Dansk Veteranbil Klub Løbshåndbog

Transkript

1

2 Dansk Veteranbil Klub Løbshåndbog Idéen Anledning Hvornår, hvorhen, hvilke køretøjer Planlægningen Hvem vil være medansvarlig for planlægningen og gennemførelsen af løbet Tidsplan for ens eget arbejde Forslag til rute for løbet Hvilke oplevelser på ruten Gennemkørsel af ruten Aftaler med lokaliteter (spisning, oplevelser, konkurrencer mv.) Udarbejdelse af rutebeskrivelse for løbet Tilskud til DVK-løb Kontakt til myndigheder Kontakt til pressen Udarbejdelse af indbydelse til annoncering Deltagermateriale DVK s overordnede retningslinier for løb og arrangementer Løbet Starten Ruten Stop undervejs Konkurrencer Løbsafslutning Hjælp Efter løbet Oprydning Evaluering, hvad gik godt og hvad gik skidt Skal vi gentage løbet Regnskab for løbet Billeder og omtale til Veteran Tidende Bilag Ansøgning om tilskud fra DVK Ansøgning om løbsplader Invitation Kørevejledning Kort med indtegnet rute Spørgsmål og svar observationer undervejs Prøveskilte og prøvemærker

3 Idéen Anledning Anledningerne til at afholde et løb for veterankøretøjer kan være vidt forskellige. Fantasien har frit spil, det eneste man skal være opmærksom på er, at idéen umiddelbart skal kunne fange interessen hos et tilstrækkeligt antal, som får lyst til at deltage. Hvornår, hvorhen, hvilke køretøjer Det er vigtigt, at løbet annonceres i rigtig god tid, og at det ikke planlægges gennemført samtidig med andre arrangementer for veterankøretøjer i lokalområdet. På et tidligt tidspunkt i planlægningen er det vigtigt at beslutte karakteren af løbet, skal det være et byløb, et løb ud i det grønne, eller en kombination. Det er også afgørende hvilken gruppe af køretøjer, der skal deltage i løbet, det kan være for alle køretøjer, eller for en afgrænset type køretøjer, årgang, fabrikat, motorcykel og/eller veteranbiler. Det drejer sig ikke om væddeløb, men løb, hvor vi kommer omkring, og helst sammen med hele familien, derfor prøv at gøre løbet familievenligt med pauser, hvor der er tid til oplevelser for alle. I denne løbshåndbog omtaler vi planlagte løb for veterankøretøjer. Det skal på ingen måde være til hinder for, at vi lokalt impulsivt får lyst til sammen med nogle andre at tage vore gamle biler og arrangerer en tur med et eller andet mål. Planlægningen Hvem vil være medansvarlig for planlægningen og gennemførelsen af løbet Sørg for hurtigt at få flere til at være med på idéen, hvis det skal blive et godt løb; der er mange opgaver som først skal løses. Prøv at kontakte og få rådgivning af en som tidligere har planlagt et løb, spørg den i bestyrelsen, som har ansvar for løb og arrangementer, vedkommende vil kunne henvise dig til et lokalt medlem. Tidsplan for ens eget arbejde I begyndelsen har du altid god tid, men når løbet står for dagen skal mange opgaver ofte løses i sidste øjeblik; derfor prøv i starten at sætte datoer på alle emnerne i indholdsfortegnelsen, og sæt navn på, hvem som får ansvaret for den enkelte opgave. Forslag til rute for løbet Find et godt sted at starte løbet, hvor der er plads til alle køretøjerne, og hvor det er muligt at arrangere et sted hvor deltagerne kan melde sig til og få udleveret løbsmaterialet. Hvis det er mulig er det altid godt med en festlig start, f.eks. med deltagelse af borgmesteren. Starten kan være til glæde for mange tilskuere, sørg for at have informationsmateriale til tilskuerne, og send køretøjerne af sted på en festlig måde med en information om de enkelte køretøjer. Sørg for, at køretøjerne bliver ledt ud på den offentlige vej uden problemer for den øvrige trafik. Alt afhængigt af løbets længde er det nødvendigt at indlægge stop undervejs, kaffe eller lidt at spise er altid et godt samlingspunkt, husk i deltagermaterialet at angive hvor der er toiletter, hvis det er muligt. Det er vigtigt, at der er rigeligt med parkeringsplads, så vi ikke kommer til at blokere den offentlige vej. For de helt gamle køretøjer skal du ikke regne med en større gennemsnitshastighed end 40 km. i timen. For køretøjer efter 1950 kan du godt regne med 50 til 60 km. i timen. Hvis ruten går gennem byområder, skal du tage højde for det. Når vi ikke bliver tvunget til at køre for hurtigt bliver der også tid til almindelig hygge for de voksne og særlig hygge/leg for børnene. Medtag i deltagermaterialet 1 eller 2 mobilnumre til løbsledelsen, det kan i mange tilfælde være til stor hjælp.

4 Ved større løb kan det være fordelagtigt at lade den ene halvdel køre ruten den ene vej, og den anden den modsatte vej. Ved flerdagsløb/camping kan det være nødvendigt at kontakte brandvæsen og sundhedsmyndigheder. Hvilke oplevelser på ruten Hvis det er muligt at finde et eller andet kulturelt arrangement på ruten er det guld værd med et stop, så vi også får en oplevelse ud over at køre veterankøretøjer. Gennemkørsel af ruten Det er en nødvendig forudsætning for et vellykket løb, at du sammen med et par andre kører ruten igennem, og undervejs gør dig dine notater, så du kan lave en rigtig kørevejledning uden fejl. Aftaler med lokaliteter (spisning, oplevelser, konkurrencer mv.) Sørg for at alle aftaler bliver skriftlige. Når du skriver og bekræfter en aftale er du sikke på, at du får formuleret aftalen som du ønsker det. Ellers bliver der ofte glemt vigtige detaljer. Udarbejdelse af kørevejledning for løbet En beskrivelse af ruten, hvor du skal svinge og hvor du skal være opmærksom på særlige oplevelser, kan gøres på mange måder. Prøv at få fat i et eksempel fra et tidligere løb. For ikke at miste orienteringen vil det altid være godt med ruten indtegnet på et kort. Både kørevejledning og kort bør udleveres til hvert køretøj. Sidst i denne vejledning er vist et eksempel på en kørevejledning og et kort med ruten indtegnet. En god planlægning forudsætter ofte, at du må ud og køre ruten igennem en ekstra gang, hvor du følger din kørevejledning. Tilskud til DVK-løb Formålet med at give tilskud til løb er at stimulere medlemmerne til at arrangere og tilrettelægge løb fortrinsvis for Dansk Veteranbil Klubs medlemmer. Udgangspunktet er, at du ikke selv skal have udgifter ved at planlægge og gennemføre løbet. De enkelte deltagere sørger normalt selv for: brændstof og andet til køretøjet egen forplejning entréudgifter o. lign. Bestyrelsen fastsætter et standardtilskud for henholdsvis heldagsløb, det dobbelte for flerdagsløb med kørevejledning for hver dag, samt for aftenløb/madpakketure med kørevejledning. Standardtilskuddet bevilges af bestyrelsens løbsansvarlige, der orienterer bestyrelsen og sekretariatet, som udbetaler tilskuddet. Der kræves ikke regnskab for standardtilskud. Standardtilskud ydes normalt kun til DVK-løb, som er åbne for alle DVK-medlemmer. Større tilskud aftales med bestyrelsen efter ansøgning indeholdende budget. Sekretariatet udbetaler tilskuddet, som er til endelig afregning.

5 Ansøgning fremsendes skriftligt til bestyrelsens løbsansvarlige. Ansøgningen skal indeholde oplysninger om løbets navn, tidspunkt, sted, samt en beskrivelse af løbet. Ansøgning kan ske på skema, der rekvireres på klubbens kontor/hjemmeside, men er ikke et formkrav. Løb skal ikke have til formål at skaffe klubben eller arrangørerne en indtægt. Deltagerne kan i fornødent omfang afkræves betaling for f. eks. bespisning undervejs eller entre på museer eller lign. For at gøre det endnu billigere og mere spændende for deltagerne, kan du søge at få sponsorer til at være med i arrangementet. Dansk Veteranbil Klubs rallyplade skal anvendes, eller Dansk Veteranbil Klubs bomærke kan på anden måde anvendes i tydelig grad. Rallyplader eller Dansk Veteranbil Klubs bomærke rekvireres omkostningsfrit gennem bestyrelsens løbsansvarlige, se efterfølgende bilag. Kontakt til myndigheder Det er altid en god idé at kontakte politiet, især hvis der planlægges kolonnekørsel. Politiet vil kunne oplyse om der er andre arrangementer, cykelløb og lign. som vil give problemer for vort løb. Hvis vi i øvrigt overholder færdselsloven, skulle der ikke være problemer. Som orientering send kørevejledning, kort og indbydelse til politiet, så det er fuldt orienteret om løbet. I byområder kan der være behov for hjælp til trafikregulering, ofte har vi fået god hjælp af hjemmeværnet. Undgå, at vi planlægger stop på offentlig vej, for hvis vi lægger beslag på offentlig vej til andet end færdsel og hvad der er omfattet af færdselsloven, skal vi have tilladelse fra kommunen til at disponere over kommunens vejareal. Brug af prøveskilte og prøvemærker, se sidst i løbshåndbogen. Kontakt til pressen Hvis vi skal gøre os håb om at få løbet omtalt i den lokale presse vil en personlig kontakt give det bedste resultat. Handelsstandsforeningen/turistkontoret er også gode at samarbejde med. Udarbejdelse af indbydelse til annoncering Send indbydelsen i god tid (senest den 15. i måneden) til Veteran Tidende, så løbet kan blive annonceret mindst et par måneder i forvejen. Normalt som en ½-side, se et eksempel sidst i løbshåndbogen. Indbydelsen kan f.eks. indeholde: Løbets navn DVK s mærke I hvilket område løbet finder sted Tidspunktet for løbet Beskrivelse af løbet Er løbet for alle, eller er det for en begrænset gruppe Er der deltagergebyr Kørselsvejledning til startstedet Information om tilmelding/frist og om hvornår startgebyr skal indbetales Overvej om det er nødvendigt at bekræfte tilmeldingerne, så du er sikker på hvem der deltager Deltagermateriale Deltagermaterialet til hvert køretøj bør være samlet, så det hurtigt kan udleveres ved løbets start.

6 DVK s overordnede retningslinier for løb og arrangementer Et DVK-løb er et løb, som arrangeres af DVK s bestyrelse eller medlemmer af DVK i overensstemmelse med disse retningslinjer. DVK s medlemmer kan deltage i løbet, så længe der er plads, lige som det kan aftales at enkelte ikke-medlemmer kan deltage. Det er ikke altid først til mølle princippet, som giver sammensætningen af deltagende køretøjer, der lever op til arrangementets idé og formål, derfor er det altid arrangørerne, som fastlægger deltagerlisten. Bestyrelsen kan tillade, at et DVK-løb kan udskrives for en nærmere begrænset gruppe af DVKmedlemmer eller køretøjer. Alle DVK-løb optages på DVK s hjemmeside og i Veteran Tidendes aktivitetskalender med følgende informationer: Løbets betegnelse, dato, klokkeslæt, sted, kontaktperson, telefonnummer, mailadresse, tilmeldingsfrist. Andre løb og arrangementer kan optages i aktivitetskalenderen efter bestyrelsens skøn. Indbydelser til DVK-løb skal senest en måned før løbet afholdes optages i Veteran Tidende maks. ½ side (bredde 17 cm, højde 12 cm), eller som 1/4-side (bredde 8 cm, højde 12 cm). Indbydelsen skal senest 2 måneder før løbets afholdelse fremsendes til kontoret i Nærum. Hvis der i indbydelsen er informationer, der ikke er plads til i Veteran Tidende, kan en mere indholdsrig indbydelse sendes til kontoret i Nærum, som lægger den på DVK s hjemmeside, maks. en A4-side. Indbydelse og tilmeldingsblanket til DVK-løb skal være forsynet med DVK s bomærke. DVK-løb er omfattet af en ansvarsforsikring, som DVK har via sit medlemskab af Motorhistorisk Samråd. Tilsvarende kan indbydelser til andre løb optages gratis i Veteran Tidende efter bestyrelsens skøn. DVK s bestyrelse kan aftale at arrangere løb i samarbejde med andre klubber og/eller organisationer. DVK s bestyrelse kan efter ansøgning yde økonomisk tilskud til DVK-løb, se efterfølgende bilag Ansøgning om tilskud til løb. Arrangøren af løb med tilskud fra DVK skal sørge for At der efter løbet sendes en omtale på mindst ½ side til Veteran Tidende inkl. mindst ét billede fra løbet. At der til DVK s løbsansvarlige sendes en liste over dem som deltog i løbet samt en kørevejledningen, der indgår som dokumentation i klubbens arkiv. Enhver lejlighed skal benyttes til at bruge DVK-løb til at synliggøre Dansk Veteranbil Klub, f. eks. ved at kundgøre løbet i den relevante presse.

7 Løbet Du bør have planlagt hvem som er ansvarlig for følgende aktiviteter: Starten Ruten Stop undervejs Konkurrencer Løbsafslutning Hjælp (mobil-telefonnumre) Efter løbet Oprydning Evaluering, hvad gik godt og hvad gik skidt Skal vi gentage løbet Regnskab for løbet Billeder og omtale til Veteran Tidende Sørg for at der bliver taget billeder under løbet, så du kan sende en kort beskrivelse af løbet med billeder til Veteran Tidende. Februar 2011 Bestyrelsen

8 Ansøgning om tilskud til DVK-løb Ansøgers navn: Ansøgers adresse: Ansøgers postnr.: Ansøgers telefon, evt. også fax: Ansøgers Kontonr. til udbetaling: Regnr: Kontonr: Arrangementets navn: Afholdelsesdato: Løbstype: Heldagsløb 2-dagsløb aftenløb/madpakketur Hvor mange forventer du deltager i løbet? Afholdelsessted: Kort beskrivelse af løbet: DVK's betingelser for tilskud til løb kan hentes på klubbens hjemmeside eller rekvireres på klubbens kontor (hverdage 10 13). Som udgangspunkt ansøges der om klubbens standardtilskud, men du er velkommen til at søge et højere tilskud, men så må du vedlægge et budget, bestyrelsen vil så behandle din ansøgning på sit førstkommende møde.

9

10 ODSHERREDSLØBET 1. maj 2010 køres som sædvanlig St. Bededags lørdag 15. Odsherredsløb på kryds og tværs i Odsherred. 100 km lang rute PROGRAM: Kl Løbsdeltagerne samles ved Administrationscentret (Rådhuset) Vesterlyngvej, 4500 Nykøbing Sj. Der serveres morgenkaffe fra kl. 9. Kl. 10: Borgmester Thomas Adelskov starter løbet og køretøjerne præsenteres. Afslutter med frokost: Restauration STRANDLYST Lyngvej, 4560 Vig. DELTAGELSE: Alle køretøjer over 35 år. Betaling: Startgebyr: 50,00 kr. pr. køretøj. Deltagergebyr: 150,00 kr. pr. person. Deltagerbørn (12 år) halv pris 75,00 kr. For frokost + 1 øl/1vand/1glas vin og kaffe. Tilmeldingsfrist:18. april Maks.100 køretøjer (biler-motorcykler). Køretøj: Årgang: Startgebyr: pr. køretøj 50,00 kr. Deltagere antal à 150,00 kr. børn antal à 75,00 stk. = i alt kr. Sendes: til Conny Larsen, Nygårdsvej 1B, 4573 Højby col@mail.dk Tlf.: fax: Beløb sendes pr. check. Eller indbetaling på konto Sparekassen Sjælland Reg. nr konto HUSK NAVN og ADRESSE PÅ INDBETALING TIL BANK.

11 Eksempel Kørevejledning til Odsherredsløbet 1. maj Læs fra venstre. Brugsanvisning til kørsel. Du kommer altid nedefra. Kolonne 1. Evt meter - du har kørt siden sidste henvisning. METER ER CA. MÅL. Kolonne 2. Pilens retning kørsel. Kørt meter Retnin g Vejvisning/vejnavn Start Ingen afmærkning ud fra Rådhuset 600 Rørvig 7 skilt kørt ned 4700 Nakke 2 Bystedvej 900 Nakke Bygaden Nakke Vestvej bliver til Nakkeøst 1.spørgsmål? Billede på væg - hvilken håndværker? 2.spørgsmål? Hvor mange møller på hele turen? 4650 Rørvig 2 3.spørgsmål? Hvor mange chikaner? 1500 Strædet 4.spørgsmål? Hvad er der i Nisselund bag havelågen? 500 Ingen skiltning 400 Hundested P - Rørvig havn - toiletter - isbillet i pose tilbage til vej Nørrevang 200 Korshage Korshagevej følg vej 5.spørgsmål? Navn på sø lige foran 5600 Ligeud mod kirken (kirkestien) osv. osv. osv. Svar på spørgsmål afleveres i kasse på Strandlyst Spisning påbegyndes ikke før kl. 14,00 for de første. Velkommen og velbekomme. Nyd natur og udsigt. Ingen skal skynde sig. Der er mad til alle. På gensyn i 2011 den 21. maj.

12 Eksempel.

13 Eksempel Odsherredsløbet 1. maj 2010 Spørgsmål & Svar.? Navn: deltager nr.: 1 Billed på væg. Hvilken håndværker? 2 Hvor mange møller på hele turen? 3 Hvor mange chikaner? 4 Hvad er der i Nisselund. Bag havelågen? 5 Navn på sø lige foran? 6 Hvilken farve har kirken? 7 Bilforhandler. Hvilket mærke? 8 Navn på høj? 9 Navn på bygning (huset)? 10 Hvilken sport? 11 Hvor mange meter er rullen?

14 Prøveskilte og Prøvemærker Prøveskilt som ikke må bruges i DVK s almindelige løb. Prøvemærke på veterankøretøj over 35 år synet og godkendt i ejers navn, må bruges i DVK s almindelige løb. De gamle faste forhandler/værkstedsprøveplader og de løse prøveplader hedder nu prøveskilte og prøvemærker jf. bekendtgørelse om registrering af køretøjer mv. Der har igennem tiderne været flere, som gjorde gældende, at de medlemmer som arrangerede DVK løb og arrangementer, også skulle kontrollere om køretøjerne overholdt færdselsloven, og f.eks. bortvise fra vore løb og arrangementer køretøjer, som ikke anvendte prøveskilte og prøvemærker lovligt. DVK og specielt løbslederne skal ikke overtage den politimæssige opgave at håndhæve færdselsloven. Vi skal med andre ord ikke være opsøgende, vi må gå ud fra, at alle bruger deres veterankøretøjer lovligt. For at vi kan bevare retten til at vore gamle køretøjer fortsat kan køre på vor veje, har vi en vis opgave, som er beskrevet i vore vedtægter. 6 i DVK s vedtægter omhandler GOD OPFØRSEL og 14 omhandler ARRANGEMENTER. Af 14.1 fremgår, at køretøjer som deltager i vore løb og arrangementer, skal overholde myndighedernes forskrifter. Det er klart, at vi skal overholde lovgivningen. Der fremgår også af 14.1, at vi er berettiget til (men skal ikke) undersøge om forskrifterne er overholdt og vi kan udelukke fra løb og arrangementer køretøjer, som ikke overholder lovgivningen. Med henvisning til 6 og for at opretholde DVK's renommé bør vi udelukke det pågældende køretøj, når vi bliver bekendt med, at myndighedernes forskrifter klart og tydeligt ikke er overholdt. Et eks. kan være, hvis køretøjet har prøveskilte og anvendes i forbindelse med vore almindelige løb og arrangementer, der intet har med salg og reparation at gøre. Prøvemærker kan i helt særlige tilfælde anvendes lovligt til vore almindelige løb. Veterankøretøjet skal være over 35 år gammelt og synet og godkendt i den pågældende ejers navn. Medbring en kopi heraf under kørslen, for det tilfælde at politiet skulde kontrollere. Løbslederen skal ikke være opsøgende og dermed påtage sig den politimæssige opgave, og kun når løbslederen er bekendt med, at prøvemærket anvendes ulovligt, skal løbslederen gribe ind.