Chefkonsulent i Udbud og Kontraktstyring, Forretningsservice, Borgmesterforvaltningen, Odense Kommune. 1. Organisationen..2

Transkript

1 Job- og personprofil Chefkonsulent i Udbud og Kontraktstyring, Forretningsservice, Borgmesterforvaltningen, Odense Kommune Indhold 1. Organisationen Strategiske målsætninger 3 3. Forretningssystemer og processer 5 4. Kultur og værdier Fordele ved at være ansat i afdelingen.6 6. Jobbeskrivelse Ansættelsesprocessen - herunder kontakt og tidsplan..9 Side 1

2 Organisationen Odense Kommune er Fyns største arbejdsplads med ca medarbejdere og ca. 650 institutioner. Odense Kommune er opdelt i 5 forvaltninger: Borgmesterforvaltningen By- og Kulturforvaltningen Børn- og Ungeforvaltningen Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Ældre- og Handicapforvaltningen Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Afdelingen Udbud & Kontraktstyring er en afdeling af Forretningsservice i Borgmesterforvaltningen. Afdelingens udbudsopgaver er organiseret som selvstændige projekter, hvor den enkelte udbudskonsulent er projektleder og totalansvarlig for samtlige faser på de tildelte udbud i henholdsvis Odense Kommune og i vores indkøbsfællesskab KomUdbud. Vi arbejder med Lean og kvalitetssikring i vores udbudsproces og er i 2011 blevet ISO 9001 kvalitetscertificeret som den eneste offentlige indkøbsfunktion. I Udbud & Kontraktstyring skaber vi resultater gennem dialog baseret på åbenhed, indsigt og kvalitet. Afdelingen er ansvarligt for koordinering af Odense Kommunes indkøb og rådgivende for hele kommunen i indkøbsspørgsmål herunder gennemførelse og konsulentbistand i forbindelse med EU-udbud. Med et årligt indkøbspotentiale på mere end 2,7 mia. kr. og et indbyggertal på ca er Odense Kommune blandt de største kommunale indkøbere på markedet. Udbud & Kontraktstyring i Odense Kommune én af landets mest moderniserede og visionære indkøbsfunktioner. Vi er toneangivende for offentligt indkøb, helt i front med modernisering af offentlige indkøb og blandt de første kommuner, der samler alle indkøbskompetencer i én fælles afdeling. Afdelingen har controller-, udbuds- og kontraktstyringsfunktioner, mens personaleledelsen er samlet hos chefen for afdelingen. Personale Antal medarbejdere i afdelingen: 20 fordelt på 8 mænd og 12 kvinder Ledelse 1 1 Chef for Udbud og Kontraktstyring Udbud 11 1 Specialkonsulent 1 Udbudsjurist 9 Udbudskonsulenter Controlling 3 3 Controllere Kontraktstyring 4 4 Contract managers KomUdbud 1 1 Projektkoordinator Side 2

3 Strategiske målsætninger Kvantitative målsætninger Besparelsespotentiale via optimerede indkøbsaftaler ( : 206 mio. i alt, : 90 mio. i alt). Fortsat udvikling af vores kvalitetsmål og ISO 9001:2008. Identificere områder til strategiske indkøbsprojekter. Videreudvikling af e-handelssystem. Øget compliance på indkøbsaftalerne. Årlig evaluering af indkøbsstrategiens indsatsområder. Sikre opfyldelse af forpligtigelser til grønne indkøb/miljø. Kvalitative målsætninger Fortsat certificeret kvalitetsstyringssystem iht. ISO 9001:2008. Indkøbsseminarer og Indkøbermesser for decentrale indkøbere/ledelse. Undervisning/hands-on for decentrale indkøbere. Leverandørseminarer. Optimeret kontraktstyring. Lav medarbejderomsætning. Høj Social Kapital. Produkter/ydelser Udbud & Kontraktstyring er ansvarlig for Odense Kommunes konkurrenceudsættelse/udbud og styring af kontrakter med leverandører (ca ). Vi tager os af: Udvikling af indkøbsområdet i Odense Kommune samt udvikling af samarbejder med øvrige offentlige virksomheder, herunder KomUdbud, SKI og FIF. Strategiske indkøbsprojekter som projektledelse og gennemførelse af konkurrenceudsættelse. Konkurrenceudsættelse af indkøb for hele Odense Kommune samt indgåelse af kontrakter. Alle juridiske og kommercielle forhold ifm. konkurrenceudsættelse og indkøbsaftaler. Controlling, indkøbsanalyser og opfølgning på indkøbseffektiviseringer, herunder udarbejdelser af ledelsesinformation til vores politiske ledelse. Formidlinger af indkøbsaftalerne i et elektronisk system (indkøbsportalen), som indeholder samtlige indkøbsaftaler gældende for Odense Kommune. Projektledelse og gennemførelse af Odense Kommunes EU-udbud og annonceringer på egnede indkøbsområder, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale, vurdering af tilbud, udfærdigelse af kontrakter og implementering i kommunen. Rådgivning af kommunens forvaltninger ved EU-udbud og annonceringer, herunder rådgivning om udbudsmateriale, vurdering af tilbud, udfærdigelse af kontrakter og bekendtgørelser til EU-Tidende og udbud.dk. EU-Udbud og indgåelse af kontrakter med eksterne samarbejdspartnere, herunder KomUdbud, SKI og FIF. Ansvarlig for grønne krav, indarbejdes i udbudsmateriale og øvrige CSR hensyn. Udarbejdelse af ledelsesinformation inden for målopfyldelse af konkrete mål, herunder gevinstrealisering på indkøbsaftaler, e-handelsomsætning og compliance på indkøbsaftaler. Udvikling af elektroniske indkøbssystemer med henblik på administrative besparelser. Drift og vedligeholdelse af Indkøbsportal og øvrige IT- systemer til understøttelse af indkøbsprocessen, herunder indkøbsstyring og brugeroprettelse. Generel rådgivning og information om udbud, indkøb, e-handel og kontraktstyring i Odense Kommune. Side 3

4 Temamøder og uddannelsesaktiviteter for kommunens indkøbsansvarlige medarbejdere. Undersøgelser og analyser vedrørende kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. Temamøder og information til kommunens potentielle og nuværende leverandører. Vi er attraktive som virksomhed, set med en medarbejders øjne, fordi: Vi er absolut én af landets mest moderniserede og visionære indkøbsfunktioner. Odense Kommune er toneangivende for offentligt indkøb og ligger helt i front. Vi er blevet ISO 9001:2008 og kvalitetscertificeret i 2011 som den eneste offentlige indkøbsfunktion. Vi har beskrevet processer og procedurer i hele udbudsprocessen fra analyse til implementering og drift af kontrakterne. Odense Kommune er arbejdsmiljøcertificeret, og vi er en del heraf. Kommunens størrelse. Vi opfattes af vores omverden (leverandører, andre offentlige indkøbere/kommuner) som ambitiøse, seriøse, troværdige og professionelle i vores opgavetilgang og udvikling. Indkøb og indkøbseffektiviseringer er forankret både politisk og på direktionsniveau, og der er fokus på de økonomiske gevinster, der ligger i at prioritere en indkøbsfunktion i den offentlige organisation. Vi er udviklingsorienterede og arbejder, som en af landets første kommuner, med konkurrenceudsættelse af egne driftsområder, OPP-samarbejder, optimering af arbejdsgangene tilknyttet de konkrete indkøb m.fl. Vi prioriterer bæredygtighed og etisk ansvar også i vores indkøb. Vi er elektronisk langt fremme i forbindelse med e-handel med vores leverandører. Vi er en stor afdeling med højt fagligt niveau, der giver mulighed for kontinuerlig faglig udvikling og sparring med kollegaer. Økonomi Indkøbsvolumen: 2.7 mia. kr. Besparelsesmål: : 90 mio. i alt. Decentrale indkøbere: 800. Antal ansatte i Odense Kommune: Odense Kommune modtager dagligt fakturaer. Side 4

5 Forretningssystemer og processer Elektronisk Indkøbsportal ERP Samtlige indkøbsaftaler/kontrakter. Relevante og praktiske indkøbsinformationer til vores decentrale indkøbere. Nyhedsformidling. Administration af vores decentrale indkøbere og leverandører. Adgang for vores leverandører til at se egne oplysninger og formidle nyheder. Indkøbsstyring via integration til e-handelssystem og økonomisystem. E-handelssystem Elektroniske varekataloger fra vores leverandører. Elektronisk ordreafgivelse. Automatisk fakturakontrol og bogføring. Økonomisystem Økonomiske data. Bruger og leverandøroplysninger. Omsætningstal. Kvalitetsstyringssystem (QMS) Kapacitetsstyringssystem (EazyProject) Kvalitetshåndbog. Standardprocedure og skabeloner. Støtteprocesser. Korrigerende og forebyggende handlinger og godkendelsesprocedurer. Kapacitetsstyring. Projektstyring. Time-sags-registrering. Udbudsplan. Ledelsesinformationssystem Gevinstpotentiale på indkøbsaftaler. Aftaleloyalitet på indkøbsaftaler. E-handelsomsætning. Forbrug på indkøbsaftaler. Overholdelse af betalingsbetingelser. SAS-indkøbsanalyse Mulighed for statistik materiale i forbindelse med udbud. Datagrundlag for tilbudslister. Aftaleloyalitet på indkøbsaftaler. Samlet overblik over indkøb i kommunens forvaltninger og afdelinger. IT-platform Microsofts officepakke; Excel, Word, Power-Point. IBM; Lotus Notes kalender og mailsystem, ESDH-sagssystem (journal). Windows 7. Sitecore (web). Side 5

6 Kultur og værdier i afdelingen Vi er: Vi har: En travl og dynamisk afdeling med mange opgaver i gang (højt arbejdstempo). Kreative i vores tilgang til opgaverne. Nysgerrige og vil gerne vide/lære mere. Ambitiøse, motiverede og konkurrenceprægede. Åbne og tolerante over for hinandens forskelligheder/vores brugeres forskellighed. Gode kolleger og tager gerne over for hinanden. Fagligt dygtige og anerkendte for vores faglighed inden for offentlig indkøb. Stort fokus på målstyring, faglighed og udvikling. Forståelse for at vi aldrig ved hvad dagen bringer af opgaver. Lyst til at arbejde med indkøb og udbud (mange ildsjæle) og til at arbejde med organisationsændring og projektledelse. Stort personligt drive. Selvstændighed og ansvar i opgaveløsningen (høj grad af selvledelse). Særlige fordele ved at være ansat i afdelingen Motivatorer Mulighed for ambitioner i relation til offentlig karriere. Arbejde i en central funktion i en af landets største kommuner. Stor selvstændighed. Job med stor kontaktflade både i forhold til samarbejde med kommunens mange afdelinger, andre kommuner og leverandører. Travlt og dynamisk indkøbsmiljø. Afvekslende job med masser af udfordringer, og hvor man kan være med til at gøre sin indflydelse gældende. Mulighed for opdyrkning af nye markeder og produktområder. Afdeling med fokus på kvalitet, effektivisering og med beskrevne procedurer og standarder. Fokus på udvikling og selvledelse. Balancere juridiske udfordringer og kompleksitet med godt købmandsskab. Miljø Vi arbejder i storrumskontorer og sidder tæt sammen. Vi vægter det kollegiale samarbejde og sparring med hinanden højt og holder fokus på faglighed og udvikling. Vi har et åbent og afslappet miljø med en uformel omgangstone, godt humør, mange grin og socialt godt fællesskab i kontoret. Vi har telefonpolitik og åbenhed omkring vores adfærd i et travlt storrumskontor, herunder støj og gener for kolleger. Side 6

7 Jobbeskrivelse Ansvarsområder for Chefkonsulent Coaching af udbudskonsulenter, herunder: o Faglig indsats på udbudsområdet. o Faglig indsats i KomUdbud. o Understøtte koordinering af den faglige indsats på udbudsområdet samt. o Understøtte efterlevelse af kvalitetshåndbogen. o Understøtte introduktion af ny ansatte på udbudsområdet. Porteføljestyring af udbudsprojekter. Bidrager til afdelingens interne udviklingsprojekter. Ansvarlig for løsning af ad hoc opgaver på fagområdet. Indgår i strategisk arbejde. Projektleder på udbud i Odense Kommune og KomUdbud. o Ansvarlig for: For-analyse. Udfærdigelse af udbudsmateriale. Udbudsrunde. Tilbudsevaluering. Tildeling af kontrakt. Sparringspartner for chefen for Udbud og Kontraktstyring på det udbudsfaglige område. Refererer til chefen for Udbud og Kontraktstyring. Faglige kompetencer Uddannelse Relevant uddannelse fx på kandidatniveau, som eks. cand merc. cand.merc.jur. eller HD. Erfaring Minimum 5 års praktisk erfaring inden for offentlig eller større privat virksomhed med udbud og konkurrenceudsættelse. Adskillige års praktisk erfaring med coaching. Erfaring med projektledelse og gennemførelse af projekter evner at tage projektlederrollen. Erfaring med porteføljestyring. Bredt systemkendskab. Færdigheder Erfaring med at forene udbudsregler med det gode købmandskab. Gode analytiske kompetencer. Gode formuleringsevner og evne til at formidle sine budskaber på overskuelig måde. Dokumenterede erfaringer med indkøbsjura og udbud, kontrakter og leverandørstyring. Kendskab til EU s udbudsregler og tilbudsloven. Dokumenterede resultater med coaching af specialister. Gode samarbejdsevner forhold til såvel kolleger som samarbejdspartnere og ledere på flere niveauer og i flere kulturer. Projektledelse (flere forskellige faggrupper). Selvstændig prioritering og besvarelse af overblikket ved mange samtidige komplekse opgaver. Professionel formidler, både i skrift og tale. Stærke interpersonelle kompetencer kommunikations-/ dialogorienteret. Side 7

8 Opgavehåndtering i hverdagen Selvledelse af egne opgaver. Coachende tilgang til andres opgaver. Kan omsætte strategier til handling. Være igangsættende men også evne at kunne følge opgaven til dørs. Være visionær og have lyst og evne til at være med til at flytte organisationer. Kvalitetsbevidst. Overbliksorienteret og struktureret med fokus på de væsentlige detaljer, prioritering og tid. Evner at tænke kreativt evner at se løsningsmuligheder/udviklingsorienteret. Lyst til at arbejde med at strukturere og se nye måder at løse opgaverne på både egne og andres. Personlige egenskaber Holdninger Regler er til for at blive udfordret går til stregen. Nysgerrig og risikovillig. Høj kvalitetsstandard. Humoristisk sans positiv. Loyal over for de beslutninger, der bliver taget. Personlighed Personlig integritet - tør udfordre sine omgivelser med en coachende tilgang. Robust - tåler modstand. Bevarer overblikket i pressede situationer. Udadvendt og nysgerrig kan både lytte og stille de rigtige spørgsmål. Tager stort ansvar for, at opgaver bliver løst til rette tid og i rette kvalitet. Side 8

9 Ansættelsesprocessen Ansættelse Stillingen ønskes besat i henhold til overenskomst med den relevante faglige organisation pr. 1. august Ansættelse sker på fuld tid. Arbejdstiden kan tilrettelægges med stor fleksibilitet inden for den daglige flextid og med mulighed for at arbejde hjemmefra. Ansættelsesproces Ansøgningsfrist er 31. maj 2013 kl. 10. Der sendes automatisk en kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, som ansøgningen er afsendt fra. Samme mailadresse anvendes til yderligere kommunikation med ansøger i resten af ansættelsesprocessen. Ansættelsesudvalget, der består af leder og medarbejdere fra kommunen, udvælger ansøgere til samtale og gennemfører samtalerne. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de beskrevne kompetencer. 5. juni 2013 træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til samtale. 1. samtalerunde afvikles 11. juni 2013 og 2. samtalerunde den 17. juni Forud for en 2. samtalerunde vil du blive bedt om at gennemføre en profiltest. Du vil også blive bedt om at oplyse referencer. Ansøgerne får besked senest dagen efter gennemført samtale om resultatet af samtalen. Vil du vide mere? Du er velkommen til at tage kontakte med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til Chefen for Udbud og Kontraktstyring Kim Døsing Sørensen på telefon eller mail kdso@odense.dk. Side 9