Stillings- og personprofil. Studiechef Syddansk Universitet (SDU)

Transkript

1 Stillings- og personprofil Studiechef Syddansk Universitet (SDU) Marts 2016

2 Opdragsgiver SDU Adresse SDU Campusvej Odense M Telefon: Stilling Studiechef Refererer til Universitetsdirektøren Ansættelsesforhold Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Tiltrædelse 1. juni 2016 eller snarest muligt. Ansættelsesprocedurer Ansættelsesforløbets aktiviteter er placeret på følgende tidspunkter: 1. samtale: den 6. april 2016 Testforløb: uge samtale: den 25. april 2016 Ansøgningsfrist er den 30. marts 2016 Ansøgning sker via SDU s hjemmeside. Yderligere oplysninger Kan fås ved henvendelse til: Universitetsdirektør Karen Heebøll telefon Chefkonsulent Trine Schandorff, MUUSMANN telefon På SDU s hjemmeside findes yderligere oplysninger om universitetet. Stillings- og personprofilen indeholder følgende afsnit: Kort om SDU Studieadministrationen Studiechefens opgaver Studiechefens profil. 2

3 Fakta om SDU 2016 Grundlagt: 1966 som Odense Universitet Uddannelser: SDU udbyder 204 bachelor- og kandidatuddannelser, heraf: o 88 bacheloruddannelser (15 på engelsk) o 116 kandidatuddannelser (71 på engelsk) Samt: o 16 masteruddannelser o 10 diplomuddannelser o Uddannelser på deltid. Campusbyer: SDU har aktiviteter geografisk placeret i Odense, Sønderborg, Kolding, Esbjerg, Slagelse og København. Fakulteter: Det Humanistiske Fakultet, Det Naturvidenskabelige Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Tekniske Fakultet. Der henvises til fakulteternes hjemmesider for nærmere beskrivelse af forskning, uddannelse etc. Fællesområdet: Fakulteterne understøttes af Fællesområdet, som ledes af universitetsdirektøren og består af de centrale, administrative, servicerende enheder. Antal studerende: studerende, heraf er heltidsstuderende. Antal årsværk: ca (ca ansatte). Bestyrelsen: Bestyrelsen består af 9 medlemmer. Formand: Lars Nørby Johansen. Rektorat: Rektor Henrik Dam, Prorektor Bjarne Graabech Sørensen og Universitetsdirektør Karen Heebøll. Direktion: Udgøres af rektoratet og dekanerne for universitetets fem fakulteter. Omsætning 2015: 3,2 mia. kr. 3

4 Fællesområdet Fællesområdets organisering fremgår af nedenstående organisationsdiagram: Fællesområdet understøtter SDU s kerneopgaver inden for uddannelse, forskning og videnformidling gennem varetagelse af en række teknisk-administrative opgaver. Opgavevaretagelsen sker ved, at der dels er samlet en række specialistkompetencer i Fællesområdet, dels er valgt en række centrale og fælles løsninger for SDU for at sikre så effektiv opgaveløsning som muligt. Arbejdet sker i samspil med fakulteterne, ikke mindst fordi der for en række af opgaverne er såvel en central som en decentral opgavevaretagelse. Det gælder blandt andet for det studieadministrative område. Fællesområdet understøtter derved fakulteterne gennem varetagelse af en række driftsopgaver sammen med vejledning og rådgivning. Et fokus for Fællesområdet er til stadighed at sikre udvikling og omstilling inden for opgaveområderne, så Fællesområdet i tæt samarbejde med fakulteterne bedst mulig bidrager til SDU s kerneopgaver. En særlig opgave for Fællesområdet er legalitetskontrol. Denne opgave er endeligt forankret hos universitetsdirektøren. SDU arbejder ud fra Strategi 2020, hvor målet er at være et internationalt universitet med fokus på de studerende. En af Fællesområdets afdelinger er Studieservice. Studieservice Studieservice er en central og forretningskritisk enhed for SDU med samarbejdsflader til blandt andet fakulteterne og deres studieadministrative enheder, Rektorsekretariatet, studenterorganisationer og andre områder i fællesadministrationen samt den øvrige universitetssektor, ministerier og styrelser. Studieservices arbejdsområde er således et krydsfelt af forskellige interesser, regler, mål og politik. Studieservice er karakteriseret ved at varetage en række opgaver på vegne af fakulteterne, derunder i særdeleshed de opgaver, der kræver specialisering og som giver stordriftsfordele for organisationen. Eftersom uddannelses- og forskningsnære studieadministrative opgaver er placeret på fakulteterne, er der et dagligt og tæt samarbejde mellem fakulteter og Studieservice baseret på et opgave- og procesfællesskab. Ambitionen er, at de studerende oplever SDU som en helhed. 4

5 Der er 133 medarbejdere ansat i Studieservice fordelt på campusbyerne. Det samlede budget er på 72 mio. kr. årligt. Derudover administreres ca. 14 mio. kr. i eksterne midler. Ni afdelingsledere refererer til studiechefen, der selv refererer til universitetsdirektøren. Studieservice er organiseret som følger: Studieservices ansvarsområder: Studieservice samarbejder med ledelse, fakulteter og medarbejdere om at sikre, at SDU når sine strategiske mål, blandt andet ved at organisationen serviceres på et højt og kvalificeret niveau, og ved at fakulteternes udbud af uddannelser understøttes bedst muligt. Det er nødvendigt, at Studieservice har en stabil og sikker drift og samtidig hurtigt kan tilpasse sig og navigere i nye krav. Studieservices primære opgaver er at varetage administrationen af og skabe værdi gennem: Optagelse af alle studerende ved SDU Eksamensadministration Vejledning og studenterservice til danske og internationale studerende Udarbejde analyser og afrapportering til ministerium, direktion, fakulteter og Uddannelsesråd Kvalitetssikring af kvalitetsarbejdet, akkreditering og at bidrage til uddannelsesudvikling Sekretariatsbetjening af Uddannelsesrådet. Ud over de faste ansvarsområder er det væsentligt for Studieservice at være proaktiv i forhold til ændringer i de studiemæssige rammebetingelser. Aktuelt er der særligt fokus på Studiefremdriftsreformen og dimensionering. Derudover er der besluttet tre indsatsområder for SDU, som Studieservice har en væsentlig aktie i: Det bedste match - Projekt Supplerende Adgangskrav I 2017 er målet, at 25% af optaget på alle fakulteter sker via test og interview - på længere sigt skal det være 100%. Formålet er at få afdækket de studerendes specifikke studierelevante kompetencer og motivation. Projekt fastholdelse Projekter, der tager udgangspunkt i fastholdelse og arbejdet med at have de studerende i centrum, skal gøre det til en god helhedsoplevelse at studere på SDU. Derfor prioriteres 5

6 blandt andet indsatserne omkring vejledning til kommende studerende og studiestøtte til studerende med særlige behov. Studenterservice, hvor de studerende kan få studievejledning, vejledning om SU, eksamensforhold, studieophold m.m., er en del af Studieservice, der også spiller en meget væsentlig rolle i de forskellige fastholdelsesinitiativer. Studieservice har desuden i samarbejde med fakulteterne ansvaret for, at er opdateret vedrørende studier. Projekt internationalisering Målene er, at der i 2020 er 20% flere internationale full degree studerende på SDU, og at 50% flere af de studerende på SDU tager på udlandsophold end i Hertil at SDU samlet set får flere udvekslingsstuderende og styrker det internationale studiemiljø. Dette forudsætter blandt andet, at vejledning og servicering i forhold til de studerende prioriteres højt. Studiechefens primære ansvars- og arbejdsområder Studiechefen er leder af Studieservice med det daglige ledelsesansvar over for lederne inden for eget område. Studiechefen skal sikre tæt samspil og koordinering, samt at opgaverne løses effektivt og med et højt informationsniveau. Dette kræver blandt andet løbende dialog med Studieservices faglige specialister. Større opgaver Af større opgaver er kvalitetsarbejdet (uddannelsesberetning og delpolitikker) centralt. SDU blev som en af de to første videregående uddannelsesinstitutioner institutionsakkrediteret december Det betyder, at Studieservice og studiechefen understøtter gennemførelse og opfølgning af dette kvalitetsarbejde, ikke mindst så SDU bliver genakkrediteret i Særlige indsatsområder for Studieservice: På den korte bane skal der sikres en solid driftsledelse med en udpræget kundeorientering ift. optagelsen, herunder gennemføre og videreudvikle rammer og aftaler for optagelsesprocesser med fakulteterne. Optagelsen er særdeles forretningskritisk for SDU, idet netop velfungerende optagelsesprocesser og et gennemgående og konsistent fokus på ansøgerne er afgørende for SDU s rekrutteringsindsats. De administrative opgaver i forbindelse med afvikling af eksaminer skal effektiviseres primært via øget digitalisering En del aktiviteter i Studieservice ligger i campusbyerne. Med denne geografiske opdeling skal der løbende arbejdes med sammenhængskraften i Studieservice. SDU generelt: Studiechefen kommer desuden til at bidrage til flere af de tiltag, der er på SDU generelt på det teknisk-administrative område, herunder: Bidrage til øget digitalisering Stærkt fokus på stadig effektivisering. Grundlæggende har SDU en robust og sund økonomi, der dog for det administrative område kun kan fastholdes med fokus på styring, effektivisering og smartere opgaveløsning. Øget tværgående samarbejde, herunder en fælles satsning på kompetence-, karriereog talentudvikling for TAP erne. 6

7 Uddannelsesrådet Studieservice skal sekretariatsmæssig understøtte Uddannelsesrådet med forberedelse (udarbejdelse af sager, oplæg til temadrøftelser, indsatsområder m.m.), gennemførelse og opfølgning af møderne. Studiechefen deltager i møderne i Uddannelsesrådet. Aktuelt arbejder Uddannelsesrådet med udmøntning af fremdriftsreformen. SDU har indtil nu opfyldt fremdriftskravene, men der er brug for yderligere tiltag for at sikre, at dette fastholdes. Studiechefen deltager desuden i dialogforummet De studerende i centrum. Studiechefens faglige og personlige kompetenceprofil Den nye studiechef skal kunne sikre effektiv og optimal drift og økonomi, være på forkant med forventninger og krav til opgaveløsningen fra omverdenen samt indgå i et tæt samspil med mange interessenter. Studiechefen skal kunne arbejde strategisk og have blik for udvikling, herunder udsyn og et internationalt perspektiv. Ved at understøtte kerneydelserne bidrager Studieservice til, at den samlede organisation leverer resultater. Evnen til at tænke helhedsorienteret og bevare et sikkert overblik over driften er således en væsentlige forudsætning for den kommende studiechef. Der skal være sammenhæng i opgaveløsningen og en balance mellem fælles løsninger for det samlede universitet og de enkelte fakulteters særlige behov. SDU er en vidensinstitution med højtuddannede medarbejdere og ledere, der forventer et kvalificeret med- og modspil. Den rette kandidat kan agere professionelt i en politisk styret organisation og i et uddannelses- og universitetsmiljø. Studiechefen skal sikre sammenhængskraften internt i Studieservice og bidrage til det på universitetet som helhed. Stærke samarbejdsevner er en forudsætning for at kunne varetage funktionen. Studiechefen skal formå at udvise fleksibilitet i kombination med personlig og faglig robusthed. Interessentfokus er centralt i opgaveløsningen i Studieservice, herunder særligt de studerende fra potentiel ansøger til dimittend. Studiechefen skal derfor understøtte en kultur præget af brugerinddragelse, tilgængelighed, åbenhed og imødekommenhed. Studiechefen skal kunne lede og skabe resultater gennem andre, herunder kunne uddelegere og samtidig sikre den nødvendige sparring og opfølgning, således at opgaverne løses med høj faglig og procesmæssig kvalitet. En synlig og anerkendende ledelsesstil foretrækkes. Det er afgørende, at studiechefen er en dygtig kommunikator mundtligt såvel som skriftligt. Den nye studiechef skal i det daglige og i kontakten på alle niveauer opleves som en åben, udadvendt og dynamisk leder. De stærke skriftlige færdigheder skal være et naturligt supplement til en struktureret og analytisk tilgang til opgaveløsning. Den rette kandidat er en stærk, tydelig og robust person, der med positiv autoritet kan sætte sit præg på SDU og Studieservice inden for de rammer, der udstikkes. Studiechefen forventes at have en universitetsuddannelse kombineret med solid ledelseserfaring, herunder også personaleledelse. Desuden forudsættes et indgående kendskab til universitetsverdenen og stor forståelse for den særlige position, universitetet har i samfundet. Erfa- 7

8 ring med studieadministration prioriteres højt. Relevant ledelsesmæssig efteruddannelse anses som positivt. Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå en omfattende ledelsestest hos MUUSMANN. 8