SEA håndbog mto Afsnit Side 01

Transkript

1 SEA håndbog mto Afsnit Side 01 Finne Indlemmelse af materiale i et lokalarkiv Oversigt over fremgangsmåden ved indlemmelse af materiale i et lokalarkiv Materialet gennemgår 3 faser: 1. Indkomstjournalisering, dvs, en notering af, hvor materialet stammer fra, hvem der har brugt det osv. (se afsnit 06.02). 2. Registrering og anbringelse i hver sin samling efter materialets art og!eller indhold: Arkivfondsamling Billedsamling Båndsamling Filmsaniling Negativsamling Kortsamling osv. (se afsnit 07). 3. Udarbejdelse af sogeindgange og registre med henvisning til materialet (se afsnit 08).

2 SEA håndbog Dato Afsnit Side 02 Emne Indlemmelse af materiale i et lokalarkiv ~NDLEVERERFJ INDKOMST Afsnit 6 ~N1JKOMSTJOURNAL~ -~ 1~ Kartotek over indleverere REGISTRATURER Afsnit 7 ~ ~JE~ZL~JH i i: i:: SØGESYSTEM Afsnit 8 KARTOTEK/REGISTERI ~UBLIKUMS BRU~j

3 SLA håndbog Dato Afsnit Side 03 Emne Indlemmelse af materiale i et lokalarkiv De enkelte skemaer i registreringssystemet knyttes sammen af numre 0.trrge,. 29 frtt VeLcreer 20 mfl 5I 20.90k 9.,.. ~ p.p,t.rsgi,r.i.ktiit. ~...~..J~::: : Negl, bil led... i el I.kerr. er1 reelelre,., IPetleeer.,601 I leder cd 071 i,, leger Peter.... ddr I, mr, 5e, ie..q,.et IfS seertegel ZC del.(..t.ei.ieto.re.et.edor.gt erilietleliger. 5,9.1. resten reedt.. I keld.,.. esd sek eed tter 19._. Peter *e~er,.,i er lp. sur er Ser r CIsrist.,... er tedlegere C,r sed (er Hjer Idr.L.r,re, jeg. ~rez_ - el l~m or)2,r,,h.,dlleg.p,otekeii., I 5 tres.,.1.1,,.,, AN. l0,oedttl,r t I,n. i 102 P.t..ø,,kl,. Inger Petereer t I leg 5 ses ejer. Nreter,r.e,e.N..rkl, t I Sd. 0 ses Ornjrrr..I.gIeer.rre.I..eg t 9 Sd. * led I 19l rrdl...pr.tok.l ,K...0.g.r I dr. t I leg C I Potogr.,,er ti sk. i t IC ett. t l.pel.pll Indkomstjournalblad ~ ~~~ t rr. 29/IC * Idr.ttf,r.e,rg.r,,.5 mgsblad for arkivfonds LekSlhIet,~eIrIs er Serer ee~,,rte lig.,gifl..k e. pia 12.1% SPiret Sfs p.s,tje 9 00 Joh., 5, t5lsris. Str,., 5-5 5,5 29 i 951 Registreringsblad for billeder

4 SEA håndbog Dato Afsnit Side 01 Finne lndkomstjournaliseting Indkomstjourualisering Indkomsten til et lokalarkiv består al et antal indleveringer, som kan være gave, depositum eller lån med henblik på kopiering. En fortegnelse over disse indleveringer kaldes indkomstjourrialen. Den består al en række indkomstjoumalblade (se eks. på næste side). Hver indlevering bliver skrevet op på et sådant journalbiad sammen med de oplysninger, man i øvrigt har om den pågældende indlevering. Breve eller papirer med supplerende oplysninger vedrørende en indlevering anbringes som bilag til joumaibladet. Indkomstjoumalen er en dagbog, hvori man noterer, hvilket materiale arkivet modtager. For at kunne holde styr på de enkelte joumalsager og henvise entydigt til dem tildeler man hver al dem et journalnummer (f.eks. årstal/løbenr. eller omvendt). Dette nummer anbringes tillige på bilagene og endvidere på eller ved selve materialet, indtil dette er endeligt registreret. Indkomstjournalbladet Udfyldning al de enkelte rubrikker: EmnWsIiko.d SLA-tw. (2 Joumair.,. 1. Finne/stikord Denne øverste rubrik forsynes med en meget kort beskrivelse i stikordsform af, hvad sagen drejer sig om, således at man ved en hurtig gennembladning kan finde en bestemt sag frem. Rubrikken udfyldes til sidst. 2. SLA-nr. (Lokalarkivnr.) Udfyldes med det arkivnummer, SEA har tildelt hvert enkelt medlemsarkiv med udgangspunkt i kommunenummereringen. Nummeret findes i arkivvejviseren. 3. Journalnr. Hver journalsag skal tildeles et nummer. Det kan anbefales at anvende årstal og løbenumre (f.eks. 1982/24 eller 24/1982). Derved får man automatisk optalt antallet al sager/afleveringer hvert år. Jour nalnummeret er forbindelsesleddet mellem indkomstjoumalbladet og de enkelte registreringsblade (for arkivfonds, for billeder osv.). Registreringsbladene skal altså ikke påføres indleveringsoplysningerne, som ikke må være tilgængelige for brugerne.

5 SLA håndbog Dato Afsnit Side 02 Finne Indkonistjournalisering Bemæ~*ninger 8 Registrering/anbringelse 12 SlÅ Indkomstjoumalblad UOG. 3.? 08.94

6 SEA håndbog Dato Afsnit Side 03 Finne Indkomstjournalisering ln&onwnet Im (navn, adresse, 51) 4 4. Indkommet fra (navn, adresse, tlf.) Hvis den pågældende optræder som repræsentant for en forening, anføres foreningen som 1. giver og personen som 2. giver. Noget lignende gælder for institutioner/virksomheder. Yderligere navne kan anføres under bemærkninger. Det anbefales at føre et giverkartotek på kort eller som fotokopi al journalbladene. Giverkartoteket ordnes alfabetisk. Oslo 5 Skel 5. Dato. Sket Dette er sagsstyringsrubrikken, hvor man skriver, hvad der er sket i sagen, samt hvornår og hvilke aftaler der er indgået. Det anføres ligeledes, om der er bilag til sagen (kan evt. nummereres). Rubrikken kan også anvendes til at følge sager, der endnu ikke er resulteret i en indlevering til arkivet, i så fald evt, uden journalnummer. Hvis der mangler plads i rubrikken, kan man fortsætte på bagsiden. Modtagel, dato Kviteänwrelur. dato At Al 6. Modtaget, dato. Af Det er vigtigt her at udfylde rubrikken med arkivmedarbejderens navn eller initialer, så man senere kan søge evt, manglende oplysninger hos rette vedkommende. 7. Kvittering/retur, dato. Af Fungerer som kontrolrubrik for, om kvittering for og/eller returnering af materialet er sket. Husk at beholde en kopi af kvitteringen. Hvis kvitteringen gives mundtligt, noteres dette i bemærkningsrubrikken. Bemæ~ninger KlausuI 8 8. Bemærkninger Her skrives alle øvrige relevante oplysninger i forbindelse med indleveringen. Det kan eksempelvis være oplysning om, hvordan materialet er kommet til veje, eller hvorfor det netop er i indlevererens besiddelse. Det skal endvidere fremgå, om det indleverede materiale må videresendes eller kasseres. Disse oplysninger samt evt. klausuler skal også medtages på kvitteringen. 9. Klausul Her noteres aftaler med indlevereren vedrørende tilgængelighed. Det skal tydeligt angives, hvilke dele al materialet der er omfattet af ldausuler. Dette kan f.eks. angives med et paragraftegn ved de pågældende dele al indleveringen (se afsnit 10.03).

7 SEA håndbog Dato Afsnit Side 04 Emne Indkomstj ournalisering 10. Indhold. Mængde Her noteres indholdet af indleveringen. Det er ikke tanken, at ind leveringen her skal beskrives i detaljer. Hovedbestanddelene nævnes, efterfulgt al mængdeangivelse. Efterfølgende sorteres arkivalierne efter proveniens (se afsnit 07.01), altså efter den arkivskaber (person, forening, virksomhed eller institution), omkring hvilken arkivalierne er opstået. En indlevering kan nemlig godt indeholde flere arkivfonds. øvrige materialetyper optegnes for sig. Eksempel En indlevering kan f.eks. bestå al en bunke papirer og protokoller, hvoraf følgende arkivfonds kan udskilles ved første ordning: 1. En række private breve, alle stilede til en bestemt dame, der viser sig at være indlevererens oldemor. Dette materiale samles for sig som denne oldemors personarkiv. 2. En række private breve, personlige papirer og anbefalinger, der alle er stilede til indlevereren selv. Dette materiale samles for sig som indlevererens personarkiv. 3. En række forhandlings-, regnskabs- og medlemsprotokoller fra en forening, som indlevererens far har været formand for. Dette materiale samles for sig som et foreningsarkiv. 4. En række hoved-, kasse- og salgsbøger fra en slagterforretning, der tidligere har ligget i den ejendom, som indlevereren nu bebor. Dette materiale samles for sig som et erhvervsarkiv. I dette tilfælde indeholder indleveringen altså fire forskellige arkivfonds, der skal anføres hver for sig på indkomstjoumalbladet og have hver sit registreringsblad ved selve registreringen (se afsnit 07.01). I en indlevering kan der som nævnt også være andre typer af materiale. Der er måske 6 billeder, nogle tryksager, bøger eller andet. Altsammen anføres summarisk i rubrik 10 med angivelse al mængde.

8 I e I e t II - a I I I I.1

9 SEA håndbog Dato Afsnit Side 06 Emne Tndkomstjournalisering Emne/stikord SLA-nr. Joumalnr. Østergade Ol 1984/29 Indkommet Ira (navn, adresse, tlf.) Dato Skel Henv, fra IP ang. afhentning af forskellige papirer og protokoller Fru Jnger Petersen Materialet afhentet. Nogle billeder, Østergade som ~P vil skaffe oplysningerom, 7600 Struer afleveres senere på arkivet IP afleverer 6 billeder med oplysning Modtaget, dato At HAm Kvitlering/retur. dato At Bemædutinger HAm Fru Inger Petersen, der er enke, har i august 1984 overtaget huset. En del af materialet har hun medbragt fra sin tidligere bopæl, mens resten fandtes i kælderen ved overtagelsen. Ane Hansdatter (g.m. Peter Andersen) er lp s oldemor lp s far, Søren Christensen er tidligere formand for Hjerm Idrætsforening. Klausul Indhold GlOR. Mængde Registredng/anbdngelse Private breve, stilede til Ane Hansdatter 0 1 pk. A 583 Personarkiv, Inger Petersen 0 2 læg A 584 Hjerm Idrætsforenings arkiv 0 5 bd. A 585 Arkiv fra slagterforretning 0 9 bd. A 586 Tryksager fra Besættelsestiden 0 1 læg Bøger 0 5 bd. Fotografier 0 6 stk. B B Negativfilmruller med motivet fra Besættelsestiden 0 10 stk. 8 mm film 0 1 spole F 17 Sagen afsluttet, dato At SLA IndkomstjoomaMad UDG

10 SEA håndbog Dato Afsnit Side 01 Finne Registrering Registrering af arkivfonds Et arkivfond er en samling af arkivalier, som stammer fra den samme arkivskaber, f.eks. en forening, en erhvervsvirksomhed eller en institution. Registreringen foregår på registreringsbladet for arkivfonds, således at hvert arkivfond - det være sig et person-, et forenings- eller et erhvervsarkiv - får sit eget blad og sit eget arkivfondnummer. Det skal understreges, at det nummer, der tildeles det enkelte arlcivfond, kaldes arkivfondnummer, mens betegnelsen journalnummer udelukkende anvendes om det nummer, der tildeles den enkelte indlevering og virker som bindeled mellem registreringsbladene og indkomstjournalbladet (se afsnit side 03 og 06.02). Af oplysningerne om indleveringen, som findes på indkomstjoumal bladet, er det tilstrækkeligt at overføre journalnummeret til registreringsbladet for arkivfonds. Nummeret viser så tilbage til indleveringssagen. Registreringsbladet for arkivfonds ses på side 02.

11 SLA håndbog Dato åisiilt Side 02 Emne Registrering Personarkiv Hjemsted Lokalavicivets navn og St_~-nr. Jou,nalnr. Aikivfondnr Erhvervsarkiv Foreningsariciv 2 3 sæmr. 6 Anden instilulion Side 7 at Bemærkninger A,kivbetegnelse 8 10 Ktausul Fedustiltet 9 Dwne~agt ~ Lebenr År S~n, Au Bt Pk, t~ Yderår I al, Reg, den ~ 7 at Kopi til lætlesregistrering 18 Lokalarkuvels pakning Videre behandling. registre 19 meter SLÅ Regssfrenngsblad to, a4cmonds UOG ,94

12 SLA håndbog Dato Afsnit Side 03 Finne Registrering Hjemsted Udfyldning af de enkelte rubrikker: 1. Rubrikker til afkrydsning Der sættes kun ét kryds. Registreringsbladet anvendes jo netop til et enkelt arkivfond. Hvis der i en indlevering f.eks. er både et foreningsarkiv og et personarkiv, skal de have hver sit regi streringsblad. 2. Hjemsted Her anføres den lokalitet, som arkivfondet primkrt omhandler. Denne 2 anvendes ved fællesregistreringer, men kan også anvendes ved ordning af kopier af registreringeme til midlertidige registre. I feltet angives lokaliteten så præcist som muligt med angivelse af de oplysninger, der er nødvendig for entydigt at identificere stedet, f.eks. Bjergby ejerl., Bjergby sogn, Hjørring kommune. Omhandler arkivet et sogn, angives sognets navn, i de gamle købstæder dog kun byens navn: ølstrup sogn, Ringkøbing kommune, Svendborg købstad, Svendborg kommune. Omhandler arkivfondet større områder, f.eks. 2 eller flere kommuner, et herred e.l., angives hjemstedet som det pågældende amt: Jelling og Egtved kommuner, Vejle amt, Holmans herred, Vejle amt. Lokaja,kivets navn o9sla~ol Lokalarkivets navn og SLA-nr. I rubrikken skrives arldvets navn, evt, med et stempel. Dette har betydning, når kopier af registreringsbladet udleveres til brugere, der arbejder med materialer fra flere arkiver. Endvidere skrives arkivets SLA-nr., som hvert enkelt medlemsarkiv har fået tildelt af SLA Journalnr. Her skrives nummeret på den indkomstjournal, hvor oplysningerne om indleveringen er noteret. Hvis der er flere indkomstjournaler til samme arkivfond, skrives det/de første i feltet. En stjerne markerer, at der står flere joumalnumre i bemærkningsfeltet. Det er en god idé at notere, hvilke indkomstjoumaler de enkelte løbenumre stammer fra, f.eks. således: 1988/123 lb. nr /245 lb. nr /024 lb. nr Så er det muligt at finde tilbage til den korrekte journal for de enkelte dele af arkivfondet. En anden mulighed er at udfylde et nyt registreringsblad, hver gang der kommer supplerende materiale til arkivfondet - men med samme nummer.

13 SEA håndbog Dato Afsnit Side 04 Emne Registrering 7 al Arkivfondnr. Hvert arkivfond tildeles et nummer første gang, det registreres. Senere indkommet materiale af samme proviniens får samme arkivfondnummer. Husk derfor altid at undersøge, om dele af arkivet er indleveret tidligere. Det er principielt ligegyldigt, hvilket nummersystem man bruger, men det anbefales at anvende bogstavet A for Arkivfond efterfulgt al løbenummer (f.eks.: A 254 og A 255). 6. Særnr. Rubrikken anvendes i de tilfælde, hvor et arkivfond i forvejen har numre, der har været brugt til identificering. Rubrikken kan evt. springes over. 7. Side På eventuelle fortsættelsesblade er det kun nødvendigt at udfylde rubrikkerne 5, 6 og 7. Benæ.i.nifl9er 8 8. Bemærkninger Her anføres sådanne oplysninger, som har betydning i forbindelse med anvendelse al materialet samt evt. henvisninger til andre materialetyper og oplysninger om arkivfondet. Feltet bruges også til at supplere journalnummerfeltet (se pkt. 4). Klausul 9. Klausul Her anføres klausuler, der vedrører brugen al materialet. Er der ikke aftalt specielle klausuler, skrives Almindelige regler. Anfør det årstal, hvori materialet bliver tilgængeligt. Om reglerne for tilgængelighed se afsnit i SLA-håndbogen. Ved specielle aftaler vedrørende tilgængelighed henvises til indkomstjoumalbladets tilsvarende rubrik. Husk at fortrolige oplysninger vedrørende tilgængelighed ikke må fremgå af registreringsbladet, da det er offentligt tilgængeligt. Arki.telogne~o ~ 10 FedUsliltel O.dIredaQl 10. Arkivbetegnelse Her anføres arkivskaberens navn. Det kan være en person, en forening, en institution eller en erhvervsvirksomhed. Ved navneskift anvendes det gældende eller sidst anvendte navn. Tidligere navneformer anføres længere nede i rubrikken. 11. Født/stiftet - Død/nedlagt For personer anføres henholdsvis fødselsdato og dødsdato, og for de øvrige arkivfondtyper stiftelsesdag og nedlæggelses- eller ophørsdag.

14 SLA håndbog Dato Afsnit Side 05 Fmne Registrering Loben.. 4, Lobenr. De enkelte dele af arkivfondet tildeles et løbenummer, dette felt og påføres den pågældende pakning, så man 13 ~ den del, man søger. 13.År Her skrives det tilblivelsesår eller åremål, som detide pågældende arkivalier dækker. Arkivfondets samlede yderår skrives forneden. 14. Sign. En bogstavsignatur er beregnet til brug for en hurtig identifikation af arkivallearten. Signaturerne er V: C: som skrives i let kan finde som følger: Vedtægter/love Cirkulærer: rundskrivelser, bekendtgørelser og retningsgivende meddelelser til/fra arkivslcaberen F: Forhandlingsprotokoller P: Personlige papirer, skudsmålsbøger, anbefalinger, attester mv. Medlemsfortegnelser, alctionærlister mv. K: Korrespondance, breve m.m., som ikke indgår i sager 5: Sager ordnet efter arkivskaberens journal- eller andet sagsstyringssystem. I øvrigt materiale, der af arkivskaberen er ordnet emnemæssigt. R: Regnskabsmateriale Dagbøger (private), erindringer, memoirer Ejendomspapirer: Skøder, aflyste pantebreve, forpagt ningskontrakter mv. U: Udklip, udklipssamlinger Andet Forneden ud for pilen skrives de anvendte signaturer, men kun én gang hver. Det er hensigtsmæssigt at benytte den anførte rækkefølge hver gang, idet det letter en senere redigering af en fællesregistratur.

15 SEA håndbog Dato Afsnit Side 06 Finne Registrering Bd. Pk. Læg 15. Art Her gives en kort beskrivelse af arkivaliearten. Eks.: Forhandlingsprotokol med vedtægter. I Ud for hver arkivalieart skrives antallet af bind, pakker eller læg. Derefter foretages en sammentælling forneden. Endvidere er der plads til at notere, hvordan arkivalierne er pakket, samt hvor mange 16 hyldemeter/em., der er i det pågældende arkivfond. ~ Reg. den af Udfyldes med dato for registreringen af arkivfondet samt initialer for den person, som har udført registreringen Kopi til fællesregistrering Her noteres den dato, hvor der er sendt en kopi til fællesregistrering. 19. Videre behandling, registre Benyttes til at notere, hvilke registre det pågældende arlcivfond er 19 indført i (se afsnit 08 om søgesystemer). Rubrikken kan endvidere benyttes til at angive arkivfondets placering i magasinet.

16 SEA håndbog Dato Afsnit Side 07 Finne Registrering Registreringsbladets videre brug Benyttelsen af registreringsbladet betyder først og fremmest en let, hurtig og forsvarlig registrering af det enkelte arkivfond. Så snart registreringsbladene indsættes i et ringbind i arkivfondrækkefølge, har lokalarkivet en registratur. Opstilles arkiverne i samme nummerfelge, får man tillige en sikker indgang til magasinopstillingen. Men lokalarkivet og dets brugere har desuden brug for at kunne finde frem til enkelte arkivfonds efter navn (navnet på et personarkivs skaber), emne (institutionsarkivers art: andelsmejerier, fagforeninger osv.) samt sted (hvad der er bevaret af arkiver fra en bestemt landsby e. 1.) Til dette formål kan registreringsbladet kopieres, og kopierne kan sorteres efter ønske: 1. Alle registreringsbladskopier med afkrydsning i feltet for personarkiver kan samles og ordnes alfabetisk efter personnavnet i rubrik 10, Arkivbetegnelse. 2. Alle registreringsbladskopier med afkrydsning i feltet for erhvervsarkiver kan samles og ordnes emnemæssigt efter erhvervskategorier. 3. Alle registreringsbladskopier med afkrydsning i feltet for foreningsarkiver kan samles og ordnes emnemæssigt efter foreningskategorier. 4. Samtlige registreringsbladskopier kan ordnes sognevis. Udfyldelsen af et registreringsblad kan altså på én gang forsyne lokalarlcivet med såvel en registratur som indgange til denne registratur. Fællesregistraturer En løbende indsendelse af kopier af registreringsbladene til ét sted i amtet, f.eks. til amtskredsens sekretariat, betyder, at man her helt automatisk får én fælles registratur for alle registrerede arkivfonds på alle lokalarkiver i amtet. På dette grundlag kan der udgives fællesregistraturer for hele amtet.

17 SLÅ håndbog Dato Afsnit Side 08 Finne Registrering Mærkning Inden arkivalierne pakkes, forsynes de med arkivfondnummer skrevet med blød blyant (4B) på bagsiden eller indvendig på bindet. Der må ikke anvendes kuglepen. Skulle sagerne blive spredt, kan de ved hjælp af mærkningen samles rigtigt igen. Pakning Løse papirer samles efter signaturerne i et eller flere læg. Læg og protokoller samles, hvis det er muligt, i arkivæsker, der beskytter arkivalierne. Arkivæskerne mærkes med trykte mærkater eller med tuschpåskrift, således at det klart fremgår, hvilket arkivfondnummer der hører til i æsken. Pas på selvklæbende mærkater - de falder let af. Brug i stedet davacronpapir. Drejer det sig om små arkivfonds, f.eks. personarkiver bestående af et enkelt stykke papir eller en skudsmålsbog, kan flere arlcivfonds pakkes i samme æske. Det må naturligvis af mærkningen på æsken fremgå, at den indeholder flere arkivfonds. Inden i æsken lægges materialet i læg, hvorpå der anføres arkivfondnumre, arkivbetegnelse og årstal. Meget store protokoller indbindes i syrefrit papir og mærkes på omslaget. Materiale, der af fysiske eller bevaringsmæssige grunde ikke kan være i æskerne, som f.eks. store kort, film o.a., må udskilles i særsanilinger. Det må altid fremgå af registreringsbladet, at en sådan fysisk udskillelse har fundet sted (rubrik 19. Videre behandling ). Kort og tegninger, der er større end arkivæskernes format, opbevares bedst i læg af syrefrit papir i tegningsskabe.

18 SEA håndbog Dato Afsnit Side 09 Emne Registrering Opstilling Det afgørende for enhver opstilhingsmåde er, at materialet skal være let at finde. Opstilling efter arkivfondnnmmer (pladsnuininersystemet) Arkivalierne opstilles på reolerne i den orden, de er registreret, dvs. efter arkivfondnummer. Hvis et helt arkivfondnummer af den ene eller anden grund (f.eks. ved opbevaring i fjerndepot) ikke findes opstillet i nummerfølgen, kan man sætte en seddel herom på det pågældende nummers plads med oplysning om, hvor det opbevares. Man kan også vælge at reservere en bestemt nummerrække til sjældent benyttede eller meget pladskrævende arkivfonds. Registreringsbladene i nummerorden fungerer som oversigt over opstillingen (den såkaldte pladsregistratur ).

19 SEA håndbog Dato Afsnit Side 01 finne Registrering at billeder Registrering at billeder Vejledningen i biledregistrering er opdelt i 4 kapitler: 1. Journalisering af billeder 2. Registrering af billeder 3. Arkivering af billeder 4. Registre til billedsamlingen Med hensyn til journalisering generelt henvises til afsnit 06 i SLA håndbogen. Vedrørende registre generelt henvises til afsnit 08.

20 SEA håndbog Dato Afsnit Side 02 Emne Registrering af billeder 1. Journalisering af bifieder Ved modtagelse og journalisering gælder de generelle retningslinier, som er omtalt i afsnit 06. Alt materiale skal journaliseres, også selv om det kun drejer sig om et enkelt postkort. Se eksempel på udfyldt journalblad næste side. Undgå billeder uden nummer i billedsamlingen. Det skal altid være muligt at finde tilbage til indleveringssituationen. Såfremt der i en indlevering sammen med andet materiale er et eller flere billeder, skal det fremgå al journalbladet, at der er anbragt materiale i billedsamlingen Billederne mærkes med journalnummer. Mærkningen udføres så forsigtigt som muligt på bagsiden al billedet med en meget blød blyant (4B), så at selve billedet ikke beskadiges. Brug et hårdt underlag, f.eks. en glasplade. På negativer, dias o.l. skrives med tusch (ikke spritpen) helt ude i kanten al strimmelen eller rammen. Det er vigtigt, at man ved indleveringen får indhentet alle de oplysninger, det er muligt at få. Et billedes brugsværdi afhænger ofte af, om man har troværdige oplysninger om det. Skriv evt, supplerende oplysninger på en kladde til det endelige registreringsskema (se side). Man kan ofte få den person, der indleverer billedet, til selv at skrive oplysningerne ned. De oplysninger, der er fælles for alle billeder i en indlevering, skal ikke gentages på hvert kladdeskema, men anføres på indkomstjournalbladet. Kladdeskemaet med journalnummeret følger derefter selve billedet, indtil registreringsskemaet er udfyldt.

21 SEA håndbog Dato Afsnit Side 03 Finne Registrering af billeder EnneIatIkOrd SLA-nr... Journain,. 157 Ol Lokalhastorisk Tutein Arkiv for Gentofte Kommune 1984/24 Indkommet Ira (navn, adresse. III.) Dsb Sket Kai Stage til fotoatelier Parkvænget Charlottenlund fra fotoatelier Modtage. dsb At OT kvillarinwlelur. dato Al Bemærkninger SKB Reaktion på efterlysning i Villabyerne Familien Tutein på Standhøj var forbundet med familien Frølich gennem ægteskab. Se: Lise Julie Tutein: Slægten Tutein Klausut indhold GlOR. Mængde Registrerir.glanbdngelse Personbilleder fra familierne Tutein og Frelich L 8 stk. B Litografi af Standhej Strandvejen 415 L 1 stk. B Sagen alslutlet, dabo At SKA SLÅ Indkomsfjøurnafbfad 1)00 i 08.94

22 SEA håndbog Dato Afsnit Side 04 Fnine Registrering af bifieder 2. Registrering af bifieder Registreringsbladet er beregnet for enkeltbilleder. der dog registreres flere billeder på et blad, f.eks. dubletter eller et antal billeder med så ensartet beskrives under et. Billednumrene angiver da, hvor er registreret på det enkelte blad. I visse tilfælde kan hvis der er tale om motiv, at de kan mange billeder der Registreringsbladet danner udgangspunkt for registerudarbejdelsen. Det er derfor vigtigt, at billedet beskrives omhyggeligt, men samtidig så kort og præcist som muligt. Undersøg altid først, om arkivet er i besiddelse al andre kopier af billedet for at undgå, at det samme motiv registreres flere gange. Der skal dog være tale om helt identiske motiver. I så fald arkiveres billederne under samme billednummer. I0t~1_d i Udfyldning al registreringsbladets rubrikker: 1. Ordningsord Denne rubrik udfyldes til sidst, efter at man har taget det nødvendige antal kopier til registrene (se side 10) 2. Lokalarkivets navn og SLÅ-nr. Lokalmidvots navn O9SLA-nr. 2 Her anføres arkivets navn og SLA-nr. Sær,,. Journal,,, 4 3. Særnr. Denne rubrik kan anvendes til at angive en speciel nummerering i en særsamling eller et gammelt nummer i forbindelse med en nyregistrering. Den kan evt, blot springes over. 4. Journalnr. Billedets joumalnummer føres ind her. Det er allerede anført på selve billedet. Rubrildcen silcrer sammenhængen med indleveringen og viser tilbage til de oplysninger, man fik (se afsnit 06).

23 I Motiv: Person(er)Istsd/Emno(r) 6 oplysninger 13 VW!. o CM 0 US SLÅ Roglstredngsblad for 8iIeder udq. 3. i 08.94

24 SEA håndbog Dato Afsnit Side 06 Finne Registrering af billeder BIIIodnr, Motiv: P.r.on(erySI.d,En,ie{r~ 6 5. Bfflednr. Hvert billede tildeles et B-nummer i en fortløbende række. Brug evt. selvstændige nummerrækker for store formater, billeder, der er hængt op på væggen, o.l. Negativer og dias kan nummereres særskilt med N-numre og D-numre. 6. Motiv: Person(er), Sted, Emne(r) I rubrikken beskrives motivet så kortfattet og præcist som muligt. Det er nødvendigt at nævne alle de begreber, som man senere vil lave henvisninger til fra sit søgeregister. Beskrivelsen bør bestå af navne på personer, evt, i form af en liste, som vedlægges registreringsbladet (f.eks. skolebilleder). Kalde- og øgenavne anføres under tilbørlig hensyntagen til personen og familien. Familieforbindelser samt andre supplerende oplysninger beskrives i rubrik 13. Steder anføres med adresse og/eller matrikelnummer samt by eller sogn. Derudover anføres, hvad billedet i øvrigt handler om, f.eks. begivenhed, virksomhed, forening eller interessante detailler i billedet. Man kan f.eks. vælge at beskrive arbejdssituationer, dagligliv eller genstande på billedet. D.t.,tng M~Io.~te 8 7. Datering Den præcise dato for motivets optagelse anføres, hvis den kendes. Ellers anføres en omtrentlig datering. Man må aldrig angive en usikker datering som sikker. En begrundelse for en formodet datering skal gives i rubrik Materiale Mens det i rubrik 6 og 7 er motivet, man beskriver, anvendes rubrik 8-10 til en teknisk beskrivelse af billedet. Det vil normalt være det mest originale positiv i arkivets besiddelse, eller evt, et negativ, dias eller andet.

25 SEA håndbog Dato Afsnit Side 07 Emne Registrering af bifieder Materialet kan f.eks. være: s/h negativ glasplade (ell. et andet basemateriale) s/h positiv farvenegativ farvepositiv farvediapositiv daguerreotypi mv. Om forskellige typer af billeder, se H. Berggreen: vejledning om arkivering af bileder, En kortfattet Format 9. Format ~ a Højde x bredde i cm. Drejer det sig om en affotografering, kan det være nyttigt at anføre originalbilledets format i rubrik Negativnr. Her anføres nummeret på negativet, hvadenten det drejer sig om arkivets affotografering af billedet eller evt, om det originale negativnummer i et fotografarlciv. Hvis arkivet ikke er i besiddelse af fotografens negativ, kan det være praktisk at anføre negativnummeret efter fotografens navn i rubrik 11. Folograt ~ ~ Ktausul/copy,igt.t Fotograf Her anføres fotografens navn og adresse. Husk også at medtage amatørfotografer. Negativnummeret i et fotografarkiv kan anføres her efter fotografens navn. 12. Klausul/copyright I denne rubrik skrives, hvornår en evt. copyright udløber, og om der er klausuler m.h.t. benyttelsen af billedet. Disse klausuler kan enten gælde fotografen eller motivet. (Se afsnit 10.01) Andre oplysninger Andre oplysninger I denne rubrik anføres nyttige oplysninger vedr, billedet, f.eks. - afbildede personen familieforhold - oplysninger vedr. dateringen, f.eks. bygningers opførelses eller nedrivningsår, fotografens virke i byen eller lignende.

26 SLA håndbog Dato Afsnit Side 08 Finne Registrering af bifieder formatet på originalbilledet, hvis det ikke er i besiddelse oplysning om samhørighed med arkivfonds e. 1. oplysninger om, hvor billedet har været publiceret henvisninger til litteratur om billedet arkivets Den nederste del al rubrik 13 anvendes til påklæbning al en kopi al billedet. fle~istre: Persa.vSIodIEsnn&Fotogr 14 Place.ing 14. Registre: PersonlStedlFinnelFotograflTid Her skrives decimaltallene på de henvisninger, der er valgt til billedet, f.eks på personer, 46.4 L på enkelte huse og 75.7 på fotografer. Her skrives også årstallet i et evt. kronologisk register (se side 10). 15. Placering Her kan anføres en særplacering al billedet, hvis det ikke anbringes i billednummerorden, men befinder sig et andet sted. Brug ikke betegnelser på rum eller inventar - de kan blive afløst af noget andet. I Al Reg. den Dato for skemaets udfyldelse. 17. Af Signatur for den person, som har udfyldt skemaet.

27 SEA håndbog Dato Afsnit Side 09 Finne Registrering af billeder 3. Arkivering af bifieder Når billederne er journaliseret og registreret, skal de arkiveres under de bedst mulige forhold (se herom i Jesper Stub Johnsen: Bevaring af fotografisk materiale - et spørgsmål om opbevaring, udg. af SLA~ 1983). Alle originalbilleder opbevares i et hvilende arkiv, hvorfra de kun tages frem i helt specielle tilfælde. Brug af billederne foregår ved hjælp af kopier, enten fotokopier eller fotografiske kopier. Originalerne lægges enkeltvis i syrefri positivkuverter, evt, med indlæg. Til glaspladenegativerne anvendes negativfoldekuverter, hvorefter de pakices i syrefri negativæsker. Til rullefilm anvendes acetatlommer. Kopieringen kan være et problem ved denne arkiveringsmetode. Der findes dog forskellige muligheder: 1. Den ideelle løsning vil være, at samtlige billeder affotograferes og kopieres i 9 x 13. Negativerne fungerer dels som sikkerhedskopi, dels til at fremstille evt, nye eksemplarer af billedet til arkivet eller dets benyttere. 2. I stedet for kopier i 9 x 13 laves en kontalctkopi af en hel film, hvorefter de små billeder klæbes på registreringsbladet. 3. Originalbillederne fotokopieres, hvorefter kopierne klæbes på registreringsbladet. Ved denne metode har man hverken sikkerhedskopi eller mulighed for fremstilling af ekstra eksemplarer. 4. Har man ilcke mulighed for at kopiere billederne, kan man som nødløsning opstille sine originalbilleder systematisk. Da det giver et stort slid på billederne, er det fornuftigt at anvende indlæg i kuverterne, så man ikke tager fat på selve billedet, når det tages ud. Der lægges kun et billede i hver kuvert, og billedregistreringsskemaet anbringes foran kuverten, således at det ikke altid vil være nødvendigt at tage billedet ud for at se, om det kan bruges. Man kan til en start kombinere de ovenfor nævnte metoder, sådan at man evt, starter med at kopiere de oftest anvendte billeder, eller de billeder, som stt nærmest for at lide overlast.