VEJLEDNING Sygeplejeartikler. Leverandørvejledning - praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Sygeplejeartikler Leverandørvejledning - praktisk anvendelse af aftalen

2 50.95 Sygeplejeartikler Om denne vejledning Formålet med denne vejledning er at give medarbejderne hos leverandøren på aftalen en kort introduktion til kontraktmaterialet. Vejledningen giver desuden et hurtigt overblik over, hvilke kunder der er tilsluttet aftalen, samt hvilke forpligtelser der følger med at være leverandør på aftalen. Vejledning er en del af det implementeringskit, som SKI har udarbejdet for, at du og kunderne kommer godt i gang med at bruge aftalen. Det øvrige materiale til kunderne består af: Aftalesiden - ski.dk/sygeplejeartikler, hvor du finder de oplysninger, og værktøjer du kan få brug for, når du skal købe ind på aftalen Faktaark om aftalen Kundevejledning Albertslund Kommune Allerød Kommune Assens Kommune Ballerup Kommune Billund Kommune Bornholms Regionskommune Brøndby Kommune Brønderslev Kommune Dragør Kommune Egedal Kommune Favrskov Kommune Fredensborg Kommune Frederikshavn Kommune Frederikssund Kommune Furesø Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Glostrup Kommune Gribskov Kommune Haderslev Kommune Halsnæs Kommune Helsingør Kommune Hillerød Kommune Hjørring Kommune Hvidovre Kommune Høje-Taastrup Kommune Hørsholm Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Kerteminde Kommune Københavns Kommune Langeland Kommune Lolland Kommune Læsø Kommune Mariagerfjord Kommune Norddjurs Kommune Nordfyns Kommune Nyborg Kommune Odense Kommune Professionshøjskolen UCC Rebild Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Rødovre Kommune Silkeborg Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Syddjurs Kommune Tårnby Kommune University College Lillebælt University College Sjælland University College Syddanmark Vallensbæk Kommune Varde Kommune Vejen Kommune Vesthimmerlands Kommune VIA University College Viborg Kommune Ærø Kommune Aabenraa Kommune Aalborg Kommune Kort om aftalen Sygeplejeartikler er en forpligtende aftale, SKI udbyder på vegne af og i tæt samarbejde med kommunerne. En projektgruppe med faglige repræsentanter fra en række kommuner har deltaget i udarbejdelsen af udbuddet for at sikre at sortimentet på aftalen bedst muligt imødekommer kommunernes indkøbsbehov på området. Aftalen træder i kraft den 23. maj 2016 og løber i fire år uden mulighed for forlængelse. Mediq Danmark A/S er valgt som leverandør på aftalen efter kriteriet Økonomisk mest fordelagtig pris. Hvem kan benytte aftalen Aftalen kan anvendes af nedenstående 54 kommuner samt fem professionshøjskoler, der har tilsluttet sig aftalen i tilslutningsperioden. De tilsluttede kunder er: Andre offentlige organisation end kommunerne har mulighed for at tilslutte sig aftalen i løbet af driftsperioden. Du skal være opmærksom på, at andre offentlige organisationer end kommunerne, der ønsker at tilslutte sig aftalen skal udfylde tilslutningsaftalen Øvrige Kunder og sende det til SKI pr. mail til kundeservice@ski.dk, før de kan købe ind på aftalen. Hvad indebærer kundernes forpligtelse? De tilsluttede kommuner og professionshøjskoler er forpligtet til at købe ind på aftalen, når varer i aftalen obligatoriske sortiment kan opfylde kundens indkøbsbehov. De tilsluttede kommuner og professionshøjskole er kun forpligtet til at købe ind på den del af sortimentet på aftalen, de har tilsluttet sig. De er dog ikke forpligtet til at aftage for et bestemt beløb. De tilsluttede kunder er ikke forpligtet til at aftage varer på de øvrige størrelser i det frivillige sortiment, men har ret til. 2

3 Du kan se, hvilke dele af sortimentet den enkelte kunde har tilsluttet i bilag I - Kundeliste. Hvad indebærer leverandørens forpligtelse på aftalen? Leverandøren er forpligtet til at levere de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment jf. bilag B Tilbudsliste. Leverandøren skal overholde de krav og vilkår, der er angivet i rammeaftalen og dennes bilag. Når leverandøren tager kontakt til eller bliver kontaktet af kunder og dennes eventuelle decentrale indkøbere, skal leverandøren vederlagsfrit og loyalt rådgive kunden om dennes muligheder for at gøre brug af rammeaftalen. Leverandøren må ikke markedsføre eller sælge produkter uden for rammeaftalens sortiment, hvis kundens indkøbsbehov kan blive dækket af aftalens sortiment. Leverandøren skal sørge for, at kunderne har adgang til opdaterede produkt- og sikkerhedsdatablade samt, hvor det er påkrævet, præudfyldte arbejdspladsbrugsanvisninger. Leverandørens produkter skal overholde de krav og vilkår, der er i aftalen og rammeaftalen, herunder aftalens bilag III (CSR), rammeaftalens bilag IVA (kravsspecifika-tion), bilag IVB (leverandørens priser) samt øvrige underliggende bilag til aftalen og rammeaftalen og i øvrigt være lovlige i Danmark på tidspunktet for deres levering til kunden. Kunden skal have mulighed for at foretage bestilling via eget e-handelssystem, leverandørens webshop, , telefon og via bestillingsskemaer, der udarbejdet af kunden selv til brug for centrale og decentrale institutioners bestilling. Leverandøren skal stille en kundesupport til rådighed for kunderne, så de tilsluttede kunder og dennes slutbrugere hurtigt kan komme i kontakt med leverandøren og få hjælp til spørgsmål og udfordringer, der relaterer sig rammeaftalen. Kunden skal have adgang til supporten via telefon, og/eller på leverandørens hjemmeside/kundeportal. Supporten skal være åben for henvendelser mandag-torsdag fra kl og fredag fra kl Ved telefonisk henvendelse må ventetiden ikke overstige ½ time. Henvendelser via og leverandørens hjemmeside/kundeportal skal besvares senest næstkommende arbejdsdag inden for kundesupportens åbningstid. Hvis leverandøren anvender underleverandører, er det leverandørens ansvar, at leverancen leveres. Leverandøren hæfter ligeledes for egne og underleverandørens produkter og øvrige forhold. Leverandøren skal minimum fire gange årligt levere statistik over kundernes indkøb. Indholdet af statistikken ud over minimumskravene (jf. Rammeaftale mellem Leverandøren og Kunden pkt. 6.1), format og frekvens, kan aftales med kunden. Kopi skal sendes til SKI. For yderligere oplysninger henvises til aftalen mellem kunden og leverandøren pkt Hvordan køber brugeren ind på aftalen? Kunden bestiller via eget e-handelssystem, leverandørens webshop, mail, telefon eller bestil-lingsskemaer udarbejdet af kunden til brug for centrale og decentrale institutioners bestilling. Ved bestilling skal brugeren som minimum oplyse følgende: De produkter, der bestilles Antal/omfang af produkter Leveringssted (adresse) Kundens navn (organisationen) og EAN/ CVR-nummer Bestillerens navn Levering Ordren skal leveres på kundens adresse, medmindre kunden har angivet en alternativ leveringsadresse ved afgivelse af ordren. Kunden har mulighed for at få ordren leveret på etageniveau eller i kælder, men det skal oplyse i bestillingen. 3

4 Ordren skal altid leveres et sted, hvor den står overdækket af tag og i et aflåst rum, medmindre der er aftalt andet. Levering af sygeplejeartikler er først gennemført, når leverancen er overgivet til kunden på det aftalte leveringssted. Leverandøren kan opkræve et leveringsgebyr på 75 kr. ved ordre under 500 kr. Hvad skal fremgå af ordrebekræftelse og faktura, når kunden køber ind på aftalen? Ordrebekræftelsen skal sendes via eller kundens indkøbssystem senest 24 timer fra modtagelse af bestilling. Ordrebekræftelsen skal indeholde følgende oplysninger: Leveringsdato Unikt ordre- eller bestillingsnummer, så kunden kan sammenholde ordrebekræftelse med fakturaen SKI-ID/varenummer (samme varenummer som fremgår af e-handelskataloget og webshoppen. Kunden har ret til vederlagsfrit, at afbestille eller ændre i bestillingen helt eller delvist indtil en arbejdsdag efter modtagelse af ordrebekræftelse fra leverandøren. Krav til faktura Fakturering skal ske i henhold til lov om offentlige betalinger mv. Den elektroniske faktura skal sendes i henhold til bekendtgørelse nr. 364 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Fakturaen skal ligeledes fremsendes via en VANS-leverandør. OBS: Ved første implementeringsmøde med kunden, kan leverandøren med fordel få udleveret en komplet liste over kommunens tilhørende enheder, som skal benytte aftalen. Således kan leverandøren oprette alle enheder korrekt i deres system, inden den første ordre afgives. Dette for at sikre korrekt levering. Den elektroniske faktura skal indeholde følgende: Faktura-ID: Unikt ordre- eller bestillingsnummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde fakturaen med sin bestilling Udstedelsesdato for faktura Bestillende enhed - navnet på den enhed, der har afgivet bestillingen Bestillerens navn EAN-nummer/CVR-nummer på den bestillende enhed CVR/SE-nummer. Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i leverandørens tilbud, og som fremgår af kontrakten Angivelse af hver enkelt produkt, produktnavn samt produkttype, herunder med stykpris for hver vare og subtotal for det samlede antal af et givent produkt. Varenummer. De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, som fremgår af Bilag B -Tilbudsliste, bilag C - Øvrigt sortiment, e-handelskatalog og webshop Totalpris, eksklusiv moms Totalpris, inklusiv moms Navn og adresse på leverandør Forfaldsdato UNSPECS-kode Betalingsfristen er senest 30 dage efter, at kunden har modtaget en korrekt og fyldestgørende elektronisk faktura. Rammeaftalens løbetid Rammeaftalen træder i kraft den 23. maj 2016 og løber 4 år uden mulighed for forlængelse. 4

5 De enkelte kommuner kan dog have valgt at tiltræde aftalen fra en senere dato. I så fald vil kundens tilslutningsdato fremgå af tilslutningsaftalen, rammeaftalen løber derefter i fire år uden mulighed for forlængelse. Pris Alle priser er angivet i danske kroner inklusiv alle på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen gældende afgifter og told dog eksklusiv moms. Leverandøren må tilføje nye produkter, hvis leverandøren begynder at markedsføre en ny og forbedret produktrevision i Danmark. Hvis der skal tilføjes nye produkter skal det være en forbedret produktrevision af produkter, der allerede er i sortimentet og produktet skal opfylde en række betingelser for at additionen kan godkendes. Betingelserne findes i bilag III - Håndtering af udgåede produkter og substitution heraf, additon af produkter samt indeksregulering af priser. Priserne jf. bilag B - Tilbudsliste inkluderer samtlige omkostninger i relation til leverancen fx udgifter til administration, fakturering, transport og leveringsomkostninger samt udgifter til drift af rammeaftalen i øvrigt. Prisregulering Ved ændringer i gældende afgifter vil SKI konsekvensregulere priserne således, at leverandøren stilles uændret. Dette forudsætter dog, at leverandøren giver SKI skriftlig meddelelse om ændringerne samt dokumenterer indvirkningen af afgiftsreguleringen på leverandørens produkter. Priserne reguleres hver 12. måned regnet fra den 1. i måneden for ikrafttrædelsen. Priserne i e-kataloget reguleres i forhold til Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. For yderligere information omkring prisregulering henvises til Bilaget Håndtering af udgåede produkter og substitution heraf, addition af produkter samt indeksregulering af priser. Substitution af udgåede varer Et produkt kan kun udgå, hvis det udgår fuldstændig af produktion og/eller ikke længere udbydes til salg på markedet i Danmark. Det betyder, at leverandøren ophører med at markedsføre, levere og distribuere produktet i Danmark. Produktet kan kun udgå på aftalen, hvis det substitueres med et andet produkt, der opfylder kravene for substitution jf. Bilag III - Håndtering af udgåede produkter og substitution heraf, addition af produkter samt indeksregulering af priser (se pkt. 2). 5

6 Mere information Ønsker du mere information om rammeaftalen er du velkommen til at gå ind på ski.dk. Her kan du blandt andet finde vejledninger og øvrige dokumenter, som kan hjælpe dig til at bruge aftalen bedst muligt. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Kontakt Charlotte Valdorf, Kontraktansvarlig, Telefon: , cva@ski.dk Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon