AFTALE (Afsnit markeret med gult udfyldes af Ordregiver ved kontraktindgåelse) Februar 2014

Transkript

1 AFTALE (Afsnit markeret med gult udfyldes af Ordregiver ved kontraktindgåelse) Februar 2014 Vedrørende indkøb og implementering af indkøbsanalyseløsning mellem Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 DK-8000 Aarhus C. Danmark (i det følgende benævnt "Kunden ) og [Indsæt leverandørens navn, adresse og CVR.nr.] (i det følgende benævnt "Leverandøren ) (Herefter hver for sig benævnt "Part og samlet "Parterne) Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé Aarhus V Sags-nr

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Baggrund og formål Definitioner Leverandørens forpligtelser Leveringsbetingelser Levering Service Konsulentydelser Priser Betalingsbetingelser Garanti løbende vedligeholdelse, updates, upgrades mv Leverandørens misligholdelse Kundens misligholdelse Erstatnings- og produktansvar Force majeure Tredjemands rettigheder Fortrolighed Overdragelse Varighed og opsigelse Lovvalg og værneting Meddelelser Aftaleeksemplarer og underskrifter Sags-nr

3 KONTRAKTBILAGSFORTEGNELSE Kontraktbilag 1: Tilbudsblanket Kontraktbilag 2: Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse Kontraktbilag 3: Serviceaftale (udfærdiges af Tilbudsgiver) Kontraktbilag 3: Udbudsmateriale, herunder Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser Spørgsmål & Svar Sags-nr

4 1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 Denne Aftale er indgået mellem Kunden og Leverandøren i overensstemmelse med den offentlige udbudsprocedure som beskrevet i udbudsbekendtgørelse som offentliggjort torsdag den 20. februar 2014 på hhv. og Baggrunden for Aftalen er følgende: Ordregiver ønsker på baggrund af nærværende udbud, at indgå kontrakt om anskaffelse, implementering, hosting og drift, vedligeholdelse og løbende opdateringer af indkøbsanalyseløsningen. Systemet skal kunne danne udtræk på baggrund af elektroniske fakturaer samt kreditnotaer i OIO-XML format, OIO-UBL format, samt fakturaer og kreditnotaer modtaget fra LÆS-IND Bureauer. Udtrækkende skal understøtte det daglige arbejde med Ordregivers udbud af vare og tjenesteydelser, ligesom det skal anvendes til rapportering til ledelsen vedr. compliance for Ordregivers voksende antal rammeaftaler. Det daglige arbejde med systemet vil således omfatte blandt andet men ikke begrænset til spend rapporter, foranalyser til udbud herunder intern prissammenligninger, compliance rapportering, og anden opfølgning på udbuds- og indkøbsområdet. Desuden skal systemet kunne bruges som input til ledelsesinformation både internt i organisationen, for så vidt også eksternt til leverandører og andre interessenter 2. DEFINITIONER De nedenfor anførte ord og udtryk har følgende betydning i denne Aftale: 2.1 Aftale Denne aftale mellem Parterne, herunder ændringer, Kontraktbilag og tillæg hertil. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Aftalen og Kontraktbilag eller andre dokumenter end tillæg og ændringer, hvorom der senere er indgået aftale, har Aftalen forrang. 2.2 Arbejdsdag Mandag til fredag, undtagen helligdage, 24. december, 31. december og 5. juni. 2.3 Leverancen Samlebetegnelse for de leverancer, Leverandøren skal levere til Kunden i medfør af Aftalen, bortset fra konsulentydelser og aftalte ændringer eller bestillinger efter Aftalens indgåelse, jf. punkt 7. Sags-nr

5 2.4 Leverancepris Leverandørens samlede faste vederlag for alle ydelser omfattet af Aftalen, bortset fra konsulentydelser og aftalte ændringer eller bestillinger efter Aftalens indgåelse, jf. punkt Konsulentydelse Enhver af Leverandøren udført ydelse som beskrevet i Aftalens punkt LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER 3.1 Leverandøren er forpligtet til at levere Leverancen og tilknyttede serviceydelser, der fuldt ud lever op til Aftalen samt det af Leverandøren i Kontraktbilag 2 og 3 tilbudte. 3.2 Leverancen skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af Aftalen. 3.3 Leverandøren indestår for, at Leverancen overholder gældende lovgivning og er i overensstemmelse med alle relevante CE-standarder. 3.4 Leverandøren forpligter sig til at levere al relevant dokumentation i tilknytning til Leverancen, herunder brugsvejledninger, brochurer og datablade på dansk eller engelsk. 3.5 Leverandøren forpligter sig til at behandle Kundens data, således de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af persondata opfyldes, jf. Kontraktbilag 2 afsnit Ved modstrid mellem kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse i Kontraktbilag 2 har kravspecifikationen forrang, medmindre det tydeligt af ydelsesbeskrivelsen fremgår af et eller flere specifikke krav ikke opfyldes. Omfatter ydelsesbeskrivelsen ydelser udover de i kravspecifikationen beskrevne, er Leverandøren også forpligtet til at levere sådanne ydelser. 3.7 Leverancen og Leveranceprisen inkluderer systemlicenser samt andre licenser (men eksklusive licenser til Kundens eksisterende applikationer), der er nødvendige for at kunne anvende Leverancen til de tiltænkte formål, medmindre andet tydeligt fremgår af Kontraktbilag LEVERINGSBETINGELSER 4.1 Leverandøren leverer Leverancen omkostnings- og risikofrit. 4.2 Leverancen skal leveres på følgende adresse efter nærmere aftale med Kunden: Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé Aarhus V Sags-nr

6 5. LEVERING Leverancen skal senest leveres [indsæt leveringstidspunkt ud fra indhold af Kontraktbilag 2, afsnit 3.] uger efter Aftalens indgåelse. Leverandøren bærer risikoen for Leverancen, indtil levering er sket. Levering anses for sket, når Leverancen er leveret på den i punkt 4.2 angivne adresse, og der har været gennemført en afleveringsforretning, hvor Leverandøren overfor Kunden har godtgjort, at Leverancen opfylder de aftalte specifikationer og er i funktionsduelig stand jf. bestemmelserne herom i Kontraktbilag 2, afsnit 2. I modsat fald skal Leverandøren uden ugrundet ophold foretage omlevering/afhjælpning, hvorefter der skal gennemføres en ny afleveringsforretning. Kunden udsteder en kvittering for Leverancens modtagelse efter afleveringsforretningens gennemførelse, forudsat denne er gennemført i overensstemmelse med punkt 5.3 og med det heri anførte resultat. I modsat fald forholdes der som angivet i punkt 5.3, sidste afsnit. Delleveringer accepteres ikke, med mindre Kunden skriftligt har godkendt dette. Såfremt Kunden konstaterer, at Leverancen ikke lever op til de fastsatte krav samt, hvad Leverandøren har angivet i forbindelse med tilbudsafgivelse, skal Kunden gøre Leverandøren opmærksom herpå. Det påhviler herefter Leverandøren at udbedre disse forhold uden ugrundet ophold. 6. SERVICE Leverandøren er fra leveringsdagen, jf. punkt 5.3, forpligtet til at udføre support og service af Leverancen. Kravene til disse serviceydelser er beskrevet i de, i Kontraktbilag 2, relevante punkter. Leverandøren har herudover vedlagt sin serviceaftale som Kontraktbilag 3. Kravene i Kontraktbilag 2 og bestemmelserne i denne Aftale har dog forrang frem for Leverandørens serviceaftale. Vilkårene i serviceaftalen gælder således kun i det omfang, andet ikke fremgår af Kontraktbilag 2 og/eller selve Aftalen. Serviceaftalen gælder i 12 måneder fra leveringsdagen, jf. punkt 5.3, hvorefter den automatisk udløber, medmindre den forinden er blevet forlænget, jf. punkt 6.4. I serviceaftalens løbetid kan den opsiges af Kunden med et varsel på 3 mdr. Kunden kan ved skriftlig meddelelse til Leverandøren forlænge serviceaftalen med 12 måneder ad gangen. Herudover kan Kunden ekstraordinært forlænge serviceaftalen med op til 6 måneder, hvis dette er nødvendigt, f.eks. fordi et nyt udbud annulleres/forsinkes, flytning af opgaven til en ny leverandør forsinkes eller der indtræder andre uforudsete omstændigheder. Meddelelse om forlængelse skal være modtaget af Leverandøren mindst 60 dage før det tidspunkt, hvor serviceaftalen ellers ville være udløbet. Dog kan den ekstraordinære Sags-nr

7 forlængelse omtalt i pkt. 6.4 effekturers ved skriftlig meddelelse til Leverandøren på mindst 30 dage Servicevederlaget for det første år samt optionen på fortløbende forlængelse af serviceaftalen i yderligere 12 måneder er specificeret i Kontraktbilag 1. Ved en ekstraordinær forlængelse som nævnt i pkt. 6.4, udgør servicevederlaget halvdelen af servicevederlaget i de seneste 12 måneder før forlængelsen. Fakturering af det faste servicevederlag sker årligt forud fra leveringsdagen, jf. punkt 8.2. Leverandøren er i de 3 sidste måneder af serviceaftalen og i op til 3 måneder herefter forpligtet til at yde ophørsassistance med henblik på at flytning af opgaven med service m.v. af Leverancen kan ske med færrest mulige driftsforstyrrelser og på en for Kunden hensigtsmæssig måde. Herunder skal Leverandøren udlevere alle relevante oplysninger og dokumentation om Leverancen og serviceydelserne, som Kunden måtte efterspørge. Leverandøren udarbejder på Kundens anmodning en ophørsplan, der specificerer hvordan en sådan overgang til en ny leverandør eller Kunden selv kan foregå. Leverandøren er berettiget til timebaseret vederlag for de i pkt. 6.8 ovenfor beskrevne ydelser i henhold til timeprisen angivet i Kontraktbilag KONSULENTYDELSER Kunden forventer løbende at kunne gøre brug af Leverandøren som konsulent i forbindelse med anvendelsen af Leverancen. Leverandøren er berettiget til timebaseret vederlag for ydelser omfattet af dette afsnit i henhold til timeprisen angivet i Kontraktbilag 1. Leverandøren er forpligtet til at anvende den eller de konsulenter som er beskrevet i Kontraktbilag 2. Såfremt dette ikke er muligt på tidspunktet for Kundens behov for Konsulentydelse, skal der tilbydes konsulent(er) med mindst tilsvarende kvalifikationer. Konsulentydelse leveres af Leverandøren i det omfang, det er nødvendigt for Kunden, lokalt hos Kunden. Ved krav om at Konsulentydelse leveres lokalt hos Kunden, stiller Kunden oplysninger, nødvendige medarbejder(e), lokaler, udstyr, programmel, dokumentation og andet til rådighed for at Konsulentydelse kan leveres tilfredsstillende af Leverandøren. Organiseringen af Konsulentydelse i henhold til denne aftale, aftales forud for hver opgave med en kontaktperson fra Kunden som nøgleperson for konsulentydelserne. Ligeledes tilknytter Kunden en fast kontaktperson til den aftalte opgave. Leverandørens kontaktperson er ansvarlig for udførelsen af opgaven. Førend en Konsulentydelse kan påbegyndes af Leverandøren skal der forelægge en skriftlig aftale som indeholder; beskrivelse af den aftalte opgave, estimeret timeforbrug, milepæle i relation til opgavens udførelse samt dato for aftalt færdiggørelse af opgaven. En sådan skriftlig aftale skal anses som et aftalebilag til denne Aftale. Sags-nr

8 7.6 Enhver Konsulentydelse i henhold til denne aftale behandles efter Aftalens øvrige bestemmelser om levering, priser, betalingsbetingelser mv. 8. PRISER Alle priser skal angives i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Leveranceprisen og øvrige priser er angivet inklusive told, afgifter, ekspeditionsgebyrer, fragt og alle øvrige udgifter. Disse udgifter afholdes af Leverandøren. Leveranceprisen og øvrige priser er angivet i Tilbudsblanketten (Kontraktbilag 1). 9. BETALINGSBETINGELSER 9.1 Leveranceprisen, jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 1 og 3, kan faktureres i henhold til følgende betalingsplan: Milepæl Rate af Leverancepris Kontraktindgåelse 20 % Leveringstidspunkt, jf. pkt % Servicevederlaget, jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4 post 2, betales årligt forud fra leveringsdagen. Beløb, som er betinget af opfyldelsen af en af Leverandøren påtaget forpligtelse, dvs. en Konsulentydelse som beskrevet i afsnit 7, vil ikke forfalde til betaling, førend en sådan forpligtelse er opfyldt. Betalingsbetingelserne er netto tredive (30) dage. Leverandøren udsteder fakturaer i DKK. Danske Leverandører skal fakturere i overensstemmelse med gældende lovgivning om betalinger fra offentlige myndigheder herunder ved anførelse af EAN-nummeret på fakturaen. Kunden er berettiget til at fastsætte yderligere betingelser for Leverandørens fakturering herunder at stille krav om fakturering i OIOUBL-format. Fakturaer udstedt til Kunden skal indeholde følgende oplysninger EAN-nr. Varemodtager: Beskrivelse af ydelse(r) Leverandørens ret til betaling må ikke pantsættes eller overdrages uden Kundens skriftlige accept deraf. Sags-nr

9 10. GARANTI Leverandøren indestår for, at Leverancen og serviceydelserne, er af en sådan kvalitet som nævnt i denne Aftale. Kunden skal give Leverandøren skriftlig meddelelse om eventuelle mangler ved Leverancen uden ugrundet ophold, efter at manglen er blevet konstateret. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af manglen. Efter at have modtaget en sådan skriftlig meddelelse skal Leverandøren bekræfte modtagelse af den skriftlige meddelelse og afhjælpe manglen uden ugrundet ophold. Leverandøren er ansvarlig for Leverancen leveret af eventuelle underleverandører på samme måde som for Leverandørens egne Produkter. Leverandørens garanti løber i 12 måneder efter leveringsdagen. 11. LØBENDE VEDLIGEHOLDELSE, UPDATES, UPGRADES MV Leverandøren indestår for, at denne vil være i stand til at sikre en løbende vedligeholdelse af Leverancen i overensstemmelse med Kontraktbilag 2 pkt i en periode på 5 år fra levering er sket. Hvis Leverandøren ikke er i stand til sikre en sådan løbende vedligeholdelse som beskrevet ovenfor, skal Leverandøren skadesløsholde Kunden for ethvert tab lidt på grundlag heraf. Alternativt er Leverandøren berettiget til at foranledige en erstatningsleverance, forudsat en sådan erstatningsleverance er af samme kvalitet og har samme funktionalitet som den aftalte Leverance. 12. LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE Hvis Leverandøren ikke overholder en aftalt leveringsdato eller forudser, at en aftalt leveringsdato ikke kan overholdes, skal Leverandøren straks informere Kunden om den tidligst mulige, alternative leveringsdato. Dansk rets almindelige regler og beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering finder anvendelse. Herudover er Kunden berettiget til at opkræve en bod hos Leverandøren ved forsinket levering i form af et engangsbeløb på DKK og en dagbod på DKK pr. Arbejdsdags forsinkelse. Den samlede bodsbetaling for forsinkelse er dog maksimeret til 10 % af Leverenceprisen. Der foreligger en mangel ved Leverancen, hvis den ikke opfylder de af Leverandøren afgivne garantier eller i øvrigt ikke har de egenskaber, ikke er eller ikke virker på en sådan måde eller opfylder de krav, som Kunden med føje måtte forvente på baggrund af Aftalen og dens Kontraktbilag. Sags-nr

10 12.4 Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kunden til straks at ophæve Aftalen: (1) Leverandørens konkurs, indledning af rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog konkurslovens regler om indtrædelsesret; (2) Forsinkelse med levering i mere end 30 Arbejdsdage; (3) Væsentlige mangler ved Leverancen, som konstateres i garantiperioden, og som ikke er afhjulpet inden for rimelig tid efter Leverandørens modtagelse af Kundens skriftlige reklamation herom Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag og ophævelse finder anvendelse. Afhjælpning som følge af fejlagtig og/eller mangelfuld levering er for Leverandørens regning. Hvis Leverandøren beviser, at en mangel er forårsaget af Kunden, er Leverandøren berettiget til betaling af alle omkostninger forbundet med afhjælpning af manglen. 13. KUNDENS MISLIGHOLDELSE Såfremt Kunden misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til denne Aftale, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med renteloven. Leverandøren er berettiget til at ophæve Aftalen, såfremt Leverandøren overfor Kunden skriftligt har afgivet påkrav om misligholdelsen af betalingsforpligtelsen samt, at manglende betaling inden for mindst 30 (tredive) dage vil medføre ophævelse, og såfremt Kunden ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb. 14. ERSTATNINGS- OG PRODUKTANSVAR Parterne er forpligtet til at betale erstatning for ethvert tab lidt som følge af Aftalens misligholdelse i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. Ingen af Parterne er dog erstatningsansvarlig for indirekte tab eller følgeskader som eksempelvis driftstab, tab af avance, tab af goodwill, tab af forventet besparelse og lignende, medmindre den erstatningsansvarlige Part har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. Hver Parts samlede erstatningsansvar under Aftalen er beløbsmæssigt maksimeret til Leveranceprisen, med mindre den erstatningsansvarlige Part har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. Leverandøren har produktansvar for Leverancen i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler og forpligter sig til at opretholde/tegne en sædvanlig produktansvarsforsikring og stille den nødvendige dokumentation derfor til rådighed Sags-nr

11 for Kunden. Leverandøren skal opretholde produktansvarsforsikringen i mindst 5 år efter leveringstidspunktet. 15. FORCE MAJEURE I henhold til denne Aftale er det muligt for Parterne at påberåbe sig force majeure, som er dækket af den almindelige definition af force majeure i dansk ret og som fastsat i købeloven. Den Part, som ønsker at påberåbe sig ansvarsfritagelse i henhold til denne bestemmelse, skal uden ugrundet ophold give den anden Part skriftlig meddelelse om forholdene, som udgør force majeure, og om sådanne forholds ophør. Forhold, som en underleverandør udsættes for, vil udelukkende blive anset som force majeure, hvis underleverandøren står over for en af de ovenfor beskrevne situationer, som udgør force majeure, forudsat at Leverandøren ikke havde kunnet forudse sådanne forhold og ikke havde kunnet undgå eller overvinde disse forhold. 16. TREDJEMANDS RETTIGHEDER Leverandøren indestår for, at samtlige leverede Produkter samt Kundens brug af Leverancen ikke krænker tredjemands rettigheder. Hvis en tredjemand gør indsigelser, herunder påstår, at et Produkt krænker eventuelle tredjemandsrettigheder, skal den Part, som modtager indsigelsen, øjeblikkeligt informere den anden Part derom. Leverandøren er forpligtet til at skadesløsholde Kunden for ethvert krav fremsat af tredjemand med påstand om krænkelse af patenter, licenser, varemærker osv. i forbindelse med Leverancen og Kundens anvendelse heraf i overensstemmelse med Aftalen. samt alle omkostninger afholdt af Kunden i forbindelse dermed. 17. FORTROLIGHED Aftalen er fortrolig, og ingen af Parterne må offentliggøre Aftalen eller dens vilkår uden forudgående skriftlig godkendelse fra den anden Part. Medmindre andet følger af lov, dom eller bindende myndighedsafgørelse, må Parterne ikke videregive oplysninger til tredjemand om Aftalen. Navnet Aarhus Universitet og dennes logo, oversættelser heraf samt navne der kan forveksles hermed må ikke være genstand for annoncering, bruges eller på anden måde henvises til uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke. Sags-nr

12 18. OVERDRAGELSE Leverandøren er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder eller forpligtelser i henhold til Aftalen til tredjemand uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke. Kunden er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen til et andet offentligretligt organ uden Leverandørens forudgående samtykke. 19. VARIGHED OG OPSIGELSE Aftalen træder i kraft ved Parternes underskrift og udløber, når Leverandørens sidste forpligtelse i medfør af Aftalen er ophørt. Serviceaftalens varighed er reguleret i punkt 6 ovenfor. Aftalen er gensidig uopsigelig i 12. mdr. regnet fra levering af Leverancen, jf. Aftalens punkt 5.3. Fortrolighedsforpligtelsen, jf. Aftalens punkt 17, vedbliver at være i kraft uden tidsbegrænsning i tilfælde af Aftalens, udløb, opsigelse eller ophævelse. Ved aftalens ophævelse påhviler det Leverandøren at sikre, at al data som relaterer sig til Kunden samt data som lægger til grund for Kundens anvendelse af Leverancen leveres tilbage til Kunden Kunden har udbudt Aftalen i overensstemmelse med gældende ret, herunder udbudsreglerne. I tilfælde af, at en myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen, EU-Kommissionen eller en dansk eller europæisk domstol, beslutter eller afsiger kendelse om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med tildelingen af Aftalen med det resultat, at beslutningen om tildeling annulleres, er Kunden berettiget til at opsige Aftalen med én (1) måneds forudgående skriftligt varsel. Kundens ret til at opsige Aftalen i henhold til denne bestemmelse gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres. Det samme gælder, såfremt Aftalen erklæres for uden virkning. 20. LOVVALG OG VÆRNETING Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne Aftale, herunder om Aftalens fortolkning, gyldighed, opsigelse eller ophævelse, er underlagt dansk ret, dog med undtagelse af lovvalgsregler, der måtte henføre tvisten til et andet lands retsregler. Tvister i medfør af Aftalen skal afgøres ved de almindelige domstole i Danmark med Byretten i Aarhus som værneting i 1. instans. 21. MEDDELELSER 21.1 Enhver meddelelse i medfør af Aftalen skal fremsendes pr. mail eller med post og overbringes til: Sags-nr

13 Til Kunden: Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé 26 DK-8210 Aarhus V. Danmark Att.: Casper Ravn Uldbjerg Til Leverandøren: [Navn] [Adresse] [ ] [Telefon] [Fax] Att.: [Navn] 21.2 Det er Leverandørens ansvar, at de i foregående punkt anførte kontaktoplysninger inkl. -adresse er i funktion i hele Aftalens løbetid Parterne kan ved skriftlig meddelelse til den anden Part ændre kontaktoplysningerne herunder adressen. 22. AFTALEEKSEMPLARER OG UNDERSKRIFTER Aftalen er udarbejdet i to enslydende eksemplarer, hvoraf hver Part beholder ét eksemplar. Sted: Dato: Dato: For [Navn]: For Aarhus Universitet: [Navn] [Navn] [Underskrift] [Underskrift] Sags-nr