REFERAT AF STYRINGSDIALOGMØDE MED DANSKE FUNKTIONÆRERS BOLIGSELSKAB REPRÆSENTE- RET VED DOMEA DEN 9. FEBRUAR 2012

Transkript

1 1 Deltagere Danske Funktionærers Boligselskab v/ Domea Pia Christiansen (Domea) Jørgen Kristian Rasmussen (Domea) Ole Pedersen (Domea) Bent Michelsen (Domea) Jannie Larsen (Domea) Helle Jeppesen (Domea) Kristine Jacobsen (Domea) Københavns Kommune Ole Bjerregaard (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Rune Gamby (Teknik og Miljøforvaltningen) Rina Sandberg (Teknik og Miljøforvaltningen) Mødet blev indledt med velkomst og en præsentationsrunde. 1. Opfølgning på styringsdialog og aftaler fra 2010 a. Drøftelse af hvad styringsdialogen og de indgåede aftaler har igangsat i boligorganisationen Domea forklarede, at styringsdialogen som sådan ikke har igangsat selvstændige aktiviteter i Danske Funktionærers Boligselskab (DFB), hvilket skyldes, at boligselskabet har skiftet organisationsbestyrelse tre gange inden for kort tid. Domea forventer dog, at kommunen vil se en bestyrelse, som i fremtiden vil sætte sig markant igennem. b. Opfølgning på aftaler indgået i forbindelse med styringsdialogen 2010 Kommunen takkede for modtagelse af det materiale, som DFB jf. aftaledokumentet skulle sende til kommunen. Kommunen konstaterede samtidig, at en del af materialet var noget tyndt, og at man fremover gerne vil modtage et mere fyldestgørende materiale. Herefter blev dokumentationspakken for 2011 drøftet. DFB har oplevet tekniske vanskeligheder med at fremsende materiale over Almenstyringsdialog.dk. Ifølge Domea skyldes problemerne, at et enkelt regnskab er forsinket pga. regnskabstvist. Derudover skyldes problemerne, at selskabet har en skæv regnskabsperiode, og at Landsbyggefonden ikke har åbnet for indberetning af regnskaber med skæve regnskabsår. Det blev aftalt, at DFB udfylder styringsrapporten, så snart dette er muligt på Almenstyringsdialog.dk, hvilket iflg. Landsbyggefonden skulle være muligt fra omkring medio februar.

2 2 Det blev aftalt, at styringsdialogen for DFB (og Domea København) i 2013 som forsøg afholdes i marts/april, således at dokumentationspakken dannes på baggrund af mere aktuelle data. c. Status for levering af sær og puljeboliger DFB skal ikke levere puljeboliger. Ifølge kommunen skal DFB sammen med Domea København (tidligere Boligselskabet BSB København, Boligselskabet Amagerbo, Boligselskabet Kærbo og Københavns Ældreboligselskab) levere i alt 6 særboliger, hvilket er sket. Domea mente, at de i alt har leveret 7 særboliger. Det blev aftalt, at enten Tine Engelbrechtsen fra Teknik og Miljøforvaltningen eller Susan Fiil Præstegaard fra Socialforvaltningen kontakter Domea for at afklare, hvor mange særboliger de skal levere. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet a. Drøftelse af hvordan Hovedaftalen og de tilhørende succeskriterier påvirker dialogen omkring boligorganisationens/ afdelingernes drift og udvikling DFB oplever selv, at de er fremme, når det gælder nybyggeri, men organisationen regner ikke med at byde ind med projekter i de kommende udbudsrunder, idet bestyrelsens hovedfokus pt. er rettet mod en solid økonomi i organisationen og afdelingerne. Ift. Hovedaftalens tema om klima arbejder Domea med fremtidssikring og har uarbejdet fremtidssikringsanalyser på alle DFB s boligafdelinger. Derudover har Domea oprettet en Energi og Miljø afdeling. I afdelingen Gadehavegård i Høje Taastrup Kommune har DFB iværksat projekt om etablering af 0 energihuse med støtte fra EU. Kommunen opfordrede Domea til at dele sin viden og strategier med andre boligorganisationer. Domea fortalte, at de meget gerne vil dele deres erfaringer fra projektet i Gadehavegård. Herefter drøftede parterne helhedsplaner. Domea orienterede om de 6 igangværende fysiske helhedsplaner. 3. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. DFB s vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger (jf. paragraf 6 i almenboligloven) Domea forklarede, at DFB opfylder lovens styringsmålsætninger. Organisationsbestyrelsen i DFB drøfter især økonomiske forhold så som låneoptagelse samt anvendelse af arbejdskapitalen og dispositionsfonden. I afdelingerne Gadehavegård og Prags Boulevard har DFB en udfordring omkring beboerdemokrati. Det er især svært at få beboere med anden etnisk baggrund til at deltage. Organisationsbestyrelsen afholder kurser i beboerdemokrati, men næsten ingen beboere møder op. Domea har der

3 3 for taget initiativ til en markedsføringsstrategi for at rekruttere flere beboere. 4. Økonomi og drift a. Tilbagemelding på kommunens kritiske regnskabsgennemgang Kommunen informerede om den kritiske regnskabsgennemgang, hvor der bl.a. tages fat i relevante konti, og afdelinger med kritiske nøgletal. De konti, kommunen særligt interesserede sig for, var vedr. underskud, opsamlede underskud og opsamlede henlæggelser. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne om resultatet af gennemgangen sker på det årlige styringsdialogmøde. b. Anvendelse af midler i dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsrettigheder Kommunen konstaterede, at DFB havde overskud på kr. i 2009/2010, som er overført til arbejdskapitalen. Udviklingen i organisationens dispositionsfond blev drøftet. Domea havde inden mødet fremsendt en 10 årig oversigt over dispositionsfonden. Kommunen efterspurgte politikker for anvendelse af dispositionsfonden og anbefalede aktiv anvendelse af denne. Domea fortalte, at de arbejder på at udvikle en politik for dispositionsfonden og regner med, at den er færdig engang i Det blev aftalt, at Domea sender politikken til kommunen, så snart denne er udarbejdet. Domea arbejder desuden på en personalepolitik, som skal klargøre, hvilke aktiviteter afdelingernes fælleslokaler kan benyttes til. Planen er, at personalepolitikken ligeledes bliver færdig i Domea sender personalepolitikken til kommunen. Kommunen spurgte, om DFB screener deres afdelinger ud fra fysiske og sociale parametre og informerede om bl.a. Lejerbo, VIBO og fsb s arbejde med at rangdele afdelingerne efter bygningsmæssige, boligsociale og økonomiske status. Domea oplyste, at der er igangsat et arbejde med en politik på området, som forventes færdig i Kommunen vil efterfølgende fremsende Lejerbos rangdeling af afdelinger. c. Orientering om modernisering af lejekontrakter for institutionslejemål. Kommunen oplyste, at et arbejde med fælles paradigme til kontrakt for institutionslejemål er påbegyndt i en arbejdsgruppe nedsat af Samarbejdsforum. Arbejdet ventes færdigt i efteråret Kommunen opfordrede Domea til at gennemgå institutionslejemålene for at sikre, at den rette leje opkræves. Domea revurderer leje senest når udlejnings og driftsaftalerne skal genforhandles, men gerne før. 5. Udviklingen i antallet af udsættelser i DFB a. Drøftelse af hvordan DBF vurderer udviklingstendensen i udsættelser Kommunen har via styringsdialogen fået tilbagemeldinger fra boligorganisationerne om udsættel

4 4 ser. Enkelte boligorganisationer har identificeret mindre stigninger, men generelt er antallet af udsættelser lavere end forventet. Kommunen ønskede en status på udviklingen i antallet af udsættelser i DFB. Domea oplyste, at DFB ikke har de store problemer med udsættelser i København. I Prags Boulevard var der i 2009/2010 én beboer, som blev sat ud. I 2010/2011 var der to. Hanebred oplevede én udsættelse i 2009/2010 og ingen i 2010/2011. DFB s afdeling i Svinninge har derimod oplevet en noget større stigning i antallet af udsættelser fra tre i 2009/2010 til otte i 2010/ Byggeri, renoveringer og klima a. Teknisk tilsyn i de almene boligafdelinger Status og anbefalinger Kommunen informerede om resultaterne af kommunens Teknisk Tilsyn 2011 (før kaldet Udvidet Teknisk Tilsyn ). 30 afdelinger blev screenet og 16 afdelinger blev udvalgt til Teknisk Tilsyn. Udgangspunktet for udvælgelse er afdelinger, som ligger i de udsatte byområder. De overordnede konklusioner viser, at 7 afdelinger var i god stand, mens 9 afdelinger var i mindre god stand. Det Tekniske Tilsyn 2011 viste desuden, at der er behov for en særlig opmærksomhed på opretholdelsen af et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau hos afdelinger, som afventer Landsbyggefondsstøtte. Kommunen fortalte, at omfanget af det Tekniske Tilsyn fremover vil blive reduceret. b. Drøftelse af forbyggende foranstaltninger mod oversvømmelse i Prags Boulevard (punkt indmeldt af Domea) i Prags Boulevard forårsagede indtrængende vand efter skybruddet 2. juli 2011 en del skader. Domea ønsker derfor at undersøge mulighederne for at gennemføre forebyggende foranstaltninger for at undgå gentagelser, bl.a. anlæg der kan forsinke vandafledningen gennem de bestående kloakker. Kommunen fortalte, at Domea skal henvende sig til vandteamet v/. Morten Ejsing Jørgensen under Center for Miljø i Teknik og Miljøforvaltningen, mail ZI0M@tmf.kk.dk, telefon c. Drøftelse af status på helhedsplan i Prags Boulevard (jf. styringsrapport 2009/2010). Domea orienterede om helhedsplan i Prags Boulevard, som er sendt som ansøgning til Landsbyggefonden. Ifølge Domea har Landsbyggefonden ansat flere medarbejdere, og Domea forventer derfor hurtigere sagsbehandlingstid. Kommunen informerede i den forbindelse om publikationen Miljø i Byggeri og Anlæg, som stiller en lang række forpligtende krav for byggeri, ombygninger, renoveringer og anlægsarbejder, hvor Københavns Kommune er bygherre eller kontraktmæssig bruger. Det blev aftalt, at kommunen sender publikationen til Domea/DFB. d. Klimatilpasning hvilke overvejelser har boligorganisationen herom? Kommunen spurgte til organisationens indsats ift. klimatilpasning og klimapolitik. Domea informe

5 5 rede om udviklingen af et klimaspil til beboere og bestyrelser, som skal motivere til energirigtige bygningsforbedringer og ændringer af adfærd. Domea har ikke en egentlig klimapolitik og har endnu ikke tænkt klima ind i driften, men organisationen har stort fokus på energirigtig renovering. Domea har ligeledes udviklet et demokratispil til bestyrelse og beboere for at sætte fokus på og forbedre beboerdemokrati og afvikling af afdelingsmøder. e. PCB i bygningerne har boligorganisationen en strategi for kortlægning heraf? Domea oplyste, at de har foretaget en screening af alle afdelinger med henblik på at kortlægge omfanget af PCB i bygningerne. Screeningen har ikke fundet PCB i afdelingerne. f. Drifts og vedligeholdelsesrutiner sammenholdt med henlæggelsesniveauet samt strategi for henlæggelser ud over 10 år Kommunen opfordrede DFB til at fokusere på sammenhængen mellem DV planer og henlæggelsesniveauet. Kommunen påpegede, at der er nogle afdelinger, hvor de akkumulerede henlæggelser til PPV skønnes utilstrækkelige. Gennemsnitlig set har afdelingerne kun halvt så mange vedligeholdelsesarbejder, som andre afdelinger. Det kunne tyde på, at der mangler nogle vedligeholdelsesarbejder i DV planerne. 7. DFB afdelinger i København med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal a. Der ønskes en drøftelse af afviklingen af afdelingernes underskud Underskuddet i Prags Boulevard og Hanebred blev drøftet. Revisor anbefaler, at der henlægges, indtil afdelingerne har nået et niveau på kr. pr. lejemål på konto 401. Dette svarer til ca kr. pr. m². Kommunen ville i den forbindelse høre, hvordan Domea forholder sig til revisors opfordring. Domea erkender, at tallet er højt, men mener samtidigt at det er en god tommelfingerregel for at få afdelingerne til at henlægge mere. Organisationsbestyrelsen er ligeledes positiv. På nuværende tidspunkt står der gennemsnitlig set kun 164 kr. pr. m² på konto 401. Kommunen opfordrede til, at organisationen genovervejer henlæggelsesniveauet og oplyste, at kommunen normalt anbefaler at henlægge kr. pr. m². Gennemsnittet for hele København er ca. 140 kr. pr. m², mens DFB kun henlægger gennemsnitlig ca. 82 kr. pr. m². Kommunen anbefalede organisationen at udarbejde en politik for henlæggelser samt at det blev aftalt at inddrage alle arbejder i DV planerne. Endvidere blev det aftalt, at henlæggelserne sættes op, så de når et lovgivningsmæssigt acceptabelt niveau.

6 6 b. Der ønskes en drøftelse af henlæggelsesniveauet i afdeling Prags Boulevard. Kommunen spurgte til de lave henlæggelser i Prags Boulevard. Domea forklarede, at det lave henlæggelsesniveau i Prags Boulevard skyldes renovering af elevatorer til 6 7 mio. kr., hvilket ikke fremgår af tal for Kommunen anbefalede organisationen at udarbejde en politik for henlæggelser og det blev aftalt at inddrage alle arbejder i DV planerne. Domea gjorde opmærksom på, at organisationen allerede stræber efter at gøre planerne mere udførlige. Endvidere blev det aftalt, at henlæggelserne sættes op, så de når et lovgivningsmæssigt acceptabelt niveau. I Prags Boulevard har DFB indgået samarbejde med Witraz Arkitekter om fremtidssikring og miljøforbedrende tiltag bl.a. ny østfacade og LAR projekter. Ansøgningen ligger i øjeblikket hos Landsbyggefonden. 8. Ledelse og beboerdemokrati samt forretningsgange og forvaltningsrevision a. Der ønskes en status på boligorganisationens arbejde med forvaltningsrevisionen Domea orienterede om forvaltningsrevisionen/masterplan, som også er gældende for DFB. Kommunen roste Domeas forvaltningsrevision/masterplan. b. Der ønskes en status på boligorganisationens arbejde med at styrke ledelse og beboerdemokrati Ifølge Domea har DFB følgende udfordringer: Afdelingsbestyrelser: Mangler afdelingsbestyrelse i nogle afdelinger. Udlejning/ventelister: Faldende tendens til opskrivning. Organisationsbestyrelsen har taget initiativ til støtte til huslejenedsættelser. Pressekontakt: Organisationen mangler en pressepolitik. c. De kommende år ønskes en drøftelse af god almen ledelse, herunder afdelingsbestyrelsens udgifter Kommunen informerede om tilsynet med afdelingsbestyrelsens udgifter. Der er et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet, fleksibilitet og udvikling, derfor vil kommunen gerne drøfte afdelingsbestyrelsens udgifter på et af de kommende års styringsdialogmøder. Dette udtrykte Domea forståelse for. 9. Ungdomsboliger deltagelse i fællesanvisning til ungdomsboliger Kommunen informerede om den nye Ungdomsboligstrategi og opfordrede DFB til at deltage i fællesanvisning til ungdomsboliger. DFB har kun én ungdomsbolig i afd Hanebred. Domea pointerede, at de selv ønsker at stå for anvisning til denne bolig.

7 7 10. Eventuelt Domea orienterede om problemer med ulovlig fremleje. I Prags Boulevard er der fx tre lejemål, hvor DFB er i tvivl om, hvem der bor der. Kommunen opfordrede Domea/DFB til at kontakte Borgerservice for mere information. Kommunen gjorde opmærksom på, at tal for fleksibel udlejning i styringsrapporten ikke stemmer overens med udlejningsaftalen. I styringsrapporten står der, at 1,59 % af boligerne udlejes efter fleksibel udlejning, men i virkeligheden burde tallet være 44,44 %. Det blev aftalt, at Domea tjekker op på tallene på Almenstyringsdialog.dk. 11. Næste styringsdialogmøde Det blev aftalt at afholde styringsdialog 2012 om DFB hos Domea i Taastrup. Kommunen udsender invitation.

8 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 1 Aftale mellem Danske Funktionærers Boligselskab og Københavns Kommune for driftsåret Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 9. januar Aftaler på boligorganisationsniveau 1. DFB indberetter manglende dokumentationspakker på Almenstyringsdialog.dk. Ansvarlig for aftalen: DFB. Deadline for aftalen: Når det er muligt at indtaste nye oplysninger. 2. Tine Engelbrechtsen fra Teknik og Miljøforvaltningen eller Susan Fiil Præstegaard fra Socialforvaltningen kontakter DFB for at afklare, hvor mange særboliger DFB skal levere. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 3. Domea fremsender politik for dispositionsfonden og personalepolitikken til kommunen, så snart disse er udarbejdet. Ansvarlig for aftalen: DFB. Deadline for aftalen: Ultimo Kommunen fremsender Lejerbos rangdeling/screening af afdelinger. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 5. Kommunen fremsender publikationen Miljø i Byggeri og Anlæg til Domea/DFB. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 6. Domea kontakter Teknik og Miljøforvaltningens vandteam for information om mulighederne for at gennemføre forebyggende foranstaltninger ift. skybrud. Ansvarlig for aftalen: DFB. Deadline for aftalen: Når det er passende. 7. Domea tjekker op på tal vedrørende fleksibel udlejning på Almenstyringsdialog.dk. Ansvarlig for aftalen: DFB. Deadline for aftalen: Inden næste styringsdialog.