DGKs manual til brug af hundeweb til udstillinger

Transkript

1 2015 DGKs manual til brug af hundeweb til udstillinger DGK Dansk Gravhundeklub

2 Dette er DGK s manual til Klubsystemet vedrørende udstillingssystemet for arbejdsudvalgene. Aftale om brug af og dataansvar for DKK Klubsystemet: DKK Klubsystemet (DKK Klub), program, database og alle rutiner knyttet til dette er Dansk Kennel Klubs (DKKs) ejendom. Dette gælder også alle tilknyttede makroer og dokumenter for brug sammen med Klubsystemet. Klubben kan ikke ændre i nogen udskrifter, med mindre det er aftalt med DKK på forhånd. DKK er dataansvarlig for alle de persondata, som er registreret i systemet. Klubben får gennem Klubsystemet direkte tilgang til DKKs database over navne og adresseoplysninger for personer. Ansvar og ejerskab for disse oplysninger overgår pa intet tidspunkt til klubben, og klubbens benyttelse af disse oplysninger indskrænker sig til at assistere DKK med medlemsadministrationen. Medlemsdatabasen forbliver på DKKs database servere og overføres ikke til andre systemer under brugen. Ved brug af DKK Klub får specialklubben kun adgang til navne og adresseoplysninger i persondatabasen, og den kan kun se medlemsoplysninger om sine egne medlemmer. Data fra DKKs database MÅ KUN benyttes i det omfang, der er nødvendigt for klubbens arbejde med medlemsadministration, herunder udsendelse af blade og medlemsopkrævninger. Personoplysningerne må ikke misbruges. Personoplysningerne må på intet tidspunkt sælges, Videregives eller på anden måde overdrages til tredjemand, eller i øvrigt komme uvedkommende til kundskab. Hvis DKK opdager misbrug af DKK Klub vil DKK uden varsel kunne stoppe klubbens adgang til systemet. Det skal derfor påpeges over for DGKs medlemmer, at de ved ibrugtagning af DKK Klub er indforstået med ovenstående. Alt arbejde vedr. ansøg om udstillingen, kontroller oplysninger om udstillingen og vedligehold racer og dommere ligger hos DGK s Udstillingsudvalg. Udvalgene kan med stor fordel påbegynde arbejdet med at tjekke tilmeldte hunde i systemet senest 14 dage før 1. tilmeldingsfrist. Det kan tage tid at få papirer på udenlandske hunde tilsendt. Når I har nået sidste tilmeldingsfrist for jeres udstilling og har indtastet de tilmeldinger I har modtaget manuelt, overført webtilmeldingerne til systemet og rettet de fejlbehæftede tilmeldingerne, HUSK også at se i indbakken med hunde under omregistrering, kontakter I Tanja Guldhammer i DGK s Udstillingsudvalg på mail kennelgravbasserne@gmail.com. DGK s Udstillingsudvalg vil derefter fordele hunde til dommere og ringe. I skal derfor afvente tilbagemeldingen fra DGK s Udstillingsudvalg før I påbegynder udsendelsen af PM-breve. Først når I har genereret det sidste og endelige katalog, kontakter I DKK og beder om, at de vil maile jer katalog-filen i Word-format. Denne fil mailer I så til Susanne Bech sbj@aarsleff.com, hvis det er hende der skal lave jeres katalog. Sidste frist er 14 dage før udstillingen, men jo tidligere Susanne modtager filen fra jer, jo mere behjælpelig kan hun nå at være med at kontakte kenneler for annoncer og ærespræmier. Når I har udsendt PM-brev og nummerskilte, skal I HUSKE at indtaste udvalgets kontonummer i menuen: 4. Efter udstillingen => 5. Udbetaling af penge fra elektroniske tilmeldinger Har I spørgsmål eller andet i forbindelse med jeres afvikling af udstillingen og brugen af manualen, så skal I endelig rette henvendelse til Tanja Guldhammer på mail kennelgravbasserne@gmail.com eller

3 Indhold Log ind på klubsystemet... 4 Hovedmenu i udstillingssystemet... 7 Indtastning af deltagere på udstillingen... 8 Overfør evt. online tilmeldinger til udstillingen... 9 Vedligehold tilmeldinger til udstillingen Dan og vis statistik / oversigt over antal hunde og racer Avl og opdrætterklasser Efter sidste indtastede tilmelding Udsending af elektroniske PM er Udskrift af manuelle PM er Udsendelse af ekstra til online tilmeldinger Efter tilmelding af hunde til udstillingen Fejllister

4 Log ind på klubsystemet Gå til websiden og ned til bunden af siden og klik på klub-system Gå derefter til login til udstillingssystemer 4

5 I felt udstilling ID indtastes: det udstillings ID udvalget har fået udleveret pr. mail og i Password indtastes: den kode som udvalget har fået udleveret pr. mail. 5

6 Første gang man logger sig på, skal man oprette en bruger via Rediger brugere Husk at klikke på Luk når du har oprettet en ny bruger. Herefter vælger du dit brugernavn i feltet Vælg bruger og første gang bliver du bedt om at acceptere reglerne for brug af hundeweb udstillingssystemet. HUSK at det er en personlig bruger adgang og det er derfor ikke nok, at man kun laver én bruger pr. udvalg. Der er en fejl i systemet så nogen gange bliver man bedt om Vælg bruger to gange efter hinanden! 6

7 Hovedmenu i udstillingssystemet Menuen "1. Administrer udstilling og priser" er forbeholdt DGKs udstillingsudvalg og må ikke benyttes af udvalgene. 7

8 Indtastning af deltagere på udstillingen Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> Hovedmenu -> 2. Før udstillingen - > 2. Manuelle tilmeldinger Her indtaster man de deltagere, der har tilmeldt sig udstillingen. For langt de fleste hunde kan man nøjes med at indtaste registreringsnummer, klasse og evt. afvigelser ved betalingen. Kvik reg knappen kan bruges når man er sikker på at oplysningerne om hund og ejer er korrekte. Ved behov for ændringer til dette bruger man den almindelige OK knap, som giver et mere detaljeret indtastningsbillede med mulighed for ændringer. Hvis hunden der skal tilmeldes udstillingen ikke findes i hundedatabasen (en udenlandsk hund der ikke tidligere har været udstillet i Danmark), så får man et indtastningsbillede hvor man registrerer følgende oplysninger omkring hund og ejer: Data på hund med navn, titler, fødselsdag, race, farve, køn Afstamning på hund med reg.nr., navn og titler på forældre. Oplysning om ejer med navn (fornavn, efternavn) og adresse Oplysning om opdrætter med navn, postnummer og land Oplysning om ønsket klassevalg Oplysning om betaling i hele kr. Disse data om udenlandske hunde accepteres til selve udstillingen, men gemmes midlertidigt i et særligt register. Før oplysningerne og hunden og dens resultater bliver overført til DKK s hundedatabase skal DKK have tilsendt kopi af hundens stamtavle samt evt. FCI brugsprøvebevis eller Championatbevis, så vi kan verificere oplysningerne. Dette er også en betingelse for at udstillerne efterfølgende kan se deres kritikker på hundeweb. I Udstillingssystemet skal man være opmærksom på, at når der tilmeldes hunde (typisk hvalpe eller udenlandske hunde) som ikke er oprettet i databasen i forvejen med ejere og opdrættere så skal følgende gøres: Ved ejer eller opdrætter udfyldes 1. ejers eller opdrætters oplysninger incl. adresse. I Ejerbeskrivelsen/Opdrætterbeskrivelsen noterer man herefter alle ejere incl. 1. ejer. Det der ståri ejerbeskrivelsen/opdrætterbeskrivelsen benyttes i kataloget sammen med adresseoplysningerne fra 1. ejer. BEMÆRK at ovenstående kun gælder for hunde som ikke allerede har ejeroplysninger i databasen. 8

9 Overfør evt. online tilmeldinger til udstillingen Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > 1. Arbejd med tilmeldinger fra web. På Importer tilmeldinger fra Web tilmeldinger kan man se alle de online tilmeldinger til udstillingen, som venter på at blive overført til denne. Når tilmeldingerne skal overføres markeres de, og man klikker på overfør. Online tilmeldinger, hvor oplysningerne manuelt er indtastet omkring hunden, ligger i en særlig afdeling Web tilmeldinger som ikke kunne overføres korrekt fra Web, hvorfra de først overføres, når oplysningerne er godkendt af klubben. HUSK alle hunde fra on-line tilmeldinger skal behandles inden der kører katalog mv. HUSK også at tjekke om der ligger hunde under Importer tilmeldinger med 'Under reg' markering Bemærk udenlandske hunde er i DKK s database registreret med et mellemrum efter landebetegnelsen (S 15400/98). Det kan være en stor hjælp at søge hunden frem ved hjælp af ALT+S. Der er flere muligheder for søgning efter samme princip som på hundeweb. Du kan benytte hundens registreringsnummer eller navnet/dele af navnet. HUSK at bruge * ved søgning for at få alle med. Hvis hunden findes så klik på Reg.nr. og hundens data kommer frem. HUSK og tjek om ejeren i DKK s system er den samme som på anmeldelsen. Findes hunden ikke, skal du huske at få en kopi af stambogen, som indsendes til DKK hurtigst muligt, og under alle omstændigheder inden udstillingen afholdes. Dette gælder også evt. FCI brugsprøvebevis eller Championatbevis, hvis det ikke fremgår af Hundeweb, at hunden har opnået disse. Ved webtilmelding kan udenlandske ejere vedhæfte disse dokumenter ved tilmeldingen! De kan ses under 2. Før udstillingen - > 3. Vedligehold tilmeldinger Her finder man den enkelte hund og under "Hund dokumenter kan man finde evt. vedhæftet dokumenter. Svenske hundes stamtavler kan man finde på: DKK godtager et print screen kopi af skærmbillede, hvor man kan se hundens stamtavle. Web tilmeldinger med manuel rabat tilkobling indeholder alle de tilmeldinger hvor der ved tilmelding er trukket manuel rabat. 9

10 Vedligehold tilmeldinger til udstillingen Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > 3. Vedligehold tilmeldinger. På dette sted kan man ud fra nedenstående søgebillede få en oversigt over udvalgte tilmeldinger med mulighed for at rette i disse: Man kan søge efter tilmeldte hunde ud fra Race, Navn eller registreringsnummer og man kan søge ejere ud fra Navn og adresseoplysninger. Vælg eventuelt race og klik på OK (øverste ok). Herefter kommer alle hunde med den valgte race frem og ved klik på reg.nr. kan oplysningerne for den enkelte hund ses på skærmen. Eventuelle fejl og mangler kan så registreres på hunden. Det er også her du kan slette en fejloprettelse. 10

11 Dan og vis statistik / oversigt over antal hunde og racer Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > 4. Vedligehold racer og dommere. Dette punkt har følgende menupunkter: Administration af racer (opdel og saml racer) (bruges kun af udstillingsudvalget) Dan og vis statistik / oversigt (Sidst kørt: ) Dommer statistik (bruges kun af udstillingsudvalget) Dommer administration (tildeling af dag og tid) (bruges kun af udstillingsudvalget) Undervejs i processen med at behandle tilmeldinger kan man se, hvor mange hunde der er tilmeldt, og hvor mange af de enkelte racer. Dette gøres ved at man vælger punkt 2. Dan og vis statistik / oversigt. Her opdateres de indtastede hunde og man kan gå videre med udstillingen. Bemærk hvis man på noget tidspunkt opdaterer / tilføjer / sletter i hundenes tilmeldinger eller andet så skal dette punkt med at opdatere via pkt. 2. Dan og vis statistik / oversigt gentages og først herefter vil ændringerne være registreret. 11

12 Avl og opdrætterklasser Når en hund tilmeldes avlsklasse, så tilføjer man dette klassevalg på den avlshund klassen stilles efter i Vedligehold tilmeldinger nederst. Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen -> 3. Vedligehold tilmeldinger Her trykkes på den øverste OK ud for Sorteret efter: navn. Hundene vil nu komme frem i alfabetisk rækkefølge. Man vælger herefter den hund der skal stilles en avlsklasse efter. Man tilføjer derefter klassen avlsklasse forneden under Tilføj en klasse. Vælg Avlsklasse og tryk på OK 12

13 Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen -> 8. Avlsklasse admin I avlsklasse admin kan man så se om der er tilmeldt nok afkom efter hunden. Her skal man vælge den hund man ønsker at til vælge deltagende hunde til. Man sætte derefter flueben i de hunde, der kan deltage under den valgte avlshund. Hvis det er OK, så godkender man avlsklassen. 13

14 Er der ingen eller ikke nok deltagere med brugsprøver må man fjerne klassen fra avlshunden under Vedligehold tilmeldinger For opdrætterklasser skal man tilmelde opdrætsklasse på en hund af den ønskede race, som ejes af den opdrætter klassen skal stilles efter i Vedligehold tilmeldinger nederst. Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen -> 3. Vedligehold tilmeldinger Her trykkes på den øverste OK ud for Sorteret efter: navn. Hundene vil nu komme frem i alfabetisk rækkefølge. Man vælger herefter en hund af den ønskede race, som ejes af den opdrætter klassen skal stilles efter. Oplysningerne fra denne hund identificerer så opdrætter og race til opdrætsklassen. Man tilføjer derefter klassen oppdretterklasse forneden under Tilføj en klasse. Vælg opdrætsklasse og indtast kennel-navn og tryk på OK Herefter går man til punktet Opdrætterklasse admin. 14

15 Systemet checker så om der er tilmeldt nok hunde fra den race / opdrætter, til at der kan stilles en opdrætsklasse Her vælger man den hund man har oprettet en opdrætsklasse på. Man sætter derefter flueben i alle de hunde, der kan deltage i valgte opdrætsklasse. Hvis det er OK, så godkender man opdrætsklassen. Husk at notere jer hvilke hunde, der kan deltage i de valgte avls- og opdrætsklasser, så I kan informere den, der skal lave jeres katalog om disse hunde, så de kan blive listet m. katalog nr. og stjerne markering ved dem med brugsprøve 15

16 Efter sidste indtastede tilmelding Når I har nået sidste tilmeldingsfrist for jeres udstilling og har indtastet de tilmeldinger I har modtaget manuelt, kontakter I Tanja Guldhammer i DGK s Udstillingsudvalg på mail kennelgravbasserne@gmail.com. DGK s Udstillingsudvalg vil derefter fordele hunde til dommere og ringe. I skal derfor afvente tilbagemeldingen fra DGK s Udstillingsudvalg før I påbegynder udsendelsen af PM-breve. Har I spørgsmål eller andet i forbindelse med jeres afvikling af udstillingen, så skal I endelig rette henvendelse til Tanja Guldhammer på Udstillingsudvalgets vegne. Oplysninger om rækkefølge af bedømmelserne på dagen til brug for PM-brevet findes ved Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > Vedligehold racer og dommere - > 2. Dan og vis statistik / oversigt Rækkefølgen vil være fra kl. 10 og med et minuts mellemrum da man ikke ved, hvor længe bedømmelserne reelt varer. Tiderne skal ikke medtages i PM-brevet. 16

17 Udsending af elektroniske PM er OBS I skal ikke hente og installere makroer til Word og Excel!! Inden klubben begynder udsending og udskrift af dokumenter til udstillingen er der nogle dokumenter der skal klargøres. Der skal laves én PDF-fil(denne ene fil må godt være på flere sider) som indeholder alle de oplysninger du ønsker at udsende til udstillerne: PM, ringlister mv. samt evt. en JPG/JPEG fil med klubbens logo (helst sort/hvid) som max. må fylde 100 kb. Desuden er der mulighed for til startnumrene at indtaste klubbens adresse/kontakt informationer samt 5 korte beskeder såsom indgangspriser, dato for næste udstilling mv. I mailen der udsendes med startnumrene er der ud over standardteksten mulighed for at tilføje en kort tekst på max. 255 tegn. Først: Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > 4. Vedligehold racer og dommere - > 2. Dan og vis statistik / oversigt Kør statistikken så alt er opdateret! Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 2. Før udstillingen - > 5. Katalog og udskrifter. Når alle deltagende hunde, dommere, klasser, opdelinger mv. er registreret, er man klar til at generere katalog. Vælg punkt 1. Generer katalog og afvent at kørslen afsluttes. Når kørslen er afsluttet ender du i skærmbilledet 2. Udlæs datafiler. Det er her alt forberedende arbejde med udsendelse af PM er foregår. OBS!! Vær opmærksom på at, i det øjeblik klubben begynder på at udsende PM er så må kataloget IKKE genereres på ny, og man må ikke gå ind i menu 1 Generer katalog igen. 17

18 I skærmbilledet Udlæs datafiler foretages følgende: Under Udsending af startnumre på vælg: Klik her for at skrive ekstra information som kommer med i en der udsendes Derefter komme dette skærmbillede frem Indtast adresse/kontakt informationer på udstillingen (kommer på startnummeret - øverst) 2. Indtast oplysninger om næste DGK udstilling og sidste tilmeldingsfrist i Bundtekst (kommer på startnummeret nederst og den første linie kommer med fed tekst) 3. Indtast den engelske tekst på max. 255 tegn som kommer med i selve en ud over standard teksten. Se standardteksten på næste side. Udstillere fra andre lande end Danmark, Norge eller Sverige får den tilsendte mail på engelsk, men ikke jeres PM-brev på engelsk, medmindre I har lavet en engelsk udgave i forlængelse af jeres danske PM-brev. Tryk OK når alt er indtastet. På næste side kan man se hvor to af de tre tekster komme til at stå, den tredje komme i e-malien. 18

19 Herefter uploades klubbens logo med sponsorer (fås fra bestyrelsen). Tryk Gennemse/Browse og find dit logo der hvor du har gemt det på din maskine. Vælg derefter Upload og filen gemmes herefter i skærmbilledet. Gentag proceduren med Info/PM og upload også denne. Er der problemer med at uploade Info/PM-filen kan det være fordi PDF-filen er for stor. 19

20 Eksempel på mail der udsendes: Herefter kan du køre en test hvor du indtaster din egen adresse og klikker på Kør startnr test. Systemet tjekker nu om du har skrevet en gyldig adresse. Har du det sender systemet 4 tilfældige tilmeldinger til din mail-adresse og du kan tjekke om alt ser OK ud. Systemet skriver startnummer blir nå genereret og sendt til. (Test). Er der fejl i adressen kom der en kort fejlmeddelelse og du bedes indtaste korrekt og gentage proceduren. 20

21 Startnummer testen kan gentages lige så mange gange man ønsker. Man skal taste F5/opfrisk/refresh indtil systemet skriver at der er afsendt 4 mails og knappen Bekræft at startnummer testen gik godt kommer frem. Ser alt OK ud og du er tilfreds kan du nu bekræfte at startnummer testen gik godt ved at klikke på Bekræft at startnummer testen gik godt Nu får du en tekst frem med at startnummer testen blev bekræftet med dato og en knap til udsendelse af elektronisk startnumre: Generer startnr elektronisk Du får nu en meddelelse om du er sikker på at du vil starte udsendelsen af startnumre. Tryk OK. Du får så en tekst om at udsendingen er startet med dato og tidspunkt. Under startnumre sendt med kan du nu ved hjælp af F5/opfrisk/refresh følge antallet af e- mail der er sendt ud. Vær opmærksom på at udsendingen af elektroniske PM tager tid. 200 PM er tager ca min. 21

22 Udskrift af manuelle PM er Når alle elektroniske startnumre er udsendt kan du begynde at udskrive de manuelle. Det gøres under Startnummer/Kvittering for udskrift. Du vælger Alle dage, Eksteriør og ved land skal der vælges specificeret: For Danmark vælges DK, for Norge og Sverige vælges NO/SE og for øvrige lande vælges Andre, dette gøres af hensyn til det sprog mail og startnummer udskrives i. Hvis man i land vælger Alle kommer alle oplysninger ud på engelsk. Når du har valgt hvad der skal skrives ud trykker du på knappen Generer PDF. Afvent minimum 15 sekunder før du klikker på Hent generert pdf fil som står nedenunder Generer PDF. Du får nu en boks frem hvori du skal vælge Åbn (se næste side). 22

23 Når du får startnumrene frem (der kan gå et øjeblik) så vælger du at udskrive disse startnumre på din egen printer. Det kan anbefales at anvende en lidt kraftigere kvalitet papir end 80 g/m2. Til eventuelle efteranmeldte hunde udskrives startnumre til disse ligeledes her. Under Eksteriør vælges Eksteriør etteranm. På samme måde kan startnumre med diverse mangler udskrives her. Herefter udestår kun at sende de udskrevne numre til udstillerne. Endelig skal I indtaste jeres udvalgs bankkontonr. hvor I ønsker at webindbetalingerne skal overføres til. I burde have pengene inden for en uge. Dette gøres under 4. Efter udstillingen => 5. Udbetaling af penge fra elektroniske tilmeldinger Hermed er ALT udsendelse udført, når I har genereret det sidste og endelige katalog, mailet og sendt numre til udstillerne. I kontakter umiddelbart herefter DKK via post@dkk.dk og beder om: kritikker til avl- og opdrætterklasser kritikker til dommeraspirant, hvis der er dette på udstillingen katalog-filen i Word-format tilsendt pr. mail. At få eventuelle udenlandske hunde registreret i hundeweb (husk kopi af stambog), hvis det ikke er gjort løbende. Katalog-filen i Word-format, mailer I så til Susanne Bech sbj@aarsleff.com, hvis det er hende der skal lave jeres katalog. Sidste frist er 14 dage før udstillingen, men jo tidligere Susanne modtager filen fra jer, jo mere behjælpelig kan hun nå at være med at kontakte kenneler for annoncer og ærespræmier. 23

24 Udsendelse af ekstra til online tilmeldinger Hvis man har brug for at udsende yderligere informationer efter man har udsendt elektroniske PM er, f.eks. på grund af dommerændring, så er dette muligt ved at benytte nederste funktion På Udlæs datafiler - til tilmeldte. Her klikker du på Opret . Man udfylder indhold med den tekst der skal af sted og trykker Gem. Så kommer Søg efter tilmeldte frem og du finder den/de racer der har f.eks. dommerændring og trykker Søg. Systemet finder de tilmeldinger der kan være tale om (der sendes kun 1 gang til hver mailadresse så har man tilmeldt flere hunde fra samme adresse, får man kun mailen 1 gang). Tryk så på Legg tilmeldte til og tryk så på Luk og du kommer retur til Udlæs Datafiler billedet. 24

25 Nederst ved " til tilmeldte" er nu en ny knap "Send ". Så snart du klikker på denne sendes mailen. Fortryder du det du har indtastet, inden du har sendt mailen, sletter du ved at klikke på den lille skraldespand. Når du har sendt en kan du ikke fortryde. 25

26 Efter tilmelding af hunde til udstillingen Gå til: UDSTILLINGSSYSTEMET -> 4. Efter udstillingen - > 2. Registrer efteranmeldelse. Her er det muligt at eftertilmelde en hund, som ikke er blevet optaget i kataloget i første omgang. Hunden registreres her på samme måde som almindelige tilmeldinger. Herefter skal man via Efter udstillingen og Katalog og udskrifter og Pkt. 1 Tildeling af katalognummer af efteranmeldte hunde som tildeler hunden et 9000 katalognummer. Fejllister De specialklubber, som selv laver udstillinger har ind imellem en lang fejlliste efter udstillingen, hvor DKK's medarbejdere foretager et efterarbejde i form af at lægge hunde og resultater ind i systemet. Ofte skyldes det, at klubben ikke har medsendt en kopi af stamtavlen for de hunde, der ikke ligger i systemet, eller gjort en indsats for at søge grundigt nok på hunden i DKK's system eller forsøgt at skaffe de nødvendige oplysninger om hunden (f.eks. slået hunden op i SKK's hundedatabase eller en anden database). DKK s bestyrelse har i december 2010 besluttet, at det pr. 1. januar 2011 koster klubber og kredse kr. 50,- pr. fejl/hund, hvis DKK s medarbejdere skal foretage førnævnte efterarbejde for mere end 5 hunde for en udstilling. Såfremt tallet overstiger 5, skal der betales gebyr for samtlige fejl/hunde. 26