Foreningshåndbog. - Køge Kommune. Kulturafdelingen. 1. udgave, februar Fælles- og Kulturforvaltningen

Transkript

1 Foreningshåndbog - Køge Kommune 1. udgave, februar 2012 Fælles- og Kulturforvaltningen Kulturafdelingen

2 INDHOLD Introduktion 2 Kapitel 1: Hvad er en forening? 3 Foreningsfrihed 3 Den frivillige folkeoplysende forening 4 Foreninger der ikke skal godkendes 4 Den frivillige sociale forening 4 Kapitel 2: Inden I starter en forening 5 Kapitel 3: Opret en forening i Køge Kommune 6 Første trin: Udform vedtægter og skriv dem ned 6 Foreningens formål hvad skal foreningen bruges til? 6 Foreningens organisering 7 Hvad skal vedtægterne indeholde? 7 Andet trin: Stiftende generalforsamling 8 Indkald til generalforsamling 8 Generalforsamlingens dagsorden 8 Evt. konstituering af bestyrelsen 8 Tredje trin: Opret foreningskonto, NemID og CVR-nr. 9 Opret foreningskonto 9 Opret CVR-nummer og Nemkonto 9 Kapitel 4: Særlige krav til frivillige folkeoplysende foreninger 11 Generelle krav 11 Krav til foreningens vedtægter 12 Krav til foreningens bestyrelse 12 Sådan opretter I en frivillig folkeoplysende forening i Køge 13 Kapitel 5: Foreningstilskud 14 Lovkrav om indhentning af børneattester 14 Kursustilskud 15 Lokaletilskud 15 Udviklingspuljen 15 Tilskud til aftenskoler 16 Kapitel 6: Lån et lokale til foreningsaktiviteter 17 Kommunale lokaler og selvejende haller 17 Udendørsarealer 17 Kapitel 7: Opret bruger på Køge Kommunes foreningsportal 18 Kapitel 8: SKAT 19 Kapitel 9: Afholdelse af arrangementer 21 Kapitel 10: Kontaktoplysninger til Kulturafdelingen 23 Kapitel 11: Nyttige links 24

3 Introduktion Denne foreningshåndbog giver en introduktion til opstart og drift af foreninger i Køge Kommune. Håndbogen er udformet som et opslagsværk med separate afsnit og kapitler, der kan læses uafhængigt af hinanden. Kapitel 4, 5 og 6 er målrettet de foreninger, som ønsker at søge tilskud og/eller låne lokale. Dette kræver at foreningen kan godkendes som frivillig folkeoplysende forening. Er dette ikke relevant for jeres forening, kan I med fordel springe disse kapitler over. Hvad enten I overvejer at starte en forening, er kommet lidt i gang eller allerede er etableret som forening i Køge Kommune, kan opslagsværket forhåbentlig være med til at svare på mange spørgsmål og lette arbejdet i det daglige. Hvad kræver det at komme i gang? Hvilke formalia skal være på plads, og hvordan søger I foreningstilskud og hvordan er det med tilladelser i forbindelse med arrangementer? Det er blot nogle af de spørgsmål, som denne foreningshåndbog svarer på. Venlig hilsen Køge Kommunes Kulturafdeling 2

4 Kapitel 1 Hvad er en forening? En forening er en gruppe af mennesker, som organiserer sig omkring en bestemt aktivitet og på forhånd har aftalt nogle spilleregler, så foreningen på demokratisk vis kan tage fælles beslutninger. Overordnede regler afgøres typisk på en årlig generalforsamling, hvor foreningens medlemmer kan gøre deres indflydelse gældende. Foreningsfrihed I Danmark er der foreningsfrihed, hvilket betyder, at Grundloven sikrer, at alle kan oprette en forening uden at skulle indhente tilladelse - så længe formålet er lovligt. Foreningers formål er meget forskellige lige fra idrætsforeninger til kulturelle foreninger og foreninger med fokus på en særlig hobby. I Danmark lægges der så stor vægt på foreningsfriheden, at det er besluttet at staten ikke skal blande sig i, hvordan en forening skal være bygget op det er helt op til foreningens medlemmer at beslutte. I kan mødes to personer hen over køkkenbordet og blive enige om at være en forening og så er en forening i princippet født. Men hvis foreningen skal agere sammen med omverdenen og gøres mere officiel, vil I blive mødt med nogle konkrete krav fra samarbejdspartnere om, hvad der skal til for at de også betragter jer som en forening. Som nævnt er der ingen formelle krav til, hvordan foreninger skal organiseres og drives, udforme vedtægter osv. I praksis er det dog sådan, at hvis foreningen eksempelvis vil søge om offentlig støtte, så vil den blive mødt med krav om at fremvise vedtægter med beskrivelser af tegningsregler og krav om, at årsregnskabet revideres af en revisor osv. I det følgende afsnit beskrives 3 forskellige foreningstyper: den frivillige folkeoplysende forening, foreninger der ikke skal godkendes og frivillige sociale foreninger. Det er forskellige ting I skal være opmærksomme på, alt efter hvilken type forening der er tale om. Som initiativgruppe til foreningen er det derfor værd at overveje hvilken forening I vil stifte. 3

5 Den frivillige folkeoplysende forening Folkeoplysningsloven Den frivillige folkeoplysende forening En folkeoplysende forening er en forening, der enten tilbyder folkeoplysende voksenundervisning (fx en aftenskole) eller en forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (fx en idrætsforening). Her er aktiviteterne for medlemmerne i et forpligtende fællesskab, hvor det frivillige arbejde og engagement er bærende. Frivillige folkeoplysende foreninger hører på statsligt niveau under Kulturministeriet, som administrerer Folkeoplysningsloven. I Køge Kommune hører de frivillige folkeoplysende foreninger under kulturafdelingen i Fælles- og Kulturforvaltningen. Ønsker I at oprette en ny folkeoplysende forening (typisk idræt eller anden fritidsaktivitet) i Køge Kommune, skal jeres forening godkendes til formålet, hvilket kræver at I opfylder en række krav. Læs mere i kapitel 4: særlige krav til den frivillige folkeoplysende forening. Foreninger der ikke skal godkendes Foreninger der ikke skal godkendes Såfremt foreningen ikke skal søge om lokale eller tilskud, skal den ikke godkendes i Køge Kommune, og Køge Kommune har derfor heller ingen krav til, hvordan I vil oprette en sådan forening, og hvilke vedtægter foreningen skal have. Den frivillige sociale forening Den frivillige sociale forening Foreninger, hvis formål ikke er folkeoplysende, kaldes sociale foreninger. Her laver medlemmerne ofte aktiviteter for en bestemt målgruppe, som ikke behøver at være medlemmer. Det frivillige sociale arbejde i Danmark hører på statsligt niveau under Socialministeriet. Herfra administreres regler i 18 ud fra serviceloven. Frivillige sociale foreninger er typisk patientforeninger, selvhjælpsgrupper, aktivitetsudvalg på ældrecentre samt faglige foreninger. I Køge Kommune sorterer de frivillige sociale foreninger under Social- og Sundhedsforvaltningen, som yder support til de sociale foreninger. Køge Kommune stiller ingen krav til sociale foreningers vedtægter, men hvis foreningen skal tilknyttes en landsorganisation, har denne oftest nogle krav til foreningen. Kontakt Sekretariat og Økonomi i Køge Kommunes Social- og Sundhedsforvaltning for yderligere information. 4

6 Kapitel 2 Inden I starter en forening Det er både hyggeligt og meningsfuldt at mødes en gruppe mennesker omkring en fælles idé eller aktivitet, men inden I går i gang så tænk nøje over, hvad det kræver. Er der tid, overskud og kræfter til at drive foreningen, indkræve kontingenter, søge tilskud, lave regnskab mm.? Det kræver hårdt arbejde og mange frivillige timer at starte - og ikke mindst drive, en forening. Er der lignende foreninger i nærområdet? Inden I starter en ny forening, kan det være en god idé at undersøge, om der er andre lignende foreninger i nærområdet. Måske tilbyder den eksisterende forening, netop det I søger. Der er områder, hvor det kan være svært at tiltrække medlemmer, fordi der allerede er lignende (og nogen gange flere) foreninger, der tjener samme formål. Konkurrence er sundt, men overvej behovet for en ny forening netop her. 5

7 Kapitel 3 Opret en forening i Køge Kommune Det er nemt at starte en forening, og det kræver ingen tilladelse. Helt kort fortalt starter I en forening ved at blive enige om et regelsæt for foreningen vedtægterne. Dernæst vælges en bestyrelse og foreningsrevisor, og så har I officielt en forening. Hvis I som forening ønsker at låne faciliteter eller søge tilskud til aktiviteter for børn og unge i Køge, skal foreningen først godkendes som frivillig folkeoplysende forening af Kulturafdelingen i Køge Kommune. I kapitel 4 er det nærmere beskrevet hvordan I godkendes som folkeoplysende forening, og hvilke krav der er til vedtægter og foreningen generelt. Første trin: Udform vedtægter og skriv dem ned > Trin 1: Vedtægter foreningens formål og organisering Vedtægterne danner det juridiske grundlag for foreningens eksistens, og fungerer således som foreningens egen lov. Det er derfor vigtigt at få skrevet vedtægterne ned, herunder foreningens formål og organisering. Vedtægterne skal være præcise og samtidig tage forbehold for så mange potentielle udfordringer som muligt. Der hvor det kan gå galt, er når vedtægterne er uklare eller slet ikke forholder sig til en central problemstilling som for eksempel udelukkelse af medlemmer. Se på vedtægterne med jævne mellemrum. Det kan for eksempel være en god idé at gøre det, når der kommer nye med i bestyrelsen. På den måde sikrer I fælles forståelse. Foreningens formål hvad skal foreningen bruges til? Formål Når I starter en ny forening, er foreningens formål noget af det allerførste I bør overveje hvad skal foreningen bruges til? Er det en idrætsforening med fokus på en bestemt idrætsgren, er det en forening hvor I vil lave kulturelle arrangementer eller noget helt tredje? Formålet skal være klart formuleret, og foreningens aktiviteter skal afgrænses og præciseres. Mulighederne er mange, og netop derfor er det vigtigt at bruge god tid på at diskutere og formulere en formålsparagraf, som I er enige om. 6

8 Formålet skal være beskrevet så generelt, at det får alt med om, hvad I kunne tænke jer at lave i foreningen. Samtidig skal det være specifikt nok til at holde jer på sporet af det I samles om og tydeligt vise andre, hvad I laver i foreningen. Det kan være sundt at sammenholde foreningens aktiviteter med foreningens formål, og derfor er det en god idé at diskutere formålsparagraffen i bestyrelsen med jævne mellemrum. For eksempel når der kommer ny medlemmer i bestyrelsen. En af bestyrelsens vigtigste opgaver er jo netop: At sikre at foreningens ressourcer bruges på en måde, der lever op til dens formålsparagraf. Foreningens organisering Organisering Vedtægterne skal beskrive, hvordan foreningen er organiseret. Det betyder, at der skal stå noget om, hvordan bestyrelsen vælges, hvor mange medlemmer bestyrelsen består af, hvordan I indkalder til generalforsamling osv. Hvad skal vedtægterne indeholde? For at vedtægterne kan være et nyttigt redskab i det daglige og i forhold til samarbejdspartnere, anbefaler Køge Kommune, at følgende emner indgår: Foreningens navn og hjemsted Foreningens formål Betingelser for medlemskab hvem kan optages og hvordan? Udmeldelse og eksklusion af medlemmer Bestemmelser for, hvordan kontingentet fastsættes og betales Bestyrelsen regler for valg, antal medlemmer og sammensætning Regler for ordinær generalforsamling tidspunkt, indkaldelse og dagsorden Regler for ekstraordinær generalforsamling Konstituering af bestyrelsen Regler for regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor Tegningsret hvem kan skrive under på foreningens vegne? (Det er typisk formanden og kassereren) Procedure for vedtægtsændringer Regler for foreningens opløsning herunder anvendelse af foreningens evt. overskud (skal tilfalde almennyttige formål) Når I har et godt udkast til foreningens vedtægter, er I klar til at indkalde til en stiftende generalforsamling. 7

9 Andet trin: Stiftende generalforsamling Indkald til generalforsamling >Trin 2: Stiftende generalforsamling - valg af bestyrelse Den stiftende generalforsamling handler i høj grad om at vælge foreningens bestyrelse. Indkaldelse Til den stiftende generalforsamling, skal I indkalde alle interesserede i foreningen. Der er ikke regler for hvor mange dages varsel, der skal til for indkaldelsen, men generelt bør I tænke på alle interesserede i foreningen, og dermed også potentielle medlemmer, bør have mulighed for at deltage. Send udkast til vedtægterne ud på forhånd, hvis I har mulighed for det. Det giver potentielle medlemmer god tid til at læse vedtægterne forinden. Generalforsamlingens dagsorden Dagsorden Som minimum skal dagsordenen til den stiftende generalforsamling indeholde: Valg af dirigent Valg af referent Valg af stemmetællere (nødvendigt, hvis I skal stemme om noget) Godkendelse af vedtægter Beslutning om hvor stort kontingentet skal være Valg af bestyrelse Valg af revisor (revisors opgave er at kontrollere foreningens regnskab årligt. Vedkommende kan godt være menigt medlem, men kan ikke samtidig sidde i bestyrelsen) Dirigenten styrer mødet og giver alle mulighed for at komme til orde og gøre deres indflydelse gældende. Referenten tager referat som dokumentation for de beslutninger, der træffes samt valget af bestyrelse og revisor. Dirigent og referent underskriver referatet og foreningens dåbsattest er en realitet. Evt. konstituering af bestyrelsen Evt. konstituering 1 af bestyrelsen Hvis bestyrelsen ikke er valgt med konkrete poster på generalforsamlingen, skal bestyrelsen konstitueres. Det foregår på første bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsesposterne fordeles internt, så der ikke er tvivl om hvem der er formand, kasserer osv. Dette møde kan med fordel foretages i 1 Indsat midlertidigt i et job eller embede 8

10 forlængelse af generalforsamlingen. Konstitueringen har betydning for fx banken, da typisk kasserer og/eller formand skal have adgang til foreningens bankkonto. >Trin 3: Opret foreningskonto, NemID og CVR-nr. Tredje trin: Opret foreningskonto, NemID og CVR-nr. Foreningen er oprettet efter den stiftende generalforsamling, og der kræves ikke yderligere godkendelse for at fungere som en forening. Køge Kommune anbefaler, at I opretter en bankkonto i foreningens navn. Det gør det lettere at adskille foreningens økonomi med privatøkonomi. Hvis I vil søge tilskud eller har indberetningspligt til SKAT skal foreningen have et CVR-nr, som tilknyttes bankkontoen så det bliver en Nemkonto. Alle udbetalinger fra det offentlige foregår via Nemkonti. Det betyder, at hvis foreningen skal modtage penge, oplyses CVR-nummer - og ikke kontonummeret, i banken. Opret foreningskonto Bankkonto: Opret en foreningskonto i banken, og husk at medbring vedtægter og referat fra den stiftende generalforsamling (+ evt. referat fra konstituerende bestyrelsesmøde). På den måde er det tydeligt for banken, hvem der må hæve fra kontoen. Opret CVR-nummer og Nemkonto CVR-nummer og Nemkonto Frivillige foreninger er som udgangspunkt ikke forpligtet til at have et CVR-nummer, men hvis din frivillige forening f.eks. skal have tilskud fra Køge Kommune eller en anden offentlig myndighed, kræves det, at foreningen har et CVR-nummer og en såkaldt Nemkonto. Et CVR-nummer er ligeledes en forudsætning, hvis foreningen for eksempel bliver arbejdsgiver eller får kommercielle indtægter på over kr. Kræver NemID Frivillige foreninger, der skal oprette, ændre, forny eller lukke et CVR-nummer, skal selv registrere det online på virk.dk og det kræver et NemID. Den NemID I tilgår løsningen med behøver ikke at være tilknyttet foreningen, men kan være tilknyttet en person i foreningen. Læs mere i Erhvervsstyrelsens guide til foreninger, som gennemgår de vigtigste funktioner. NemID bestilles på Husk! at et CVR-nummer skal fornys hvert tredje år, hvis foreningen stadig er aktiv. 9

11 Få NemKonto NemKonto Når I har fået CVR-nummer til jeres forening skal I bede jeres pengeinstitut om at tilknytte CVR-nummer til foreningskontoen og indberette den som en NemKonto. Herefter er det muligt for kommunen at overføre pengene til den rette konto. 10

12 Kapitel 4 Særlige krav til frivillige folkeoplysende foreninger I Danmark kan enhver oprette en forening. Er I flere, der går sammen, skriver nogle vedtægter og holder en stiftende generalforsamling, så har I dannet en forening. Det kræver ikke en officiel registrering eller godkendelse. Men hvis foreningen ønsker at søge økonomisk støtte fra kommunen under folkeoplysningsloven til lokaler eller til aktiviteter med børn og unge under 25 år, skal foreningen opfylde forskellige krav for at blive godkendt som en frivillig folkeoplysende forening. En folkeoplysende forening er en forening, der enten tilbyder folkeoplysende voksenundervisning (fx en aftenskole) eller en forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (fx en idrætsforening). Kravene til en frivillig folkeoplysende forening handler primært om hvilke aktiviteter, der er i foreningen, og hvordan foreningens arbejde og organisation er struktureret. Generelle krav til en frivillig folkeoplysende forening: Generelle krav Foreningen skal have formuleret et formål med foreningsdannelsen, og dette formål fremgår af foreningens vedtægter Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven. Foreningen skal have en bestyrelse Foreningen skal bygge på aktivt medlemskab og have mindst fem betalende medlemmer Foreningen skal være demokratisk opbygget Foreningen skal have en virksomhed, der er almennyttig (ikke-kommerciel) og kontinuerlig (der skal være tale om faste, planlagte aktiviteter som løber over hele året) Foreningen skal som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål Foreningen skal høre hjemme i Køge Kommune 11

13 Faste og kontinuerlige folkeoplysende aktiviteter Køge Kommune støtter faste og kontinuerlige folkeoplysende aktiviteter. Faste aktiviteter forstås som aktiviteter for en fast medlemsskare, som betaler kontingent og deltager aktivt i aktiviteterne. Aktiviteterne skal være kontinuerlige, fx hver uge. Der ydes ikke støtte til enkeltstående arrangementer, men foreninger må gerne lave enkeltstående arrangementer ved siden af deres kontinuerlige aktiviteter. Den frivillige folkeoplysende forening Foreningen skal være demokratisk og medlemsstyret, og dette skal fremgå af foreningens vedtægter. Det skal være de frivillige kræfter, der er de bærende i foreningen. Vedtægterne vil sammen med en beskrivelse af foreningens aktiviteter danne baggrund for kommunens beslutning om, hvorvidt foreningen kan godkendes i forhold til folkeoplysningsloven og dermed også være støtteberettiget. Krav til foreningens vedtægter Krav til vedtægter For at foreningen kan godkendes i forhold til folkeoplysningsloven, skal vedtægterne som minimum indeholde en beskrivelse af: Foreningens formål Foreningens hjemsted Betingelser for medlemskab Procedure for valg til bestyrelse og antal bestyrelsesmedlemmer Procedure for vedtægtsændringer Tegningsret for foreningen (Tegningsret forstås som retten til at skrive under på vegne af foreningen. Det er typisk formanden og kassereren der tegner foreningen) Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør (skal tilfalde almennyttige formål) Der er mange måder at lave vedtægter på, og der er ingen formelle krav på, hvordan vedtægterne skal se ud og, hvor udførlige de skal være. Vedtægterne sætter rammen for foreningen og giver nye og gamle medlemmer et indblik i, hvilke forpligtelser og rettigheder de har som medlemmer. Krav til foreningens bestyrelse Krav til bestyrelsen For at foreningen kan godkendes som frivillig folkeoplysende forening, er der krav til bestyrelsen. Følgende personer kan således IKKE være medlem af bestyrelsen: 12

14 Disse må ikke være medlem af bestyrelsen: Medlemmer af bestyrelser for fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen Ejere af lokaler m.m., der udlejes til foreningen Undtaget fra de to første grupper er fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge. Kulturafdelingen kan i særlige tilfælde fravige reglerne om hvem der kan være medlem af bestyrelsen, hvis det skønnes at dette ikke medfører, at uvedkommende interesser får indflydelse på foreningens beslutningsproces. En folkeoplysende forening må ikke oprettes eller drives i kommercielt øjemed. Ved foreningens opløsning skal et eventuelt overskud, som er opstået ved deltagerbetaling og/eller offentligt tilskud, tilfalde almennyttige formål. Sådan opretter I en frivillig folkeoplysende forening i Køge Hvis I vil oprette en frivillig folkeoplysende forening i Køge Læs retningslinjerne for tilskud på foreningsportalen: Udfyld ansøgningsskema på Send ansøgningsskema, foreningens vedtægter samt en aktivitetsplan til Kulturafdelingen: forening@koege.dk eller Kulturafdelingen, Torvet 1, 4600 Køge Når en forening har afholdt stiftende generalforsamling og udarbejdet vedtægter, skal disse indsendes til Køge Kommunes kulturafdeling, som bedømmer og godkender nye foreninger. Vedtægterne skal være godkendt og underskrevet af hele bestyrelsen, og det skal fremgå af vedtægterne, hvornår foreningen er stiftet. Sagsbehandlingstiden er cirka en måned. Foreningens formål og aktivitetens indhold er afgørende Foreningens formål, aktivitetens indhold og placering er afgørende for vurderingen af, om foreningen er tilskudsberettiget. 13

15 Kapitel 5 Foreningstilskud Kun for frivillige folkeoplysende foreninger Frivillige folkeoplysende foreninger kan søge tilskud til aktiviteter, kurser og lokaletilskud samt søge i Køge Kommunes puljer til folkeoplysende formål. Ansøgningsfristen for at søge aktivitetstilskud, kursustilskud og for afregning af lokaletilskud er den 1. marts. Faste tilskud søges digitalt via foreningsportalen Bemærk, at én fra foreningen skal være bruger af Køge Kommunes foreningsportal, da alle faste tilskud (aktivitetstilskud, kursustilskud og afregning af lokaletilskud) søges elektronisk via Køge Kommunes foreningsportal, Og for at benytte foreningsportalen kræver det en NemID (læs mere om hvordan I opretter en bruger på foreningsportalen i kapitel 6). Primært støtte til børn og unge (0-25 år) Lovkrav om indhentning af børneattester Aktivitetstilskud Husk at læs retningslinjerne for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger på foreningsportalen, for at få flere informationer om tilskud, inden I søger. Bemærk, at Køge Kommunes Kulturafdeling primært yder støtte til børn og unge (0-25 år). Erklæring om indhentning af børneattester Fra 1. januar 2010 er det et lovkrav, at kommunerne SKAL indhente erklæring om børneattester fra alle foreninger, der modtager tilskud og låner lokaler. Foreningen skal hvert år udfylde erklæringen, også selvom der ikke er børn og unge blandt foreningens medlemmer. Køge Kommune må ikke udbetale tilskud eller udlåne lokaler, til foreningen, før erklæringen er udfyldt af foreningen. Erklæringen er i dag en naturlig del af foreningens digitale ansøgning om tilskud eller lån af lokaler. Erklæringen kan hentes på foreningsportalen Aktivitetstilskud Aktivitetstilskuddet kan søges af alle godkendte frivillige folkeoplysende foreninger i Køge Kommune, der er godkendt til at søge tilskud. Foreningen kan først søge om aktivitetstilskud i kalenderåret efter at foreningen er blevet godkendt. 14

16 Aktivitetstilskuddet er et generelt tilskud, som kan bruges til foreningens almindelige aktiviteter, ordinær drift og indkøb af rekvisitter. Ansøgningsfristen er 1. marts. Læs mere om aktivitetstilskud samt hvilke betingelser foreningen skal opfylde for at få aktivitetstilskud, i retningslinjerne for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger på Kursustilskud Kursustilskud Kursustilskud kan søges af alle godkendte frivillige folkeoplysende foreninger i Køge Kommune, der er godkendt til at modtage tilskud. Der ydes ikke tilskud til transport og kurser i udlandet. Ansøgningsfristen er 1.marts og gælder for afholdte kurser i perioden i det forrige kalenderår. Læs mere om kursustilbud i retningslinjerne for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger på foreningsportalen, Lokaletilskud Lokaletilskud Så vidt det er muligt får foreningerne anvist offentlige lokaler, som stilles gratis til rådighed. Hvis der ikke er egnede offentlige lokaler til rådighed, kan foreningen efter ansøgning få lokaletilskud til aktiviteter, der har folkeoplysende formål og som foregår i egne eller lejede lokaler. Udover foreningens primære aktiviteter kan der også ydes lokaletilskud til socialt samvær i egne eller legede lokaler, i tilknytning til den primære aktivitet. Foreninger der har modtaget lokaletilskud, skal indsende afregning for udbetalt lokaletilskud 1. marts året efter via Køge kommunes foreningsportal. Læs mere om lokaletilskud, vejledning samt udbetaling i retningslinjerne for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger på Udviklingspuljen Udviklingspuljen (Nye retningslinjer er på vej) Fra udviklingspuljen har det hidtil været muligt at søge til rekvisitter, udviklingsprojekter og talentudvikling. Puljen er særligt målrettet børn og unge. Nye retningslinjer for puljen er på vej, og offentliggøres snarest på Her finder I også ansøgningsskema. 15

17 Fritidspas Køge Kommune har en fritidspasordning, der tilgodeser børn og unge, som ellers er afskåret fra foreningslivet af sociale eller økonomiske årsager. Med et fritidspas får man betalt sit kontingent for deltagelse i én aktivitet pr. kalenderår. Fritidspasset udleveres af sundhedsplejersker, lærere, pædagoger, sagsbehandlere el. lign, der kender til familiens situation. Foreninger med kendskab til den unges situation, kan derfor henvise hertil. Der kan søges fra start januar og igen i august. Kontakt kulturafdelingen for mere information. Send en mail til forening@koege.dk Tilskud til aftenskoler Reglerne for tilskud til aftenskoler Reglerne for tilskud til aftenskoler finder du på Køge Kommunes hjemmeside 16

18 Kapitel 5 Lån et lokale til foreningsaktiviteter Kræver godkendelse Køge Kommune stiller offentlige lokaler til rådighed for frivillige folkeoplysende foreninger og andre foreninger, der er godkendt til at låne lokaler. I kapitel 4 kan I læse mere om at blive godkendt som en folkeoplysende forening. Det er vigtigt, at I læser retningslinjerne for lån af lokaler på foreningsportalen, inden I søger. Kommunale lokaler og selvejende haller Kommunale lokaler og selvejende haller Kulturafdelingen råder over lokaler på 16 skoler i kommunen, på Køge Gymnasium, i Køge Spejderhus på Marksvinget, i Boholte Fritidslokaler og på Ølby Bibliotek. Herudover er der mulighed for at låne lokalerne på det tidligere rådhus i Borup, som dog er under renovation i øjeblikket. Bemærk at udlån af disse lokaler sker ved at kontakte Borup Skole. Der er ligeledes mulighed for at låne lokaler på Teaterbygningen. Udlån sker ved at kontakte Teaterbygningen. Foruden de kommunale lokaler er der i Køge Kommune en række selvejende idrætshaller. Hvis I ønsker tider i de selvejende haller, skal I henvende jer til hallen. Læs mere om lokaleudlån i retningslinjerne for lån af lokaler på Her finder I også en detaljeret oversigt over lokalerne. Udendørsarealer Udendørsarealer Foreninger, der ønsker at låne udendørs arealer (fx fodboldbaner) skal henvende sig i Køge Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning. Læs mere om udlån af udendørsarealer på Køge Kommunes hjemmeside. Her finder I både et elektronisk ansøgningsskema og et gammeldags som skal mailes til tmf@koege.dk eller sendes som brev til Teknik- og Miljøforvaltningen, Veje og Byrum, Torvet 1, 4600 Køge. Parker og grønne arealer Køges foreninger har desuden mulighed for at låne en af Kommunens parker eller grønne arealer. Læs mere om udlån heraf på Køge Kommunes hjemmeside. 17

19 Kapitel 6 Opret bruger på Køge Kommunes foreningsportal Foreningsportalen = Ansøgning om tilskud og lån af lokaler er kun for de folkeoplysende foreninger i Køge Kommune, og skal ske via Køge Kommunes foreningsportal: For at kunne søge tilskud og lokaler, skal foreningens formand, kasserer og/eller kontaktperson således være oprettet som bruger af systemet. Kræver NemID For at blive oprettet som bruger skal brugeren benytte sin NemID (oprettes hurtigt på Når NemID er oprettet gøres følgende: Opret bruger 1. Åbn hjemmesiden 2. Klik på "Log på" i øvre højre hjørne 3. Du vil nu blive sendt videre til Digital Signatur/NemID hjemmeside 4. Log dig ind og du vil blive sendt tilbage til foreningsportalen 5. Klik på punktet "min side" i øvre højre hjørne 6. Klik på "administration" i det grå felt i venstre side 7. Klik på "bestil online adgang" 8. Følge instruktionen på siden og vælge "funktion" og "forening" 9. Afslut med at klikke på den grå boks midt på siden "bestil online adgang" Kulturafdelingen vil efterfølgende godkende bestillingen, såfremt de kontaktoplysninger, I angiver, er korrekte og registreret i vores system for den forening, I søger brugeradgang til. 18

20 Kapitel 7 SKAT De fleste frivillige foreninger er både moms- og skattefrie men husk at tjek de aktuelle regler på Her finder du også reglerne for ansættelse af personale, salg af varer mm. 19

21 Kapitel 8 Kassererens ABC Gode råd til kassereren Hvis du er kasserer i en frivillig folkeoplysende forening er der gode råd at hente i vejledning for kasserer.., Bemærk at den er udarbejdet af Københavns Kommune, og derfor indeholder et kapitel om kommunalt tilskud, som kun gælder for København. 20

22 Kapitel 9 Ved afholdelse af arrangementer Når I som forening vil afholde særlige arrangementer som kræmmermarkeder, indsamlinger, lotterier, koncerter og lignende så husk de nødvendige tilladelser! I de fleste tilfælde skal der søges om tilladelse hos politiet forud for arrangementer. Offentligt arrangement Offentligt arrangement Hvis der er adgang for alle, kræver det altid: Tilladelse fra grundejeren Hvis denne er Køge Kommune, kontaktes Byggeri og Plan i Teknik- og Miljøforvaltningen Arrangementstilladelse fra politiet. På politiets hjemmeside finder I de nødvendige blanketter og ansøgningsskemaer. Det er i det hele taget altid en god idé at kontakte politiet i god tid, for at høre hvordan I skal forholde jer. Desuden kræves der ofte tilladelse fra brandvæsenet, miljømyndighederne og hvis der sælges mad og drikke, en lejlighedstilladelse fra politiet. Koncerter og fester Koncerter og fester En offentlig koncert, fest, diskotek eller lignende kræver disse tilladelser: Tilladelse fra grundejeren på det sted, hvor festen skal være. Arrangementstilladelse fra politiet (kræves til næsten alt, dog ikke kirkelige handlinger) Tilladelse fra bevillingspolitiet, hvis der skal sælges øl, vand og spiritus. Tilladelse fra brandvæsenet, hvis lokalet ikke allerede er godkendt. Ved offentlige arrangementer skal KODA og Gramex underrettes. 21

23 Kontakt KODA og Gramex KODA og Gramex Hvis I vil bruge musik og spille den offentligt, skal I betale afgifter til KODA og Gramex, som bl.a. repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder. Det gælder fx ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang. Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter. Ansøg online hos KODA senest 8 dage før arrangementet. Læs også om tilladelse fra Gramex. Arrangement på kommunens grønne områder og vejareal Udlån af kommunens grønne områder og vejarealer Hvis jeres forening ønsker at holde et arrangement i en offentlig park, på offentligt vejareal eller på privat fællesvej i byer, skal I have en tilladelse til det af Køge Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning. I skal søge i god tid, da der skal hente samtykke fra politiet og eventuelt informeres i dagspressen om arrangementets konsekvenser for trafikanterne. Ansøgningen skal være Teknik- og Miljøforvaltningen i hænde senest 1 måned før arrangementet ønskes afholdt. På Køge Kommunes hjemmeside finder I flere oplysninger om udlån af grønne områder og takster for udlån. Læs også mere om udlån af vejarealer. 22

24 Kapitel 10 Kontaktoplysninger til Kulturafdelingen Fandt I ikke svarene i denne foreningshåndbog? Så er I velkommen til at kontakte os i Kulturafdelingen: Skriv til os: Kulturafdelingen Torvet Køge Send en mail: forening@koege.dk (Postkassen tømmes en gang om ugen) Ring til os: Telefon: Kulturafdelingens telefontid: Tirsdag Torsdag Afdelingen er åben for personlig henvendelse i samme tidsrum. Hvis I har brug for et møde med os, bedes I bestille tid. 23

25 Kapitel 11 Nyttige links Til økonomisk støtte Til økonomisk støtte Når I skal søge støtte til aktiviteter i foreningerne, er det en god idé at søge flere steder. Nedenfor er en liste over nogle af de steder, hvor der kan søges støtte til foreningsformål: Tuborgfonden DGIs oversigt over fonde Danmarks Idræts-Forbund Kulturministeriet Børnesagens Fællesråd (støtte til aktiviteter for udsatte børn og unge samt enlige forsørgere) Red Barnet (gode råd til fondsansøgninger) Fødevarestyrelsen Fødevarestyrelsen Hvis I skal producere eller sælge fødevarer, skal I kontakte Fødevarestyrelsen for at få vejledning om godkendelse. Alkoholbevilling Alkoholbevilling Hvis I skal sælge øl eller spiritus, skal I have en alkoholbevilling hos Midt- og Vestsjællands Politi. SKAT SKAT: Nyttig lærebog for foreningskasserer: Foreningskassereren af Flemming Agerholm er en lærebog for foreningskasserer, som både er nyttig og nem at forstå. Køgekalenderen For idrætsforeninger Køgekalenderen KøgeKalenderen er etableret af Køge Kommune i samarbejde med KøgeBibliotekerne. Her får du en oversigt over foreninger, arrangementer og steder i Køge. Det er gratis at benytte KøgeKalenderen. DGIs foreningsrådgivning Medlemsforeninger kan her få svar på spørgsmål om bestyrelsesarbejde, foreningsjura, fritidspolitik, økonomi og forsikring og få inspiration til lederrekruttering og forældresamarbejde. Få mere information hos DGI. 24

26 25