Udbudsmateriale. Offentligt udbud. Bustransport. til Københavns Kommune. <Udfyld >

Transkript

1 Kommerciel og juridisk rådgivning Udbudsmateriale Offentligt udbud LEVERING AF Bustransport til Københavns Kommune EU Udbud nr.: <Udfyld > Offentliggjort i EF-tidende den 18. juni 2010 Version august 2006

2 Indhold Side 1. Indledning KØBENHAVNS KOMMUNE VÆRDIGRUNDLAG, INDKØBSPOLITIK OG INDKØBSSTRATEGI ELEKTRONISK HANDEL I KØBENHAVNS KOMMUNE SOCIALE HENSYN I KØBENHAVNS KOMMUNE Den ordregivende myndighed Udbuddets omfang BESKRIVELSE AF DEN UDBUDTE YDELSE AFTALENS OMFANG DELAFTALER GENÅBNING AF KONKURRENCEN OPTIONER Udbudsprocedure EGNETHEDSVURDERING PERSONLIGE FORHOLD ØKONOMISKE OG FINANSIELLE FORMÅEN TEKNISK OG FAGLIG FORMÅEN TILBUDSVURDERING ALTERNATIVE BUD TILDELING AF ORDREN TILDELINGSKRITERIUM DELKRITERIER Tilbudsbetingelser TILBUDSFRIST AFLEVERING OG MÆRKNING AF TILBUD PROCEDURE DIGITAL SIGNATUR SPØRGSMÅL OG SUPPORT TILBUDETS INDHOLD, UDFORMNING MV INDHOLD OG OPBYGNING SPROG PRIS- OG LEVERANDØRFORHOLD VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUD ÅBNING AF TILBUD SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL KONSORTIER AFTALEGRUNDLAG TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED, AKTINDSIGT MV FORBEHOLD FORHANDLING IKKE MULIG OMKOSTNINGER VED UDBUDSFORRETNINGEN Tidsplan for udbudsforretning...13

3 Appendiksfortegnelse: Appendiks 1 Appendiks 2 Appendiks 3 Appendiks 4 Kravspecifikation: Delaftale 1 Kravspecifikation for Bustransport af udflytterbørn Delaftale 2 Kravspecifikation for Svømmehalskørsel Tilbudsskema: Delaftale 1 Tilbudsskema for Bustransport af udflytterbørn Delaftale 2 Tilbudsskema for Svømmehalskørsel Følgebrev Blanketter til brug for udvælgelses- og egnethedsvurdering: Udkast til Kontrakt med bilag: Rammeaftale vedr. Bustransport Bilag A: Leveringsaftale vedr. tjenesteydelsens navn ved brug af miniudbud

4 1. Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse i EF-tidende nummer: 200X/S XX-XXXXXX. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter Københavns Kommune Københavns Kommune har ca ansatte og et budget på godt 42 mia. kr. til at servicere kommunens ca indbyggere. Kommunen består af 7 forvaltninger med ca kommunale institutioner, kontraktinstitutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Kommunen er en væsentlig aktør i den offentlige forvaltning og deltager i en lang række samarbejder med andre offentlige myndigheder og private virksomheder. Yderligere information om Københavns Kommune kan fås på Værdigrundlag, Indkøbspolitik og Indkøbsstrategi Borgerrepræsentationen vedtog den 8. oktober 1998 Københavns Kommunes værdigrundlag. Københavns Kommunes Værdigrundlag København er som Danmarks hovedstad og centrum i Øresundsregionen et kraftcenter for menneskelig, kulturel og økonomisk udvikling på et bæredygtigt grundlag. Det giver Københavns Kommune nogle særlige forpligtelser og muligheder for at være udadvendt og udviklingsorienteret. Københavns Kommune er en offentlig servicevirksomhed. Kommunens opgave er at yde en service overfor borgere og virksomheder, som gør det attraktivt at bosætte sig og investere i byen. Kommunen skal være bevidst om kvaliteten i sine serviceydelser, og kommunen skal møde brugeren med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid. Københavns Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads, der er præget af effektivitet, samarbejde og stadig udvikling. Kommunen skal som arbejdsplads være kendetegnet ved et udfordrende og sundt arbejdsmiljø. Kommunen skal være en virksomhed, hvor medarbejdernes ansvarlighed, engagement og initiativ værdsættes, og hvor mangfoldighed betragtes som et aktiv. Værdigrundlaget er bl.a. konkretiseret i kommunens indkøbspolitik og indkøbsstrategi.

5 Ifølge indkøbspolitikken skal kommunen basere sine indkøb på fælles indkøbsaftaler. Herved opnås såvel gunstige betingelser for kommunens indkøb som et fundament for at gøre en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen fra kommunens virksomhed. Københavns Kommunes Indkøbsstrategi for udmønter indkøbspolitikkens krav om obligatorisk anvendelse af indkøbsaftaler og elektronisk indkøbssystem, og sikrer derigennem, at kommunen fortsat er i front på indkøbsområdet og realiserer potentialerne ved effektiviseringen. Vision om effektiv indkøbsforvaltning Københavns Kommune skal kontinuerligt være blandt Danmarks bedste offentlige indkøbere. Dette skal ske ved: Fortsat at indgå attraktive fælles indkøbsaftaler At øge anvendelsen af disse aftaler At udvikle og implementere det fælles indkøbssystem i forvaltningerne og institutionerne At øge anvendelsen af indkøbssystemet i forvaltningerne At måle og følge op på, at strategiens mål opfyldes 1.3. Elektronisk handel i Københavns Kommune Elektronisk handel er af væsentlig betydning for, at kommunen kan nå sit mål om en effektiv indkøbsforvaltning. Der stilles derfor krav om, at leverandørerne skal kunne håndtere elektronisk dokumentudveksling fra bestilling til betaling. Derudover skal leverandøren kunne understøtte kommunens elektroniske indkøbssystem ved at tilvejebringe et brugervenligt elektronisk katalog for de varer, der er omfattet af indkøbsaftalerne Sociale hensyn i Københavns Kommune Købehavns Kommune har som landets hovedstad et særligt ansvar for at generelle sociale hensyn varetages i behørigt omfang. Kommunen ønsker at sikre inddragelsen af sociale hensyn i sine indkøbsaftaler gennem et tæt samarbejde med det private erhvervsliv. Københavns Kommune vil gerne være sine leverandører behjælpelig med at danne sig overblik over de muligheder, erfaringer og værktøjer, som kommunen stiller til rådighed for det private erhvervsliv i forbindelse med varetagelsen af sociale hensyn. Tilbudsgivere, der antages på nærværende kontrakt forpligter sig derfor til at deltage i et dialogmøde med Københavns Kommune.

6 Formålet med dialogmødet er at oplyse leverandøren om, hvilke uddannelses- og beskæftigelsesordninger Københavns Kommune kan tilbyde leverandøren i relation til bl.a. integration af langtidsledige på arbejdsmarkedet. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Københavns Kommune Børne- og Ungdomsforvaltningen Gyldenløvesgade 15, 1. sal 1502 København V Den ordregivende myndighed bliver i nærværende udbudsprocedure bistået af Københavns Kommunes Koncernservice Kommerciel og juridisk rådgivning. Alle henvendelser i forbindelse med udbuddet skal ske i overensstemmelse med nedenstående afsnit 5.2. Nærværende rammeaftale indgås på vegne af Københavns Kommunes forvaltninger, institutioner og kontraktenheder. Interne strukturændringer i Københavns Kommune kan betinge, at antallet af institutioner, skoler, selvejende institutioner og kontraktenheder enten indskrænkes eller udvides i kontraktperioden. 3. Udbuddets omfang 3.1. Beskrivelse af den udbudte ydelse Københavns Kommune transporterer med eksterne busselskaber institutionsbørn til udflytterbørnehaver året rundt, skolebørn til skole/fritidshjem samt skoleelever til svømmebade i skolesæsonen. Disse transporter foregår på faste tidspunkter til og fra fastlagte adresser. Københavns Kommuner skønnes uden forbindende at anvende ca. 65 mio. DKK årligt på disse transporter. Den samlede omsætning er fordelt således: - Ca. 62 mio. Dkr. Bustransport med udflytterbørn - Ca. 3 mio. Dkr. Svømmehalskørsel Kravene til den udbudte ydelse er angivet i Kravspecifikationen, der er vedlagt som appendiks 1, og vil ved kontraktindgåelse indgå som Bilag 1 til rammeaftalen mellem parterne (Udkast til Rammeaftale med bilag er vedlagt som appendiks 4) Aftalens omfang Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en obligatorisk, parallel rammeaftale mellem Københavns Kommune og 12 til 20 leverandører for delaftale 1 og 3-10 leverandør for delaftale 2. Kommunens forvaltninger, institutioner m.v. er forpligtet til at anvende de indgåede aftaler. Den forventede omsætning vil således fordele sig blandt de leverandører, der indgås aftale med. Den enkelte aftale om levering af bustransporter indgås mellem leverandøren og den kommunale enhed, der foretager bestillingen, men er underlagt de betingelser og priser, som fremgår af udbudsmaterialet samt udkast til Rammeaftale inkl. bilag.

7 Københavns Kommune er ikke forpligtiget til at aftage en bestemt mængde eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter og er på ingen måde bindende for Københavns Kommune Delaftaler Nærværende udbud skal føre til aftaler på følgende områder: Delaftale 1: Daglig transport af institutionsbørn til og fra udflytterbørnehaver på ca. 80 faste ruter. Disse ruter vil blive udbudt enkeltvis. Ruterne vil blive udbudt efter antal af sæder: Delaftale 1.A: Bus med 30 passagersæder Delaftale 1.B: passagersæder Delaftale 1.C: passagersæder Delaftale 1.D: passagersæder Delaftale 1.E: + 73 passagersæder Delaftale 2: Svømmehalskørsel omhandler ca. 80 ugentlige returkørsler af børn fra skole til svømmebade. Denne transport vil blive udbudt som én samlet transportpakke. Delaftale 2.A: Svømmehalskørsel 3.4. Genåbning af konkurrencen Københavns Kommune ønsker at for begge delaftaler henholdsvis daglig transport af institutionsbørn at indgå en rammeaftale med 12 til 20 leverandører, og svømmehalskørsel af institutionsbørn at indgå en rammeaftale med 3-10 leverandører, og der vil i denne forbindelse være mulighed for at genåbne konkurrence i form af mini-udbud blandt de leverandører, der antages på de enkelte delaftaler, jf. EU s Udbudsdirektiv art. 32 stk. 4. Genåbning af konkurrencen skal følge den procedure, som er beskrevet i Udbudsdirektivets art. 32 stk. 4. Den konkrete kontrakt tildeles efter de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne til rammeaftalen Københavns København vil ved genåbning af konkurrencen anvende en elektronisk auktion, jf. Udbudsdirektivets art Optioner Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig rammeaftale/kontrakt med option på forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 2 år i alt ud over den anførte kontraktperiode. Københavns Kommune kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 3 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år ad gangen. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel.

8 4. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretager Københavns Kommune en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at afgive tilbud. Egnethedsvurderingen vil ske baggrund af de i afsnit 4 efterspurgte oplysninger. I tildelingsfasen foretager kommunen en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke(n) tilbudsgiver(e) der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de i pkt. 4.4 angivne tildelingskriterier Egnethedsvurdering Udvælgelsen af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold (juridiske forhold) samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kvalifikationer. Det er vigtigt, at tilbudsgiveren forholder sig til samtlige punkter under nedenstående afsnit. I modsat fald vil tilbudsgiverens tilbud blive betragtet som værende ukonditionsmæssigt og dermed blive kasseret. For at tilbudsgiverens tilbud kan komme med i den videre evaluering af priser skal følgende dokumentation medsendes Personlige forhold Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold: 1) En erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. Skema nr. 1 skal anvendes. 2) Tilbudsgiver hjemmehørende i Danmark skal vedlægge relevant serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2. Serviceattesten eller det tilsvarende dokument skal være udstedt tidligst 6 mdr. før tilbudsfristens udløb. Skema nr. 2 skal anvendes Serviceattesten skal dokumentere at tilbudsgiver (bemærk der skal være 5 punkter på serviceattesten fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen):

9 ikke er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, ikke er i betalingsstandsning, ikke har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation, ikke er begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling, ikke ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens/selskabets faglige hæderlighed, har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark, og har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i Danmark. Bestilling af serviceattest kan ske hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen på følgende internetadresse: og der kan påregnes en sagsbehandlingstid på op til 2 uger. Tilbudsgiver, som ikke er hjemmehørende i Danmark skal vedlægge straffeattest eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retlig eller administrativ myndighed i hjemlandet, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af art. 45, stk. 2. Straffeattesten eller det tilsvarende dokument skal være udstedt tidligst 6 mdr. før tilbudsfristens udløb Økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: 1) Fremlæggelse af tilbudsgivers balance herunder egenkapital eller uddrag heraf for de seneste tre disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Skema nr. 3 skal anvendes 2) Fremlæggelse af revisorpåtegnet nøgletal (jf. a-c nedenfor) for de seneste 3 disponible regnskabsår, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene foreligger. Nøgletallene, der skal indeholdende nedenstående oplysninger, anføres i Skema nr. 4 skal anvendes. a. Tilbudsgivers samlede omsætning for de seneste 3 disponible regnskabsår. b. Den procentvise angivelse af Tilbudsgivers omsætning inden for de konkrete produktområder, som tilbudsgiver byder på. c. Tilbudsgivers resultat før skat for de seneste 3 disponible regnskabsår. 3) Oplysninger vedr. virksomhedens aktuelle økonomiske situation i form af en erklæring fra virksomhedens ledelse og/eller revisor om, at der ikke er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det senest godkendte regnskabsår. Oplysningerne anføres i Skema nr. 5 skal anvendes.

10 4) Forside til dokumentation for gyldig erhvervsansvarsforsikring jf. skema nr. 6 skal anvendes Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen. 1) Referenceliste over de betydeligste leverancer, der er leveret i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt firmanavn, kontaktperson og telefonnummer. Oplysningerne anføres i skema nr. 7. 2) Forside til dokumentation for tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, jf. lov om buskørsel eller taxibevilling, jf. lov om taxikørsel. Skema nr. 8 skal anvendes. Dokumentation for at tilladelse til den omhandlede kørsel foreligger eller kan opnås skal vedlægges tilbuddet. 3) En erklæring om ansøgerens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere gennem de seneste tre år. Skema nr. 9 skal anvendes Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag en konkret vurdering af hvert af de udbudte delområder/aftaler, og der vil således ikke blive foretaget en tilbudsvurdering på tværs af de enkelte delområder. Vurderingen vil ske inden for det i afsnit 4.4 opstillede tildelingskriterium. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbuddet må ikke afgives under forudsætning af, at tilbudsgiveren bliver valgt som leverandør på flere delområder/aftaler Alternative bud Københavns Kommune accepterer ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbudenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Tildeling af ordren Tildelingskriterium Valg af leverandør(er) vil ske på grundlag af tildelingskriteriet udelukkende den laveste pris Delkriterier Vurderingen af Udelukkende den laveste pris vil kun ske på baggrund af nedenstående kriterium:

11 Kriterier Relativ vægt 1. Pris 100 % Sum 100 % 5. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til Kontrakt med bilag Tilbudsfrist Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 23. august 2010 kl Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil blive afvist. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive returneret Aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal afleveres via det elektroniske udbudsværktøj Mercell Sourcing Service Procedure For at deltage i udbuddet indsættes dette link i din Internet browser: Her tilmelder du dig udbuddet ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af din virksomhed, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Herefter modtager du login koder og kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til den Ordregivende myndighed samt afgive tilbud og up-loade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem ligesom svar fra den ordregivende myndighed afgives herigennem. Alle dokumenter i tilbuddet til den ordregivende myndighed skal up-loades og sendes igennem Mercell Sourcing Service og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din Digital signatur Bemærk at der kan anvendes digital signatur til afsendelse af tilbuddet. Digital signatur kan bestilles her:

12 Spørgsmål og support Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ved opkald på Her kan tilbudsgiver også rekvirere en kort vejledning Tilbudets indhold, udformning mv. Tilbudet skal udformes efter nedenstående disposition. Formålet med at kræve en bestemt disposition for tilbudene er dels at sikre sammenlignelighed i besvarelsen og dels at sikre at alle relevante forhold er behandlet Indhold og opbygning Materiale til udvælgelses- og egnethedsvurderingen, Appendiks 3: Nedenstående følgebrev, erklæringer, attester og vurderingsskemaer skal vedlægges tilbuddet: 1. Udfyldt og underskrevet følgebrev 2. En erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter mv. jf. skema nr Serviceattest eller tilsvarende fyldgyldig dokumentation udstedt af en kompetent retlig eller administrativ myndighed, Skema nr Balance herunder egenkapital eller uddrag heraf for de seneste 3 disponible regnskabsår, Skema nr Revisorpåtegnet nøgletal for de seneste 3 disponible regnskabsår, jf. skema nr Erklæring fra virksomhedens ledelse og/eller revisor vedr. oplysninger om virksomhedens aktuelle økonomiske situation, jf. Skema nr Dokumentation for gyldig erhvervsansvarsforsikring, jf. Skema nr Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer, jf. skema nr Tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, jf. Skema nr Tilbudsgiverens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede, Skema nr. 9. Materiale til tilbudsvurderingen, Appendiks 2: Bydes der på udbuddet, skal følgende tilbudsskema vedlægges: 1. Tilbudsskema jf. Appendiks 2 Materiale til kontrakten, Appendiks 4: 1. Bilag 3 Samarbejdsorganisation og bestilling angivelse af Tilbudsgivers kontaktperson. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlaget af disse. Er skemaer ikke udfyldt, eller udfyldt mangelfuldt, er Københavns Kommune berettiget til og kan være forpligtet til - at se bort fra tilbudet.

13 Sprog Tilbudet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk Pris- og leverandørforhold Priser skal angives i danske kroner, eksklusive moms Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud er bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenters tilbud Skriftlige spørgsmål Med henblik på at sikre, at tilbudet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles til den ordregivende myndighed via det elektroniske udbudsværktøj Mercell Sourcing Service, så tidligt som muligt og senest d. 16. august 2010 kl Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form, senest d. 16. august 2010, blive gjort tilgængelige på Mercell under fanen Ekstra informationer til samtlige tilbudsgivere via Mercell Sourcing Service samt på Ved spørgsmål vedr. teknikken i systemet, kontakt venligst Mercell Danmark på eller mss.danmark@mercell.com. Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Alle spørgsmål der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom samtidigt med besvarelsen af de stillede spørgsmål Konsortier I det omfang tilbudsgiver udgør et konsortium, skal tilbudet være bindende solidarisk. Blandt konsortiets medlemmer skal der udpeges en fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura over for den ordregivende myndighed Aftalegrundlag Endelig aftale om levering af den udbudte ydelse indgås på grundlag af vedlagte udkast til Kontrakt med bilag. Kontrakten fastægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af bustransport.

14 Kontrakten har altid forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at Københavns Kommune er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Københavns Kommune meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggør Københavns Kommune ikke oplysninger, som tilbudsgiveren fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet fortrolige Forbehold Københavns Kommune ønsker ikke at modtage tilbud, der indeholder forbehold i forhold til udbudsmaterialet, kravspecifikationen eller udkast til Kontrakt. Tilbud, der indeholder konkrete forbehold i forhold til de fastlagte tilbuds- og kontraktvilkår vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen Forhandling ikke mulig Det skal understreges, at tilbudsgivere og Københavns Kommune ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her,... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling.

15 Det er derfor nødvendigt, at tilbudene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbudene er præcise i enhver henseende. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbudene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbudenes indhold og udformning, og at tilbudene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbud der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Omkostninger ved udbudsforretningen Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Københavns Kommune uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 6. Tidsplan for udbudsforretning Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående tidsplan, idet Københavns Kommune forbeholder sig ret til at rykke ikke-lovbestemte tidsfrister Afsendelse af udbudsannonce Frist for at stille skriftlige spørgsmål Kl Sidste frist for afgivelse af tilbud Kl Valg af leverandør/er og indgåelse af kontrakt/er. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 4.1 Egnethedsvurdering. 2. Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbudenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og formkrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbudet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit Delkriterier. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter.

16 Det præciseres, at i henhold til Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 må udbyder tidligst underskrive kontrakten 10 kalenderdage efter, at kommunen har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør(er). Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 1 eller umiddelbart efter. Aftalens ikrafttræden den Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.

17 Appendiks 1: Kravspecifikation

18 Appendiks 2: Tilbudsskema

19 Appendiks 3: Udvælgelses- og egnethedsvurdering

20 Appendiks 4: Udkast til Kontrakt inkl. bilag