Licensadministration og rettighedsstyring

Transkript

1 Licensadministration og rettighedsstyring - skitse til fremtidig løsning rev Juni 2012 Folkebibliotekernes LicensGruppe Side 1

2 1 Baggrund 2 Formål 3 Administration af licensforhandlinger og indkøb 3.1 Processer ifbm. forhandlinger og indkøb Produktorienteret forhandling og administration Indholdsorienteret forhandling og administration 3.2 Sniflader og samspil Snitflader mellem gate-keeper og kunde Kundens stamdata Tilbagemeldinger/tilmeldinger (sagsbehandling) Betaling IP-administration Anden adgangs-administration Support Forbrugsstatistik Relationer mellem gate-keeper og produkt Produktets stamdata Tilmelding (abonnerende kunder) Kontrakthåndtering Indkøbsstatistik Betaling Gentegning af aftale IP-administration Fjernadgangsgivende system fx proxyserver Relationer mellem gate-keeper og andre systemer Dataleverencer Statistik Økonomistyring 4 Modulliste 4.1 Sagsbehandling 4.2 Helpdesk 4.3 CRM 4.4 Økonomi 4.5 Statistik 4.6 Webservices 4.7 Diverse front-ends 4.8 Overvågning 4.9 SAOU 5 Sammenligning af eksisterende systemer 5.1 Folkebibliotekernes administrationssystemer Centralbibliotek.dk Licensbasen Licenguide.dk (under afvikling) Bilag 1: Folkebibliotekernes administrationssystemer Bilag 1 indeholder en gennemgang af nuværende funktionalitet i forhold til skitse til fremtidig løsning af licensadministration og rettighedsstyring set fra en folkebiblioteksvinkel Snitflader mellem gate-keeper og kunde Kundens stamdata Tilbagemeldinger/tilmeldinger (sagsbehandling) Betaling Side 2

3 IP-administration Anden adgangs-administration Support Forbrugsstatistik Relationer mellem gate-keeper og produkt Produktets stamdata Tilmelding (abonnerende kunder) Kontrakthåndtering Indkøbsstatistik Betaling Gentegning af aftale IP-administration Fjernadgangsgivende system fx proxyserver Relationer mellem gate-keeper og andre systemer Dataleverencer Statistik Økonomistyring Side 3

4 1 Baggrund I notatet Sammenhængende adgang til digitalt materiale og andre bibliotekstjenester 1 tegnes et billede af hvilke komponenter, der skal i spil for at skabe et sammenhængende digitalt biblioteksvæsen. Nærværende projekt er et afklaringsprojekt, der afdækker samspillet mellem eksisterende arbejdsgange og systemer og forbereder den funktionalitet, der kan skabe sømløs adgang til og administration af digitalt indhold. Rapporten her skal derfor også ses som en del af forberedelserne til indholdsdelen af Danskernes Digitale Bibliotek. 2 Formål Projektets formål er at identificere de behov og krav som kan skabe bedre administrative rammer og sammenhænge ifbm. licensforhandlinger og indkøb. Resultatet af dette projekt er en løs funktionspecifikation der følger de beskrevne anbefalinger ift. modularitet osv. fra rapporten Sammenhængende adgang til digitalt materiale og andre bibliotekstjenester. 3 Administration af licensforhandlinger og indkøb 3.1 Processer ifbm. forhandlinger og indkøb Produktorienteret forhandling og administration Administration og forhandling af enkeltstående produkter. ne typisk baseret på flat-rate. Eksempelvis InfoMedia. Overvågning Interesseundersøgelse Forhandling Tilbud til kunderne Tilmelding Kontrakt, opsætning og fakturering Lokal opsætning (I egne systemer) Drift og support Gentegning Indholdsorienteret forhandling og administration Administration og forhandling af indhold i et produkt. ne er typisk baseret på pay-per-view eller fastpris med kollektivt forbrugsloft. Eksempelvis ereolen. 1 Sammenhængende adgang til digitalt materiale og andre bibliotekstjenester Sammenhaengende_adgang_til_digitalt_materiale_og_andre_bibliotekstjenester 2_.pdf Side 4

5 Forhandling Tilmelding Kontrakt Lokal opsætning (i leverandørens administrationsmodel) Drift og support Gentegning 3.2 Sniflader og samspil I forbindelse med indkøb og administration af digitale materialer kan opregnes en række snitflader som en løsning kan understøtte. Herunder en forsimplet model som en mulig ramme for udvikling af kommende løsninger. Gate-keeper er den enhed eller enheder, der forhandler (og evt. indkøber), administrerer og supporterer de digitale materialer på vegne af og for kunden. Gate-keeper sikrer i videst mulig omfang, at kunden oplever administrationen af digitale materialer ensartet og at processerne i håndteringen af kunder og produkter er så rationel som mulig. Kunde er i denne kontekst det enkelte bibliotek eller en forening af flere biblioteker. Produkt defineres her som det digitale indhold som der er forhandlet adgang til. Et produkt kan derfor dække alt fra enkelttitler til databaser eller en samling af databaser. Eksternt system er de systemer som produktet skal spille sammen med. Eksempler kunne være Danmarks Statistik, VIP-basen, WAYF eller Centralbibliotek.dk, men også databrønd og lokale fagsystsmer kan medtages her Snitflader mellem gate-keeper og kunde Kundens stamdata Kundeoplysninger fx kontaktpersoner, adresser, mailadresser, EAN-numre, telefonnumre, biblioteksnummer etc. (evt. via VIP) Dynamiske stamdata f.eks indbyggertal Præsentation af kunder med tilhørende produkter Præsentation af produkter med tilknyttede kunder Oplysninger om kundernes IT-mæssige infrastruktur (fx opsætning, autentificering) Forslag fra kunder til nye produkter via en intelligent formular med valgfrie/obligatoriske Side 5

6 felter Udsendelse af aktuelt tilbudsmateriale til kunderne (rollebaserede informationsniveauer) Links til produkternes titellister, fx tidsskrifter og bøger Funktionalitet til differentieret materialevalg, fx ebøger (Overdrive-model) Funktionalitet til administration af kollektivt forbrugsloft (Bibzoom-modellen) Tilbagemeldinger/tilmeldinger (sagsbehandling) Overblik på det enkelte produkt over positive, negative og manglende svar bekræftelsesmail ved til- og afmelding Påmindelsesfunktion til kunderne ifbm. tilmelding Velkomstmail fra leverandørerne til nye kunder med oplysninger om opsætning Kundens mulighed for til- og afmelding af produkter online Opbevaring og styring af kundens fuldmagt, rettigheder og stamdata, indkøbs- og udgiftshistorik etc. Advis funktion til gate-keeper når et givent parameter (beløb, indbyggertal, antal kunder)er opnået Betaling Fakturagrundlag til brug for input til økonomisystem (webservice) IP-administration Oversigter over gældende IP-adresser på produkt i forhold til aktuel kunde Ved kundeindberetning af IP-adresser sikres valide IP-adresse automatisk Anden adgangs-administration Gate-keeper giver eksterne systemer (SAOU 2 eller eksempelvis VIP) besked om hvilke produkter den enkelte kunde har adgang til. Gate-keeper giver eksterne systemer (SAOU eller eksempelvis bibliotek.dk) besked om kunde-specifikke URL er. Support Overvågning af de enkelte produkter med fx røde lamper, hvis produktet er offline Mulighed for at den lokale kunde kan rekvirere et URL-tjek af et givent produkt Det skal være muligt at kunne dirigere kunderne gennem supportvejene fx i forbindelse med adgangsproblemer og understøtte en nem fejlsøgningsmetode step-by-step (wizard) eller med en F.A.Q. Kunden får mulighed for at undersøge om det er et lokalt eller centralt problem (Røde/ Grønne lamper) fx tjek af IP-adresser, proxyserver Mulighed for kunden at angive om det er fjernadgangen eller biblioteksadgangen, der er problemer med (to forskellige supportveje) Overvågning af kundens produkter med mulighed for at markere de af dem der er fejlbelagte (gemmes i databasen til historik, analyse eller klage til leverandør) Ved kundens fejlmelding. Præsentation af udvalgte fejlmuligheder incl. fritekstmulighed, der aktiveres, når der er foretaget et valg Afhængig af problemets karakter guides videre til rette supporter Generelle helpdesk-funktionaliteter Forbrugsstatistik 2 Service for authentification of object and users Side 6

7 Det optimale vil være en løsning, der kan importere data fra alle leverandørerne i en standard fx Counter eller SUSHI og som kan give mulighed for statistikudtræk på tværs af kunder, produkter, økonomi og benyttelse. Leverandørerne leverer p.t. data i alle mulige ikke-standardiserede formater. Benchmarking. Sammenlignende statistik på tværs af år, produkter og kunder Måling af fjernadgang også på brugerniveau Felter til forskellige typer af data fx antal søgninger, download, besøg, besøgende, unikke lånerkort, antal poster i basen (bestand), tilvækst, afgang og pris pr. download og kobling af brugsdata til kundespecifikke stamdata (eks. indbyggertal) Adgang til data via en webservice Mulighed for at kunden selv kan eksportere statistik, opsætning af lokale conversion-mål etc. via en front-end Relationer mellem gate-keeper og produkt Denne relation bør omfatte såvel leverandører af gratis digitale ressourcer som betalingsbelagte produkter. Produktets stamdata Kontaktoplysninger med mulighed for ubegrænset antal kontaktpersoner pr. produkt (En leverandør kan udbyde flere produkter og der kan være brug for kontaktoplysninger til såvel forhandlingspartner som kontaktperson i forbindelse med support) Bankoplysninger med tilhørende kontaktpersoner Anvendt afregningsmodel Angivelse af rettigheder til produktets metadata i eksterne systemer fx. DBC s databrønd eller SAOU Angivelse af rettigheder brug af produktet Opbevaring af tilbudsmateriale samt anden relevant information om produktet Opslagstavle for leverandørerne, med mulighed for at poste nyheder fx webinars Styring af forskellige abonnementsperioder inkl. flerårige aftaler, herunder også opstart på vilkårlige tidspunkter på året Etablering af testadgang/testmiljø Tilmelding (abonnerende kunder) Orientering direkte til leverandørerne ved nytegning og fornyelser Mulighed for at foretage tilmeldinger udenfor abonnementsperioden Kontrakthåndtering Juridisk gældende kontrakter i forskellige versioner fx en pixi-udgave uden priser. Tilgængeliggørelse af kontrakten (rollebaseret) og arkivering. Indkøbsstatistik Historik på prismodeller og tidligere abonnementer for det enkelte produkt. Prisudvikling pr. produkt Produktets aktuelle pris og prismodeller Produktets aktuelle pris fordelt på kunder Kundens aktuelle pris fordelt på produkt Side 7

8 Betaling Oversigt over alle anvendte prismodeller fx pr. indbygger, pristrapper baseret på indbyggertal Det aktuelle beregningsgrundlag på det enkelte produkt Gentegning af aftale Projektstyring i forbindelse med indledende forhandling om fornyelser Færdiggørelse af en fornyelsesproces på et vilkårligt tidspunkt, således at ændringerne først træder i kraft ved abonnementsperiodens start eller slut IP-administration Håndtering af til- og afmeldinger af kundens IP-adresser til leverandørerne Oversigter over gældende IP-adresser på henholdsvis produkter og kunder Arkiv over gamle IP-adresser Fjernadgangsgivende system fx proxyserver Automatisk danne relevante proxydata (IP adresser og URL er) ud fra kundedata, produktdata og tilgængelighedsperiode til gate-keeper eller eksterne systemer Håndtering af andre adgangsmetoder f.eks referral url Relationer mellem gate-keeper og andre systemer Dataleverencer Mulighed for at hente kunders stamdata fx fra VIP-basen Forsyne fjernadgangsgivende system fx proxyserver med data fra gate-keeper Danne data til kundens link-resolver Tildeling af Faust-nummer fra DBC via en webservice Produktets metadata leveres til DBC, som indlemmer produktet i DanBib via en webservice Statistik Gate-keeper skal kunne modtage forskellige dataformater samt håndtere manuel indtastning Understøtte flere dataformater bl. a. beregnet til levering af forbrugsdata til Danmarks Statistik. Økonomistyring Det skal være muligt at kunne danne betalingsdata, så dedikerede økonomisystemer både kan generere fakturaer til kunderne og betale regninger for danske og udenlandske produkter Omregning til gældende valutakurser Afregning til leverandør ved brug af pay-per-view-betalingsmodeller 4 Modulliste I afsnit 3 beskrives en række funktionaliteter som enten ligger i et dedikeret system (ERMcore) eller kan håndteres modulært. Herunder et bud på moduler der kan udvikles, tilkøbes eller integreres i ERM-core. Side 8

9 4.1 Sagsbehandling Skal understøtte sagsbehandling ifbm. udbud, interesseundersøgelser, anskaffelser, gentegning etc. 4.2 Helpdesk Skal kunne håndtere flere-liniers support. Eventuelt både slut-bruger og fagbruger support. 4.3 CRM Både på kunde og leverandør-side 4.4 Økonomi Understøttelse af evt. både pay-per-view-modeller og flat-rate-modeller 4.5 Statistik Opsamling og analyse af brugsstatistik. Ud fra gældende standarder som Counter ell. SUSHI. 4.6 Webservices Eksport af eksempelvis statistik, forbrug og import af eksempelvis stamdata til og fra eksterne systemer. 4.7 Diverse front-ends Formidling via Centralbibliotek.dk, administrativ selvbetjening (kunde og leverandør), tilmelding og afmelding, support, statistik etc. 4.8 Overvågning Overvågning af drift på leverandørside, eksterne systemer og kunde-side. 4.9 SAOU Service for authentification of object and users Side 9

10 5 Sammenligning af eksisterende systemer 5.1 Folkebibliotekernes administrationssystemer Folkebibliotekernes licensadministration består i dag af tre forskellige systemer: Centralbibliotek.dk Omfatter primært formidlingsdelen bestående af en beskrivelse af produktet, licensadgange (brugsrettigheder), hvem har licensen og en vidensbank om det enkelte produkt. Omfatter desuden kobling mellem bibliotek og produkt, kundens stamdata generelt al relevant information om de enkelte produkter og biblioteker Licensbasen Omfatter primært administrationsdata, herunder statistikdata både på de enkelte produkter og de enkelte biblioteker samt vejledninger inkl. URL er og passwords til løbende statistikudtræk. Indeholder eksportfunktion til Danmarks Statistik (dataark overføres dog manuelt). Indeholder desuden data om priser på de enkelte produkter fordelt på de enkelte kunder fra 2010 og fremefter. P.t. er IP-administrationen ved at blive flyttet fra Licensguide.dk til Licensbasen, som vil danne grundlag for fremtidig licensadministration Licenguide.dk (under afvikling) Har omfattet både formidlings- og administrationsdelen, men er nu under afvikling og vil blive erstattet af formidlingsdelen i Centralbibliotek.dk og administrationsdelen i Licensbasen. Side 10

11 Bilag 1: Folkebibliotekernes administrationssystemer Bilag 1 indeholder en gennemgang af nuværende funktionalitet i forhold til skitse til fremtidig løsning af licensadministration og rettighedsstyring set fra en folkebiblioteksvinkel. De enkelte funktioner er ikke nødvendigvis koblet sammen, hvilket betyder at de eksisterende systemer indeholder de afgivne oplysninger og funktioner, men i nogle tilfælde er baseret på manuelle udtræk og overførsler Snitflader mellem gate-keeper og kunde Kundens stamdata Kundeoplysninger fx kontaktpersoner, adresser, mailadresser, EAN-numre, telefonnumre, biblioteksnummer etc. (evt. via VIP) ja lokale data Dynamiske stamdata f.eks indbyggertal nej Præsentation af kunder med tilhørende produkter ja Præsentation af produkter med tilknyttede kunder ja Oplysninger om kundernes IT-mæssige infrastruktur (fx opsætning, autentificering) nej Forslag fra kunder til nye produkter via en intelligent formular med valgfrie/obligatoriske felter nej statisk formular Udsendelse af aktuelt tilbudsmateriale til kunderne (rollebaserede informationsniveauer) nej Links til produkternes titellister, fx tidsskrifter og bøger manuelt via Centralbibliotek.dk Funktionalitet til differentieret materialevalg, fx ebøger (Overdrive-model) nej Funktionalitet til administration af kollektivt forbrugsloft (Bibzoom-modellen) nej Tilbagemeldinger/tilmeldinger (sagsbehandling) Betaling Overblik på det enkelte produkt over positive, negative og manglende svar nej bekræftelsesmail ved til- og afmelding nej Påmindelsesfunktion til kunderne ifbm. Tilmelding nej Velkomstmail fra leverandørerne til nye kunder med oplysninger om opsætning nej Kundens mulighed for til- og afmelding af produkter online nej Opbevaring og styring af kundens fuldmagt, rettigheder og stamdata, indkøbs- og udgiftshistorik etc. nej Advis funktion til gate-keeper når et givent parameter (beløb, indbyggertal, antal kunder)er opnået nej Fakturagrundlag til brug for input til økonomisystem (webservice) nej IP-administration Oversigter over gældende IP-adresser på produkt i forhold til aktuel kunde ja Ved kundeindberetning af IP-adresser sikres valide IP-adresse automatisk nej Side 11

12 Anden adgangs-administration Support Gate-keeper giver eksterne systemer (SAOU[1] eller eksempelvis VIP) besked om hvilke produkter den enkelte kunde har adgang til. Manuel kørsel Gate-keeper giver eksterne systemer (SAOU eller eksempelvis bibliotek.dk) besked om kunde-specifikke URL er. nej Overvågning af de enkelte produkter med fx røde lamper, hvis produktet er offline nej Mulighed for at den lokale kunde kan rekvirere et URL-tjek af et givent produkt nej Det skal være muligt at kunne dirigere kunderne gennem supportvejene fx i forbindelse med adgangsproblemer og understøtte en nem fejlsøgningsmetode step-by-step (wizard) eller med en F.A.Q. nej Kunden får mulighed for at undersøge om det er et lokalt eller centralt problem (Røde/ Grønne lamper) fx tjek af IP-adresser, proxyserver nej Mulighed for kunden at angive om det er fjernadgangen eller biblioteksadgangen, der er problemer med (to forskellige supportveje) nej Overvågning af kundens produkter med mulighed for at markere de af dem der er fejlbelagte (gemmes i databasen til historik, analyse eller klage til leverandør) nej Ved kundens fejlmelding. Præsentation af udvalgte fejlmuligheder incl. fritekstmulighed, der aktiveres, når der er foretaget et valg nej Afhængig af problemets karakter guides videre til rette supporter nej Generelle helpdesk-funktionaliteter nej Forbrugsstatistik Det optimale vil være en løsning, der kan importere data fra alle leverandørerne i en standard fx Counter eller SUSHI og som kan give mulighed for statistikudtræk på tværs af kunder, produkter, økonomi og benyttelse. Leverandørerne leverer p.t. data i alle mulige ikke-standardiserede formater. Benchmarking. Sammenlignende statistik på tværs af år, produkter og kunder ja i Licensbasen Måling af fjernadgang også på brugerniveau nej Felter til forskellige typer af data fx antal søgninger, download, besøg, besøgende, unikke lånerkort, antal poster i basen (bestand), tilvækst, afgang og pris pr. download og kobling af brugsdata til kundespecifikke stamdata (eks. indbyggertal) Delvist opfyldt i Licensbasen Adgang til data via en webservice nej Mulighed for at kunden selv kan eksportere statistik, opsætning af lokale conversion-mål etc. via en front-end nej Relationer mellem gate-keeper og produkt Denne relation bør omfatte såvel leverandører af gratis digitale ressourcer som betalingsbelagte produkter. Produktets stamdata Kontaktoplysninger med mulighed for ubegrænset antal kontaktpersoner pr. produkt (En leverandør kan udbyde flere produkter og der kan være brug for kontaktoplysninger til såvel forhandlingspartner som kontaktperson i forbindelse med support) ja i Licensbasen Bankoplysninger med tilhørende kontaktpersoner nej Side 12

13 Anvendt afregningsmodel nej Angivelse af rettigheder til produktets metadata i eksterne systemer fx. DBC s databrønd eller SAOU nej - manuelt Angivelse af rettigheder brug af produktet ja via Centralbibliotek.dk Opbevaring af tilbudsmateriale samt anden relevant information om produktet nej Opslagstavle for leverandørerne, med mulighed for at poste nyheder fx webinars nej Styring af forskellige abonnementsperioder inkl. flerårige aftaler, herunder også opstart på vilkårlige tidspunkter på året manuelt Etablering af testadgang/testmiljø nej Tilmelding (abonnerende kunder) Orientering direkte til leverandørerne ved nytegning og fornyelser nej - manuelt Mulighed for at foretage tilmeldinger udenfor abonnementsperioden ja - manuelt Kontrakthåndtering Juridisk gældende kontrakter i forskellige versioner fx en pixi-udgave uden priser. nej Tilgængeliggørelse af kontrakten (rollebaseret) og arkivering. nej Indkøbsstatistik Betaling Historik på prismodeller og tidligere abonnementer for det enkelte produkt. nej Prisudvikling pr. Produkt nej Produktets aktuelle pris og prismodeller nej - regneark Produktets aktuelle pris fordelt på kunder nej - regneark Kundens aktuelle pris fordelt på produkt nej - regneark Oversigt over alle anvendte prismodeller fx pr. indbygger, pristrapper baseret på indbyggertal nej Det aktuelle beregningsgrundlag på det enkelte produkt ja i Licensbasen Gentegning af aftale Projektstyring i forbindelse med indledende forhandling om fornyelser nej Færdiggørelse af en fornyelsesproces på et vilkårligt tidspunkt, således at ændringerne først træder i kraft ved abonnementsperiodens start eller slut nej IP-administration Håndtering af til- og afmeldinger af kundens IP-adresser til leverandørerne ja Oversigter over gældende IP-adresser på henholdsvis produkter og kunder ja Arkiv over gamle IP-adresser nej Fjernadgangsgivende system fx proxyserver Automatisk danne relevante proxydata (IP adresser og URL er) ud fra kundedata, produktdata og tilgængelighedsperiode til gate-keeper eller eksterne systemer nej manuelle udtræk Håndtering af andre adgangsmetoder f.eks referral url nej seperat opsætning af proxy Side 13

14 3.2.3 Relationer mellem gate-keeper og andre systemer Dataleverencer Statistik Mulighed for at hente kunders stamdata fx fra VIP-basen nej Forsyne fjernadgangsgivende system fx proxyserver med data fra gate-keeper manuelle udtræk Danne data til kundens link-resolver manuelle udtræk Tildeling af Faust-nummer fra DBC via en webservice manuelt Produktets metadata leveres til DBC, som indlemmer produktet i DanBib via en webservice lmanuel mai Gate-keeper skal kunne modtage forskellige dataformater samt håndtere manuel indtastning delvis, manuel import Understøtte flere dataformater bl. a. beregnet til levering af forbrugsdata til Danmarks Statistik. Manuel efterbehandling Økonomistyring Det skal være muligt at kunne danne betalingsdata, så dedikerede økonomisystemer både kan generere fakturaer til kunderne og betale regninger for danske og udenlandske produkter nej - manuelt Omregning til gældende valutakurser nej Afregning til leverandør ved brug af pay-per-view-betalingsmodeller nej Side 14