Tilbudsgiver at Ordregiver beder Tilbudsgiver om en pris på inspektion, således at Ordregiver kun betaler for det de ønsker. Vil Ordregiver efterkomme et af de to fremsatte forslag? S-81 Denne tilbudsgiver noterer, at Ordregiver planlægger at fortsætte med brugen af Windows 7 og ikke planlægger at opgradere til Windows 10 indenfor en overskuelig horisont. Denne Tilbudsgiver antager, at Ordregiver har købt extended support på Windows 7 og at udgiften til dette betales af Ordregiver. Kan dette bekræftes? Det bekræftes, at Ordregiver uden beregning har fået tilbudt forlænget support ( extended support ) på Windows 7 af Microsoft frem til 14. januar S-82 Kontrakt I dette afsnit angives Leverandørens forpligtelser i forhold til et antal "kontrollerede kontrakter", som Leverandøren skal tage sig af. Denne Tilbudsgiver forventer, at kommunens aftaler med Microsoft er iblandt disse. Vil ordregiver liste, hvilke yderligere kontrollerede kontrakter, der er tale om? Ordregiver bekræfter, at de kontrollerede kontrakter er udtømmende oplistet i bilag 17. S-83 Kontrakten, pkt : Hvad er ordregives præcise definition på hhv. Versioner/releases? Industry standard definitioner er lagt til grund, som illustreret ved fx K02: Releases En mindre opdatering af Standardprogrammel eller Kundespecifikt Programmel, herunder fejlrettelser. Almindeligvis kendetegnet ved, at identifikationsnummeret for Programmellet ændres med en decimal (f.eks. fra 5.0 til 5.1). Version En opdatering, der indeholder væsentligt ændret funktionalitet. Almindeligvis kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (f.eks. fra 5.1 til 6.0).

9 S-84 Tilbudsgiver har sendt min. 20 spørgsmål afsted til Ordregiver de seneste 10 dage og afventer fortsat svar på en del af disse dagen før spørgefrist. Flere af spørgsmålene har væsentlig betydning for, hvorvidt Tilbudsgiver kan afgive tilbud eller ej. Vil Ordregiver venligst bekræfte, at I besvarer eventuelle returspørgsmål efter spørgefristen? Ordregiver vil besvare spørgsmål som beskrevet i udbudsbetingelsernes punkt 6.2. S-85 I kontrakten pkt kan Force Majeure kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet meddelelse herom seneste 10 Arbejdsdage efter at Force Majeure er indtrådt. Såfremt der er en force majeure som rammer vores underleverandør, vil Leverandøren sjældent nå at blive informeret herom inden for 10 arbejdsdage ofte vil ikke engang den danske del af vores underleverandør være informeret såfremt det er en oversvømmelse på en fabrik i Kina eller lign. Leverandøren anmoder derfor om at pkt i kontrakten bliver ændret til: Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 10 Dage efter, at Parten er blevet informeret om en Force Majeure tilstand er indtrådt. Det er ordregivers opfattelse, at pkt må fortolkes således, at fristen på 10 Dage gælder fra det tidspunkt, hvor Leverandøren var eller burde være bekendt med, at Force Majeure er indtrådt.